Bilaga VIII Erasmusmobilitetsbidrag Guide för högskolor och praktikkonsortier Läsåret 2009-10 Uppdaterad den 30.6.2009
Innehållsförteckning Till läsaren...4 Kontaktinformation...4 Termer och förkortningar som används i Erasmus-programmet...5 1. Deltagande i programmet Erasmus...6 1.1. Erasmus University Charter...6 1.2. Erasmus Placement Certificate...6 2. Avtalsförhållandet mellan CIMO och högskolan/konsortiet...7 2.1. Ansökan om mobilitetsbidrag...7 2.2. Grunderna för beviljande av mobilitetsbidrag...7 2.3. Finansieringsavtal mellan CIMO och högskolan/konsortiet...9 2.4. Utbetalning av bidraget åt högskolan/konsortiet...9 2.5. Tilläggsstipendier...9 2.6. Återbetalning av bidrag...10 2.7. Rapportering...10 2.7.1. Mellanrapport...10 2.7.2. Slutrapport...11 2.8. Arkiveringstid för dokumenten...12 2.9. Uppföljning och revision...12 3. Administration av Erasmus-bidraget vid högskolan...12 3.1. Allmänna anvisningar...12 3.2. Överföring av bidrag mellan utbyteskategorierna...13 3.3. Utbetalning av stipendium åt utresande...14 3.3.1. Studentutbyte...14 3.3.2. Praktikantutbyte...14 3.3.3. Lärar- och personalutbyte...15 3.3.4. Stipendier åt handikappade deltagare i utbytet...17 3.4. Bidrag för organisation av mobiliteten (OM)...17 4. Principerna för genomförande av mobiliteten...18 4.1. Bilaterala avtal mellan högskolorna...18 4.2. Student- och praktikantutbyte...19 4.2.1. Behörighetsvillkor för utresande studerande...19 4.2.2. Val av utresande studerande...20 4.2.3. Utbytets längd...20 4.2.4. Flera utbytesperioder för samma studerande...20 4.2.5. Kombinerad praktik- och studieperiod...20 4.2.6. Förlängning av utbytesperioden...21 4.2.7. Avbrytande av utbytesperioden...21 4.2.8. Lämpliga praktikplatser...21 4.2.9. Tillgodoräknande...21 4.2.10. Inga studieavgifter...22 4.2.11. Försäkringar och ansvar...22 4.2.12. Utbyte till det egna hemlandet...23 4.2.13. Erasmus Student Charter...23 4.2.14. EILC-språkkurser...23 4.2.15. Rapportering efter utbytet...24 4.2.16. Blanketter för student- och praktikantutbyte...24 4.3. Lärar- och personalutbyte...25 2
4.3.1. Behörighetsvillkor för utresande personal...25 4.3.2. Val av utresande deltagare...26 4.3.3. Utbytets längd...26 4.3.4. Arbetsplan...26 4.3.5. Rapportering efter utbytet...27 Bilaga 1. Högskolans Erasmus-kalender läsåret 2009 10...28 Bilaga 2. Nyttiga Erasmus-länkar...30 Bilaga 3: Lärar- och personalutbytets högsta belopp per dag per land 2009-10...31 Bilaga 4: Dokument per kategori som kontrolleras vid dokumentkontroll och inspektioner...33 3
TILL LÄSAREN Denna guide ger anvisningar och hjälp åt högskolor och praktikkonsortier för administrationen av Erasmus-mobilitetsbidraget och genomförandet av Erasmus-utbyten. Den är skriven av Finlands nationella Erasmus-kontor, CIMO. Vi hoppas att guiden ger svar på de flesta frågorna om utbytet. I och med Programmet för livslångt lärande (LLP) fick Erasmus-mobiliteten läsåret 2007/08 nya aktiviteter och genomgick flera administrativa förändringar. Nu är förändringarna inte lika stora, men det är ändå bäst att läsa igenom denna guide noggrant, så att programmet säkert genomförs enligt gällande instruktioner. Det har också skett mindre förändringar från förra året i modellen för och bilagorna till avtalet mellan högskolan/konsortiet och CIMO så läs också dem omsorgsfullt. Vi tar gärna emot kommentarer om guidens innehåll! Vi uppdaterar guiden enligt behov. Uppdateringar och andra aktuella saker meddelas per e-post via sändlistorna campo och cimeoni. Den uppdaterade versionen finns på CIMOs Erasmus-webbsidor: www.cimo.fi/erasmus Blanketter CIMOs Erasmus-team svarar gärna på alla frågor om programmet Erasmus! KONTAKTINFORMATION Centret för internationell mobilitet och internationellt samarbete CIMO PB 343 (Hagnäskajen 6) 00531 Helsingfors Fax 0207 868 603 E-post erasmus@cimo.fi Erasmus-teamet: Anne Siltala, ledande sakkunnig anne.siltala@cimo.fi 0207 868 541 - Erasmus-mobilitet / allmän rådgivning - Uppföljning av mobilitetsbidragsavtalet / universitet - EILC-koordination - ECTS och DS Labels Anni Kallio, programsakkunnig anni.kallio@cimo.fi 0207 868 574 - Erasmus-mobilitet / allmän rådgivning - Uppföljning av mobilitetsbidragsavtalet / yrkeshögskolor - Praktik och samarbete med arbetslivet - Erasmus-mobilitets slutrapportering - Centralt administrerade Erasmus-projekt Outi Jäppinen, programsakkunnig outi.jappinen@cimo.fi 0207 868 591 4
- Erasmus-intensivkurser - Bologna-expertgrupp Sofia Lähdeniemi, projektkoordinator sofia.lahdeniemi@cimo.fi 0207 868 595 - Beredning av avtal - Utbetalningar - Dokumentkontroll Terésa Pöyhönen, projektkoordinator teresa.poyhonen@cimo.fi 0207 868 531 - Biträdande uppgifter (intensivkurser och mobilitet) Vi arbetar som ett team, så vid behov kan man kontakta vem som helst av oss! TERMER OCH FÖRKORTNINGAR SOM ANVÄNDS I ERASMUS-PROGRAMMET DS ECTS EILC ESC EUC HEI LA NA OM SM SMS SMP ST STA STT TA Diploma Supplement (Bilaga till examensbetyget som ges åt utexaminerade studerande) European Credit Transfer and Accumulation System (Europeiska systemet för överföring av studieprestationer och vitsord) Erasmus Intensive Language Course (Erasmus-språkkurs) Erasmus Student Charter Erasmus University Charter Higher Education Institution (Högskola) Learning Agreement (Studieavtal) National Agency (Erasmus nationella programkontor, i Finland CIMO) Organisation of Mobility (Bidrag för organisation av utbyte) Student Mobility (Student- och praktikantutbyte) Student Mobility Studies (Studentutbyte) Student Mobility Placements (Praktikantutbyte) Staff Mobility (Lärar- och personalutbyte) Staff Mobility Teaching Assignments (Lärarutbyte) Staff Mobility Staff Training (Personalutbyte) Training Agreement (Praktikavtal) 5
