Processbeskrivning för förhandsgranskning av ansökningar till KK-stiftelsen (KKS)

Processbeskrivning för förhandsgranskning av ansökningar till KK-stiftelsen (KKS) Beslutsdatum: 2013-06-25 Beslutande: Rektor Handläggare: Monika Matevska Stier Dokumentansvarig: Utbildnings- och forskningssektionen Dokumenttyp: Processbeskrivning Datum för ikraftträdande: 2013-06-25 Reviderad av UFO: 2015-03-19, Ann Huguet enligt dekanbeslut (1.2.3-2015/0830)

ÄNDRINGSLOGG DATUM KORT BESKRIVNING AV ÄNDRINGAR 2015-03-19 Ändringar beslutade av prodekan för forskning och forskarutbildning, Anne Söderlund. - Varje projektledare ska vara beredd att granska två andra KKS-ansökningar inom samma omgång; detta gäller även om projektledarens ansökan senare avanmäls. Om den sökande är nydisputerad, ska granskningsuppdraget falla på den seniora medsökanden. (se sid 1, Bakgrund och Arbetsfördelning, sid 4, punkt 3.1, samt sid 7, punkt 6.1) - Referens till mall för föranmälan av planerade ansökningar. (se sid 4, punkt 3.1) - Process- och tidplaner; ändring i formuleringen; kommuniceras istället för skickas, map tillgängliggörande via intranätet. (se sid 5, punkt 4) - Forskningsledarnas avstämning med prodekanen inför rektorsbeslutet är borttagen. (se sid 6, punkt 5.1) - Forskningsledaren ombesörjer att KKS:s underskriftsbilaga kompletteras med kontaktuppgifter för de personer/funktioner, inklusive rektor, som ska signera, och att alla övriga (utom rektors) underskrifter erhålls. (se sid 6, punkt 5.2) - Forskningsledaren ansvarar för att så snart som möjligt informera UFO-handläggare i det fall arbetet med en föranmäld ansökan avbryts. Därmed behöver inte längre forskningsledaren efter granskningen rapportera vilka ansökningar man går vidare med. (se sid 7, punkt 6.2 samt sid 8, punkt 7.1) -Referens till granskningsmall (se sid 8, punkt 6.3) - Inför rektorsbeslutet ska Akademi-PM även beskriva hur granskarnas utlåtanden har beaktats i respektive ansökan. Därmed behöver inte längre forskningsledaren rapportera detta separat till prodekanen för forskning och forskarutbildning. (se sid 8, punkt 7.1) - Texten under rubrik 7.2 omformulerad. (se sid 9) - Varje forskningsinriktning analyserar utfallet av ansökningsomgången och återkopplar skriftligen till forskningsutskottets ordförande. (se sid 10, punkt 11.2) - Rubrik 11.1 omformulerad. (se sid 10)

INNEHÅLL BAKGRUND OCH ARBETSFÖRDELNING...1 1. NÄR KKS INBJUDER TILL OCH LANSERAR SINA UTLYSNINGAR... 2 1.1 UFO vidarebefordrar inbjudan för spridning inom akademierna... 2 1.2 Forskningsledarna meddelar vilka som avser närvara vid lanseringen... 2 1.3 UFO återrapporterar från lanseringen till MDH... 2 1.4 UFO förbokar tider för eventuellt kommande rektorsbeslut... 2 2. EN GRANSKNINGSGRUPP UTSES AV FU... 2 3. ANSÖKNINGAR FÖRANMÄLS OCH BEHANDLAS AV FU... 3 3.1 Forskningsledarna föranmäler planerade ansökningar... 3 3.2 FU behandlar föranmälda ansökningar... 4 4. PROCESS- OCH TIDPLANER UTARBETAS... 4 UFO utarbetar process- och tidplaner utifrån föranmälda ansökningar... 4 5. UNDERLAG INFÖR REKTORSBESLUT BÖRJAR FÖRBEREDAS... 4 5.1 Forskningsledarna ansvarar för att underlag förbereds... 4 5.2 Aktuellt underlag vid intresseanmälan och/eller fullständig ansökan... 5 6. GRANSKNINGSPROCESSEN PLANERAS OCH GENOMFÖRS... 6 6.1 Granskningsgruppen planerar granskningen... 6 6.2 Forskningsledarna skickar in ansökningar för granskning... 6 6.3 Ordförande vidarebefordrar underlag och granskningen genomförs... 7 6.4 Granskningsgruppens ordförande delger utlåtanden... 7 7. RAPPORTERING OCH SLUTBEREDNING INFÖR REKTORSBESLUT... 8 7.1 Forskningsledarna rapporterar till föredragande... 8 7.2 Akademin färdigställer och skickar in underlag... 8 7.3 UFO bereder inkommet underlag... 8 8. REKTOR BESLUTAR... 8 8.1 Rektor beslutar om KKS-ansökningar... 8 8.2 Alla originalhandlingar returneras till UFO... 8 8.3 UFO skickar underlag till respektive projektledare... 8 9. GODKÄNDA ANSÖKNINGAR/UNDERLAG SKICKAS IN TILL KKS... 9 9.1 Projektledarens ansvar... 9 10. ANSÖKNINGAR DIARIEFÖRS OCH ARKIVERAS... 9 10.1 UFO överlämnar originalhandlingar till akademins registrator... 9 10.2 Projektledaren skickar övrigt underlag för diarieföring/arkivering... 9 11. BESLUT INKOMMER OCH ANALYSERAS... 9 11.1 Beslut inkommer och vidarebefordras till berörda... 9 11.2 Forskningsinriktningarna analyserar utfallet och återkopplar till FU... 9 11.3 Prodekanen återkopplar ev ytterligare info kring beslutsmotiveringar... 10 12. AVTAL INGÅS... 10

