1(15) Ett ärende, från början till slut
2(15) INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING ---------------------------------------------------------------------------------------- 3 1 NYTT DIARIEFÖRT ÄRENDE ---------------------------------------------------------- 3 1.1 Mejlfunktionen ------------------------------------------------------------------------ 4 1.2 OK-knappen --------------------------------------------------------------------------- 4 2 TJÄNSTESKRIVELSEN ------------------------------------------------------------------- 5 2.1 Tjänsteskrivelse till beslut ----------------------------------------------------------- 8 3 MÖTESADMINISTRATIONEN --------------------------------------------------------- 9 3.1 Kallelse --------------------------------------------------------------------------------- 9 3.2 Protokoll ------------------------------------------------------------------------------ 11 4 DIARIEFÖRING --------------------------------------------------------------------------- 13 4.1 Beslut till ärendekortet ------------------------------------------------------------- 13 4.2 Protokollsutdrag --------------------------------------------------------------------- 13 4.3 Diarieför handlingar ---------------------------------------------------------------- 13 5 AVSLUT-------------------------------------------------------------------------------------- 14
3(15) Inledning Här ger vi övergripande information om flödet av ett ärende i Platina. För mer grundläggande information om diarieföring eller nämndadministration hänvisar vi till lathunden för respektive område. 1 Nytt diariefört ärende Ett ärende kan initieras på flera olika sätt. Vi börjar med att se till så att vi har ett ärende. Om en handläggare ska skriva en tjänsteskrivelse måste det först finnas ett ärende. Om det inte finns ett ärende ska handläggaren be registratorn lägga upp ett nytt diariefört ärende. Som registrator väljer du Ny och Nytt diariefört ärende. Ett nytt diariefört ärendekort öppnas. Fyll i uppgifterna på ärendekortet. 7 1 4 2 3 5 6 1. Välj diarium 2. Välj Tillkomst 3. Fyll i ärendetyp 4. Fyll i ärenderubrik
4(15) 5. Fyll i initierare (för mer information se lathund för initierare) 6. Välj handläggare (obligatoriskt) 7. Gå in på flicken möteshantering och lägg till ditt ärende på den instans och det datum den ska upp till utskott/nämnd Du har nu fyllt i de grundläggande uppgifterna i ärendekortet. Klicka på Verkställ och du sparar ärendekortet. Du kan nu se diarienumret på ärendekortet, högst upp till vänster. Ett diariefört ärende har registrerats. 1.1 Mejlfunktionen När en handläggare tilldelats ett ärende skickar Platina ut ett mejl om detta. I mejlet finns information om ärendet. Det framgår vilket diarienummer det är, ärenderubrik samt en länk till ärendet. (Detta mejl är inte kopplat till övrigt exempel) Genom att klicka på länken kommer du direkt till ärendet i Platina. 1.2 OK-knappen När du tilldelats ett ärende kommer det dyka upp på din Idag-area, startsidan i Platina. Du kommer enklast till Idag-arean genom att klicka på det lilla huset uppe till vänster. Ärendet hamnar i ett första skede under modulen Uppgifter. Om du inte har modulen väljer du att lägga till den genom att klicka på pilen uppe till vänster, och sedan Mina inställningar ( modulen kan du välja att klicka på Visa och Visa alla i modulen. ) Om du inte ser uppgiften i Här är det viktigt att du klickar på knappen OK för att godkänna ärendet. Om du inte klickar på knappen kommer ärendet inte gå vidare i en process. När du klickat på OK hamnar ärendet i modulen Ärenden. Om du inte ser ärendet kan du klicka på
5(15) Visa och Mina ärenden vid modulen Ärenden. 2 Tjänsteskrivelsen När du tilldelats ett ärende, registrerad som handläggare, kan du börja skriva din tjänsteskrivelse. Börja med att öppna ärendekortet i Platina. Du kan nå ärendekortet genom länken i mejlet, från modulen Ärenden eller genom att söka fram ärendet. Klicka på fliken Information och öppna mappen Arbetsdokument. Du ska nu ladda upp mallen Tjänsteskrivelse. Klicka på Nytt dokument dokumentkort, öppnas.. Ett nytt fönster, 1 2 3 4 5 Fyll i uppgifterna på dokumentkortet: 1. Dokumenttyp: Välj Kommungemensamma mallar 2. Mall: Välj Tjänsteskrivelse 3. Rubrik: Här namnger du dokumentet, det är namnet dokumentet får i Platina
6(15) 4. Signatur 1: Skriv namnet på den som ska skriva under tjänsteskrivelsen (förvaltningschefen) och dennes titel Signatur 2: Skriv namnet på den som ska skriva under tjänsteskrivelsen (avdelnings/enhetschef) och dennes titel 5. Rubrik: Här skriver du en rubrik till dokumentet. Detta är texten som hamnar som rubrik på tjänsteskrivelsen. Du ska nu checka ut dokumentet till Word för att skriva din tjänsteskrivelse. Som du kan se är rutan för Checka ut dokument förifylld. Välj att klicka på OK. Dokumentet checkas ut och Word startar. Viss information är redan ifyllt i dokumentet. Ta bort texten Skriv beslutsinstans här och skriv in beslutsinsansen. Skriv din tjänsteskrivelse! Det finns två rubriker i tjänsteskrivelsen som är obligatoriska, Ärendet och Förslag till beslut.
