Protokoll extra medlemsmöte Sunne Golfklubb 2013-06-26 kl 18.00 Närvarande: 44 medlemmar i Sunne GK. Ur styrelsen deltog Torsten Norén, Susanne Nilsson, Per Bengtsson och Anneli Jansson Plats: Wärdshuset Nils Holgersson 1 Mötets öppnande Torsten Norén hälsar välkommen och öppnar mötet. 2 Val av justerare Till sekreterare valdes Anneli Jansson. Till justerare utsågs Rolf-Arne Söderlundh och Tony Larsson 3 Klubbens ekonomi och framtid Styrelsen vill ha medlemmarnas syn på de förslag som styrelsen just nu diskuterar på grund av att ekonomin inte är i balans. Prognosen ser inte bra ut. Mycket allvarlig ekonomisk situation. Det behövs ett stort medlemsengagemang för att vi ska säkra klubbens framtid. Målsättningen är att Sunne ska ha en golfbana med 18 hål, men vi behöver strategier för att klara detta. Medlemssidan går ner stadigt. Klubbens bästa år var 1999-2000 med drygt 850 medlemmar och många greenfee-gäster. Idag har många klubbar över hela Sverige bekymmer med medlemsantal och flera Värmlandsklubbar har det tungt. 2011 gjorde styrelsen i Sunne GK en undersökning som visade att 200 medlemmar inte var med och betalade: efter uppdateringen av registret var medlemsantalet nere i 640 medlemmar. Idag är medlemsantalet i giten 456. 10 juni hade vi tappat 317 000 kr i intäkter från ifjol. På årsbasis kan vi hamna på ett minus på upp mot 400 000 kronor. På greenfeeavgifter ligger vi 20 000 kr efter jämfört med fjolåret mycket på grund av den sena våren. Tävlingar ligger ungefär i fas. En positiv utveckling är att det varit fler deltagare än tidigare i tävlingarna. 384 000 kronor har kommit in på sponsorsidan. Många sponsorer hoppar av och många vill,betala mindre. Den tuffa konjunkturen märks bland företagen. Dessutom har Torsten Norén ensam arbetat på att få in sponsorer, vilket inte är hållbart. Sannolikt når vi inte budget. Ännu tuffare blir det nästa år. En idé framåt är att skaffa fyra sponsorer per hål som betalar 5 000 kronor vardera. Alltså fler sponsorer som betalar mindre. Driving rangen kom sent igång, men fungerar nu som den ska. Styrelsen har diskuterat en rad åtgärder för framtida lösningar. Möten med revisorerna Arne Olsson och Curt Palmgren har hållits.
5 stugor byggs av Chokri som tillför ett bra värde när de är klara. Sunne GK är en klubb som borde ha bra möjligheter om vi hittar rätt nivå. Plan A som styrelsen jobbar på är att behålla 18 hål, men förändra organisationen. Förhandlingar med Fryksdalens sparbank har gett klubben amorteringsfritt i 5 månader. Vi har 4,5 miljoner kronor i lån. Markens värde är mycket mer än så, vilket ger en säkerhet. Klubben måste rationalisera organisationen för att få ner kostnaderna och införa mer ideellt arbete. Servicenivån minskar som en följd av detta. Prioritering 1 är att ha en tillräckligt bra bana. Styrelsen har infört inköpsstopp, vilket betyder att varje inköp ska godkännas av styrelsen. Vi har exempelvis sagt nej till inköp av greenklippare. I november ser vi var vi står inför 2014 för att vidta ytterligare åtgärder. Styrelsen har diskuterat fler scenarier: Plan B: hitta utomstående finansiär Plan C: dra ner till 9 eller 12 hål Klubben höjer checkkrediten med 300 000 kr gällande t om årsskiftet 2013-2014. Men en motprestation krävs gentemot banken: förslag från styrelsen är att medlemmarna betalar en extra kapitalinsats på 2 000 per fullvärdig medlem som kan betalas vid ett tillfälle eller uppdelat på två alternativt fyra tillfällen så att vi får en kapitalbas. Något beslut om detta togs inte på mötet. Styrelsen inhämtade fler idéer från medlemmarna genom att lämna ordet fritt. Här redovisas förslagen som kom fram på mötet och som styrelsen nu får värdera: vädja till medlemmarna om att redan nu få en förskottsinbetalning på 2000 kronor för kommande årsavgíft 2014 (för fullvärdig medlem). En kraftfull plan ska vara kopplad