BAKGRUND OCH ARBETSFÖRDELNING Rektor ska godkänna ansökningar från Mälardalens högskola (MDH) till KK-stiftelsen (KKS). Ansökningarna tas fram inom de sex etablerade forskningsinriktningarna Framtidens energi 1, Hälsa och välfärd, Inbyggda system, Industriell ekonomi och organisation, Innovation och produktrealisering, samt Utbildningsvetenskap och Matematik 2. Därefter granskas ansökningarna i en intern kvalitetssäkringsprocess som leds av fakultetsnämndens forskningsutskott (FU). I detta dokument beskrivs kvalitetssäkringsprocessens innehåll och kronologi samt arbetsfördelningen mellan deltagande parter vid MDH. Dessa parter är: Projektledare: Ansvarar för framtagande och inskickande av KKS-ansökningar. Observera följande! Fr o m KKS:s vårutlysningar 2015 ska också alla projektledare som till sin forskningsledare anmäler en planerad KKS-ansökan vara beredda att själva granska två andra KKS-ansökningar; detta även om projektledarens ansökan senare avanmäls. Om den sökande är nydisputerad, ska granskningsuppdraget falla på den seniora medsökanden. Syftet är att underlätta arbetet för forskningsutskottets granskningsgrupp, i de fall då ytterligare granskare behöver anlitas. Forskningsledare: Har en central roll i beredningsprocessen för forskningsinriktningens planerade ansökningar; ger klartecken till samt föranmäler ansökningar hos FU, ansvarar för att underlag tas fram inför granskning och rektorsbeslut, rapporterar till föredragande mm. Obs! I samband med ansökningar som rör utbildning på avancerad nivå (t ex KKS:s Avansutlysningar), bistår programansvarig/ämnesföreträdare (el motsv) forskningsledaren. Programansvarig/ämnesföreträdare ansvarar för att underlag tas fram inför granskning och rektorsbeslut, förbereder ev yttranden (om KKS kräver detta) tillsammans med prodekanen för utbildning på grund- och avancerad nivå, rapporterar till prodekanen inför rektorsbeslut och skickar in ansökningar till KKS. Akademichefer: Beslutar om medfinansiering för planerade ansökningar. Fakultetsnämndens forskningsutskott, FU Utser granskningsgrupp och behandlar föranmälningar av ansökningar. FU:s granskningsgrupp Planerar granskningsprocessen, tillsammans med gruppens ordförande, och granskar föranmälda KKS-ansökningar utifrån KKS:s bedömningskriterier. Ordförande i FU:s granskningsgrupp Ansvarar för planeringen av granskningsarbetet, vidarebefordrar inkomna ansökningar till aktuella granskare, samlar in och sammanfattar granskarnas utlåtanden samt delger berörda allt underlag. Prodekanen för forskning och forskarutbildning Föredrar ansökningar för rektor i samband med rektorsbeslut. Obs! I samband med ansökningar som rör utbildning på avancerad nivå (t ex KKS:s Avans- utlysningar) föredrar prodekanen för utbildning på grund- och avancerad nivå ansökningar för rektor. Utbildnings- och forskningssektionen, UFO Utgör ett processtöd till ledning, akademier samt fakultetsnämnd och är MDH:s centrala kontakt gentemot KKS. 1 Namnbyte från Miljö, energi- och resursoptimering, rektorsbeslut MDH 4-603/13 2 Namnbyte från Utbildningsvetenskap, rektorsbeslut MDH 4-270/14 1

