Styrsystem i Norberg

Antagen av kommunfullmäktige 2013-09-30 76 Revideras årligen Innehåll: Styrsystem i Norberg För politiker och anställda i Norbergs kommun 3. Styrsystem för den kommunala verksamheten, varför behövs det? 4. Så här styrs Norberg 5. Våra roller, politiker och anställda behöver varandra 6-7 Styrdokument Vad? Vem? Hur? När? Beslut och verkställighet på olika nivåer. 8-9 Vision och mål vad är vad? 10-11 Norbergs vision och mål 12-13 Styrprocessen och årskalender 14-15 Fördelning av resurser, ekonomistyrningspolicy, Fördelningsprinciper, så här jobbar vi fram budget 16-17 Samverkan med andra kommuner 18 Mer information

2

Styrsystem för den kommunala verksamheten, varför behövs det? Kommunalvalet styr vilka partier och politiker som ska få förtroendet att styra verksamheten Valet till riksdag, landsting och kommuner sker vart 4:e år. Under mandatperioden är det de folkvalda politikerna som styr och fattar besluten. I kommunen styr kommunpolitikerna. Norbergarna är våra uppdragsgivare Medborgarna i Norbergs kommun betalar skatt till kommunen. Kommunens uppgift är att tillhandahålla service till medborgarna t.ex. barnomsorg, skola och äldreomsorg. En tydlig och effektiv modell behövs för att beslutsprocessen ska fungera. Politiker är i de flesta fall politiker på sin fritid och har andra jobb för sin försörjning. Politikers roll är att besluta om mål och medel. För att verksamheten ska utvecklas och drivas i den riktning som politikerna beslutar om så finns det anställda som verkställer besluten Norbergarna är våra uppdragsgivare Medborgarna i Norbergs kommun betalar skatt till kommunen. Kommunens uppgift är att tillhandahålla service till medborgarna t.ex. barnomsorg, skola och äldreomsorg. En tydlig organisation och väl definierade roller krävs för att politiker och anställda ska kunna genomföra sina delar av uppdraget. Kommunens organisation är målstyrd, hur målen ska nås på bästa sättet är de anställdas ansvar. Ansvar följs av befogenheter så att det är möjligt att verkställa besluten. Verksamheten kräver olika resurser. När politikerna har fattat ett beslut och de anställda ska verkställa beslutet så behövs det resurser. Den som har ansvaret att genomföra verksamheten ges också befogenheter att besluta om hur de tilldelade resurserna ska användas. 3

Så här styrs Norberg Ett styrsystem ska kunna fungera oavsett vision eller politisk majoritet. Det är ett system för att styra och leda verksamheten i den riktning som besluten anger. Organisation Den politiska organisationen och tjänstemannaorganisationen speglar varandra. Revision Kommunfullmäktige Valberedning Överförmyndare Valnämnd Kommunstyrelsen Krisledningsnämn d Västmanland- Dalarna Lönenämnd (5 kommuner) Sektor L / Sektorschef Verksamheten Kultur-, idrotts- och fritidsutskottet Barn- och utbildningsutskottet Socialutskottet Allmänna utskottet Sektor BUKIF (Barn, utbildning, kultur, idrott och fritid) Sektor S/ Socialförvaltningen Stab ledning/kansli Sektorschef Sektorschef Sektorschef Verksamheten Verksamheten Verksamheten 4 Samverkan med andra kommuner. Norbergs kommun samverkar i olika former och kring olika frågor med andra kommuner. Samverkan och hur de formella besluten tas beskrivs på sid 16-17. Råd. Samarbete mellan kommunen och intressenter inom olika område sker i organiserad form t.ex. pensionärsråd och folkhälsoråd. Dessa råd har ingen formell beslutsrätt, var och en av representanterna i rådet svarar för sig eller sin organisation.

