Rapport Slutrapport PEPPOL 2012-2013 2014:27

Rapport Slutrapport PEPPOL 2012-2013 2014:27

ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som pdf-fil eller beställas från www.esv.se Datum: 2014-03-27 Dnr: 10-1014/2012 ESV-nr: 2014:27 Copyright: ESV Rapportansvarig: Sören Pedersen 2014:27

FÖRORD Förord Regeringen uppdrog den 30 augusti 2012 till ESV att delta i organisationen OPENPEPPOL samt att vara PEPPOL-myndighet 1. Uppdraget avser perioden från september 2012 till och med december 2013. Arbetet delrapporterades mars 2013 avseende 2012 och i denna rapport slutrapporteras uppdraget. I detta ärende har generaldirektör Mats Wikström beslutat. Utredare Sören Pedersen har varit föredragande. I den slutgiltiga handläggningen har också t.f. funktionsansvarig Mats Goffhé och avdelningschef Eva Lindblom deltagit. 1 Ärende S2012/4580/RU (delvis) 3

INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 1 Sammanfattning... 5 2 Inledning... 7 2.1 Motivet för PEPPOL... 7 2.1.1 Syftet och utmaningar... 7 2.1.2 Hur PEPPOL möter utmaningarna... 7 2.2 PEPPOL:s bakgrund... 8 2.3 Sveriges mål med PEPPOL... 8 2.4 ESV samordnar PEPPOL-arbetet i Sverige... 9 3 Användning av PEPPOL i Europa... 10 4 ESV:s arbete i OPENPEPPOL... 12 4.1 Genomförda aktiviteter... 12 5 ESV som PEPPOL-myndighet... 14 5.1 Genomförda aktiviteter... 14 6 Fortsatt arbete... 16 6.1 Planerade aktiviteter... 16 7 Samverkan med andra organisationer... 18 8 Avslutande reflektioner... 19 9 Ekonomiskt utfall... 20 Ordlista... 21 Bilaga: regeringsbeslut... 23 4

SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning I denna rapport redovisar Ekonomistyrningsverket det arbete som vi har genomfört avseende Open Pan European Public Procurement On-Line (OPENPEPPOL) och vår roll som svensk PEPPOL-myndighet under tidsperioden september 2012 till och med december 2013 enligt regeringsuppdrag. Arbetet med PEPPOL fortsätter under 2014 i samma omfattning och kommer att avrapporteras 31 mars 2015. PEPPOL startade som en så kallad Large Scale Pilot som drevs av EU-kommissionen till och med augusti 2012. Från den 1 september 2012 förvaltas PEPPOL i den icke vinstdrivande organisationen OPENPEPPOL samt av ett antal PEPPOL-myndigheter i flera länder i Europa. PEPPOL är en plattform för e-handel. PEPPOL består av en komplett uppsättning komponenter såsom infrastruktur, en organisation för förvaltning och styrning (OPENPEPPOL), ramverk för avtal, specifikationer för affärsmeddelanden m.m. PEPPOL är utformat för elektronisk handel, mellan köpare och säljare både inom och mellan länder i Europa. PEPPOL används som nationell infrastruktur i offentlig sektor i Norge och av många svenska och danska företag som behöver fakturera offentlig sektor i Norge. Ett antal länder håller på att förbereda användandet av PEPPOL nationellt. I Regeringsbeslutet Dnr S2012/4580/RU framgår att ESV ska verka för en ökad gränsöverskridande handel och att ESV genom sitt engagemang ska säkerställa att de operativa aspekterna av lösningar för elektronisk upphandling och handel fungerar och utvecklas på ett positivt sätt samt att de stödjer EU:s och Sveriges långsiktiga planer inom området. ESV har under 2013 bistått i arbetet som syftar till att uppdatera PEPPOL:s specifikationer för de olika elektroniska meddelandetyperna, t ex elektronisk faktura, samt förberett för byte av protokoll för meddelandeutväxling till ett mera stabilt protokoll. Dessa förändringar är viktiga för att förbereda PEPPOL för ett ökat antal transaktioner. Det totala antalet transaktioner i PEPPOL i utgången av december 2013 visar på en jämn och stadig ökningstakt sedan augusti 2012. Antalet transaktioner bedöms att fortsätta att öka i takt med att fler svenska tjänsteleverantörer och dess kunder ansluter sig till PEPPOL. ESV har också arbetat med informationsspridning till aktuella intressenter, tillhandahållit tekniskt stöd samt aktivt bidragit med OPENPEPPOL:s utveckling, bl.a. genom att ta fram ramverk för styrning och livscykelhållning (inklusive process- 5