1. DELTAGANDE I PROGRAMMET ERASMUS 1.1. Erasmus University Charter För att kunna delta i verksamheten inom programmet Erasmus måste högskolan ansöka om Erasmus University Charter (EUC), som beviljas av Europeiska kommissionen. EUC utgör ramverket för högskolans hela Erasmus-samarbete och via den förbinder sig högskolan att följa programmets grundprinciper och villkor. Erasmus Policy Statement (EPS) som ingår i EUC är en plan för högskolans verksamhet inom Erasmus och den omfattar åtgärder för mobilitetens organisation och kvalitet. Det finns tre typer av Erasmus University Charter: Standard Erasmus University Charter är avsedd för högskolor som tänker delta i alla Erasmus-aktiviteter utom i praktikantutbyte (också i projekt- och nätverksaktiviteter). Extended Erasmus University Charter (Standard Charter and student placements) berättigar högskolan att delta i alla Erasmus-aktiviteter medräknat praktikantutbyte. Så gott som alla högskolor i Finland har denna så kallade utvidgade Erasmus University Charter. Extended Erasmus University Charter (student placements only) berättigar högskolan att delta enbart i Erasmus-praktikantutbytet och i inga andra Erasmus-aktiviteter. Det går att ansöka om EUC en gång per år. Beviljade University Charters är i kraft fram till slutet av Programmet för livslångt lärande år 2013. Alla Finlands högskolor har för närvarande en giltig EUC, men man kan bli tvungen att ansöka om en ny om exempelvis högskolor sammanslås.ansökningstiden för Erasmus University Charter för läsåret 2010 11 går ut 30.6.2009. Närmare information om ansökan om Erasmus University Charter finns på genomförandeorganets (EAC Executive Agency) webbplats: http://eacea.ec.europa.eu/llp/funding/2010/call_erasmus_university_charter_en.htm 1.2. Erasmus Placement Certificate Förutom av högskolor kan praktikutbyte inom Erasmus också arrangeras av konsortier. Ett praktikkonsortium kan vara exempelvis en regional eller tematisk högskolesammanslutning som också kan innefatta andra organisationer, såsom föreningar, stiftelser, handelskammare, företag och kommuner. Minsta möjliga konsortiesammansättning är en koordinator och en högskola. Utländska högskolor och företag som tar emot praktikanter är inte medlemmar i konsortiet. Konsortiets koordinator ingår avtal med det nationella kontoret och ansvarar för administration och rapportering av bidraget. Konsortiets koordinator ingår ett avtal med konsortiets övriga högskolmedlemmar, där man avtalar om de olika parternas uppgifter och skyldigheter samt administrativ och ekonomisk praxis. Finländska praktikkonsortier ansöker om Erasmus Placement Certificate av det nationella programkontoret CIMO. EPC kan beviljas för 1 3 år åt gången beroende på vilken erfarenhet konsortiets medlemmar har av att arrangera praktikantutbyte. Konsortier som har fått EPC kan 6
ansöka om bidrag för praktikantutbyte och för organisation av utbyte i den årliga ansökningsomgången för mobilitetsbidrag. Om högskolan eller en del av den (fakultet, institution, enhet) är medlem i ett praktikkonsortium, kan samma högskola eller del av den inte självständigt ansöka om bidrag för praktikantutbyte inom ramen för den normala ansökan om mobilitetsbidrag. Nästa ansökningstid för både gamla och nya konsortier går ut i mars 2010. 2. AVTALSFÖRHÅLLANDET MELLAN CIMO OCH HÖGSKOLAN/KONSORTIET 2.1. Ansökan om mobilitetsbidrag Högskolor och praktikkonsortier ansöker årligen om mobilitetsbidrag från det nationella programkontoret CIMO. Bidrag beviljas för student-, praktikant-, lärar- och personalutbytesstipendier. Dessutom utdelas bidrag för organisation av utbytet (OM). Finland har beviljats ett anslag på 7,8 miljoner euro ur Europeiska kommissionens budget för Erasmus läsåret 2009 10. Av detta belopp är mobilitetsbidragets andel totalt 7,0 miljoner euro (läsåret 2008 09 var motsvarande summa 6,7 milj. euro). Utöver EU-mobilitetsbidraget beviljar CIMO högskolorna bidrag för studentutbyte ur undervisningsministeriets nationella anslag. För läsåret 2009 10 uppgår dessa medel till 265 880 euro. Ansökningstiden för mobilitetsbidrag för läsåret 2010 11 utgår i mars 2010. CIMO informerar högskolorna om när ansökningstiden inleds och om ansökningsanvisningar. 2.2. Grunderna för beviljande av mobilitetsbidrag För läsåret 2009 10 beviljar CIMO totalt 6,6 miljoner euro i mobilitetsbidrag åt högskolor och konsortier. Anslaget fördelar sig på de olika kategorierna enligt följande: Studentutbyte 4 098 600 Praktikantutbyte 1 109 360 Lärarutbyte 465 270 Personalutbyte 232 440 Bidrag för organisation av utbytet (OM) 736 060 263 120 euro för student- och praktikantutbyte och 77 090 euro för lärar- och personalutbyte har reserverats från EU-mobilitetsbidraget för att utdelas senare. Dessutom fördelas hela det nationella bidraget för studentutbyte 265 880 som tilläggsstipendier. Se närmare anvisningar för ansökan om tilläggsbidrag i kapitel 2.5. Mobilitetsbidraget för läsåret 2009 10 har allokerats till högskolorna/konsortierna enligt lite annorlunda principer än förra året. Vid beviljande av stipendier för student- och lärarutbyte beaktades förutom de genomförda utbytena under två föregående läsår också antalet som högskolan ansökt om för läsåret 2009 10. Ansökt antal utbyten beaktades undantagsvis i allokeringen därför att i synnerhet antalet genomförda studentutbyten har varierat stort under de 7
