2013-08-22 1 (8) Plats och tid 2013-08-22, kl. 09.00 13.00, Lilla salen. Birgitta Larsson, ordförande Froste Persson, vice ordförande Alf-Göran Andersson Ann-Mari Louison Ingegerd Clementson Birger Johansson Övriga deltagare Lars Eriksson, Ernst & Young, sekreterare Iréne Dahl, Ernst & Young, 119 Stefan Lamme, socialnämndens ordförande, 119 Christer Persson, 1:e vice ordförande socialnämnden, 119 Pia Ingvarsson, 2:e vice ordförande socialnämnden, 119 Anna Thott, kommundirektör, 120 Utses att justera Justeringens plats och tid Alf-Göran Andersson Kommunhuset 4 sept, kl 16.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 115-126 Lars Eriksson Ordförande Birgitta Larsson Justerande Alf-Göran Andersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ 2013-08-22 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Receptionen Lars Eriksson Datum för anslags nedtagande
2013-08-22 2 115 Mötets öppnande Ordförande Birgitta Larsson hälsar alla välkomna och förklarar därmed mötet för öppnat. 116 Val av justerare Alf-Göran Andersson föreslås som justeringsperson. att: Alf-Göran Andersson utses att justera protokollet. 117 Godkännande av dagordning Ordförande presenterar dagordningen. Froste Persson informerar om att han tillskrivit kommunstyrelsen och att revisionen inte träffat barn- och utbildningsnämndens presidium med anledning av granskningen av skolornas arbete mot trakasserier och kränkande behandling. att: godkänna förslaget till dagordning och att frågan om möte med barn- och utbildningsnämndens presidium behandlas under 124.
2013-08-22 3 118 Inkomna handlingar Från kommunstyrelsen har inkommit helårsprognos nr 3. Från socialnämnden har inkommit internkontrollplan för 2013 Från kommunstyrelsen har inkommit resultatet av uppföljning av internkontrollen för 2012. att: lägga informationen till handlingarna. 119 Presentation av granskningen avseende placering av barn och unga Iréne Dahl inleder med att redogöra för vilka kompletteringar som gjorts i rapporten efter sakkontrollen. Vidare redogörs för lagstiftningen som styr placering av barn och unga. Socialstyrelsen har i råd och allmänna föreskrifter tydliggjort socialtjänstens ansvar för barn och unga i familjehem, jourfamiljehem eller hem för vård eller boende. Socialstyrelsen kräver ett kvalitetsledningssystem för socialtjänsten med process- och rutinbeskrivningar samt metoder för egenkontroll. För Simrishamns kommuns del finns tydlig utvecklingspotential när det gäller kvalitetsledningssystem. Från kommunens sida finns inte mål för placerade barn eller kvalitetsgarantier. Kommunen har samma skyldighet och krav på sig att utreda familjehemmen oavsett om det är ett hem som kommunen skriver kontrakt med eller om det är ett sk konsulenthem. Socialnämndens presidium anländer till sammanträdet kl. 10.35. Iréne Dahl redogör för granskningsrapportens slutsatser. I ett antal akter saknas vårdoch genomförandeplaner. Likaså saknas noteringar från både barnsekreterare och familjesekreterare, vilket innebär att Socialstyrelsens föreskrifter inte är implementerade. Genomgående finns det anteckningar om en tät kontakt mellan socialtjänsten och familjehemmet. Ett utvecklingsområde för socialtjänsten är att säkerställa att varje barn får information om hur kontakt skall tas med
2013-08-22 4 socialsekreterare oberoende av familjehemmet. På regelbunden basis följs den unges hälsa upp liksom hur skolarbetet fungerar. Diskussion följer med socialnämndens presidium om granskningens slutsatser. att: godkänna granskningen och att Lars Eriksson tar fram ett förslag på missiv till nästa sammanträde. 120 Möte med kommundirektören Revisorerna har bjudit in kommunchefen med anledning av revisionens tidigare granskning av kommunledningskontoret samt de uppgifter som Birgitta Larsson och Froste Persson sammanställts om vilka projekt som är aktuella inom kommunledningskontoret. Kommunchefen uttrycker tillfredsställelse över omorganisationens resultat. Många delar av kommunledningskontorets verksamhet har utvecklats i en mycket positiv riktning. När det gäller projekt inom kommunledningskontoret finns egentligen inte så många projekt, även om begreppet kan användas för sådant som egentligen inte är projekt. För att definieras som projekt skall det finnas en budget med egen redovisning kopplat till projektet. För närvarande finns det två aktuella projekt. Inom Marint Centrum finns det behov av att tydliggöra organisationen och vilken roll kommunen har visavi Marint Centrum. Revisorerna diskuterar hur fortsatt uppföljning skall ske av Marint Centrum. Under 2012 genomförde revisionen en djupgranskning av Marint Centrum.. att: Alf-Göran Andersson och Froste Persson sammanställer ett revisions-pm, efter att Lars Eriksson tagit fram ett förslag till granskningsplan.