SAMMANFATTNING beskrivningar för ändringshantering, publicering och produktionssättning). ESV har också haft ett ansvar i EU-projektet E-SENS för flera insatser inom domänen elektroniska inköp, vilka kopplar till och har en positiv betydelse för ESV:s PEPPOL-åtagande. ESV gör bedömningen att OPENPEPPOL har lyckats med ambitionen att förvalta, vidareutveckling och tillgängliggöra PEPPOL. ESV anser också att de insatser som ESV bidragit med, både i rollen som PEPPOL-myndighet och som aktiv medlem i OPENPEPPOL har haft betydelse för en fortsatt positiv utveckling för EU:s och Sveriges långsiktiga planer inom området. ESV vill här särskilt peka på den ökade betydelsen av PEPPOL för nationellt arbete inom områdena e-beställningar och e-handel. Ett ökat samarbete mellan myndigheterna som bildar SFTI, Konkurrensverket (tidigare Kammarkollegiet), ESV och SKL, har en stark positiv inverkan vad gäller användning av PEPPOL, både nationellt och för gränsöverskridande handel. I övergången av ansvar för upphandling från Kammarkollegiet till Konkurrensverket är det viktigt att säkra kontinuitet genom ett fortsatt bra samarbete och tät dialog. ESV rekommenderar därför en fortsatt satsning på PEPPOL genom ett aktivt deltagande i OPENPEPPOL och en fortsatt roll för ESV som PEPPOL-myndighet. 6

INLEDNING 2 Inledning I denna rapport redovisar Ekonomistyrningsverket (ESV) det arbete som vi har genomfört avseende Open Pan European Public Procurement On-Line (OPENPEPPOL) och vår roll som svensk PEPPOL-myndighet under tidsperioden september 2012 till och med december 2013 enligt regeringsuppdrag. Arbetet med PEPPOL fortsätter under 2014 i samma omfattning och avrapporteras 31 mars 2015. I denna slutrapport presenteras en sammanfattning av ESV:s arbete kopplat till PEPPOL och uppnådda resultat under aktuell rapportperiod. Rapporten presenterar också bakgrunden och syftet med PEPPOL, övergripande innehåll och fördelar med PEPPOL, målsättningen med det svenska deltagandet samt ESV:s roll i PEPPOL. PEPPOL har haft en fortsatt positiv utveckling. I slutet av 2013 kan vi se en kraftig ökning av antalet tjänsteleverantörer som tillhandahåller tjänster via PEPPOL, ökade transaktioner av affärsmeddelanden samt flera länder som adopterat PEPPOL som plattform för e-inköp nationellt och internationellt. 2.1 Motivet för PEPPOL 2.1.1 Syftet och utmaningar Syftet med PEPPOL är att förenkla för företag, organisationer och offentlig förvaltning att genomföra elektronisk handel och elektroniska inköp, t ex elektronisk fakturering (e-fakturering). Många användare av e-faktura tvingas idag hantera olika typer av faktura-format och en mängd olika kommunikationslösningar. Detta är ett problem både inom Sverige och Europa. Några av utmaningarna är: Många olika standarder för både format och meddelandetransport försvårar och fördyrar meddelandeutväxling av e-faktura Höga kostnader för att ansluta nya leverantörer vilket kan leda till att leverantörer med små transaktionsvolymer av exempelvis ordrar och fakturor inte ansluts Höga kostnader vid byte av operatör för meddelandeutväxling Komplicerat att hitta användare och att få uppgifter om vilka typer av affärsmeddelande en användare kan hantera. 2.1.2 Hur PEPPOL möter utmaningarna PEPPOL adresserar problemen genom att alla parter som är anslutna till PEPPOL måste använda ett enkelt e-fakturaformat som är accepterat av alla länder som deltar i PEPPOL. Detta e-fakturaformat är framtaget inom PEPPOL och är baserat på resultaten av den europeiska standardiseringsorganisationen CENs workshop BII. 7