Våra roller Politiker och anställda behöver varandra Beslut fattas för olika lång tid och på olika nivåer av politikerna. Arbetet för att verkställa besluten utförs dagligen av de anställda Beslutshierarki: Politiska beslut: 1. Vision beskriver en önskan om hur kommunen ska se ut i ett lite längre perspektiv, 10 år. Beslutas av kommunfullmäktige (KF). 2. Kommunfullmäktiges övergripande viljeinriktning kommungemensamt, anger en viljeinriktning eller en gemensam grundsyn på verksamheten och beskriver vad som ska ske under mandatperioden, 4 år. Utarbetas i kommunstyrelsen, beslutas av kommunfullmäktige (KF). 3. Kommunstyrelsens inriktningsmål gemensamt inriktning för utskotten för att visionen ska förverkligas. Anger en viljeinriktning eller en gemensam grundsyn på verksamheten och beskriver vad som ska ske på kortare sikt 1-3 år, följs av budgetprocessen. Beslutas i kommunstyrelsen (KS). 4. Effektmål beskriver hur utskotten ska bidra till att kommunstyrelsens inriktningsmål uppnås. Utarbetas i dialog förvaltning och utskott för planperioden 3 år med fokus på första året. Beslutas i kommunstyrelsen (KS). Tjänstemannabeslut: 5. Produktionsmål Verksamhetens plan som beskriver hur effektmålen ska uppnås, utarbetas av verksamheten. Innehåller åtgärder eller aktiviteter som ska utföras under en given tidsperiod, kan vara ett sätt att nå fram till effektmålet (indikatorer ingår). Beskriver hur verksamheten ska bidra till att uppnå utskottets effektmål under 1-3 år med fokus på år 1. Fastställs av sektorschefen. 5

Styrdokument Beslut och verkställighet på olika nivåer i organisationen Dokument som styr ska svara på frågorna; Vad ska göras, vem som ska göra det, när ska det göras och hur ska det göras? Vad? Program och strategier uttrycker värdegrund och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen av kommunen som geografisk yta. Den långsiktiga planeringen som beskriver vad det är önskvärt att kommunen ska utveckla finner man t ex i visionen och översiktsplanen. Beslutas i kommunfullmäktige. Policys beskriver värdegrund, förhållningssätt och/eller grundprinciper för hur man ska arbeta i kommunen eller inom ett speciellt område internt eller externt t.ex. IT-policy och personalpolicy. Beslutas av kommunstyrelsen. Genomförandeplan Dokument som utarbetas av de anställda och som beskriver metoder och/eller konkreta åtgärder för att nå fastställda mål på olika nivåer i organisationen. Exempel verksamhetsplan. Beslutas av sektorschef. Vem? Reglementet talar om vad styrelser och utskott ska göra, vilken verksamhet som är inom ansvarsområdet. Det finns lagstyrd och frivillig kommunal verksamhet. Beslutas i kommunfullmäktige 6 Delegationsordningen talar om vem som har rätt att fatta beslut om vad i organisationen. I kommunallagen och ett antal speciallagar och författningar, t ex socialtjänstlagen, plan- och bygglagen och hälsoskyddslagen, finns angivet förutsättningar och begränsningar när det gäller delegation. De förtroendevalda i kommunen har det politiska ansvaret för verksamheten i sin helhet, d v s beredning, beslut och genomförande. Beslut enligt kommunallagen kan endast fattas av kommunfullmäktige, nämnd, kommunalförbund, partsammansatta organ eller delegat. Det senare med stöd av delegationsregler enligt 6 Kap 33-38 kommunallagen och speciallagstiftning. Genom delegation flyttas beslutanderätten över till delegaten. Nämnden kan delegera sin beslutanderätt till: utskott bestående av ledamöter eller suppleanter inom nämnden, ledamot eller suppleant inom nämnden samt tjänsteman inom kommunen. Delegaten träder in helt i nämndens ställe. Beslut som fattas med stöd av nämnddelegation är juridiskt sett ett nämndens beslut och kan inte ändras av nämnden. Det betyder även att dele-

