Syftet med detta White Paper är att förklara och visa hur Astrada4 används i de olika faserna av en lönsamhetsanalys. Astradas Mission: Att förbättra våra kunders långsiktiga lönsamhet. Astrada hjälper framgångsrika företag och organisationer att förstå och följa upp kostnader och lönsamhet i alla relevanta dimensioner som t.ex. produkt, kund, marknad, projekt och säljkanal. Vi utvecklar och implementerar systemlösningar i syfte att förse chefer och andra beslutsfattare med tillförlitlig kostnads- och lönsamhets-information. Förutom en stabil systemlösning behövs en stark metodik för att modellera verksamheten i en kalkylmodell. Astradas metodik som baseras på ABC (Activity Based Costing) synliggör annan kostnadslogik än volymlogik, t.ex. artikel-, sortiments- och orderkomplexitet. Fatta rätt beslut med hjälp av rätt information Lönsamhetsanalys handlar om att förstå vad som faktiskt driver kostnader och intäkter, och hur detta förhåller sig till dina kunder och produkter. Astrada4 är ett verktyg för lönsamhetsanalys som är enkelt att använda och samtidigt flexibelt nog att passa dina specifika affärsbehov fullt ut. Genom att implementera Astrada4 i dina affärsprocesser skapar du en stabil bas för framgångsrika affärsbeslut på långsiktigt strategisk nivå liksom i den dagliga verksamheten. Några typiska användningsområden är: processutveckling, kvalitetsförbättring, sortimentsstrategi, prissättning, försäljningsstrategi och kundsegmentering. Astrada4 är både ett stöd i processen för att ta fram lönsamhetsinformation och när det gäller metoderna som krävs för att analysera informationen. Programmet kan användas såväl för stora koncerner bestående av flera mindre bolag, som för mindre fristående företag. Genom en implementering av Astrada4 har er organisation möjligheten att få överblick över lönsamhetsinformationen och kunna analysera denna ur olika resultatdimensioner, så som produkt, kund och säljkanal. Programmet förser er dessutom med en kraftfull förkalkylsfunktion och möjligheten att simulera framtida scenarier, med hjälp av faktisk lönsamhetsinformation. Astrada4 är ett stöd i alla steg av en heltäckande lönsamhetsanalys: Analysera och dokumentera resurser, aktiviteter och drivare. Länka kostnader från huvudboken till resurser och räkna ut kostnad per drivare och aktivitet. Skapa en kalkylmodell och integrera denna med källdatasystemen. Sätta upp rutiner för kalkylkörningar och schemalägga kalkyluppdateringar. Anpassning till rapporteringsverktyg för vidare resultatanalys. Återanvändning av modellen i en förkalkyl eller budget. System set-up Source Systems Reporting Tool(s) End Users Astrada4 är ett fristående verktyg som är utvecklat i Visual Studio.NET. Felhanteringen kan anpassas efter kundens behov. Programvaran är designad för SQL Server- och Oracle-databaser. Databasen används för varaktig datalagring och tunga beräkningar. EXAMPLE: - SAP - Oracle - Movex - IBS - IFS - BAN - Jeeves etc. ERP system General Ledger Production Data Ordering System Database EXAMPLE: - Oracle BI - Cognos - QlikView - Micro- Strategy - MS Excel - MS Access - Business Objects etc. EXAMPLE: - Controller - Product Manager - Sales Manager - Key Account Manager - Production Manager - Manager of Quality etc.
