Kommunikationsutbildning

Kommunikationsutbildning Program för dagen 09.45-10.15 Kort introduktion av medverkande VinnVäxt-initiativ Vi går laget runt med en kort presentation av vilket initiativ ni kommer från, din roll i organisationen samt de två-tre största kommunikationsutmaningarna ni står inför just nu 10.15-12.30 Kort presentation av min bakgrund Övergripande bild av Robotdalen Kommunikationsarbete och strategi 12.30-13.30 Lunch 13.30-15.00 Konkreta exempel på praktiska kommunikationsinsatser 15.00-15.20 Kaffepaus 15.20-16.30 Diskussion med anknytning till de utmaningar respektive initiativ står inför Sammanfattning och avslutning Min bakgrund Från sandstränder till sågklingor Fokus kommunikation Från Örebro universitet till Robotdalen 1

Viktigt för mig i min roll Strategiskt & praktiskt Mål & resultat Utvecklas & utmanas Vad gör Robotdalen? Robotdalen tar robotinnovationer hela vägen ut på marknaden. Vi fokuserar på nya lösningar för industri, service samt vård och omsorg. Vi vill bli en internationellt erkänd innovationsmiljö! Vi är en nationell innovationsmiljö som agerar för att sätta svensk robotik på kartan internationellt och därmed bidra till ökad tillväxt och konkurrenskraft. Våra kärnområden HÄLSOROBOTIK Fler tekniska lösningar inom vård och omsorg för ökad livskvalitet för funktionshindrade och äldre INDUSTRIROBOTIK Innovativ och flexibel robotautomation som stärker konkurrenskraften i svensk tillverkningsindustri SERVICEROBOTIK Mobila robotar för industri, offentlig sektor och konsumentmarknad för ökad service i samhället 2

Robotdalens resa 2003-2013 vi har: Synkat tre län och tjugo finansiärer från akademi, offentlig sektor och näringsliv kring en gemensam agenda Etablerat varumärket och synliggjort satsningen Satt en regional, nationell och internationell agenda Fokuserat från fem till tre kärnområden Satt tydliga mål och levererat konkreta resultat Säkrat långsiktig, hållbar finansiering 25 nya produkter, 24 nya företag och 2 internationella företagsetableringar Var står vi idag? Ny finansieringsperiod 2014-2019 från VINNOVA och regionala finansiärer Vi agerar för utökad finansiering, med fokus på EU och VINNOVA Vi ska ytterligare stärka Robotdalen som en nationell innovationsmiljö för robotidéer samt tydliggöra investeringsmöjligheterna i konkreta företag, för riskkapitalister Fortsatt fokus på nya produkter och företag på marknaden samt internationella företagsetableringar Förstärkt närvaro internationellt genom strategisk samverkan Vi ska stärka eventet Robotics Innovation Challenge samt tävlingen Robotdalen Innovation Award Vår vision är att vara en internationellt erkänd innovationsmiljö 2019 Robotdalens kommunikationsresa 2005 Hemsida, pressmeddelande event 2011 Externt pressrum, innovationsportal på hemsidan, engelskt magasin 2012 Animerad film, sociala medier, internationella mediakontakter 2006 Nyhetsflöde, trycksaker, kontaktdatabas, kommunikationsstrategi 2009/2010 Ny hemsida inkl bild och kontaktdatabas, fotograf 2013 Trycksaksvisitkort, Mailchimp (nyhetsbrev, kontaktdatabas) 2007 Verksamhetsberättelse, engelsk del på hemsidan, svenskt magasin 2008 Grafisk profil, pressklippsbevakning 2014 Ny responsiv hemsida, ny grafisk profil och logotyp, strategi 2019 3

