Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 1(45) Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok Datum: 2008-05-23--25 Föregående möte: 2008-04-27 Vid protokollet, Justeras, Andreas Granander Mötessekreterare Karolina Staël Justerare

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 2(45) Bilaga: Dagordning 1. Formalia... 3 2. Mötesplanering detta möte... 7 3. Diskussion: Börja tänka Sverok... 9 4. Beslut: Styrdokument för förbundsordförande... 10 5. Beslut: Styrdokument för förbundssekreterare... 14 6. Beslut: Styrdokument för ledamöter... 17 7. Beslut: Styrdokument för vice ordförande... 19 8. Beslut: Inköp av SJ årskort... 21 9. Beslut: Arvodering av förbundsordf. och förbundssekreteraren... 23 10. Beslut: Arbetssätt... 26 11. Rapport: Ekonomiteamet... 32 12. Rapport: Verksamhetsutvecklaren... 38 13. Rapport: Jubileumsboken... 40 14. Rapport: Förbundskansliet... 41 15. Beslut: Särskilda bidragen... 42 16. Beslut: Ansvarsområden... 43 17. Övrig fråga: Mötesplanering... 44

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 3(45) 1. Formalia Mötet beslutade att 1...fastställa röstlängden. 2...förklara mötet beslutsmässigt. 3...välja mötesfunktionärer. 4...fastställa adjungeringar. 5...fastställa dagordningen. 6...lägga bilagda rapporter till handlingarna. Handlingar i ärendet Bilaga: Röstlängd Bilaga: Mötesfunktionärer. Bilaga: Adjungeringar. Bilaga: Dagordning (sidan 2).

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 4(45) Bilaga: Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Aimée Kreuger, förbundsordförande Andreas Granander, ledamot (vice ordförande) Christoffer Fogelström, ledamot Erik Hedberg, ledamot Jesper Berglund, ledmot Karolina, Staël, ledamot (förbundssekreterare) Karoline Jonasson, ledamot Åsa Roos, ledamot Frånvarande Andreas Ekeroot, ledamot

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 5(45) Bilaga: Mötesfunktionärer Mötesordförande Jesper Berglund Mötessekreterare Andreas Granander Justerare Karolina Staël

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 6(45) Bilaga: Adjungeringar Inga. Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 7(45) 2. Mötesplanering detta möte Av: Aimée Kreuger Fredag: Presentation - 30 min Berätta lite om oss själva. Arbetssätt 1.5h Generellt Vi går igenom det föreslagna arbetssättet, ser att vi har samma bild av det och diskuterar eventuella förändringar som behöver göras. Roller Vi diskuterar vilka förväntningar vi har på varandra. Kommunikation inom styrelsen Lördag: Sätta oss in i uppdraget 2 h Intromötes powerpoint Erik går igenom delar av den power point som gått ut till distrikten för introduktionsmötena. Speciella områden Djupare information kring några frågor/punkter. Hur det funkar, hur det ser ut framöver. Diskussionen sparar vi till senare, det här är främst för att vi alla ska få en ok grund att stå på. Just nu är det de nedan, säg till om någon saknas: Ungdomsstyrelsen Statsbidragsutredningen och våra kommande bidrag Kansliet Befintliga arbetsgrupper Status på distrikten Pågående projekt Sveroks historia LUNCH Ze Grand Plan - 5h+ Riksmötets beslut Vi tittar på de uppdrag vi fått från riksmötet. Vi kommer att lägga några minuter på vart och ett av områdena för att sätta igång tankeverksamheten kring dem, och vi kommer titta på dem som helhet och diskutera prioriteringar. Vi börjar med att komma överens om frågeställningar att ha inför