INNEHÅLLSFÖRTECKNING EKONOMIHANDBOK

ANVISNING Gäller från och med 2008-01-01 INNEHÅLLSFÖRTECKNING EKONOMIHANDBOK 2 Redovisningsplan Redovisningsmodell Kodsträng Dimensioner/Objektplan Kontoplan Organisationsenhet (Dim 1) Projekt (Dim 2) Resursnummer/Anläggningsnummer (Dim 3) Resursnummer Anläggningsnummer Kontotyp (Dim 4) Fritt fält/motpart (Dim 5) Fritt fält Motpart Finansiär (Dim 6) Verksamhet (Dim 7) 3 Modell för kostnadsfördelning Inledning Bakgrund Införande av modell vid KTH Sammanfattning av modell för kostnadsfördelning Definitioner Gemensamma kostnader Kostnadsslag Kostnader för personal Kostnader för lokaler Övriga driftskostnader Process för beräkning av procentsatser för täckningsbidrag Kalkyldifferenser Kalkyl, budget och medfinansiering Bilaga 1 Funktioner vid KTH Bilaga 2 Exempel på blanketter i Excelmodell, SUHF_20XX_Skola Bilaga 3 Implementering av SUHF modellen i redovisningen Bilaga 4 Exempel på Excelmodell, Historisk lönebas Bilaga 5 Exempel på Kalkylmall 1 (6)

4 Projektredovisning Projektdefinition Verksamhetsprojekt respektive stödprojekt Verksamhetsprojekt Stödprojekt Olika typer av projekt Huvud- och delprojekt Samlingsprojekt Löpande redovisning Värdering av projekt Redovisning av kostnader Periodisering av kostnader Fördelning av gemensamma kostnader Redovisning av intäkter Periodisering av intäkter Projekt finansierade med balanserat kapital Periodavslut projekt Automatisk projektperiodisering CHECKLISTA Projektavstämning Periodisering av inbetalda medel Avslut av projekt Projektadministration Intern beslutsrutin Projektpärmar Bevakningsjournal för projekt inom VH3 Bevakningsjournal för projekt inom VH2, VH21 och VH4 5 Externa medel Inledning Bakgrund Bidrag Definition Viktiga regler att tänka på Förmedling av bidrag transferering Definition Viktiga regler att tänka på Exempel Uppdragsverksamhet avgiftsbelagd verksamhet Definitioner Uppdragsutbildning Beställd utbildning Uppdragsforskning Övriga avgifter Viktiga regler att tänka på Sponsring Definition Gränsdragning Viktiga regler att tänka på Redovisning Fakturering och moms Barter 2 (6)

5 Externa medel forts Definition Problem Värdering av prestationer och motprestationer Redovisning Fakturering och moms 6 Löpande redovisning - Pengar in Pengar in Kundregister Kontraktsfordran Bidragsfaktura/rekvisition Kontraktsreskontran En bidragsfakturas/rekvisitions väg genom systemet. Kundgrupp 7 och 12 Kundfakturor OLFI-kunder Fakturering i OLFI En kundfakturas väg genom systemet. Kundgrupp 1-6, 8-9. Underlag för rekvirering/fakturering Projektpärmar Agressorutiner Kontraktskunder OLFI-kunder Fakturering Utskick av fakturor Inbetalningar Svenska inbetalningar Betalningar från utlandet och EU-koordinatorer Betalningar från EU-kommissionen Inlösen checkar, utbetalningsavier Oidentifierade inbetalningar Felaktiga inbetalningar Returer och kreditfakturor Kontanta medel Kontantkassa för inbetalning av avgifter Betalkortsterminal Depositioner Inbetalning till PlusGirot Betalningsbevakning Kontroll av förfallna OLFI-fakturor Påminnelser Inkasso Redovisning av inkassokostnader Dröjsmålsränta Löpande redovisning av förfallna kundfordringar Kredit- och affärsinformation Kontroll inbetalningar - rekvisitioner Internhandel Internfakturering Interna transfereringar av externa medel Intern försäljning av anläggningstillgångar Utgående moms 3 (6)

7 Löpande redovisning pengar ut En leverantörsfakturas väg genom systemet Pengar ut Inköp Upphandling Beställning Inkommande fakturor Fakturaservice Kontroll Underlag som hör till fakturor Attest Felaktiga fakturor Proforma- och A-conto-fakturor Bluff fakturor Utbetalningar Betalningsförslag och betalningsbekräftelse Betalningsbevakning Återredovisning Returer och kreditfakturor Egeninitierade utbetalningar Utbetalning från Valutakonto Internhandel Internfakturering Interna transfereringar av externa medel Interna köp av anläggningstillgångar Kontanta medel Utlägg Betalkort Förskott Betalkort för utlägg Förskott Redovisning av utlägg, övriga förskott, och handkassa Depositioner 8 Anläggningstillgångar, lån och leasing En anläggningstillgångs väg genom systemet Definitioner Immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Redovisning av anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Tillkommande utgifter Värdeminskning Korttidsinventarier Inventarieregister Inventariemärkning/stöldmärkning Registrering i Agresso anlägg och betalning Inventering 4 (6)

8 Anläggningstillgångar, lån och leasing - forts Speciella regler Delbetalningar av en anläggningstillgång Förskottsbetalning av anläggningstillgång Kompletteringar och utbyte av befintlig anläggningstillgång Anläggningstillgång som tillhör flera projekt Anskaffning av flera tillgångar på samma faktura Enheter som ska kostnadsföras Aktivering egenutvecklade immateriella/egentillverkade materiella anläggningstillgångar Avyttring av anläggningstillgångar Flyttning av anläggningstillgångar inom skolan Intern försäljning av anläggningstillgångar Extern försäljning och utrangering av anläggningstillgångar Försäljning av anläggningstillgångar till anställda Stöld av anläggningstillgång Finansiering av investeringar i anläggningstillgångar Lån i Riksgäldskontoret (RGK) Leasing (Hyra) Definitioner Leasing och ramavtal Bilaga 1 Checklista för övervägande att ingå leasingavtal Bilaga 2 Rutin för inventering 9 Moms Inledning Fakturor Utlägg, vidarefakturering och samköp Beskattningsunderlag och skattesats Ingående moms Villkor för kompensationsrätt Svensk moms Specificerat momsbelopp Begränsningar i kompensationsrätt Stadigvarande bostad Representation och liknande ändamål Personbilar och motorcyklar Redovisa ingående moms Utgående moms Förutsättningar för skattskyldighet Avgifter för varor eller tjänster som säljs inom Sverige Momsbefriade tjänster Byggtjänster inom Sverige (Byggmoms omvänds skattskyldighet) Inköp av vara eller tjänst från utlandet (omvänd skattskyldighet) Köp av konferenstjänst Undantag från skatteplikten 5 (6)

