ARBETSTIDSFÖRDELNING OCH ANVISNINGAR FÖR BEMANNING VID IPS Skapad 2013-05-23, reviderad 2013-11-20, 2013-12-16, 2014-04-09 och 2015-05-27 Arbetstid för personal över 40 år = 1700 atr/år, för personal under 40 år = 1732 atr/år. Per termin är arbetstiden 866 respektive 850 atr. Arbetstiden ska fördelas över året så att slutsumman blir 1700/1732 atr för heltidsanställd personal. Övertid måste vara beordrad och godkänd av prefekten innan den genomförs. Förslag till övertid för medarbetare framläggs av studierektor endast om tillsvidareanställd personal med lämplig kompetens inte finns att tillgå. Övertid regleras snarast genom kompensationsledighet. Lärare kan vid behov anställas för en kortare period men endast under förutsättning att inte tillsvidareanställd personal med lämplig kompetens finns att tillgå. Om tjänstgöringen omfattar mindre än 20% av heltid utbetalas timarvode och om den omfattar 20% eller mer upprättas ett visstidsförordnande. När det gäller timarvodering samråder studierektor med berörd viceprefekt som fattar beslut. När det gäller visstidsförordnanden ska prefekten löneförhandla och besluta om anställning. Se riktlinjer http://www.ips.gu.se/internt/policydokument/ Heltidsstuderande doktorander bör ges möjlighet till institutionstjänstgöring 20% under någon period under sin doktorandtid, gärna i form av undervisning i anslutning till kurs i högskolepedagogik. Institutionstjänstgöring planeras i samråd med handledaren. Doktorander ges förtur före visstidsanställning och övertid. Anvisningarna I de fall man talar om omfattning i % åsyftas alltid årsarbetstiden som är 1700 atr /år och därmed 850 atr/termin. Omvänt så blir ett utbildningsuppdrag som omfattar 60 atr = 7%. Tabell 1: Omräkningstabell arbetstid beräknad i procent av 850 atr/termin: 5% 43 atr 55% 468 atr 10% 85 atr 60% 510 atr 15% 127 atr 65% 553 atr 20% 170 atr 70% 595 atr 25% 213 atr 75% 638 atr 30% 255 atr 80% 680 atr 35% 298 atr 85% 723 atr 40% 340 atr 90% 765 atr 45% 383 atr 95% 807 atr 50% 425 atr 100% 850 atr Arbetstimme (atr) = 60 min Föreliggande anvisningar för arbetstidsfördelning har tagits fram av institutionsledningen för att komma till rätta med ojämn fördelning av utbildningsrelaterad arbetstid mellan olika studierektorsområden, med det växande antalet övertimmar för många medarbetare och för att på sikt anpassa utbildningsverksamheten till det minskade anslaget. 1
Anvisningarna är baserade på timfördelning och inte på separata budgetar på kursnivå. Kursbudgetar hanteras på ledningsnivå och där fattas de strategiska besluten. För att kunna styra verksamheten mot en budget i balans och en enhetlig fördelning av arbetstid måste bemanningen av personal och verksamhet vara inlagd i en bemanningsplan i god tid inför varje ny termin. Bemanningsplan (BP) Planeringsverktyget för bemanning består av ett exceldokument där alla medarbetare och all verksamhet läggs in. BP ska under planeringsfasen betraktas som arbetsmaterial och endast vara tillgängligt på servern för studierektorer, viceprefekter, prefekt samt vissa administratörer och ekonomer. Studierektorer använder BP som översikts- och planeringsstöd vid tjänsteplaneringssamtal. Bemanningen för kommande termin genomförs under mars-april respektive oktober-november genom att följande poster läggs in i BP varefter planeringsutfallet granskas och eventuella justeringar görs. I maj respektive december informeras den enskilda medarbetaren om sin arbetstidsfördelning av sin studierektor eller kontaktadministratör. Tabell 2: Lista över ansvariga för inläggning av olika poster i BP Medarbetares namn, anställningens benämning, tjänstens omfattning i %, samt eventuell tjänstledighet Avtalsenlig kompetensutvecklingstid, tid för friskvård, personalmöten, egenadministration samt för samverkan inom tredje uppgiften Institutionsfinansierade uppdrag och stödfunktioner (IPS-uppdrag) och externfinansierade