Verkställighet och återrapportering av beslut

Revisionsrapport Verkställighet och återrapportering av beslut Motala kommun April 2010 Christina Norrgård

Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning och rekommendationer...1 2 Bakgrund...2 2.1 Uppdrag och revisionsfråga...2 2.2 Avgränsning och metod...2 3 Granskningsresultat...3 3.1 Rutiner för verkställighet och uppföljning...3 3.1.1 Kommentarer...4 3.2 Stickprov av 2008 års beslut...4 3.2.1 Kommentarer...4 3.3 Analys av protokoll...5 3.3.1 Kommentarer...5 Bilaga 1...6

1 Sammanfattande bedömning och rekommendationer På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Motala kommun har Komrev inom PricewaterhouseCoopers granskat om kommunstyrelsen säkerställer att fattade beslut verkställs i enlighet med styrelsens intentioner. Granskningen visar att kommunstyrelsen sedan en lång tid tillbaka har utarbetade rutiner och kontrollmoment för att säkerställa verkställighet av beslut. Det finns tekniska hjälpmedel i ärendehanteringssystemet som stöd för en aktuell översikt av öppna uppdrag som tilldelats handläggare för verkställighet. Vi bedömer att det även finns väl utarbetade kontrollmoment inom förvaltningen samt inom internkontrollarbetet för verkställighet. Vidare bedömer vi att förekomsten av rutiner för verkställighet samt för uppföljning av dessa är tillfredsställande. Det bör dock även ske en politisk prioritering av ej verkställda beslut vid ett eller flera tillfällen per mandatperiod för att ytterligare säkerställa det demokratiska värdet av besluten. Baserat på genomförda stickprov av beslut från 2008 bedömer vi att graden av verkställighet av beslut är tillfredsställande. Vi vill dock understryka vikten av att enskilda handläggare använder ärendehanteringssystemet och för in utförda uppdrag för att säkerställa efterlevnad av fastställda rutiner angående verkställighet. Kommunstyrelsen bör säkerställa att samtliga beslut skrivs ut i sin helhet för att minimera risken för att verkställighet inte utförs. I övrigt bedömer vi att besluten är tydligt formulerade och det finns inga indikationer på att graden av verkställighet påverkas av svävande formuleringar eller av andra otydligheter. För att säkerställa verkställighet inom en viss tid bör kommunstyrelsen överväga att oftare införa återrapporteringsdatum i samband med besluten alternativt ange när en viss åtgärd ska vara verkställd. Rekommendationer Kommunstyrelsen bör en eller ett par gånger per mandatperiod få information om ej verkställda beslut samt prioritera hur dessa ska hanteras. Kommunstyrelsen bör säkerställa att beslut skrivs ut i sin helhet i beslutstexterna för att ytterligare tillförsäkra att besluten verkställs och inte endast finns skrivna i beslutsunderlagen. 1

2 Bakgrund Den kommunala demokratin är beroende av att fattade politiska beslut också genomförs i enlighet med beslutsfattarnas intentioner. Ett beslut innebär att någon form av aktiv åtgärd ska utföras, vilket i sin tur förutsätter att besluten måste vara tydligt formulerade. I beslutet bör bland annat anges när åtgärden ska utföras alternativt träda i kraft. Ett viktigt led i beslutsprocessen är att besluten expedieras snarast möjligt och att uppföljning och återrapportering sker samt att eventuella avvikelser från beslutet rapporteras till beslutsfattarna. Det senare förutsätter att det finns ändamålsenliga rutiner och arbetssätt för uppföljning och kontroll. 2.1 Uppdrag och revisionsfråga De förtroendevalda revisorerna i Motala kommun har gett Komrev inom PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska om kommunstyrelsens fattade beslut har verkställts och om det finns rapporterings- och bevakningsrutiner. Revisionsfråga Säkerställer kommunstyrelsen att fattade beslut verkställs i enlighet med styrelsens intentioner? Kontrollmål I vilken omfattning tillämpas administrativa system och metoder som säkerställer att beslut verkställs och återrapporteras till beslutsfattarna? Omfattas dessa rutiner av något internt kontrollsystem? Vilka verkställighetsåtgärder har gjorts med anledning av styrelsens beslut år 2008 och hur lång tid har förflutit mellan beslut, verkställighet och eventuell återrapportering? Är besluten tydligt formulerade för att underlätta verkställighet och uppföljning eller förekommer beslut dolda i underlagsmaterial? 2.2 Avgränsning och metod Granskningen avser kommunstyrelsen. Rutinbeskrivningar, genomförda internkontroller 2008-2009, utdrag ur diariet samt kommunstyrelsens protokoll från 2008-2009 har granskats. Dessutom har tio ärenden från 2008 djupgranskats i en stickprovskontroll. Intervju har genomförts med biträdande kommunchef samt med administrativ samordnare (tillika kommunstyrelsens sekreterare). En avstämning har gjorts med kommunstyrelsens tillförordnade ordförande. 2