9 Moms - forts Handel med utlandet Definition av vissa begrepp Handel med varor mellan EU-länder Försäljning av vara till EU-land Inköp av vara från EU-land Handel med varor till och från tredje land Försäljning av vara till tredje land Köpa av vara från tredje land Handel med tjänster med andra länder Fastighetstjänster Persontransporttjänster Kulturella tjänster mm Restaurang- och cateringtjänster Korttidsuthyrning av transportmedel Förmedlingstjänst Varutransporttjänst Arbete på/värdering av, varor som är lös egendom Utländsk moms i fakturan Bilaga 1 Mervärdesskatteregler vid försäljning av tjänst till annat land Bilaga 2 Mervärdesskatteregler vid inköp av tjänst från annat land Bilaga 3 EU-länder och tredje länder 11 Kvartals-, Delårs- och Helårsbokslut 13 Exempelsamling Redovisning av osäkra fordringar Bidrag, transfereringar, stipendier Redovisning av förbättringsutgifter på annans fastighet Redovisning av pågående nyanläggning Redovisning av pågående nyanläggning, egen utveckling Redovisning av försäljning av anläggningstillgång Intern försäljning Redovisning av försäljning av anläggningstillgång Extern försäljning Samköp Kontering av samfinansiering 6 (6)

KTH UF/Ekonomiavdelning EKONOMIHANDBOK Kapitel 2 Redovisningsplanen Bilaga till beslut UF-07/0661 Utgiven 1999 Publicerad 2015-04-02 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 2.1 REDOVISNINGSMODELL 2 2.1.1 Kodsträng 2 2.1.2 Dimensioner/Objektplan 3 2.2 KONTOPLAN 3 2.3 ORGANISATIONSENHET (DIM 1) 5 2.4 PROJEKT (DIM 2) 6 2.5 RESURSNUMMER/ANLÄGGNINGSNUMMER (DIM 3) 6 2.5.1 Resursnummer 6 2.5.2 Anläggningsnummer 6 2.6 KONTOTYP (DIM 4) 6 2.7 FRITT FÄLT/MOTPART (DIM 5) 6 2.7.1 Fritt fält 6 2.7.2 Motpart 7 2.8 FINANSIÄR (DIM 6) 7 2.9 VERKSAMHET (DIM 7) 8

Kapitel 2 Redovisningsplanen 2.2 2.1 Redovisningsmodell En huvuduppgift för redovisningen är att samla in, klassificera och lagra information som är nödvändig för extern och intern redovisning av KTH:s verksamhet. Redovisningsplanen behöver därför innehålla en mängd information som kan analyseras ur ett flertal aspekter. KTH använder i redovisningen en verksamhetsstyrd projektmodell som bl a innebär att: - varje företag är en bokslutsenhet - alla projekt är knutna till ett företag, dvs en skola med ev. tillhörande forskarskola/kompetenscentrum - all verksamhet ska redovisas i projektform, antingen som verksamhetsprojekt eller som stödprojekt - all projektredovisning ska bygga på full kostnadstäckning - om inte externfinansiering ger full kostnadstäckning ska samfinansiering användas - enhetliga principer gäller för kalkylering, offert/ansökanshantering och uppföljning - historisk lönebas utgör bas vid beräkning av den procentsats en kostnadsbärare ska bidra med till de gemensamma kostnaderna - all kärnverksamhet delas in i kostnadsbärare 1, och stödverksamheten erhåller månadsvis ett täckningsbidrag från kostnadsbärarna för att täcka de gemensamma kostnaderna - statsanslagen fördelas direkt till respektive skola i enlighet med KTH:s modell för resursfördelning. 2.1.1 Kodsträng Redovisningsmodellen för KTH består av en kodsträng med åtta olika fält, där första fältet är kontoplanen och resterande fält sju dimensioner. Kodsträngen har följande utseende: Kontoplan Dimensioner Kodfält 1 Kodfält 2 Kodfält 3 Kodfält 4 Kodfält 5 Kodfält 6 Kodfält 7 Kodfält 8 Konto Dim 1 Dim 2 Dim 3 Dim 4 Dim 5 Dim 6 Dim 7 Huvudboks- Organisa- Projekt Resursnr/ Kontotyp Fritt fält Finansiär Verksamhet konton tionsenhet anläggnr /Motpart 1 Tillgångar XX Resursnr är 2 Skulder o eget kapital Skolgemensamt Personnummer 3 Intäkter 4 Personalkostnader 5 Lokalkostn övr driftsk 6 Driftskostn avyttr tillg 7 Transfereringar 8 Finansiella int o kostn XX Skola/ avd/ centra XXXX forskargrupp xxxxxxxxx Verksamhetsprojekt Stödprojekt (X,Y,Z) Anläggningsnr ges av anläggningsregistret Visar om baskontot (kodfält 1) är internt eller externt (I alt E) Fritt fält används av skolan för att mäta enskilda aktiviteter etc. Motpart används på intäkts- och balanskonton för att visa från/till vilken statlig motpart medlen har utbetalats Används för att visa vilken finansiär som finansierat verksamheten Visar vilken verksamhetsgren som kostnad/intäkt avser Gemensam för alla företag Unik för företaget Unik för företaget Unik för företaget Gemensam för alla företag Motpart gemensam för alla företag Gemensam för alla företag Gemensam för alla företag 1 Den lägsta nivå där det är meningsfullt att budgetera och följa upp resultatet i kärnverksamheten. En kostnadsbärare kan vara ett projekt/en aktivitet, en grupp av projekt/aktiviteter, i vissa fall en avdelning eller forskargrupp allt beroende på verksamhet.

Kapitel 2 Redovisningsplanen 2.3 2.1.2 Dimensioner/Objektplan De olika dimensionerna används för att klassificera redovisningsobjekten. Redovisning av dimensionerna organisationsenhet, projekt, resursnummer/anläggningsnummer, kontotyp, fritt fält/ motpart, finansiär och verksamhet utgör tilläggsinformation till redovisningshändelserna. Fritt fält kan skolorna använda för kostnadskonton för att mäta enskilda aktiviteter alternativt för att ange från/till vilken statlig motpart medlen har betalats. Med hjälp av de olika koderna lagras och återvinns information som är nödvändig för att följa upp och utvärdera verksamhetens resultat och som är relevant för ekonomistyrningen vid KTH. Genom att kombinera information från kontoplanen med de olika dimensionerna kan information sökas mellan kontofälten som t ex en viss organisatorisk enhet och dess kostnader eller en viss verksamhet och dess finansiärer. 2.2 Kontoplan Till grund för kontoplanen ligger "Baskontoplan 1999 för statliga myndigheter" (BAS-S 99) som har utvecklats av Ekonomistyrningsverket. Den bygger på samma grundprinciper som baskontoplanen för företag, EU BAS 97, med undantag för nödvändig anpassning till statliga förhållanden. De största anpassningarna i BAS-S 99 är att: för tillgångarna har - kontogruppen för likvida medel anpassats till det statliga betalningssystemet - en kontogrupp lagts in för avräkning med statsverket för kapital och skulder har - kontogruppen för kapital anpassats till statliga förhållanden - kontogrupperna för skulder anpassats till principerna för finansiering av statliga myndigheters verksamhet - inte någon kontogrupp för obeskattade reserver lagts upp då myndigheter inte betalar inkomstskatt för resultatkontona har - "kostnader för varor, material och vissa köpta tjänster" delats in i två kontoklasser i stället för en - inte någon kontogrupp för bokslutsdispositioner lagts upp då myndigheter ej betalar inkomstskatt - särskilda periodiseringskonton lagts upp då det måste vara möjligt att skilja mellan myndighetens periodiserade kostnader och dess utgifter eftersom resultaträkningen bygger på periodiserade kostnader medan anslagsavräkningen bygger på utgifter som inte är periodiserade - en särskild kontoklass använts för transfereringar För KTH innebär detta att - personalkostnader redovisas i kontoklass 4 - verksamhetens kostnader redovisas i två kontoklasser, 5 och 6 - de finansiella posterna redovisas i kontoklass 8 samt delvis i kontoklass 3 och 5 (gäller valutakursdifferenser) - räntor och övriga finansiella poster delas inte upp - under transfereringar finns poster för - erhållna medel från statsbudgeten för finansiering av bidrag - erhållna medel från myndigheter för finansiering av bidrag samt - övriga erhållna bidrag för finansiering av bidrag - interna intäkter och kostnader finns på kontonivå, där den fjärde siffran i kontot alltid är en 9:a för interna konton.

