Erasmusmobilitetsbidrag. Guide för högskolor och praktikkonsortier

Transkript

1 Bilaga VIII Erasmusmobilitetsbidrag Guide för högskolor och praktikkonsortier Läsåret Uppdaterad den

2 Innehållsförteckning Till läsaren...4 Kontaktinformation...4 Termer och förkortningar som används i guiden Deltagande i programmet Erasmus Erasmus University Charter Erasmus Placement Certificate Avtalsförhållandet mellan CIMO och högskolan/konsortiet Ansökan om mobilitetsbidrag Grunderna för beviljande av mobilitetsbidrag Finansieringsavtal mellan CIMO och högskolan/konsortiet Utbetalning av bidraget åt högskolan/konsortiet Tilläggsstipendier Återbetalning av bidrag Rapportering Mellanrapport Slutrapport Arkiveringstid för dokumenten Uppföljning och revision Administration av Erasmus-bidraget vid högskolan Allmänna anvisningar Överföring av bidrag mellan utbyteskategorierna Utbetalning av stipendium åt utresande Studentutbyte Praktikantutbyte Lärar- och personalutbyte Stipendier åt handikappade deltagare i utbytet Bidrag för organisation av mobiliteten (OM) Principerna för genomförande av mobiliteten Bilaterala avtal mellan högskolorna Student- och praktikantutbyte Behörighetsvillkor för utresande studerande Val av utresande studerande Utbytets längd Flera utbytesperioder för samma studerande Kombinerad praktik- och studieperiod Förlängning av utbytesperioden Avbrytande av utbytesperioden Lämpliga praktikplatser Tillgodoräknande Inga studieavgifter Försäkringar och ansvar Utbyte till det egna hemlandet Eramus Student Charter EILC-språkkurser Rapportering efter utbytet Blanketter för student- och praktikantutbyte Lärar- och personalutbyte

3 Behörighetsvillkor för utresande personal Val av utresande deltagare Utbytets längd Arbetsplan Rapportering efter utbytet...24 Högskolans Erasmus-kalender läsåret Nyttiga Erasmus-länkar...27 Bilaga: Utdrag ur LLP-programmets allmänna inbjudan att lämna förslag

4 TILL LÄSAREN Denna guide ger anvisningar och hjälp åt högskolor och praktikkonsortier för administrationen av Erasmus-mobilitetsbidraget och genomförandet av Erasmus-utbyten. Den är skriven av Finlands nationella Erasmus-kontor, CIMO. Vi hoppas att guiden ger svar på de flesta frågorna om utbytet. Reglerna och avtalen gällande administrationen av mobilitetsbidraget har ändrats en hel del i och med det nya Erasmus-programmet och det har också skett vissa förändringar jämfört med läsåret Därför rekommenderas det att ni förutom denna guide också läser noggrant igenom själva avtalet och övriga bilagor. Vi tar gärna emot kommentarer om guidens innehåll! Vi uppdaterar guiden enligt behov. Uppdateringar och andra aktuella saker meddelas per e-post via sändlistorna campo och cimeoni. Den uppdaterade versionen finns på CIMOs Erasmus-webbsidor: Blanketter CIMOs Erasmus-team svarar gärna på alla frågor om programmet Erasmus! KONTAKTINFORMATION Centret för internationellt personutbyte CIMO PB 343 (Sparbankskajen 2A) Helsingfors Fax E-post erasmus@cimo.fi Erasmus-teamet: Anne Siltala, ledande sakkunnig anne.siltala@cimo.fi Erasmus-mobilitet / allmän rådgivning - EILC - ECTS och DS Labels Anni Kallio, programsakkunnig anni.kallio@cimo.fi Erasmus-mobilitet / allmän rådgivning - Uppföljning av mobilitetsbidragsavtalet / yrkeshögskolor - Praktikkonsortier - Centralt administrerade Erasmus-projekt - Elektronisk slutrapportering Outi Jäppinen, programkoordinator outi.jappinen@cimo.fi Intensivkurser 4

