Avtal om samverkan för utveckling vid FMV

Avtal om samverkan för utveckling vid FMV Ett avtal som skall underlätta att det skapas goda kommunikationer mellan medarbetare och ett öppet och utvecklande klimat på arbetsplatsen.

Innehåll Vad är samverkansavtalet?... 4 1. Mål och inriktning... 5 1.1 Vad är samverkan?... 5 1.2 Målet med samverkan... 5 1.3 Verksamhets- och arbetsmiljöfrågorna integreras i en ny samverkansmodell... 6 1.4 Samverkan omfattar inte typiska partsfrågor... 7 1.5 Direktinflytande för medarbetarna när detta är möjligt... 7 1.6 ATO:s medverkan... 8 1.7 Samverkan skall ske fortlöpande under hela beslutsprocessen... 8 1.8 Arbetsgivaren har hela ansvaret för verksamheten... 9 1.9 Vem ansvarar för att samverkan kommer till stånd?... 9 1.10 Samverkan kan ibland behöva ske på mer än ett sätt... 9 1.11 Vissa frågor kan behöva beredas i särskild ordning före beslut... 10 1.12 Samverkansmodellen måste ständigt omprövas... 10 2. Samverkansformerna... 11 2.1 Hur sker samverkan?... 11 2.2. Enskilt samtal mellan chef och medarbetare... 12 2.3. Digital samverkan... 12 2.4 Hänvändelse... 13 2.5 Medarbetarsamtal... 14 2.6. Arbetsplatsträffar (APT) och produktionsmöten... 14 2.7. Samverkansgrupper (SVG)... 16 3. Facklig medverkan i vissa centrala beredningsgrupper... 18 4. Företagshälsovård... 18 5. Facklig information... 19 6. Medverkan i samverkansarbetet utgör arbetstid... 19 7. Skyddsombud... 19 8. Arbetsställe/skyddsområde... 20 9. Tolkningsföreträde m.m.... 20 10. Giltighetstid... 20

2007-09-19 Avtal om samverkan för utveckling vid FMV (Avtal och anvisningar) Diarienummer: GD 16 503:42476/07 Detta avtal sluts med stöd det centrala avtalet den 22 september 1997 om samverkan för utveckling (AgV Dnr: 9709-0628-ALF-41), och ersätter Avtal om samverkan för utveckling vid FMV undertecknat 2 september 2002 (CPU 16 503:34616/02). Avtalet gäller hela FMV oavsett arbetsplatsens geografiska belägenhet. Följande förkortningar används i detta avtal: AgT arbetsgruppen för trygghetsfrågor AML arbetsmiljölagen APT arbetsplatsträff ATO arbetstagarorganisation FMV-SVG samverkansgruppen på FMV-nivå HSO huvudskyddsombud IFA FMV:s informations- och förhandlingsordningsavtal LÖNA FMV:s löne- och förmånsavtal MBL medbestämmandelagen SO skyddsombud SVG samverkansgrupp Läsanvisningar Skuggade avsnitt utgör avtalstext. Övrig text är partsgemensamma anvisningar till avtalstexten. FMV 3

Vad är samverkansavtalet? Samverkansavtalet reglerar formerna för samverkan mellan medarbetare, chefer och arbetstagarorganisationerna vid FMV. Den som är beslutsfattare ansvarar alltid för att samverkan sker före beslut på det sätt som föreskrivs i avtalet. Det är alltid viktigt att beakta vilken fråga beslutet rör och vilka som berörs av det vid val av samverkansform. Tyngdpunkten i samverkan ligger på arbetsplatsnivå och sker vid arbetsplatsträffar och genom individuella samtal mellan chef och medarbetare. På detta sätt hamnar verksamhen i fokus på ett tydligare sätt. Dessa samverkansformer kompletteras med en digital samverkan ett forum i FMV:s intranät för informationsutbyte mellan chef och medarbetare. Samverkan i frågor av strategisk karaktär sker i särskilt inrättade samverkansgrupper, Sådana grupper skall finnas på FMV-nivå och på enhet direkt under verksamhetsledningsnivån, samt i övrigt där parterna är överens om att det finns ett behov av samverkan. Samverkansgrupperna utgör skyddskommittéer enligt arbetsmiljölagstiftningen. Härmed kommer arbetsmiljöfrågor att integreras med övriga verksamhetsfrågor. 4 FMV

