Förslag till ny strategisk ledningsorganisation för gymnasieoch

Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen 1 (2) Datum 2014-05-12 Tjänsteskrivelse Vår referens Pia Oredsson Birgersson, informationschef pia.oredsson@malmo.se Förslag till ny strategisk ledningsorganisation för gymnasieoch vuxenutbildningsförvaltningen Ärende 4 Dnr GyVF 2014-538 Sammanfattning Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen har efter kommunstyrelsens beslut den 30 maj 2013 om en samlad skolorganisation fått ett bredare uppdrag; från gemensamt ansvar för ökad måluppfyllelse och likvärdighet 1-19 år inom den nya skolorganisationen, till arbetsmarknad. I syfte att få till stånd en ökad måluppfyllelse och en likvärdighet för förvaltningens breda uppdrag, samt att anpassa organisationsstrukturen till Malmö stads samlade skolorganisation, krävs en organisation, och framför allt en ledningsorganisation, som möjliggör utveckling av förvaltningens totala uppdrag. Förslag till beslut Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden föreslås besluta att ställa sig bakom förvaltningschefens förslag till ny ledningsorganisation för gymnasieoch vuxenutbildningsförvaltningen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Förslag till ny strategisk ledningsorganisation för gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Beslutsplanering Gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens arbetsutskott 2014-05-19 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden 2014-05-26 Ärendet Se separat bilaga. SIGNERAD

Ansvariga Eva Ahlgren Gymnasie- och vuxenutbildningsdirektör 2 (2)

Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Datum 2014-05-12 Vår referens Pia Oredsson Birgersson, informationschef pia.oredsson@malmo.se Förslag till ny strategisk ledningsorganisation för gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen För att få till stånd en ökad måluppfyllelse och en likvärdighet för förvaltningens breda uppdrag samt att anpassa organisationsstrukturen till Malmö stads samlade skolorganisation föreslås följande: att tillsätta fyra områdeschefer två för gymnasieskolan/gymnasiesärskolan, en för vuxenutbildningen och en för arbetsmarknadsåtgärderna. att gymnasieskolans två områden delas in enligt följande: område 1 Agnesfrids gymnasium, Pauliskolan, Malmö Borgarskola, Universitetsholmens gymnasium, Byggymnasiet och Idrottsgymnasiet. Område 2 Bellevue gymnasium, Malmö Latinskola, S:t Petri skola, Värnhemsskolan och Valdemarsros gymnasiesärskola. att varje gymnasieskola leds av en rektor som i sin tur delegerar arbetsuppgifter till biträdande rektorer. att Vägledningscentrum får sin organisatoriska hemvist inom kommunikationsavdelningen och att de verksamhetsdelar som idag är myndighetsutövning förs över till kansliets myndighetsavdelning. att vuxenutbildningen behåller sin nuvarande rektorsorganisation. att administrativa chefer placeras på område direkt underställda områdeschefen och att driftschefer1 på skolnivå underställs administrativ chef att ansvaret för förvaltningsgemensamma uppdrag fördelas mellan områdescheferna och leds av dessa. att varje rektor/enhetschef tilldelas samarbetsuppdrag relaterat till ökad måluppfyllelse och likvärdighet. att en stabsfunktion för vuxenutbildning och arbetsmarknad inrättas. ny strategisk ledningsorganisatin 1 Driftschef är enbart ett arbetsnamn på administrativ funktion på skolnivå. Definitiv befattningsbenämning tas fram av HR. GYMNASIE- OCH VUXENUTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN 205 80 Malmö Besöksadress: Storgatan 20 Tel. 040-34 30 34 Org.nr. 212000-1124 gyvux@malmo.se www.malmo.se