3 Granskningsresultat 3.1 Rutiner för verkställighet och uppföljning Kommunstyrelsen beslutade 2006-04-25 120 att anta administrativa rutiner för nämnder och styrelser. Rutinerna innehåller en särskild del angående verkställighet där det anges att det vid expediering av protokoll tydligt ska anges vilken nämnd eller tjänsteman som har verkställighetsansvar för det aktuella ärendet. Vidare fastställs att detta även ska anges i ärendehanteringssystemet. När nämnden eller tjänstemannen har verkställt ärendet ska även detta noteras i ärendehanteringssystemet. Skriftliga instruktioner finns även framtagna för vad handläggarna ska notera i ärendehanteringssystemet då de uppdrag man erhållit har verkställts. Protokollet från kommunstyrelsens sammanträden justeras i regel senast inom en vecka från sammanträdesdagen, vanligen sker detta inom ett par dagar. När protokollet är justerat och anslaget påbörjas expedieringen direkt. Kommunstyrelsens sekreterare skriver in i protokollet aktuell nämnd eller handläggare som ansvarar för verkställighet och expedierar även underliggande handlingar till ärendet till dessa. I ärendehanteringssystemet skrivs verkställighetsansvaret in för den handläggare som tilldelats uppdrag. Protokollsutdrag expedieras även för kännedom men det framgår alltid tydligt skillnaden mellan dessa. Samtliga handläggare kan i systemet se en förteckning över de egna uppdragen och dess status. Kommunstyrelsens sekreterare gör ett antal kontroller per år där handläggarna uppmanas gå igenom sina ärenden för att ange och kontrollera dess status i systemet. Ytterligare en uppmaning görs minst årligen av biträdande kommunchef som även uppmanar till detta vid ledningsmöten. Vid granskningstillfället fanns 80 st uppdrag tillhörande kommunstyrelsen med öppen status. Vissa av ärendena innehåller delmoment som innebär att delar kan vara verkställda men med återstående uppdrag. Kommunledningskontoret har inte fått indikationer på att uppdrag inte verkställs på grund av otydlighet i beslut eller andra komplikationer. Information om att flera av dessa uppdrag är verkställda finns vid kommunledningskontoret men att detta sedan inte är noterat i systemet beror på den enskilda handläggaren. För kommunfullmäktige och kommunstyrelsens arbetsutskott uppgick antalet uppdrag med öppen status till 18 respektive sju. Det görs ingen politisk prioritering av de ärenden/uppdrag som är öppna eller inte verkställda och dessa ärenden tas inte upp till kommunstyrelsen för beslut. Detta har enligt kommunledningskontoret tidigare genomförts någon gång per mandatperiod men inte för den aktuella mandatperioden. 3

En del av kommunstyrelsens arbete med internkontroll består av att följa upp verkställighet av beslut. Ett antal ärenden väljs ut per år och följs upp för fördjupad granskning av hur verkställigheten har utförts. 3.1.1 Kommentarer Kommunstyrelsen har sedan en lång tid tillbaka utarbetat rutiner och kontrollmoment för att säkerställa verkställighet av beslut. Förutom att det finns tekniska hjälpmedel i ärendehanteringssystemet som stöd för en aktuell översikt av öppna uppdrag som tilldelats handläggare för verkställighet bedömer vi att det även finns väl utarbetade kontrollmoment inom förvaltningen samt inom internkontrollarbetet för verkställighet. Det är inte ovanligt att det vid en förvaltning finns en lista av öppna ärenden som av olika skäl inte har verkställts, så även vid kommunledningskontoret i Motala kommun. För att säkerställa den demokratiska aspekten av verkställighet anser vi att dessa ärenden vid ett eller flera tillfällen under en mandatperiod bör lyftas upp till beslutsfattarna. Detta både för information om ärendets status men även för politisk prioritering. Om detta inte görs riskerar beslutsfattarna istället att det är den enskilda tjänstemannen som gör en sådan prioritering. Vi bedömer att förekomsten av rutiner för verkställighet samt för uppföljning är tillfredsställande men att det även bör ske en politisk prioritering av icke-verkställda beslut. 3.2 Stickprov av 2008 års beslut Elva stickprov av beslut som fattats av kommunstyrelsen under 2008 genomfördes. Av dessa var samtliga verkställda helt eller delvis vid granskningstillfället. Av ärendena var det sex som var korrekt noterade om verkställighet i ärendehanteringssystemet. Övriga fem ärenden kunde efter sökning i diariet, i protokoll eller genom kontakter med handläggare konstateras vara verkställda. Då kommunen har bytt ärendehanteringssystem samt då vissa noteringar om verkställighet görs i efterhand går det inte att fastställa exakt datum för verkställighet och den tid som förflutit mellan beslut och verkställighet. Se bilaga 1 för vidare information om vilka ärenden som granskats samt ärendets status. 3.2.1 Kommentarer Vi bedömer att graden av verkställighet för beslut är tillfredsställande. Vi vill dock understryka vikten av att enskilda handläggare använder ärendehanteringssystemet för att säkerställa efterlevnad av fastställda rutiner angående verkställighet. 4