senaste läsåren och en beräkning bara utgående från genomförda utbyten skulle ha blivit mycket lägre än det ansökta antalet. Bidrag för praktikant- och personalutbyte har beviljats utifrån genomsnittet av genomförda utbyten läsåret 2007 08, uppskattningen för läsåret 2008 09 och ansökt antal för läsåret 2009 10. Bidrag för organisation av utbytet (OM) beviljas utgående från det beräknade antalet deltagare i alla fyra utbyteskategorier. Vid beräkningen av bidraget används fastslagna enhetspris, det vill säga en kalkylmässig summa per deltagare. Bidraget som högskolan får per deltagare minskar när antalet utbyten ökar.vid allokeringen av OM-bidrag har nu använts bara en beräkningskategori som består av det totala antalet deltagare i student-, praktikant-, lärar- och personalutbytet. Härigenom kompenseras ökningen av deltagare i en kategori av minskat antal deltagare i en annan. En enda beräkningskategori gör också användningen av OM-bidraget inom högskolan flexiblare. OM-bidragets enhetspriser är följande: 2009-10 Antal personer totalt OM-bidrag / person 1-25 pers 190 26-100 130 101-400 63 401-40 OM-bidragets slutliga belopp fastställs efter att slutrapporten har inlämnats. Då görs samma beräkning med enhetspriserna på nytt, men nu utgående från det totala verkliga antalet student-, praktikant-, lärar- och personalutbyten som genomförts under läsåret. I antalet inberäknas också de som rest ut med s.k. nollstipendium samt personal som inbjudits från utländska företag via lärarutbytet. CIMO beräknar det slutliga OM-bidragsbeloppet. Om högskolan/konsortiet genomför färre antal utbyten än planerat, kan en del av det beviljade OM-bidraget krävas tillbaka. Dessutom tillämpas en marginal på 10 procent i genomförda utbyten: om det slutliga antalet utbyten blir under 10 procent mindre än planerat, behöver OM-bidraget inte återbetalas. Om antalet deltagare i utbytena däremot blir över 10 procent mindre än planerat, beräknas OM-bidragets slutliga belopp enligt modellen ovan och skillnaden till det ursprungligen beviljade beloppet bör återbetalas. OM-bidraget kan också enligt övervägande överföras till andra funktioner, se 3.2. Det här rekommenderas speciellt i lägen, där man annars skulle bli tvungen att återbetala OM-bidrag till CIMO. Alla överföringar som görs måste rapporteras till CIMO. Större antal utbyten än planerat leder inte till ökat OM-bidragsbelopp. Stipendierna för praktikantutbyte och bidraget för organisation av utbytet åt praktikkonsortier beräknas enligt samma principer som för högskolorna. Undervisningsministeriets nationella studentutbytesbidrag fördelas av CIMO åt högskolorna som tilläggsstipendier enligt samma principer som tilläggsstipendierna reserverade ur EUmedlen. I användningen av det nationella bidraget tillämpas Erasmus-mobilitetsbidragsavtalet och programmets principer. Anvisningar för bidragets rapporteringen ges i samband med beslut om beviljande. 8
2.3. Finansieringsavtal mellan CIMO och högskolan/konsortiet CIMO och högskolan/konsortiet ingår ett finansieringsavtal för mobilitetsverksamheten i början av avtalsperioden. Avtalsperioden börjar 1 juni 2009 och slutar 30 september 2010. Bidraget kan bara användas till utbyten och åtgärder som sker under avtalsperioden. CIMO skickar avtalet för undertecknande åt bidragsmottagaren, som returnerar båda avtalsexemplaren till CIMO. Härefter undertecknar CIMO avtalet, returnerar ett exemplar åt högskolan/konsortiet och utbetalar den första delen av det beviljade bidraget. Å ett konsortiums vägnar undertecknas avtalet med CIMO av konsortiets koordinator som ansvarar för anslagets användning i enlighet med partneravtalen som ingåtts med konsortiets medlemmar. I finansieringsavtalet avtalas om det beviljades mobilitetsbidragets belopp, ändamål samt utbetalning av bidraget åt högskolan/konsortiet. Avtalsmallar för de olika utbytena ingår som bilagor i avtalet, och finns på CIMOs Erasmus-webbsidor. Också finansieringsavtalets allmänna avtalsvillkor som gäller hela Programmet för livslångt lärande finns på CIMOs webbplats. Förändringar i avtalet bör göras skriftligen som tilläggsavtal. Denna guide utgör finansieringsavtalets bilaga VIII och innehåller detaljerade regler och anvisningar för administrationen av mobilitetsbidraget och grunderna för beviljande av enskilda stipendier. 2.4. Utbetalning av bidraget åt högskolan/konsortiet CIMO betalar den första delen av bidragsbeloppet åt högskolan/konsortiet inom 45 dagar efter att båda partnerna har undertecknat finansieringsavtalet. Denna så kallade första förhandsbetalning utgör 80 procent av det totala bidragsbeloppet definierat i avtalet. Om högskolan/konsortiet i mellanrapporten (31.3.2010) visar att man använt minst 70 procent av den första förhandsbetalningen (= 56 % av det totala bidragsbeloppet) betalar CIMO den så kallade andra förhandsbetalning av mobilitetsbidraget till högskolan. Den andra förhandsbetalningen är högst 20 procent av det maximala bidragsbeloppet som definierats i avtalet och utgör i regel återstoden av bidraget. Men om det i mellanrapporten framgår att högskolan/konsortiet inte kommer att använda hela sitt beviljade bidragsbelopp, är den andra förhandsbetalningen mindre än detta, eller den utbetalas inte alls. Om antalet utbyten blir klart mindre än planerat, kan CIMO också kräva att högskolan återbetalar en del av redan utbetald förhandsbetalning. Om högskolan/konsortiet inte har använt minst 70 procent av förhandsbetalningen fram till inlämningen av mellanrapporten, kan den/det anhålla om betalning av den andra förhandsbetalningen senare, när den krävda procentandelen har använts. Anhållan görs genom att fylla i mellanrapporten på nytt, dock senast 31.8.2010. 2.5. Tilläggsstipendier 9