1. Mål och inriktning 1.1 Vad är samverkan? Samverkan är informella processer mellan chefer och medarbetare, mellan arbetsgivare och arbetstagarorganisationer (ATO) och mellan olika medarbetare, både inför och efter formella beslut. Samverkansavtalet reglerar förhållandet mellan FMV och medarbetarna, samt i viss utsträckning även förhållandet mellan ATO och dess medlemmar. Samverkan behöver inte nödvändigtvis vara kopplad till en viss beslutsprocess. Ibland kan samverkan behöva ske efter att ett beslut har fattats. Samverkan tar då normalt sikte på konsekvenserna av ett fattat beslut. 1.2 Målet med samverkan Målet med samverkan är att uppnå bättre effektivitet i verksamheten genom de anställdas ökade delaktighet och att varje anställd skall ges möjligheter och förutsättningar att påverka utformningen av sitt eget arbete. De anställda har emellertid inte enbart en rätt att, utan även en skyldighet att medverka i förändrings- och förbättringsarbete samt att verka för en god arbetsmiljö. Parterna har genom detta avtal tillsammans skapat en infrastruktur för de anställdas dagliga inflytande, som stimulerar de anställda att ta egna initiativ och som kan ligga till grund för ett förtroendefullt samarbete med korta beslutsvägar samt smidiga och effektiva beslutsprocesser. I en sådan modell flyttas fokus från formalia och formella förhandlingar till problemlösning. Ett vanligt argument från arbetsgivarsidan för att inte vilja hålla ATO informerade om verksamheten är att kravet på sekretess och diskretion i vissa ärenden lägger hinder i vägen. I förarbetena till MBL (prop 1975/76:105 Bil. 1 s. 234) uttalade departementschefen följande: Problemen får inte angripas med utgångspunkt i att det är enbart arbetsgivaren och dennes företrädare som värnar om verksamheten i stort och som har viljan och förmågan att se till enskildas intresse av skydd för sina personliga förhållanden. Tar man ett sådant synsätt till utgångspunkt har man praktiskt taget också sagt att arbetstagarna och deras organisationer skall betraktas i princip som utomstående, vilka inte kan anförtros några uppgifter eller någon information som inte utan risk kan lämnas ut till vem som helst. Så kan man enligt min mening inte se saken. Tvärtom måste utgångspunkten vara att arbetstagarna skall ha samma rätt till insyn och överblick som arbetsgivaren. I 14 kap 7 sekretesslagen sägs att myndighetens sekretess inte utgör något hinder mot att myndigheten fullgör sin lagliga skyldighet att lämna information till företrädare för arbetstagarorganisation, skyddsombud, ledamot i skyddskommitté eller till den som deltar i anpassnings- eller rehabiliteringsverksamhet. Detta gäller FMV 5

dock endast beträffande sekretess i vissa angivna bestämmelser i sekretesslagen, exempelvis i myndighetens personaladministrativa och personalsociala verksamhet. Den som har erhållit sekretessbelagd uppgift har samma förbud att lämna ut eller utnyttja uppgiften som gäller hos myndigheten. En företrädare för en arbetstagarorganisation får dock lämna uppgift vidare till ledamot i organisationens styrelse. Skyddsombud eller skyddskommittéledamot får dessutom lämna uppgift som berör vederbörandes utövande av sitt uppdrag vidare till sakkunnig i arbetsmiljöfrågor hos den centrala organisation till vilken vederbörande hör. Denna rätt att lämna uppgift vidare gäller dock bara om uppgiftslämnaren underrättar mottagaren om förbudet att sprida uppgiften. Sekretessen överförs därmed till den personen. Av vad som sagts framgår att ärenden kan behandlas i samverkansorgan oavsett om det är sekretessbelagt eller inte. Vad som diskuteras där får dock inte röjas för annan än ledamot av berörd arbetstagarorganisations styrelse. Sekretessen skall sedan stanna inom den kretsen. 1.3 Verksamhets- och arbetsmiljöfrågorna integreras i en ny samverkansmodell Samverkan förutsätter en tidig och öppen dialog mellan arbetsgivaren, ATO och de enskilda medarbetarna. Genom att ta tillvara och vidareutveckla de samverkansformer som redan finns vid FMV och integrera dessa med nya former för samverkan, skapas förutsättningar för en fördjupad samverkan. En viktig del i denna samverkansmodell är att integrera medbestämmande och arbetsmiljöfrågorna med verksamheten på ett sätt som gör att medbestämmande-, arbetsmiljö- och verksamhetsfrågor ses som en helhet. Uppgifter som enligt arbetsmiljölagen tillkommer skyddskommittén utförs i samverkansgrupperna (SVG). Antalet skyddsombud och huvudskyddsombud samt indelning i skyddsområden behandlas i FMV:s samverkansorgan (FMV-SVG). Skyddsombud, ledamöter i SVG och medarbetare i arbetsledande ställning skall regelbundet erhålla adekvat utbildning i arbetsmiljöfrågor. Ledighet för arbetsmiljöutbildning enligt detta avtal medför rätt till bibehållna anställningsförmåner. Genom att integrera arbetsmiljöfrågor med övriga verksamhetsfrågor skapas en ordning som säkerställer att inga frågor faller mellan stolarna. Faktorer som kan påverka arbetsmiljön och därför är att betrakta som arbetsmiljöfrågor är exempelvis arbetsledning, arbetsmängd, arbetsorganisation, arbetstid, arbetsuppgifternas innehåll, arbetsställningar och arbetsrörelser, belysning, buller, farliga ämnen, maskiner, möjlighet till inflytande samt värme och kyla. 6 FMV