Kapitel 2 Redovisningsplanen 2.4 Kontoklasserna med kontogrupperna har följande indelning BALANSRÄKNING Konto- Konto- Benämning Klass grupp 1 Tillgångar 10 Immateriella anläggningstillgångar 11 Materiella anläggningstillgångar 12 Materiella anläggningstillgångar 13 Långsiktiga värdepappersinnehav 14 Lager mm 15 Fordringar 16 Periodavgränsningsposter tillgångssidan 17 Avräkning med statsverket 19 Kassa, postgiro och bank 2 Kapital och skulder 20 Myndighetskapital 22 Avsättningar 25 Skulder 26 Skulder 27 Periodavgränsningsposter skuldsidan RESULTATRÄKNING Konto- Konto- Benämning klass grupp 3 Verksamhetens intäkter 30 Anslag 31 Erhållna bidrag, VH1 32 Erhållna bidrag, VH3 33 Intäkter av uppdragsverksamhet 34 Övriga intäkter i verksamheten 35 Övriga intäkter i verksamheten 4 Personalkostnader 40 Löner och arvoden 41 Övriga personalkostnader 42 Kostnadsersättningar 43 Naturaförmåner 44 Resekostnader 45 Arbetsgivaravgifter 46 Kostnader för pensionsersättningar 47 Kostnader för sjuk- och hälsovård 48 Kostnader för utbildning egen personal 49 Övriga personalkostnader 5 Lokalkostnader, övriga driftskostnader 50 Lokalkostnader - hyrda lokaler 51 Samköp 52 Reparationer och underhåll 53 Reaförluster vid avyttring av anläggningstillgångar 54 Offentligrättsliga avgifter, skatter, kundförluster etc 55 Resor, representation, information etc 56 Inköp av varor 57 Köp av tjänster 58 Förändring av varulager, periodisering egenutvecklade anläggningstillgångar 59 Övriga tjänster

Kapitel 2 Redovisningsplanen 2.5 6 Driftskostnader samt avyttring av tillgångar 60 Fördelade indirekta kostnader utb (KTHgem) 61 Fördelade driftskostnader 66 Avyttring av anläggningstillgångar 69 Avskrivningar 7 Uppbörd och transfereringar 73 Erhållna medel för finansiering av bidrag 74 Lämnade bidrag 8 Finansiella intäkter och kostnader 81 Finansiella intäkter 82 Finansiella kostnader 87 Resultat andelar dotter- och intresseföretag 88 Rapporteringsdifferens 89 Årets kapitalförändring 2.3 Organisationsenhet (dim 1) Under den organisatoriska enheten samlas information enligt den struktur som används för att fördela ansvar för styrning av KTH:s verksamhet. Varje skola vid KTH är en egen bokslutsenhet (företag). Till bokslutsenheten hör också eventuella centra och forskarskolor. Koden för organisatorisk enhet har fyra positioner där den första positionen visar skoltillhörighet. Denna samt ytterligare en position används för skolgemensamma verksamheter, avdelningar och Centra. Vidare används position ett, skoltillhörighet, samt ytterligare två eller tre positioner för att dela in skolan i enheter/forskargrupper. Följande struktur för organisatoriska enheter används: Kod Avser Används till: X Skola X totalt Bankprojekt för intäkter och kostnader från KTH centralt att fördelas till verksamhet XA Skola X stödfunktioner Skolgemensamma stödfunktioner vars kostnader ska fördelas till verksamhet XB Skola X gemensam verksamhet Skolgemensam verksamhet (t ex kan gru för hela skolan ligga gemensamt här) XC Centra Kompetenscentra och andra centra som KTH har godkänt som centra XD-XZ Avdelningar XD Skola X, Avdelning A Avdelning XDA Skola X, Avdelning A, 3:e position är enhet Enhet A XDAA Skola X, Avdelning A, Enhet A, Grupp A 4:e position är undergruppering Summering av organisationsenheterna xxxx - xxxx ger skolan. De skolor som vill bygga strukturer inom avdelning/forskargrupp kan göra detta via en trädstruktur/tabell.

Kapitel 2 Redovisningsplanen 2.6 2.4 Projekt (dim 2) KTH:s verksamhet kan betraktas som en produktionsprocess. Projektkoden möjliggör t ex mätning av resursutnyttjandet eller resultatet för ett visst enskilt, eller en grupp av, verksamhetsprojekt. Förutom verksamhetsprojekt finns stödprojekt. På stödprojekten redovisas gemensamma kostnader och dessa projekt erhåller månadsvis ett täckningsbidrag från kostnadsbärarna för att täcka projektets kostnader. All verksamhet ska redovisas uppdelad på projekt. Projektplanen är uppbyggd så att varje kod är unik för bokslutsenheten. Ett huvudprojekt ska ha fyra siffror och ett delprojekt fem eller sex siffror. Uppläggning av projekt beskrivs närmare i kap 4. Projektstrukturen kan se ut på följande sätt: xxxx - xxxx Verksamhetsprojekt X,Y och Z Stödprojekt 9900 9999 Reserverade för UF Projekten 9900 9970 används av UF för att ex vis fördela ut Gru och FoFu-anslagen periodvis samt för att debitera skolorna lokalkostnader. Följande gemensamma projekt finns: 9900 Ekonomipost 9950 Lokalkostnader 9910 Gru-anslag 9960 Övriga debiteringar 9920 FoFu-anslag 9970 Okända löner 9930 Central beslut Stödprojekt ska kodas på ett strukturerat sätt på hela KTH. Alla projekt inleds med bokstav (X, Y och Z) för nivå av gemensam kostnad och sedan följt av nummer (1 5) för huvudfunktion. Se bilaga 3 till kapitel 3 Modell för kostnadsfördelning, med mer detaljer gällande projektkodning av stödprojekt. 2.5 Resursnummer/Anläggningsnummer (dim 3) 2.5.1 Resursnummer Alla anställda tilldelas ett resursnummer som utgörs av personnumret. Koden används t.ex. för lönetransaktioner, resekostnader och övriga personalkostnader som hänförs till en bestämd person. Härigenom kan uppföljning av dessa kostnader göras per anställd. 2.5.2 Anläggningsnummer Alla anläggningstillgångar och inventarier som ska finnas i inventarieförteckningen ska registreras med ett nummer i det anläggningsregister som hör till ekonomisystemet. Anläggningsnumret bestäms av skolan och får bestå av högst 8 tecken. Koden används vid alla investerings- och avskrivningshändelser. Anläggningstillgångar och lån beskrivs närmare i kapitel 8. 2.6 Kontotyp (dim 4) Fältet för kontotyp kodkompletteras med I för interntransaktion och E för externtransaktion och används för att kontrollera att internhandeln alltid balanserar. Internhandel beskrivs i avsnitt 6.8. 2.7 Fritt fält/motpart (dim 5) 2.7.1 Fritt fält Fältet är 6 positioner och används fritt av respektive skola på kostnadskonton. För att textsätta koden samt få en unik betydelse ska de första tre positionerna i fältet överensstämma med de tre första positionerna i den organisatoriska enheten.