varje punkt eller område. Vad vill vi ha reda på om punkterna? Har vi några konkreta projektidéer? Hur prioriterar vi det här? Vad är de stora problem/möjligheterna? Anser vi det här vara ett styrelseuppdrag eller ska vi lägga ut det? Ta fram Planen En styrelse, ett bord, en jädrans massa post its! När vi är klara ska vi ha en klar bild av vad som händer under året och när, vad vi behöver börja med tidigt, och vad vi prioriterar bort. Det är även under den här punkten vi kommer överens om vem som ska göra vad. Som tur är ser det inte ut som att det kommer bli några större problem med den punkten.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 8(45) Söndag: Hur ser vi på förbundet och vårt uppdrag? - 3h Inledande och övergripande diskussion om hur vi ser på förbundet och förbundets uppdrag. Syftet är inte att vi ska komma till några slutsatser, utan att starta upp diskussionen och få en försmak av varandras inställning till olika frågor. Vi kommer göra det enkelt för oss genom att ha några av de vanligare frågorna/ställningstagandena att utgå från. Sen går vi rundor i styrelsen för varje fråga, och var och en får prata lite fritt kring den. Har man inte bildat sig en åsikt ännu är det bara att passa vidare till nästa, och skulle det blir mer diskussion kring något så dröjer vi oss kvar där. Vi har ingen press på oss att komma fram till någon konkret Styrelsens Åsikt, utan kan ta det lugnt tillsammans. Håll tummarna för fint väder! Inventera kompetenser. (om vi har tid) Har vi några specialkunskaper? Någon som kan designa, komponera musik, kan allt om arbetsrätt, är utbildad takläggare Ta beslut 1 h Banka det som behöver beslutas, t.ex. om tågkort, arvoderingar, arbetssätt. Det kan även vara så att vi väljer att ta en del beslut i samband med att vi skapar planen, isåfall ingår det här. Beroende på vad vi känner för kan vi lägga den här först under söndagen istället.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 9(45) 3. Diskussion: Börja tänka Sverok Av: Aimée Kreuger Inledande och övergripande diskussion om hur vi ser på förbundet och förbundets uppdrag. Syftet är inte att vi ska komma till några slutsatser, utan att starta upp diskussionen och få en försmak av varandras inställning till olika frågor. Vi kommer göra det enkelt för oss genom att ha några av de vanligare frågorna/ställningstagandena att utgå från. Sen går vi rundor i styrelsen för varje fråga, och var och en får prata lite fritt kring den. Har man inte bildat sig en åsikt ännu är det bara att passa vidare till nästa, och skulle det blir mer diskussion kring något så dröjer vi oss kvar där. Vi har ingen press på oss att komma fram till någon konkret Styrelsens Åsikt, utan kan ta det lugnt tillsammans. So tell me what you want, what you really really want. Är vi till för spel eller spelare eller potentiella spelare? Money, money, money it s a rich mans world! Vad är Ungdomsstyrelsens bidrag värt för oss? Vid vilken punkt lämnar vi dem? We never planned on this disaster Vad är det värsta som kan hända för Sveroks del? All I have to do, is dream, dream dream dream Och såklart, vad är det bästa? We're livin' in the future Vad ska vår tid ha förändrat? Hur ska saker se ut för att vi ska vara nöjda med vår insats? It's Game Time Det är så lätt att fastna i organisationen och glömma syftet. Vad tänker vi om spelande? Vad ser vi för hot, för möjligheter? Hur kan vi nå ut med det?

