1 (13) Pågående utveckling av nya IT-stöd vid Stockholms universitet I detta dokument presenteras de större planerade och pågående IT-projekt/utredningar vid universitetet. Ekonomiavdelningen... 2 Enklare inköp [01]... 2 Avdelningen för IT och media... 2 Kvalitetssäkra och modernisera identitetshantering [18]... 2 Universitetsgemensamt ärendehanteringssystem [20]... 2 Utveckling av ny SU-arbetsplatstjänst... 3 Konsolidering, uppgradering av nedläggning av e-post... 3 Utbyggnad av trådlöst nät på Campus... 4 Forskningsservice... 6 Utlysningsdatabas [50]... 6 Kommunikationsavdelningen... 6 Kontinuerliga förbättringar i mjukvaruplattformen för Polopoly [31]... 6 Förbättrade stilmallar Polopoly [47]... 6 Förbättrad sökfunktion och integration med externa system... 7 Personalavdelningen... 7 Implementation PA-system [03]... 7 Kursadministrativt system [50]... 7 E-rekrytering... 8 Planeringsavdelningen... 8 Vidareutveckling beslutsstöd (IVS) [39]... 8 Studentavdelningen... 8 Ladok3 [48]... 8 Vidareutveckling av den gemensamma VFU-portalen [40]... 9 SISU, anpassning till ny standard [41]... 9 Vidareutveckla och kvalitetssäkra SISU [42]... 9 Vidareutveckla och kvalitetssäkra Ladok på webb och Mina studier [43]... 9 Studentjobbportal... 10 Mobilapplikation [12]... 10 Tekniska avdelningen... 11 Långtidslagring (SYLL)... 11 Bostadssystem... 11 DSV... 12 Ny lär- och samarbetsplattform [34]... 12 Kursvärdering... 12 Mondo [46]... 12 Intranät... 13 Institutionen för språkdidaktik (Lärarutbildningen)... 13
2 (13) Vidareutveckling av digitala VFU-portföljer [44]... 13 Beskrivningar av respektive projekt/utredning Ekonomiavdelningen Enklare inköp [01] Elektronisk handel kommer att införas (lagkrav) vilket kommer att integreras med ekonomisystemet. 2014 Conny Kjell Avdelningen för IT och media Kvalitetssäkra och modernisera identitetshantering [18] Vidareutveckling och kvalitetssäkring av teknisk plattform, integrationslösningar mm inom området identitetshantering (katalogstruktur, inloggnings- och behörighetslösningar). 2013 Gülan Torun Universitetsgemensamt ärendehanteringssystem [20] Avdelningen för IT och media vill fortsätta möta de förändrade krav som finns på IT-tjänster och startar därför nu ett nytt projekt efter samråd med Planeringsavdelningen. t är att investera i ett nytt ärendehanteringssystem då nuvarande system inte uppfyller våra behov. Under kravinsamlingen kommer
3 (13) 2014 avdelningen att utreda verksamhetens behov av tjänsten ärendehanteringsstöd för icke IT-relaterade ärenden Gülan Torun Utveckling av ny SU-arbetsplatstjänst Ta fram en helt ny desktop-plattform. Har redan levererats till Ledningskansliet, Planeringsavdelningen och Kommunikationsavdelningen. Kvartal 1 2013 Gülan Torun Konsolidering, uppgradering av nedläggning av e-post 1. Byte av antispamsystem, uppgradering av SMTP servrar, uppgradering av maillisthanterare, avveckling av POP3, avveckling av gammal RT server. Nya brandväggarna skall driftsättas innan vi kan peka om trafiken och lägga ner MBOX-1 och MBOX-2 för att endast ha MBOX-3 servrar kvar. 2. Två andra projekt kommer att starta som syftar till systemkonsolidering (som innehåller nerläggningen av MBOX) och domänkonsolidering (som innehåller övergång till @su.se och avveckling av subdomännamn). Dessa två projekt är inte formellt initierade ännu utan kommer förhoppningsvis att formaliseras i samband med att förvaltningsplanen för objektet E-post 2013 fastställs. Del 1 kvartal 2 2013 och del 2 under år 2013 Gülan Torun
4 (13) Utbyggnad av trådlöst nät på Campus Möta de utökade krav som ställs på wlan i samband med att Smartphones, surfplattor och laptops används i mycket större grad, samt att skapa åtkomst till wlan över hela Campusområdet. Första leverans under kvartal 2 2012, beräknas kvartal 3 2013. Gülan Torun Digital tentamen och tentasalar Initiativen har varit många men till sist ska projektet Digital tentamen och tentasalar (DTT) skapa en universitetsgemensam tjänst för att skapa en universitetsgemensam, flexibel, attraktiv och stabil plattform för administration och genomförande av digitala tentamina; innefattat i detta är också hantering av tentamensskapande, skrivning, rättning, och utdelning av tentamen. Kvartal 2 2014. Joakim Winter Bemanningsplanering [45] Utredning och troligtvis införande av centralt IT-system för bemanningsplanering. 