2 (15) BAKGRUND Dagens ledningsorganisation är uppbyggd på skolhus som leds antingen av en utbildningschef (7 av 9) eller en rektor (2). Utbildningschefen eller rektorn är i de flesta fall placerad på sin skola och har inte ansvar för mer än sitt skolhus. På många enheter finns också en administrativ chef som enbart arbetar inom skolhusets område. Detta medför en inlåsningseffekt av viktiga framgångsfaktorer som enbart kommer den egna skolans elever till del. Stuprörsarbetet gör det svårt för oss att få till stånd en lärande organisation. Det är också en orsak till att vi har svårt att skapa likvärdiga förutsättningar för våra elever och studerande. Organisationen skapar dessutom intern konkurrens. Nuvarande organisation med utbildningschefer skapades år 2007 och har genom åren ändrat titulatur från samordnande rektor till gymnasiechef och vidare till dagens utbildningschefer men strukturen har sedan dess inte anpassats vare sig till den nya skollagen eller till Malmö stads nya och samlade skolorganisation. Det är en organisation som är svår att både leda och styra då inget ansvar går horisontellt över skolhusgränserna. Inom gymnasieskolan är vi i behov av att förbättra skolresultaten och att öka likvärdigheten och måste därför satsa på att skapa en organisationsstruktur som både säkerställer att rektorerna får bästa möjliga förutsättningar att vara pedagogiska ledare och gör det möjligt att hantera hela förvaltningens uppdrag. Det förutsätter att vi på övergripande nivå arbetar strategiskt med helheten för att minska sårbarheten och dellösningar som inte alltid tjänar helheten bäst. Vissa enheter är särskilt sårbara då elevunderlaget som avgör resurserna är begränsat, vilket skapar svårigheter att uppnå en likvärdig utbildning. Organisationen är också i stort behov av att effektivisera det administrativa stödet så att det minskar arbetsbelastningen och den höga stressnivån för både våra lärare och chefer. I ärendet till kommunstyrelsen den 30 maj 2013 står följande angående den nya skolorganisationen: Särskilt viktigt är att skapa en fungerande samverkan mellan de tre skolnämnderna och förvaltningarna för att skapa en röd tråd genom skolväsendet. Detta underlättas av att de tre skolförvaltningarna organiseras utifrån samma principer och utgångspunkter och med liknande ledningsstrukturer. Ytterligare en utgångspunkt är att ge medarbetarna bästa möjliga förutsättningar att utföra det pedagogisk uppdraget. Eftersom förvaltningen efter beslutet om en samlad skolorganisation har fått ett bredare uppdrag - från gemensamt ansvar för ökad måluppfyllelse och likvärdighet 1-19 år inom den nya skolorganisationen - till arbetsmarknad - måste organisationsstrukturen anpassas till varje verksamhetsdels* 2 specifika uppdrag och förutsättningar för att underlätta samarbetet med respektive samarbetspartners. Exempelvis krävs det ett nära samarbete mellan 2 Förvaltningen består av tre verksamhetsdelar gymnasieskola, vuxenutbildning och arbetsmarknadsinsatser.

3 (15) skolformerna och ett ökat fokus på tydliga mål inom respektive skolform för att nå en ökad måluppfyllelse Det behövs en organisation och framför allt en ledningsorganisation som möjliggör utveckling av förvaltningens totala uppdrag. NUVARANDE LEDNINGSORGANISATION MÅLSÄTTNING MED EN FÖRÄNDRAD LEDNINGSORGANISATION ÖKAD MÅLUPPFYLLELSE OCH LIKVÄRDIGHET För att öka måluppfyllelsen i skolorna såväl som inom arbetsmarknadsåtgärderna krävs en lärande organisation och ett starkt fokus på hela uppdraget. Förvaltningen måste säkerställa att varje flicka/pojke, kvinna/man som verksamheterna riktar sig till får en likvärdig utbildning och likvärdiga förutsättningar att gå från försörjningsstöd till ett aktivt arbetsliv. En ökad måluppfyllelse inom gymnasieskolan innebär att skolresultaten måste