Kapitel 2 Redovisningsplanen 2.7 2.7.2 Motpart Fältet används på intäkts- och balanskonton för att visa från vilken statlig motpart medlen har utbetalats. Motpartskod sätts av Ekonomiavdelningen vid inbetalning på 1515 samt kontrakt. Den ska alltid följa med medlen vid omföring till balans- och intäktskonton. Koden ska också följa medlen vid transfereringar inom KTH. Syftet med motpartskoden är att tillgodose kravet på den inomstatliga redovisningen där det finns intresse av att kunna urskilja inomstatliga transaktioner. KTH är skyldig att göra en avstämning av dessa. Motpartskoden får därför inte ändras. Jämför finansiär (dim 6) avsnitt 2.8. Aktuell förteckning över motpartskoder finns i ekonomisystemet. 2.8 Finansiär (dim 6) Varje projekt har en eller flera finansiärer. Ett projekt som har flera finansiärer kan i ekonomisystemet antingen läggas upp som ett projekt med en finansiärskod (9999) som anger att projektet har flera finansiärer, eller så läggs det upp ett huvudprojekt och ett delprojekt för varje finansiär. För att möjliggöra automatisk projektperiodisering krävs ett delprojekt för varje finansiär. Vid redovisning av intäkter ska alltid finansiärens kod användas. Syftet med att redovisa finansiärer är att enkelt kunna ta ut information för ex vis årsredovisningar både för skolan och för KTH som helhet. I Dim 6 är det den ursprungliga finansiären som avses inte den motpart som gjort utbetalningen till KTH (Dim 5). En aktuell förteckning över finansiärskoder finns i ekonomisystemet. I vissa situationer kan finansiär och motpart vara densamma men i andra situationer kan en finansiär vara någon annan än den som betalat in medlen. Nedan följer några exempel där finansiär är annan än motpart: I-skolan får medel från Linköpings universitet (LIU) som fått medlen från Stiftelsen för Strategisk Forskning (SSF). Medlen konteras på statligt konto med motpart LIU (Dim 5) och finansiär 3006(=SSF) (Dim 6). Skolan får medel från Cementa som fått medlen från VINNOVA (VINO). Medlen konteras på icke statliga konton utan motpart men med finansiär VINO. Skolan får medel från Lunds universitet (LU) som fått medlen från VINNOVA (VINO). Medlen konteras på statligt konto med LU som motpart (Dim 5) och VINO som finansiär (Dim 6) Finansiärsdimensionen har följande indelning: Statliga finansiärsgrupper såsom forskningsråd, universitet och högskolor, statliga myndigheter och affärsverk har bokstavskoder för motpart i Agresso. (Se även avsnitt 2.7). Övriga finansiärer framgår av listan nedan. Grupp Benämning 1 Statliga finansiärer 10 Anslag 17 Statliga bolag AD-VXU Statliga organisationer/myndigheter 2 Företag 20-27 Företag 28 Branschorganisationer 3 Stiftelser 30 Forskningsstiftelser, statliga 31 Övriga stiftelser m m, statliga sektorn 35 Stiftelser m m, privata sektorn 36 Vetenskapliga institut

Kapitel 2 Redovisningsplanen 2.8 4 Internationellt 41 EU 42 EU-länder, dess företag, organisationer m m. 45-46 Övriga länder, dess företag, organisationer m m. 5 Kommuner och landsting 50-52 Kommuner 54 Arbetsgivar- och intresseorganisation 57 Landsting 9 Övrigt 2.9 Verksamhet (dim 7) För att tillgodose statsmaktens krav på återrapportering är KTH:s verksamhet indelad i verksamhetsområden. Stödprojekt som inte är verksamhetsfördelat kan användas. Fördelning görs sedan månadsvis till de olika verksamhetsprojekten i enlighet med KTH:s fullkostnadsmodell. Följande koder används för de olika verksamhetsområdena: 1= Grundutbildning 2= Uppdragsutbildning 21= Beställd utbildning 3= Forskning/Forskarutbildning 4= Uppdragsforskning 9= Ej verksamhetsfördelad/stödprojekt

KTH UF/Ekonomiavdelning EKONOMIHANDBOK Kapitel 3 Modell för kostnadsfördelning Bilaga till beslut UF-2010/0720 Gäller from 2010-12-13 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 3.1 INLEDNING 2 3.1.1 Bakgrund 2 3.1.2 Införande av modell vid KTH 3 3.2 SAMMANFATTNING AV MODELL FÖR KOSTNADSFÖRDELNING 3 3.3 DEFINITIONER 4 3.4 GEMENSAMMA KOSTNADER 5 3.5 KOSTNADSSLAG 5 3.5.1 Kostnader för personal 6 3.5.2 Kostnader för lokaler 6 3.5.3 Övriga driftskostnader 6 3.6 PROCESS FÖR BERÄKNING AV PROCENTSATSER FÖR TÄCKNINGSBIDRAG 7 3.7 KALKYLDIFFERENSER 8 3.8 KALKYL, BUDGET OCH MEDFINANSIERING 8 Bilaga 1 Funktioner vid KTH Bilaga 2 Exempel på blanketter i Excelmodell, SUHF_20XX_Skola Bilaga 3 Implementering av SUHF modellen i redovisningen Bilaga 4 Exempel på Excelmodell, Historisk lönebas Bilaga 5 Exempel på Kalkylmall

