särskilt boende/ boendestöd/ hemtjänst

SN 47/2012 Brukares privata medel rutiner inom socialförvaltningen särskilt boende/ boendestöd/ hemtjänst Dokumenttyp Dokumentnamn Fastställd/Datum Gäller från datum Brukares privata medel rutiner inom socialförvaltningen Rutin 2012-10-10 2012-12-01 särskilt boende/ boendestöd/ hemtjänst Beslutat av Ansvarig avdelning Beteckning/ DNR Reviderad Förvaltningschef Staben SN 47/2012 Dokumentinformation

2 (7) Brukares privata medel rutiner inom socialförvaltningen särskilt boende/ boendestöd/ hemtjänst Syfte och sammanfattning Syftet med ett regelverk kring hantering av privata medel är att skydda den enskildes privata medel och att förtydliga personalens ansvar och skyldigheter. Rutinen ska vara utformad så att god intern kontroll kan upprätthållas, hanteringen ska vara så rationell som möjligt samt tillgodose den enskildes krav på säkerhet, service och integritet. Huvudregeln är att kommunens personal ska undvika att ta ansvar för den enskildes privata medel. Den enskilde ska själv eller via företrädare (God man/förvaltare) sköta sina ekonomiska angelägenheter, vilket bland annat innefattar att ansvara för uttag av kontanter och betalningar av räkningar. Det förekommer att vårdtagare inte klarar av att sköta sina ekonomiska angelägenheter och således behöver hjälp med detta. Kommunens personal kan exempelvis behöva ansvara för den enskildes fickpengar. Fram till dess att permanent lösning av hjälpbehovet står att finna kan personalen i undantagsfall vara den enskilde behjälplig under en kort period. Permanenta lösningar kan vara att den enskilde får hjälp från närstående eller alternativt lämnar fullmakt till någon att sköta ekonomiska angelägenheter. Slutligen kan anmälan om behov av god man vara en lösning som tillgodoser den enskildes hjälpbehov. Grundläggande principer Varje chef ansvarar för att informera såväl sin personal som aktuella brukare eller deras gode män/förvaltare om förvaltningens och enhetens rutiner för hantering av privata medel. Värdesaker som förvaras på ett boende bör dokumenteras på samma sätt som värdesaker i ett hem, t ex fotograferas. Nycklar till en enskild brukare ska förvaras i nyckelskåp med omfattande säkerhetsfunktioner. Om nyckelskåp inte kan användas av praktiska skäl, ska särskilda rutiner finnas dokumenterade om hur nyckelhantering fungerar på enheten. Personal vid förvaltningens enheter ska endast i undantagsfall hantera brukarens räkningar. När enheten har det fulla ansvaret för hantering av boendes privata medel, måste det finnas en fullständig redovisning av både inkomster och utgifter. När brukaren bara behöver viss hjälp med hanteringen av kontanter ansvarar enhetens chef för att det finns säkra rutiner. Förvaltningens anställda ska inte kunna misstänkas för att använda brukares medel på ett oriktigt sätt.

3 (7) Skriftlig överenskommelse rörande hanteringen Det ska finnas en skriftlig överenskommelse med varje enskild. Överenskommelsen ska undertecknas av den enskilde och behörig personal. Överenskommelsen ska upprättas i två exemplar, ett till den enskilde och en till enheten. Enhetens överenskommelse ska förvaras i brukarens ekonomipärm samt en kopia hos chefen. Innehållet i överenskommelsen ska utformas med utgångspunkt från den unika situationen men ska alltid omfatta: - Uppgift om eventuell företrädare för den enskilde (vid god man/förvaltare) - Vilka åtaganden enheten har och vilka åtaganden den enskilde har - Hur ska rutinerna kring hanteringen av kontanter se ut. Insättningar, förvaring av pengar mm - Hur ska redovisningen av privata medel se ut, hur ofta, och vem är ansvarig. Avstämning av kassan ska om möjligt utföras av personal som inte sköter den enskildes privata medel. Se vidare under rubriken Generella anvisningar för redovisning av enskildas privata medel och rubrik avstämning. Sekretess Berörd personal ska informeras om sekretesskravet rörande hanteringen av enskildas privata medel. En ny god man/förvaltare ska legitimera sig samt visa upp ett dokument som styrker förordnandet och en kopia ska arkiveras. Alternativt kan en notering göras om det ändrade förhållandet. Noteringen ska dateras och signeras. Ansvar för och hjälp med att betala räkningar Anställda inom socialförvaltningen ska inte ansvara för eller hjälpa till med enskildas ekonomiska transaktioner som t ex att betala räkningar. Enskilda ska hänvisas till att ge fullmakt till någon anhörig eller annat ombud. I de undantagsfall som socialförvaltningens personal tar ansvar för eller hjälper till med enskildas betalning av räkningar ska rutiner utarbetas i samråd med den centrala ekonomiavdelningen. Betalning med kundkort I de fall den enskilde har ett kundkort t ex ICA-kort kan den anställde, om den enskilde så önskar låna kortet med tillhörande kod och återredovisa varor och kvitton. Den enskilde ansvarar för att kontrollera återredovisade varor och kvitton. För boende: en kvittens som visar utlämning samt återlämning av kort till olika anställda ska förvaras tillsammans med kortet i ett klassificerat säkerhetsskåp. För hemtjänst: Mottagande av kort ska kvitteras av den anställde. Återlämnande av kort kvitteras av den enskilde. Kontantuttag Anställda inom socialförvaltningen får aldrig hämta ut kontanter åt enskilda med hjälp av kort i bankomat med tillhörande kod. Anställda får inte heller hämta ut pengar med hjälp av kundkort med tillhörande kod.