4 (15) förbättras på totalen inte enbart i stuprören. För att åstadkomma detta måste vi samarbeta över skolhusgränserna. Ökad måluppfyllelse när det gäller korta vägen till arbete istället för försörjningsstöd, förutsätter ett samarbete över gränserna mellan vuxenutbildning och arbetsmarknad. Verksamheten måste också utgå från varje individs specifika förutsättningar och jobba med att leva upp till visionen om att organisationen ska ge kraft att växa. EN LÄRANDE ORGANISATION För att skapa förutsättningar för en lärande organisation krävs det att vi går från enhetstänk till helhetstänk. Strukturen måste möjliggöra gränsöverskridande samarbeten internt såväl som externt. En kedja är aldrig starkare än dess svagaste länk. Enskilda enheters framgångar måste vara grund för ett aktivt kunskapsutbyte. Organisationen måste ha väl strukturerade och kontinuerliga nätverk på alla nivåer och tydliga kommunikationsflöden och flera forum för dialog och utveckling, över enhets- och verksamhetsgränserna. EN STRATEGISK LEDNING För att få till stånd en lärande organisation måste ledningen av organisationen ha ett mer strategiskt perspektiv med fokus på helheten och de övergripande frågeställningarna. Det måste finnas ledare som har ett större ledningsområde än enbart ett skolhus eller en verksamhetsform. Ledare som har uppdraget att arbeta horisontellt både inom det egna ledningsområdet men även inom andra ledningsområden. Det helhetsbegrepp som används här är inte detsamma som att allt är likadant varje verksamhet fortsätter att utveckla sin identitet men med ett övergripande ansvar. NY LEDNINGSORGANISATION Förvaltningen delas in i fyra verksamhetsområden två gymnasieområden, ett vuxenutbildningsområde och ett arbetsmarknadsområde. Varje område leds av en områdeschef. De två gymnasieområdenas rektorsorganisation skiljer sig från vuxenutbildningsområdet såtillvida att alla gymnasieskolor leds av en rektor som i sin tur delegerar arbetsuppgifter till biträdande rektorer medan man inom vuxenutbildningen behåller nuvarande rektorsorganisation. Gymnasieområdenas nya ledningsstruktur kommer härmed att harmoniera med grundskolornas ledningsstruktur och underlättar därmed all samverkan över de olika skolformsgränserna. Varje rektor kommer att få ett tydligt samarbetsuppdrag så även cheferna inom arbetsmarknadsområdet. Förvaltningens ledningsgrupp utgörs av områdescheferna, avdelningscheferna, förvaltningschefen och biträdande förvaltningschef. Varje områdeschef bildar ledningsgrupper med sina rektorer/enhetschefer och administrativa chefer för att driva utveckling och genomföra de förvaltningsövergripande målen som beslutats av gymnasie-och vuxenutbildningsnämnden.

5 (15) NY LEDNINGSORGANISATION GYMNASIESKOLORNAS TVÅ OMRÅDEN För gymnasieskolorna kommer det att inrättas två områden. Område 1 består av Agnesfrids gymnasium, Malmö Borgarskola, Pauliskolan, Universitetsholmens gymnasium, Byggymnasiet och Idrottsgymnasiet. Område 2 består av Bellevue gymnasium, Malmö latinskola, S:t Petri skola, Värnhemsskolan och Valdemarsros gymnasium. Varje område leds av en områdeschef och varje skola leds av en rektor som tillsätter sina biträdande rektorer. Förslaget innebär att det blir något fler skolor. Byggymnasiet är idag en del av Universitetsholmens gymnasium, Valdemarsros gymnasium är en del av Värnhemsskolan och Idrottsgymnasiet är en del av Malmö Borgarskola dessa enheter kommer att bli självständiga med en egen rektor.

6 (15) Förvaltningen utreder också möjligheten att inrätta en samlad skolenhet med en rektor för en gymnasial lärlingsutbildning samt att starta ett fjärde år på teknikprogrammet. Två ärenden är därför under framtagande till gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Det ena ärendet kommer att avse start av en skolenhet med en rektor för gymnasial lärlingsutbildning. Medel för detta ska sökas hos Skolverket. I ärendet kommer det att finnas ett förslag på vilket gymnasieområde enheten ska tillhöra. Det andra ärendet gäller inrättandet av ett fjärde år på Pauliskolans teknikprogram. Pauliskolans rektor blir ansvarig för hela programmet. Anledningen till att gymnasieskolorna får en ändrad titulatur för sin ledning är att det under processen 3 med en förändrad ledningsorganisation återkommande och kontinuerligt har lyfts fram en farhåga i relation till det diskussionsunderlag som varit utgångspunkten i arbetet, från nuvarande utbildningschefer och rektorer vid gymnasieskolorna. Det hot man ser är att skolorna inte kan hållas samman utan att ha en lokalt placerad chef. Vi tar denna farhåga på allvar och skapar därför en särskild ledningsstruktur för gymnasieskolan som innebär att en nivå med biträdande rektorer införs under rektors ansvar. Det blir därmed en titulatursförändring för samtliga ledare inom gymnasieskolan nuvarande utbildningschefer blir rektorer och nuvarande rektorer blir biträdande rektorer. Rektor blir därmed den lokalt placerade chefen som ser till att hålla samman skolan. Den här ledningsstrukturen harmonierar väl med grundskolans ledningsstruktur. VUXENUTBILDNINGENS OMRÅDE Huvuddelen av vuxenutbildningen kommer att samlas i ett eget område. Ett organisatoriskt samlat ansvar ger större möjligheter att skapa en tydligare koppling och samverkan med arbetsmarknadsområdet då delar av vuxenutbildningen syftar till att minimera vägen till arbete för Malmöborna. Delar av den vuxenutbildning som bedrivs inom gymnasieskolor med yrkesprogram, har inte det elevantal som motiverar en egen skolenhet med en särskild rektor för uppdraget. Fortsättningsvis kommer vuxenutbildning att ges på gymnasieskolor tillsammans med ungdomsutbildning under ledning av gymnasieskolans rektor. Dessa kommer att få ett särskilt samverkansuppdrag med vuxenutbildningen. Den föreslagna staben för vuxenutbildning och arbetsmarknad kommer att ansvara för beställning, planering och uppföljning. Stabens utformning kommer att utredas. De enheter som förs samman under ledning av områdeschef för vuxenutbildningen är Komvux Södervärn, Komvux Centrum, Pauliskolans vuxenutbildning samt Universitetsholmens vuxenutbildning inom vård och omsorg. På sikt är det angeläget att lokalmässigt samla verksamheten, varför en planering för detta kommer att initieras med avdelningen för fysisk miljö för en 3 Processen beskrivs närmare på sidan 12.