3.2 Kapitel 3 Modell för kostnadsfördelning 3.1 Inledning Detta kapitel beskriver modellen för kostnadsfördelning av gemensamma kostnader där målet är att nå en enhetlig kostnadsredovisning. 3.1.1 Bakgrund Efter rekommendation från Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) har KTH infört en gemensam modell för fördelning av gemensamma kostnader i syfte att komma tillrätta med svårigheterna kring en enhetlig finansierings- och kostnadsredovisning. Redovisningen tillgodoser de krav som ställs av interna beslutsfattare och externa bidragsgivare. Sådana krav kan vara behov av ökad transparens samt bättre underlag för prioritering och uppföljning. Modellen leder till en rättvisande ekonomisk redovisning som skapar förtroende för högskolans verksamhet och synliggör ekonomiskt ansvar på olika nivåer inom högskolan. Högskolans ledning och övriga ansvariga får därmed möjlighet att styra och följa upp den ekonomiska utvecklingen på ett bättre sätt än tidigare. Modellen tillgodoser, såväl den utbildningsansvariges som den enskilde forskningsledarens behov av uppgifter, som behövs för kalkylering, budgetering och uppföljning. Modellen tillgodoser även statens behov av uppföljningar och gör det möjligt att jämföra högskolor samt skapa ett ökat förtroende för högskolans ekonomiska redovisning hos andra intressenter, som de externa finansiärerna. I regeringens proposition 2008/09:50 Ett lyft för forskning och innovation framför regeringen bland annat: Framtida finansiering av forskningsprojekt Regeringens bedömning är att samtliga statliga myndigheter vid finansiering av forskningsprojekt vid universitet och högskolor bör bidra med en, i förhållande till deras insatta bidrag till de direkta kostnaderna, proportionell andel av de indirekta kostnaderna. Med en proportionell andel avses det insatta bidraget till de direkta kostnaderna från respektive finansiär i till projektets totala direkta kostnad. Den andel som därvid erhålls utgör den del finansiären bör betala av lärosätets indirekta kostnader för det aktuella projektet. De indirekta kostnaderna bör därvid beräknas med utgångspunkt i den modell som tagits fram av arbetsgruppen 1 enligt ovan. Avsikten är därvid inte att åstadkomma en generell höjning av statliga myndigheters finansiering av de indirekta kostnaderna, utan att den ska anpassas till den faktiska situationen i det enskilda fallet. Vidare är det önskvärt att detta bör gälla även för stiftelser och andra juridiska personer som tillkommit med statliga medel som grund. Även ickestatliga finansiärer bör uppmuntras att bidra med en rimlig andel av de indirekta kostnaderna inklusive lokalkostnader för respektive projekt. Anslagsmedel får tas i anspråk för samfinansiering av projekt eller liknande verksamhet inom ramen för universitet och högskolors verksamhetsområde om ändamålet med anslaget inte hindrar detta. Detta innebär att inga statliga finansiärer kan kräva särbehandling vad gäller finansiering av de indirekta kostnaderna i ett projekt. 1 Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) tillsatte 2001 en arbetsgrupp, den s.k. Mundebogruppen, för att gå igenom de faktiska indirekta kostnaderna som universitet och högskolor har för forskning.

3.3 Kapitel 3 Modell för kostnadsfördelning 3.1.2 Införande av modell vid KTH Modellen vid KTH har utvecklats med utgångspunkt från den modell som SUHF har föreslagit. Fr o m år 2010 tillämpar KTH modellen. Detta framgår dels av Övergripande planering och förutsättningar för budget 2010 vid KTH, se Dnr V-2009-0623 samt av rektorsbeslut gällande Verksamhetsuppdrag och medelstilldelning för 2009, se beslut UF-2008/0741. Målet med modellen är att nå en enhetlig kostnadsredovisning. Grundprincipen för full fördelning av gemensamma kostnader är att all kärnverksamhet vid KTH ska bära sina egna direkta kostnader samt sin andel av gemensamma kostnader. 3.2 Sammanfattning av modell för kostnadsfördelning Den grundläggande principen för modellen för kostnadsfördelning är att all kärnverksamhet ska bära sina egna direkta kostnader samt sin andel av de gemensamma kostnaderna. Det sker genom att direkta kostnader redovisas direkt på en kostnadsbärare medan de gemensamma kostnaderna debiteras kostnadsbäraren i form av ett procentuellt täckningsbidrag. När de gemensamma kostnaderna har debiterats kostnadsbärare benämns de indirekta kostnader. Kostnaderna analyseras och fördelas dels mellan huvudnivåer (KTH, skola och avdelning), huvudfunktioner (Ledning, Utbildnings- och forskningsadministration, Ekonomi- och personal, Infrastruktur och service samt Bibliotek) och dels på verksamhetsgrenarna Utbildning respektive Forskning. Se bilaga 1 som beskriver huvudfunktionerna och vad som utgör bas för fördelning av gemensamma kostnader inom dessa. För varje avdelnings kostnadsbärare, uppdelad på Utbildning (VH1, VH2 och VH 21) respektive Forskning (VH3 och VH4), beräknas en procentsats för det täckningsbidrag kostnadsbäraren ska bidra med till stödfunktionerna. Grunden för beräkning av procentsats utgörs av historisk lönebas för föregående läsår med eventuell justering för större 2 beslutade förändringar. Procentsatserna ändras ej under pågående räkenskapsår. Uppföljning måste göras årligen för att stämma av utfallet. Kalkyldifferenser leder till över- eller underfinansiering av de gemensamma kostnaderna och kan uppstå på såväl avdelningsnivå som på skol- respektive KTH-nivå. Se mer om kalkyldifferenser i avsnitt 3.7. Redovisningen av gemensamma kostnader görs enligt redovisningsplanen för gemensamma kostnader i VH9. På varje huvudnivå finns det projekt för gemensamma kostnader. I samband med varje månadsbokslut görs en automatisk kontering (s k triggerkörning) med början på avdelningarnas kostnadsbärare upp till avdelningsnivå, skolnivå och KTH-nivå enligt de fastställda procentsatserna för respektive huvudnivå och verksamhetsgren. När skolornas automatkonteringar är gjorda och allt är klart kan den sista automatkonteringen genomföras vilket innebär att beloppen fördelas på VH9-kostnadsbärarnas konton till KTH:s fem huvudfunktioner. Se bilaga 3 med en mer detaljerad beskrivning av hur redovisning och automatkontering/triggerkörning genomförs. 2 Med större förändring avses 5-10 % av skolans lönebas.

3.4 Kapitel 3 Modell för kostnadsfördelning 3.3 Definitioner Kärnverksamhet: All verksamhet som bedrivs vid KTH i syfte att uppfylla det övergripande verksamhetsmålet för utbildning och forskning. Stödverksamhet: De gemensamma aktiviteter som bedrivs av stödfunktioner på olika nivåer. Kostnader för stödfunktioner benämns gemensamma kostnader på de tre huvudnivåerna, KTH/ skola/avdelning. Stödfunktionerna delas in i olika funktioner, se avsnitt 3.4 samt bilaga 1. Kostnadsbärare: Den lägsta nivån där det är meningsfullt att budgetera och följa upp resultatet i kärnverksamheten. All kärnverksamhet delas in i kostnadsbärare och det är stödverksamhetens kostnader som ska fördelas på dessa. En kostnadsbärare kan vara ett projekt/en aktivitet, en grupp av projekt/aktiviteter, i vissa fall en avdelning eller forskargrupp, allt beroende på verksamhet. Direkta kostnader : Kostnader som är direkt hänförliga till en viss aktivitet och till endast en kostnadsbärare. De direkta kostnaderna redovisas på kostnadsbäraren utan fördelning. Indirekta kostnader : Kostnader som är gemensamma för flera/samtliga kostnadsbärare. Begreppet uttrycker att kostnaderna inte kommer från kostnadsbärarens egen beslutade verksamhet utan från det indirekta nyttjandet av organisationens gemensamma resurser. Indirekta kostnader debiteras kostnadsbäraren med direkt lönekostnad som bas. Direkta lönekostnader : Lönekostnader i kärnverksamheten samt stipendier för konsumtionsbidrag till enskilda personer, exklusive resestipendier. Täckningsbidrag: För varje grupp kostnadsbärare fastställs en procentsats utifrån lönebasen (se exempel i modell i bilaga 2) för debitering av gemensamma kostnader på de olika huvudnivåerna (KTH/skola/avdelning). Kalkyl : Ska tydligt visa vilka intäkter och kostnader som kan uppstå i projekt inför en projektansökan. Syftet med kalkylen är att bedöma projektets ekonomi för att kunna göra en bedömning av den ekonomiska risken. Budget: Bedömning av kostnadsbärarens totala intäkter och kostnader. I budgeten ska full kostnadstäckning uppvisas. Medfinansiering: Kompletterande finansiering i ett forskningsprojekt med KTH:s anslagsmedel. Se mer i avsnitt 3.8. Samfinansiering: Finansiering i ett forskningsprojekt då en tredje part går in med finansiering i ett projekt som finansieras dels med externa medel men även med KTH:s anslagsmedel. Avdelning: Är en formell resultatenhet som sammanfaller med resultatansvar under skolnivån, d v s delegationsnivån under skolchefen.