CIMO reserverar årligen en separat så kallad reservpott för tilläggsstipendier som beviljas högskolorna. Avsikten med tilläggsstipendierna är att garantera flexibilitet i beviljandet av bidrag och möjlighet till tilläggsanslag åt de högskolor vars deltagarantal i utbytena växer eller som har betalat små stipendier åt utbytesstudenterna. För läsåret 2009-10 har tilläggsstipendier reserverats enligt följande: Tilläggsstipendier för student- och praktikantutbyte 263 120 Undervisningsministeriets nationella bidrag för studentutbyte 265 880 Stipendier åt handikappade deltagare 30 000 Tilläggsstipendier för lärar- och personalutbyte 77 090 Totalt 636 090 Inga separata tilläggsstipendier har reserverats för studerande som deltar i EILC-kurser, utan högskolan kan betala EILC-stipendier ur sina normala medel för Erasmus-student- eller - praktikantutbyte. Det går att vid behov ansöka om tilläggsstipendier för båda kategorierna. Tilläggsbidrag kan i första hand anhållas av sådana högskolor/konsortier som under läsåret skickar ut fler personer på utbyte (lärar- och personalutbyte) eller vars totala antal utbytesmånader blir större (student- och praktikantutbyte) än vad som beräknas i CIMOs allokeringstabell (14.5.2009). I andra hand kan tilläggsbidrag beviljas för betalning av större stipendier inom alla kategorier, även om det beräknade antalet deltagare och/eller månader inte överskrids. Tilläggsbidrag med denna motivering beviljas bara under vårens ansökningsomgång. Tilläggsbidrag anhålls på CIMOs separata blankett för detta. Högskolan kan anhålla om tillägg till Erasmus-mobilitetsbidraget enligt följande: senast 30.10.2009 för student- och praktikantutbyte senast 31.3.2010 för student-, praktikant-, lärar- och personalutbyte För handikappade deltagare kan högskolan anhålla om förhöjt stipendium för extra kostnader under utbytet orsakade av handikappet. Ansökningstiden är fortlöpande. 2.6. Återbetalning av bidrag Det lönar sig för högskolan/konsortiet att noggrant planera användningen av det beviljade bidraget, så att hela anslaget säkert används (ytterligare information i kapitlet 3.1.). Om stipendier trots detta blir oanvända, bör högskolan/konsortiet omedelbart kontakta CIMO som strävar efter att i stället utbetala bidraget till andra högskolor under läsåret. CIMO skickar en separat faktura för återbetalning av det oanvända bidraget till högskolan/konsortiet efter att slutrapporten har inlämnats. 2.7. Rapportering 2.7.1. Mellanrapport Högskolan/konsortiet inlämnar en mellanrapport över genomförd mobilitetsverksamhet under läsåret 2009 10 till CIMO senast 31 mars 2010. I mellanrapporten rapporteras följande: 10
Genomförda utbyten fram till mellanrapporten enligt kategori: o antal deltagare i utbytet, den sammanlagda längden på deras utbyten (månader/veckor) samt totalt stipendiebelopp som beviljats åt dem. Man kan alltså inberäkna alla beviljade bidrag i genomförda utbyten, trots att alla stipendier ur dem inte ännu utbetalts. o Använt OM-bidragsbelopp. Prognos för hela avtalsperioden enligt utbyteskategori: o Totalt antal utresande, den sammanlagda längden på deras utbyten (månader/veckor) samt totalt stipendiebelopp som ska betalas åt dem. o En uppskattning om eventuella oanvända stipendier eller behov av tillägsstipendier. o Överföringar mellan kategorierna OBS: För ansökan om tilläggsstipendier bör man fylla i en separat ansökningsblankett för tilläggsbidrag (se kapitlet 2.5). Det räcker alltså inte att man nämner behovet av tilläggsbidrag i mellanrapporten. Mellanrapportsblanketten införs på CIMOs Erasmus-webbsidor i början av 2009. 2.7.2. Slutrapport Slutrapporten över läsåret 2009 10 skickas till CIMO senast 29 oktober 2010. Slutrapporten består av följande delar: Uppgifter om alla genomförda utbyten som matats in i det elektroniska rapporteringssystemet. Ur systemet skrivs ut ekonomirapporter som undertecknas och excel-tabeller över utbytesdeltagarna. Meddelande om överföringar. Antal inkommande studerande och praktikanter per land. En lista över studerande som deltagit i EILC-kurser och stipendier som betalts till dem. En lista över studerande som fått nationellt bidrag. Rapport över användningen av UVM-bidraget (bara den totala användningen av bidraget). En skriftlig rapport över Erasmus-mobiliteten. Det elektroniska rapporteringssystemet öppnas senast i början av september, vilket ger två månader tid för rapporteringen. Rapporteringen baserar sig på kategorivisa informationsinsamlingsmodeller, det vill säga så kallade Data Dictionaries, som ingår som bilaga II a c i avtalet mellan högskolan/konsortiet och CIMO. Närmare anvisningar för rapporteringen publiceras när systemet öppnas. CIMO kontrollerar slutrapporten och beräknar det slutliga beloppet för OM-bidraget utgående från antalet genomförda utbyten. Om bidrag bör återbetalas ur en eller flera kategorier, skickar CIMO en faktura till högskolan/konsortiet över beloppet som ska återbetalas. Om den andra förhandsbetalningen av bidraget inte har betalats till högskolan/konsortiet efter mellanrapporten, betalas den eventuella slutdelen efter slutrapporten. Till sist skickar CIMO ett avslutningsbrev till högskolan/konsortiet över att avtalsförhållandet har upphört. 11
2.8. Arkiveringstid för dokumenten Dokumenten gällande Erasmus-verksamheten bör arkiveras i fem år efter att slutrapporten har inlämnats för eventuella inspektioner. 2.9. Uppföljning och revision Avtalet mellan CIMO och Europeiska kommissionen förpliktar CIMO att följa upp genomförandet av programmet Erasmus vid de finländska högskolorna och praktikkonsortier samt kontrollera användningen av Erasmus-medel. Uppföljningen omfattar som mest allt stöd och all rådgivning som CIMO kan erbjuda högskolorna för att verkställa programmet. I uppföljningen insamlas information om Erasmusutbytenas kvalitet samt om effektiviteten hos programmets genomförande och dess effekter vid högskolorna. Besöken syftar vidare till att kartlägga och sprida god praxis samt avhjälpa eventuella brister. Lyckade besök gagnar bägge parterna högskolan har möjlighet att ge förslag till utveckling av CIMOs tjänster och programadministration, och samtidigt ges möjlighet att tillsammans evaluera högskolans internationella verksamhet och diskutera dess utvecklingsbehov. Dessutom kan man fundera på samarbetet mellan CIMO och högskolorna samt genomförandet av programmet Erasmus överlag. En skriftlig revisions- och uppföljningsrapport görs utgående från besöket. Syftet med Erasmus-programmets dokumentkontroll och inspektionerna är att säkerställa att den rapporterade Erasmus-mobiliteten har genomförts enligt rapporten och att programmens medel används enligt villkoren i finansieringsavtalet. Dokumentkontrollen görs genom slumpmässigt urval efter slutrapporteringen. CIMO inbegär kopior av dokumenten för vissa av utbytesdeltagarna. Dessutom utförs årligen några inspektioner och så kallade systeminspektioner till de största bidragsmottagarna. Vid en systeminspektion analyseras högskolans processer för stipendieadministrationen och en normal dokumentkontroll görs. Kontrollerna gäller alltid den senast rapporterade avtalsperioden. Dokumenten som kontrolleras vid dokumentkontroll och inspektioner finns listade per kategori i bilaga 4. 