7 (15) vidare dialog med fastighetskontoret. De lokalytor som då frigörs kan användas dels till utbyggnad av grundskolan, dels till kommande behov av att ta emot fler elever i gymnasieskolan. Vuxenutbildningen är också i behov av större samordning för att kunna bedriva utvecklingsarbete. Att ha tydliga gemensamma mål och strategiskt tänkande med utgångspunkt i den enskilda vuxne Malmöbons behov och förutsättningar skulle kunna ge kortare tid i utbildning och färre avhopp och byten av studieinriktning och i förekommande fall en bättre matchning mot arbetsmarkandsinsatser. Den enskilde individens behov är centrala i lagstiftningen vilket innebär att kartläggning och validering av befintliga kunskaper och vägledning i förhållande till uppsatta mål är viktiga delar av vuxenutbildningen. För att det ska vara möjligt att kombinera kurser, att utbildning ska bedrivas året runt med stor flexibilitet i tid och rum ställs stora krav på samarbete över skolhusgränserna. Vuxenutbildningen behåller nuvarande rektorsorganisation. Förutsättningarna inom vuxenutbildningen skiljer sig på flera sätt från de inom gymnasieskolan. Exempelvis är genomströmningen av elever betydligt högre än i gymnasieskolan och uppdraget är bredare och förändras kontinuerligt. Det har under processen med framtagande av ny ledningsorganisation inte heller uttalats någon oro över diskussionsunderlagets förslag, från vuxenutbildningens skolledare, eller indikationer på att förslaget skulle kunna äventyra sammanhållningen i skolhusen. Vuxenutbildningen har ett helhetsuppdrag för hela Malmö stad och måste därför undvika parallella strukturer och flaskhalsar. Det finns heller inget behov av att de olika enheterna profilerar sig då alla har ett gemensamt uppdrag. En gemensam organisation kommer att bidra till ett effektivare utnyttjande av både lokaler och administrativa resurser. Däremot finns det ett uttalat behov av ett tydligare fokus på skolformens utvecklingsområden. Inom vuxenutbildningen ser man också med stor tillförsikt på de nya möjligheter som ges i och med kopplingen till arbetsmarknadsåtgärderna. Det är därför av stor vikt att skapa en organisation för båda verksamheterna som underlättar samarbete. Vuxenutbildningen och gymnasieskolan har självklart också många beröringspunkter som inte får tappas bort. Detta blir ett ansvar i det förvaltningsövergripande ledningsarbetet. OMRÅDESCHEFERNAS UPPDRAG (GY OCH VUX) Leder arbetet med att genomföra kommun och förvaltningsövergripande mål. Verkställer strategiska beslut fattade i ledningsgruppen. Planerar och dimensionerar verksamheten tillsammans med sina kollegor utifrån Malmöbons behov och kravet på likvärdighet. Skapar förutsättningar som underlättar för rektor att fokusera och utveckla den pedagogiska verksamheten. Leder de administrativa stödfunktionerna.