3.5 Kapitel 3 Modell för kostnadsfördelning 3.4 Gemensamma kostnader Gemensamma kostnader redovisas på de tre huvudnivåerna KTH, skola och avdelning. Kostnadsbärarna levererar täckningsbidrag till dessa nivåer. Täckningsbidragen benämns TBK för KTHnivå, TBS för skolnivå och TBA för avdelningsnivå. De gemensamma kostnaderna struktureras enligt en gemensam, överenskommen klassificering i huvudfunktioner i syfte att uppnå enhetlighet och transparens. De huvudfunktioner som används vid KTH är: Ledning Utbildnings- och forskningsadministration Ekonomi och personal Infrastruktur och service Bibliotek För en mer detaljerad beskrivning av vad som ingår i respektive huvudfunktion se bilaga 1. Utgångspunkten vid strukturering av gemensamma kostnader i funktioner är att en funktion ska inkludera alla sina kostnader. För att kvalitetssäkra arbetet är det viktigt att dokumentera: Vilka org enheter som har gemensamma stödfunktioner och vilka org enheter som ska debiteras TBK/TBS/TBA (se bilaga 2 ORG INVENTERING) Vilka ställningstaganden skolan har gjort i samband med arbetet med fördelning av gemensamma kostnader inom skolan Skolans budgeterade kostnader förknippade med stödfunktionen på skolnivå respektive avdelningsnivå. Av bilaga 2 framgår de dokument som ska bifogas bokslutspärmen (se de röda flikarna) för att dokumentera de nämnda ställningstaganden. Tillsammans med en projektplan för stödverksamheten och sammanställningen över procentsatser bildar detta en historik av fördelningen av gemensamma kostnader. Dokumentationen utgör även en del av kommentarerna till budgeten i bokslutspärmen och den kan även utgöra grund för förklaring till finansiärerna. Kostnaderna inom stödfunktionerna på skol- och avdelningsnivå redovisas på stödprojekt (VH9) uppdelade på ovanstående huvudfunktioner. Fördelningen på respektive verksamhetsgren görs månadsvis utifrån gemensamma fördelningsprojekt. Se mer om detta i bilaga 3. Kostnaderna för huvudfunktionerna kännetecknas av att de varken kan eller ska debiteras direkt på kostnadsbärare i redovisningen. De behöver först samlas upp på olika nivåer i redovisningen för att sedan debiteras kostnadsbärarna med hjälp av procentuella pålägg på kostnadsbärarens direkta lönekostnader. 3.5 Kostnadsslag Kostnadsslag som förekommer i redovisningen kan definieras både som direkta och indirekta kostnader beroende på att de används både i kärn- respektive stödverksamheten. Nedan följer en beskrivning av de väsentligaste kostnadsslagen och i vilken utsträckning de är direkta respektive indirekta kostnader.

3.6 Kapitel 3 Modell för kostnadsfördelning 3.5.1 Kostnader för personal Lön för anställda som undervisar och forskar är direkta kostnader. Lön för teknisk/administrativ personal som helt eller delvis kan kopplas till en kostnadsbärare är direkta kostnader. Kostnader med koppling till personal följer respektive anställds kontering. En diskussion om bemanningsplanering och tidrapportering förs vid KTH i syfte att förbättra verksamhetsplaneringen genom bemanningsplanering, kompetensinventering, tidsplanering och tidrapportering. Ambitionen är att redovisa lönekostnader baserat på tidredovisning. All planering och uppföljning av lärares arbetstid inom KTH ska utgå från en bemanningsplan, d v s en plan där arbetstiden är procentuellt fördelad mellan olika verksamhetsgrenar. Bemanningsplanen ska såväl inför som efter ett verksamhetsår ge en så rättvis bild som möjligt vad gäller tidsfördelningen och samtidigt spegla den överenskommelse som ingåtts mellan chef och medarbetare. I ett fullkostnadsperspektiv kan tidsfördelningen i vissa fall behöva brytas ner till nivån kostnadsbärare för att bättre svara upp mot olika uppföljningskrav. Exempelvis kräver EU att all personal som finansieras inom EU-projekt ska redovisa sin totala arbetstid. Övriga personalkostnader För kurskostnader och övrigt måste en bedömning ske med utgångspunkt från aktuellt fall. Om en hel avdelning har en konferens kan det vara en gemensam kostnad medan en kostnad för en enskild forskares konferensdeltagande är en direkt kostnad. Friskvård och annat inom arbetsmiljöområdet klassificeras som indirekt kostnad. 3.5.2 Kostnader för lokaler Lokalerna vid KTH används i både kärnverksamhet och stödverksamhet. De lokaler som kan kopplas direkt till respektive kostnadsbärare betraktas som direkta kostnader i modellen. Hyra för undervisningslokaler är direkta kostnader. Lokaler som nyttjas av gemensamma funktioner på olika huvudnivåer och lokaler som är gemensamma för skola/avdelning är indirekta för kostnadsbärarna. När lokalkostnader redovisats som direkta kostnader hos kostnadsbärarna i redovisningsmodellen, bör beräkningarna baseras på verkliga lokalkostnader. På KTH används för närvarande ett system med internpris per kvadratmeter som fastställs på central nivå. I en intern hyresmodell hyr skolan sina lokaler enligt villkor som regleras i interna kontrakt. En grundregel är att det är användningen som avgör om lokalkostnaderna ska klassificeras som direkta lokalkostnader eller om de ska fördelas. Ambitionen är att beräkna kostnaden utifrån faktiskt nyttjande genom att beräkna enligt följande; Lokalyta x internpris per kvadratmeter x tid/nyttjandegrad. För närvarande görs beräkningen utifrån en metod som innebär påläggsberäknade kostnader som relateras till direkta lönekostnader. 3.5.3 Övriga driftskostnader Nedan följer några exempel på hantering av övriga driftskostnader med avseende på om de kan anses vara direkta eller indirekta. Reparation och underhåll/offentligrättsliga avgifter Kostnader som hänför sig till gemensamma anläggningar och lokaler är indirekta.

