SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum Sida 1 (13) Plats och tid Två Skyttlar, Örby klockan 09:00 Beslutande S Peter Rosholm, Västra Götalandsregionen M Madeleine Ekman-Boldizar, Västra Götalandsregionen MP S C Ingegerd Borg-Saviharju, Västra Götalandsregionen Kerstin Göss Lindh, Svenljunga kommun Eva-Karin Torhem Arnell, Marks kommun Ej tjänstgörande ersättare S Hanne Jensen, Västra Götalandsregionen Övriga närvarande Tjänstemän Carin Bringestedt, förvaltningschef Emma Pettersén, ekonom Kristina Süvari, Hjälpmedelschef/MAR Utses att justera Ingegerd Borg-Saviharju Justeringens plats och tid Samrehabförvaltningen 2012-09-13 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 14-20 Kerstin Svensson Ordförande Eva-Karin Torhem Arnell Justerande Ingegerd Borg-Saviharju ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2012-09-14 Datum för anslags Nedtagande 2012-10-08 Förvaringsplats för protokollet Samrehabförvaltningen Underskrift

Ärenden Sammanträdesdatum Sida 2 (13) 1. Öppnande av möte och upprop 2. Val av justerare 3. Föregående protokoll 4. Delårsuppföljning augusti 2012 5. Förlängning hjälpmedelsavtalet 6. Konsekvensbeskrivning budget 2013 7. Vårdval rehabilitering 8. Information från verksamheten - Komplettering av avtal Samrehab Mark Svenljunga - Brev från FSA och LSR - Samrehabs nämndsmöten 2013 - Information från sommaren - Nytt ekonomiskt samråd hösten 2012 9. Ömsesidig information från huvudmännen 10. Övriga frågor

Sammanträdesdatum Sida 3 (13) 14 Delårsuppföljning augusti 2012. s beslut Delårsuppföljning efter augusti 2012 godkänns. Ärendet Samrehabs delårsuppföljning augusti 2012. Dagens sammanträde Carin Bringestedt, förvaltningschef, ger ledamöterna information om Samrehabs delårsuppföljning efter augusti 2012 som visar på en budget i balans. Ekonom, Emma Pettersén informerar om det underskott på hjälpmedel med cirka 100 tkr samt planerad återbetalning av föregående års ackumulerade underskott på 393 tkr hämtas hem genom minskade personalkostnader. Kristina Süvari, hjälpmedelschef, förklarar att kostnaden för hjälpmedel är stabilt. Andelen erfarna medarbetare som under året sagt upp sig har varit påfallande hög och det har visat sig vara svårt att rekrytera erfarna medarbetare. Detta har inneburit en ökad belastning för verksamheten i form av kompetensbortfall och omfattande introduktionsarbete. Den totala sjukfrånvaron har sedan 2010 ökat från 2,2 % till 4,2 % 2012. En del av förklaringen kan vara att antalet medarbetare har minskat och därmed har arbetsbelastningen ökat. Ingen långtidssjukfrånvaro är arbetsrelaterad. Ledamöternas förslag till beslut Delårsuppföljning efter augusti 2012 godkänns. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut godkänns och finner att så sker.

Sammanträdesdatum Sida 4 (13) 15 Förlängning hjälpmedelsavtalet. s beslut Nämnden ställer sig bakom VästKoms rekommendationer och beslutar att förlänga nuvarande hjälpmedelsavtal fram till september 2015. Ärendet Förlängning av gällande avtal om hjälpmedelsförsörjning i Västra Götaland. Dagens sammanträde Ärendet Efter överläggningar med Västra Götalandsregionens politiska ledning beslutade VästKoms styrelse den 31 maj 2012 att rekommendera länets 49 kommuner att utnyttja den del i avtalet som medger förlängning fram till september 2015 av nuvarande gemensamma avtal för personliga hjälpmedel. VG-regionen har sedan tidigare beslutat att för sin del godkänna förlängningen av avtalet. Upphandlingsvolymen grundar sig på att samtliga 49 kommuner fattar ett likalydande beslut. Mark - Svenljunga rekommenderas av VästKom att fatta beslut om förlängning av hjälpmedelsavtalet. Beredning I Västra Götaland är ansvaret för förskrivning av personliga hjälpmedel knutet till hälso- och sjukvårdsansvaret, som regleras av avtal mellan Västra Götaland och de 49 kommunerna, samt av handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. Sedan den 1 mars 2010 gäller det nuvarande avtalet om hjälpmedelsförsörjning i Västra Götaland. Avtalets kunder är de förvaltningar inom Västra Götalandsregionen som förskriver hjälpmedel och länets 49 kommuner. Leverantör av hjälpmedel är Västra Götalandsregionens förvaltning Regionservice. Avtalet gäller till den 30 september 2013. Därefter finns möjlighet att förlänga avtalet till den 30 september 2015. Under december 2011 till februari 2012 har Ernst & Young på uppdrag av kundernas företrädare genomfört en uppföljning av avtalet i syfte att dels värdera förbättringsområden inför nästa upphandling, dels bedöma om formerna för kundsamverkan, kommunikation och förhandling är ändamålsenliga. Uppföljningen ligger till grund för ställningstagande till förlängning av nuvarande avtal. Uppföljningens resultat Omställningen till nya arbetssätt gav betydande leveransproblem under avtalets första månader. Efter ett successivt förbättringsarbete finns nu en väl fungerande gemensam hjälpmedelsförsörjning, som klarar ställda leverans- och tillgänglighetskrav.