Hur? Lagar reglerar kommunens övergripande uppdrag och begränsningar och styr en stor del av kommunens verksamheter t.ex. skolans verksamhet, socialtjänsten och miljö- och hälsoskyddsverksamheten. Kommunallagen är ett exempel bland många lagar som styr kommunens verksamhet. När riksdagen har beslutat om en lag kan den bara ändras eller upphävas genom att riksdagen beslutar om en ny lag. Regeringen kan också besluta om regler. Sådana regler kallas förordningar. Föreskrifter Riksdag och regering har gett vissa statliga myndigheter rätt att besluta om föreskrifter inom sitt verksamhetsområde. Myndighetsföreskrifterna publiceras i den författningssamling som hör till myndigheten t.ex. Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS arbetsmiljöföreskrifter). Allmänna råd Allmänna råd är rekommendationer som vänder sig till kommuner som huvudman och till kommunens verksamheter som t. ex socialtjänst, förskoleverksamhet och grundskola. De är utarbetade av statliga myndigheter och ska följas om inte kommunen kan påvisa att man handlar på ett annat sätt som gör att kraven i bestämmelserna uppfylls. Riktlinjer beskriver huvuddrag i hur verksamheten ska bedrivas. Riktlinjer är ett stöd vid prioriteringar och ger vägledning om vilka saker man bör satsa resurser på. Exempel Riktlinjer för rekrytering och Riktlinjer för skolskjuts gällande förskoleklass och grundskola. Beslutas i kommunen. Rutiner beskriver hur t ex arbetet inom ett visst område ska utföras. Rutiner är i förväg bestämda arbetssätt. Det kan handla om vad som ingår i en arbetsuppgift, när och hur ofta den ska göras och vem eller vilka som ska göra den. Beslutas i kommunen. När I alla dokument skall det stå under vilken period dokumentet gäller och när det eventuellt skall revideras. Alla dokument får därmed en viss begränsad aktualitet. Den del i organisa - tionen som initierat visst dokument skall även svara för uppföljning eller utvärdering av dokument och eventuell bearbetning inför nytt beslut om inget annat anges i dokument. Norbergs kommuns styrdokument läggs succesivt ut i den gemensamma mappen. 7

Vision och mål för Norberg Se även sid 5! Vision En vision är ett framtida tillstånd som man vill uppnå. Den beskriver en önskan om hur kommunen ska se ut i ett lite längre perspektiv, 10 år. Beslutas av kommunfullmäktige. Mål Mål anger en viljeinriktning eller en gemensam grundsyn på verksamheten. Mål för kommunens verksamheter beslutas på olika nivåer från den övergripande strategiska nivån till den enskilde medarbetarens konkreta arbete. Det är smart att sätta mål Använd måltavlan! Prickar du rätt så är det möjligt att följa upp och se om målet är uppnått. 8

Vad är vad så många mål? Inriktningsmål Anger en viljeinriktning eller en gemensam grundsyn på verksamheten och beskriver vad som ska ske på kortare sikt., mandatperioden 4 år. Inriktningsmålen skall vara enkelt formulerade så att alla intressenter kan förstå dem och ta ställning till dem. Utarbetas i kommunstyrelsen, beslutas av kommunfullmäktige. Vision för Norberg 2015 ska följas av vision för 2025. Processen startar 2014 och beslut fattas under 2015 av kommunfullmäktige. Allmänna utskottet har ansvar för initiativet att processen påbörjas. Kommunfullmäktiges övergripande viljeinriktning samt kommunstyrelsens inriktningsmål revideras varje mandatperiod och beslut fattas av nya kommunfullmäktige respektive kommunstyrelsen. Effektmål Effektmålen beskriver hur nämnden/utskottet ska bidra till att inriktningsmålet uppnås och dom ska vara konkreta och mätbara. Utgångspunkten är vilka effekter man vill att verksamheten skall ha för den enskilde individen. Det gäller att gå vidare och konkretisera och kvantifiera inriktningsmålet samt att sätta en tid då målet ska vara uppnått. Utarbetas i dialog mellan förvaltning och utskott för planperioden 3 år med fokus på första året. Beslutas i kommunstyrelsen. Produktionsmål Verksamhetens plan som beskriver hur effektmålen ska uppnås, utarbetas av verksamheten. Ett produktionsmål anges ofta i form av att vissa åtgärder eller aktiviteter ska utföras under en given tidsperiod på enhetsnivå. Åtgärder som enklast beskrivs i en verksamhetsplan. De anger inte var för sig - men sammantaget - vilka effekter man vill uppnå med dessa aktiviteter. Produktionsmålet är ett sätt att nå fram till effektmålet. Beskriver hur verksamheten ska bidra till att uppnå utskottets effektmål under 1-3 år med fokus på år 1. Fastställs av sektorschefen. 9