7(15) I detta exempel väljer vi att skriva följande text för att visa flödet i Platina: Förslag till beslut: Detta är mitt förslag till beslut. Ärendet: Detta är min sammanfattning av ärendet. Ta bort de rubriker du inte använder dig av. När du är klar med din tjänsteskrivelse stänger du ner dokumentet genom att klicka på krysset uppe till höger. Du får en fråga vad du vill göra med dokumentet. Välj att Spara. Här väljer du att checka in dokumentet. Du har nu skrivit din tjänsteskrivelse och den finns sparad i Platina.
8(15) 2.1 Tjänsteskrivelse till beslut För att tjänsteskrivelsen ska kunna tas upp för beslut i anmäld nämnd måste du se till så att tjänsteskrivelsen inkluderas till kallelsen. På fliken Möteshantering anmäler du ditt ärende till nämnd, väljer tjänsteskrivelse och eventuella andra beslutsunderlag. Be nämndsekreterare eller registrator om hjälp om du är osäker. 1 4 2 3 Fyll i uppgifterna som krävs: 1. Välj det möte som ärendet ska anmälas till. Markera sedan mötet i boxen nedanför. 2. Om det finns flera tjänsteskrivelser eller protokollsutdrag väljer du vilket som ska vara förslag till beslut genom att klicka i rätt tjänsteskrivelse/protokollsutdrag under Välj. 3. Välj övriga dokument som ska med som beslutsunderlag till ärendet, markera dokumentet i boxen till vänster och tryck på Bifoga. Genom att klicka på pilarna i boxen till höger kan du bestämma ordning på dokumenten. 4. När ärendet varit uppe i nämnden ser du det under Beslut, du kan även titta på protokollsutdraget. Klicka på Verkställ för att spara eller OK för att spara och stänga ärendekortet.
9(15) 3 Mötesadministrationen Vi har nu fått ett ärende som ska tas upp för beslut, i detta exempel till kommunstyrelsen, och det är dags för nämndsekreteraren att skapa kallelsen samt protokoll i Platina. 3.1 Kallelse Klicka på Möten och Administration. Sök fram din instans och klicka på kallelse till höger. Vi kan nu se hur många ärenden som är anmälda till sammanträdet i nedre vänstra hörnet. Klicka på Lägg till samtliga ärenden för beslut till kallelsen i mitten för att få fram de ärenden som är anmälda.
10(15) Information om handläggaren missat att anmäla ärenden till nämnden kan nämndsekreteraren göra detta genom att klicka på Lägg till punkt och välja Ärende. Nämndsekreteraren kan även välja att lägga till en tom punkt, för sådana punkter i kallelsen som inte är kopplade till ett ärende. Klicka på Skapa kallelse. Du skapar nu en PDF-fil. Fyll i det som ska bifogas till kallelsen. Byt eventuellt namn på kallelsen under Filnamn. När du är klar välj OK. Vi kan nu se att ärendet Min tjänsteskrivelse med Dnr REV 8/15 är med i kallelsen. När du är klar med din kallelse stänger du ner dokumentet genom att klicka på krysset uppe till höger. Du har nu skrivit din kallelse och den finns sparad i Platina.
11(15) 3.2 Protokoll Det är dags för nämndsekreteraren att skriva protokollet. Klicka på protokoll. Om vi klickar på Skapa paragrafer baserat på kallelsen kan vi se de ärenden som fanns med i kallelsen. Samtliga ärenden får automatiskt ett paragrafnummer baserat på vilken paragraf föregående protokoll slutade på. Du kan även gå in och ändra detta manuellt, genom att klicka på Hantera möte uppe i högra hörnet och välj inställningar. När du är klar med protokollet klickar du på Skapa protokoll.
12(15) Välj de paragrafer som ska bli protokollet och välj eventuella handlingar. Du kan ändra namn på protokollet under Filnamn. Om du scrollar ner i dokumentet kommer du se ärendena. Det framgår även att text från tjänsteskrivelsen automatiskt hämtats till protokollet. Texterna som du finner under Beslutet, Förslag till beslut och Expedieras till skrev handläggaren i sin tjänsteskrivelse. Även texten som återfinns under rubriken Ärendet är hämtad från tjänsteskrivelsen. När du är klar med ditt protokoll stänger du ner dokumentet genom att klicka på krysset uppe till höger. Du har nu skrivit ditt protokoll och det finns sparat i Platina.
13(15) 4 Diarieföring När ett ärende varit uppe för beslut, blivit justerat och nämndsekreterare har justerat protokollet i Platina, diarieförs automatiskt ett protokollsutdrag i ärendet. 4.1 Beslut till ärendekortet På ärendekortet, fliken Möteshantering, kan du nu se vid informationen för Beslut att ärendet varit uppe för beslut på kommunstyrelsen den 17 december 2014. Genom att klicka på informationen får du ytterligare information. Du kan nu välja att klicka på Visa utdrag för att se protokollsutdraget. 4.2 Protokollsutdrag Det har nu skapats en ny mapp, Handlingar, under fliken Information och du kan även se dokumentet här. 4.3 Diarieför handlingar Handlingarna i ärendet ska diarieföras. Klicka på mappen Arbetsdokument. Högerklicka på tjänsteskrivelsen. Välj diarieför. Fyll i uppgifterna på handlingskortet: Ett handlingskort öppnas. Fyll i:
14(15) 1. In/ut-datum 2. Rubrik 2 1 Spara genom att klicka på Verkställ. Handlingen får nu ett diarienummer. 5 Avslut Du är nu klar med ärendet och det är dags att ändra status på ärendekortet till Avslutad. Spara genom att klicka på Verkställ.
15(15) Frågor Om du har några frågor vänder du dig till din förvaltnings registrator.