INLEDNING PEPPOL har också tagit fram en infrastruktur som innehåller standarder som beskriver och definierar hur man skickar och tar emot elektroniska meddelanden samt en registerfunktion som gör att parter kan söka och hitta varandra automatiskt. De behöver inte utbyta tekniska parametrar i förväg utan fokus ligger på att komma igång med e-handel och e-faktura direkt. Eftersom PEPPOL bygger på en s.k. fyr-hörns-modell (eng. four corner model ) där ett kontrakt räcker för att nå samtliga PEPPOL-användare krävs inga bilaterala avtal mellan köpare och säljare. Som konsekvens av PEPPOL-nätverkets utformning bidrar alltså PEPPOL till enklare uppstart, lägre kostnader, minskad administration och ökad handel över landsgränserna och inom Sverige. 2.2 PEPPOL:s bakgrund PEPPOL etablerades som en så kallad Large Scale Pilot finansierad via EU:s ramprogram för konkurrenskraft och innovation (CIP). Utgångspunkten för PEPPOL var att öka utbytet av elektronisk information inom området elektroniska inköp. Målsättningen var att stödja landsöverskridande inköp, främst mellan företag och den offentliga sektorn. ESV hade ansvar för det svenska deltagandet och projektet pågick mellan 2008-2012. Efter det att PEPPOL avslutades i augusti 2012 bildades den ickevinstdrivande organisationen OPENPEPPOL. Syftet var att ansvara för den fortsatta driften, förvaltningen och vidareutvecklingen av PEPPOL:s olika delar. 2 ESV fick regeringsuppdraget att vara fortsatt delaktig i PEPPOL som så kallad PEPPOL-myndighet och aktiv medlem i OPENPEPPOL. Uppdraget bestod i att utveckla PEPPOL, både nationellt och för utbyte med andra länder inom e-handel och e-inköp. 2.3 Sveriges mål med PEPPOL Idag är PEPPOL ett fullt fungerande och operativt nätverk för elektronisk handel och upphandling inom Europa både nationellt och över landsgränserna. PEPPOL ger köpare i företag och organisationer, stora som små, möjligheten att kommunicera elektroniskt med sina leverantörer. 2 (infrastruktur, specifikationer och övrigt strukturkapital) 8

INLEDNING Målen för Sveriges arbete kring PEPPOL är, enligt regeringsbeslut S2012/4580/RU (delvis), att uppnå: ökad användning av e-upphandling och e-handel såväl nationellt som över landsgränserna. effektivisering och rationalisering av e-upphandling och e-handel inom offentlig sektor. tillvaratagande av Sveriges nationella initiativ inom e-handel och e-faktura. förutsättningar för god konkurrens om lösningar för inköp- och upphandlingssystem samt meddelandeutväxling. 2.4 ESV samordnar PEPPOL-arbetet i Sverige Under utvecklingen av PEPPOL fungerade ESV, inom ramen för samverkan med Single Face To Industry (SFTI) 3, SKL och Kammarkollegiet som nationell koordinator av de insatser Sverige bidrog med. Efter den 1 september 2012 har OPENPEPPOL, tagit över förvaltningen och ansvaret för att vidareutveckla PEPPOL. ESV är Sveriges PEPPOL-myndighet. Rollen som PEPPOL-myndighet innebär att ESV ansvarar för att kvalitetssäkra tjänsteleverantörer, hantera kontrakt och certifikat. ESV stöder också köpare och säljare samt operatörer och systemleverantörer med support, informationsspridning och tekniskt stöd. Inom ramen för ESV:s deltagande i SFTI arbetar ESV löpande med att koordinera och underlätta införandet av e-handel. Under 2013 har samarbetet inom ramen för SFTI fördjupats. PEPPOL:s e-handelsformat PEPPOL BIS, har för första gången använts som bas för de svenska nationella e-handelsspecifikationerna. Sveriges och ESV:s deltagande i PEPPOL och samarbetet med SFTI skapar också förutsättningar för att PEPPOL:s infrastruktur på sikt också ska användas nationellt, vilket ytterligare skulle förenkla handel inom Sverige och Europa. 3 Single Face To Industry (SFTI) se ordbok för beskrivning. 9

