SLUTDOKUMENT 1(2) 2012-03-12 För kännedom; Fullmäktiges presidium Partiernas gruppledare Kommunstyrelsen Miljö- och byggnämnden Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Fritids- och kulturnämnden Granskning av personalförsörjningen Vi har i egenskap av förtroendevalda revisorer i Kiruna kommun granskat om kommunens arbete med personalförsörjning/rekrytering är ändamålsenligt och den interna kontrollen tillräcklig. I granskningen har vi biträtts av sakkunniga från. Resultatet av vår granskning finns redovisat i bifogad revisionsrapport. Vår sammanfattande bedömning är kommunens arbete med personalförsörjning är till stor del tillfredsställande. Vår bedömning baseras på följande iakttagelser; Kommunens tidigare situation med god tillgång till personal och ibland behov av att reducera personal har förändrats. Nu förekommer brist på personal samtidigt med påtaglig konkurrens från andra arbetsgivare på orten. På grund av de förändrade förutsättningarna är nu personalförsörjningsfrågorna i fokus i inom kommunkontoret, förvaltningarna och bolag. Styrdokument inom området uppdateras och personalförsörjning är ett område som regelbundet behandlas i olika ledningsgrupper Kommunen saknar dock en personalförsörjningsplan men en sådan är planerad att tas fram under innevarande år. Revisionsrapporten redovisar att rapporteringen om personalförsörjningsfrågor som politikerna får eller begär är sparsam. En mer djupgående, löpande och regelbundet återkommande rapportering till politikerna skulle stärka kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende personalförsörjningen. Detta motiveras av att området är ett viktigt strategiskt område för Kiruna kommun när det gäller att upprätthålla en god service till medborgarna. Tillämpningen av de riktlinjer inom personalområdet som har en koppling till personalförsörjning/rekrytering är till stor del tillfredsställande. De förändringar som nyligen skett och planeras genomföras avseende styrande dokument behöver förankras i förvaltningarna. Vi instämmer i den bedömning som görs i revisionsrapporten avseende betydelsen av att tillämpningen av riktlinjer för avgångssamtal blir väl förankrade i verksamheterna då dessa samtal kan ge värdefull information inför kommande rekryteringar.
SLUTDOKUMENT 2(2) 2012-03-12 Det är av stor betydelse att kommunen har kompetenta chefer men även olika typer av spetskompetenser. Därför är det viktigt att kommunen fullföljer sina planer på att ta fram riktlinjer för sina chefsrekryteringar samt anpassar chefsavtal till rådande konkurrenssituation. Det planerade chefsutvecklingsprogrammet bör även bidra till att framtida behov av chefer kan tillgodoses. I övrigt hänvisar vi till de iakttagelser som redovisas i bifogade revisionsrapport. För Kiruna kommuns revisorer Roger Aitomäki, ordförande Peter Scherman, vice ordförande Bilaga: Revisionsrapport Personalförsörjning,, mars 2012
Revisionsrapport Personalförsörjning Kiruna kommun Jan-Erik Wuolo Cert. kommunal revisor Mars 2012
Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning 1 2. Bakgrund och uppdrag 3 2.1. Revisionsfråga 3 2.2. Metod och avgränsning 4 3. Granskningsresultat 5 3.1. Strategier och mål för personalförsörjningen 5 3.2. Riktlinjer och rutiner för personalförsörjning/ rekrytering 7 3.3. Rekryteringen och anställningsavtal avseende chefer 9 Kiruna kommuns revisorer