3. ADMINISTRATION AV ERASMUS-BIDRAGET VID HÖGSKOLAN 3.1. Allmänna anvisningar Erasmus-anslaget ska bokföras på högskolans konto som ett skilt moment så att alla betalningar kan utredas fullständigt vid en eventuell revision. Det lönar sig för högskolan/konsortiet att planera användningen av det beviljade bidraget noggrant så att alla anslag för respektive verksamhet säkert används. CIMO är tvungen att återbetala oanvända medel åt kommissionen. Därför är det bra om högskolan följer upp genomförandet av utbyten under läsåret och kontrollerar behovet att anhålla om tilläggsbidrag, överföra bidrag mellan verksamheterna eller öka stipendierna åt dem som 12
reser på utbyte. Eventuella överföringar mellan verksamheterna bör meddelas CIMO och de ska beaktas vid uppgörandet av slutrapporten så att de totala summorna stämmer. Ifall högskolan verkar genomföra färre utbyten än beräknat, rekommenderas det att de enskilda deltagarna i stället får större stipendier. Stipendiet kan förstoras också i efterskott genom att betala en tilläggssumma åt deltagarna till exempel efter att de inlämnat sin utbytesrapport. Här måste man dock följa de högsta stipendiebeloppen och avtalsperioden som definieras i kapitel 3.3 och komma ihåg att rapportera stipendiet till CIMO enligt det slutliga beloppet. Om stipendier trots detta blir oanvända, bör högskolan omedelbart kontakta CIMO. Deltagarna beviljas stipendium enligt utbytets längd. I student- och praktikantutbytet definieras stipendiets storlek per en utbytesmånad. För tid som överskrider hela månader, berättigar minst två veckors studie- eller praktikperiod inom påföljande månad i regel till en hel månads stipendium. Stipendierna bör fördelas enligt rättvisa, genomskinliga och offentliga principer. Urvalet av stipendiater och stipendiernas fördelning bör dokumenteras, och högskolan bör spara ansökningarna och andra dokument gällande urvalet. Vid fastställandet av stipendiernas storlek kan man beakta exempelvis värdlandets boende- och levnadskostnader samt eventuell extern finansiering. Också deltagarens eventuella specialbehov kan utgöra motivering till beviljande av ett större stipendium. Stipendierna är inte avsedda att täcka alla utgifter som orsakas av vistelsen utomlands. I mobilitetsbidragsavtalen för läsåret 2009 10 har inga nationella medel från undervisningsministeriet allokerats till högskolorna för studentutbyte. Det här underlättar administrationen av anslagen för de flesta högskolor. Nationellt bidrag beviljas dock som tilläggsstipendier och vid utbetalningen av stipendier bör EU-bidraget och det nationella bidraget hållas separat. Samma studerande kan i regel inte beviljas stipendium ur två olika potter. 3.2. Överföring av bidrag mellan utbyteskategorierna Beroende på det beviljade bidragets storlek och antal utbyten som genomförs i respektive kategori kan högskolan under läsåret anse det nödvändigt att utnyttja flexibiliteten i avtalet och överföra bidrag mellan kategorierna. Högskolan kan vid behov överföra medel mellan bidragskategorierna med beaktande av följande begränsningar: - högst 20 % av studentutbytesstipendierna kan överföras till praktikantutbytesstipendier, eller tvärtom - högst 20 % av lärarutbytesstipendierna kan överföras till personalutbytesstipendier eller tvärtom - högst 20 % av OM-bidraget kan överföras till student- och praktikantutbyte och/eller lärar- och personalutbyte - högst 20 % av lärar- och personalutbytesstipendierna kan överföras till student- och praktikantutbytesstipendier - student- och praktikantutbytesstipendier får inte överföras till övriga kategorier. 13
Övriga överföringar tillåts inte. Om högskolan/konsortiet beslutar att göra överföringar, bör man skriftligen meddela CIMO om detta.utförda överföringar rapporteras också i samband med slutrapporten på en separat blankett. 3.3. Utbetalning av stipendium åt utresande 3.3.1. Studentutbyte Högskolan betalar stipendium åt sina studerande som reser på Erasmus-utbyte. Studenten undertecknar en bekräftelse över mottagande av Erasmus-stipendium innan stipendiet utbetalas (bilaga V a 1, som finns på CIMOs Erasmus-webbsidor). Högskolan behåller bekräftelsen. Blanketten är nästan samma som tidigare, men den har kompletterats med uppgifter som frågas i slutrapporten. Högskolan ska exempelvis vid revision kunna bevisa att stipendiet har utbetalats till studentens konto. Dessutom krävs intyg över studier utomlands (för detta ändamål kan man använda t.ex. bilaga V a 4, Letter of Confirmation). Studentstipendierna är avsedda att ersätta extra kostnader som uppkommer i samband med utbytet, såsom resekostnader, språkstudier samt högre levnadskostnader i värdlandet. Stipendiet ska utbetalas åt studerande innan Erasmus-utbytet börjar. Stipendier beviljas enskilda studerande enligt längden på utlandsstudierna. Läsåret 2009 10 bör det månatliga stipendiet uppgå till 200 350 euro. Om högskolan är tvungen att betala mindre stipendier än detta, lönar det sig att ansöka om tilläggsbidrag av CIMO. Högskolan kan också sända studerande på utbyte utan stipendium. Dessa studerande rapporteras till CIMO på samma sätt som övriga Erasmus-utbytesstuderande och de beaktas i genomförandet av utbyten. Utbyten med nollstipendium bör uppfylla alla övriga krav på Erasmus-studentutbyte som ingår i kapitel 4.2. 