Nya möjligheter att jobba med lönsamhetsinformation Lönsamhetsanalys handlar i grunden om att allokera kostnader och intäkter för att förstå vilka kunder eller produkter som är lönsamma och varför. Varje företag och organisation är dock unik och det finns sällan ett svar på hur denna allokering ska se ut, eller vilka som är de relevanta resultatdimensionerna. En analys med syfte att förstå sin verksamhet och hur kostnader uppkommer och förbrukas är oftast första steget när företag vill ta fram tillförlitlig lönsamhetsinformation. Astrada4 är verktyget som åskådliggör resultatet av analysen och på ett enkelt sätt gör det möjligt att bygga en kalkylmodell med analysen som empirisk grund. Huvudbokens kostnader länkas till resurserna i modellen. Genom olika sökalternativ är det enkelt att i efterhand se hur de olika kostnaderna är länkade. Anpassning av kalkylmodellen I Astrada4 finns möjligheten att skräddarsy en modell anpassad efter aktuell bransch och den specifika verksamhetens organisation och struktur. Modellen åskådliggörs grafiskt genom en uppdelning i underkalkyler som typiskt representerar olika avdelningar eller maskiner. Dessa delas i sin tur upp i resurser baserat på analysen av verksamhetens olika delar och hur kostnaderna konsumeras. Kostnadslänkningen är central i Astrada4. Kostnader som importerats från huvudboken finns tillgängliga för att genom drag and drop kunna kopplas till modellens olika resurser. Användarvänligheten har också utvecklats för att enkelt få överblick över kostnader och resurser, och hur dessa är länkade till varandra. Det är dessutom lätt att ändra den befintliga kostnadslänkningen och/eller lägga till resurser, vilket gör modellen dynamisk och lätt att utveckla i takt med att den verklighet som avspeglas förändras. Astrada4 har ett användargränssnitt där modellens alla delar byggs upp och visualiseras. Resurserna som är hierarkiskt presenterade i en trädstruktur beroende på överliggande kalkyl delas sedan upp i aktiviteter och till dessa kopplas drivare, vilket enkelt uttryck är de regler eller nycklar som beskriver hur resursernas kostnader ska fördelas mellan exempelvis olika produkter. Precis som kostnadslänkningen är aktiv- 2
iteter och drivare lätt utbytbara och förändringar kan även här göras för att modellen hela tiden ska kunna vara anpassad till verksamheten. Logiken för modellens drivare och de många valmöjligheter som finns när dessa definieras är en av mjukvarans huvudstyrkor. Till skillnad från många affärssystem där kalkylmodulerna har ett begränsat antal förvalda kalkylmodeller, är Astrada4 utvecklat för att kunna vara långt mer flexibelt. Programmet är särskilt lämpligt för ABC-kalkylering, som för många företag ger den bästa förklaringskraften, men som fått stå tillbaka för de traditionella påläggskalkylerna i brist på rätt verktyg. En viktig funktionalitet är också möjligheten att räkna på flera olika resultatdimensioner samtidigt. Det betyder att en klassisk produktkalkyl kan byggas upp, men att resultatet inte bara visar kostnad och lönsamhet per produkt, utan också per exempelvis kund, marknad eller ända ner per orderrad. Genom användning av olika kalkylobjekt kan modellen anpassas till en specifik bransch och verksamhet. Rent tekniskt är detta möjligt eftersom det i Astrada4 går att kombinera en rad så kallade kalkylobjekt och koppla dessa till varandra med en - för den aktuella modellen - lämplig logik. Detta, kombinerat med att kalkylobjekten kan hantera en mängd olika typer av produkt- och materialstrukturer, är två viktiga egenskaper som gör att Astrada4 kan anpassas till vitt skilda branscher och industrier. Genom programmets intervjukvitton fås information om kopplingen mellan analysen, de resurser som skapats i modellen och drivarna som definierats. På så sätt är det enkelt att följa logiken bakom modellen. Skapa förståelse för modellen Användarna av lönsamhetsanalysen och dess resultat måste kunna förstå hur den är framtagen. Enkel- och tydlighet är därför en princip som Astrada4 är anpassat utifrån. Grundtanken är att det genom alla kalkylsteg ska vara lätt för användarna att se hur modellen är uppbyggd, men också att förstå varför. Därför är dokumentationen en levande del av modellerna och finns lättillgänglig i direkt anslutning till kalkylens olika delar. På detta sätt kan användarna direkt se kopplingen mellan analys och färdig kalkylmodell. 3