3.7 Kapitel 3 Modell för kostnadsfördelning Resor, representation och information Är ofta knutna till kärnverksamheten och är då direkta kostnader. Inköp av varor (Förbrukningsmaterial) Inköp av datorer, dataprogram, böcker, prenumerationer, gas, laboratoriematerial som nyttjas i utbildning eller forskning är direkta kostnader. Övrigt är indirekta kostnader. Köp av tjänster, porto, telefoni mm Tjänster som nyttjas i utbildning eller forskning är direkta kostnader. Tjänster för underhåll av datorer är däremot oftast indirekta kostnader. Porto och telefoni är vanligtvis indirekta kostnader. Om kostnaderna för telefoni överstiger ett av skolan fastställt belopp (gränsen kan variera allt från 1500 kr och uppåt) kan kostnaden vara en direkt kostnad. Samma gränsdragning kan göras för övriga kostnader. Övriga tjänster Det som nyttjas i utbildning eller forskning är direkta kostnader. 3.6 Process för beräkning av procentsatser för täckningsbidrag I detta avsnitt beskrivs hur processen för beräkning av procentsatser för täckningsbidrag sker (se även bilaga 2). De olika stegen i processen innehåller även hänvisningar till var olika dokument finns att hämta som ska utgöra underlag för beräkningar och dokumentation. Steg 1 Inventering av skolans avdelningar Processen att fördela budgeterade gemensamma kostnader inleds med att skolan gör en inventering av skolans avdelningar. Dokumentationen av inventeringen sker i Excelmodellen SUHF_20XX_SKOLA som finns på P:\SUHF. Behörig till mappen är skolans funktionsansvariga ekonom. En bedömning ska ske av dels vilka avdelningar som har skol- respektive avdelningsgemensamma kostnader och dels vilka avdelningar som ska belastas med skol- respektive avdelningsgemensamma kostnader. Det är viktigt att skolorna gör denna inventering årligen för att fånga upp eventuella förändringar. Steg 2 Lönebas Med utgångspunkt från uppgifter om faktiska lönekostnader för närmast föregående läsår fastställs historisk lönebas med hänsyn tagen till beslutade förändringar i verksamheten som påverkar lönebasen med mer än 5-10 % per skola. Beslutade förändringar ska rapporteras till UF, enligt tidplan. Se exempel på fastställd historisk lönebas i bilaga 4. Skolan omfördelar lönebas mellan avdelningar. Skolan justerar lönebasen med gemensamma lönekostnader.

3.8 Kapitel 3 Modell för kostnadsfördelning Steg 3 Beräkning av procentsatser för täckningsbidrag När UF fastställt lönebas samt skolans andel av TBK och respektive skola har fyllt i sin budget (i skolans budgetmall på P:\) för gemensamma kostnader på skol- och avdelningsnivå beräknas skolans procentsatser för TBK/TBS/ TBA per avdelning och verksamhet. Procentsatserna ändras inte under pågående räkenskapsår. Fördelningsbas är totala lönekostnader inkl stipendier 3, det är fasta procentsatser som används för fördelning av de gemensamma kostnaderna. 3.7 Kalkyldifferenser På KTH, skol- och avdelningsnivå redovisas faktiska gemensamma kostnader samt täckningsbidrag från verksamhetsprojekt. Här uppstår en kalkyldifferens på huvudnivå och verksamhetsgren. Kalkyldifferens som uppstår i VH91- och VH93- projekt vid debitering av täckningsbidrag kommer att generera ett resultat som ska resultatföras. Noggranna analyser bör ske för att utreda de skillnader som uppkommer. En modell för hantering av kalkyldifferenser kommer att utformas vid KTH. 3.8 Kalkyl, budget och medfinansiering I samband med ansökan om forskningsfinansiering ska en fullständig intäkts- och kostnadskalkyl finnas. En kalkylmall finns per avdelning och tillhandahålls av skolekonom, se exempel i bilaga 5. Kalkylens korrekthet ska kontrolleras av skolchef eller den som enligt en av skolchefen fastställd delegationsordning har detta ansvar. Kalkylen ska leda till en fullständig intäkts- och kostnadsbudget för kostnadsbäraren där full kostnadstäckning ska visas. Det är på kostnadsbäraren som utfallet (resultatet) mäts och kostnaderna ska vara definierade som antingen direkta eller indirekta begreppen finns definierade i avsnitt 3.3 Definitioner. I samband med ansökan när projektkalkylen upprättas kommer behovet av medfinansiering att tydliggöras. Ansvarig skolchef måste ta ställning till om och i vilken omfattning det finns andra medel, t ex anslag, för att medfinansiera ett projekt som det söks externa medel för. Medfinansiering ska vara budgeterad och beslutad, se kapitel 4 i Ekonomihandboken. 3 Avser stipendier för konsumtionsbidrag till enskilda personer, exklusive resestipendier

KTH UF/Ekonomiavdelning EKONOMIHANDBOK Kapitel 4 Projektredovisning Bilaga till beslut UF-07/0661 Utgiven 2004-06-24 Reviderad 2008-04-10 Reviderad 2010-05-12 Reviderad 2010-07-06 Reviderad 2013-03-20 Innehållsförteckning 4.1 Projektdefinition 2 4.2 Verksamhetsprojekt respektive stödprojekt 3 4.2.1. Verksamhetsprojekt 3 4.2.2. Stödprojekt 3 4.3 Olika typer av projekt 4 4.3.1. Huvud- och delprojekt 4 4.3.2. Samlingsprojekt 4 4.4 Löpande redovisning 5 4.4.1 Värdering av projekt 5 4.4.2 Redovisning av kostnader 6 4.4.3 Periodisering av kostnader 6 4.4.4 Fördelning av gemensamma kostnader 7 4.4.5 Redovisning av intäkter 9 4.4.6 Periodisering av intäkter 9 4.4.7 Projekt finansierade med balanserat kapital 10 4.5 Periodavslut projekt 11 4.5.1 Automatisk projektperiodisering 11 4.5.2 CHECKLISTA - Projektavstämning 11 4.5.3 Periodisering av inbetalda medel 13 4.5.4 Avslut av projekt 14 4.6 Projektadministration 15 4.6.1 Intern beslutsrutin 15 4.6.2 Projektpärmar 16 4.6.3 Bevakningsjournal för projekt inom VH3 17 4.6.4 Bevakningsjournal för projekt inom VH2, VH21 och VH4 17