1. NÄR KKS INBJUDER TILL OCH LANSERAR SINA UTLYSNINGAR KKS har två utlysningar per år: en vårlansering (i mars) och en höstlansering (i september). Lanseringarna äger rum hos KKS i Stockholm, dit högskolor och näringsliv bjuds in. Inbjudan kommer vanligtvis i januari respektive juni och är ställd till registrator, rektor och UFO. I inbjudan informerar KKS övergripande om vilka utlysningar som kommer att ingå i lanseringen samt om ansvariga kontaktpersoner för respektive utlysning. Till inbjudan bifogas vanligen en 3-års plan över kommande utlysningar. När KKS:s inbjudan till kommande utlysningar har inkommit till MDH ska följande ske: 1.1 UFO vidarebefordrar inbjudan för spridning inom akademierna UFO vidarebefordrar KKS:s inbjudan till MDH:s forskningsledare, akademichefer och till akademiernas forskningssamordnare. Fakultetsnämndens forskningsutskott (FU), prodekanen för forskning och forskarutbildning, prodekanen för utbildning på grund- och avancerad nivå samt prorektor får också inbjudan för kännedom. Forskningsledarna ansvarar för vidare spridning av inbjudan inom akademierna och inom de egna forskningsinriktningarna samt för att uppmuntra till anmälan till den kommande lanseringen. 1.2 Forskningsledarna meddelar vilka som avser närvara vid lanseringen Forskningsledarna meddelar UFO vilka representanter som avser närvara vid KKS:s lanseringsmöte. 1.3 UFO återrapporterar från lanseringen till MDH Akademirepresentanter och UFO närvarar vid KKS:s lansering. UFO återrapporterar därefter till forskningsledare, akademichefer, forskningssamordnare, FU, prodekanen för forskning och forskarutbildning och prodekanen för utbildning på grund- och avancerad nivå. Prorektor och rektor får också informationen för kännedom. 1.4 UFO förbokar tider för eventuellt kommande rektorsbeslut UFO förbokar tider för rektorsbeslut vad gäller eventuella KKS-ansökningar. Separata beslutsdatum bokas in för rektors godkännande av intresseanmälningar respektive fullständiga ansökningar, beroende på vad som är aktuellt inom respektive KKS-utlysning. Närvarande vid beslutstillfällen kommer att vara rektor och prodekanen för forskning och forskarutbildning (föredragande). NOTERA: Vid så kallade Steg 2-utlysningar, där KKS ger utlysningstexten direkt i handen till ansvarig projektledare, ansvarar forskningsledaren för att denna utlysningstext, inklusive aktuella ansökningsbilagor, vidareförmedlas till granskningsgruppens ordförande (se kapitel 2 nedan) och till UFO. 2. EN GRANSKNINGSGRUPP UTSES AV FU En granskningsgrupp för granskning av samtliga planerade KKS-ansökningar i kommande ansökningsomgångar (KKS:s vår-och höstutlysning) tillsätts enligt följande: a) Respektive forskningsledare föreslår, till FU:s ordförande, en representant med vetenskaplig kompetens från den egna etablerade forskningsinriktningen att ingå i utskottets granskningsgrupp. 2