uppdrag och stödfunktioner (GU-uppdrag) Ingående balans atr från föregående termin (från vår till höst överförs både över- och undertimmar, vid årsskifte endast övertimmar) Semesteruttag och sjukskrivning läggs under denna flik och regleras i bemanningen när utfall för detta är klart Anslagsfinansierad undervisning på grund- och avancerad nivå (läggs in i flik och atr över till UFS respektive LUN-kolumn) Uppdragsutbildning och uppdragsforskning Doktorandhandledning och kurser inom forskarutbildningen Anslagsfinansierad forskningsverksamhet (professorer, docenter, lektorer) Externfinansierad forskningsverksamhet och forskningsprojekt (bidragsforskning) prefekt prefekt prefekt kontaktadministratör kontaktadministratör studierektor studierektor för uppdrag studierektor för forskarutbildningen viceprefekt för forskning projektekonom Schemalagd lärarledd undervisningstid för studenterna Tabell 3: Lärarledd undervisningstid för studenter: 7,5 hp minst 20 lärarledda timmar 15 hp minst 40 lärarledda timmar 30 hp minst 80 lärarledda timmar Tabellen ovan visar det minimum av schemalagd undervisningstid som ska läggas ut och som varje student får ta del av. Antalet schemalagda lärarledda undervisningstimmar ska anpassas till kursens omfång i hp men inte till antalet registrerade studenter i gruppen. Studenterna har 2
alltså rätt till samma antal schemalagda lärarledda undervisningstimmar oberoende av hur många andra studenter som ingår i gruppen en viss termin. Arbetstiden för undervisande lärare tar sin utgångspunkt i Tabell 3. Under rubriken Utbildningsrelaterad arbetstid nedan anges hur många atr som ska läggas ut för lärarens för- och efterarbete. Campusundervisning ska schemaläggas i två-timmarspass: 08.15-10.00, 10.15-12.00 (ev. till 13.00), 13.00 (ev. fr. 12.00)-14.45, 15.00-16.45. Kvällstid räknas från 17.00. Tre-timmarspass kan endast schemaläggas genom att lokal om möjligt bokas överlappande vid lunchtid. Studenter får då tidig respektive sen lunch. Bokade lokaler som inte ska användas måste avbokas. Utbildningsrelaterad arbetstid Den schemalagda lärarledda tiden för varje enskild student ska vara samma oberoende av antalet registrerade studenter i kursen en viss termin. Antalet lärartimmar för en kurs beror i första hand på kursens omfång i hp, men antalet studenter i gruppen, parallellgrupper samt kursens undervisnings- och examinationsform kan också påverka. Kortare lärarledd undervisningstid per hp kan förekomma t.ex. vid läskurser på avancerad nivå. Distans- och nätbaserade kurser samt VFU-kurser tillämpar i regel annan timtilldelning anpassad till undervisningsformen. Kursledaren ska inlämna sin planering till studierektor som lägger in i BP och granskar att anvisningarna följts. Avvikelser från dessa anvisningar måste vara välmotiverade och kan beviljas av studierektor. Om det är stora avvikelser eller om det finns tveksamheter i motiveringen ska studierektor kontakta viceprefekten för utbildning för samråd. Tabell 4: Utbildningsrelaterad arbetstid för lärare Undervisningstid (schemalagd undervisningstid) Parallellgrupp (med samma innehåll i mer än en grupp) Tilläggsfaktor för kurs med omfattande inlämningsarbeten och tidskrävande examination Handledning och examination av examensarbete Kursledning Kursutveckling (t.ex. arbete med kursplan eller utveckling av nya undervisningsformer) Kursrelaterad kompetensutveckling 1 atr x faktor 3 (för-och efterarbete) 1 atr x faktor 2 (för- och efterarbete) 1 atr x faktor 0,5-2 (utöver faktor 3, endast i kurs med särskilt omfattande efterarbete) 18 atr + 8 atr per uppsats (fast timtilldelning) fast del 20 atr, och därtill kommer en rörlig del med antal studenter x 0,2 tid för att arbeta med kurs i behov av översyn tid för egen inläsning avgörs individuellt (bedömningsfråga) För varje undervisningstimme beräknas i normalfallet x 3 som faktor för förberedelse och efterarbete. I denna faktor ingår lärarens enskilda lektionsförberedelse och återkoppling till studenterna, men även arbetslagsmöten med övriga medverkande lärare i kursen om upplägg och innehåll i den aktuella kursen. Om en och samma lärare har mer än en grupp med samma innehåll beräknas atr med faktor x 3 för den första gruppen och med faktor x 2 för parallellgruppen/grupperna. Delningstal vid gruppindelning är ca 30 studenter, men delningstalet för seminariegrupper kan vara lägre om detta vägs upp av flera föreläsningar i storgrupp. 3