1. Sammanfattande bedömning På uppdrag av revisorerna i Kiruna kommun har granskat personalförsörjningen inom kommunen. Revisionsfrågan för granskningen är om kommunens arbete med personal-/kompetensförsörjning är ändamålsenligt och den interna kontrollen tillräcklig? Revisorernas bedömning av väsentlighet och risk utgör grunden för valet av granskningsinriktning. Med utgångspunkt från granskningens kontrollmål är vår sammanfattande bedömning att kommunens arbete med personalförsörjning till stor del är tillfredsställande. Vår bedömning utgår från nedanstående iakttagelser. Kiruna kommuns förutsättningar för att säkerställa personalförsörjningen inom kommunorganisationen och nå framgång i sina rekryteringar har förändrats radikalt under de senaste åren. Från en situation med god tillgång till olika personalkategorier vid rekryteringsbehov, men även tidvis behov av att reducera personal inom olika områden, råder nu brist på och stark konkurrens på orten om personal inom flera av kommunens verksamhetsområden. Detta har lett till att personalförsörjningsfrågorna har kommit i fokus inom kommunkontoret och flera förvaltningar. Medvetenheten bland cheferna om att den strategiska personalförsörjningen måste säkerställas är tydlig. Vi ser att det pågår ett arbete med att ta fram nya styrdokument inom personalområdet och se över gamla. Någon övergripande personalförsörjningsplan för kommunen finns f n inte men kommunkontoret uppger att en sådan ska tas fram under 2012. En omarbetad personalhandbok fastställdes i slutet av 2011 och nya delegationsregler omfattande bland annat beslut i personalfrågor kommer enligt uppgift att fastställas under våren 2012. I flera av förvaltningarna och inom Tekniska verken AB pågår arbeten med siktet att säkerställa den framtida bemanningen. Med en tydlig och dokumenterad styrning av personalförsörjning underlättas uppföljning och rapportering till politikerna i kommunstyrelsen och nämnderna. Efter genomgång av protokoll ser vi att rapporteringen som politikerna får eller begär är sparsam. Området personalförsörjning är tveklöst ett strategiskt viktig område för Kiruna kommun. En mer djupgående, löpande och regelbundet återkommande rapportering till politikerna skulle stärka kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende personalförsörjningen. I detta sammanhang vill vi särskilt uppmärksamma barn- och utbildningsnämndens ansvarsområde med det viktiga uppdraget att säkerställa den framtida tillgången på behöriga lärare av olika kategorier. När det gäller tillämpningen av de riktlinjer inom personalområdet som har en koppling till personalförsörjning/rekrytering bedömer vi att tillämpningen av dessa inom förvaltningar överlag är tillfredsställande. Ett förhållande som säkerställer tillämpningen är att kommunkontorets personalspecialister ofta stödjer förvaltningarna vid deras rekryteringar. Riktlinjerna i den nyligen omarbetade personalhandboken behöver nu förankras hos berörda vid förvaltningarna. Här vill vi särskilt understryka behovet av att tillämpningen avseende avgångssamtal får ett starkt genomslag eftersom kommunen ge- Kiruna kommuns revisorer 1 av 9
nom detta verktyg kan få mycket värdefull information inför påföljande rekryteringar. Det är vår bedömning att kommunen behöver riktlinjer för sina chefsrekryteringar. Inte minst konkurrensläget kräver detta. Det är därför tillfredsställande att notera att beslut tagits att en sådan policy ska tas fram samt att kommunen planerar att starta ett internt chefsutvecklingsprogram som kan bidra till att framtida behov av chefer tillgodoses. Vårt intryck är att det finns efterfrågan på denna typ av riktlinjer och utbildning från förvaltningarna. Kiruna kommuns revisorer 2 av 9
2. Bakgrund och uppdrag Strategisk personal-/kompetensförsörjning är en fortlöpande och systematisk process för att med ett längre tidsperspektiv säkerställa att rätt kompetens finns i kommunen så att politikens fastställda mål uppnås av verksamheterna och att medborgarna får en god service. Personalförsörjning är den process genom vilken en organisation med olika åtgärder, t ex intern och extern rekrytering, tillgodoser att det finns den personal som krävs. Personalförsörjning innefattar hela rekryteringsprocessen från vakant tjänst till avgångsomställning men även områden som t ex