b) FU beslutar om granskningsgruppens sammansättning och en av medlemmarna utses till ordförande. c) Forskningsledarna delges beslutet. 3. ANSÖKNINGAR FÖRANMÄLS OCH BEHANDLAS AV FU 3.1 Forskningsledarna föranmäler planerade ansökningar Inför kommande MDH-interna granskningsprocess ska respektive forskningsledare göra en föranmälan av planerade KKS-ansökningar. Föranmälan skickas till FU:s ordförande och, för kännedom, till UFO. Observera följande! Fr o m KKS:s vårutlysningar 2015 ska också alla projektledare - som till sin forskningsledare anmäler att de planerar en KKS-ansökan - vara beredda att själva granska två andra KKS-ansökningar; detta även om projektledarens ansökan senare avanmäls. Om den sökande är nydisputerad, ska granskningsuppdraget falla på den seniora medsökanden. Syftet är att underlätta arbetet för forskningsutskottets granskningsgrupp, i de fall då ytterligare granskare behöver anlitas. När ska föranmälan göras? Föranmälan ska normalt göras 1-1,5 månad efter KKS:s lansering av utlysningar. Sista datum för inskickande av föranmälan meddelas separat av UFO, efter avstämning med FU:s ordförande. Vad ska föranmälan innehålla? Föranmälan ska innehålla nedanstående information, och förbereds av forskningsledaren enligt en mall tillhandahållen av UFO (se tabell). Därutöver ska en kort projektbeskrivning (max 200 ord), inkl vetenskaplig problemställning, för respektive, planerade ansökan bifogas. (Projektbeskrivningen ska inte vara lika utförlig som ett konventionellt abstract.) Etablerad forskningsinriktning: (Framtidens energi, Hälsa och välfärd, Inbyggda system, Industriell ekonomi och organisation, Innovation och produktrealisering eller Utbildningsvetenskap och Matematik) Forskningsledare: KKS-utlysning/program: Projekttitel: Projektets akronym: Projektledare: Beräknade sökta medel från KKS: Företag som är klara för medverkan: Potentiella företag: Förslag på ytterligare MDH-interna eller externa granskare (utöver FU:s granskningsgrupp och utöver ovanstående projektledare) samt kontaktuppgifter till dessa: Obs! Föreslagna granskare ska vara vidtalade. Tabellen fortsätter nedan. 3

Planeras deltagande i en ansökan om företagsforskarskola där annat lärosäte är huvudsökande? (Både KKS och MDH ställer här krav på framtagande av särskilt underlag inför rektorsbeslut.) Markera med kryss. JA NEJ Om svaret är ja ange följande: Projekttitel och akronym:projekttitel och akronym: Huvudsökande lärosäte: De planerade ansökningarna passar in i forskningsinriktningens strategier och tillräckliga finansiella och personella resurser (medfinansiering och bemanning) finns tillgängliga för samtliga projekt. Markera med kryss. JA NEJ 3.2 FU behandlar föranmälda ansökningar FU behandlar föranmälda ansökningar. MDH:s forsknings- och utbildningsstrategi ska beaktas. UFO vidarebefordrar aktuella, behandlade föranmälningar till granskningsgruppens ordförande. 4. PROCESS- OCH TIDPLANER UTARBETAS UFO utarbetar process- och tidplaner utifrån föranmälda ansökningar UFO tar fram process- och tidplaner för aktuella KKS-utlysningar, utifrån föranmälda ansökningar. I process- och tidplanerna framgår aktuella utlysningar samt sista datum för inskickande till KKS, när ansökningar senast ska skickas in för granskning, när utlåtandena senast ska vara klara, när underlag från akademin senast ska lämnas in, när rapportering ska ske till föredragande inför rektorsbeslut och datum för rektorsbeslut. Process- och tidplanerna kommuniceras till berörda forskningsledare, projektledare, forskningssamordnare, ordförande i FU:s granskningsgrupp, prodekanen för forskning och forskarutbildning samt till prodekanen för utbildning på grund- och avancerad nivå (om KKS kräver att denne ska godkänna ansökningar inom någon utlysning). 5. UNDERLAG INFÖR REKTORSBESLUT BÖRJAR FÖRBEREDAS Vid sidan av en projektansökan, ska också tillhörande underlag förberedas inför rektorsbeslut (se 5.2). Underlaget är avhängigt KKS:s krav inom aktuell utlysning och MDH-interna krav som följer på dessa. 5.1 Forskningsledarna ansvarar för att underlag förbereds Forskningsledarna ansvarar för underlagets innehåll och kvalitet. Instruktioner och ev mallar erhålls från UFO. Färdigställt underlag skickas till UFO (per e-post) för beredning inför rektorsbeslut. Akademi-PM och KKS:s underskriftsbilaga inlämnas i original (se nedan). 4