Personal Jessica Karlsson, kommunikationsansvarig Strategi, planer, grafisk profil och budget Hemsida och pressrum Nyhetsflöde, mediakontakter, sociala medier Bildbehov Projekt- och företagskontakter Klas Larsson, kommunikatör/eventstöd Implementering grafisk profil Trycksaker, powerpoint, profilprodukter Eventkommunikation Film (YouTube, animerad film) Bilddatabas, kontaktdatabas, dokumentdatabas Kommunikationsstrategi Kommunikationsarbetet Praktiskt Stödsystem Strategiskt 4

Strategiska nivån Kommunikationsstrategi Kommunikationsplaner Budget Grafisk profil Intern medverkan och input Stödsystem Hemsida Pressrum Pressklippsbevakning Nyhetsbrev Kontaktdatabas Bilddatabas Upphandlade leverantörer Avtal Bra samarbetspartners Praktiskt genomförande Hemsida Nyhetsflöde Sociala medier Eventkommunikation Trycksaker/powerpoint Fotografering Filmproduktion Kontaktdatabas Synlighet i olika miljöer 5

Hur bidrar det här till att vi når våra mål? Kommunikationsstrategi - innehåll Nulägesanalys Mål Målgrupper Budskap Kanaler Aktiviteter Uppföljning Budget Våra strategiska riktlinjer Kommunikationsmålen utgår från Robotdalens verksamhetsmål Alla i organisationen har ett informationsansvar Hemsidan är vår främsta kommunikationskanal Vi ska synas mycket i media Vi ska våga prioritera bort 6

Process för kommunikationsstrategi 2019 Konkretisera vision och mål för 2019 på övergripande nivå samt för våra kärnområden/ansvarsområden Sätt mål, målgrupper, budskap osv för varje del Ta fram en övergripande kommunikationsplan Ta fram konkreta kommunikationsplaner för 2014 Förankra och implementera hos styrelse, ledningsgrupp och övrig personal INNOVATION Vi har ett högt nationellt och internationellt idéinflöde och en effektiv innovationsprocess INTERNATIONELLT Robotdalen är en naturlig strategisk samarbetspart kring enabling commercial success med flera internationella företagsetableringar. EVENT Robotdalen Innovation Award och Robotics Innovation Challenge är etablerade och välrenommerade med internationell dragkraft HÄLSOROBOTIK Sverige är världsledande på innovationer för hälsooch äldrevården, som utgår från användarnas behov. Vision 2019 ÖVERGRIPANDE Robotdalen är en internationellt erkänd innovationsmiljö som möjliggör kommersiell framgång av nya idéer och lösningar inom robotteknik. SERVICEROBOTIK Framstående forskning inom tunga fordon har gynnat svensk industri, och servicerobotik är etablerat som nytt kärnområde med framgångsrik kommersialisering. INDUSTRIROBOTIK Konkurrenskraften i svenska SME-företag har ökat genom nya produkter och företag och svensk tillverkningsindustri är världsledande användare av innovativ robotautomation. INNOVATION a) Ökat inflöde av innovationer b) Kontakt med fler entreprenörer och riskkapitalister HÄLSOROBOTIK a) Ökat idéinflöde b) Testbäddar c) Produktlanseringar d) Internationella företagsetableringar INTERNATIONELLT a) Stärka Robotdalens varumärke som enabler b) Fler strategiska internationella samarbeten Prioriterad kommunikation EVENT a) Fler tävlingsbidrag till Robotdalen Innovation Award b) Fler besökare och tunga föreläsare till eventet RIC ÖVERGRIPANDE a) Stärk varumärket Robotdalen som innovationsmiljö b) Utökad finansiering SERVICEROBOTIK a) Etablering av servicerobotik b) Insatser för ökat inflöde av innovationer c) Produktlanseringar INDUSTRIROBOTIK a) Innovativ produktutveckling b) Produktlanseringar c) Automationsutmaningen 7