Kapitel 4 Projektredovisning 4.2 4.1 Projektdefinition Detta kapitel ger en översiktlig genomgång av grunderna för projektredovisningen vid KTH. Grunderna för projektredovisningen bygger på KTH:s ekonomimodell som vilar på följande grundpelare: redovisningen är till för verksamheten redovisningens minsta beståndsdel är projekt på varje projekt ska samtliga kostnader redovisas (fullständig kostnadsredovisning) alla projekt ska ha fullständig finansiering (full kostnadstäckning) projekt är lika med en verksamhet en verksamhet/projekt kan ha flera finansiärer. Läs mer i kapitel 2 om KTH:s redovisningsplan. Där finns också en översiktstabell över kodsträngen. I redovisningen använder KTH en verksamhetsstyrd projektmodell som bl a innebär att: all verksamhet är knuten till en bokslutsenhet, normalt en skola med eventuell tillhörande forskarskola/kompetenscentrum all verksamhet ska redovisas i projektform all projektredovisning ska bygga på full kostnadstäckning om inte externfinansiering ger full kostnadstäckning ska medfinansiering användas enhetliga principer gäller för kalkylering, hantering av offert/ansökan samt uppföljning all kärnverksamhet delas in i kostnadsbärare 1, och stödverksamheten erhåller månadsvis ett täckningsbidrag från kostnadsbärarna för att täcka de gemensamma kostnaderna historisk lönebas utgör bas vid beräkning av den procentsats en kostnadsbärare ska bidra med till de gemensamma kostnaderna statsanslagen fördelas månadsvis direkt till respektive skola. Ett projekt kan definieras som aktiviteter där det behövs en sammanhållen redovisning och där följande kriterier ska vara uppfyllda: projektet har en bestämd uppgift och ett mål projektet har en budget projektet har en ansvarig person verksamhetsprojektet ska vara tidsbegränsat, avslutstidpunkt ska anges (samlingsprojekt undantaget). När ovanstående kriterier är uppfyllda är det ett projekt och kan läggas upp i ekonomisystemet. 1 Den lägsta nivå där det är meningsfullt att budgetera och följa upp resultatet i kärnverksamheten. En kostnadsbärare kan vara ett projekt/en aktivitet, en grupp av projekt/aktiviteter, i vissa fall en avdelning eller forskargrupp allt beroende på verksamhet.

Kapitel 4 Projektredovisning 4.3 4.2 Verksamhetsprojekt respektive stödprojekt En första indelning av projekttyper kan göras i verksamhetsprojekt respektive stödprojekt. I verksamhetsprojekten redovisas KTH:s fem verksamhetsgrenar (se avsnitt 4.2.1) och i stödprojekten (se avsnitt 4.2.2) redovisas aktiviteter som stöder verksamheten. Verksamhetsprojekt (proj kod grupp 1-8) - Redovisning av verksamhetsgrenar (VH 1/2/21/3/4) Stödprojekt (proj kod grupp 9) - Redovisning av kostnader av gemensam karaktär som stöder verksamheten 4.2.1. Verksamhetsprojekt Verksamhetsprojekt återfinns inom projektkodgrupperna 1-8, läs mer om projektkodnumrering i Ekonomihandbokens avsnitt 2.4 Projekt (dim 2). Ett verksamhetsprojekt uppfyller samtliga kriterier enligt definitionen i avsnitt 4.1. Projekten indelas i enlighet med verksamhetsgrenarna i projekt för: grundutbildning (VH1) uppdragsutbildning (VH2) beställd utbildning (VH21) forskning/forskarutbildning (VH3) uppdragsforskning (VH4) Verksamhetsprojekten ska bära alla sina kostnader d v s både direkta och indirekta kostnader. Om finansiären av ett projekt inte är beredd att finansiera samtliga kostnader, t ex del av de gemensamma kostnaderna på KTH-/skol-/avdelningsnivå ska dessa täckas genom medfinansiering. Beslut om medfinansiering fattas av skolchef vid projektstart. Medfinansiering kan bara förekomma i VH1 och VH3. 4.2.2. Stödprojekt Stödprojekt återfinns inom projektkodgruppen 9, VH9. I stödprojekt redovisas kostnader av gemensam karaktär på KTH-/skol-/avdelningsnivå inom följande fem huvudfunktioner: Ledning Utbildnings- och forskningsadministration Ekonomi och personal Infrastruktur och service Bibliotek Stödprojekt används för fördelning av de gemensamma kostnaderna men även för interna tilldelningar för grundutbildnings-, forsknings- och forskarutbildningsändamål samt fördelning av lokalkostnader och räntor. Även andra debiteringar och tilldelningar som grundas på centrala beslut och/eller andra mellanhavanden skola/central förvaltning förs över till stödprojektet. Felkonterade lönekostnader förs också till ett stödprojekt för vidare hantering av skolorna.

Kapitel 4 Projektredovisning 4.4 Alla gemensamma kostnader redovisas i verksamhet 90 därefter sker en fördelning till verksamhet 91 (Utbildning) och verksamhet 93 (Forskning) med automatkontering utifrån en förutbestämd procentuell fördelning. Läs mer om fördelning av gemensamma kostnader i avsnitt 4.4.4 samt i bilaga 3 till kapitel 3 Modell för kostnadsfördelning. Verksamhetsprojekten debiteras månadsvis med ett belopp som ska bidra till att täcka de gemensamma kostnaderna som redovisas på stödprojekt. Observera att intäkter inte får redovisas på stödprojekt. De ska fördelas direkt på verksamhetsprojekt per konto. 4.3 Olika typer av projekt För att underlätta uppföljningen av verksamheten kan verksamhetsprojekt ha olika summeringsnivåer t ex: Huvud- och delprojekt för att särredovisa aktiviteter inom ett större projekt Samlingsprojekt för flera smärre uppdrag, anläggningstillgångar etc. 4.3.1. Huvud- och delprojekt Ett verksamhetsprojekt kan delas upp i huvud- och delprojekt t ex för att underlätta återrapportering till en finansiär. Delprojekt kan också användas för att särredovisa kostnader/ intäkter för tillfälliga aktiviteter inom projektets ram, exempelvis presentation vid konferenser/ mässor. Vidare kan skolan, om de så önskar, redovisa eventuell medfinansiering av verksamhetsprojekt på ett speciellt delprojekt. Detta ska då framgå av budgeten. Två olika typer av huvudprojekt kan förekomma: 1. Huvudprojekt som endast är en summeringsnivå. Alla kostnader och intäkter bokförs på delprojekt. 2. Huvudprojekt där projektets gemensamma kostnader och intäkter bokförs, medan kostnader/intäkter som behöver särredovisas bokförs på delprojekt. På ett delprojekt för medfinansiering kan, förutom medfinansieringen, de kostnader som inte täcks av de externa bidragsfinansiärerna redovisas. Huvudprojektet används som sökväg för rapportuttag avseende hela verksamhetsprojektet d v s huvudprojekt inklusive samtliga delprojekt. I Agressos projektregister definieras till vilket huvudprojekt delprojektet hör. För uppföljning av hela projektet, ex vis för uppföljning mot projektbudget, kan en rapport tas ut där huvud- och delprojekt har summerats. 4.3.2. Samlingsprojekt Med samlingsprojekt avses ett projekt där kostnader och intäkter konteras som inte behöver särredovisas, t ex: I planeringsfasen av verksamhetsprojekt samlingsprojekt per verksamhet (avdelnings- /skolgemensamt) Resultat från avslutade projekt samlingsprojekt per verksamhet (avdelnings- /skolgemensamt) Smärre uppdrag samlingsprojekt per verksamhet (avdelnings-/skolgemensamt). Anläggningsprojekt - anläggningstillgångar med restvärde vid projektets slut kan samlas på anläggningsprojekt. Projektet kan vara antingen ett verksamhets- eller stödprojekt. Läs mera om avskrivningar i kapitel 8. Observera att även samlingsprojekt måste ha rätt verksamhet.