Sammanträdesdatum Sida 5 (13) Mätningar av måluppfyllelse och kundernas sammantagna uppfattningar om hjälpmedelsförsörjningen pekar i samma riktning. De tre målen, leveranssäkerhet, patientsäkerhet och tillgänglighet har uppnåtts till acceptabla nivåer. Likaså visar uppföljningen att kunderna till övervägande del är nöjda med måluppfyllelsen under 2011. Slutsatsen är att kunderna önskar fortsätta att tillämpa och vidareutveckla det befintliga avtalet under perioden fram till september 2015. Samtidigt finns viljan att i god tid inleda nästa upphandling med stöd av de erfarenheter som nuvarande avtal gett. Vidare visar uppföljningen på behov att tydliggöra roll och ansvar för den ledningsgrupp, inklusive förhandlingsgrupp, som ansvarat för upphandlingen av hjälpmedelsförsörjningen och för avtalsvården. En särskild utredning pågår för att åtgärda dessa brister. Övervägande Efter betydande problem hos leverantören med leveranssäkerhet, patientsäkerhet och tillgänglighet under våren och sommaren 2010 har ett successivt förbättringsarbete skett. Idag finns en tillfredställande samverkan mellan kund och leverantör och en väl fungerande gemensam hjälpmedelsförsörjning som följer uppsatta mål och kriterier i avtalet. Ett beslut om förlängning av nuvarande avtal till 30 september 2015 möjliggör att kunderna i god tid kan förbereda och inleda en ny upphandling med stöd av de erfarenheter som nuvarande avtal gett. Västra Götalandsregionen har beslutat att godkänna förlängning av avtalet och VästKom rekommenderar länets 49 kommuner att göra detsamma. Om inte godkänner en förlängning måste Samrehab på egen hand genomföra en upphandling av personliga hjälpmedel då avtalet löper ut september 2013. Samordningen med VästKom kommer då att upphöra. Ledamöternas förslag till beslut ställer sig bakom VästKoms rekommendation och beslutar att förlänga nuvarande hjälpmedelsavtal fram till september 2015. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut godkänns och finner att så sker.

Sammanträdesdatum Sida 6 (13) 16 Konsekvensbeskrivning budget 2013 s beslut Förvaltningen får i uppdrag att till nästa nämndsammanträde den 7 november presentera ett underlag gällande konsekvensen vid en nedläggning av mottagningsverksamheten i Kinna samt ytterligare minskning av antalet rehabassistenter. Förvaltningen får i uppdrag att bevakar den förändring som pågår på SÄS Skene med ökning av patienter med omfattande rehabiliteringsbehov. Ett underlag presenteras vid nästa nämndsammanträde den 7 november 2012. Ärendet Vid s sammanträde den 8 maj 2012 gav nämnden förvaltningen i uppdrag att beskriva konsekvensen, framför allt gällande kvalitet, av beslutad budgetram 2013. Förvaltningen fick även i uppdrag att beskriva för- och nackdelar med att bredda verksamheten. Vid ekonomiskt samråd, den 5 mars 2012, avgjordes förutsättningarna och budget för nämndens verksamhet 2013 i enlighet med avtalet. Vid detta tillfälle kom huvudmännen överens om att driftbidraget för 2013 skulle räknas upp med 1 procent enligt värd-kommunens planeringsförutsättningar. Ärendets behandling Beredning I värdkommunens uppräkning med 1 % för 2013 ligger ett inbyggt effektiviseringskrav. För Samrehabs verksamhet beräknas kostnadsutvecklingen bli cirka 2-3 procent vilket innebär ett effektiviseringskrav motsvarande drygt 2,1 mkr, cirka 5 årsarbetare. Under åren 2010-2012 minskade antalet årsarbetare på Samrehab med cirka 12 %. En ytterligare minskning av antalet medarbetare krävs med drygt 7 % för att få budget i balans 2013. En konsekvensbeskrivning har tagits fram som belyser olika scenario ur ett patient-, medaktör- samt personalperspektiv. Konsekvenserna beskrivs övergripande för Samrehab samt specifikt för de olika verksamheterna. En sammanfattande riskbedömning av arbetsmiljökonsekvenser har gjorts för medarbetarna i organisationen. Riskbedömningarna baserar sig på hur allvarlig risken är och hur sannolikt det är att risken uppstår. Övervägande Sedan 2009 har en rad åtgärder genomförts på Samrehab för att anpassa till budgetram.