till den. Villkora inbetalningen; pengarna tillbaka för medlemmen om ekonomin rätar upp sig: ett så kallat risklån. Den samlade intäktsmassan måste öka i det akuta ekonomiska läge vi befinner oss i och för att visa banken att medlemmarna ställer upp inför autogiro för alla medlemmar. Ger mer kontroll på pengaflödet. Idag använder 40 procent autogiro. Det finns 50-70 personer som inte har betalat medlemsavgiften idag. Vi måste ta kontakt med alla medlemmar som inte har betalat så att vi vet vad de har för avsikt att göra. Kristina Wallgren erbjuder sig att ringa runt till medlemmarna och göra reklam för möjligheten att betala via autogiro inför brevlådeklubb: betalar viss summa och sen greenfee för att få spela Svar: Torsten svarar att Värmlands golfförbund varit tveksamma när Årjäng testade idén. Men problemet då var att de hade utlovat att spelarna kunde spela på Värmlandsgreenfee. Problemet är ur världen om det är tydligt att spelarna ska spela på full greenfee Greenfee: erbjud spela 9 hål till speciellt pris. Tidig morgon och kväll: reducerad greenfee. Varje krona viktigt att få in. Få ut informationen om olika spelmöjlikgheter på webbplatsen Inför lotteri för medlemmar: hälften av pengarna går till klubben Inför abonnemang. Klubben får säkrad intäkt per månad. Abonnenter har till skillnad från medlemmar inget att säga till om i klubben. Utöver
abonnemanget spelar de mot liten greenfee, t ex 100 kr. Kan inte delta i tävlingar, ingår inte i gitsystemet Brevlådeklubb för sommarvärmlänningar: många från t ex Stockholmsklubbar finns i Sunne på sommaren. Bredda basen viktigt för litet underlag i Sunne. Lyft marknadsföringsdelen utanför Sunne Få till golfpaket t ex i kombination med BerättarLadan. Locka familjer? Svar från Torsten: Hotel Selma Lagerlöf aktiv med paketerbjudanden. Dock ingen succé. Greenfeespelandet går ner i hela Sverige ut budskapet att golf är bra livskvalitet: lämna erbjudanden till PRO, campingen Kolsnäs: ordna turneringar. Skaffa fram svar på vad Sunne golfklubb har som inte andra har? Behöver vi en bana i Sunne? Sprid att miljön är fantastisk, att du känner dig välkommen; bjud in de som har fritidshus. Få folk som aldrig spelat golf förut få testa olika aktiviteter Bra ha fler medlemsmöten: styrelsen kan inte klara allt. Ta fram en plan för nyrekrytering. Golfen är på väg ner och vi måste hitta nya arbetssätt Tänka i nya banor. 2010-2011 hade vi en prislapp för medlemmar. Då införde vi ett differentierat system men som också betydde tappade intäkter Låna ut utrusning, göra det lättare för nybörjare att pröva golf. Vi får inte ge upp tanken på att vi kan bli fler som spelar Mer marknadsföring behövs. Når inte utanför Sunne för att få hit nya medlemmar eftersom vi inte har medel att marknadsföra våra idéer. Marknadsför Sunne mot Oslo som brevlådeklubb eftersom det är dyrt att spela i Norge. Hur många norska medlemmar har vi? 32 procent av klubbens medlemmar bor i Sunne Bearbeta spelare i Oslo, Göteborg, Stockholm. Ge mäklaren greenfeecheckar för att få folk att testa golfbanan Bearbeta fritidshusboende bjud in dem till golfbanan Kil är ett bra exempel som satsat på närområdet och lyckats: skickade erbjudande till varje hushåll. Stor respons. I Sunne finns det säkert många som inte känner till golfbanan och hur trevligt det är Inför pay and play : Sänk avgiften till 200 kr Kör radioreklam: Mix Megapol. Mätbart. Når hela Värmland. Undersök vad det kostar Inför familjegreenfee: 2 vuxna, 2 barn. Reducerade priser Ha både medlemskap och pay and play på 9 hål (variera varannan vecka vilka 9 hål) Marknasför som 12 håls-bana, 9 håls-bana och pay and play på 6 hål. Gör spelmöjligheterna flexibla. Varje krona in är värdefull. (Hur får vi in det i giten när spelarna inte går 18 hål?) Alternativ i Kristinehamn 1 000 kr = 5 rundor golf En engångsinsats för medlemmar: vilka konsekvenser får det? Vi kan inte låna pengar till drift Maskinsidan innebär stora kostnader: kan man tumma på klippningen? Diskutera med greenkeepern Per vad som kan minskas ner. Ta fram radikalt åtgärdsprogram. Måste hitta rätt nivå för klubben. Vad kan vi dra ner på utan att det märks för mycket. Likviditetsbudget? Vi köper bränsle för 200 000 kr per år vilket inte är hållbart Finns det någon intressent som skulle vilja stötta? PR-värdet stort för Sunne. Petter Stordalen? Få in mer kompetens i styrelsen är viktigt