4 (7) För att göra ett kontantuttag på bank måste den anställde få ett uppdrag från sin chef. Den enskilde ska få en kvittens vid överlämnandet av utbetalningsblankett och legitimation. Den anställde ska begära en kvittens av den enskilde vid överlämnandet av kontanter, uttagskvitto och legitimation. Viss hjälp med hanteringen av privata medel I många fall behöver den enskilde bara en viss hjälp med hanteringen av privata medel. Det kan t ex handla om en sängliggande person som har hand om sina egna kontanter men behöver hjälp med att handla. Den enskilde svarar själv för att kontrollera återredovisade varor, kvitton och kontanter, kundkort eller kontoutdrag. Den anställde kvitterar mottagandet av kontanterna samt begär en kvittens av den enskilde vid återredovisningen av inköpta varor, kvitton, kundkort samt resterande kontanter. Den enskilde svarar för att förvara kvittenser på utlämnandet och den anställde för att bevara kvittenser på återredovisning. När verksamheten har ansvar för förvaring och hantering av enskildas kontanter Enskilda som bor i ett särskilt boende och stadigvarande kan behöva stöd med såväl förvaring som hantering av kontanter. Här måste det finnas en fullständig bokföring och redovisning av samtliga in- och utbetalningar. Det ska i dessa fall finnas en utsedd huvudansvarig samt en eller två ersättare. I den skriftliga överenskommelsen med den enskilde eller god man/förvaltare ska aktuella ansvariga namnges. Kontanter och eventuella kundkort ska förvaras i ett klassificerat säkerhetsskåp. Kvittering ska ske vid överlämnandet av kontanterna och eventuella kundkort. När inköpen är klara ska resterande medel, kundkort samt kvitton återredovisas till den ansvarige vid enheten. Alternativt har kontaktpersonen löpande ansvar för att ha hand om den enskildes medel Vid planerade ledigheter ska den ansvarige först göra en avstämning och ersättaren ska därefter dokumentera mottagandet. Ersättaren ska göra motsvarande vid återlämnandet. Redovisningshandlingarna ska förvaras separat från de privata medlen. Den ansvarige ska se till att bokföringsblad finns hos den enskilde. Självhushåll I t ex särskilda boenden och kollektivlägenheter med självhushåll förekommer det att boende och personal har gemensam mathållning. Det ska finnas skriftliga överenskommelser med varje medlem i ett självhushåll som reglerar - vilka medel som ska avsättas för självhushållet - när och hur dessa medel ska föras över till självhushållet - hur kassan ska hanteras och hur avstämning och eventuella korrigeringar av matkostnader ska göras. Det ska finnas en fullständig redovisning av självhushållets kostnader och intäkter. Socialförvaltningen svarar för anvisningar rörande personalens matkostnader, former för betalning och eventuella subventioner.