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 10(45) 4. Beslut: Styrdokument för förbundsordförande Mötet beslutade att 1...styrelsen antar bilagan Styrdokument för förbundsordförande som utgångspunkt för dennes arbete. 2...Aimée Kreuger utses till ägare av dokumentet, med uppdrag att uppdatera detta efter styrelsens behov och diskussioner. 3...ändringar träder i kraft omedelbart, men skall ratificeras på nästkommande styrelsemöte. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Styrdokument för förbundsordförande Bilaga: Styrdokument förbundsordförande i Sverok 070608 Expedieras Ingen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 11(45) Beslutsunderlag: Styrdokument för förbundsordförande Av: Aimée Kreuger Föregående år fanns ett styrdokument för förbundsordföranden. Det kommer behöva förändras en hel del för att passa det här årets behov och tankar, men vi bör inte börja om helt på nytt. Efter det här mötet kommer det vara tydligare vad som behövs, och jag kommer ha möjlighet att i lugn och ro uppdatera styrdokumentet efter våra diskussioner. Jag yrkar att 1...styrelsen antar bilagan Styrdokument för förbundsordförande som utgångspunkt för dennes arbete. 2...Aimée Kreuger utses till ägare av dokumentet, med uppdrag att uppdatera detta efter styrelsens behov och diskussioner. 3...ändringar träder i kraft omedelbart, men ska ratificeras på nästkommande styrelsemöte.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 12(45) Bilaga: Styrdokument Förbundsordförande i Sverok Av: Aimée Kreuger Löpande verksamhetsområde. Bakgrund Detta styrdokument behandlar Sveroks förbundsordförandes arbetsuppgifter och arvoderingsvillkor. Det är baserat på att ordförande är arvoderad och arbetar heltid med Sverok. Styrdokument gäller på lång sikt tills annat anges. Det ska utvärderas inför varje ny mandatperiod. Syfte Det finns flera syften med att ha en förbundsordförande. Ett är primärt en stödjande funktion. Genom det arbete förbundsordförande bedriver ska effektiviteten öka hos andra delar av förbundet framför att direkt själv producera. Den andra delen av syftet är att fylla funktionen av förbundets ledare och ta huvudansvar för kontinuitet och förnyelse inom det strategiska arbetet samt representera förbundet i olika sammanhang. Mål Sveroks förbundsordförande har en mängd uppgifter som kan sammanfattas i de tre nedanstående områdena. Leda förbundsstyrelsens arbete Representera förbundet Leda förbundets förändringsarbete Genomförande Här beskrivs målen med förbundsordförandes arbete och hur de ska genomföras. Leda förbundsstyrelsens arbete Ordförande leder förbundsstyrelsens arbete. I denna uppgift ingår bland annat att: Agera arbetsledare för förbundsstyrelsen göra löpande prioriteringar så att styrelsen håller fokus på den verksamhetsplan, och den vision och strategi som riksmötet slagit fast. Här ingår också att se till att folk har en rimlig arbetsbörda och gör det de har åtagit sig, men utan att de bränner ut sig i sitt arbete inom förbundet. Vara stöd och bollplank för idéer och genom uppmuntran och kritisk granskning driva arbetet framåt. Se till att relevanta problem och möjligheter inte missas utan hamnar på styrelsens bord. Skapa ett arbets- och diskussionsklimat i styrelsen som gör att problem och konflikter förebyggs alternativt hanteras och löses. Medel för att uppfylla dessa mål är framförallt en kontinuerlig kontakt med styrelsens medlemmar och närvaro i deras arbete. Rent konkret kan det innebära att ha direkt kontakt med var och en av styrelsens medlemmar varje vecka, eller minst en gång varannan vecka. Regelbundna möten ska eftersträvas men stor del av kontakten kan skötas via telefon eller över nätet. Representera förbundet Förbundsordförande är förbundets ansikte utåt samt inåt mot medlemmar och aktiva inom förbundet. Internt handlar det om att föra förbundsstyrelsens talan mot föreningar och aktiva. Det kan vara att delta på distriktsårsmöten och slag. Närvaro på större evenemang inom spelhobbyn (konvent, lajv etc) ska också ske löpande, både för att visa upp Sverok och för att samla intryck och tankar genom direktkontakt med medlemmar och hobbyn. Målet är att entusiasmera medlemmar