5.2 Aktuellt underlag vid intresseanmälan och/eller fullständig ansökan Det finns två typer av KKS-utlysningar; utlysningar som kräver att en intresseanmälan föregår en fullständig ansökan och utlysningar som endast kräver att en fullständig ansökan skickas in. Beroende på utlysningens krav, och beroende på om MDH är huvud- eller medsökande, tas normalt följande underlag fram vid respektive forskningsinriktning, under forskningsledarens ansvar: Underlag vid intresseanmälan och/eller fullständig ansökan I samband med INTRESSEANMÄLAN Underlag för rektorsbeslut Intresseanmälan (KKS-krav) Ska skrivas under av rektor. När MDH är huvudsökande X När MDH är medsökande Följebrev till intresseanmälan (MDH-krav) Ska skrivas under av rektor. X Stödbrev till intresseanmälan (MDH-krav) Ska skrivas under av rektor. X I samband med FULLSTÄNDIG ANSÖKAN Underlag för rektorsbeslut Akademi-PM (MDH-krav) Akademichefen ska godkänna medfinansiering för respektive projektansökan, genom underskrift. När MDH är huvudsökande X När MDH är medsökande Underskriftsbilaga (KKS-krav) Forskningsledaren ombesörjer att KKS:s underskriftsbilaga kompletteras med kontaktuppgifter för de personer som ska signera, inklusive rektor, och att alla övriga (utom rektors) underskrifter erhålls. Rektor ska slutligen, i samband med rektorsbeslutet, godkänna genom underskrift. X Avsiktsförklaring (KKS-krav inom vissa utlysningar.) Ska skrivas under av rektor. X 5

6. GRANSKNINGSPROCESSEN PLANERAS OCH GENOMFÖRS 6.1 Granskningsgruppen planerar granskningen a) Granskningsgruppens ordförande ansvarar för att hänsyn tas till följande villkor i granskningsgruppens planering: - Varje ansökan ska granskas av minst två medlemmar i granskningsgruppen. - Om behov finns kan granskningsgruppen utse ytterligare MDH-anställda granskare med vetenskaplig kompetens. - Om behov finns kan även externa granskare, med eventuellt annan relevant kompetens, utses av granskningsgruppen. - Antalet ansökningar per granskare får inte överstiga tre, för respektive utlysning. Observera följande! Fr o m KKS:s vårutlysningar 2015 ska också alla projektledare - som till sin forskningsledare anmäler att de planerar en KKS-ansökan - vara beredda att själva granska två andra KKS-ansökningar; detta även om projektledarens ansökan senare avanmäls Om den sökande är nydisputerad, ska granskningsuppdraget falla på den seniora medsökanden. Syftet är att underlätta arbetet för forskningsutskottets granskningsgrupp, i de fall då ytterligare granskare behöver anlitas. b) Granskningsgruppens ordförande upprättar (i samråd med medlemmarna i gruppen) en plan för fördelning av ansökningar och granskare enligt nedanstående modell: KKSutlysning: Etablerad forskningsinriktning: Föranmäld ansökan: (Projekttitel och akronym) Projektledare: Granskare inom FU:s granskningsgrupp: (minst två granskare per ansökan) Ytterligare MDHinterna eller externa granskare: Kontaktuppgifter, ytterligare granskare: Planen upprättas utifrån de föranmälningar (inklusive projektbeskrivningar) som FU tidigare har behandlat och UFO har vidarebefordrat till granskningsgruppens ordförande (se kapitel 3). Alla utlysningstexter finns också tillgängliga på www.kks.se. c) Ordförande förmedlar planen till alla granskare, berörda forskningsledare, forskningssamordnare, prodekanen för forskning och forskarutbildning och UFO för kännedom. 6.2 Forskningsledarna skickar in ansökningar för granskning Forskningsledarna ansvarar för att senast 2 veckor före KKS:s sista ansökningsdag skicka in forskningsinriktningens ansökningar för granskning till granskningsgruppens ordförande. NOTERA 1: Om forskningsinriktningen inte avser gå vidare med en tidigare föranmäld ansökan eller forskningsledaren anser att en ansökan är av otillräcklig kvalitet ska forskningsledaren inte skicka in denna ansökan för granskning, utan avanmäla densamma till UFO-handläggaren, som vidarebefordrar till granskningsgruppens ordförande och till FU:s ordförande. 6