strategisk personalplanering, vidareutbildning, marknadsföring av kommunen som arbetsgivare och bedömning av konkurrenssituationen när det gäller attraktiva kompetenser. Marknadsföring av kommunen kan bland annat visa omvärlden kommunens attraktivitet som arbetsgivare och bostadsort Utveckling av och följsamhet till fastställda strategier/planer och rutiner för rekrytering, kompetensutveckling och personalavveckling är av betydelse för att säkerställa att det finns tillräckligt med personal med rätt kompetens. Med en effektiv personalförsörjning skapas förutsättningar för kommunen att kunna fullgöra sitt ansvar och sina uppdrag enligt de krav och behov som kommuninnevånarna har. Den regionala och nationella konkurrensen om de kompetenser som behövs inom kommunerna blir allt mer påtaglig inte minst gäller det Kiruna kommun. En kommuns agerande och framgångar i konkurrensen om personalen inte är givna utan kräver planering och ett aktivt systematiskt arbete med personalfrågorna. Pensionsavgångarna bland 40-talisterna har tagit fart och kommer att skapa ett ökat rekryteringsbehov för kommunen. Kommunens verksamhet är starkt personalintensiv med krav på personal med mångsidig och hög kompetens. Inom ramen för kommunens personalförsörjning ligger även att med ett aktivt personalutvecklande arbete öka förutsättningarna för att ha nöjda medarbetare och därmed behålla redan anställd personal som även kan fungera som ambassadörer för kommunen. Det finns uppenbara risker för försämrad kommunal service i framtiden om kommunen inte på tillfredsställande sätt klarar av personalförsörjningsfrågorna. 2.1. Revisionsfråga Revisionsfrågan för granskningen är om kommunens arbete med personalförsörjning/rekrytering är ändamålsenligt och den interna kontrollen tillräcklig? Följande kontrollmål är styrande för granskningen: Det finns en av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen fastställd strategi för personal- och kompetensförsörjningen och den är känd och tillämpad i organisationen. Det finns riktlinjer och rutiner för rekryteringsarbetet och dessa tillämpas och följs upp. Kommunen säkerställer att rekryteringen av ledare inklusive de anställningsavtal som skrivs med förvaltningschefer och andra högre chefer sker på ett ändamålsenligt sätt. Kiruna kommuns revisorer 3 av 9
2.2. Metod och avgränsning Faktainsamlingen har skett via personliga intervjuer och genomgångar av relevant och befintlig dokumentation som styrande riktlinjer och förekommande uppföljningar. Utöver egna sökningar avseende dokumentation som t e x planer, beslut/protokoll, uppföljningar har vi vid våra intervjuer med nedan nämnda chefer ombett dessa att informera revisionen om dokument som har en koppling till granskningens inriktning. På dessa sätt har vi fått till oss den dokumentation som utgör en del av grunden för resultatredovisningen och våra bedömningar. Revisionen omfattar följande enheter: Kommunkontoret, Barn- och utbildningsförvaltningen, Fritids- och kulturförvaltningen, Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen, Socialförvaltningen samt det kommunala bolaget Tekniska verken i Kiruna AB. Intervjuer har genomförts med kommunchefen, personalchefen vid kommunkontoret, förvaltningscheferna vid ovan nämnda förvaltningar samt Vd för Tekniska verken. Sammanlagt har sju personer intervjuats. Kiruna kommuns revisorer 4 av 9