och aktiva, att kommunicera ut både vad förbundsstyrelsen gjort och ska göra samt förbundets grundläggande värderingar och visioner. Externt handlar det om att vara förbundets primära språkrör vid kontakt med massmedia, myndigheter, samarbetspartens (t.ex. ideella organisationer och företag). Generellt gäller detta på ett nationellt plan, mot rikstäckande organisationer och vid frågor av stor principiell eller strategisk betydelse. För att kunna uppfylla dessa uppgifter krävs en nära kontakt med dem inom förbundet som arbetar mot aktiva, föreningar samt media och myndigheter och andra externa intressenter. Förbundsordförande måste också synas i en mängd olika sammanhang, i internt och externt orienterade medier och på evenemang.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 13(45) Leda förbundets förändringsarbete Varje förbund förändras, och måste förändras för att kunna behålla sin styrka. Förbundsordförande ansvarar för att tidigare uppsatta planer, mål och visioner följs upp, och att får genomslag i det löpande arbetet. Det handlar också om att säkerställa att de uppdateras vid behov, samt ersätts eller kompletteras av nya om det skulle behövas. Det handlar också om att leda arbetet med att identifiera möjligheter och hot samt bemötandet av dessa. Det kan handla om finansiering, om medlemsutvecklingen, om lagstiftningsfrågor, om strukturella problem inom förbundet eller hobbyn. Budget Kostnader för resor, mat etc under arbetet tas från för förbundsstyrelsen lämplig resultatenhet, 30 Styrelsen allmänt och 32 - Styrelsemöten. Kostnader för arvoderingen går under resultatenhet 31 - Arvoderingar styrelsen. Övrigt Rapportering och planering Förbundsordförande ska liksom alla andra i förbundsstyrelsen rapportera om vad som hänt inom dennes område. Förbundsordförande ska även hålla en översiktlig årsplanering tillgänglig för styrelsen. Arvoderingsvillkor etc

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 14(45) 5. Beslut: Styrdokument för förbundssekreterare Mötet beslutade att 1...styrelsen antar bilagan Styrdokument för förbundsssekreterare som utgångspunkt för dennes arbete. 2...Karolina Staël utses till ägare av dokumentet, med uppdrag att uppdatera detta efter styrelsens behov och diskussioner. 3...ändringar träder i kraft omedelbart, men skall ratificeras på nästkommande styrelsemöte. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Styrdokument för förbundssekreterare Bilaga: Styrdokument för förbundssekreterare från 071109 Expedieras Ingen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 15(45) Beslutsunderlag: Styrdokument för förbundssekretare Av: Aimée Kreuger Föregående år fanns ett styrdokument för förbundssekreteraren. Det kommer behöva förändras en hel del för att passa det här årets behov och tankar, men vi bör inte börja om helt på nytt. Efter det här mötet kommer det vara tydligare vad som behövs, och Karolina kommer ha möjlighet att i lugn och ro uppdatera styrdokumentet efter våra diskussioner. Jag yrkar att 1...styrelsen antar bilagan Styrdokument för förbundssekreterare som utgångspunkt för dennes arbete. 2...Karolina Staël utses till ägare av dokumentet, med uppdrag att uppdatera detta efter styrelsens behov och diskussioner. 3...ändringar träder i kraft omedelbart, men ska ratificeras på nästkommande styrelsemöte.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 16(45) Bilaga: Styrdokument för förbundssekreterare i Sverok Av: Erik Hedberg Syfte Syftet med en arvoderad förbundssekreterare är att öka förbundets verkställande kapacitet och att förbättra styrelsens möjligheter att koncentrera sig på långsiktiga och principiella frågor. Genomförande Förbundssekreteraren ökar förbundets verkställande kapacitet genom att lägga största delen av sin tid på att utföra beslut fattade av riksmötet eller förbundsstyrelsen. Förbundssekreteraren håller även utkik efter lämpliga tillfällen att erbjuda sin hjälp till andra inom förbundet. Förbundssekreteraren ser även till att hålla sig väl underrättad om vad som sker i förbundet och stämmer regelbundet av hur arbetet följer verksamhetsplanen. Detta gör att styrelsen kan koncentrera sig på det som är viktigast för tillfället, utan