Om en kurs bedöms vara särskilt krävande vad gäller återkoppling och examination kan en tilläggsfaktor (0,5-2) användas utöver faktor 3 för normalt för- och efterarbete. Gruppens storlek och antal inlämningsarbeten per student samt kursens examinationsform avgör om denna faktor ska tillämpas eller inte och i så fall i vilken omfattning. Bedömningen görs av kursledare och studierektor i samråd. Tid för kursutveckling läggs ut den termin utvecklingsarbetet genomförs. För att ta fram en helt ny kurs beräknas 32 atr vilket inkluderar framtagande av kursplan med litteraturlista, kursguide och GUL-aktivitet. Dessa timmar kan fördelas på fler än en person. För större revideringar av kursupplägg eller kursplan beräknas 8 atr, medan revidering av litteraturlista och examinationsuppgifter ingår i normalfaktor för lektionsförberedelse. Handledare och examinator får aldrig vara samma person. Kursrelaterad kompetensutveckling (kunskapsinhämtning och individuell inläsning) varierar terminsvis och kan vid behov tilldelas de lärare som ska medverka i en kurs för första gången och de som behöver extra tid för inläsning av mer omfattande ny kurslitteratur i samband med revidering av litteraturlista. För generell avtalsenlig kompetensutveckling, se rubriken Kompetensutvecklingstid. Professorer och docenter ska i normalfallet ägna sig åt utbildning och utbildningsrelaterad verksamhet på grund-, avancerad och forskarutbildningsnivå i en omfattning av minst 30% respektive 45% av sin arbetstid. Arbetstid för programråd och programsamordning läggs in i bemanningen som IPS-uppdrag som finansieras med institutionsmedel om det gäller UFS-program, respektive som GUuppdrag som finansieras av LUN om det gäller lärarutbildningsprogram. Arbetstid för möten och planering i samband med utbildningsnätverk, utvecklingsprojekt och övrig utbildningssamverkan, se rubriken Samverkansrelaterad arbetstid nedan. Semester: Tabell 5: Semesterreglering 1 semesterdag ska sparas under året 8 atr extra läggs ut under arbetsåret (dvs 1700 + 8) 1 sparad semesterdag tas ut under året 8 atr mindre läggs ut under arbetsåret (dvs 1700-8) Semester rapporteras av medarbetaren själv i egenrapporteringen och ska i normalfallet läggas ut med 35 dagar under sommarmånaderna. Man måste ta ut minst 20 semesterdagar och man får endast spara totalt 35 dagar. Önskemål om att spara semester respektive ta ut sparad semester ska meddelas personalhandläggaren som lägger i antal dagar x 8 atr i bemanningsplanen. Den som sparar semesterdagar ska arbeta 8 atr per dag mer under det året semestern sparas och 8 atr per dag mindre det år den sparade semestern tas ut. Sparad och uttagen semester samt övrig tjänstledighet regleras efter 31 mars följande år, som är sista datum för semesteranmälan. Kompetensutvecklingstid: Tabell 6: Avtalsenlig (generell) kompetensutvecklingstid: 100% tjänstgöring 85 atr 50% tjänstgöring 43 atr 25% tjänstgöring 21 atr 4