Vision 2015 (gäller tom 2015) Norberg är en välskött kommun med ett stolt kulturarv i ryggen och siktet på framtiden. Våra ungdomar är väl förberedda för framtiden, med goda kunskaper och tro på sin förmåga. Kvalificerad vidareutbildning finns på hemmaplan för livslångt lärande I Norberg finns ett varierat och dynamiskt näringsliv. Små och stora företag utvecklas, kreativitet och entreprenörskapande karaktäriserar kommunen. Vår levande, unika kulturmiljö tillsammans med en satsning på rekreation och hälsa är tillväxtfaktorer som har lett till att den nationella och internationella turismen har ökat. Hela kommunen har en levande boendemiljö med attraktiva bostäder hållbara i ett ekologiskt perspektiv. Alla verksamheter är miljöcertifierade och kommunen framstår som en modell för andra kommuner. De väl utbyggda kommunikationerna innebär att invånarantalet ökat och att människor kan bo och verka i Norberg. Den kommunala servicen håller hög kvalitet och människor är delaktiga och har inflytande. 10

Kommunfullmäktiges övergripande viljeinriktning (gäller tills ny majoritet fattat nytt beslut) Norberg ska ha delaktiga och engagerade medborgare som gör kultur-, idrotts- och fritidslivet unikt. Våra ungdomar ska ha goda kunskaper när de lämnar skolan och ser framtiden an med tillförsikt. Norbergs befolkning och näringsliv ska växa i en hållbar miljö. Kommunstyrelsens inriktningsmål (gäller tills ny majoritet fattat nytt beslut) Målområde hållbar och effektiv utveckling: All verksamhet ska bedrivas kostnadseffektivt All verksamhet ska så långt som möjligt bedrivas miljömässigt hållbart. Norbergs kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare. Målområde tillväxt och attraktivitet; De kommunala verksamheterna ska ha god kvalitet. Norbergsbor i alla åldrar ska ha möjlighet att utvecklas inom kultur-, idrotts- och fritidsområdet. Kommunen främja entreprenörskap. I Norbergs kommun ska det finnas boendeformer för olika behov och attraktiva boendemiljöer. Målområde tillgänglighet och trygghet; Norberg ska vara tryggt att växa upp, bo och åldras i. Norberg ska ha en fungerande kollektivtrafik och verka för utbyggnad av järnvägskapaciteten. Målområde delaktighet och engagemang; Kommunens verksamheter ska när det är möjligt samråda med brukarna. Norberg ska ha ett aktivt föreningsliv. Utskottens effektmål Kommunstyrelsens 4 utskott (allmänna utskottet, barn- och utbildningsutskottet, socialutskottet och kultur- idrotts- och fritidsutskottet) utarbetar effektmål för sitt verksamhetsområde i dialog mellan förvaltning och utskott men har vision och inriktningsmål att utgå ifrån. Revideras årligen i mål och budgetprocess för planperioden 3 år med fokus på första året. Beslutas i kommunstyrelsen Verksamhetsplaner Produktionsmål/ Verksamhetsplaner utarbetas av chef och medarbetare och beslutas av sektorschefen. De anställdas plan för sitt arbete Varje anställd har en egen arbetsplan som diskuteras fram på medarbetarsamtalet med chefen. 11

Styrprocessen Det pågår ständigt tre parallella processer Planering framåt (vision, mål, budget, verksamhetsplanering mm för kommande år) Uppföljning av föregående år och det som varit innevarande år (verksamhetsberättelse, årsboksl ut, månadsuppföljning etc) Pågående verksamhet innevarande år (skola, barnomsorg, hemtjänst, fritidsverksamhet, kulturverksamhet mm mm). Planering Pågående Uppföljning Och så rullar det på 12

Årskalender Budgetbeslut i kommunstyrelsen december Mars Utskottens budgetprocess anpassas i tid till kommunstyrelsens mötesplan så att underlag kommer in i tid. När kommunstyrelsen har beslutat om utskottens rambudget så fattar utskotten beslut om den interna budgeten för sina verksamheter. 13