3.3.2. Praktikantutbyte Högskolan/konsortiet betalar stipendium åt sina praktikanter som reser på Erasmus-utbyte. Ett stipendieavtal (Placement Agreement) ingås över praktikantutbytet. Det undertecknas av sändande högskola/konsortium och studenten. I avtalet ingår praktikens längd, stipendiets storlek och betalningsvillkor. Avtalsmallar finns på finska, svenska och engelska (bilaga V b 1). Högskolan/konsortiet kan också göra ett eget stipendieavtal, förutsatt att det följer minimikraven på stipendieavtal (bilaga V b 2). Dessutom finns det en blankett för insamling av uppgifter om praktikantutbytet (bilaga V b 4). Det är inte obligatoriskt att använda den, men högskolan/konsortiet kan om man vill bifoga den till stipendieavtalet och med hjälp av den samla in uppgifter som behövs för slutrapporten av studenterna. Högskolan/konsortiet kan välja om man betalar praktikantutbytesstipendiet till studenterna i en eller två rater. Om stipendiet betalas i två rater, betalas den första delen (80 %) efter att stipendieavtalet undertecknats. Den andra delen (20 %) betalas efter att studenten har lämnat in sin praktikrapport till högskolan. Om stipendiet betalas i en rat, betalas det i sin helhet efter att stipendieavtalet har undertecknats. Stipendieavtalet måste uppdateras enligt det valda utbetalningssättet. Högskolan ska exempelvis vid revision kunna bevisa att stipendiet har utbetalats till studentens konto. Ifall praktiken avslutas i slutet av september, dvs. i slutet av avtalsperioden, eller 14
praktiken undantagsvis fortsätter efter avtalsperiodens slut (dock senast till 31.10.2010), uppmanas högskolan/konsortiet att snabbt begära slutrapport av den studerande och betala andra raten direkt efter praktiken så att den har betalts innan högskolan/konsortiet inlämnar sin slutrapport till CIMO senast 31.10. Praktikstipendiet är avsett att ersätta tilläggskostnader som uppstår av utbytet. Stipendier beviljas åt enskilda studerande enligt längden på utlandspraktiken. Läsåret 2009 10 bör det månatliga stipendiet uppgå till 200 500 euro. Praktikstipendier kan i genomsnitt vara större än studentutbytesstipendierna, eftersom praktikanterna inte alltid får studentförmåner i värdlandet. Enskilda praktikstipendier kan dock vara mindre än det genomsnittliga studentutbytesstipendiet, exempelvis ifall praktikanten får lön. Högskolan kan också sända studerande på Erasmus-praktik utan stipendium. Dessa studerande rapporteras till CIMO på samma sätt som övriga Erasmus-praktikanter och de beaktas i genomförandet av utbyten. Utbyten med nollstipendium bör uppfylla alla övriga krav på Erasmus-praktikantutbyte som ingår i kapitel 4.2. 3.3.3. Lärar- och personalutbyte Högskolan betalar Erasmus-stipendium åt dem som åker på lärar- och personalutbyte samt åt personal från utländskt företag som inbjudits på lärarutbyte till högskolan. Erasmus-stipendiet är ett helhetsstipendium som kan täcka rese- och uppehållskostnader. Stipendiet kan inte utbetalas åt deltagaren förrän han/hon har godkänt stipendiet och alla de skyldigheter som hör till det. Som intyg över detta gäller beslut om beviljande av stipendium eller undertecknad bekräftelse över mottagande av Erasmus-stipendium (mall i bilaga VI b och VII b). En nyhet är den separata engelskspråkiga modellblanketten för personer från företag som inbjuds på lärarutbyte (bilaga VI c). Men ifall högskolan betalar utbyteskostnaderna direkt på basen av en reseräkning, och inget stipendium betalas åt lärare eller anställd, räcker som bekräftelse godkänd reseplan och -räkning med Erasmus som referens. Från och med läsåret 2009 10 bestäms högsta beloppet för enskilda stipendier inom läraroch personalutbytet enligt utbytets verkliga längd och värdlandet. Utbytets längd (totalt antal dagar som utbytesresan tagit) måste kunna bevisas (t.ex. med resebiljetter och reseräkning). De högsta landsvisa stipendiebeloppen följer LLP-programguiden 2009 och de finns i bilaga 3 i slutet av denna guide. För läsåret 2009 10 har CIMO beviljat i genomsnitt 390 i stipendium per lärar- och personalutbyte, så det är möjligt att överskrida stipendiets maximibelopp närmast vid korta utbyten. I praktiken kan Erasmus-stipendiet för dem som deltar i lärar- och personalutbytet också vara mindre än det belopp som CIMO har allokerat. I det fall betalar den avsändande högskolan själv största delen av utbytets kostnader. Det går att anhålla om tilläggsstipendier också för lärar- och personalutbyte från CIMO våren 2010. 15
3 exempel på beräkning av stipendiets högsta belopp: 5 dagars lärar- eller personalutbyte till Belgien: För 1 7 dagar är Belgiens högsta dagliga bidragsbelopp 210 euro/dag -> högsta stipendium för besöket är 5 x 210 = 1050 10 dagars lärar- eller personalutbyte till Turkiet: För 1 7 dagar är Turkiets högsta dagliga bidragsbelopp 160 euro och för 8 14 dagar 58 euro/dag. -> högsta stipendium för besöket är 7 x 160 + 3 x 58 = 1294 21 dagars lärar- eller personalutbyte till Estland: För 1 7 dagar är Estlands högsta dagliga bidragsbelopp 170 euro, för 8 14 dagar 62 euro och för 15 42 dagar 22 euro/dag. -> högsta stipendium för besöket är 7 x 170 + 7 x 62 + 7 x 22 = 1778 Lärare och personal kan åka på utbyte också utan Erasmus-stipendium (s.k. nollstipendium) och dessa utbyten rapporteras också till CIMO, ifall utbytet i övrigt uppfyller alla villkor för Erasmus-utbyte. Följande dokument krävs för lärar- och personalutbyte inom Erasmus: Eftersom Erasmus-stipendiet för lärar- och personalutbyte består av en klumpsumma enbart som ersättning för boende- och levnadskostnader, måste utbytets längd bevisas med resebiljetter och/eller hotellfaktura som visar ankomstdag till och avresedag från värdlandet. Dessutom krävs intyg över att högskolan har betalt stipendiet till läraren/personalmedlemmen eller ersatt kostnaderna för utbytet direkt till personen (t.ex. kopia av reseräkningen). Om stipendiet har betalts direkt till ett konto tillhörande läraren/personalmedlemmen krävs också en kopia av gireringen. Högskolorna rekommenderas att arkivera också den mottagande läroinrättningens eller organisationens bekräftelse över utbytesperioden eller annat dokument som visar utbytesperiodens längd och genomförande. En arbetsplan bör uppgöras för varje lärar- och personalutbyte. Denna beskrivs närmare i kapitel 4.3. 16
