Inspektionsrapport 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Strålsäkerhetsmyndigheten Riksarkivet (RA) inspekterade den 2 april 2012 arkivvården vid Strålsäkerhetsmyndigheten (SSM). Den 11 april 2012 gjorde RA ett kompletterande besök för att titta på centralarkivet. Närvarande: Från SSM: Verksarkivarie Huvudregistrator Arkivarie Adm.chef (del av tid) Kvalitetssamordnare (del av tid) Från RA: Maria Nordström Jarnryd, inspektör Sebastian Grette, byggnadsingenjör (11 april) Victor Bergmark, praktikant (11 april) SAMMANFATTNING RA har besökt SSM för att inspektera arkivvården. Inspektionen var aviserad i förväg. Eftersom SSM är en relativt ny myndighet så är det första gången den inspekteras. FÖRELÄGGANDEN Följande åtgärder ska vidtas och redovisas till RA senast den 30 juni 2013. - Färdigställa den under upprättande strategin för bevarande av elektroniska handlingar enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar RA-FS 2009:1, 3 kap.1 2. - Föregångarnas arkivredovisning ska färdigställas och avslutas genom ett ordnings- och förteckningsarbete i enlighet med RA-FS 1991:1, ändrad och omtryckt 1997:4. - Arkivredovisning för åren 2008-2010 som finns som utkast ska fastställas och avslutas enligt RA-FS 1991:1, ändrad och omtryckt 1997:4. - Arkivbeskrivningen ska kompletteras i enlighet med RA-FS 1991:1, ändrad och omtryckt 1997:4.
Inspektionsrapport 2 (6) 1 ANSVAR OCH ORGANISATION Inom SSM finns grundläggande kunskap om arkivregelverket och den lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar. Arkivarien och huvudregistratorn håller utbildningar för personalen. Verksarkivarien är arkivansvarig. Arkiv och registratur är placerade vid den administrativa avdelningen. Det praktiska arbetet med att uppdatera arkivförteckningarna, ta fram dokumenthanteringsplaner etc. görs av verksarkivarien. En extra arkivarie är anställd för att gallra, ordna och förteckna föregångarnas arkiv. En assistent hjälper till att kartonglägga handlingar. Vid SSM arbetar även en utvecklare som är utbildad arkivarie. Hon samarbetar med verksarkivarien gällande utveckling av arkivfrågorna. Myndigheten har en huvudregistrator och en registrator. Ett projekt ska reda ut hur de elektroniska handlingarna ska bevaras. Ansvaret för upphandling av skrivare och kopiatorer har IT-enheten. För annat skrivmaterial ligger ansvaret vid ekonomienheten. Några stora förändringar som kommer att ske inom den närmaste framtiden är att GD kommer att gå i pension och en ny tillträda, en avdelning kommer att splittras, ev. kommer nya datasystem att tas i bruk. 2 STYRDOKUMENT Följande styrdokument finns vid Strålsäkerhetsmyndigheten; Befattningsbeskrivning för verksarkivarien finns sedan myndigheten var ny. Verksamhetsplaneringen för 2012 innehåller en del om arkiv och registratur, t.ex. tas en förstudie om e-arkiv upp. D/D-plan används inte längre, SSM har en klassificeringsstruktur som används vid diarieföring. Dokumenthanteringsplanen är under utarbetande. Rutiner finns gällande diarieföring och arkivering. Styrdokument gällande dokumentstyrning samt verksamhetsstyrning finns framtagna. Denna typ av dokument nås på Intranätet via länk. Handbok gällande diarieföringssystemet SSM360 finns. Nästan all personal har fyllt i en fullmakt att registrator får öppna deras personadresserade post. Fastställandet av styrdokument av denna typ görs av GD eller administrativ chef. Godkännandefunktion finns. Först efter godkännande kan de läsas. 3 ARKIVBILDNING SSM använder sig av diarieföringssystemet SSM360 sedan i december 2010. Än så länge upprättas eller inkommer inga handlingar direkt i systemet. Det finns funderingar kring att börja med enklare anmälningar och funktioner. Handläggarna kan själva lägga till åtgärder i sina ärenden. Det är bara registrator som kan upprätta och