1.4 Samverkan omfattar inte typiska partsfrågor Samverkan skall inte omfatta typiska partsfrågor eller frågor som kan påverka eller ge insyn i det integritetsskydd som en enskild anställd åtnjuter. Målsättningen är att vi genom samverkan skall undvika att hamna i en situation där en fråga avgörs utan att beslutet är förankrat hos berörda medarbetare. Samverkansavtalet skall emellertid inte tillämpas i sådana situationer där samverkan mellan arbetsgivare och ATO eller enskilda medarbetare är föreskrivet i särskild ordning, exempelvis i lagen om anställningsskydd eller i annan arbetsrättslig lagstiftning. Detsamma gäller om samverkan är reglerad i annat avtal, exempelvis LÖNA. Samverkan enligt avtalet ersätter inte heller arbetsgivarens skyldigheter enligt annan lagstiftning än MBL. Sammantaget medför detta att samverkan enligt detta avtal inte skall ske beträffande exempelvis löner och andra anställningsvillkor, frågor om turordning vid uppsägning p.g.a. arbetsbrist och i arbetstvister. Vid FMV finns en arbetsgrupp för trygghetsfrågor (AgT). Arbetsgruppens uppgift är bl.a. att medverka vid beredning av sådana frågor som kräver en verksgemensam syn och/eller där anställningstryggheten för medarbetare vid FMV är hotad eller kan komma att hotas, oavsett om detta beror på arbetsbrist eller förhållanden som hänför sig till en enskild medarbetare personligen. AgT är vidare det forum där FMV fullgör den informations-, underrättelse- och förhandlingsskyldighet som enligt lag åligger en arbetsgivare i sådana frågor. Avsikten är inte att samverkansavtalet skall tillämpas på sådana frågor som behandlas inom AgT 1.5 Direktinflytande för medarbetarna när detta är möjligt Målsättningen är att så långt det är praktiskt möjligt söka uppnå ett direktinflytande för alla anställda. Frågor som berör en enskild medarbetares arbets- och anställningsförhållanden bör i första hand lösas genom ett enskilt samtal mellan arbetsgivaren och berörd medarbetare. I övrigt sker samverkan genom arbetsplatsträffar och digital samverkan. En enskild medarbetare har dock alltid rätt att begära att han eller hon skall företrädas av sin ATO. Samverkansavtalet ställer den enskilde medarbetaren i centrum. Beslut som berör enskilda medarbetares arbets- och anställningsförhållanden bör i första hand lösas i samråd mellan chef och medarbetare. Ingenting hindrar emellertid att en medarbetare vid ett samtal med sin chef begär att även en facklig förtroendeman eller ett skyddsombud är närvarande. Chefen har dock alltid rätt att föra en diskussion med medarbetaren i enrum. FMV 7

1.6 ATO:s medverkan Direktinflytandet för medarbetarna måste kompletteras med representativt inflytande för dessa. Detta sker i en SVG. I dessa företräds de anställda av sina fackliga organisationer. Övergripande frågor som berör samtliga anställda vid en enhet eller vid hela myndigheten bör i första hand behandlas i en SVG. I en sådan grupp behandlas även frågor som av integritetseller andra skäl inte lämpar sig för samverkan vid en arbetsplatsträff eller genom digital samverkan. En viktig princip är att arbetsgivaren och ATO alltid har rätt att begära att en fråga skall behandlas i en SVG. På motsvarande sätt har ett skyddsombud alltid rätt att begära att en arbetsmiljöfråga skall behandlas i en SVG före beslut. I frågor som berör flera medarbetare representeras dessa av sin fackliga organisation. På FMV-nivå och på enhet direkt under verksamhetsledningsnivå sker samverkan normalt i FMV:SVG eller enhets SVG. Samverkan på lägre nivåer bör normalt också ske i en SVG om: Frågan med hänsyn till sin omfattning och sina verkningar för de anställda typiskt sett har sådan betydelse för dem att den fackliga organisationen måste antas vilja samverka i frågan. Frågan berör så många medarbetare vid enheten att det inte är praktiskt möjligt att samverka direkt med dessa. Flera arbetstagarorganisationer kan antas ha konkurrerande intressen att bevaka. En part i avtalet eller ett skyddsombud begär det. Det bedöms lämpligt ur integritetssynpunkt. Det är viktigt att det sker en återkoppling till medarbetarna av sådant som behandlats i en SVG. Detta kan exempelvis ske genom digital samverkan eller vid en arbetsplatsträff. Arbetsgivaren ansvarar för att sådan återkoppling sker. 1.7 Samverkan skall ske fortlöpande under hela beslutsprocessen Samverkan i en fråga gäller under hela beredningsprocessen från idé- och planeringsstadiet fram till beslut. En grundläggande förutsättning för att samverkan skall fungera är att samverkansprocessen i en fråga inleds så tidigt som möjligt och därefter pågår fortlöpande under hela beslutsprocessen fram till beslut. Detta gäller oavsett om samverkan sker genom enskilt samtal mellan chef och medarbetare, genom digital samverkan, vid arbetsplatsträff, i ett samverkansorgan eller på annat sätt. Samverkan enligt avtalet anses ha skett först när berörda medarbetare själva eller genom sina fackliga företrädare/skyddsombud fått tillgång till samma beslutsunderlag som arbetsgivaren förfogar över och haft möjligheter att framföra synpunkter på detta. 8 FMV

1.8 Arbetsgivaren har hela ansvaret för verksamheten Parterna är överens om att FMV har hela ansvaret för att verksamheten bedrivs i enlighet med lagar, avtal och övriga bestämmelser som reglerar verksamheten. Detta ansvar kan inte med bindande verkan överlåtas till ATO eller till enskilda medarbetare eller grupper av medarbetare. Samverkan innebär en strävan efter - men ingen skyldighet - att bli överens med motparten. Efter att samverkan har skett, är det alltid arbetsgivaren som beslutar i den fråga som är föremål för samverkan. Det är dock viktigt att arbetsgivaren agerar på ett sådant sätt att ATO och medarbetare förstår att framförda synpunkter har beaktats. 1.9 Vem ansvarar för att samverkan kommer till stånd? Den som fattar beslut i en fråga ansvarar för att samverkan har ägt rum före beslut. Det gäller oavsett hur samverkan sker. Den som fattar beslut i en fråga, exempelvis chefer/uppdragsledare, ansvarar för att samverkan äger rum. Detta gäller även om samverkan lyfts upp i FMV-SVG. För att undvika att hamna i tidsnöd är det i ett sådant fall viktigt att frågan tas upp i denna SVG i så god tid att arbetstagarorganisationerna har en reell möjlighet att påverka beslutet. En komplicerad fråga kan behöva beredas i en arbetsgrupp före beslut. Även detta måste beaktas. Var och en som är beslutsfattare bör ställa sig följande kontrollfråga: Har samverkan skett före beslut, dvs. har de som berörs av beslutet blivit informerade om beslutsavsikten och fått en reell möjlighet att påverka beslutet? 1.10 Samverkan kan ibland behöva ske på mer än ett sätt Ibland kan det vara nödvändigt att samverkan i en och samma fråga sker på mer än ett sätt, exempelvis genom att information i en fråga först lämnas i digital samverkan och att frågan därefter följs upp vid en arbetsplatsträff eller i en SVG. När samverkan sker i en arbetsmiljöfråga, kan uppgiftsfördelningen beträffande arbetsmiljöfrågor medföra att frågan behöver lyftas upp från exempelvis en arbetsplatsträff till en SVG, om det visar sig att det krävs ett principiellt ställningstagande från en högre chef innan frågan kan avgöras vid arbetsplatsträffen. FMV 9

