1 (6) Datum Riksarkivets kommunikationsplattform:

Transkript

1 Datum (6) Riksarkivets kommunikationsplattform: Kommunikationsstrategi Denna kommunikationsstrategi bygger på Riksarkivets vision och strategiska mål och beskriver områden som ledningsgruppen bedömt vara viktigast för oss under år I diskussion vid ledningsgruppens möte den 19 oktober 2012, beslutades att Riksarkivet som myndighet är huvudspåret i kommunikationen, organisatoriska enheter är underordnade. Detta för att tydligare kommunicera bilden av Riksarkivet. Bakgrund Nästan allt är information. I praktiken betyder det att alla inom myndigheten har ett informationsansvar mot kollegor, besökare, andra myndigheter, allmänheten etc. Var och en har ett ansvar att söka information, men även att förmedla information och att kommunicera, på ett sätt som ger en rättvisande bild av ämnet och av myndigheten. Huvudansvaret för att dra upp riktlinjerna för intern och extern kommunikation och informationsspridning ligger hos ledningsgruppen i samarbete med kommunikationschefen. Alla chefer/arbetsledare är ansvariga att informera/kommunicera om sin avdelnings/grupps verksamhet till såväl interna som externa mottagare. (Jfr Arbetsordningen) Informationen ska följa Riksarkivets kommunikationsplattform i vilken bland annat ingår informations(kommunikations)policy, kommunikationsstrategi och grafisk profil. Syftet med kommunikationsstrategin är att vara till stöd när det gäller valet av kommunikationsåtgärder och budskapets inriktning. Kommunikationsstrategin pekar ut de viktigaste frågorna och målgrupperna under den period strategin gäller. Varje process- och verksamhetsområde behöver anpassa strategins övergripande innehåll till respektive verksamhet när de egna informations- och kommunikationsinsatserna planeras. Anpassa budskapet Budskapen, som här exemplifieras på en övergripande nivå, behöver anpassas. Du ska inte kommunicera budskapet ordagrant som det är formulerat här, budskapet ska genomsyra det som väljs. Till exempel ska vi inte säga Det finns mycket spännande och användbart att hitta i arkiven, utan kommunicera innehåll som stärker det budskapet. Hur ni kommunicerar behöver anpassas efter målgruppens förväntade inställning till det ni har att säga. Är mottagaren t.ex. redan intresserad? Om han/hon inte är det, hur bör ni formulera er för att fånga hans/hennes intresse? Är han/hon kunnig om det ni vill tala om? På vilken nivå behöver språket ligga för att mottagaren ska ta budskapet till sig?

2 2 (6) Handlingsplan Strategin behöver kompletteras med handlingsplaner för varje kommunikationsåtgärd inom respektive verksamhetsområde för att klargöra vilka kanaler som ska användas, vem som är mottagare, vilket budskap som ska förmedlas på vilket sätt och när åtgärden ska genomföras. När det gäller de riktade satsningar, där vi själva väljer vem vi vänder oss till, behöver vi fokusera på en intressegrupp i taget, dels med tanke på de egna resurserna, dels med tanke på möjligheten att nå fram, följa upp och dra slutsatser av tidigare agerande. Förhållningssätt I informationspolicyn beskrivs de värdeord vi använder i informationen så här: (efter strecket ges exempel på vad ordet kan betyda för verksamheten) Trovärdighet det vi säger ska vara sant Kvalitet det vi säger ska vara korrekt, de sammanhang vi syns i ska hålla god kvalitet Respekt vi hanterar varandra, vår omvärld, våra uppgifter och vårt ansvar med respekt Öppenhet öppenhet följer av offentlighetsprincipen men är också en förutsättning för att vara och förbli trovärdig hos alla intressenter. Lättillgänglighet vi ska skapa vägar för alla att nå oss, och använda ett tilltal som berör och angår mottagaren och på ett sätt som han/hon kan ta till sig. Dessa värdeord kan ändras när Riksarkivets värdegrund fastställts. Våra vanligaste kanaler Internt Insidan Olika slags interna möten (inkl. telefonmöten och nätbaserade mötesformer som t.ex. Adobe Connect). Anslagstavlor Massutskick (till alla eller till grupper) via e-post Kopierade meddelanden i postfack och/eller i fikarum Externt Webben Sociala medier (Facebook, Twitter, Blogg, etc) Mässor och utställningar/evenemang Konferenser, seminarier, kurser, andra mötesformer Anslagstavlor Direktkontakt vid personliga besök, telefonsamtal, brev och fax Via medierna (tidningar, radio, TV) E-post Trycksaker (Mer om kanalerna, se Riksarkivets kommunikationsplattform; Kanaler )