att behöva oroa sig för att missa något. Arbetsuppgifter Ta på sig verkställande ansvar för så mycket som möjligt inom FS utan att kvaliteten på arbetet eller förbundssekreterarens övriga uppgifter blir lidande. Hålla sig väl underrättad om vad som sker i förbundet, och stämma av detta gentemot verksamhetsplanen. Vara en resurs när något arbetsområde behöver extra stöd för att dess uppgifter ska kunna genomföras. Utgöra ett stöd åt förbundsordföranden, så att det finns någon som kan arbeta på samma vilkor. Utgöra ett stöd åt arbetsgrupper, dels som någon som lyssnar och bollar idéer, men också som fixare i de fall då handgriplig hjälp behövs. Mellan styrelsemötena följa upp de beslut som tagits av FS.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 17(45) 6. Beslut: Styrdokument för ledamöter Mötet beslutade att 1...Åsa Roos ges i uppdrag att ta fram ett styrdokument för ledamöter som utgångspunkt för deras arbete 2...Åsa Roos utses till ägare av dokumentet, med uppdrag att uppdatera detta efter styrelsens behov och diskussioner. 3...ändringar träder i kraft omedelbart, men ska ratificeras på nästkommande styrelsemöte Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Styrdokument för ledamöter Expedieras Ingen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 18(45) Beslutsunderlag: Styrdokument för ledamöter Av: Aimée Kreuger Jag yrkar att 1...styrelsen antar bilagan Styrdokument för ledamöter som utgångspunkt för dessas arbete. 2...X utses till ägare av dokumentet, med uppdrag att uppdatera detta efter styrelsens behov och diskussioner. 3...ändringar träder i kraft omedelbart, men ska ratificeras på nästkommande styrelsemöte.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 19(45) 7. Beslut: Styrdokument för vice ordförande Mötet beslutade att 1...Andreas Granander ges i uppdrag att ta fram ett styrdokument för vice ordförande som utgångspunkt för dennes arbete 2...Andreas Granander utses till ägare av dokumentet, med uppdrag att uppdatera detta efter styrelsens behov och diskussioner. 3...ändringar träder i kraft omedelbart, med ska ratificeras på nästkommande styrelsemöte Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Styrdokument för vice ordförande Expedieras Ingen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 20(45) Beslutsunderlag: Styrdokument för vice ordförande Av: Aimée Kreuger Förra året hade vi inget styrdokument för vice ordföranden, men det kommer att finnas i år. Vi kommer ha möjlighet att diskutera posten vid flera tillfällen under helgen, och när mötet är över har vi en ungefärlig bild av hur vi vill utforma posten. Jag yrkar att 1...Andreas Granander ges i uppdrag att ta fram ett styrdokument för vice ordförande som utgångspunkt för dennes arbete. 2...Andreas Granander utses till ägare av dokumentet, med uppdrag att uppdatera detta efter styrelsens behov och diskussioner. 3...ändringar träder i kraft omedelbart, men ska ratificeras på nästkommande styrelsemöte.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 21(45) 8. Beslut: Inköp av SJ årskort Mötet beslutade att 1...Sverok köper SJ:s årskort silver att användas av förbundsordförande. 2...Sverok köper SJ:s årskort silver att användas av förbundssekreterare. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Inköp av SJ årskort Expedieras Ingen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 22(45) Beslutsunderlag: Inköp av SJ årskort Av Karolina Staël Jag har som mål att resa mycket under året. Dessvärre är jag gammal och vuxen, dvs det kostar en del att åka runt. Sverok har i flera år köpt in SJ årskort till ordförande samt ibland även till andra ledamöter som rest mycket i sina uppdrag. Hur mycket kostar resorna? Här är ungefärliga priser för de vanligaste sträckorna: Göteborg Stockholm tor 1300-2200 kr Göteborg Linköping tor 800-1400 kr Linköping Stockholm tor 400-1000 kr Göteborg Malmö tor 550-750 kr Siffrorna är utan ombokningstillägg och med förutsättning att resorna bokas inte längre än en vecka innan resan. Kostnaden hamnar oftast någonstans i mitten av dessa priser men det är mycket svårt att säga mer precisa priser. Hur många resor? Jag kommer troligen att åka minst en resa varje vecka