1.11 Vissa frågor kan behöva beredas i särskild ordning före beslut Frågor som fordrar särskild sakkunskap, berör flera enheter eller är av generell och övergripande natur kan behöva beredas i en särskild partsammansatt beredningsgrupp före beslut. Det är ingenting som hindrar att arbetsgivaren och ATO kommer överens om att en fråga skall beredas i en för ändamålet särskilt inrättad partsammansatt beredningsgrupp. 1.12 Samverkansmodellen måste ständigt omprövas Parterna vill särskilt framhålla att ingen samverkansmodell är fullständig. Samverkansmodellen måste därför ständigt omprövas och anpassas till den praktiska verklighet i vilken den skall fungera. Efter att avtalet tillämpats en tid får erfarenheterna utvisa om det behöver ändras eller kompletteras i något avseende. Sådana förändringar kan initieras av chefer, medarbetare, ATO och skyddsombud. 10 FMV

2. Samverkansformerna 2.1 Hur sker samverkan? Om inte annat följer av avtalet eller överenskommelse mellan parterna, skall samverkan mellan arbetsgivaren, ATO och enskilda medarbetare ske genom: Enskilt samtal mellan arbetsgivare och medarbetare (Punkt 2.2 nedan). Digital samverkan (Punkt 2.3 nedan). Arbetsplatsträffar (Punkt 2.6 nedan). Samverkansgrupp (Punkt 2.7 nedan). Den enklaste formen av samverkan sker genom enskilt samtal mellan chef och medarbetare. Dessa parter möts även i digital samverkan och vid arbetsplatsträffar. Vid dessa är dock relationen mellan chefen och gruppen dominerande. En SVG hanterar förhållandet mellan arbetsgivaren och ATO, dvs. den del som idag regleras i MBL. Skyddskommitténs arbetsuppgifter enligt arbetsmiljölagen fullgörs i en SVG. Som framgår ovan kan samverkan ske på olika sätt. Det är arbetsgivaren som primärt avgör hur samverkan skall ske. Målsättningen är dock att samverkan så långt det är praktiskt möjligt skall ske direkt mellan chef och medarbetare, dvs. genom enskilt samtal mellan arbetsgivare och medarbetare, i digital samverkan eller vid en arbetsplatsträff. Frågor som kan få betydelse även för medarbetare utanför den egna enheten tas lämpligen upp i en SVG. Även frågor som rör endast en eller ett fåtal medarbetare bör behandlas i en SVG om det finns anledning antaga att en enskild medarbetares integritet kan komma att kränkas eller om frågan är av den karaktären att flera arbetstagarorganisationer kan antas ha konkurrerande intressen att bevaka. Om arbetsgivaren däremot inte lyckas bli överens med medarbetarna i en fråga, ska denna tas upp i en SVG innan den slutligt avgörs. Inriktningen är annars i grova drag att samverkan i myndighetsgemensamma frågor sker i FMV-SVG. Övriga frågor som rör verksamheten eller arbetsförhållandena för flera medarbetare vid en viss enhet behandlas i enhetens SVG, om sådan finns. Ett alternativ eller komplement till en SVG är digital samverkan. Samverkan i frågor som endast berör ett begränsat antal medarbetare sker lämpligen vid en arbetsplatsträff eller i digital samverkan medan frågor som rör enskilda medarbetare tas upp vid enskilt samtal mellan chef och medarbetare. Ingenting hindrar parterna från att komma överens om att samverkan skall ske på annat sätt än som anges ovan, exempelvis genom att arbetstagarorganisationerna deltar i en arbetsgrupp som skall ta fram ett beslutsunderlag. Samverkansgrupperna utgör skyddskommittéer. Skyddskommitténs uppgifter regleras i arbetsmiljölagen. Bestämmelserna i lagen är av tvingande karaktär och kan följaktligen inte förhandlas bort. I samverkansavtalet anges inte vilka skyldigheter en arbetsgivare har enligt arbetsmiljölagstiftningen. Däremot anges i avtalet hur samverkan skall ske i en fråga som skall bli föremål för samverkan enligt arbetsmiljölagstiftningen. FMV 11