8 (15) Planerar och tillgodoser områdets behov avseende elevhälsa, studie- och yrkesvägledning och specialpedagogik. Har budgetansvar. Är arbetsmiljöansvarig i enlighet med delegation. Verkställer formulerade samarbetsmål över områdesgränsen samt i förvaltningen som helhet. Områdeschefen har både ett uppdrag inom det egna området och i förvaltningen som helhet. I praktiken kan detta innebära att områdeschefen kan arbetsleda en annan områdeschefs rektor i vissa sakfrågor. Ansvarar för förvaltningsövergripande uppdrag som t.ex. kvalitetsuppföljning, utveckling av It-pedagogik. Ingår i styrgrupper som inrättas för verksamheter som är gemensamma med de andra två skolorganisationerna eller andra samverkanspartners. Leder och följer upp samverkan med förskola och grundskola och andra viktiga aktörer i syfte att bygga ett socialt hållbart Malmö. Skapar strukturer för samverkan mellan verksamheterna inom förvaltningen i syfte att lära av varandra. Områdescheferna sitter i förvaltningens ledningsgrupp och har egna ledningsgrupper inom sitt områdesansvar där varje enhets rektor eller chef ingår. OMRÅDESCHEFENS UPPDRAG (ARBETSMARKNAD) Leder arbetet med att genomföra kommun och förvaltningsövergripande mål och verkställa strategiska beslut fattade i ledningsgruppen. Leder arbetet med Malmö stads arbetsmarknadsinsatser mot politiskt fastställda mål. Har budgetansvar Ansvarar för samarbete internt inom Malmö stad samt externt med myndigheter, näringsliv och föreningsliv. Ansvarar för att skapa strukturer för samverkan med vuxenutbildningen och andra förvaltningar och bolag inom Malmö stad. Är arbetsmiljöansvarig i enlighet med delegation. Ingår i förvaltningens ledningsgrupp och leder egen ledningsgrupp inom sitt område. Ingår i styrgrupper som är relevanta för verksamhetsområdet Leder just nu en omorganisation av området varför vissa uppdrag kan komma att justeras. REKTORS ROLL Rektors mandat tydliggörs i skollagstiftningen.

9 (15) Pedagogiskt ledarskap är allt som handlar om att tolka målen i skollag och förordning samt beskriva aktiviteter för en god måluppfyllelse i relation till de nationella målen i skolan och för att förbättra skolans resultat så att varje elev når så långt som möjligt i sitt lärande och sin utveckling, En elev - en rektor ( Ur Skolinspektionen; Rektors ledarskap-rapport 2012;1). Rektor har också att arbeta utifrån de mål som fastställts av gymnasie-och vuxenutbildningsnämnden. Rektor har långtgående möjligheter med stöd av skollag och förordning att utforma skolans inre organisation genom att delegera arbetsuppgifter, att möjliggöra för och stärka biträdande rektorer i det pedagogiska ledarskapet i förhållande till lärarna, vilket är en förutsättning för att göra skolans ledarskap uthålligt. De biträdande rektorerna ska även fortsättningsvis erbjudas att gå rektorsutbildningen då vi strävar efter en stark pedagogisk ledning av skolorna. SAMVERKANSORGANISATION Förvaltningens nuvarande samverkansorganisation ses över och anpassas till den nya ledningsorganisationen och nytt samverkansavtal för förvaltningen träffas mellan arbetsgivare och arbetstagarorganisationerna. BUDGETANSVAR OCH EKONOMI På varje chefsnivå i förvaltningen ligger ansvar för personal och ekonomi i enlighet med beslutad delegationsordning. DELEGATIONSORDNING En översyn av delegationsordningen ska göras i samband med inrättande av ny ledningsorganisation och ny delegationsordning ska fastställas av gymnasie-och vuxenutbildningsnämnden. KANSLIETS ROLL Förvaltningens kansli ansvarar för myndighet, stöd, kontroll, styrning och uppföljning internt och externt samt kommunikation internt och externt såväl som i kris. Kansliet har en stödjande administrativ och operativ roll inom specialistområden som saknas inom verksamheterna. Kansliet har även i många frågor ett samordningsansvar. Områdescheferna och de administrativa cheferna placeras på kansliet. Kansliet leds av avdelningscheferna i ett gemensamt ledarskap. Kansliet ska upplevas och fungera som ett sammanhållet kansli och inte som ett flertal autonoma specialistavdelningar. Det gemensamma ledningsansvaret innebär att kansliets uppdrag ses över och att respektive avdelnings uppdrag blir tydligare vilket kommer att skapa synergier och ett effektivare administrativt stöd. Kansliet får även en ökad tydlighet i myndighetsfrågor i relation till nämnden och ett tydligare ansikte utåt i kommunikationen med Malmöborna.