3.3.4. Stipendier åt handikappade deltagare i utbytet Programmet för livslångt lärande strävar efter att också göra det möjligt för handikappade personer och personer med specialbehov att delta i programmet. För läsåret 2009 10 har CIMO reserverat totalt 30 000 euro i Erasmus-bidrag för tilläggsstipendier åt handikappade deltagare. Handikappade deltagare kan beviljas större stipendier om: - deltagaren har ett handikapp eller en sjukdom som orsakar betydande tilläggskostnader under utbytet och - tilläggskostnaderna inte kan ersättas ur andra källor. Om högskolan/konsortiet tänker skicka en handikappad studerande eller medlem ur personalen på utbyte, är det bra att i god tid avtala med den mottagande högskolan om arrangemang som den handikappade deltagarens utbyte kräver. Handikappade deltagare kan beviljas större stipendier. Om det inte behövs ett stort tilläggsbidrag och stipendiets totalbelopp inte överskrider den aktuella kategorins maximibelopp, så rekommenderas att högskolan betalar tilläggsstipendiet ur sitt normala mobilitetsanslag. Om tilläggsstipendiet överskrider stipendiekategorins högsta belopp, kan högskolan/konsortiet anhålla om tilläggsbidrag från CIMO för utbytet. Deltagaren fyller tillsammans med högskolans/konsortiets Erasmus-koordinator i en separat ansökningsblankett där han/hon beskriver handikappets eller sjukdomens art och inverkan på utbytet. I ansökan ska också anges en uppskattning av de extra kostnaderna och information om andra bidrag som den sökande fått. Läkarintyg bifogas till ansökan. CIMO fattar separat beslut om det bidrag som beviljas i varje enskilt fall. Ansökningsblanketten finns på CIMOs Erasmussidor; ansökningstiden är fortlöpande. Tilläggsbidrag som betalts till handikappade deltagare i utbytet rapporteras separat i slutrapporten vid punkten supplement for disability. Närmare information om de europeiska högskolornas handikappservice finns i databasen HEAG (The Higher Education Accessibility Guide) som dock håller på att uppdateras för närvarande. I framtiden finns databasen på adressen: http://www.european-agency.org/heag 3.4. Bidrag för organisation av mobiliteten (OM) Bidraget som beviljats högskolan/konsortiet för organisation av mobiliteten kan användas till sådan verksamhet som sammanhänger med utbytets arrangemang och stödfunktioner och som följer de allmänna reglerna som tillämpas på anslag beviljade ur Europeiska kommissionens medel (utgifterna bör verifieras i bokföringen, avtalets giltighetstid bör följas; jfr de allmänna villkoren i finansieringsavtalet). Bidraget för organisation av mobiliteten kan användas exempelvis till följande verksamhet: förberedelse av utresande och inkommande deltagare i student-, praktikant-, lärar- och personalutbyte samt uppföljning och utvärdering av utbytet urval och orientering av och andra stödfunktioner för utresande utbytesdeltagare språkkurser för utresande och inkommande utbytesdeltagare 17
produktion och spridning av informationsmaterial om Erasmus-utbytet förberedande besök om Erasmus-utbyte till högskolor och företag samt besök för uppföljning och utvärdering av utbytet till samarbetshögskolor verksamhet som hänför sig till användning av ECTS-systemet verksamhet som hänför sig till användning av bilagan till examensbetyget (Diploma Supplement) löneutgifter för internationella enhetens personal. OBS: OM-bidraget kan inte användas till utresande studerandes försäkringar, utan studenten betalar de försäkringar som behövs med sitt Erasmus-stipendium. Eftersom OM-bidraget beviljas som en klumpsumma utgående från enhetspriserna per utresande deltagare i utbytet, kontrollerar CIMO inte bidragets användning i samband med rapporteringen eller inspektioner. För att få OM-bidrag bör högskolan/konsortiet bara i slutrapporten bevisa antalet genomförda utbyten. Utgifterna som betalats ur OM-bidraget bör dock kunna verifieras i bokföringen. 4. PRINCIPERNA FÖR GENOMFÖRANDE AV MOBILITETEN 4.1. Bilaterala avtal mellan högskolorna Erasmus-utbytena grundar sig på bilaterala avtal mellan högskolorna. Högskolorna kan själva ta fram en mall för bilaterala avtal, men avtalen bör alltid uppfylla minimikraven som framgår i bilaga IV till finansieringsavtalet för mobilitetsverksamhet. Praktikant-, lärar- och personalutbyten med företag kräver dock inte bilateralt avtal mellan högskolan och företaget, utan ett separat avtal ingås för varje utbyte. Det behövs inte heller något bilateralt avtal för praktikantutbyte till högskolan, utan mottagande högskola betraktas i detta fall som ett företag. Företag (enterprise) har en vid definition i programmet Erasmus. Som företag kan betraktas vilken som helst privat eller offentlig organisation som har ekonomisk verksamhet, exempelvis ett företag, en nationell byrå, ett forskningscentrum, familjeföretag, en föreningen eller person som arbetar som frilans. Partnerhögskolan/företaget bör ligga i ett land som deltar i programmet Erasmus (totalt 31 länder). Dessa är: 1. EU:s medlemsländer Belgien, Bulgarien, Cypern, Danmark, Estland, Frankrike, Grekland, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Nederländerna, Polen, Portugal, Rumänien, Slovakien, Slovenien, Spanien, Storbritannien, Sverige, Tjeckien, Tyskland, Ungern och Österrike. 2. EES/EFTA-länderna Norge, Island och Liechtenstein samt Turkiet. Läsåret 2009 10 får Kroatien och före detta jugoslaviska republiken Makedonien speciell finansiering med hjälp av vilken de kan delta i Erasmus-mobiliteten enbart som avsändande 18