2013 aug - 2013 sept: Förstudie - nyttoanalys och inventering av tänkbara systemlösningar 2013 okt - 2014 juni: Införandeprojekt. Systemet ska lanseras senast april 2014. Diskussioner har förts med bland annat Planeringsavdelningen och Personalavdelningen om tänkbara former för ägande och förvaltning. Då det har varit svårt att hitta en ägare som har möjlighet att representera institutionernas intressen i frågan kommer vi i det fortsatta arbetet att ha följande utgångspunkter: IT-systemet ska ägas av IT och media och erbjudas som en tjänst till de institutioner som vill använda det De institutioner som har uttryckt störst behov av ett sådant IT-system kommer att
5 (13) få vara tongivande i kravställningen Våren 2014 Joakim Winter Videokonferenssystem Förvaltningschefen har beslutat att uppdra åt IT och media att senast den 30 juni 2013 presentera en utredning av tekniska lösningar för videomöten och videosystem. Med utgångspunkt i utredningen "Stödsystem för resfria möten" ska IT och media analysera några olika tekniska lösningar för videomöten och videosystem (helhetssystem och/eller kombinerade system) och för varje teknisk lösning presentera: Kortfattad beskrivning av systemet, kostnader för systemet (exklusive lokal o.dyl) uppdelat på uppstartskostnader och löpande kostnader. I Förvaltningschefens beslut ingår att IT och media ska rangordna de beskrivna lösningarna utifrån respektive systems totalkostnad och användarvänlighet. Uppdraget innebär att genomföra analysen samt skriva en utredning som innehåller de delar som beskrivs ovan. Sommaren 2013 Joakim Winter
6 (13) Forskningsservice Utlysningsdatabas [50] Ta fram en webblösning som gör det möjligt att på olika sätt lista och söka bland forskningsutlysningar så att universitetets forskare kan hitta vilka forskningsmedel de kan ansöka om. Hösten 2013 Pia Bjerén Fürstenbach Kommunikationsavdelningen Kontinuerliga förbättringar i mjukvaruplattformen för Polopoly [31] Att förbättra prestandan, tillförlitligheten och förvaltningsbarheten i mjukvaruplattformen för Polopoly. Uppgradering till Polopoly 10. Nov 2013 Sofie Mauritzon Förbättrade stilmallar Polopoly [47] t är att förbättra stilmallar med avseende på utsida och insida. Hösten 2013 Sofie Mauritzon
7 (13) Förbättrad sökfunktion och integration med externa system Förbättra sökfunktionerna på webbplatser i Polopoly och möjligheterna att integrera med andra system. Våren 2014 Sofie Mauritzon Personalavdelningen Implementation PA-system [03] Upphandla och implentera PA-system då Avtalet med nuvarande leverantör upphör. Upphandling och tilldelningsbeslut september 2012. Implementation av system, med funktionalitet motsvarande nuvarande system, vecka 2012 42 till vecka 16 2013. Skarp drift från vecka 17 2013. Marie Högström Kursadministrativt system [50] Personalavdelningen är i behov av ett kursadministrativt system som effektiviserar och underlättar arbetet vid administrationen av kurser, seminarier, informationsträffar, konferenser och evenemang. Maj 2013. Marie Högström
8 (13) E-rekrytering Implementera ett nytt rekryteringssystem för att effektivisera och digitalisera Stockholms universitets rekryteringsprocess. Sept 2014 Marie Högström Planeringsavdelningen Vidareutveckling beslutsstöd (IVS) [39] Vidareutveckling av fler rapporter för student- och ekonomidata samt framtagande av releaseprocess, rapportmallar, dokumentation och begreppsmodell. 2013 Joakim Malmström Studentavdelningen Ladok3 [48] Ladok3 är nästa generation av studieadministrativt systemstöd för universitet och högskolor i Sverige, som alltså ska ersätta det Ladok-system som idag är i drift. 2012 påbörjas planeringen av införande och migrering. Förberedelser pågår 2012-2013. Planeras gå i drift och förvaltning 2015-2016 Jerker Dahne