Inspektionsrapport 3 (6) avsluta ärenden. Registratorerna skannar handlingar. Rutiner för e-post finns. De bevaras på papper. Det som även finns i särskilda databaser diarieförs också i SSM360. Ibland resulterar det i dubbel diarieföring. Det finns bl.a. särskilda system för myndighetens tillsyn. Vid upphandling eller framtagande av nya system deltar alltid arkivarien eller en representant för honom. Tidigare användes diarieföringssystemet W3D3. Allt är migrerat från W3D3 till SSM360. Handläggarna utför rensning och gallring i enlighet med Riksarkivets föreskrifter gällande gallring av handlingar av ringa eller tillfällig betydelse, RA-FS 1991:6, ändrad och omtryckt RA-FS 197:6. Registrator kontrollerar akten innan arkivläggning. År 2011 började myndigheten använda en klassificeringsstruktur. Diarieföring och arkivläggning sker efter den. T.o.m. 2010 arkiveras handlingarna efter allmänna arkivschemat. Mycket är arkiverat på objekt. Om handlingar finns både digitalt och på papper bevaras informationen på papper. Myndigheten använder sig av ekonomisystemet Agresso och personalsystemet Palasso. 4 FRAMSTÄLLNING OCH HANTERING AV HANDLINGAR Elektroniska handlingar SSM delar system med IAEA (internationellt samarbete) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB. Arkivansvaret är inte förlagt till SSM i dessa fall. Myndigheten tillämpar inte ännu någon särskild systemförvaltningsmodell. ITavdelningen arbetar med detta och kommer att välja en generell modell t.ex. pm3. Back up tas en gång per dygn och förvaras externt. Rutinerna är inte så noggrant nedtecknade. En särskild modell för informationssäkerhet ska tas fram. Myndigheten har en informationssäkerhetsansvarig. Vid SSM använder man LIS. Ändringslogg, historikfil eller motsvarande dokumentation av ändringar i de olika systemen saknas till vissa system. Myndigheten har haft problem med dokumentation till diarieföringssystemet SSM360, viss dokumentation saknas. I SSM360 finns fyra säkerhetsnivåer. Förståelsedokumentation i enlighet med RA-FS 2009:1, 5 kap. 4 finns men behöver ev. uppdateras. Myndigheten hemsida och Intranät lagras ned med jämna mellanrum. En strategi för bevarande elektroniska handlingar är under framtagande. Den ingår i en förstudie gällande e-arkivering.
Inspektionsrapport 4 (6) Myndigheten har rutiner för hur information på sociala medier som Facebook och Twitter kan ställas av tillfälligt. Man använder sig av E-delegationens rekommendationer. Om ett ärende uppstår t.ex. på Facebook behandlas det på samma sätt samma ärenden normalt behandlas. Externa databärare för bevarande används inte. Handlingar på papper Vid SSM finns rutiner gällande framställning, förvaring och vård av pappershandlingar. Myndigheten kan visa en leverantörsförsäkran gällande åldringsbeständigt papper. Rutiner finns för upphandling av skrivmateriel enligt förteckning över certifierade produkter finns ej. Aktomslag används. Arkivboxarna är väl fyllda. Boxarna är märkta med myndighetens namn och unika volymsignum. Boxarna är etiketterade. Arkivboxarna är bruna. Dessa får användas till lagret är slut därefter ska vita arkivboxar som uppfyller SS 62 81 07 införskaffas. Ljud och bild finns inte vid myndigheten. Digitala fotografier skrivs ut på åldringsbeständigt papper och förvaras i akten. I myndighetens föregångares arkiv finns ritningar. 5 GALLRING SSM har två myndighetsspecifika föreskrifter, RA-MS 2008:37 gällande överlämnande och införlivande samt RA-MS 2009:31 gällande närarkivet. Följande tillämpningsbeslut finns vid myndigheten; för handlingar av tillfällig och ringa betydelse RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt RA-FS 1997:6), för handlingar gällande upphandling, RA-FS 2004:2, för RA-FS 2004:3 gällande räkenskaper och för RA-FS 2006:5 gällande löne- och personaladministration. RA-FS 2004:1 gällande sökande av tjänst tillämpas. Gällande forskningshandlingar, RA-FS 1999:1, har man beslutat att bevara alla handlingar. Gallringsfristen vid inaktualitet förekommer inte vid myndigheten. Diarieföringssystemet SSM360 tar själv hand om gallringen gällande upphandling. Även vid personalrekrytering tar aktuellt system hand om gallringen efter två år. Ekonomi- och personalavdelningarna verkställer sin gallring själva. Eftersom myndigheten bara har funnits sedan 2008 har det ännu inte gallrats så mycket. Nu pågår gallring i föregångarnas arkiv i samband med att de ordnas och förtecknas. Detta arbete utförs av en projektanställd arkivarie.