ANVÄNDNING AV PEPPOL I EUROPA 3 Användning av PEPPOL i Europa Norge är det land som kommit längst med att använda sig av PEPPOL, främst beroende på att PEPPOL används både för internationell ( cross border ) och nationell e-handel. PEPPOL används också av många danska och svenska företag för att fakturera norsk offentlig sektor. I princip alla dessa företag är anslutna till PEPPOL. Tillväxten för användandet i Norge är fortsatt stark med en månatlig tillväxt av transaktioner på mellan 25 och 35 procent (per december 2013). Det bör framförhållas att en betydande del av transaktionerna går mellan Sverige och Norge. Under 2014 kommer den svenska branschorganisationer för konstruktions- och byggindustrin, BEAst, att påbörja en försöksverksamhet med PEPPOL (se vidare pkt 4 för mer information). Danmark ser PEPPOL som nästa version av den danska e-handelsplattformen för myndigheter, Nemhandel. Nemhandel påminner om PEPPOL men används för närvarande endast för nationell användning inom offentlig sektor. Italien använder också PEPPOL för fakturering till sjukhus i Rom-regionen samt för e-handel (order och faktura) i regionerna Lombardien och Emelia-Romagna. I Österike utgör PEPPOL det enda möjliga alternativet för e-faktura utöver det nationella e-handelsformatet vid fakturering av Österrikiska myndigheter. Frankrike erbjuder en så kallad gateway som gör det möjligt att utbyta information via PEPPOL med Franska myndigheter. I Nederländerna kommer PEPPOL under 2014 att börja användas som plattform för det nationella initiativet till e-faktura Simplerinvoice. Andra länder som är på väg att ansluta sig till PEPPOL är Polen, Irland och Ryssland. En stark tillväxt av antalet medlemmar i OPENPEPPOL återspeglar intresset för och användandet av PEPPOL. I början på 2014 förväntas över 100 medlemmar (i huvudsak tjänste- och systemleverantörer) ingå i OPENPEPPOL. I Sverige är samtliga större operatörer anslutna till PEPPOL, antingen via ESV som PEPPOL-myndighet (Visma, InExchange m.fl.) eller Difi (CGI, Strålfors m.fl.). Även Nordiska banker är anslutna till PEPPOL. Det nya EU-initiativet Connecting Europe Facility, CEF 4 nämner två betydande delar av OPENPEPPOL: förmedling och e-fakturering. Dessa delar ses som prioriterade områden och OPENPEPPOL / PEPPOL är följaktligen en huvudintressent när CEF går in i en operativ fas 2014, men CEF har också ett behov av att 4 Regulation (EU) No 1316/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 December 2013 establishing the Connecting Europe Facility, amending Regulation (EU) No 913/2010 and repealing Regulations (EC) No 680/2007 and (EC) No 67/2010. För mer om CEF, se vidare https://ec.europa.eu/digital-agenda/en/connecting-europe-facility 10

ANVÄNDNING AV PEPPOL I EUROPA involvera OPENPEPPOL i kommande insatser. Detta innebär att ESV och Sverige med sitt engagemang i PEPPOL ges en möjlighet till inflytande och att få del av framtida resurser som erbjuds via CEF-programmet. ESV:s engagemang i E-SENS kopplar också till den fortsatta utvecklingen av PEPPOL. Inom ramen för E-SENS förväntas flera av de centrala element som används av PEPPOL:s infrastruktur att konsolideras och utvecklas. Detta gäller bland annat elementen som används för adressering och lokalisering. I det fortsatta arbetet med utvecklingen av PEPPOL har ESV en central roll som: ledare i domänen Post Award inom ramen för OPENPEPPOL, PEPPOL-myndighet, nationell koordinator, ledare för det svenska konsortium som deltar i EU-projektet E-SENS. ESV kommer också fortsätta samarbetet inom ramen för SFTI för att säkerställa att svenska myndigheters intresse för e-handel tillvaratas på bästa möjliga sätt. 11