2.2. Enskilt samtal mellan chef och medarbetare Frågor som i allt väsentligt berör enbart en enskild medarbetare tas upp vid direkta samtal mellan chef och medarbetare. Om överenskommelse i en fråga inte kan nås, måste arbetsgivaren ge medarbetaren skälig tid att kontakta och rådgöra med sin ATO innan frågan avgörs. Samverkan anses ha skett när medarbetaren har blivit informerad om arbetsgivarens beslutsavsikt och fått skälig tid på sig att sätta sig in i och påverka beslutsinriktningen. Medarbetaren har rätt att begära biträde av facklig förtroendeman och/eller skyddsombud. Enskilt samtal mellan chef och medarbetare äger rum, dels fortlöpande i det dagliga arbetet och dels i form av regelbundet organiserade medarbetarsamtal. Typiska frågor som skall lösas på detta sätt är sådana som inte ensidigt kan beslutas av arbetsgivaren, eftersom frågan faller utanför ramen för arbetsgivarens arbetsledningsrätt. Vid enskilt samtal mellan chef och medarbetare, har medarbetare rätt till skälig tid att rådgöra med sin ATO eller med ett skyddsombud innan frågan avgörs av chefen. ATO och skyddsombudet kan stödja medarbetaren i dennes diskussioner med arbetsgivaren. Efter att samverkan har skett, har arbetsgivaren rätt att fatta beslut i den fråga som är föremål för samverkan, även om en överenskommelse med medarbetaren inte har kunnat träffas. Såväl ATO som skyddsombudet (om det rör sig om en arbetsmiljöfråga) har rätt att begära att frågan skall behandlas i en SVG före beslut. Arbetsgivaren måste då givetvis avvakta med beslutet. 2.3. Digital samverkan Digital samverkan är samlingsnamnet för informationsutbyte, mellan chef och medarbetare, i digital form. Via digital samverkan lämnar respektive chef fortlöpande relevant information som rör verksamheten vid enheten, liksom arbets- eller anställningsförhållanden för medarbetarna vid enheten. Information får dock inte lämnas i frågor som av integritets- eller andra skäl inte lämpar sig för offentliggörande. Chefen avgör själv, eventuellt i samverkan med ATO, vad som lämpligen kan och bör informeras på detta sätt. Chefen är skyldig att ta del av medarbetarnas synpunkter och förslag, men inte skyldig att kommentera dessa i varje enskilt fall. Vid behov kan frågor som behandlats i digital samverkan tas upp vid en arbetsplatsträff eller SVG. Samverkan anses ha skett när berörda medarbetare blivit informerade om arbetsgivarens beslutsavsikt och fått skälig tid på sig att sätta sig in i och påverka beslutsinriktningen genom inlägg via digital samverkan eller på annat lämpligt sätt. 12 FMV

Informationen presenteras kortfattad och kan med fördel framföras i punkt- eller strecksatser. Den skall vara så strukturerad att innehållet skall kunna förstås av läsaren. Utredningar eller dyligt som kan komma att ligga till grund för beslut bör bifogas som word- eller excelfiler. Information i ett ärende lämnas fortlöpande från idé eller förslag till färdigt beslut. Chefen kan med fördel överlåta åt en medarbetare att informera i en fråga som denne arbetar med. Det bör då klart framgå av informationen att det är chefen (arbetsgivaren) som ansvarar för informationen. Samtliga medarbetare vid enheten har möjlighet att, dels lämna synpunkter på sådant som chefen tagit upp i digital samverkan och dels att själva väcka egna frågor. Avsikten med digital samverkan är att denna skall vara ett forum för ömsesidig information mellan chef och medarbetare som är knutna till samma portal. Ingenting hindrar att en medarbetare är knuten till fler än en digital samverkan. Digital samverkan skall fungera som arbetsgivarens känselspröt gentemot medarbetarna. Deras reaktioner på ett inlägg bör ge arbetsgivaren en bra vägledning om hur frågan fortsättningsvis skall hanteras. Eventuella oklarheter reds ut under hand. Avsaknad av negativa reaktioner från medarbetarna bör i normalfallet leda till att handläggningen av ärendet kan fortsätta utan onödigt uppehåll. Digital samverkan används med fördel som förberedelse inför en arbetsplatsträff. Arbetsgivaren och ATO bör komma överens om vilka fackliga företrädare som skall vara knutna till digital samverkan. Om en facklig förtroendeman, som i egenskap av medarbetare kommunicerat genom digital samverkan, vill framföra synpunkter i en fråga, skall det framgå om han eller hon agerar i egenskap av förtroendeman eller medarbetare. Om inte annat framgår, deltar förtroendemannen i egenskap av medarbetare. Avsikten är att det normalt skall räcka med att arbetsgivaren håller medarbetarna löpande informerade genom digital samverkan i frågor som rör det dagliga arbetet och som är av rutinkaraktär. Detta gäller exempelvis rekryterings- och tjänstledighetsärenden. 2.4 Hänvändelse En fråga som behandlats via digital samverkan skall tas upp även vid en arbetsplatsträff eller i en SVG innan den avgörs, om en medarbetare begär det och frågan innebär en viktigare förändring av verksamheten på arbetsstället, för medarbetarens arbets- eller anställningsförhållanden eller när särskilda skäl talar för detta. Om en eller flera medarbetare emellertid har en annan uppfattning än arbetsgivaren om hur en fråga bör lösas, kan arbetsgivaren ibland bli tvungen att ta upp en fördjupad diskussion med berörda medarbetare. Detta kan ske antingen genom att frågan tas upp vid en arbetsplatsträff eller i en SVG. Arbetsgivaren är skyldig att göra detta om frågan innebär en viktigare förändring av verksamheten eller för en medarbetarens arbets- eller anställnings- förhållanden, liksom när särskilda skäl talar för detta. Begreppet viktigare förändring skall ges samma betydelse som i 11 MBL. Enligt rättspraxis är det avgörande om beslutet med hänsyn till sin omfattning och sina verkningar för de anställda typiskt sett har sådan betydelse för dem att den fackliga organisationen måste antas vilja förhandla i frågan. Huruvida en fråga skall tas upp vid en arbetsplatsträff eller i en SVG får avgöras från fall till fall. FMV 13