All lönsamhetsinformation på samma ställe I Astrada4 finns möjligheten för företag att samla alla sina lönsamhetsanalyser på samma ställe. Olika kalkylmodeller kan byggas upp för olika enheter, men ändå inkluderas i samma projekt och databas. Startportalen i Astrada4 ger sedan en övergripande bild av de olika enheterna och status för dessa. Härifrån kan användarna sedan gå vidare till önskad kalkylmodell. Startportalen i Astrada4 ger information om vilka enheter som ingår och deras status. Helhetsgrepp om kalkylkörningarna Liksom kalkylmodellerna kan specialanpassas efter behov är också kraven när det gäller själva kalkylkörningarna varierande. Dels kan det handla om med vilken frekvens en kalkyl ska köras, dels vilka delar som är berörda. I Astrada4 Events administreras kalkylkörningarna. Här kan alla steg i en körning hanteras: Olika valmöjligheter finns när det gäller vilka kalkyler som ska köras och vilken data som ska användas. I ett statusfält ges information om pågående eller senaste körningen. Import av ny kalkyldata från olika datakällor. Det kan ofta krävas data från flera olika system och det är då effektivt att kunna koppla upp sig och hantera importerna från ett och samma ställe. I Eventfönstret kan även rutiner sättas upp för att kontrollera så att all nödvändig data har importerats. Harmonisering och filtrering av importerad data. Detta steg är viktigt för att säkra datakvalitén och oftast helt nödvändigt när data hämtas från olika system i olika format. I Astrada4 är det lätt att få struktur på denna procedur genom att skapa olika delsteg i en form av trädstruktur där det sedan enkelt går att följa harmoniseringsprocessen. Körning av kalkyl där kostnaderna fördelas ut. Det är även från Eventfönstret som Hyphenate själva kalkylen i sig startas för att kostnadsfördelningen ska ske. Här finns möjligheten att välja vilka enheter som ska köras i kalkylen och för vilken period. 4
Fakta Astrada4 Astrada4 är en Windowsbaserad applikation som kopplas mot antingen en Microsoft SQL Server- eller Oracle-databas och kan integreras med befintligt affärssystem. Administration av användarrättigheter och databasuppkopplingar sker via applikationen och inga ytterligare administratörsverktyg krävs. Förbereda resultattabeller för rapportgränssnitt. Resultattabellerna som Astrada4 automatiskt skapar efter en kalkylkörning anpassas till det befintliga rapportgränssnittet, vilket gör det möjligt att presentera Astrada4:s kalkyler i önskat rapporteringsverktyg. När rutiner satts upp för stegen ovan kan dessa schemaläggas och köras automatiskt vid givna tidpunkter. Dataimport och export kan via OLE DB och ODBC-kopplingar ske från och till alla typer av databaser. Dessutom finns inbyggd funktionalitet för import/ export för Excel och textfiler. I programmets Eventfönster kan olika typer av jobb schemaläggas. Eventfönstret kan effektivt utnyttjas utan att vara kopplade till någon kalkylmodell. Det är ett utmärkt verktyg i för att styra databasprocedurer och hantera mer omfattande datalager med överföringar mellan olika system. Systemkrav: Supported operating systems: Windows Server 2003; Windows Server 2008; Windows Vista; Windows XP I Eventfönstret sätts rutiner upp för bland annat dataimport och schemalagda kalkylkörningar. Fler funktionaliteter En kalkylmodell i Astrada4 behöver inte innehålla alla steg som kan innefattas i en lönsamhetsanalys. Det grafiska gränssnittet i uppbyggnaden av kalkylmodell gör det användbart för att bygga upp modeller som på en konceptuell nivå visualiserar en organisation, dess kostnader och vad som driver dessa. Till exempel är Astrada4 beprövat när det gäller IT-kostnadsanalyser där det primära målet inte är att fördela ut kostnader på orderrader, utan snarare skapa en modell som belyser hur kostnader kopplade till IT-system konsumeras i en organisation. Astrada4 kan användas för såväl för- som efterkalkyler. Huvudfunktionerna är an passade för efterkalkyler, där resultatet sedan kan användas som indata till en förkalkyl. Det finns dock inga hinder för att använda Astrada4 som ett självständigt förkalkylverktyg. Dessutom finns stora möjligheter att dra nytta av Astrada4 i budget arbete, genom att kalkylinformationen enkelt kan användas för att tillsammans med försäljningsprognoser skapa kostnadsunderlag. 5
Lyssna på våra kunder Kalkylsystemet är unikt. Det är sannolikt den mest omfattande och mest väl oljade kalkyllösningen för en stor koncern. Nu kan vi fatta bättre beslut om vilka produkter vi ska utveckla för kunderna. Vi kan också styra försäljningen till de mest lönsamma kunderna Steve Hudson, chef för Vertical Profitability Office, VPO, inom Outokumpu, världsledande tillverkare av rostfritt stål. Varför välja Astrada4 Fördelarna med att använda Astrada4 för lönsamhetsanalyser är många. De viktigaste kan sammanfattas i punktform: Produkten gör det enkelt att se sambanden mellan analys och modell. Stor flexibilitet när det gäller att anpassa modellen efter specifik verksamhet. Möjlighet att implementera en ABC-baserad kalkylmodell. Astrada4 integreras med befintligt affärssystem och är enkelt att administrera. Möjlighet att samla en koncerns alla kalkylmodeller på ett ställe för att säkerställa harmoniserade kalkylmodeller och principer. All analys sker i visuella gränssnitt, utan behov av kodning. Avancerad felhantering och statusrapportering för enkel och snabb support av en lösning i drift. Astrada hjälper framgångsrika företag att förstå och följa upp lönsamhet i alla relevanta dimensioner, till exempel per kund, produkt och säljkanal. Med mer än 15 års erfarenhet är vi också ödmjuka inför uppgiften att utveckla och implementera en lönsamhetsmodell som stöttar din specifika verksamhet. 6 Astrada4/White/SWE 1002