Avtalsenlig kompetensutveckling ska omfatta minst 10% av heltid för alla GU-anställda. Omfattningen anpassas till tjänstens omfattning och fördelas i förekommande fall proportionerligt mellan extern och intern uppdragsgivare på så vis att den externa arbetsgivaren står för kompetensutvecklingstiden i proportion till omfattningen. Den kompetensutvecklingstid som ligger inom institutionsuppdraget finansieras av institutionsmedel som avsatts för detta. För anställda med ledningsuppdrag som prefekt, viceprefekt, studierektor och programsamordnare inkluderas kompetensutvecklingen i uppdraget på så vis att om en medarbetare har 50% ledningsuppdrag så ligger motsvarande kompetensutvecklingstid inom det uppdraget. Den avtalsenliga kompetensutvecklingstiden kan utgöras av administrativ, forsknings- utbildnings- eller samverkansrelaterad kompetensutveckling, internt eller externt. Utöver den avtalsenliga kompetensutvecklingstiden kan arbetstid läggas ut för lärares kunskapsinhämtning och inläsning av kurslitteratur inom ramen för timtilldelningen till kursen. Kompetensutvecklingstiden planeras och redovisas vid medarbetarsamtal och stäms av mot institutionens verksamhetsplan, övergripande kompetensutvecklingsplan samt mot medarbetarens intresse och behov. Friskvårdstid: Tabell 7: Arbetstid som kan/bör ägnas åt friskvård: 100% 21 atr 50% 11 atr 75% 16 atr 25% 6 atr Tid för friskvård läggs ut med 21 atr per termin och anpassas proportionerligt efter tjänstens omfattning. För doktorander ingår denna tid i tjänsten. Mötestid: Tabell 8: Arbetstid för möten IPS-möten Programrådsordförande (UFS) Programrådsledamot (UFS) IR, UU, FS, BUF, BUGA 6 ggr per termin x 3,5 atr = 21 atr 3 ggr per termin x 8 atr = 24 atr 3 ggr per termin x 4 atr = 12 atr 5 ggr per termin x 6 atr = 30 atr IPS-möten är obligatoriska personalmöten för alla medarbetare med undantag för provutvecklare. Deltagandet anpassas till tjänstens omfattning. Doktorander deltar i proportion till sin institutionstjänstgöring. För möten som ingår i ledningsuppdrag som prefekt, viceprefekt, studierektor och programsamordnare/programledare ges inte extra mötestid utan möten ingår i ledningsuppdraget. Mötestid för programordförande och programrådsledamöter läggs in i bemanningen som institutionsuppdrag och finansieras av institutionsmedel som avsatts för detta. För program inom lärarutbildningen läggs det antal timmar ut som LUN beslutar och finansierar. Mötestid för kursledare, kursansvariga lärare och övriga lärare läggs in under respektive kurs. Mötestid för IR och UU läggs in som institutionsuppdrag och finansieras av institutionsmedel som i förväg avsatts för detta. Mötestid för FS, BUF, BUGA läggs in som fakultetsuppdrag och finansieras av medel som överförs från fakulteten. 5
Samverkansrelaterad arbetstid: Samverkansrelaterad arbetstid innebär bl.a. samverkan med det omgivande samhället, den s.k. tredje uppgiften, som alla medarbetare har att genomföra. Samverkanstiden används även för möten och planering i samband med forsknings- och utbildningsnätverk, utvecklingsprojekt och övrig forsknings- och utbildningssamverkan. Tabell 8: Samverkansrelaterad arbetstid professor 42 atr lektor 42 atr docent 42 atr adjunkt 42 atr Tabellen ovan anger en normaltilldelning (5%) för samverkansverksamhet lika för alla, men antalet atr bör anpassas till medarbetarens faktiska samverkansverksamhet och ska planeras och diskuteras vid medarbetarsamtal. Den som är särskilt aktiv i samverkansverksamhet kan tilldelas mer arbetstid för detta. Forskningsrelaterad arbetstid: Tabell 9: Anslagsfinansierad forskningsarbetstid forskningstid professor 213 atr (25%) forskningstid docent 170 atr (20%) forskningstid lektor 85 atr (10%) Med forskningstid avses forskningsrelaterad arbetstid som omfattar egen forskning, kollegieverksamhet, medverkan i forskningsnätverk, publicering och rapportskrivande samt vetenskapliga sakkunnighetsuppdrag av olika slag. Tillsvidareanställda professorer, docenter och lektorer ska i normalfallet ägna sig åt forskningsrelaterat arbete i en omfattning av 25%, 20% respektive 10% av sin arbetstid. Denna forskningstid ges utöver den avtalsenliga kompetensutvecklingstiden på 10% som helt eller delvis kan användas till forskningsverksamhet. All anslagsfinansierad forskningstid är villkorad, dvs den professor, docent