Sammanträdesdatum Sida 7 (13) Samtliga vakanser i förvaltningen återbesättningsprovas och vikarier tillsätts ej vid semester eller korttidsfrånvaro. Översyn av ledning och administration gjordes 2010 och ledde till en minskning med en administratör och en chef. Budgeten för medarbetarnas kompetensutveckling minskades 2011 och 2012. 2010 genomfördes översyn och minskning av Samrehabs samtliga lokaler och städfrekvens. Dessutom sker löpande översyn och uppföljning av kostsamma hjälpmedel. En successiv ökning har skett av patientens egenvård och egenansvar för att minska antalet behandlingsbesök. Idag har Samrehabs mottagningsverksamhet ett snitt på 4 behandlingsbesök per nybesök. Ett mycket lågt snitt i jämförelse men andra mottagningsenheter i Sjuhärad och Göteborgsområdet. En ytterligare minskning av antal besök per nybesök är inte förenlig med en kvalitativ rehabilitering med möjlighet till måluppfyllelse för patienten. Det finns idag inget utrymme att ta på sig fler arbetsuppgifter eller bibehålla den rehabilitering Samrehab idag utför om antalet årsarbetare minskar ytterligare 2013. Tydliga prioriteringar och anpassningsåtgärder krävs och kvalitetsindikatorer och serviceåtagande måste anpassas till en ambitionsnivå i förhållande till budget. Om verksamheten minskar antalet årsarbetare 2013 utan en anpassning av uppdraget innebär det mycket allvarliga arbetsmiljökonsekvenserna för medarbetarna på Samrehab. Minskad rehabilitering begränsar och påverkar kommuninvånare med behov av rehabilitering och hjälpmedel i Mark och Svenljunga och deras anhöriga men leder även till ökade kostnader och ökad belastning hos huvudmännens andra verksamheter som samverkar med Samrehab. Exempel på detta är ökat behov av antal hemtjänsttimmar samt ökad vårdtyngd hos vårdpersonal. För slutenvården innebär minskad tillgång på rehabilitering att utskrivningsklara patienter blir kvar på avdelning med ökat antal vårddygn. Som leder till ökade kostnader för utskrivningsklara patienter för kommunerna. Dagens sammanträde Förvaltningschef Carin Bringestedt redogör för ärendet. Minskad tillgång på rehabilitering kräver beslut på prioriteringar och avgränsningar. Det är inte möjligt längre att medarbetarna själva ska prioritera. Ett effektiviseringskrav på 2,1 mkr för Samrehab betyder motsvarande en minskning av 5 årsarbetare. Verksamheten måste få tydliga prioriteringar från nämnden. Förvaltningen har haft kontakt med kommunjuristen för att titta på möjligheten till en annan form av Samrehab. Man kan inte se någon anledning till förändring då det i Samrehabs avtal, 12, möjliggör för huvudmännen att göra tilläggsbeställningar av Samrehab som ligger utanför uppdraget vilket i dag görs i väldigt liten omfattning. Ärendet diskuteras Ledamöternas förslag till beslut Nämnden föreslår att förvaltningen, till nästa nämndsammanträde den 7 november 2012, tittar vidare på och presenterar ett underlag gällande konsekvensen vid en nedläggning av mottagningsverksamheten i Kinna samt ytterligare minskning av antalet rehabassistenter. Förslaget antas. Nämnden förslår att förvaltningen bevakar den förändring som pågår på SÄS Skene med ökning av patienter med omfattande

Sammanträdesdatum Sida 8 (13) rehabiliteringsbehov. Ett underlag presenteras vid nästa nämndsammanträde den 7 november 2012. Förslaget antas. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut godkänns och finner att så sker.

Sammanträdesdatum Sida 9 (13) 17 Vårdval rehabilitering s beslut Informationen godkänns. Ärendet Information om Vårdval rehabilitering Dagens sammanträde Ledamot Peter Rosholm, Västra Götalandsregionen, informerar om förslaget Vårdval rehabilitering. Arbetsterapi och sjukgymnastik kommer att ingå i ett vårdvalsystem som, enkelt förklarat, bland annat bygger på att dit patienten väljer att gå där hamnar även pengarna. I förslaget eget vårdval är uppdraget brett och omfattar patienter i alla åldrar med varierande funktions- och aktivitetsförmåga. Socialstyrelsens definition för rehabilitering är grunden. Vårdgivaren ska arbeta utifrån ett hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande perspektiv. För patient med behov av samordnade rehabiliteringsinsatser ska vårdgivaren verka för att rehabiliteringsprocessen sker i samverkan med patientens övriga behandling. För Samrehabs verksamhet är det bästa förslaget alternativ 3 eget vårdval. Hur samrehabnämnden ska hantera detta är en fråga för ägarna men Peter Rosholm trycker på vikten av att samrehabnämnden måste vara förberedd på förändring. Ledamöternas förslag till beslut Nämnden godkänner informationen. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan tas och finner att så sker.