NOTERA 2: När en ansökan om Forskningsprofil, Företagsforskarskola, Synergi eller liknande planeras krävs, utöver granskningsgruppens utlåtanden, även ett skriftligt utlåtande från en extern granskare, där utlåtandet beaktar KKS:s bedömningskriterier (se aktuell utlysningstext på www.kks.se). Forskningsinriktningen ansvarar för att en extern granskare utses och att den externa granskaren lämnar ett skriftligt utlåtande. Granskaren får gärna även bifoga synpunkter och förbättringsförslag till utlåtandet. FU:s ordförande och UFO ska informeras om vem som utses till extern granskare. Aktuell forskningsledare skickar, senast 1 vecka före KKS:s sista ansökningsdatum, den externa granskarens utlåtande vidare till projektledaren, prodekanen för forskning och forskarutbildning och UFO för kännedom. 6.3 Ordförande vidarebefordrar underlag och granskningen genomförs Granskningsgruppens ordförande vidarebefordrar omgående inkomna ansökningar till aktuella granskare. Granskningen ska genomföras utifrån KKS:s formella krav och bedömningskriterier för respektive utlysning (se www.kks.se). Varje kriterium ska kommenteras utförligt. Synpunkter och förbättringsförslag får gärna bifogas respektive utlåtande. UFO tillhandahåller information och instruktioner, inklusive granskningsmall, till granskare av KKS-ansökningar via granskningsgruppens ordförande. Samtliga granskare skickar sina utlåtanden till ordförande i granskningsgruppen. 6.4 Granskningsgruppens ordförande delger utlåtanden Granskningsgruppens ordförande ansvarar för att senast 1 vecka före KKS:s sista ansökningsdag skicka granskarnas utlåtanden, tillsammans med en sammanfattning av dessa, till respektive projektledare, forskningsledare, prodekanen för forskning och forskarutbildning samt UFO för kännedom. Även prodekanen för utbildning på grund- och avancerad nivå ska delges informationen, om utlysningen kräver prodekanens godkännande. Granskarnas utlåtanden ska sammanfattas enligt följande alternativ: (I) Alla granskare är eniga om att ansökan uppfyller KKS:s bedömningskriterier och därmed kan gå vidare till rektorsbeslut. (II) Alla granskare är eniga om att ansökan uppfyller KKS:s bedömningskriterier om föreslagna revideringar beaktas före rektorsbeslutet. (Eventuellt icke beaktade revideringar ska tydligt motiveras.) (III) När granskare av samma ansökan är oeniga om huruvida förhandsversionen uppfyller KKS:s bedömningskriterier ska granskningsgruppen gemensamt diskutera frågan för att enas om ett beslut. (IV) Alla granskare är eniga om att ansökan inte uppfyller KKS:s bedömningskriterier. Ansökan kan då inte gå vidare till rektorsbeslut, utan får omarbetas och återkomma i senare ansökningsomgångar. 7

7. RAPPORTERING OCH SLUTBEREDNING INFÖR REKTORSBESLUT 7.1 Forskningsledarna rapporterar till föredragande a) Avanmälningar: Forskningsledaren ansvarar för att så snart som möjligt informera UFOhandläggaren 3 i det fall arbetet med en föranmäld ansökan avbryts. Därmed behöver inte längre forskningsledaren efter granskningen rapportera vilka ansökningar man går vidare med. b) Inför rektorsbeslutet ska Akademi-PM även beskriva hur granskarnas utlåtanden har beaktats i respektive ansökan. Därmed behöver inte längre forskningsledaren rapportera detta separat till prodekanen för forskning och forskarutbildning. 7.2 Akademin färdigställer och skickar in underlag Akademierna färdigställer, under forskningsledarnas ansvar, nödvändiga beslutsunderlag (se rubrik 5). Färdigställt underlag skickas till UFO (per e-post); Akademi-PM och KKS:s underskriftsbilagor inlämnas i original. (Se respektive process- och tidplan för detaljerad information om senaste datum för inskickande/inlämnande av underlag.) 7.3 UFO bereder inkommet underlag UFO bereder respektive ärende och avstämning sker med prodekanen för forskning och forskarutbildning alt prodekanen för utbildning på avancerad nivå, inför rektorsbeslut. 8. REKTOR BESLUTAR 8.1 Rektor beslutar om KKS-ansökningar Prodekanen för forskning och forskarutbildning alt prodekanen för utbildning på avancerad nivå föredrar alla ansökningsärenden för rektor, som beslutar om vilka ansökningar som kan skickas in till KKS. Prodekanen återkopplar eventuella kommentarer från rektor direkt till berörda forskningsledare. 8.2 Alla originalhandlingar returneras till UFO Efter rektorsbeslutet returnerar prodekanen för forskning och forskarutbildning allt beslutsunderlag till UFO. 8.3 UFO skickar underlag till respektive projektledare UFO skannar in KKS:s underskriftsbilagor för de ansökningar som rektor har godkänt (med sin underskrift) och skickar dessa till respektive projektledare. (Forskningsledaren och akademichefen får också informationen för kännedom.) Samma sak sker med eventuella avsiktsförklaringar (när MDH är medsökande). Ovanstående gäller även, i förekommande fall, godkända intresseanmälningar med underskrivna följebrev, alternativt stödbrev (när MDH är medsökande). 3 som vidarebefordrar till granskningsgruppens ordförande och till FU:s ordförande 8