Bästa exponeringen vid E45:an. Se om det finns större företag som IKEA som vill betala för att synas här med skyltar Sunne kommun borde vara intresserade. Finns driftbidrag? Viktigt med en golfbana för att vara en attraktiv kommun som vill locka företag Torsten svarar: Dialog finns med kommunen. Men de har det också tufft ekonomiskt i nuläget Testa varianter för spel: går snabbt lägga in på hemsidan, går snabbt att göra Sunne - golf på dina villkor: det är vad många golfare söker idag. Ett bra sätt för Sunne GK att marknadsföra sig på Dålig kommunikation internt. Det saknas mottagare. Förslag har lämnats in till styrelsen, men når inte fram för diskussion Tydlighet framåt mot medlemmarna: beskriv öppet hur det ser ut och vilken plan som gäller. Berätta att det är fara för att klubben går i konkurs om vi inte agerar tillsammans Kan inte tvinga någon betala en extraavgfit, men vädja till medlemmarna om 2 000 kr extra Fadderskap: vilka kan ställa upp? Kil fick in 112 nya medlemmar. Alla i Kil fick brev hem, radiojinglar i februari, sen träningsgrupper i april. Måste ha en organisation att ta hand om de nya. Nybörjare tar tid på banan Medlemmar bör få tackbrev från klubben när de går in och betalar extra Erbjudande till medlemmarna om att gå in och köpa marken, inte bara begära in mer avgifter. Utnyttja balansräkningen bokfört värde Är påminnelsefakturor utskickade? Ska göras nu enligt Ann-Sofie. Deadline för betalning var i januari. Inga signaler från spelare om att de inte vill vara med. Ska du gå ur klubben ska det meddelas i november. Viktigt att vi vet vilka som verkligen är medlemmar Påminnelser om betalning bör gå ut personligen till medlemmarna. Inte bara via nyhetsbrev Personer som inte har haft golf-id kan få spela play and play direkt. Eller gå med någon som har golf-id Medlemsavgifter: januari efter jul tungt för många att betala. Lättare betala i november. Om inte hela avgiften så betala hälften då och hälften i februari Ingen kontinuitet I att synas i pressen tävlingar till exempel. Borde göras mer. Torsten Norén skickar in till Fryksdalsbygden så det görs, men andra får gärna bidra med bilder och skrivande Torsten berättar att det funnits en marknadskommitté, men att den försvann snabbt. Han föreslår därför att det tillsätts en extern marknadskommitté/ utvecklingsaktivitetsgrupp; ett intressentgäng utanför styrelsen som hjälper till med utvecklingsidéer. Utvecklingsaktivitetsgrupp införs och ska forma underlag för nu och 2014 med förslag till styrelsen. I gruppen jobbar sammankallande Yngve Johannesson (till oktober), Jan Sjöström, Anders Nilsson, Mats Nyström, Margaretha den Hollander, Jan Johansson och Lars Bäckvall. En idélåda till gruppen skapas via hotmail Styrelsens uppdrag är nu att snabbt sätta in åtgärder som ger resultat, bland annat genomföra organisationsförändringar. Styrelsen sammanställer åtgärdsplan för kommande halvår. Drar ner kostnader maximalt i år. Syftet är att stärka sitsen inför 2014. Kortsiktiga åtgärder:
andra halvårets intäkter och utgifter måste balanseras. I november vet vi var vi står. Då får vi välja riktning för framtiden.. Uppföljningsmöte sker i mitten av augusti. Kallelse kommer per e-post. Torsten Norén tackar medlemmarna och avslutar mötet. Vid protokollet Justerat av Anneli Jansson Rolf-Arne Söderlundh Tony Larsson