3 3 (6) Prioriterade områden för år En enad myndighet Syfte Den 1 januari 2010 gick Riksarkivet och landsarkiven samman i en myndighet, Riksarkivet. Den 1 juli 2012 förstärkte vi myndigheten ytterligare genom att organisera oss i en matrisorganisation där arbetet styrs via processer och utförs av linjen. Tydlighet och transparens i hela arbetet med hur den nya organisationen växer fram är väsentligt. Den öppenhet som har präglat införandet av den nya organisationen bör vara ledstjärna för organisationens alla delar framöver. Ska vi få full utdelning av den nya organisationen är ledordet kommunikation. Var och en behöver insyn i verksamheten i övrigt och få den information som han/hon behöver i sitt arbete och ges möjlighet till dialog där hans/hennes kunskap och kompetens kan komma verksamheten till godo. I förlängningen leder en tydligare och mer konsekvent genomförd intern kommunikation till ett trovärdigare budskap i kommunikationen med omvärlden, vilket bidrar till att stärka bilden av Riksarkivet. Därför står interkommunikationen på första plats i denna uppräkning. Målgrupp Myndighetens personal. Beroende på vad som står på agendan, vad som ska göras, berättas osv. kan personalen delas in i undergrupper, t.ex. avdelningschefer, bevarandepersonal, personal i Lund etc. Visstidsanställd personal måste också inkluderas i informationen/kommunikationen. I vissa fall kan det vara aktuellt att involvera leverantörer av olika slag i den interna kommunikationen, i synnerhet om det är någon som kommer att ha tät kontakt med oss under längre period. Övergripande budskap: Tillsammans blir vi mer än de olika delarna sammanräknade. Alla har vi en roll i att vidmakthålla och utveckla Riksarkivet. Var och en av oss, varje process och verksamhet är en del av en större helhet. Styrkan i det förmedlas i kommunikationen internt, och lägger grunden för ett liknande tänkande när vi kommunicerar externt. Vi delar med oss av vad vi gör och håller oss uppdaterade om vad andra verksamheter inom myndigheten gör. 2. En ökad användning av arkiven Syfte Arkiven är av vital betydelse för demokrati och öppenhet, den enskildes rättsäkerhet och kunskapsutvecklingen i samhället. Ju fler som känner till vad arkiven erbjuder och som har förtroende för arkivens tjänster, ju större genomslag får vår vision. Därför vill Riksarkivet öka kännedomen i omvärlden om att arkiven finns och hur de kan användas. Arbetet med att sprida kunskap om arkiven pågår stundligen, inte minst i forskarsalar och via förfrågningar via e-post och andra kanaler. Vi vill också