Med i processen Från information till interaktivitet Hur arbeta mer strategiskt med digital marknadsföring/sociala medier? Riktlinjer för användning av twitter Hur öka vår synlighet nationellt? Debattartiklar, event osv Hur öka vår synlighet internationellt? Nätverk, event, gästinlägg på robotbloggar osv Strategiska punktinsatser för att nå prioriterade målgrupper Utveckling av våra stödsystem/bevakning av upphandling Exempel strategisk process industrirobotik Område Mål Målgrupp Huvudbudskap Kommunikationsmål Innovativ Ökat idéinflöde Robotleverantörer, Tillsammans kan vi Bidra till ökat produktutveckling till, samt systemintegratörer, utveckla nya flexibla idéinflöde. genomförande komponent- och innovativa Säkerställa att vi når av, innovativa leverantörer, robotlösningar för rätt nyckelpersoner produkt- SME-företag, ökad konkurrenskraft i och att de väljer att utvecklings- innovatörer, svensk industri kontakta oss. projekt entreprenörer Nya Fler nya Slutkunder Nya innovativa Bidra till mer effektiv produkter/ produkter och Entreprenörer produkter ger ökad lansering av nya företag företag på Riskkapitalister produktivitet, produkter och marknaden lönsamhet och företag, samt ett konkurrenskraft i ökat inflöde av svensk industri. entreprenörer och riskkapital Automationsutmaningen Förstudier i Utförare i nya Förstudier är ett Intressera fler tillverkande regioner runt om i framgångsrikt koncept genomförare runt SME-företag landet som, med relativt små om i landet för nationellt, med medel, ger stora konceptet. målet 300 investeringar och ökad MSEK i produktivitet hos investeringar tillverkande SME. fram till 2019. Konkreta kommunikationsinsatser Synliggöra erbjudandet. Nyhetsflöde med goda exempel. Sociala medier. Produktlansering via media/event. Uppmärksamma företag i pipeline. Uppföljning av framgångsrika produktlanseringar Pressmeddelande vid uppstart av Automationsutmaningen i nya regioner. Spridning av goda resultat från förstudier. Industrirobotik: Preliminär plan nyhetsflöde Mars April Maj Juni Aug Sep Okt Nov Dec Elmia Automation Elmia Automation, Flytt till Expectrum i Västerås Pågående projekt på Robot Application Center i Eskilstuna Uppföljning Automationsutmaningen Goda exempel förstudier Goda exempel innovativa produktutvecklingsprojekt Debattartikel utmaningar svensk industri Uppföljning status produkter på marknad Uppföljning verksamhet Expectrum 8

Hur förankra internt? HEMSIDAN vår främsta kommunikationskanal 1) Växla över till responsiv hemsida 2) Renodla och tydliggöra innehållet 3) Locka fler besökare NYHETSFLÖDE - stärka varumärket 1) Fortsatt hög synlighet i media 2) Förbättrat inflöde av nyhetstips från våra projekt 3) Löpande utskick av nyhetsbrev 4) Strategisk utökning av kontaktdatabasen EVENT - nätverk/synlighet 1) Fånga upp idéer/kontakter 2) Arenor för produktlansering 3) Sätta Robotdalen/robotik på kartan FOTO & FILM - stärka budskapet Säkerställa bra urval av foton, använd YouTube och animerad film vid marknadsföring TRYCKSAKER - allmän intro/info 1) Implementering av ny grafisk profil 2) Utveckling av visitkortstrycksak SYNLIGHET I MILJÖER - nå ut med budskap Säkerställ tydlig information i rätt miljöer (Expectrum m fl) Övergripande kommunikationsplan våren 2014 Område Prioritering våren 2014 Övergripande Industrirobotik Servicerobotik Hälsorobotik Innovation Internationellt Lansera responsiv hemsida Implementera ny grafisk profil Ta fram kommunikationsstrategi 2014+ Ta fram montermaterial till nya lokaler på Expectrum Löpande nyhetsflöde Eventkommunikation Elmia Automation Pressmeddelande ny produkt YourFlow Lansera servicerobotik som nytt kärnområde Ta fram kommunikationsplan för ökat inflöde av innovationer för hösten Uppstart av blogg för projektet Hjälpmedel och innovation Pressmeddelande nytt projekt Utökat nätverk via twitter Konkret plan för insatser för ökat inflöde av innovationer för hösten Ökad interaktivitet via twitter Pressmeddelande Elmia Automation 9