3. Granskningsresultat 3.1. Strategier och mål för personalförsörjningen Ett strategiskt personalförsörjningsarbete innebär att med ett långsiktigt perspektiv samla information internt i kommunen men även från omvärlden om förhållanden som är av betydelse för att kunna bedöma, planera och vidta åtgärder som innebär att kommunen säkerställer tillgången på kompetenta medarbetare och chefer. Det innebär t ex att beräkna och bedöma pensionsavgångar, konkurrenssituationen, efterfrågan på kommunens service (t ex framtida elevantal i skolan), kommunens attraktivitet att bo och arbete i osv. Dessa olika aspekter och bedömningar brukar sammanställas i olika strategidokument t ex en personalförsörjningsplan. Från våra intervjuer får vi en samstämmig bild om att förutsättningarna avseende personalförsörjning i Kiruna har förändrats radikalt de senaste åren. Detta beror inte minst på gruvans expansion och den därtill kopplade samhällsomvandlingen. Förut karaktäriserades kommunens situation av god tillgång på personal och att kommunen avvecklade personal. Med nuvarande konjunkturuppgång är läget att konkurrensen om personal har ökat, inte minst från de privata arbetsgivarna/ industrin på orten. Inom vissa områden är det stora svårigheter att rekrytera t ex inom områdena bygglov, byggnadsinspektion, biståndshandläggare, mekaniker, chaufförer. Men det är också mer vanligt att kommunanställda går över till anställning inom LKAB och de privata arbetsgivarna. Samtidigt kan även bostadsbristen i Kiruna vara ett hinder vid rekryteringar av inflyttande till kommunen. De vi har intervjuat förutser att det kommer att bli problem med personalförsörjningen i framtiden. Någon av dem uttrycker att Det räcker inte med att känna till antalet pensioneringar, vi måste som kommun bli mer planerande, aktiv och attraktiv i dessa frågor. De dokument som delgetts oss och som vi gått igenom och som har en koppling till styrning och uppföljning av området personalförsörjning redovisas i sammanfattning nedan: Kommunövergripande finns det Personalpolitiska handlingsprogrammet som innehåller bland annat ett avsnitt om Policy för personal- och kompetensförsörjning. Där lyfts fram att det ska finnas en flexibel personalförsörjning som utgår från verksamhetens förändrade behov och att kommunen ska uppfattas som en god arbetsgivare. Planering av personalförsörjning ska ingå i den årliga budget- och verksamhetsplaneringen. Verksamhets- och omvärldsanalyser samt medarbetarsamtal ska bilda underlag för kompetensutvecklingsåtgärder. Årliga medarbetarsamtal och avgångssamtal ska genomföras. Det finns framtaget en analys av personalbehov på lång sikt med utgångspunkt från beräknade pensionsavgångar. Kommunen har även låtit göra en utredning, Personalförsörjning och arbetsgivarmarknadsföring 2011. I rapporten görs personalprognoser med utgångspunkt från kommande ålderspensioneringar och när det gäller skolan även i förhållande till kommande elevunderlag. Rapporten framhåller vikten av att kommunen kan bedöma de interna och externa krav som ställs för att bedriva till en effektiv kommunal verksamhet, samt vilken inverkan detta har på Kiruna kommuns revisorer 5 av 9
t ex personalförsörjningen. Rapporten nämner att de som intervjuats uttrycker att de känner sig dåligt förberedd för de framtida nyrekryteringar som ska genomföras. Någon övergripande personalförsörjningsplan för kommunen finns fn inte. Enligt uppgift har ett arbete inletts med att ta fram en sådan plan samt att kommunkontoret arbetar med att skapa ett arbetsgivarvarumärke för kommunen med syfte att lyfta fram kommunens attraktivitet. Bedömningen är att det ska vara klart med en personalförsörjningsplan under 2012. Avsikten är att förvaltningarna ska involveras i arbetet med denna plan. Det kan i sammanhanget nämnas att kommunstyrelsens delegationsordning som bland annat omfattar beslutsregler vid anställning har setts över och den nya delegationsordningen beräknas politiskt fastställas under våren 2012. Översiktligt beskrivet innebär det att kommunstyrelsen kommer att besluta om anställning av kommunchef och förvaltningschefer, medan förvaltningschefer har att besluta avseende underställda chefer och dessa i sin tur beslutar om tillsvidareanställningar av övriga medarbetare. I kommunens Årsredovisning 2010 och Personalredovisning och