ESV:S ARBETE I OPENPEPPOL 4 ESV:s arbete i OPENPEPPOL Inom ramen för OPENPEPPOL har ESV ett ansvar för delområdet ( domänen ) Post Award. Post Award beskriver de delar av e-handelsprocessen som tar vid efter en upphandling och ett tilldelningsbeslut. Den innefattar till exempel affärsmeddelanden som produktkatalog, order, leveransavisering och faktura. I arbetet ingår att ta fram rutiner, identifiera behov och beskriva vilka processer som krävs för att arbetet i OPENPEPPOL ska kunna genomföras effektivt. Arbetet syftar till att ta fram ett ramverk för styrning och förvaltning. 5 Under 2013 har en rad delar av ramverket producerats (se vidare nedan). Fokus vad gäller ESV:s arbete i OPENPEPPOL har annars varit att projektleda och delta i arbetet med uppdatering av och utveckling av specifikationer i PEPPOL BIS. ESV och SFTI har haft övergripande projektansvar och varit aktiva i samtliga delprojekt. ESV har också deltagit i utveckling av en ny informations-förmedlingshantering baserat på transportprotokollet AS2 6. Såväl de nya specifikationerna som den nya transportprofilen kommer att börja användas operativt under 2014 (Q1). 4.1 Genomförda aktiviteter ESV har genomfört flera aktiviteter inom ramen för OPENPEPPOL. Vi har bland annat: Fortsatt arbetet med att ta fram och beskriva processer och policies som bildar basen i OPENPEPPOL:s ramverk för styrning och förvaltning 7. Deltagit i OPENPEPPOL:s ledningsgruppsmöten för ledningsgruppen ( managing committee ) i rollen som ansvarig för området Post Award. ESV har i denna roll arbetat och bidragit med löpande utveckling av de rutiner och regelbeskrivningar som krävs för en effektiv styrning av PEPPOL. Uppdaterat presentationsmaterial från PEPPOL-projektet. Arbetat med andra PEPPOL-myndigheter för att ytterligare förfina och förbättra processer och ansvar relaterade till PEPPOL-myndigheterna. Deltagit i arbetet med att få med OPENPEPPOL som projektmedlem i EU-projektet E-SENS som startade 1 april 2013. EU-kommissionen har beviljat ansökan. 5 Styrning och förvaltning ( livscykelhållning), eng. Governance and Lifecycle management de rutiner och processer som krävs för att styra och förvalta PEPPOLs beståndsdelar över tid. 6 AS2 (Applicability Statement 2) är en specifikation som beskriver hur man transporterar data säkert och tillförlitligt över Internet. Säkerheten hanteras genom användandet av digitala certifikat och kryptering. 7 Utvecklingen av ramverket för styrning och livscykelhållning har bl.a. hittills resulterat i publiceringsrutiner (eng. publication policy ), hantering av förändringar (eng. change management ) och hantering av produktionssättning (eng. release management ). Arbetet inkluderar definition av ansvar och roller för OPENPEPPOL samt PEPPOLmyndigheterna. 12

ESV:S ARBETE I OPENPEPPOL ESV har också varit delaktiga i att förbättra PEPPOL:s infrastruktur och rutiner, bland annat genom: Att införa en enklare process för distribution av certifikat till PEPPOL:s operatörer. Deltagit i arbetet med att ta fram nya specifikationer för transportprotokoll (baserat på transportprotokollet AS2) och tekniskt kuvert (baserat på den internationella standarden SBDH 8 ). Tagit fram förslag på migreringsstrategier 9 för införande av nya specifikationer under 2014. Vi har som ansvariga för arbetet kring domänen Post-award varit projektledare för ett antal aktiviteter med mål att utöka och förbättra PEPPOL:s elektroniska affärsprocesser. Till exempel har vi: Kartlagt behov och genomfört en mappning av skillnaderna mellan existerande nordiska e-fakturaformat mot CEN/BII och PEPPOL:s meddelandeformat. Utvecklat stöd för affärsmeddelandena leveransavisering (eng. Despatch Advice ) och utökad meddelandekvittens (eng. Message Level Respons - MLR). Tagit fram uppgraderade specifikationer för faktura/kreditnota, order och katalog. 8 SBDH, Standard Business Document Header är en internationell standard från UN/CEFACT för s k kuvertering av information. SBDH beskriver innehållet i ett affärsmeddelande utan att själva meddelandet behöver öppnas. 9 I migrerings-beskrivningen för OPENPEPPOL (eng migration policy ) ingår beskrivning av övergångsperiod (startoch slutdatum), regler och villkor för användande av nya och gamla element samt beskrivning av hur en ändring påverkar användarna av PEPPOL. 13