4 4 (6) göra riktade satsningar mot utpekade målgrupper (t.ex. skolor eller universitet och högskolor). Blir satsningarna lyckade kan de personer vi nått i sin tur bli ambassadörer för kunskap och kännedom om arkiven. Vi vill också inleda samarbeten som stärker Riksarkivets attraktionskraft, dvs. samarbeten där våra styrkor och resurser utnyttjas till att uppnå vårt eget mål om ökad användning av arkiven. Samarbetet kan se ut på många sätt, t.ex. kan vi samarbeta med representanter från näringslivet som är intresserade av att paketera våra resurser på ett nytt sätt, bland annat med hjälp av öppna data. Ett annat exempel kan vara Digisams verksamhet eller projekt som eard (e-arkiv och e-diarium), som i förlängningen har potential att sprida kunskap om arkiven in i var mans hem. Lyckade samarbeten kan leda till ökad kännedom om arkiv i allmänhet och Riksarkivet i synnerhet. Att sprida resultaten av dem är inte minst viktigt, och att tydliggöra vår delaktighet, för att på så sätt så småningom för allt fler tydliggöra vår roll och vad vi kan bidra med. Exempel på målgrupper och övergripande budskap Prioriterad målgrupp är till exempel skolan, baserat på barn- och ungdomsstrategin. Övergripande budskap: Det finns mycket spännande och användbart att hitta i arkiven. Forskare och studerande (i relevanta ämnen) vid universitet och högskolor Övergripande budskap: Handlingarna i original finns i Riksarkivet. Vi säkrar innehållet över tid. Innehållet griper över hela landet, såväl stat som enskilt material, över alla tidsåldrar från medeltiden. Företag (måste riktas mot den grupp du är intresserad av att nå för närvarande, annars riskerar du att få ett sämre utfall) Övergripande budskap: Det finns mycket spännande och användbart att hitta i arkiven. Originalen finns i Riksarkivet. Vi säkrar innehållet över tid. Framtida, tänkbara, samarbetspartners Övergripande budskap: Riksarkivet har kunskapen och kompetensen, vi är intressanta och intresserade, trovärdiga, pålitliga, lyhörda och initiativrika. Vi har en bred överblick över arkivområdet och över statsförvaltningen i vidare bemärkelse. Politiker Övergripande budskap: Riksarkivet har en viktig roll för demokratin och rättssäkerheten. Vi värnar rätten att ta del av allmänna handlingar och säkrar innehållet över tid. I vårt förvar finns stora resurser som kan bidra till kunskapsutvecklingen i samhället. För oss är det viktigt att så många som möjligt så enkelt som möjligt får tillgång till arkiven, den till oss anförtrodda delen av kulturarvet. Vi arbetar kostnadseffektivt. Allmänheten (måste delas upp i den grupp du är intresserad av att nå för närvarande, annars riskerar du att få ett sämre utfall).

5 5 (6) Övergripande budskap: Det finns mycket spännande och användbart att hitta i arkiven. Originalen finns i Riksarkivet. Vi säkrar innehållet över tid. 3. En resurs för förvaltningen Syfte Riksarkivet har en central roll för att tillförsäkra att arkiven inom förvaltningen är tillgängliga och användbara nu och i framtiden. Det arbetet börjar vid de myndigheter/organisationer där arkiven skapas. Det är viktigt att de ser oss som en resurs i sin strävan att följa lagstiftningen, att göra rätt. Målgrupp Riksarkivets personal inom tillsynsområdet samt de som i övrigt ger råd till myndigheterna i frågor som rör hantering av myndigheternas verksamhetsinformation. Övergripande budskap: Ni är budbärare av Riksarkivets kunskaper och regelverk om hantering av verksamhetsinformation. Därigenom bidrar ni till att göra arkiven användbara hos myndigheterna och på längre sikt hos Riksarkivet. De som ansvarar för hantering av verksamhetsinformation hos myndigheterna och de som erbjuder produkter och tjänster inom omådet. Övergripande budskap: Riksarkivet är en resurs i ert arbete med att hantera verksamhetsinformation på ett organiserat, säkert och effektivt sätt, med beaktande av behovet av en långsiktig informationsförsörjning. 4. Uppföljning För att kunna följa upp aktiviteterna behöver målet vara tydligt formulerat. I kommunikationsverksamheten pratar vi om att 1. Se behovet (eget och andras) var står vi nu och vart vill vi nå 2. Bestäm vem insatsen ska rikta sig till 3. Tänk igenom hur du vill att mottagaren ska agera/reagera, vad han/hon ska göra/förstå etc. sedan du kommunicerat ditt budskap, dvs. vad är målet med aktiviteten. 4. Formulera budskapet 5. Välj kanal (se Kommunikationsplattform: Kanaler) 6. Genomför aktiviteten När aktiviteten är genomförd är det dags att följa upp. I vissa fall väljer man att följa upp under pågående eller direkt efter avslutad aktivitet, ibland vill man vänta en tid för att se hur effekten blir innan uppföljningen genomförs.

6 6 (6) Uppföljningen kan göras på flera sätt, t.ex. genom intervjuer eller enkäter, personligen eller med hjälp av andra kanaler (papper, on-line, telefon ). Många gånger blir det tydligare vilken uppföljningsmetod som passar bäst vid det enskilda tillfället, om budskapet är tydligt formulerat och vad man ville uppnå med aktiviteten. Diskutera gärna med din närmaste kommunikatör för stöd i processen.