10 (15) Avdelningen för elevhälsa upphör som egen avdelning på kansliet. Ansvaret för samordningen av elevhälsa och elevhälsans olika professioner kommer istället att läggas inom ett av områdena under områdeschefens ledning men med ett förvaltningsövergripande uppdrag. Detsamma gäller särskolesamordningen. Antagning och mottagande till gymnasiesärskolan är däremot ett myndighetsbeslut kopplat till myndighetsavdelningen. Avdelningen kansliservice upphör och funktionerna sorteras in under myndighetsavdelningens ansvar. Ekonomiavdelningen: ansvarar för ekonomi, kvalitet och IT-samordning. HR-avdelningen: har samma uppdrag och roll som tidigare. Antagning och planeringsavdelningen byter namn till myndighetsavdelningen och kommer att ha ett samlat uppdrag för förvaltningens myndighetsutövning. Granskningsfunktionen av ansökningar till vuxenutbildningen som idag finns på Vägledningscentrum förs över till avdelningen liksom klagomålshanteringen som idag hanteras inom HR. Kommunikationsavdelningens roll som ansiktet utåt och med ansvaret att hantera den initiala kommunikationen med Malmöbon på väg in i verksamheten ges ett utökat ansvar genom att Vägledningscentrum (VLC) sorteras in under avdelningen. VLC:s uppdrag renodlas därmed bort från myndighetsutövningen till en funktion som är fri och frivillig, som inspirerar och skapar lust och som möter Malmöbon där den är på lika villkor. VLC:s uppföljningsansvar är just nu under utredning och kommer att placeras på den plats i organisationen där den kan göra optimal nytta. Likaså kommer Vägledningscentrums uppdrag för praktikanordning och ung i sommar att särskilt utredas, för att också belysa möjligheten till en samlad praktikorganisation inklusive de delar som idag ligger inom Jobb Malmö. Inom arbetsmarknadsåtgärderna/jobb Malmö finns administrativa funktioner som har övergripande uppdrag för verksamheten. En översyn kommer att göras för att undvika parallella spår när det gäller central administration. Huvudprincipen är att förvaltningsövergripande administrativa funktioner ska knytas till förvaltningens gemensamma kansli. Avdelningscheferna ingår i förvaltningsövergripande projekt och styrgrupper. STAB FÖR VUXENUTBILDNING OCH ARBETSMARKNADSÅTGÄRDER Gymnasie-och vuxenutbildningsnämnden övertog den 1 maj 2014 stora delar av det ansvar som legat på Kommunstyrelsens arbetsmarknads-och vuxenutbildningsutskott till och med 30 april 2014. Förvaltningen har därmed ansvar för arbetsuppgifter som tidigare hanterats av stadskontorets avdelning för integration och arbetsmarknad (INAR). Det rör sig huvudsakligen om framtagande av underlag för beslut om