5 (7) Generella anvisningar för redovisning av enskildas privata medel Kassabok/bokföringsblad och verifikationer För varje enskild/självhushåll ska det finnas en kassabok, alternativt numrerade bokföringsblad. Varje enskild person vars privata medel hanteras av enheten ska ha en egen kassabok/ egna bokföringsblad. För självhushåll redovisas hanteringen av medel i en gemensam kassabok. Samtliga transaktioner (in- och utbetalningar) ska redovisas löpande. Av redovisningen ska det framgå: Datum för inköpet Verifikationsnummer (samma verifikationsnummer ska anges på kvittot) Förklarande text om vad som har köpts Belopp inklusive moms, debet om det är en insättning (tillgångarna ökar) och kredit om det är ett uttag (Tillgångarna minskar) Ingående och utgående saldo Personalens signatur Varje in- och utbetalning ska verifieras med kvitto eller motsvarande underlag (verifikationer) och ska omgående, dock senast dagen efter händelsen, skrivas in i kassaboken/bokföringsbladet. Varje verifikation/kvitto ska ha samma verifikationsnummer som noteringen i kassaboken. Varje verifikation ska ha ett eget löpnummer och en egen rad i kassaboken. Verifikationer för olika enskilda ska ha separata nummerserier och förvaras skiljt från varandra. Verifikationer/kvitton förvaras i verifikationsnummerordning. Kvittot ska innehålla uppgifter om datum, belopp, var inköpet har gjorts, vad som har köpts samt personalens signatur. Anteckningar i kassaboken/bokföringsbladet ska göras med svart eller blå kulspets- eller tunn tuschpenna. Raderingar får aldrig förekomma. Vid felskrivningar ska det felaktiga strykas över med ett tunt streck. Överstrykningen ska göras så att den ursprungliga texten fortfarande är läsbar och rättelsen ska skrivas vid sidan om. Korrekturlack får aldrig användas. Den som rättar ska också notera datum och eventuell förklaring. Rättaren ska med sin signatur också verifiera att rättningen är motiverad. Utbetalningar/inköp Den som gör inköp ska ange den enskildes namn, sitt eget namn, förklarande text om vad som köpts på kvittot/verifikatet. Det ska klart framgå för den enskilde vad inköpet avser.

6 (7) När enskilda klarar att göra vissa egna inköp men behöver stöd att hålla i sina kontanter kan förvaltningens personal löpande låta den enskilde kvittera ut mindre summor. I och med att den enskilde har kvitterat ut pengarna behöver inga inköpskvitton redovisas i kassaboken. Inbetalningar Nya medel till den enskildes kassa ska kvitteras och redovisas som ett verifikat i bokföringen. Där ska framgå vem som har lämnat in de medel som tillkommit i kassan. Avstämning Bokföringen ska löpande summeras och stämmas av mot den enskildes kontanter. Avstämningen går till så att ett streck dras på bladet och det resterande beloppet som ska finnas som kontanter noteras tillsammans med dagens datum samt namnteckning på den som utfört avstämningen. Med namnteckningen intygas att motsvarande belopp finns för brukarens räkning. Avstämningen i kassaboken/bokföringsbladet ska också kontrolleras och attesteras av ytterligare en person. Avslut Vid avslut ska redovisningen stämmas av samt eventuella kontanter och kundkort återredovisas mot kvitto. Den som tar emot återredovisningen ska skriva under ett godkännande av redovisningen. Arkivering/handlingar till god man/förvaltare/överförmyndare Kassabok och verifikationer samt kvittenser av kontanter och kundkort är bokföringshandlingar. Det innebär att de ska arkiveras i 10 år. Den enskilde har alltid rätt att ta del av dokumenten. I de fall den enskilde begär att få ta över originalhandlingarna ska redovisningen stämmas av och en kopia tas på den sista sidan där saldo och avstämning framgår. Den enskilde måste därefter kvittera sitt godkännande av redovisning och avstämning. Kvittot ska också arikveras i 10 år. Om det uppstår diskussioner rörande redovisningen ska dessa klaras ut innan redovisningen lämnas över. Kopior av kassabok/bokföringsblad ska vid behov, förfrågan eller en gång per år överlämnas eller skickas till den person som finns angiven på överenskommelsen. Kvittenslistor, kassabok/bokföringsblad samt originalkvitton avseende det senaste kalenderåret ska förvaras säkert på enheten och uppvisas vid förfrågan från behörig person. Det förekommer att överförmyndarnämnden begär fullständiga ekonomiska redovisningar av vissa gode män. I sådana fall måste den gode mannen få kopior på aktuella kvitton. Efter drygt ett år ska arkivering ske enligt förvaltningens anvisningar.

7 (7) Ersättning vid skada eller brist i förvaltningens hantering Enskilda som får hjälp i hemmet och/eller lämnar ut nycklar till kommunens personal ska informeras om att de bör se över sin hemförsäkring och överväga en utökning med en allriskförsäkring som förutom inbrott också kan omfatta stöld. Beslut om ersättning till en enskild på grund av att det har visat sig att kommunens personal har orsakat en ekonomisk skada i samband med hantering av privata medel fattas enligt gällande delegation. Om den enskilde utsätts för stöld av pengar eller ägodelar, utpressning eller förskingring ska händelsen anmälas enligt Lex Sarah (14 kap 2 i Socialtjänstlagen 2001:453). Lex Sarah gäller för verksamheter som drivs jml Socialtjänstlagen och Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) 9 p2-5. (För verksamheter som drivs jml LSS 9 p6-10 gäller ej Lex Sarah). Vid stöld och misstanke om stöld, utpressning, förskingring etc, ska polisanmälan ske. Bilaga: Överenskommelse privata medel boende/boendestöd/hemtjänst