part. Erasmus University Charter har beviljats till totalt 11 kroatiska och 3 makedoniska högskolor, som kan delta i student-, lärar- och personalutbytet inom Erasmus, men inte ännu i detta skede i praktikantutbytet. Information om högskolorna som har beviljats University Charter finns på kommissionens webbplats på följande adress: http://eacea.ec.europa.eu/llp/funding/2009/call_erasmus_university_charter_en.htm Läsåret 2009 10 kan studerande och/eller högskolepersonal alltså inte än skickas till Kroatien eller Makedonien via programmet Erasmus. Obs! Schweiz deltar inte i programmet Erasmus, utan finansierar själv samarbete av Erasmustyp. Därför rapporteras inte exempelvis utbytesstuderande som åkt till Schweiz till CIMO! 4.2. Student- och praktikantutbyte 4.2.1. Behörighetsvillkor för utresande studerande Studerande som reser ut inom ramen för Erasmus-utbytet bör vara medborgare i något land som deltar i programmet Erasmus medborgare i något annat än ovan nämna länder, men har permanent uppehållstillstånd i Finland (beteckning A eller P i passet). Även studerande som har tilldelats flyktingstatus samt statslösa studerande kan få stipendium. Stipendium kan endast beviljas en studerande som är inskriven vid högskolan och avlägger en grund- eller forskarexamen. Hemhögskolan bör ha Erasmus University Charter. Praktikantutbytet för sin del kräver att hemhögskolan har en Extended Erasmus University Charter. Stipendium beviljas endast för följande slag av verksamhet utomlands: heltidsstudier på grund-, ämnes- och fördjupad nivå samt forskarstudier inkluderande arbete på doktorsavhandling (men inte sådan forskning som inte ingår i något utbildningsprogram) som leder till examen och som utförs vid den mottagande läroinrättningen praktikperiod som syftar till att öka praktikantens kunskaper, kompetens och färdigheter. Praktikantens hemhögskola bör tillgodoräkna praktiken som en del av hans/hennes examen. Praktiken bör ske på heltid. Endast sådana studerande kan delta i studentutbytet som har slutfört första årets högskolestudier. Däremot kan man delta i Erasmus-praktik redan under det första studieåret. Om studerande har fått en utbytesplats i Europa via CIMOs praktikprogram och får stipendium av CIMO för praktiken kan de inte dessutom få Erasmus-stipendium av högskolan för samma praktik. Detta gäller närmast ett fåtal praktikanter som valts till europeiska kultur- och vetenskapsinstitut eller till internationella organisationer, eftersom CIMOs praktikprogram i övrigt numera gäller länder utanför Europa eller länder som inte kan delta i Erasmus. Obs! Om högskolan vill kan den dock betala Erasmus-stipendium till studerande som reser på IAESTE-praktik, eftersom IAESTE-praktikanterna inte får stipendium av CIMO och arbetsgivarna oftast betalar dem en mycket anspråkslös lön. 19
4.2.2. Val av utresande studerande Den sändande högskolan väljer själv sina utresande utbytesstuderande/praktikanter. Högskolan bör säkerställa att urvalet sker på jämlika, konsekventa och transparenta grunder. De utresande utbytesstudenterna bör ha sådana akademiska och praktiska färdigheter som studier eller praktik utomlands kräver, exempelvis språkkunskaper och motivation. 4.2.3. Utbytets längd Varje utbytesperiod pågår minst 3 månader (eller en termin) och högst 12 månader. Studenteller praktikantutbytet bör ske under avtalsperioden 1.6.2009 30.9.2010. Erasmus-utbytet får inte fortsätta efter avtalsperiodens slut. Enda undantag till detta är sådana praktikantutbyten som tidsmässigt inte passar in inom någondera avtalsperioden. De kan undantagsvis fortsätta efter avtalsperiodens slut, men dock senast till 31.10.2010. Hela Erasmus-stipendiet måste ha betalts till studenten innan slutrapporten lämnas till. Ifall studieprogrammet enligt högskolornas bilaterala avtal kräver det, kan en utbytesperiod innehålla på varandra följande studieperioder i flera länder. Studierna i respektive land ska i regel pågå i minst 3 månader, men på akademiska grunder kan studieperioden också vara kortare. Perioderna ska följa direkt på varandra i tid. I Erasmus-slutrapporten rapporteras utbyten på flera platser enligt den plats där studierna varat längst, men som längd på utbytet anges hela utbytets totala längd 4.2.4. Flera utbytesperioder för samma studerande Samma studerande kan resa utomlands inom ramen för programmet Erasmus en gång på studentutbyte en gång på praktikantutbyte Undantag utgörs av sameuropeiska magisterprogram inom programmet Erasmus Mundus. Studerande som deltar i dem kan få Erasmus-utbytesstipendium, även om han/hon tidigare har deltagit i Erasmus-studentutbyte. Erasmus-utbyte inom programmet Erasmus Mundus bör uppfylla alla övriga villkor inom programmet Erasmus. Samma studerande kan dock delta i Erasmus-utbyten i sammanlagt högst 24 månader. Om en studerande har varit på praktik inom programmet Leonardo som del av sina högskolestudier, kan han eller hon inte längre delta i Erasmus-praktikantutbytet. Däremot är Leonardo-praktik som utgjort del av yrkesutbildning på andra stadiet inget hinder för att delta i Erasmus-praktik. 4.2.5. Kombinerad praktik- och studieperiod En studentutbytesperiod kan också inkludera praktik, då talar man om en så kallad kombinerad period. Villkor för en kombinerad period är att praktiken sker under värdhögskolans övervakning och studieperioden och praktikperioden infaller omedelbart efter varandra. 20