ESV SOM PEPPOL-MYNDIGHET 5 ESV som PEPPOL-myndighet Som PEPPOL-myndighet har ESV gett stöd åt tjänste- och systemleverantörer samt säljare och köpare för att öka användningen av PEPPOL. ESV har parallellt med arbetet i OPENPEPPOL försökt fånga upp nationella krav och önskemål på förbättringar från svenska användare och intressenter. Den accesspunkt som ESV upphandlade 2010 under PEPPOL-projektet avslutades under 2013. ESV har gjort bedömningen att tjänsten har spelat ut sin roll då det finns en mängd marknadsaktörer som erbjuder motsvarande tjänster. För testning av transportprotokollet AS2 utvecklar den norska PEPPOL-myndigheten DIFI dessutom en test- och verifierings-plattform som kan användas av leverantörer som erbjuder accesspunktstjänster. ESV har varit i kontakt med DIFI för att utröna om deras plattform kan utökas så att stöd erhålles för de nuvarande / existerande svenska e-handelsformaten. 5.1 Genomförda aktiviteter Löpande kontakter och informations-aktiviteter med nya PEPPOL-intressenter såsom byggsektorn (branschorganisationen BEAst). Inkluderat PEPPOL-information i SFTI-utbildningar kring e-handel, Gett stöd till SFTI där PEPPOL:s specifikationer för leveransavisering, order och faktura nu beslutats bli SFTI-rekommendationer Genomfört migrering till ny certifikatsutgivare för accesspunkt- och registeroperatörer. I november 2013 anordnade ESV ett informationsmöte inom ramen för OPENPEPPOL med deltagare från närmare 30 organisationer, myndigheter och företag. Under förmiddagen beskrev flera föredragshållare från Norge, Danmark och ESV situationen i PEPPOL med tonvikt på redovisning av då pågående utvecklingsprojekt i PEPPOL BIS och den nya transportprofilen som baseras på AS2. Vi har under 2013 genomfört att antal aktiviteter med mål att sprida information om PEPPOL till primära målgrupper 10 genom exempelvis SFTI-evenemang. Ett annat exempel är ett samarbete med Byggbranschens branschorganisation elektroniska affärsstandard (BEAst) 11 som visade intresse för PEPPOL för att underlätta e-handel för de svenska byggföretagen. Kontakterna med BEAst utmynnande hösten 2013 i att 10 De primära målgrupperna är bl.a. tjänste- och systemleverantörer (VAN-operatörer), aktörer inom finans- och banksektorn, myndigheter och övrig offentlig sektor. Andra målgrupper utgörs av branschorganisationer och leverantörer. 11 För mer information, se www.beast.se 14

ESV SOM PEPPOL-MYNDIGHET BEAst tog beslut om anslutning till PEPPOL i form av en pilot där BEAst medlemmar kommer att utnyttja PEPPOL för utbyte av bransch-specifika meddelande, initialt under ett år med början 2014. ESV har under hösten fortsatt att tillhandahålla tekniskt stöd knutet till leverantörsanslutningar, främst till Lunds universitet, som under perioden använt ESV:s accesspunkt för att utbyta e-fakturor med utländska leverantörer. Användningen av PEPPOL i Sverige går framåt. Lunds Universitet arbetar för att etablera faktura- och orderflöden med utländska leverantörer som Novus Biological och Dawson Books. Lunds Universitet har dessutom informerat övriga universitet och lärosäten om sina positiva erfarenheter kring PEPPOL. De största volymerna knutet till svenska organisationer som använder PEPPOL är troligen Clas Ohlson som fakturerar många norska kunder via PEPPOL. Intresset från svenska tjänsteleverantörer vad gäller PEPPOL är fortsatt stort. 15