hälsobokslut 2010 finns i viss omfattning uppföljningsområden med koppling till personalförsörjningsarbetet. I årsredovisningen beskrivs dock endast antalet personer (200) som beräknas gå i ålderspension fram till 2015. En nyligen framtagen uppgift från personalkontoret visar på att drygt 600 kommer att gå i pension inom den kommande 10-årsperioden. Det är till den största delen vårdpersonal (220) och barnomsorgspersonal (115) det gäller, men även lärarna (80) är en jämförelsevis stor grupp. Den årliga personalredovisningen är mer utförlig och här beskrivs personalens åldersstruktur, avgångar och rekryteringsbehov men endast med beaktande av antalet pensioneringar. Inga andra bedömningar av relevanta faktorer som t ex förändrade medborgarbehov/förändringar inom verksamhetsområdena, teknikutveckling, tillgången på och konkurrens om arbetskraften, samhällsomvandlingens påverkan på kompetensförsörjningsbehovet osv. Vi har gjort en genomgång av kommunstyrelseprotokollen för 2011 för att se i vilken omfattning och i vilka avseende politikerna följer upp och behandlar området personalförsörjning. Det visar sig att det sker i sparsam omfattning, och inte alls på samma sätt som rapporteringen av t ex ekonomiska frågor, vilket sker systematiskt och återkommande. Det som har behandlats/protokollförts och som mest har en koppling till området personalförsörjning är rapporteringen av Personalredovisning och hälsobokslut för år 2010. Därutöver finns ett antal ärenden som i viss mån berör personalförsörjningen; arbetsmarknadsläget i Kiruna i allmänhet, ökade möjligheter för kommunens personal till heltidsanställning, introduktion av personal samt behovet av att se över rekryteringsriktlinjerna. Enligt våra intervjuer är det främst i kommunstyrelsens arbetsutskott som frågor om personalförsörjning behandlas. Den information och rapportering som lämnas där protokollsförs inte, utan det förs en kommunövergripande och problemlösande dialog i utskottet som fungerar som kommunens personalutskott. Någon dokumenterad och systematiserad information om strategisk personalförsörjning har vi heller inte sett är behandlat i de övriga nämnderna. Stor del av personalarbetet sköter förvaltningarna själva men de stöds även i många fall från kommunkontorets personalavdelning. T ex vid rekrytering biträder personalhandläggare förvaltningarna med sin specialistkompetens. Förvaltningarna är Kiruna kommuns revisorer 6 av 9
till stor del nöjda med stödet från personalavdelningen. Eftersom rekryteringsriktlinjerna är framtagna vid personalavdelningen samt att avdelningen har gjort informationsbesök avseende dessa vid förvaltningarna och dessutom deltar vid rekryteringar ser vi att riktlinjerna är kända och tillämpade i verksamheterna. 3.2. Riktlinjer och rutiner för personalförsörjning/ rekrytering Inom kommunen finns Strategiska ledningsgruppen (SLG) som består av kommunchefen, biträdande kommunchefen, personalchefen, ekonomichefen, IT-chefen, förvaltningscheferna samt bolagens Vd:ar. Vid SLGs möten är personalfrågor en stående punkt på dagordningen. När det gäller rekryteringsfrågor behandlas främst de som avser chefer eller specialistkompetenser. Syftet är att informera och i vissa fall samordna dessa rekryteringar. T ex kan förvaltnings- och avdelningsövergripande rekryteringsgrupper bildas för att genomföra rekryteringsprocessen. Personalpolitiska handlingsprogrammet ger grunden för de mer detaljerade Riktlinjerna för hantering av personalfrågor. Dessa riktlinjer har varit styrande fram till 2011-12-12 då en reviderad version fastställdes av kommunstyrelsen. I samband med detta beslut ändrades dokumentets namn till Personalhandbok för Kiruna kommun. Det beslutades även att komplettera de nya riktlinjerna med att avslutningssamtal ska genomföras när anställningar avslutas. Kommunkontoret fick även uppdraget