eller lektor som inte bedriver forskning tilldelas inte forskningstid utan bemannas efter samråd med studierektor med andra arbetsuppgifter. Om det statliga forskningsanslaget drastiskt skulle sänkas påverkas tilldelningen av forskningstid. Forskare som erhåller externa medel (bidragsforskning) tilldelas forskningstid enligt överenskommelsen i det externa avtalet. Den anslagsfinansierade forskningstiden är fast och den bidragsfinansierade rörlig. Den anslagsfinansierade forskningstiden påverkas inte av den bidragsfinansierade såvida den inte leder till att forskaren får övertid. Forskningstiden redovisas och planeras vid medarbetarsamtal och tjänsteplaneringssamtal. Tid för möten och planering i samband med forskningsnätverk, utvecklingsprojekt och övrig forskningssamverkan, se rubriken Samverkansrelaterad arbetstid. Doktorandhandledning: Tabell 10: Doktorandhandledningstid: aktivitetsgrad handledning/termin huvudhandledare bitr. handledare 100% 42 29 13 80% 34 24 10 60% 25 18 7 50% 21 15 6 6
Handledningstiden anpassas terminsvis till doktorandens aktivitetsgrad enligt dennes individuella studieplan (ISP). Om doktoranden någon termin har lägre aktivitetsgrad än heltid anpassas handledningstiden den terminen proportionerligt så att den tid som avsätts för handledning (totalt 336 atr) räcker tills dess att doktoranden fullgjort totalt 800% aktivitet (8 terminers heltid). Handledningstiden, 42 atr per termin för heltidsstudier, fördelas terminsvis mellan huvudhandledare och biträdande handledare. I normalfallet är fördelningen 70% - 30%. Extra handledningstid utöver totalt 42 atr x 8 terminer = 336 atr ges endast efter individuell bedömning och beslut av prefekt. Externfinansierad doktorand antagen efter 1 juli 2013 kan få extra handledning om avtalet omfattar den kostnaden och handledare finns att tillgå. Medverkan i utveckling av och genomförande av doktorandkurser läggs in i bemanningen under rubriken Forskarutbildning. Tabell 11: Översikt över tidigare och ny arbetstidsfördelning Tidigare arbetstidsfördelning Prof Docent Lektor Adj Kompetensutveckling 160 160 160 100 Möten 30 30 30 30 Samverkan 60 60 60 60 Summa: 250 250 250 190 Tid för kompetensutveckling, möten och samverkan: 29% = 250 atr för professor, docent, lektor respektive 22% =190 atr för adjunkter Undervisning och annat utbildningsrelaterat arbete 450 480 600 660 Villkorad forskning, doktorandhandledning 150 120 0 0 Summa: 600 600 600 660 Villkorad forskningstid till alla professorer och docenter. Redovisas inte. Ingen forskningstid för lektorer. Summa termin: 850 850 850 850 Ny arbetstidsfördelning Prof Docent Lektor Adj Avtalsenlig kompetensutveckling (10%) 85 85 85 85 Avtalsenlig friskvård (1 atr/vecka) 22 22 22 22 Personalmöten (6 ggr per termin) 21 21 21 21 Samverkansverksamhet, tredje uppgiften (5%) 42 42 42 42 Lika för alla (20%): 170 170 170 170 Anslagsfinansierad forskningsrelaterad verksamhet (egen forskningstid, forskningsnätverk, kollegiesamordning, sakkunniguppdrag, opponent, betygsnämnd, publicering, refereegranskning mm) 213 170 85 0 Forskarutbildning: doktorandkurser och doktorandhandledning (anpassas till antal doktorander och aktivitetsgrad termin för termin, heltidsdoktorand får 42 handledningstimmar per termin) 85 42 21 0 Utbildningsrelaterad verksamhet (undervisning, kurs- och lektionsplanering, för- och efterarbete, uppsatshandledning, examination) 340 425 510 595 Kursrelaterat arbete (kursledare, planering, kursutveckling, individuell inläsnings- och kompetensutvecklingstid (beroende på antal nya kurser och/eller ny kurslitteratur för läraren) 42 43 64 85 Anpassat till personalkategori och individuell tjänsteplanering (80%): 680 680 680 680 Summa termin: 850 850 850 850 Om en medarbetare har ledningsuppdrag, externt utbildnings- eller forskningsuppdrag anpassas tiden för utbildningsrelaterad verksamhet så att inte övertid uppstår. 7