Avgörandet ligger i om frågan rör den dagliga arbetsledningen eller inte. I det förra fallet bör frågan tas upp vid en arbetsplatsträff. 2.5 Medarbetarsamtal Medarbetarsamtalet utgör en särskild form av samtal mellan chef och en enskild medarbetare om uppnådda resultat och förväntningar, samt om framtida arbetsuppgifter och personlig utveckling. Bestämmelser om medarbetarsamtal finns intagna i medarbetarsamtalsprocessen. 2.6. Arbetsplatsträffar (APT) och produktionsmöten Samverkan mellan enhetschef/uppdragsledare och enhetens/projektets medarbetare sker kontinuerligt vid APT/produktionsmöten. Ärenden som avhandlas bör vara kända i god tid före APT för att möjliggöra en bra dialog. Arbetsgivaren skall vid planering av en arbetsplatsträff rådgöra med skyddsombudet om dennes eventuella medverkan vid arbetsplatsträffen. Genom APT/produktionsmöten skapas ett forum för dialog mellan anställda och arbetsledning. Denna dialog kan föras för att gemensamt arbeta med utveckling, planering och uppföljning av arbetet inom det egna området. Träffarna ska också ge förutsättningar för personlig och yrkesmässig utveckling, liksom ökat självbestämmande och ansvarstagande för alla anställda. APT/produktionsmöten skall vara regelbundna och planerade i förväg, samt kännetecknas av dubbelriktad information och erfarenhetsutbyte. Frågor som kan påverka och ge insyn i det integritetsskydd som enskild anställd åtnjuter skall inte behandlas på en arbetsplatsträff eller ett produktionsmöte. En facklig förtroendeman som deltar i en APT eller vid ett produktionsmöte måste göra klart för arbetsgivaren om han eller hon agerar i egenskap av medarbetare eller facklig förtroendeman när en fråga behandlas i gruppen. Om inte annat anges, anses förtroendemannen delta i egenskap av medarbetare. Samverkan anses ha skett när berörda medarbetare blivit informerade om arbetsgivarens beslutsavsikt och fått skälig tid på sig att sätta sig in i och påverka beslutsinriktningen. Om oenighet uppstår i en fråga som innebär en viktigare förändring av verksamheten på arbetsstället eller för en medarbetares arbets- eller anställningsförhållanden och en medarbetare begär det, måste arbetsgivaren ge medarbetaren skälig tid att kontakta och rådgöra med sin ATO innan frågan avgörs. En APT kan bestå av en befintlig grupp eller enhet i organisationen och som naturligt arbetar tillsammans och med berörd arbetsledare/chef. Om en enhet har många medarbetare kan APT anordnas för en mindre grupp, s.k. funktionell grupp, som i sitt arbetsområde hör samman. 14 FMV

Vid en APT kan följande frågor behandlas: planering och inriktning av enhetens verksamhet arbets- och ansvarsfördelning, arbetsbelastning och arbetsrutiner utveckling och organisation vid den egna enheten frågor rörande informationsspridning utveckling och organisation vid den egna enheten och vid FMV som helhet uppdragsbeläggning kvalitetsarbete idé- och förslagsverksamhet frågor som rör enhetens ekonomi arbetstids- och semesterfrågor jämställdhet och etnisk mångfald frågor som kan vara aktuella för samverkan i andra former fysisk arbetsmiljö Ärenden som avhandlas ska vara kända i förväg. APT skall finnas inrättade i linjeorganisationen. Gruppernas storlek bör inte vara större än att de kan möjliggöra en bra dialog mellan deltagarna. Inriktningen är att APT skall genomföras ca tio gånger per år. Ett riktvärde för tidsåtgång är 20 timmar per kalenderår. Vid en APT är det betydelsefullt att dialogen mellan de anställda och arbetsledningen sker på ett sådant sätt att var och en har möjlighet att framföra sina åsikter. Observera att APT inte är informationsmöten, verksamhetsrapportering, veckomöten, fikaraster eller alternativ till fackliga möten. APT är i grunden något helt annat det är ett forum för ömsesidig kommunikation mellan chef och medarbetare, där man i dialog diskuterar och beslutar om gruppens arbetsplaner, förändringsbehov, resultat och mål samt hur de ska uppnås. APT är ett forum för den ordinarie arbetsgruppens regelbundna medverkan i samråd och beslut i frågor som rör gruppen samt information i frågor som gruppen inte själva kan besluta om. APT ska vara ett tillfälle för chefen att tillgodogöra sig arbetsgruppens kompetens om det egna arbetet inför hennes/hans beslutsfattande att fånga upp vardagskunskapen. Eftersom ett APT kan vara en del i samverkan inför beslut bör minnesanteckningar föras. FMV 15