9. GODKÄNDA ANSÖKNINGAR/UNDERLAG SKICKAS IN TILL KKS 9.1 Projektledarens ansvar Projektledaren ansvarar för att den fullständiga ansökans underskriftsbilaga skickas in till KKS, tillsammans med övriga delar av ansökan. Detta sker genom uppladdning i KKS:s ansökningsportal på www.kks.se i god tid före sista ansökningsdag/tidpunkt. Projektledaren ansvarar också för att, i förekommande fall, intresseanmälan med underskrivet följebrev från rektor skickas in till KKS, enligt utlysningstextens instruktioner. När MDH är medsökande i ett projekt, ansvarar projektledaren för att vidarebefordra stödbrev (till intresseanmälan) och avsiktsförklaring (till fullständig ansökan) till huvudsökande, för uppladdning i KKS ansökningsportal. NOTERA: Om projektledaren inte har ett konto för inloggning i ansökningsportalen sedan tidigare, måste först ett sådant skapas, innan ansökan kan laddas upp. När många användare laddar upp ansökans samtliga delar i nära anslutning till sista ansökningsdag/ tidpunkt kan portalen bli överbelastad och tekniska problem uppstå. Därför rekommenderas uppladdning i så god tid som möjligt. 10. ANSÖKNINGAR DIARIEFÖRS OCH ARKIVERAS 10.1 UFO överlämnar originalhandlingar till akademins registrator UFO överlämnar akademin-pm och underskriftsbilagor, i original, till respektive akademiregistrator, för diarieföring och arkivering. 10.2 Projektledaren skickar övrigt underlag för diarieföring/arkivering Projektledaren ansvarar för att samtliga, övriga ansökningshandlingar skickas till akademiregistrator, för diarieföring och arkivering. 11. BESLUT INKOMMER OCH ANALYSERAS 11.1 Beslut inkommer och vidarebefordras till berörda Mottagare av KKS:s beslut för inskickade projektansökningar är vanligen registrator, projektledaren, rektor och UFO. UFO vidarebefordrar informationen (beviljanden eller avslag) till berörda forskningsledare, prodekanen för forskning och forskarutbildning samt FU:s ordförande. Även prorektor får en kopia av underlaget för kännedom. 11.2 Forskningsinriktningarna analyserar utfallet och återkopplar till FU Respektive forskningsinriktning analyserar utfallet av ansökningsomgången och forskningsledaren återkopplar skriftligen (max en halv A4-sida) erfarenheter från KKS-besluten till FU:s ordförande 9

(prodekanen för forskning och forskarutbildning), projektledare, akademichef, granskningsgruppens ordförande samt till UFO för kännedom. 11.3 Prodekanen återkopplar ev ytterligare info kring beslutsmotiveringar Om behov finns av ytterligare information kring beslutsmotiveringar mm, för prodekanen för forskning och forskarutbildning dialog med programansvariga vid KKS och återkopplar därefter till forskningsledare, FU och UFO. 12. AVTAL INGÅS I samband med beviljande av en ansökan inleder KKS avtalsskrivning med MDH. Normalt sett skickas avtalet till rektor för underskrift av projektledare, akademichef och rektor. (I vissa fall föregås avtalsskrivningen av förhandlingar kring villkoren för finansiering.) Projektet träder i kraft/beviljas medel först då avtalet är underskrivet av båda parter och har returnerats/inkommit till KKS. 10