och de vanligaste sträckorna kommer att vara Göteborg/Stockholm och Göteborg/Linköping. Det hamnar då på en snittkostnad på runt 1200 kr per vecka om jag räknar i underkant och att jag oftare åker till Linköping än Stockholm. Mer troligt är dock att jag kommer att kombinera en resa till Linköping med en resa till Stockholm eller annan stad, vilket gör att kostnaden kommer att gå upp. Vad kostar ett årskort? Ett SJ årskort Silver kostar 35 000 kr. Det är det billigaste årskortet och innebär att man åker gratis i andra klass på alla SJ:s tåg samt får kaffe/te och tillgång till SJ Lounge. Jag kommer att arbeta med Sverok i minst 36 veckor till. Från denna vecka fram till och med en månad efter årsskiftet. Detta eftersom jag kommer att ha minst en månads överlämning. Jag skulle då behöva resa för knappt under 1000kr i veckan för att kortet lönar sig att köpa in. Jag kommer troligen att åka för ännu mer varje vecka. Ett årskort ger mig även mer flexibilitet om jag skulle behöva åka iväg för att träffa någon aktiv, förening eller vara med på ett möte. Jag behöver inte planera i förväg för att få tag i billigare biljetter och jag kan snabbt skaffa biljetter. Även Aimee kommer att resa under detta år. Hon är vuxen (enligt SJ) och kommer inte att ha en lika hög snittkostnad eftersom många resor sker Stockholm/Linköping. Hon kommer dock att åka ännu mer än mig och ett kort kommer troligen att löna sig även här. Jag yrkar att 1...Sverok köper SJ:s årskort silver att användas av förbundsordförande. 2...Sverok köper SJ:s årskort silver att användas av förbundssekreterare.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 23(45) 9. Beslut: Arvodering av förbundsordf. och förbundssekreteraren Mötet beslutade att 1...förbundsordförande Aimée Kreuger arvoderas enligt förbundets arvoderingspolicy. 2...förbundssekreterare Karolina Staël arvoderas enligt förbundets arvoderingspolicy. Jäv Aimée Kreuger och Karolina Staël deltog ej i beslutet. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Arvodering av f.ordf. och f.sekr. Bilaga: Arvoderingsvillkor från 070609 Expedieras Ingen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 24(45) Beslutsunderlag: Arvodering av f.ordf. och f.sekr. Av: Aimée Kreuger På riksmötet tog vi beslut i fråga om arvoderingarna, samt att vi skulle ta beslutet igen på första styrelsemötet. Uppdraget i sig styrs av, i första hand, styrdokumenten för förbundsordförande respektive förbundssekreteraren, medans arvoderingen regleras i förbundets arvoderingspolicy. Jag yrkar att 1... förbundsordförande Aimée Kreuger arvoderas enligt förbundets arvoderingspolicy. 2...förbundssekreterare Karolina Staël arvoderas enligt förbundets arvoderingspolicy.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 25(45) Bilaga: Styrdokument Arvoderingsvillkor I denna bilaga specificeras en del villkor, krav och anda faktorer som hänger ihop med arvoderingen i samband med förtroendepost på förbundsnivå. Bakgrund Posten som Sveroks förbundsordförande är arvoderad, vilket den varit sedan 1997. Under 2007 finns också posten som förbundssekreterare, som även den är arvoderad. Arvodering är inte att betrakta som vanligt arbete. Det handlar mer om en uppgift som ska skötas, än att en viss tid ska läggas in. Arvodet finns främst av två skäl. Uppdraget går ut över möjligheten till annat arbete. En arvodering kan i princip beskrivas som att köpa loss tid för uppdraget. Uppdraget är även väldigt krävande, då det ofta sträcker sig över såväl vardagar, helger som kvällar, och överlag ställs krav på en mycket hög tillgänglighet. Detta motiverar en arvodering. Syftet med arvodering Syftet med att ha en arvodering är att tillföra resurser till förbundet. Genom att ha en person som kan fokusera på förbundet utan att behöva göra prioriteringar med aktiviteter som ska försörja den samme så frigörs en väldigt stor potentiell resurs för förbundet. Grundtanken är att detta är värt mer än pengarna det kostar. Tid Som arvoderad omfattas man ej av normala arbetsrättsliga regler för arbetstid, semester och liknande som gäller för en normal anställning. I princip är man alltid i tjänst, och Sverok ska vara den primära prioriteten under