2.7. Samverkansgrupper (SVG) En SVG skall finnas på verksledningsnivå (FMV-SVG) och vid enheter på närmast nivå därunder. I övrigt inrättas SVG vid de enheter där parterna är överens om att behov av samverkan föreligger. Vid FMV-SVG skall föras en förteckning över befintliga SVG vid FMV. SVG:s roll är att vara pådrivande, planerande och övervakande. I en SVG bereds sådana frågor inför arbetsgivarens beslut som inte lämpligen bör bli föremål för samverkan enligt exempelvis arbetsplatsträff eller medarbetarsamtal. En SVG fullgör även skyddskommitténs uppgifter enligt arbetsmiljölagen. En part i detta avtal har alltid rätt att begära att en fråga skall behandlas i en SVG inför beslut. Samverkan fullgörs i SVG vid den enhet där beslut fattas. I FMV-SVG behandlas myndighetsgemensamma frågor såsom verksamhetsplanering och budget, fysisk arbetsmiljö och psykosocial arbetsmiljö, såsom personalpolitik, jämställdhet och arbetsorganisation. I övriga SVG behandlas likartade frågor som rör den aktuella enheten. En SVG består av representanter för arbetsgivaren och ATO samt skyddsombud. Vid behov adjungeras andra sakkunniga. Huvudskyddsombudet är ordinarie ledamot i FMV-SVG. Varje part utser själv sina deltagare i grupperna. Parterna har ett gemensamt ansvar för att en SVG vid varje tillfälle har en lämplig sammansättning, beroende på vilka frågor som skall tas upp till behandling. Detta gäller särskilt när frågor som innehåller arbetsmiljöaspekter behandlas i gruppen. Om en fråga i allt väsentligt endast berör medlem i en viss ATO, skall samverkan - i stället för att äga rum i en SVG - ske enbart med den berörda organisationen. Vad som gäller i detta avtal sägs om samverkan i SVG gäller då i tillämpliga delar sådan samverkan. Samverkan anses ha skett när ATO blivit informerade om arbetsgivarens beslutsavsikt och fått skälig tid på sig att sätta sig in i och påverka beslutsinriktningen. En SVG är ett partsammansatt samverkansorgan, som består av representanter för arbetsgivaren och arbetstagarorganisationerna. I SVG företräds de anställda av sina fackliga företrädare. SVG skall behandla frågor enligt MBL och AML och vara skyddskommitté enligt reglerna i AML och AMF (Arbetsmiljöförordningen). I SVG skall i första hand sådana frågor behandlas som rör ett större antal medarbetare, är av känslig karaktär eller eljest inte lämpar sig för samverkan annan form. Genom att SVG även utgör skyddskommittéer enligt arbetsmiljölagen, skall de delta i planeringen av arbetsmiljöarbetet på arbetsstället samt följa arbetets genomförande. De skall noga följa utvecklingen i frågor som rör skyddet mot ohälsa och olycksfall samt verka för tillfredsställande arbetsmiljöförhållanden. Typiska arbetsmiljöfrågor som skall behandlas i en SVG är frågor om: företagshälsovård handlingsplaner i vilka arbetsmiljön dokumenteras 16 FMV

planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och av arbetsorganisationen planering av användning av ämnen som kan föranleda ohälsa eller olycksfall upplysning och utbildning rörande arbetsmiljön arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamheten på arbetsstället konsultutnyttjande Exempel på andra frågor som skall behandlas i en SVG är: frågor om mål, inriktning och strategi planering, budget och uppföljning styrelseärenden (FMV-SVG) organisation och verksamhetsförändringar produktionsplanering och bemanningsplanering jämställdhet och etnisk mångfald Övergripande frågor inom arbetsmiljöområdet såsom utveckling och uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete, nyheter inom arbetsmiljöområdet, utbildning av skyddsombud och ledamöter i samverkansgrupperna samt planering och bevakning av övergripande arbetsmiljöfrågor hanteras i FMV-SVG. Den direkta planeringen av arbetsmiljöarbetet sker via digital samverkan, vid arbetsplatsträffar och/eller i enheternas SVG. När samverkan i en fråga har skett i en SVG har arbetsgivaren rätt att fatta beslut. Arbetsgivaren har därmed fullgjort sina skyldigheter gentemot berörd ATO. De frågor som behandlas i en SVG bör normalt dokumenteras och läggas ut via digital samverkan. För att samverkan skall anses ha skett är det normalt inte tillräckligt att en fråga har tagits upp till behandling i en SVG omedelbart före beslut. ATO och eventuellt skyddsombud skall redan i ett tidigt stadium av beslutsprocessen ges skälig tid att sätta sig in i frågan och ges möjlighet att påverka det kommande beslutet. Vad som är skälig tid får avgöras från fall till fall. En komplicerad fråga kräver naturligtvis längre tid att sätta sig in i än en enkel. Arbetsgivaren måste säkerställa att ATO har tillgång till befintligt beslutsunderlag. Det är viktigt att framhålla att parterna inte behöver vara överens i en fråga för att samverkan skall anses ha skett. En lämplig sammansättning av en SVG kan vara fyra företrädare för arbetsgivarsidan och en från vardera ATO. Härutöver ingår huvudskyddsombudet i FMV-SVG och skyddsombud i övriga SVG. FMV-SVG leds av Stf GD eller annan befattningshavare som GD bestämmer. Enhets SVG leds av enhetschefen eller dennes ställföreträdare. Samverkansreglerna i detta avtal ersätter arbetsgivarens skyldigheter enligt MBL. Enligt 10 MBL, som är tvingande och således inte kan ersättas av andra regler i ett samverkansavtal, har en ATO alltid rätt till förhandling med arbetsgivaren i frågor som rör förhållandet mellan arbetsgivaren och sådan medlem i organisationen, som är eller har varit arbetstagare hos arbetsgivaren. På motsvarande sätt har arbetsgivaren rätt att förhandla med en ATO. FMV 17