11 (15) sysselsättningsfrämjande åtgärder, samordning, planering och uppföljning inom arbetsmarknads- och vuxenutbildningsområdet samt överenskommelser om samarbete med Arbetsförmedlingen, Finsam och andra offentliga och privata aktörer. Inom nuvarande gymnasie-och vuxenutbildningsförvaltningens kansli har vuxenavdelningen ett övergripande planerings-och uppföljningsuppdrag för vuxenutbildningen i egen eller upphandlad regi. Avdelningen har till delar arbetat emot uppdrag/beställning av INAR. Vuxenavdelningen i dess nuvarande form upphör och ingår i den nya samlade stabsfunktionen för vuxenutbildning och arbetsmarknad för hela uppdraget under ledning av nuvarande biträdande förvaltningschef. Kommunstyrelsens arbetsgivarutskott har fattat beslut om uppdrag som biträdande förvaltningschef t o m 2014-09-30. Mot bakgrund av förvaltningens uppdrag, dess bredd och komplexitet, är det även därefter av stor betydelse att motsvarande funktion behålls för att utöver ledningsansvaret för staben vuxenutbildning/arbetsmarknad, vara ställföreträdande för förvaltningschefen och också ett stöd i ledningsarbetet av hela förvaltningens uppdrag. Det är av stor vikt att stabsfunktionen kan stå fri i förhållande till vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsområdena. De uppdrag som idag handläggs inom Jobb Malmö kan också komma att innefattas i stabens uppdrag. Den slutliga formeringen och uppdraget kommer att utredas. ADMINISTRATIVT STÖD TILL OMRÅDENA Den nya organisationen kommer fortsättningsvis att ha administrativa chefer. De knyts till ett område, är placerade på förvaltningskansliet och är underordnade områdescheferna. På detta sätt bildar de administrativa cheferna en grupp som tillsammans kan utforma effektiva administrativa rutiner och som kan se till att inget dubbelarbete sker vare sig på och mellan skolor eller mellan verksamheterna och kansliet. Ett nära samarbete med kansliet säkerställer en bättre struktur och gör det möjligt att få syn på de stödområden som kan förbättras och effektiviseras. De administrativa cheferna ansvarar för ekonomi, personal- och elevadministration, ärendehantering och IKT. De ansvarar för att säkra och leda det administrativa stödet inom området. På skolnivå finns en driftchef* 4 som är direkt underställd administrativ chef. Driftchefen arbetsleder kanslipersonal, vaktmästeri, städ etc. FÖRVALTNINGENS LEDNINGSGRUPP Förvaltningens nya ledningsgrupp kommer att bestå av de fyra områdescheferna, förvaltningschefen, biträdande förvaltningschefen* 5 och de 4 Arbetsnamn

12 (15) fyra avdelningscheferna. Tillsammans har de ett övergripande strategiskt ansvar för hela förvaltningen där strategier och prioriteringar ska bidra till en ökad måluppfyllelse. NÄTVERK OCH DIALOG För att skapa en lärande organisation och ny energi till organisationen behövs hållbara nätverk och forum för dialog. Förvaltningens olika ledningsgrupper är grunden i nätverksarbetet. Utöver detta startar vi både ämnesspecifika och gränsöverskridande nätverk. Ämnesgrupper är viktiga nätverk och är redan på gång. Dessutom är det viktigt med nätverk för hela ledningsorganisationen oavsett funktion. PROCESSEN I januari 2014 presenterade förvaltningschefen i ett diskussionsunderlag ett ledningsförslag där verksamheten föreslogs organiseras i ett fåtal större utbildningsområden. Varje utbildningsområde skulle ledas av en utbildningschef och varje skola inom utbildningsområdet skulle ledas av rektorer. Detta initiala förslag syftade till att behålla nuvarande rektorsorganisation men att tillsätta utbildningschefer med inriktning på förvaltningsövergripande frågor placerade på förvaltningens kansli. Detta är en modell som har införts i både Stockholm och Göteborg. Sedan dess har sex arbetsgrupper arbetat med att utveckla och problematisera idén och dess förmåga att bidra till ökad måluppfyllelse. Förvaltningsledningen har också haft dialog med Centrala Samverkansgruppen, rektorer och chefer. SWOT-analyser har genomförts. Studiebesök har genomförts tillsammans med utbildningschefer och rektorer/enhetschefer hos utbildningsförvaltningarna i Stockholm och Lund, för att få höra deras erfarenheter av den förändrade ledningsorganisationen i samband med införandet av ny skollag 2011. Sammanfattningsvis har både möjligheter och hot identifierats. Ett hot eller en farhåga som återkommit under hela processen och som framförts från flera håll är att gymnasieskolorna behöver ha en lokalt placerad chef om skolan ska kunna hållas samman. CSG föreslår att förvaltningen behåller nuvarande rektorsorganisation med skolplacerade utbildningschefer och att vi på förvaltningsnivå inrättar verksamhetschefer för gymnasieskolan, vuxenutbildningen, arbetsmarknadsåtgärderna och kansliet. Dessa fyra chefer och förvaltningschefen föreslås bilda förvaltningens ledningsgrupp. Detta förslag motsvarar dock inte uppdraget med att harmoniera ledningsstrukturen med Malmö stads skolorganisation. Likaså är det tveksamt om det motsvarar skollagens tydliga skrivning om att en skolenhets högsta chef är rektor. 5 Kommunstyrelsens arbetsgivarutskott har beslutat om tjänst som biträdande förvaltningschef t o m 2014-09-30