FORTSATT ARBETE 6 Fortsatt arbete För att säkra en fortsatt positiv utveckling av PEPPOL krävs ett långsiktigt och metodiskt arbete och ett fortsatt engagemang inom alla aktuella områden (infrastruktur, styrning, specifikationer, ledning, support osv.). PEPPOL går nu in i en ny fas i och med att Sverige i ökad grad och utsträckning utgår från PEPPOL som plattform också för nationell e-handel och e-upphandling. Detta innebär bl.a. att rutiner och processer för förändringshantering, utgivning och publicering av nya versioner, support och generell informationsspridning måste ses över och förbättras. 6.1 Planerade aktiviteter Här redovisas de aktiviteter som ESV planerat att genomföra under 2014. De är indelade efter ESV:s roller som projektledare för Post Award och som PEPPOL-myndighet i Sverige. Delområde OPENPEPPOL - Post Award Aktivitet Etablera rutiner för arbetsgrupper, bland annat formeringen av en funktion för granskning, utvärdering och beslut av förändrings-förfrågningar ( Change Management Board ). Färdigställa ramverk och rutiner för support, ändringshantering, utrullning och kvalitetssäkring. Kvalitetssäkra de nya och uppdaterade specifikationer som utvecklades under 2013. Övervaka och driva migreringen till de uppdaterade specifikationerna. Koordinera och leda arbetet i OPENPEPPOL med den pilot baserat på Order-Faktura-processen som ska påbörjas inom ramen för EU-projektet E-SENS. OPENPEPPOL - Transportinfrastruktur Ge support och stödja operatörer som implementerar det nya kommunikationsprotokollet (AS2) och tekniskt kuvert. Övervaka och driva migreringen till kommunikationsprotokoll (AS2) och tekniskt kuvert. Kravställa och tillse att ny och uppdaterad verifierings- och test-plattform för nationella e-handelsformat samt PEPPOL görs tillgänglig. PEPPOL-myndighet Uppdatera informationen om PEPPOL på ESV:s webbplats, så att den bättre möter behoven från PEPPOL:s intressenter. 16

FORTSATT ARBETE Informationsspridning i form av möten med identifierade intressenter, ordna informationsmöten och delta vid relevanta konferenser och seminarier. Fokusera på fortsatt stöd till operatörer- och systemleverantörer. Öka samverkan med andra intressenter inom e-handelsområdet. Fortsatta arbetet med att tillgängliggöra PEPPOL för specifika branscher (med bygg- och konstruktionsbranschen - BEAst - som positiv förlaga). Stödja SFTI i genomförandet av förstudie där konsekvenserna analyseras av att göra PEPPOL:s infrastruktur till en SFTI-rekommendation. Utveckla strategier för att öka användningen av PEPPOL i Sverige. 17

SAMVERKAN MED ANDRA ORGANISATIONER 7 Samverkan med andra organisationer ESV har fortlöpande hanterat frågor om PEPPOL inom ramen för SFTI-samarbetet med Sveriges Kommuner och Landsting samt Kammarkollegiet. Vi har också i vår informella samverkansgrupp för e-handel informerat om arbetet för andra myndigheter. I samverkansgruppen deltar E-delegationen, Konkurrensverket, Riksarkivet, Statens Inköpscentral, Kammarkollegiet, Sveriges Kommuner och Landsting, Tillväxtverket, Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet samt Statens Servicecenter. ESV har haft möten med såväl de nordiska systermyndigheterna till ESV inom e-handelsområdet, det vill säga Digitaliseringsstyrelsen (DIGST) i Danmark och Direktoratet för förvaltning og IKT (DIFI) i Norge. 18

AVSLUTANDE REFLEKTIONER 8 Avslutande reflektioner ESV har med sitt deltagande i OPENPEPPOL bidragit till en fortsatt harmonisering av internationella och nationella e-handelsspecifikationer. ESV har också bidragit till utvecklingen av nya och förbättrade sätt att utbyta information. Därutöver har ESV aktivt medverkat till att öka medvetenheten kring PEPPOL som möjliggörare för e-handel såväl inom som utom landets gränser. PEPPOL-deltagandet har också inneburit en ökad samverkan kring och fokus på e-handels- och e-inköpsfrågor inom Sverige, i Norden och Europa i stort. Slutligen har användandet under perioden 2012-2013 ökat kraftigt i termer av transaktioner, antal anslutna användare och tjänsteleverantörer. Det är därför rimligt att anta att de övergripande målen med PEPPOL som definierades redan under pilotperioden (2008-2012) nu är på väg att realiseras. ESV anser att de långsiktiga planer som beskrivs i regeringsbeslutet (Dnr S2012/4580/RU) i termer av ökad användning av e-handel nationellt och internationellt, effektivisering och rationalisering, tillvaratagande av Sveriges nationella initiativ med kan realiseras med ett fortsatt och utökat engagemang i PEPPOL. Betydelsen understryks ytterligare i beaktande av kommande e-faktura-direktiv från EU-kommissionen och bildandet av CEF, två företeelser som båda kopplar till och nämner OPENPEPPOL och PEPPOL som viktiga möjliggörare för fortsatt positiv utbredning av e-handel och e-fakturering i Europa. 19