att utarbeta en policy för rekrytering av chefer och nyckelpersoner. Personalhandboken innehåller på detaljnivå bland annat ett avsnitt om riktlinjer vid anställning. Här behandlas områden som återbesättningsprövning, rekryteringsförberedelser, annonsering (internt och externt), meritvärdering, referenstagning, anställningssamtal, och anställningsavtal. Under denna granskning har som nämnts dessa riktlinjer omarbetats. Denna förändring är, som vi märkt vid våra intervjuer, inte ännu känd vid alla förvaltningar eftersom personalhandboken är så nyligen fastställd. Det finns även ett avsnitt med riktlinjer för kompetensutveckling som innehåller områden som bland annat internutbildning och vidareutbildning. I samband med denna granskning har man även från förvaltningarna hänvisat till vissa förvaltningsspecifika styrdokument avseende personalförsörjning/rekrytering: Fritids och kulturförvaltningen tillämpar de kommunövergripande styrdokumenten avseende personalförsörjning och rekrytering. Vid behov får man stöd från personalavdelningens specialister i samband med rekrytering och tillhörande fackliga förhandlingar. I Fritids- och kulturnämndens måldokument 2011 berörs personalförsörjningsområdet genom att det anges att förvaltningschefen en gång per år ska rapportera till nämnden. I övrigt följer förvaltningen de av nämnden fastställda delegationsreglerna och tillämpar den kommunövergripande mallen för anställningsavtal för chefer. Även Miljö- och samhällsbyggnads-, Social- och Barn- och utbildningsförvaltningarna tillämpar de kommunövergripande styrdokumenten avseende personalförsörjning och rekrytering. Förvaltningarna får vid behov stöd från personalavdelningens specialister vid rekrytering mm. Med undantag för Tekniska Verken i Kiruna AB (se nedan) har ingen av förvaltningarna tagit fram någon form av dokumenterad långsiktig personalförsörjningsplan. Barn- och utbildningsförvaltningen har dokumentet Kvalitetsredovisning/ årsredovisning 2010 och där nämns att kompetensutvecklingen styrs främst av att Kiruna kommuns revisorer 7 av 9
chefer och personal ska kunna möta nya reformer inom skolans område. Fn sker inom Barn- och utbildningsförvaltningen en kartläggning av personalstrukturen som kommer att vara klar under 2012. Förvaltningen ser behov av att förbättra personalplanering och få ett bättre grepp om personalbehovet och vilka åtgärder som behöver vidtas, särskilt när det gäller skolverksamheten i glesbygden. Aktuellt är de nya behörighetskraven på lärare men även kommande pensioneringar som genom kartläggningen kommer att klarläggas. Konkurrensen om personal inom skolområdet upplevs som påtaglig. Flera lärare har sagt upp sig och tagit jobb hos LKAB och privata arbetsgivare. Socialförvaltningen upplever ökande problem med att rekrytera olika kompetenser. Man har bildat en marknadsföringsgrupp inom förvaltningen som arbetar t ex med besök och information i skolor om socialt arbete för att intressera eleverna för verksamhetsområdet. Förvaltningen ser ett starkt behov av långsiktig planering för att klara personalbehoven. En åtgärd som pågår är att via utveckling av den interna kontrollen förbättra rapporteringen till nämnden. Inom Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen pågår ett arbete med att ta fram en verksamhetsstrategi per avdelning där det i ett 3-5 års perspektiv ska göras bedömningar avseende pensioneringar, föräldraledigheter, effekter av stadsomvandlingen, konkurrens m m. Syftet är att ta fram ett underlag för en analys av vilka åtgärder som behöver vidtas exempelvis avseende kommande rekryteringar. Förvaltningen ser även outsourcing 1 av delar av verksamheten som ett alternativ om rekryteringarna inte blir framgångrika. Förutom sitt deltagande i SLG har man från Tekniska verken koncernledningsmöten (alla Vd:ar från bolagen samt kommunens politiska