13 (15) Förvaltningschefens bedömning är att ledarskapet på varje skola ska vara tydligt och innehas av rektor som har det sammanhållande ansvaret för skolan. Sammantaget kan konstateras att processen har lett till en ökad medvetenhet om de strategiska dimensionerna inom förvaltningen och nödvändigheten av detsamma. KVARSTÅENDE UTREDNINGSUPPDRAG Innan en förändring av ledningsorganisationen är fullt genomförd* 6 behöver ett antal områden utredas närmare. Uppdragen för dessa kommer att formuleras inom kort. Ett antal arbetsgrupper kommer att tillsättas senast den 15 juni 2014. Arbetsgrupperna ska redovisa sitt arbete i oktober 2014. Följande områden ska utredas närmare: 1. Administrativt stöd; fördjupning och beskrivning av funktioner och ansvar på förvaltningsnivå, områdesnivå och skol-/enhetsnivå 2. Översyn av delegationsordningen. Förslag till delegation av arbetsuppgifter rektor till biträdande rektor 3. Samverkansorganisation i den nya organisationen. 4. Omställning till ny organisation för gymnasieskolan rektor/biträdande rektor. 5. Elevhälsa och vägledning; skolan ska erbjuda alla elever en likvärdig elevhälsa och likvärdiga möjligheter till vägledning. Förslaget ska innehålla vad som utgör ett förvaltningsövergripande uppdrag och vad som organiseras längre ut i verksamheten. 6. Praktikanordning, administration och uppföljning. Uppdraget är att kartlägga uppgifter inom området och ge förslag till en tydlig och effektiv praktikorganisation. 7. Ny stabsfunktion för vuxenutbildning och arbetsmarknad. Förslaget ska innehålla uppdrag, organisation och ledning och hur relationen till förvaltningens kansli ska se ut. 8. Vuxenutbildning och arbetsmarknad: Uppdraget är att definiera och sätta mål för samverkansområdena som kortar vägen till ett aktivt arbetsliv. I uppdraget ingår även att undersöka den organisatoriska tillhörigheten för Uppdrag Malmö. Organisationen ska placeras där den bäst gynnar uppdraget med uppdrags-utbildningarna och nyttan för presumtiva arbetsgivare och enskild individ under utbildning. 9. Samarbete inom skolorganisationen samverkansstruktur för ett gemensamt ansvar för elever i grundskolan som riskerar att inte nå behörighet till gymnasieskolan. 6 Senast den 31 december 2014.

14 (15) 10. Översyn av de administrativa rutinerna inom arbetsmarknadsområdet. KONSEKVENSERNA AV FÖRSLAGET Förslaget innebär att många av nuvarande rektorer inom gymnasieskolan istället blir biträdande rektorer och att nuvarande utbildningschefer blir rektorer. De två nya tjänsterna inom gymnasieskolan som områdeschef kommer att nyrekryteras. Nuvarande utbildningschef för Komvux Södervärn kommer att tillträda som områdeschef för området vuxenutbildning. Områdenas administrativa chefer kommer att tillsättas snarast. Dessa kommer i sin tur att tillsätta driftscheferna på skolnivå. Områdescheferna och de administrativa cheferna placeras på kansliet. Byggymnasiet blir en självständig enhet, liksom Valdemarsros gymnasium och Idrottsgymnasiet. Vägledningscentrum blir en del av kommunikationsavdelningen. Praktikenheten och Uppdrag Malmös inplacering i organisationen kommer att utredas. Den förändrade ledningsorganisationen kommer initialt att vara dyrare än nuvarande organisation men kommer på sikt att vara kostnadsneutral. GENOMFÖRANDE Implementering startar omgående efter beslut i nämnden där första steget är rekrytering av de nya chefstjänsterna. Kravprofiler tas fram. I den mån det är möjligt tidsmässigt så kommer dessa chefer att vara med i uppbyggnaden. Därefter tillsätts de administrativa cheferna som i sin tur rekryterar driftscheferna. En styrgrupp för genomförandet bildas av förvaltningschef, biträdande förvaltningschef och avdelningschefer. Arbetsgrupper utses och uppdrag för dessa formuleras. Arbetet startar innan midsommar. Redovisning av gruppernas arbete kommer att ske löpande och avslutas i oktober. Den nya ledningsorganisationen beräknas vara fullt genomförd den 1 januari 2015.

15 (15)