Inspektionsrapport 5 (6) 6 ARKIVREDOVISNING Arkivbeskrivning SSM har en arkivbeskrivning som är upprättad den 3 februari 2012. Den behöver uppdateras gällande en organisationsförändring. Arkivförteckning Myndigheten har ett utkast till arkivförteckning som gäller för åren 2008-2010. Den delen av arkivet förtecknas enligt allmänna arkivschemat. Förteckningsarbetet ligger efter. En projektanställd arkivarie arbetar med att gallra, ordna och förteckna myndighetens föregångare. Föregångarna förtecknas enligt allmänna arkivschemat. Arkivhandlingar fr.o.m. 2011 kommer att redovisas enligt den processorienterade redovisningen. Alla typer av handlingar redovisas oavsett media. Gallringsbara handlingar redovisas i gallringsplanen. 7 ARKIVLOKALER Centralarkiv 1:K001 SSM redovisade egna mätresultat vad gäller lufttemperatur och relativ luftfuktighet (RF) i arkivlokalen. Mätresultaten för RF var ca 60-63 % vid några tillfällen i augusti och september 2011. Mätresultaten från andra mättillfällen redovisade betydligt lägre nivåer för RF. SSM har temporärt låtit avfukta luften med portabel luftavfuktare placerad i arkivlokalen. Vid platsbesöket den 11 april 2012 konstaterades det att det finns ett avfuktningsaggregat i intilliggande teknikrum med syfte att avfukta luften i arkivlokalen. Följande förslag bygger på att avfuktningsaggregatet är korrekt dimensionerat avseende avfuktningskapaciteten för att begränsa RF till den övre gräns som anges i RA-FS 1997:3, 11 kap. 2. Avfuktningsaggregatets status/funktion och inställningar (börvärden) kontrolleras. Om kontrollen visar att det inte fungerar som avsett bör det repareras/åtgärdas/bytas eller om det endast är inställt med felaktiga börvärden ändras inställningarna till korrekta börvärden. Fortsatt regelbunden mätning av lufttemperatur och relativ luftfuktighet (RF) samt dokumentation av mätresultaten bör ske. Mätinstrumentet bör vara placerat på för rumsluften representativ plats och man bör försäkra sig om att det mäter korrekt. Om mätresultaten fortfarande visar förhöjda nivåer vad gäller RF bör andra åtgärder vidtas med syfte att bringa den relativa luftfuktigheten till nivåer enligt RA-FS 1997:3.
Inspektionsrapport 6 (6) Exempel på åtgärd som bör övervägas innan mer kostsamma åtgärder vidtas kan vara att åstadkomma en bättre genomströmning av tillförd luft i arkivlokalen. I befintligt utförande tillförs tilluften via galler i vägg bakom ett hyllsystem. Frånluftgallret är placerat i samma kortsidevägg som tilluftgallret. Några meter framför tilluftgallret finns från taket en nedpendlad gipslåda som löper tvärs över rummet. Det kan förhålla sig så att utförandet med gallren placerade nära varandra och gipslådan bidrar till en otillräcklig omblandning av luft i arkivlokalen, vilket kan resultera i att rumsluften inte avfuktas i den omfattning som avses. Om en bättre genomströmning av luft i arkivlokalen inte medför lägre nivåer för RF bör rimligen orsaken till att den övre gräns för RF som anges i RA-FS 1997:3 inte kan hållas vara att befintligt avfuktningsaggregat inte har tillräcklig avfuktningskapacitet eller att flödena hos luften som avfuktas är för små. Närarkiv4:M201 För närarkivet finns en myndighetsspecifik föreskrift, RA-MS 2009:31. Vid myndigheten finns även ett antal arkivskåp. När föregångarna lades ned levererades stora delar av deras arkiv till RA. De arkivhandlingar som har överförts eller införlivats enligt RA-MS 2008:37 hos SSM blir kvar på myndigheten. SSM och RA har redan haft kontakt om de handlingar som borde ha levererats till RA men som kommit fram i samband med förteckningsarbete. När förteckningsarbete är klart och det framgår hur mycket handlingar det rör sig om tar SSM förnyad kontakt med RA om detta. Stockholm den 28 maj 2012 Maria Nordström Jarnryd Inspektör