3. Facklig medverkan i vissa centrala beredningsgrupper För att säkerställa en tidig facklig medverkan vid beredningen av sådana verksgemensamma frågor som skall göras till föremål för samverkan enligt detta avtal, skall ATO vara representerade i sådana centrala beredningsgrupper som inrättas för ändamålet. För att säkerställa ATO:s tidiga medverkan, skall berörd organisation som begär det, representeras i lednings- styr-, projekt- och/eller arbetsgrupp, som inrättas vid FMV. Med ledningsgrupp avses i detta sammanhang inte FMV:s ordinarie ledningsgrupper. 4. Företagshälsovård Alla anställda vid FMV skall ha tillgång till företagshälsovård och rehabiliteringsresurser som kan erbjuda medicinsk, ergonomisk, teknisk och beteendevetenskaplig kompetens i en utsträckning som arbetsförhållandena på en arbetsplats kräver. Detta gäller även om behovet av företagshälsovård tillfredsställs med egna resurser eller med avtal med en och/eller flera utomstående leverantörer. Vid FMV skall även finnas en partsammansatt anpassningsgrupp. Företagshälsovården skall utgöra en oberoende expertresurs både för arbetsgivaren och de anställda. Företagshälsovården skall arbeta på uppdrag av arbetsgivaren och verka på ett professionellt och oberoende sätt gentemot arbetsgivaren och de anställda. Skyddsombudens erfarenhet bör tas tillvara vid upphandling av företagshälsovård. Arbetsgivaren är skyldig att se till att det finns en på lämpligt sätt organiserad arbetsanpassnings och rehabiliteringsverksamhet. Företagshälsovården kan utgöra en stödresurs i denna verksamhet. Behovet av rehabilitering ska i första hand tillgodoses i linjeorganisationen som en integrerad del av verksamheten. Arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet skall organiseras så att den kan ske i samverkan med de enskilda arbetstagare som berörs av åtgärderna samt deras företrädare i arbetsmiljöfrågor. 18 FMV

5. Facklig information En ATO har rätt att, under högst fem timmar per medlem och år, på betald arbetstid, samla sina medlemmar för facklig information, under förutsättning att överenskommelse träffas med arbetsgivaren om tid och plats för informationen. ATO bör i god tid informera arbetsgivaren för att underlätta planering av lämplig tidpunkt för informationen. Informationen får inte förläggas så att den medför hinder för den löpande verksamheten. ATO har rätt att införa fackliga meddelanden och artiklar i FMV:s intranät (Insidan). 6. Medverkan i samverkansarbetet utgör arbetstid Medverkan i samverkansarbetet är en del i de anställdas ordinarie arbetsuppgifter och sker därför på arbetstid. Samverkan är ett led i FMV:s verksamhetsutveckling och ett aktivt deltagande i denna är meriterande. 7. Skyddsombud Skyddsombud (SO) ska utses vid alla arbetsställen med minst fem medarbetare. SO utses av lokal facklig ATO och omfattas därmed av förtroendemannalagen samt erhåller befogenheterna efter anmälan till arbetsgivaren och Arbetsmiljöverket. Antalet SO bestäms utifrån indelning av arbetsstället i skyddsområden. SO ska inom sitt skyddsområde vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall och att systematiskt arbetsmiljöarbete bedrivs. SO företräder de medarbetare som finns inom skyddsområdet vare sig de är fackligt organiserade eller inte. I vissa fall kan SO utses även om det är färre än fem medarbetare. Ersättare för SO bör utses. Den som utses till SO bör ha ett intresse för arbetsmiljöfrågor. Om det vid ett arbetsställe finns mer än ett skyddsområde ska ett av skyddsombuden utses att vara huvudskyddsombud (HSO). HSO har att samordna skyddsområdenas verksamhet och att företräda skyddsombuden i vissa frågor som berör mer än ett skyddsområde. I kontakten med arbetsgivaren och utåt företräds medarbetarna ytterst av HSO. FMV 19

8. Arbetsställe/skyddsområde Med arbetsställe avses en lokalt sammanhållen produktionsenhet som vid behov kan delas in i skyddsområden. Frågan om indelning i arbetsställe/skyddsområde ska behandlas i SVG före beslut. Ett skyddsområde kan vara ett verksamhetsområde, en enhet, avdelning eller grupp av enheter. Vid indelning i skyddsområden ska hänsyn tas till arbetsställets storlek, arbetets natur och arbetsförhållanden i övrigt. Varje skyddsområde bör avgränsas så att arbetsförhållandena inom området kan följas av ett SO. 9. Tolkningsföreträde m.m. Tolkningsföreträde enligt 33 MBL gäller inte i frågor som omfattas av detta avtal. Samverkan enligt detta avtal ersätter arbetsgivarens förhandlings- och informationsskyldighet enligt 11, 12, 19 och 38 MBL. 10. Giltighetstid Avtalet gäller fr.o.m. den 19 september 2007 tills vidare med en ömsesidig uppsägningstid av en månad. Upphör det centrala avtalet om samverkan för utveckling, upphör även detta avtal. Om detta avtal sägs upp av någon av parterna skall FMV:s informations- och förhandlingsordningsavtal (IFA) gälla. Avtalet gäller även för medarbetare som med stöd av distansarbetsavtal tjänstgör i hemmet. Parterna är överens om att kontinuerligt följa upp tillämpningen av Avtalet. 20 FMV

Chefer och övriga beslutsfattare har ett särskilt ansvar för att de medarbetare som med stöd av distansarbetsavtal tjänstgör i hemmet hålls fortlöpande informerade om verksamheten och på motsvarande sätt som gäller för övriga medarbetare får en rimlig möjlighet att påverka sin arbetssituation. Stockholm den 19 september 2007 För FMV För SACO-S FMV Gunnar Holmgren Hans Norinder För Försvarsförbundets Samverkansorgan vid FMV För SEKO Försvar FMV Christer Bringemark Göran Stolpe För OFR/O samverkansorgan vid FMV Hans-Erik Magnusson FMV 21