Sammanträdesdatum Sida 10 (13) 18 Information från verksamheten. s beslut Informationen godkänns. Ärendet Verksamheten informerar Dagens sammanträde 1. Komplettering av avtal Samrehab Mark Svenljunga. beslutade 2012-05-08 6, att föreslå huvudmännen om att dela finansieringen av Samrehabs verksamheter i två delar. En del för rehabiliteringsverksamheten och en del för hjälpmedel där kostnaderna för hjälpmedel fördelas enligt faktiskt utfall. Förslaget om komplettering av avtal Samrehab Mark Svenljunga tas med till ekonomiskt samråd med huvudmännen den 17 oktober 2012. 2. Brev från FSA och LSR Samrehabs fackliga företrädare för FSA (Förbundet Sveriges Arbetsterapeuter) och LSR (Legitimerade Sjukgymnasters Riksförbund) har via brev till regionens politiker gjort dem uppmärksam på att Västra Götalandsregionen avsätter 150 mkr, fördelade under 2013 till 2015, för prioriterade kvinnodominerade grupper inom hälso- och sjukvården, bland annat arbetsterapeut och sjukgymnaster. Syftet är att skapa en mera jämnställd lönestruktur. Då Samrehab till en del finansieras av Västra Götalandsregionen hoppas FSA och LSR att man ser det som en självklarhet att Samrehabs medarbetare får ta del av denna satsning. Peter Rosholm, Västra Götalandsregionen tar med sig frågan och undersöker vilken regionpolitiker som svarar FSA/LSR. 3. Samrehabs nämndsmöten 2013 Ordförande Eva-Karin Torhem Arnell har önskemål om att inför 2013 års planering av sammanträdesdagar byta veckodag från onsdag till torsdag. Förslag på datum är 24 januari, 14 mars, 16 maj, 5 september och 7 november med start kl 08:30. Beslut tas vid nästa möte den 7 november. 4. Information från sommaren Förvaltningschef Carin Bringestedt informerar ledamöterna om att förvaltningen förberett sig på en tuff sommarperiod bland annat med anledning av att SÄS Skene stängde sina avdelningar i åtta veckor. Sommaren blev dock mycket lugnare än förväntat och så även i övriga förvaltningar i kommunen. Inga avvikelser eller tillbud har rapporterats. 5. Nytt ekonomiskt samråd hösten 2012

Sammanträdesdatum Sida 11 (13) Onsdagen den 17 oktober kl 08:30 hålls ekonomiskt samråd för huvudmännen. Kallelse kommer inom kort. Underlag till eventuella frågor, förutom komplettering av avtal Samrehab Mark-Svenljunga, skickas till ordförande Eva-Karin Torhem Arnell. Ledamöternas förslag till beslut Informationen godkänns. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan tas och finner att så sker.

Sammanträdesdatum Sida 12 (13) 19 Ömsesidig information från huvudmännen Peter Rosholm informerar om att Västra Götalandsregionen inför 2013 kommer att få ytterligare besparingsåtgärder. Bland annat finns det krav på att ytterligar två avdelningar på SÄS stängs under 2013. Ingegerd Borg-Saviharju informerar att inom primärvården pågår även där besparingar. Bland annat har tandvården fått besparingskrav att uppfylla. Kerstin Göss Lindh informerar från Svenljunga kommun. Många förändringar pågår när det gäller lokalisering av verksamheter vilket också påverkar Samrehab. Detta kommer att pågå under hela 2013. Man har i Svenljunga kommun tagit ett inriktningsbeslut som innebär att inte spara mer på äldreomsorgen. Madeleine Ekman-Boldizar informerar från socialförvaltningen i Marks kommun där man nu ekonomiskt ligger i fas och har hämtat hem mycket av underskottet. Det har sitt pris och tar på personalen som upplever det tungt. Tf. förvaltningschef har fått i uppdrag att under hösten göra en förvaltningsöversyn.

Sammanträdesdatum Sida 13 (13) 20 Övriga frågor Förvaltningschef informerar ledamöterna att den 8 oktober kommer det göras en revision av nämnden. Kallade är Eva-Karin Torhem Arnell, Barbro Johansson och Peter Rosholm. Ordförande Eva-Karin Torhem Arnell har fått inbjudan till dialogmötet den 3 oktober med HSN8 och socialförvaltningarna.