9 (13) Vidareutveckling av den gemensamma VFU-portalen [40] t med projektet är att öka användbarheten av portalen för kommuner och lärosäten och att minska behovet av egna sidosystem. Hösten 2013 Jerker Dahne SISU, anpassning till ny standard [41] Anpassa export av kursdata till den nya nationella standarden EMIL2. februari 2013 Jerker Dahne Vidareutveckla och kvalitetssäkra SISU [42] Förbättringar och viss vidareutveckling av funktionalitet. Inkluderar mobilanpassning av SISU, kvalitetssäkring, buggfixar, registervård mm. Hösten 2013 Jerker Dahne Vidareutveckla och kvalitetssäkra Ladok på webb och Mina studier [43] Förbättringar och vidareutveckling av funktionalitet. Inkluderar kvalitetssäkringsarbete samt nya tjänster som resultatrapportering på hel kurs, söka bland utfärdade examina och Mina händelser en meddelandetjänst för studenter. Hösten 2013
10 (13) Jerker Dahne Studentjobbportal Stötta Studentavdelningen i införandet av verktyget Graduateland som är en portal där studenter kan hitta lediga jobb, praktikplatser mm. I uppdraget ingår att säkerställa integration med Shibboleth och eventuella andra delar som rör IT och media. Jerker Dahne Mobilapplikation [12] Efter 2013 kan man komma åt ett urval av universitetets övergripande stödsystem genom en mobilapplikation, det finns ett tekniskt ramverk för nya mobila tillämpningar och en etablerad förvaltningsorganisation för detta. Den första versionen av mobilapplikationen ska innehålla en kartfunktion för att hitta på Campus samt informationssidor om studentservice. Dessa funktioner tas fram i samarbete med Studenthusprojektet som drivs av Studentavdelningen. Hösten 2013 Kristina Dembrower
11 (13) Tekniska avdelningen Långtidslagring (SYLL) Deltagande i projektet om etablering av nationellt system för långtidslagring (SYLL) som omfattar framtagande av gemensamma rutiner och regelverk samt systemetablering av e-arkiv. Ann-Marie Larsson Bostadssystem Byggnadsplanering har tagit över uppgiften från Studentavdelningen att tillhandahålla bostäder åt gästforskare och internationella studenter. Matchning mellan personer och bostäder görs idag manuellt i Excel och likaså fakturahanteringen för betalning av hyror. Byggnadsplanering vill ha ett ITverktyg för att förenkla och stödja administrationen. Förmodligen kommer integration med ekonomisystemet att behövas och eventuellt även Shibboleth. KI har valt systemet KX Student från Kinetic Solutions för detta. KTH håller på med att förbereda en upphandling och det skulle underlätta samarbete kring bostäder om både KI, KTH och SU har samma system. Ambitionen är därför att SU gör upphandling gemensamt med KTH och flera möten har genomförts tillsammans för att påbörja detta. Om SU inför KX Student behöver IT och media ha en förvaltningsorganisation för att kunna hantera drift av lösningen, förvalta integrationer med exempelvis Shibboleth och Raindance, samt ta hand om eventuella uppgraderingar av KX Student. Systemet MoveOn används på Studentavdelningen och det innehåller en modul för bostadshantering som skulle kunna användas. Dock är det o om modulen innehåller funktionalitet för fakturering av hyra. Ann-Marie Larsson
12 (13) DSV Ny lär- och samarbetsplattform [34] Vi behöver ta ett större grepp kring studentens lärmiljö och förankra beslutet [om framtida plattform] mer i vad studenterna behöver och vart verksamheten är på väg. Vi skall gemensamt arbeta mot en vision för studenternas lärmiljö och förankra den i universitetets ledning. Förstudie hela 2013. Implementation 2014. Gunnar Wettergren Kursvärdering Tillämpa SUNETs tjänst Kursvärderingsverktyg. Pilotprojekt pågår och en implementering för hela universitetet planeras till juni 2013. Klart 2013 Gunnar Wettergren Mondo [46] Öka Mondos användarnytta och ändamålsenlighet i den mån det behövs baserat på Ny Lär- och samarbetsplattform samt hantera verksamhetskritiska buggar. Två utvecklingsperioder, release i juni respektive oktober 2013 Gunnar Wettergren
13 (13) Intranät Gunnar Wettergren Institutionen för språkdidaktik (Lärarutbildningen) Vidareutveckling av digitala VFU-portföljer [44] Genomföra en utvärdering av den tekniska plattformens lämplighet och fatta ett inriktningsbeslut om detta. Beroende på beslutet eventuellt vidareutveckla systemets administrationsfunktioner samt viss funktionalitetsförbättring. Våren 2013 Anders Philipsson