3.3 Analys av protokoll Förekomsten av återrapporteringsdatum i kommunstyrelsens protokoll i samband med beslut är förhållandevis få. Vanligtvis förekommer detta i samband med att kommunstyrelsen ger ett direkt uppdrag eller uppmaning till en nämnd och som sedan ska återkomma till kommunstyrelsen med redovisning till ett visst datum. I övriga ärenden skrivs det mycket sällan ut i protokollen när beslutet ska vara verkställt. Protokollen anger tydligt verkställighetsansvar för respektive uppdrag och i ärendehanteringssystemet är det möjligt att följa upp status på ärendet. Beslut skrivs vanligen ut i sin helhet och i regel hänvisas det inte i beslutstexten till andra skrivelser. I något fall finns det risk för oklarheter kring verkställighet av beslut. Främst finns det en risk för detta när ett uppdrag finns inskrivet i en tjänsteskrivelse som är en del av beslutsunderlaget men där uppdragen sedan inte är formulerade direkt i beslutet eller paragrafstexten. Detta innebär i sin tur en risk för att verkställighet inte skrivs in i som uppdrag i ärendehanteringssystemet och uppdras till en handläggare samt att det därför i nästa steg inte verkställs. Ett exempel på detta kan vara ett svar på en revisionsrapport som innehåller åtgärder men där styrelsen sedan formulerar beslutet att de ställer sig bakom skrivelsen eller godkänner densamme. 3.3.1 Kommentarer För att minimera risken för att verkställighet inte utförs med anledning av att uppdrag inte skrivs ut i besluten bör kommunstyrelsen säkerställa att samtliga beslut skrivs ut i sin helhet. I övrigt bedömer vi att besluten är tydligt formulerade och det finns inga indikationer på att graden av verkställighet påverkas av svävande formuleringar eller av andra otydligheter. För att säkerställa verkställighet inom en viss tid bör kommunstyrelsen överväga att oftare införa återrapporteringsdatum i samband med besluten alternativt ange när en viss åtgärd ska vara verkställd. 5

Bilaga 1 KS 15 07/KS 0314 Uppföljning av Motala kommuns säkerhetsarbete 2006 Beslutet är verkställt och kunde följas upp genom sökning i kommunfullmäktiges protokoll. KS 30 08/KS 0002 Begäran om igångsättningstillstånd för utvecklingsåtgärder i Varamon Beslutet är verkställt och är korrekt noterat i ärendehanteringssystemet. KS 35 08/KS 0054 Handlingsplan i samverkan med kommuner och statliga myndigheter i Östergötlands län mot den organiserade brottsligheten i synnerhet mot kriminella motorcykelgäng KS 58 07/KS 0303 Yttrande angående uppdrag att ta fram underlag för ansökan till Boverket om stöd för vindkraftsplanering Beslutet är verkställt och är korrekt noterat i ärendehanteringssystemet. KS 59 05/KS 0134 Åtgärder Centrumplan Beslutet är verkställt och är korrekt noterat i ärendehanteringssystemet. KS 93 08/KS 0108 Förslag till ansvar och roller för IT i Motala kommun Beslutet är verkställt och är korrekt noterat i ärendehanteringssystemet. KS 130 07/KS 0214 Förslag till handlingsprogram för det lokala utvecklingsprogrammet för Motala kommun Beslutet är verkställt men ärendet fortgår och därför saknas noteringar i ärendehanteringssystemet. KS 133 08/KS 0142 Kommunal samordnare för det alkohol- och drogförebyggande arbetet 6

KS 190 08/KS 0228 Förslag till fiberutbyggnad mellan Motala kommun och Finspångs kommun KS 194 08/KS 0220 Detaljplaneprogram för västra Bergsätter med förslag till föravtal med H Folke Sandelin AB KS 300 07/KS 0167 Förslag till nytt exploateringsavtal med HSB Östergötland avseende kv Munken m fl 7