mandatperioden. Arbetstiden är ej fastlagd till ett specifikt antal timmar, utan det handlar om ett antal funktioner som ska upprätthållas. Funktionerna specificeras i separata styrdokument. Det ligger i första hand på den som har ansvar för stöd till arvoderade, och i andra hand på förbundsstyrelsen i stort att se till så att de uppsatta målen och uppgifterna är möjliga att uppfylla med en rimlig arbetstid. Arbetsinsatsen fördelas över tiden beroende på behov, och en stor del kommer behöva utföras på kvällstid och under helger. Arbetstidens mest effektiva fördelning beror i första hand på hur förbundet och dess omvärld utvecklas, vilket i princip är omöjligt att fastslå i förväg. Det är därför meningslöst och ineffektivt att precisera arbetstider (totalt och för olika arbetsuppgifter). Riktlinjerna är dock att det i genomsnitt bör vara 40 arbetstimmar i veckan. Tillgänglighet En tillgänglighet dygnet runt på telefon och mejl skulle i princip vara önskvärt men skulle också med största säkerhet påverka arbetet i övrigt negativt. Av tidigare erfarenhet inom förbundet vet vi att det inte är långsiktigt hållbart att vara tillgänglig dygnet runt. Det finns ett värde i att begränsa tillgängligheten för att minska risken för utbränning, och ge en möjlighet att ladda batterierna. Här finns också aspekten att en fullständig tillgänglighet går ut över möjligheten att utföra många uppgifter som kräver koncentration och möjlighet till fokusering samt distans till den dagliga verksamheten. För att underlätta och möjliggöra för såväl ideella som yrkesverksamma är de officiella telefontiderna 11.00 till 19.00. Undantag från detta är under möten och annat som kräver att telefonen slås av. Vid ledighet i samband med helg eller kompenserad helg måste möjlighet finnas att slå av telefonen. De arvoderade ska då kommunicera internt så att minst en av dem fortfarande är tillgänglig. E-post och relevanta forum bör läsas en gång per dygn. Dessa begränsningar gäller dock inte under extraordinära förutsättningar då istället full tillgänglighet krävs. Exempel på sådana tillfällen kan nämnas stor negativ uppmärksamhet runt spelhobby/förbund i media. Ledighet För att orka med det krävande arbetet och för att engagemanget ska hålla över ett helt år eller mer har arvoderade rätt till tjugofem betalda semesterdagar per år. Alla semesterdagar bör inte tas ut samtidigt utan istället delas upp i minst två perioder. Varje månad ska innehålla minst en helt Sverok-ledig helg. Efter en helg som inte varit ledig är det starkt rekommenderat att vara ledig en eller två dagar den kommande veckan. När den ledigheten planeras in är upp till den arvoderade.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 26(45) 10. Beslut: Arbetssätt Mötet beslutade att 1...styrelsen antar bilagan Förbundsstyrelsens arbetssätt som utgångspunkt för vårt arbetssätt. 2...Aimée Kreuger utses till ägare av dokumentet, med uppdrag att uppdatera detta efter styrelsens behov och diskussioner. 3...ändringar träder i kraft omedelbart, men ska ratificeras på nästkommande styrelsemöte. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Arbetssätt Bilaga: Förbundsstyrelsens Arbetssätt Expedieras Ingen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 27(45) Beslutsunderlag: Arbetssätt Av: Aimée Kreuger Bilagan är samma som ni fick under riksmötet. På mötet kommer vi att ta upp de frågetecken som vi haft kring det föreslagna arbetssättet, och diskutera i gruppen för att komma fram till vad som behöver ändras eller kompleteras. Jag yrkar att 1...styrelsen antar bilagan Förbundsstyrelsens arbetssätt som utgångspunkt för vårt arbetssätt. 2...Aimée Kreuger utses till ägare av dokumentet, med uppdrag att uppdatera detta efter styrelsens behov och diskussioner. 3...ändringar träder i kraft omedelbart, men ska ratificeras på nästkommande styrelsemöte.