Tydlighet internt Ökad KÄNNEDOM om industrirobotikens erbjudande genom synlighet i rätt sammanhang med tydliga och konkreta budskap HUR BIDRAR KOMMUNIKATIONEN TILL ATT VI NÅR INDUSTRIROBOTIKENS MÅL I ROBOTDALEN? Snabbare LANSERING av nya produkter och företag genom konkreta insatser för synlighet vid produktlansering Smidigare KONTAKT med prioriterade målgrupper som vi vill samarbeta med för att nå våra mål I tre steg vill vi åstadkomma: Ökad kännedom Positiv inställning Aktiv handling KUNNA TYCKA GÖRA Grafisk profil 10

Tidigare grafisk profil Logotyp och banner. Växling mellan fyra färger årsvis utöver den blå. Cirkeln i logotypen som grafiskt element vid till exempel event. Ny grafisk profil - Robotdalen går in i fas 2, 2013+ - Vi lanserar ny hemsida - Vi tar fram nytt presentations- och mässmaterial till våra nya lokaler - Logotyp och färgskala behövde fräschas upp och få lite nytt liv - Vi tillför en ny mångsidig symbol som lyfter vårt presentationsmaterial Processen mot ny symbol 11

Exempel vår innovationsprocess Effekter av grafisk profil Enhetlighet, röd tråd och igenkänning i allt marknadsföringsmaterial Fräschare varumärke Större utrymme att skapa kreativ kommunikation och effekter med symbolen Större utrymme att skapa effekter/få genomslag med en huvudfärg per kärnområde Stödsystem 12

Stödsystem Hemsida Pressrum/sändlistor media Pressklippsbevakning System för utskick av nyhetsbrev Kontaktdatabas Bilddatabas Dokumentdatabas Upphandlade leverantörer för montermaterial, fotografering, filmproduktion osv. Hur arbetar vi? Google Apps for Business för e-post, delade dokument, nyhetsbrevsmodul med kontaktdatabas (samt anmälningsformulär) Hemsida med anmälningsformulär Externt pressrum med bilddatabas (i urval) Pressklippsbevakning via e-post (via Mälardalens högskola) samt via brevutskick för tryckt press Dropbox med dokumentdatabas och bilddatabas (komplett) Med i processen för upphandling via Mälardalens högskola Vad tänka på? Synka så många system som möjligt Ta inte fram system som inte används Avsätt resurser för kontinuerlig uppdatering och utveckling Var tydlig internt med vad som förväntas av alla för att till exempel löpande uppdatering av hemsida eller kontaktdatabas ska fungera Säkerställ att du har koll på upphandlade leverantörer Ta fram smidiga rutiner 13

Praktiskt genomförande Praktiskt genomförande Hemsida Nyhetsflöde Sociala medier Trycksaker Eventkommunikation Fotografering Filmproduktion Kontaktdatabas Synlighet i miljöer Hemsida 14

Hemsidan Hemsidan som främsta kommunikationskanal Skapa en levande och tydlig startsida Lägg fokus på nyhetsflöde inte faktauppdateringar Skapa balans i synlighet/nyhetsflöde Stå på dig mot interna och externa krav på synlighet Formulera tydliga erbjudanden Uppmana till interaktivitet Ny hemsida: - Responsiv (dvs läsbar även från läsplatta och smartphone) - Renodlad med tydligare ingångar - Mindre information att uppdatera löpande - Vi går från information till interaktivitet - Tydligare erbjudanden för prioriterade målgrupper - Ökat fokus på sociala medier via till exempel blogg och twitter istället för ett traditionellt nyhetsflöde - Uttalanden nöjd kund - Enklare kontaktvägar Illustrationer/ingångar startsida 15