ledning) och uppdragsdialog med kommunledningen (politiker, Vd samt bolagsstyrelsens presidium). Vid dessa tillfällen kan personalförsörjningsfrågor tas upp för information eller dialog på en övergripande nivå. Tekniska verken har, enligt våra erfarenheter, en unikt omfattande och väl täckande dokumentation när det gäller personalförsörjning. I Affärsplan 2012 finns en strategi i form av en personalförsörjningsplan som innehåller delar som t ex behovsanalys och olika externa faktorer som påverkar personalförsörjningen. Det finns även redovisat åtgärder för att rekrytera, utveckla och behålla personal. Årsberättelse 2010 återkopplar dock inte till affärsplanens delar om personalförsörjning. Bolaget har även tagit fram en mer djupgående processbeskrivning av Anställningsförfarande vid Tekniska verken i Kiruna AB. Bolaget tillämpar den kommunövergripande mallen för anställningsavtal för chefer och har även utvecklat en egen modell avseende Avgångsintervju mall till frågeunderlag (både för arbetsgivaren och den anställde). Bolaget ser avgångsintervjuerna som en viktig del avseende hur och om en befattning ska återbesättas. Från bolagets sida strävar man efter att styrdokumenten ska harmoniera med kommunens övergripande riktlinjer. Inom Tekniska verken ser man bland annat två områden som viktiga för att klara den framtida personalförsörjningen. Det ena är att bättre nå ut till ungdomar via nya sociala media för att kunna visa på bolaget som en god och attraktiv arbetsgivare. Vidare ser man att tillgången på bostäder måste öka på orten för att inte detta ska vara ett hinder som kan leda till att rekryteringar inte blir framgångsrika. 1 Outsourcing betyder att en organisation låter t ex ett företag sköta en eller flera processer för sin räkning. Kiruna kommuns revisorer 8 av 9
3.3. Rekryteringen och anställningsavtal avseende chefer Det finns inga separata riktlinjer för rekrytering av chefer, chefsförsörjningsplan eller internt chefsutvecklingsprogram. Men som nämnts ovan har kommunkontoret fått ett uppdrag att ta fram en policy för rekrytering av chefer och nyckelpersoner. Enligt personalavdelningen ska kommunen även starta ett internt chefsutvecklingsprogram för att bland annat säkerställa återväxten av kommande chefer. Flera av de intervjuade från förvaltningarna uttrycker ett behov av ett sådant chefsutvecklingsprogram. Vissa rutiner som gäller och tillämpas är t ex att chefsavtal upprättas för kommunchef, förvaltningschefer och enhetschefer samt att chefrekryteringar tas upp som en punkt på SLGs dagordning. Inför att ett avtal ska tecknas med en chef ska förvaltningarna samråda med personalchefen vid kommunkontoret. Enligt personalavdelningen har rekryteringarna av chefer hittills varit framgångsrika. Rekryteringarna har i många fall skett internt inom kommunen. Chefsavtal har tillämpats i kommunen sedan 1994. Det finns en mall för chefsavtal som förvaltningarna tillämpar. De avtal som förekommer vid förvaltningarna kan i viss mån variera t ex avseende avtalstiden (2-5 år). Chefsavtal används för merparten av cheferna. När rutinen om chefsavtal började användas fick dåvarande chefer välja om de villa teckna avtal eller om de ville kvarstå i en tillsvidareanställning. Flera chefer valde att stå kvar i en tillsvidareanställning. Vårt intryck är att man från chefernas sida anser att chefsavtalen är ett bra stöd för både arbetsgivare och berörd chef. Det finns även uppfattningar att avtal även borde kunna tecknas för vissa spetskompetenser som inte är chefer men som är svåra att rekrytera. Ett par av de intervjuade cheferna anser att det behöver föras en dialog kring möjligheterna att i avtalen kunna lägga in vissa förmåner för att kunna attrahera svårrekryterade kompetenser. 2012-03-12 Jan-Erik Wuolo Projektledare Hans Forsström Uppdragsledare Kiruna kommuns revisorer 9 av 9