HANDELSHÖGSKOLAN I UMEÅ 2007-10-29 1 KÖRINSTRUKTION REDOVISNINGSÖVNINGAR PÅ SPCS instruktion SPCS.DOC
HANDELSHÖGSKOLAN I UMEÅ 2007-10-29 2 DATORBASERADE TILLÄMPNINGAR Datorbaserad redovisning Syftet med övningarna är att du självständigt skall upprätta en grundbokföring med vanliga affärshändelser och sedan göra bokslut. Du behöver en formaterad diskett utan datafiler inlagda. Du behöver dessutom ett datoriserat bokföringsprogram. Instruktionen avser SPCS Bokföring version 3.1. (Övningen kan dock göras på valfritt bokföringsprogram. Obs! Skall vara avsett för bokföring, inte generellt program som Excel!) 1 Klicka på programikonen för bokföringsprogrammet enligt nedan, som normalt finns under windows i programgruppen HASTA om du kör på universitets datorer i samhällsvetarhuset. Du kan även starta genom att gå via startknappen och /program/och SPCSbokw. Ikonen bör se ut enligt nedan SPCS Bokföring.lnk 2. Du får då upp startsidan i programmet. Programmet är anpassat till Windows vilket som du ser innebär att det finns rullgardinsmenyer längst upp i kanten av alla sidor. Klicka på funktionen Nytt företag under arkiv/företagsunderhåll 3 a) Du erhåller då dialogrutan Guide skapa företag. Skriv nu in företagsnamn och andra förutsättningar som finns angivna i praktikfallet. (Uppgifterna behöver inte vara helt kompletta, huvudsaken är att du har ett unikt företagsnamn.) b) Klicka på knappen Nästa. 4 Du skall nu skapa nytt Bokföringsår. Skapa året 2005 och välj sedan kontoplan EU-BAS 99 eller senare, klicka på nästa och välj därefter alternativet egen kontoplan.
HANDELSHÖGSKOLAN I UMEÅ 2007-10-29 3 5 Du är nu framme vid rutan Guide Skapa företag, Katalog. Du ska byta ut det föreslagna namnet mot en egen beteckning på ditt företag. Hela Katalognamnet kan t ex då bli D:\student\hej. Välj en någorlunda unik beteckning. Använd aldrig åäö i namnet. 6 Observera att du måste ha med hela beteckningen D:\student\+namn i katalogen. Tryck på knappen Nästa igen och kontrollera om företagsuppgifterna är riktiga. Annars är det bara att backa med knappen Föregående. Om det ser acceptabelt ut så tryck på knappen Slutför. Detta tar en viss tid. 7 Du får så småningom upp nedanstående bild. (Ev. är reklambilden redan borta). Detta är i fortsättningen den normala bilden när du börjar arbeta med din redovisning.
HANDELSHÖGSKOLAN I UMEÅ 2007-10-29 4 8. Klicka på knappen kontoplan (andra knappen från vänster i andra knappraden) samt därefter knappen ny och lägg upp konton enligt den kontoförteckning du fått. (Du bör ha fått ut en kontoplan tillsammans med övriga förutsättningar). Klicka direkt på ny efter varje kontoregistrering så slipper du bli utkastad ur registreringsbilden varje gång. Observera att du kan senare lägga upp ytterligare konton som du behöver. Om du missar något konto vid första kontoplansregistreringen så går det alltså att åtgärda när som helst senare under övningen. Gå ur registreringen av kontoplanen genom att trycka på tangentbordets Escape. 9. När du är klar med kontoplanen så klicka på företagsunderhåll i rullgardinsmenyn och välj alternativet Arbeta med, Ingående balanser och Registrera. Registrera IB enligt förutsättningarna i övningen. (IB kan ändras när som helst, men se ändå till att det stämmer från början! Observera att kreditposter i balansräkningen måste registreras med minustecken före! Annars hamnar allt i debet! Slutsumman i balansräkningen ska bli noll. Gå sedan tillbaka till huvudmenyn genom att trycka på Escape och välj alternativet Ny verifikation längst till vänster i andra knappraden. Då får du följande bild
HANDELSHÖGSKOLAN I UMEÅ 2007-10-29 5 10 Där skall du först välja datum. genom att skriva in det i datumrutan. Dateringen i denna övning är inte så väsentlig eftersom posterna avser sammandrag. I textrutan skriver du in den text som skall höra till verifikationen. Du kan också förbereda standardtexter som du använder ofta. Då måste du skriva in dem särskilt under Arkiv, Företagsunderhåll Företagsinställningar, Snabbtexter och kan sedan använda rullgardinsfunktionen. (I denna övning är antalet poster så pass litet att det inte är så stor ide med snabbtexterna). Det kan vara praktiskt att skriva ut kontoplanen för att få en överblick av den. Annars kan du vid registreringen av