Resultat Tydliggör och stärker varumärket En tydlig kanal att hänvisa till Enkel och smidig kontaktväg Faktabas Samlad bas för nyhetsflödet Nyhetsflöde Nyhetsflöde - media Synlighet i media prioriterat Från fokus regionalt till nationellt/internationellt Externt pressrum med bilddatabas samt kontaktdatabas till journalister Pressklippsbevakning (digitalt och via post) 1 pressmeddelande/månad går ut nationellt och ungefär varannan månad internationellt Högt nyhetsvärde i det som går ut, med fokus på goda exempel Balans i och tanke bakom nyhetsflödet 16

Nyhetsflöde - övrigt 1 blogginlägg/vecka på hemsidan 1 nyhetsbrev/månad nationellt, varannan månad internationellt Strategisk utökning av kontaktdatabasen prioriterat Högt nyhetsvärde i det som går ut med fokus på goda exempel Balans i och tanke bakom nyhetsflödet Ökat flöde på twitter Planerar för fler produktioner på YouTube Planerar för LinkedIn som ytterligare digital kanal Frågor som alltid besvaras Frågor Vad gör vi? Varför gör vi det? Hur gör vi det? När gör vi det? Vem gör det? Exempel Elmia Automation Vi ställer ut på mässan Elmia Automation För att synliggöra hur vi stärker svensk tillverkningsindustri med innovationer och råd kring robotinvesteringar Med konkreta råd från experter vid korta möten samt goda exempel genom korta föredrag med teknikleverantörer 6 9 maj i Jönköping Robotdalens personal inom industrirobotik samt externa experter från teknikleverantörer och systemintegratörer När ska det vara klart? 6 9 maj Vad ska det resultera i? Ökad kunskap ute i landet om vad vi erbjuder inom industrirobotik samt intressanta kontakter för innovativ produktutveckling och Automationsutmaningen What s in it for me? Tilltalar ovanstående våra prioriterade målgrupper? 17

Nyhetsflöde - resultat Ökad kännedom om Robotdalen/ specifika produkter och företag Nätverk med journalister Trovärdighet hos media Intresse för vår verksamhet FRAMTID Utökat journalistnätverk via twitter nationellt och internationellt Utökat fokus på debattartiklar/blogginlägg/färdiga artiklar 18

Sociala medier Sociala medier Responsiv hemsida Twitter YouTube Blogg FRAMTID LinkedIn Prioriterat område; utökat nätverk, ökat flöde, kampanjer, del i helheten osv. Eventkommunikation 19

Eventkommunikation Studiebesök, seminarier, konferenser osv Deltagande på mässor typ Elmia Automation, InnoRobo m fl Egna event (Robotics Innovation Challenge m fl) Eventkommunikation större event Deltagande i projektgrupp från start Börja i god tid! Fokus på prioriterade målgrupper och budskap Marknadsföring med röd tråd genom pressmeddelanden, nyhetsbrev, specialutskick, sociala medier osv Inbjudan och mottagande av media Helhetskoncept från inbjudan till lokal till namnskyltar Föreviga med foto & film Checklistor och tydlig ansvarsfördelning Uppföljning & vidareutveckling Checklistor Oktober Mål: Lansering Robotics Innovation Challenge (RIC), Robotdalen Innovation Award (RIA) samt matchmaking 2012-10-12 Kommunikationsplan för RIC & RIA klar, tidsplanen kompletterad Jessica Synka tids- och kommunikationsplan med tidsplan för matchmaking 2012-10-13 Jessica Uppstart upphandling animerad film 2012-10-13 Tids- och aktivitetsplan för komplettering animerad film Jessica Utskick pressmeddelande Robotdalen Innovation Award till nya 2012-10-16 internationella journalistkontakter i vårt pressrum Jessica 2012-10-29 Uppstart adwordskampanj Google Klas/Jessica 2012-10-30 Hemsida RIC2013 samt kalendarium uppdaterade inför utskick Jessica/Klas 2012-10-30 Utskick av pressmeddelande lansering RIC inkl match-making Jessica/Klas 2012-10-30 Spridning via nationella och internationella eventkalendarium Klas/Jessica 20

