Ängsbacka Kursgård Ekonomiska Förening 2009-10-04 Närvarande: Conrad Subhasha Born Eva Sanner Helge Ryen Henrik Flarönning Johan Bysell Kjell Gustafsson Nina Höjdefors Rebekka Olivegren Susanne Ytterborn Adjungerad: Ellen Undén Ej närvarande: Lars Ek Petra Åman Protokoll från styrelsemöte för Ängsbacka Kursgård Ekonomiska Förening söndag 4/10-09 1 Mötets öppnande Subhasha hälsar välkomna och öppnar dagens möte. 2 Val av mötesordförande Styrelsen valde Conrad Subhasha Born till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare Styrelsen valde Susanne Ytterborn till mötessekreterare. 4 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 5 Föregående protokoll Föregående protokoll godkändes och lades till handlingarna. 6 Registrering till Bolagsverket Helge informerade om att registreringen av ny styrelse till Bolagsverket ej ännu gått iväg. Helge tar på sig att ordna detta inklusive Konstituerande mötesanteckningar idag. 7 Information och korta rapporter a) Lasses Folkhögskoleprojekt Subhasha och Helge företrädde Lasse och berättade att Graninge Folkhögskola är mycket intresserade av förslaget om samarbete med ÄB, och vill ha ett svar på intresse från ÄB 24 oktober. Som tillägg till utbildningsprojektet visar det sig att Graninge Skolan är till salu och att ÄB visat intresse även för detta. Skolan skulle kunna användas till: - Lagring av festival utrustning,
- Boende under festivaler och - Skolverksamhet. Styrelsen bad om mer information; Rebekka och Helge skapar några frågor till Lasse och får all info han har. Helge ber även Kjell om den informationen han har kring försäljningen. b) Sharepoint Johan har tagit in ny offert på kommunikationssystemet Sharepoint, för styrelsen och andra grupper på ÄB att kommunicera via. Dessutom kan all dokumentation finnas samlad här. Styrelsen beslutade att ta det större alternativet på 2GB (5692 sek första året). Johan och Kjell fick i uppdrag att sätta upp en struktur i samarbete med Nova. 8 Styrelsernas uppgifter och organisationen på Ängsbacka a) Styrelsernas uppgifter Helge redogjorde för Ängsbackas två styrelser uppgifter. Styrelsen antog förslaget med en mindre ändring och anser att dokumentet är en början och kan utvecklas med tiden. b) Ängsbacka struktur I tillägg till Helges genomgång visade Henrik och Susanne ett förslag på hur förenklas Ängsbackas struktur (organisation: Ass och AB mm) skulle kunna vara. Framförallt vid kommunikationen utåt till medlemmar m.fl. En arbetsgrupp bestående av Eva, Henrik och Subhasha tillsattes för att ta förslaget några steg ytterligare. Förslaget ska även presenteras för och få feedback på av ledningen och anställda i Ängsbacka AB. 9 Föreningens rapport a) Aktiviteter och projekt Ellen informerade om vilka aktiviteter hon och Maria har planerat från nu och ett år framåt. Det uppstod många frågor kring projekten och styrelsen bad Ellen om en mer utförlig beskrivning av pågående projekt. Ansökan till projektet Leader är i slutskedet. Subhasha ber Alex om vad som hänt med detta och Helge mailar styrelsen den information han har kring projektet. Eva har en kontakt på Maria Ungdom i Stockholm som kan vara intresserad av att bidra till Projektet Hunting the light. Hon kontaktar honom.