verifikationer markera med, eller. (komma eller punkt) när du står i kontokolumnen och sedan trycka på enter-knappen. Då får du upp kontoplanen på skärmen och kan plocka det konto du önskar. Komma/punkt-funktionen kan du också använda för att låta programmet automatiskt redovisa ett saldo på motkontot för att få verifikationen att balansera, vilket är nödvändigt för att datorn ska acceptera den. Du kan ändra i verifikationen ända tills du registrerat den. Efter registering kommer du inte åt den. Ev ändringar måste då ske genom en ändringsverifikation (se bokföringslagen!). Om du markerar ändringsverifikation föreslår programmet en ny verifikation som innehåller bokföring som nollar ut den gamla vilket kan vara praktiskt i bland. Du kan då även registrera rätt innehåll i denna verifikation. Var dock noggrann vid rättelser! Det är lätt att bara fördubbla eventuella fel! Registrera nu alla affärshändelserna i praktikfallet. Observera att varje affärshändelse ska noteras som en separat verifikation som ska registreras var för sig i datorn! (=klicka på knappen registrera i bilden registrering av verifikation.) Om man missar detta och lägger alla affärshändelser i samma verifikation blir till sist systemet överbelastat och datorn kan låsa sig. 11 När alla afärshändelser redovisats kan du ta ut preliminära rapporter. Det kan vara bra att ta ut en balans- och resultatrapport för att kunna upptäcka eventuella fel innan du gör definitivt bokslut. Observera anvisningarna på nästa sida beträffande åtgärder om du vill avbryta under övningen och fortsätta vid senare tillfälle. 12 Om du vill göra ett komplett bokslut bör du boka om årets resultat från resultatkontot till kontot årets resultat i balansräkningen. Detta sker genom bokning mellan årets resultat i kontoklass 8 till årets resultat i kontoklass 2. Om du sedan genomför funktionen Lås År (under Företagsunderhåll, Bokföringsår ), så byter Balans- och resultatrapporterna namn till Balans- respektive Resultaträkning. Dessa åtgärder är dock inte nödvändiga för att göra ett enkelt bokslut. Det räcker att lämna in resultat- och balansrapporter.
HANDELSHÖGSKOLAN I UMEÅ 2007-10-29 6 12 Om du lämnar programmet och vill fortsätta arbetet senare är det mycket viktigt att du gör det enligt följande : Gå till arkiv och klicka på säkerhetskopiering, samt därefter på Aktivt företag. Kontrollera att du har din diskett i A-driven, och följ anvisningarna. Skriv inte in namnet igen. Gå sedan ur programmet via Arkiv och Avsluta. När du varit borta från PC:n och vill starta upp igen, kanske på en annan PC: Sätt in din diskett i A:-driven börja sedan med att klicka på ikonen för SPCS enl tidigare anvisning. Om inte ditt företag finns på D:\Student så klicka på Avbryt och därefter på Säkerhetskopiering samt Installera företag från säkerhetskopia. Följ anvisningarna på skärmen; namnge katalogen med samma namn som tidigare. (Denna procedur behövs förstås inte om du arbetar på samma PC som föregående gång. Då finns ju ditt företag redan på hårddisken förutsatt att ingen raderat det!). Tips Observera att programmet är litet känsligt för felaktiga avslutningar. Gå därför alltid ur programmet på rätt sätt d v s via knapparna i windows-listen. Du får annars i bland meddelandet programmet ej avslutat på rätt sätt, programmet kommer att optimeras etc. Detta är normalt inget stort problem. Svara bara OK och vänta tills det är klart. Avbryt dock aldrig denna process som tar ett tag. Låt datorn jobba färdigt! Gör helst eventuella utskrifter utan att samtidigt ha dokumentet öppet på skärmen, d v s välj alternativet skrivare i stället för skärm på menyn när dokumentet öppnas för utskrift. När uppgiften är klar och avslutad bör du radera eventuella företag som du lagt upp så att de inte ligger kvar på hårddisken! Annars får vi systemansvariga på oss!! Observera att denna instruktion endast är till för att ge möjligheter att komma ingång och starta övningen. I programmet finns mängder av funktioner som inte förklaras här. För mera precis information kan du med fördel använda programmets egen hjälpfunktion (under knappen hjälp i knapplisten längst upp. Dessutom finns ofta hjälpfuktioner inlagda på en hjälpknapp även i den registreringsbild eller den visningsfunktion som just används.