Fördelning av resurser Ekonomistyrningspolicy Kommunallagen innehåller en paragraf om God ekonomisk hushållning som ställer krav på att kommunen ska fastställa finansiella mål. Kommunen har en policy för hur kommunens ekonomi ska styras - Ekonomistyrningspolicy beslutad av kommunfullmäktige 47/ 2012 Policyn reglerar var ansvaret ligger för kommunens ekonomi, kommunens finansiella mål samt principer för budgetering, investering och hur över- och underskott i budget ska hanteras. I ekonomistyrningspolicyn står det bland annat att: Mål och medel måste stämma överens och vid konflikt mål medel prioriteras medel, samt att målet i detta fall skall omprövas. 14

15 Principer för fördelning Fördelningsprincip Det finns olika sätt att beräkna och fördela budget mellan olika kommunala verksamheter. I Norbergs kommun tillämpas två budgetmodeller, en demografisk och en indexmodell. Den demografiska modellen tillämpas på förskola, grundskola med förskoleklass och skolbarnsomsorg samt äldreomsorgen. Resursbehovet i dessa verksamheter styrs i hög utsträckning av demografin, det vill säga befolkningen och dess utveckling. I demografiska modeller anpassas verksamheternas ramar till antalet invånare i de aktuella ålderskategorierna. Övriga verksamheter omfattas av indexmodellen. Indexmodellen bygger på uppräkning av kostnader och intäkter enligt fastställt uppräkningstal. Måluppfyllelse och ekonomiska utfall redovisas i årsredovisningen efter årets slut. En kortversion av budget skickas hem till hushållen i Norberg. Du hittar budgeten på kommunens hemsida. Framkörningstiden är lång! De flesta kostnader är fasta från år till år, förändringar kräver längre planering! Så här jobbar vi fram budget Politik Kommunstyrelsens budgetberedning och de ekonomiska förvaltningarna bereder budgeten. Politikerna får information av tjänstemän om verksamheternas olika behov. Därefter gör budgetberedningen en sammanvägning och prioritering av de olika behoven och sammanställer ett förslag till rambudget. Beslut om rambudget inklusive mål tas av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen beslutar om ramar och mål för utskotten. Utskotten fördelar ramar till de olika verksamheterna I årshjulet på sidan 13 framgår hur arbetet sker i tid. Anställda De anställda medverkar i budgetprocessen i framtagandet av underlag och beskriver verksamheternas olika behov. Samverkan Kommunen har ett samverkansavtal med arbetstagarorganisationerna som beskriver hur samverkan ska organiseras. Budgeten och andra viktiga frågor hanteras inom samverkanssystemet. Målet är att skapa ett positivt arbetsklimat och en god arbetsmiljö där inflytande, delaktighet, utveckling och uppföljning är rättigheter och skyldigheter för alla medarbetare. Budget är en också av punkterna på arbetsplatsträffarna. 15

Samverkan med andra kommuner Norbergs kommun samverkar med andra kommuner för att bland annat få ut mer av kommunens resurser. KSO-gruppen, kommunstyrelseordförandegruppen för de så kallade FAHNS kommunerna (Fagersta, Avesta, Hedemora, Norberg, Skinnsskatteberg) består av ordföranden från samverkande kommuner och har fullmäktiges uppdrag att ta initiativ till samverkan. KSO-gruppen riktar rekommendationer till respektive kommun. Samverkan med andra kommuner beskrivs nedan. Västmanland-Dalarnas Miljö och Byggnadsnämnd är ansvarig för frågor som handlar om miljö, bygg, fysisk planering, kartor och mätning med mer. Den politiska organisationen består av ledamöter från Avesta, Fagersta och Norberg. Säteskommun är Avesta. N Norberg F Fagersta A Avesta He Hedemora Sk Skinnskatteberg Sa Sala Ha Hallstahammar Su Surahammar Södra Dalarnas Räddningstjänstförbund styrs av en förbundsdirektion vars representanter utses av respektive medlemskommuns fullmäktige. Den politiska organisationen har består av tre ledamöter från Avesta, två ledamöter från Hedemora, två ledamöter från Norberg och två ledamöter från Fagersta kommun. Vidare finns ett arbetsutskott med fyra ledamöter. Säteskommun är Avesta. Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund är ett kommunalförbund med direktion. Ledamöterna i direktionen är politiker från Norberg och Fagersta och väljs i kommunalvalet vart fjärde år. Gatu- och fastighetsförvaltningarna har en platsorganisation i både Fagersta och Norberg medan övriga förvaltningar samordnas i Fagersta inom vatten och avlopp, skog, lokalvård och administration. Säteskommun är Fagersta. 16