Resultat Trycksaker Trycksaker/powerpoint Minimalt med trycksaker utifrån vad som faktiskt delas ut och används Kort information med webbadress för att driva trafik till webben samt kontaktuppgifter för att uppmuntra direktkontakt Trycksaker: visitkortstrycksak, verksamhetsberättelse, eventmaterial Kontorstryck: Kuvert Powerpointpresentationer prioriterat 21

Foto & film Fotografering Fotografering av produkter, porträttbilder samt vid event Samma fotograf ger personlig prägel i bilderna samt kunskap om vår organisation och vilken typ av bilder vi söker Ett urval foton finns tillgängliga på vårt externa pressrum Foton lyfter marknadsföringen och ökar möjligheterna till synlighet Exempelfoton (Fotograf: Terése Andersson) 22

Filmproduktion ANIMERAD FILM visar produkter i sin rätta miljö finns på vår YouTube-kanal och hemsida visas vid studiebesök och presentationer Programpunkter vid eventet Robotics Innovation Challenge filmas och läggs ut på vår YouTube-kanal, kopplas till nyhetsflöde, sprids via twitter osv Föreläsning med robotguryn Rodney Brooks 4400 visningar, animerade filmen ca 3000 och robotdräkt 2440 visningar Mer marknadsföringsmaterial via YouTube planeras framöver Kontaktdatabas Kontaktdatabas Byggs upp genom a) prenumeration via hemsidan b) deltagande vid event c) kontakt med kollegor d) strategisk utökning Kontaktdatabasen ligger i Mailchimp (nyhetsbrevsmodul kopplad till Google Apps for Business där vi har vår e-post, delade dokument osv) Kodning för t ex hälsorobotikkontakter, internationellt osv. Kontaktlistor till journalister via vårt externa pressrum 23

Kontaktdatabas Prioriterat för att säkerställa att vi når ett stort nätverk Avsätt tid och resurser, det krävs mer än man tror Sociala medier ersätter inte sändlistorna Bidrar till utökat nätverk och ökat genomslag i marknadsföringen Synlighet i olika miljöer Synlighet i olika miljöer Presentationer (konferenser, seminarier) Event (mässor, konferenser) Fysiska miljöer 24

Synlighet i olika miljöer Fysiska mötesplatser är viktiga Syns vi i rätt sammanhang? Tydliga budskap Tydlig kontaktinformation Röd tråd i allt material Skapa material för flera forum Håll koll på var vi syns Uppdaterat informationsmaterial Summering Hur har kommunikationen bidragit till Robotdalens resultat? Vi har etablerat varumärket Vi har skapat kännedom Vi har skapat fler kontaktytor Vi har ökat tillgängligheten Vi har förenklat produktlanseringar Vi har tydliggjort resultat Vi har skapat igenkänning 25

Största utmaningarna Att synka kommunikationsinsatserna med Robotdalens utveckling Internkommunikation Internationalisering Resurser Prioritering Mest stolt över Supersummering Jobba balanserat med strategi, stödsystem och praktiskt kommunikationsarbete Välj ut prioriterade kanaler och målgrupper Våga prioritera bort Mät och redovisa resultat Tydliggör vilka resurser du behöver Se till att du får respekt och utrymme i organisationen Se och var stolt över det du gör Se till att du utvecklas och utmanas i din yrkesroll 26

Tack för mig! Jessica Karlsson, Kommunikationsansvarig jessica.karlsson@robotdalen.se 019-25 32 91 27