EKONOMISKT UTFALL 9 Ekonomiskt utfall Regeringen tilldelade ESV 3 000 000 kronor för regeringsuppdraget. De skulle disponeras under perioden 1 januari till 31 december 2013. Nedan redovisas hur kostnaderna har fördelats. PEPPOL-myndighet OPENPEPPOL SUMMA Personalkostnader 590 763 kr 379 768 kr 970 531 kr Konsultkostnader 424 973 kr 1 041 963 kr 1 466 909 kr Övriga kostnader 381 479 kr 89 990 kr 471 469 kr OPENPEPPOL medlemsavgift 0 kr 85 718 kr 85 718 kr Summa: 1 397 215 1 597 412 2 994 627 Som framgår i tabellen ovan har ESV använt 2 994 627 kronor under perioden och resterande 5 373 kronor återbetalas därmed till Kammarkollegiet. I takt med att utbredningen av PEPPOL ökar kommer också kostnaderna att öka för att möta de ökade krav på aktiviteter inom de områden som beskrivits i rapporten. Speciellt kan en ökning i området uppföljning, support, informationsspridning och löpande förvaltning förväntas. Kommande initiativ på EU-nivå (CEF och e-fakturadirektivet) kommer också att kräva insatser för att säkra att Svenska intressen tillgodoses. 20

ORDLISTA Ordlista CEN Workshop Business Interoperability Interfaces Business Interoperability Interfaces for public procurement in Europe (CEN/BII) CEN/BII är ett standardiseringsinitiativ inom Europeiska standardiseringsorganisationen (CEN). CEN/BII tar fram rekommendationer för elektroniska handelsprocesser. Förutom processbeskrivningar ingår även definitioner av elektroniska meddelanden såsom order, faktura, produktkatalog och så vidare i XML-format. Inom PEPPOL används de processer och elektroniska meddelanden som är framtagna inom CEN/BII. SFTI deltar i CEN/BII från svensk sida. Se mer information via: http://www.cenbii.eu Large Scale Pilots EU:s satsning på interoperabilitet inom ramen för CIP-programmet. De Large Scale Pilots som har ingått i denna satsning är PEPPOL, epsos, SPOCS, e-codex samt STORK. PEPPOL BIS PEPPOL Business Interoperability Specifications är implementations-guider som beskriver hur underliggande specifikationer från CEN (CEN WS BII) och OASIS (UBL) ska användas i PEPPOL. Specifikationerna utges per affärsmeddelande typ faktura, kreditnota, leveransavisering, order, katalog osv. Secure Trusted Asynchronous Reliable Transport (START) Specifikation som beskriver hur man skickar och tar emot elektroniska meddelanden på ett säkert sätt. START bygger på Web Servicestandarderna. START kan jämföras med SFTI Transportprofil Bas med den skillnaden att START även använder sig av elektroniska certifikat för signering av försändelser och kvittenser. Service Metadata Locator (SML) PEPPOL:s registerfunktioner använder det så kallade Domain Name System (DNS), vilket är en grundkomponent i adressering knutet till Internet. Inom PEPPOL är SML en funktion som används i PEPPOL:s infrastruktur för att registrera och uppdatera DNS. Det finns bara en SML i PEPPOL:s infrastruktur och den driftas centralt av OPENPEPPOL. När en ny mottagare ska registreras i SMP så uppdateras automatiskt samtidigt DNS via ett anrop till SML. Service Metadata Publishing (SMP) Specifikation som beskriver hur en registerfunktion i PEPPOL ska fungera, inklusive sättet på vilket man söker och hämtar information. SMP bygger på enkla http-baserade adresser. Informationen som lagras för en mottagare är bland annat: Det meddelandeformat som organisationen kan ta emot (exempelvis UBL eller annan XML-standard) Den variant av standarden som mottagaren använder (exempelvis de specialiseringar som tagits fram CEN/BII) Den tekniska adressen dit en organisation tar emot meddelandet Den affärsprocess/profil som används i ett elektroniskt informationsutbyte 21