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok 2008-05-23--25 28(45) Bilaga: Förbundsstyrelsens arbetssätt Av: Karolina Stael Den här texten arbetar utifrån premissen att styrelsens verksamhetsplan går igenom på Riksmötet. Om inte får den justeras efter vad Riksmötet anser viktigt. Det är även en text som föreslår lite nya saker, så häng med och inspireras. Arbetande vs. visionerande styrelse Det har länge pratats om att Sveroks förbundsstyrelse framförallt ska vara en tänkande, visionerande styrelse och inte så mycket en arbetande styrelse. Dessa tankar är dock inget som har realiserats eftersom styrelsen fortfarande i mångt och mycket är en arbetande styrelse. Det finns mycket arbete som styrelsen behöver utföra och detta arbete behöver fördelas på något sätt mellan styrelsen. Inget ämne får riskera att hamna mellan stolar och ingen ledamot bör ta på sig för mycket arbete. Sveroks förbundsstyrelse har under flera år arbetat genom att sätta upp olika ansvarsområden och inom dessa områden fastslå styrdokument som definierar tydliga mål, arbetssätt och budget med ansvarsområdet. När varje ansvarsområde blivit fördelat på någon i styrelsen har denne ansvarat för att arbete utförs och skickar in en rapport om arbetet till varje styrelsemöte. På det sättet är det lätt att utvärdera arbetet och mäta hur det går under året genom att jämföra med mål. Just mätbarhet är något som inte alltid är helt lätt, speciellt när det är vaga mål och metoder. Detta arbetssätt gör att alla småsaker som kan dyka upp i ett område inte behöver tas upp på styrelsemötena och möjliggör där då mer visionernade diskussioner. Eftersom det är många ansvarsområden och det då även blir många rapporter brukar det dock vara svårt att hinna med att beröra mer än detaljer beträffande områdena. Förhoppningsvis går det att fördela arbetet på ett sätt som möjliggör mycket visionerande. Jag vill inte gå ifrån uppdelningen av ansvarsområden, men vi kommer inte behålla dem så som de sett ut tidigare. Jag vill istället lägga fram en grund till mer visionsarbete och långsiktigt strategiskt tänk. Det är viktigt att styrelsen som helhet inte bara arbetar med operativa frågor utan att de arbetar mycket med långsiktighet och med frågor av mer övergripande karaktär. Styrelsemöten Varje styrelsemöte har ett tydligt övergripande fokus och förslag som kommer in som inte ligger i linje med mötets fokus får väldigt låg prioritet. Rapporteringen, där betoningen ligger på diskussion kring de mål vi sätter upp med respektive område, ska få mycket utrymme. Resterande del av mötet kommer att ägnas åt en övergripande visionerande fråga, med olika fokus på varje möte. I så stor utsträckning som möjligt ska styrelsen ta övergripande beslut, och besluten på lägre nivåer flyttas ut från mötena, till fokusgrupperna eller enskilda ansvariga. Styrelsen skulle bli mer flexibel med mindre beslut, mindre flexibel med större beslut samt ha en betydligt större framförhållning. Fokus på strategi För att kunna lägga in en mer övergripande nivå i styrelsearbetet måste vi plocka bort eller förenkla en hel del av de frågor som skulle behöva beslutas om under styrelsemötena. Det handlar framförallt om mindre eller mer praktiskt orienterade frågor, men även om på vilken nivå vi lägger de större frågorna. Då vi ska besluta om en större fråga kommer vi diskutera kring dess konsekvenser, hur den ligger i linje med ideologi och riktning, hur den kan tänkas påverka andra områden inom förbundet. Vi kommer försöka undvika att diskutera det rent praktiska kring genomförandet, och frågor på liknande nivå. I många av del fall där ett beslut behövs kommer styrelsen istället besluta om en prioriteringslista utefter sina diskussioner. Är det viktigast att projektet blir klart i tid, eller att det har rätt vinkling? Är det viktigare att rättviseaspekten kommer med, eller att de som är engagerade i det får fria tyglar? Utöver prioriteringslistan beslutar styrelsen även om vart det slutgiltiga beslutet ska tas. Det kan t.ex. vara av ordförande, sekreterare eller vice, för de områden som de kommer ha övergripande ansvar för. Styrelsen kan även behålla rätten att ratificera det slutgiltiga beslutet. Ett delegerat beslut ska i första hand tas i enlighet med en eventuell prioriteringslista, i andra hand i enlighet med styrelsens diskussioner. Tanken är att styrelsen kan fokusera på den diskussion som är dess huvudsakliga uppgift den strategiska. Medan de mer praktiska bitarna flyttas bort från den tid då styrelsen är samlad i grupp.