b) Rabatt på medlemsavgiften Ellen förde medlemmarnas fråga om man blir medlem nu i slutet av 2009, alltså betalar sitt insatsbelopp på 1000 kronor att man då inte behöver betala årsavgiften för 2010 utan först 2011. Detta avslogs. Styrelsen beslutade att en barnrabatt om 200 sek på årsavgiften godtages. Styrelsen beslutade att ej ge gratis medlemsavgift för år 2010 för personer som går med i föreningen under 2009. c) Övrigt Föreningen kommer att närvara vid ett antal mässor under hösten och det är önskvärt att styrelsemedlemmar som kan deltar. Eva kommer att ha ett seminarium vid Allt om Hälsa i Stockholm i november och vill gärna koordinera med Ängsbacka. 10 Ekonomi Ellen berättade att hon sitter med i gruppen Kursgårdar i Samverkan och gärna vill ha input från styrelsen kring detta. a) Föreningens ekonomi Helge redogjorde för föreningens ekonomi. (Utskickat tidigare.) Styrelsen godkände budget och prognos för 2009. b) Aktiebolagets ekonomi Helge redogjorde för aktiebolagets ekonomi. (Utskickat tidigare.) Styrelsen godkände budget och prognos för 2009. Det positiva resultatet beror bla på kostnadsreduktion, nya aktiviteter såsom julbord, Företagsevenemang samt fler gäster. 11 JAK lånet För att få lånet på 350 Tsk godkänt hos JAK behövs en inteckning i Ängsbacka byggnad. Styrelsen beslutade att detta ska göras. Helge utför. 12 Core document report Core documentet ska arbetas vidare med. En arbetsgrupp bestående av Rebekka, Susanne och Johan tillsattes för detta. John s frågeställningar ska användas och vi kan även be om hans expertutlåtande i frågorna. 13 Styrelsens frågor och förslag a) Studera andra levnadssätt Eva har en idé om att arrangera en bussresa ut i Europa för att studera alternativa sätt att leva. Eva tar fram ett prospekt kring detta. b) Advisory och Heart grupp
Diskussion kring de sk Advisory och Heart group. Förslag framkoma att kalla dessa personer Advisors (ej grupper) som rådfrågas av styrelsen vid behov. Struktur gruppen tar med detta i sitt arbete. Rebekka skickar kontaktlista över personerna i dessa grupper. b) Föreningens webbsida Det är ytterst angeläget att göra något nytt av föreningens hemsida. Diskussion kring detta förekom och styrelsen är överens om att det bör vara EN hemsida för allt på ÄB. Ellen frågar bland medlemmarna om det finns någon med webkunskaper som vill bistå med att bygga en ny hemsida. 14 Övriga frågor Dessa frågor bordlades till nästa möte: Volontär policy Management Betalning till tf ordförande.frågor som kom upp under dagens möte: a) John besökte styrelsen för att diskutera kring hans frågor om Core Document och planerna på Ecovillage och Site plan. Vad gäller Site plan etc kommer inte styrelsen att koncentrera sig på detta nu, men om specifika projekt dyker upp tittar styrelsen givetvis på detta. Medlemmar kan bes om att jobba vidare med förslag. b) Johan påpekade att vi bör ha ett telefon möte med Nova och Alex inom två veckor eftersom Nova sedan är på semester. 15 Frågor till kommande möten Följande frågor bör också bearbetas under kommande möten: Årsmötet Valberedning Strategi plan Affärsplan Webbmagazine 16 Kommande möten Nästa möte är onsdagen den 4/11 kl 18-21, kommande planerade; söndagen den 29/11 kl 9-15 och söndagen den 10/1 kl 9-15. Subahasha bad samtliga att inkomma med förslag på när de kan ha styrelsemöten from feb-maj nästa år. Förslagsvis varje månad from 10 jan. Susanen påpekade att februarimötet skulle kunna läggas i samband med medlemseventet 5-7 feb. 17 Mötets avslutade Vid protokollet Justeras Susanne Ytterborn Conrad Subhasha Born
Bilaga till Styrelsemöte 4:e oktober 2009 - Summering beslut och aktiviteter: Beslut: B1: Styrelsen köper in Sharepoint 2GB (utifrån Johans offert) B2: Dokumentet Vem gör vad? godkänns. B3: Barn som blir medlemmar betalar 100sk (ej 300sk) i årsavgift) B4: Ingen rabatt på inträdesavgiften ges för nästa år. B5: ÄB Ass budget och prognos godkänns. B6: ÄB AB budget och prognos godkänns. B7: Inteckning ska göras för att få lånet hos JAK. Aktiviteter: A1: Helge ordnar med registrering till Bolagsverket inkl konstituerande mötesanteckningar. A2: Rebekka och Helge skapar frågor till Lasse ang skol projektet A3: Helge ber även Kjell om den informationen han har kring försäljningen A4: Johan och Kjell skapar Sharepoint struktur i samarbete med Nova. A5: EnStruktur-arbetsgrupp bestående av Eva, Henrik och Subhasha kommer med förslag på ÄB organisation/struktur. A6: Subhasha ber Alex om svaren på de 6 frågorna till Leader projektet A7: Helge mailar styrelsen dokumentationen kring Leader. A8: Ellen skickar mer info kring pågående och planerade projekt till styrelsen. A9: Eva har en kontakt på Maria Ungdom i Stockholm som kan vara intresserad av att bidra till Projektet Hunting the light. Hon kontaktar honom. A10: Core Docuemtn arbetsgrupp bestående av Rebekka, Johan och Susanne fortsätter arbete med innehåll. A11: Eva kommer in med förslag på resa för att studera andra levnadssätt.
A12: Rebekka mailar lista på personer i Advisory och Heart Group. A13: Ellen kommer att utlysa frågan fråga bland medlemmarna om det finns någon med webkunskaper som vill bistå med att bygga en ny hemsida. A14: Johan tittar på alternativa lösningar på webbsida till nästa möte. A15: Alla inkommer med förslag på när de kan ha styrelsemötena nästa år. (Till Subhasha)