Norra Västmanlands Utbildningsförbund är ett samarbete mellan Fagersta, Norberg och Skinnskatteberg. Syftet med förbundet är att under en huvudman erbjuda invånarna i alla tre medlemskommuner ett brett och allsidigt utbud av utbildning, från gymnasieskola till högskola. Direktionen är förbundets högsta beslutande och förvaltande organ, ledamöter och ersättare väljs av medlemmarnas fullmäktige för en period om fyra år. Säteskommun är Fagersta Västmanland-Dalarna Lönenämnd är en gemensam nämnd för Fagersta, Avesta, Hedemora, Norberg och Skinnskattebergs kommuner. Ändamålet är effektiv verksamhet inom löneområdet. Den politiska organisationen består av kommunstyrelsens ordföranden i de fem kommunerna. Säteskommun är Norberg. Norra Västmanlands Ekonominämnd är en gemensam nämnd för Fagersta och Norberg. Ändamålet är effektiv verksamhet inom ekonomiområdet. Nämnden styrs av kommunstyrelens ordförande i de två kommunerna. Säteskommun är Fagersta. Norra Västmanlands Samordningsförbund är ett politiskt och finansiellt förbund inom rehabiliteringsområdet vars medlemmar består av Försäkringskassan i Västmanland, Arbetsförmedlingen i Västmanland, Landstinget Västmanland, Fagersta kommun, Norbergs kommun, Skinnskattebergs kommun, Sala kommun, Surahammars kommun och Hallstahammars kommun. Syftet med förbundet är att stödja och utveckla samverkan mellan parterna inom rehabiliteringsområdet genom finansiell samordning. Samordningsförbundets leds av en av parterna utsedd styrelse. En verkställande tjänsteman är anställd av samordningsförbundet. Tjänster för administration och ekonomi köps av Fagersta kommun enligt särskilt avtal. Tillväxtgruppen i Norra Västmanland är Norberg och Fagerstas gemensamma näringslivsorganisation som leds av en styrelse med tre representanter från vardera kommunen, en från Coompanion Västmanland, samt några representanter för näringslivet i Fagersta och Norberg. Den ordinarie verksamheten har fokus på etableringar, nyföretagande, utveckling av företag och regional utveckling. Grundfinansieringen står kommunerna för med en tredjedel från Norberg och två tredjedelar från Fagersta. Utöver ovan nämnda samverkan så finns fler konstellationer, nämnas bör; Gemensamma nämnden för hjälpmedelsfrågor, en gemensam nämnd för Landstinget i Västmanland och länets kommuner som bl.a. ansvarar för drift och försörjning av hjälpmedel. är delägare i bolaget. Samarbetsorgan Kommun N F A He Sk Sa Ha Su V-Dala Miljö och Bygg x x x Södra Dalarnas Räddningsförbund x x x x Norra Västmanlands Kommunalteknikerförbund x x Norra Västmanlands Utbildningsförbund x x x Västmanland-dalarna Lönenämnd x x x x x Norra Västmanlands Ekonominämnd x x Norra Västmanlands Samordningsförbund x x x x x x Tillväxtgruppen i Norra Västmanland x x 17

Information om de olika verksamheterna hittar du på Norbergs kommuns hemsida: www.norberg.se Kommunalhuset i Norberg stod färdigt 1958. Byggnaden försågs med sju fasadmosaiker med motiv ur Norbergs historia. Konstverken utfördes 1957 58 av Västeråskonstnären Teddy Sempinski. 18