2013-08-22 5 121 Kurser och konferenser Kurskatalogen från SKL diskuteras. Den utbildning som kan vara intressant är den årligen återkommande revisionsdialogen, som kommer att hållas i Malmö den 26 november. Birgitta Larsson och Froste Persson informerar om att de kommer åka på EY:s kundrådsdag i Malmö den 29 augusti. att: avvakta med beslut om deltagande till dess att inbjudan till revisionsdialogen skickas ut från SKL:s revisionsavdelning och 122 Revisionens egen budgetuppföljning I den ekonomiska uppföljning som skickats ut till dagens sammanträde via brev och mejl finns dels den ekonomiska ställningen per 16 augusti och dels en prognos för helåret 2013. Lars Eriksson och Birgitta Larsson redogör för uppföljningen. Av prognosen framgår att de planerade aktiviteterna, såväl revisionsgruppernas löpande granskning som sammanträden och utbildningstillfällen ryms inom budgetramen. att: godkänna redovisningen av revisionens ekonomiska läge.
2013-08-22 6 123 Resursplanering för bevakningsgrupperna Utifrån den lämnade ekonomiska uppföljningen framgår att det finns budgetutrymme för två dagar extra till bevakningsgruppen för BUN enligt önskemål på föregående revisionssammanträde ( 108). att: tillskjuta två dagar ytterligare till bevakningsgruppen för BUN. 124 Rapport från bevakningsgrupperna Socialnämnden. Birgitta Larsson informerar om att studiebesöken inom äldreomsorgen förläggs till hösten. Barn- och utbildningsnämnden. Alf-Göran Andersson informerar om att hela barnoch utbildningsnämnden vill få en presentation av granskningen av skolan arbete mot trakasserier och kränkande behandling. Barn- och utbildningsnämnden har nästa sammanträde den 2 oktober. Förutom granskningen finns frågeställningar om nämndens delårsbokslut och samverkan med socialnämnden ifråga om placerade barn att diskutera med nämnden. Alf-Göran Andersson inleder idag löpande granskning av särskolan. Kultur- och fritidsnämnden. Froste Persson informerar om att nämnden har förlängt entreprenaden med Österlen Fritid AB. Froste Persson blev kallad till nämndens sammanträde den 15 augusti för att redogöra för revisionens synpunkter på förlängningen av entreprenaden. Froste redovisar det revisions-pm, som delades ut på sammanträdet. Froste Persson informerar om att han har skrivit till samhällsbyggnadsnämnden om kompletterande uppgifter om gräventreprenaden. Svaren från nämnden har inte varit tillfredsställande och därför har Froste Persson JO-anmält detta. Samhällsbyggnadsnämnden. Ann-Mari Louison informerar om läget angående kommunens tvist med Dahls Elektriska. Enligt förvaltningschefen är ärendet på väg
2013-08-22 7 till tingsrätten. När det gäller uthyrningen av hamnkiosken återkommer bevakningsgruppen efter bedömning av inkomna uppgifter. Myndighetsnämnden. Ann-Mari Louison redogör för att det enligt media finns ett antal överklaganden avseende vindkraftsverk. Kommunstyrelsen. Ann-Mari Louison meddelar att sammanställningen över projekt inom näringslivsenheten behöver kompletteras. Närmare beskrivning lämnas av bevakningsgruppen när komplettering inkommer. Alf-Göran Andersson informerar om att möte är inbokat i augusti med turistchefen och personalen. Granskningsuppdraget är att bedöma styrning och ledning, hur turistkontoret arbetar med hållbar turism och i vilken grad tursimsatsningar sker i samverkan och med stöd från kommuninvånarna. att: Alf-Göran Andersson och Ingegerd Clementson kontaktar barn- och utbildningsnämnden för inbjudan till den 2 oktober. att: förvaltningschefer bjuds in till början av oktober för presentation av delårsbokslutet. 125 Övriga frågor Froste Persson informerar om att en felaktig version av revisionsberättelse för kulturoch fritidsnämnden är utlagd på kommunens hemsida.
2013-08-22 8 126 Mötets avslutande Ordförande avslutar mötet och tackar de medverkande.