5 Irmeli Evokari, programkoordinator Uppföljning av mobilitetsbidragsavtalet / universitet (vikarie Anne Siltala) Vi arbetar som ett team, så vid behov kan man kontakta vem som helst av oss! TERMER OCH FÖRKORTNINGAR SOM ANVÄNDS I GUIDEN DS ECTS EILC ESC EUC HEI LA NA OM SM SMS SMP ST STA STT TA Diploma Supplement (Bilaga till examensbetyget som ges åt utexaminerade studerande) European Credit Transfer and Accumulation System (Europeiska systemet för överföring av studieprestationer och vitsord) Erasmus Intensive Language Course (Erasmus-språkkurs) Erasmus Student Charter Erasmus University Charter Higher Education Institution (Högskola) Learning Agreement (Studieavtal) National Agency (Erasmus nationella programkontor, i Finland CIMO) Organisation of Mobility (Bidrag för organisation av utbyte) Student Mobility (Student- och praktikantutbyte) Student Mobility Studies (Studentutbyte) Student Mobility Placements (Praktikantutbyte) Staff Mobility (Lärar- och personalutbyte) Staff Mobility Teaching Assignments (Lärarutbyte) Staff Mobility Staff Training (Personalutbyte) Training Agreement (Praktikavtal) 5

6 1. DELTAGANDE I PROGRAMMET ERASMUS 1.1. Erasmus University Charter För att kunna delta i verksamheten inom programmet Erasmus måste högskolan ansöka om Erasmus University Charter (EUC), som beviljas av Europeiska kommissionen. EUC utgör ramverket för högskolans hela Erasmus-samarbete och via den förbinder sig högskolan att följa programmets grundprinciper och villkor. Erasmus Policy Statement (EPS) som ingår i EUC är en plan för högskolans verksamhet inom Erasmus och den omfattar åtgärder för mobilitetens organisation och kvalitet. För att kunna genomföra praktikantutbyte måste högskolan ha en så kallad utvidgad eller Extended Erasmus University Charter. Den tredje typen av Erasmuscharter är Extended Erasmus University Charter (student placements only). Högskolor med den här typen av charter kan bara skicka studerande på Erasmus-praktikantutbyte, men inte delta i den övriga mobilitetsverkamheten inom Erasmus. Det går att ansöka om EUC en gång per år. Beviljade University Charters är i kraft fram till slutet av Programmet för livslångt lärande år Alla Finlands högskolor har för närvarande en giltig EUC, men man kan bli tvungen att ansöka om en ny om exempelvis högskolor sammanslås. Följande ansökningstid för EUC utgår 28 november Närmare information om ansökan om Erasmus University Charter finns på genomförandeorganets (EAC Executive Agency) webbplats: Erasmus Placement Certificate Förutom av högskolor kan praktikutbyte inom Erasmus också arrangeras av konsortier. Ett praktikkonsortium kan vara exempelvis en regional eller tematisk högskolesammanslutning som också kan innefatta andra organisationer, såsom föreningar, stiftelser, handelskammare, företag och kommuner. Minsta möjliga konsortiesammansättning är en koordinator och en högskola. Utländska högskolor och företag som tar emot praktikanter är inte medlemmar i konsortiet. Konsortiets koordinator ingår avtal med det nationella kontoret och ansvarar för administration och rapportering av bidraget. Konsortiets koordinator ingår ett avtal med konsortiets övriga högskolmedlemmar, där man avtalar om de olika parternas uppgifter och skyldigheter samt administrativ och ekonomisk praxis. Finländska praktikkonsortier ansöker om Erasmus Placement Certificate av det nationella programkontoret CIMO. EPC kan beviljas för 1 3 år åt gången beroende på vilken erfarenhet konsortiets medlemmar har av att arrangera praktikantutbyte. Konsortier som har fått EPC kan ansöka om bidrag för praktikantutbyte och för organisation av utbyte i den årliga ansökningsomgången för mobilitetsbidrag. Om högskolan eller en del av den (fakultet, institution, enhet) är medlem i ett praktikkonsortium, kan samma högskola eller del av den inte självständigt ansöka om bidrag för praktikantutbyte inom ramen för den normala ansökan om mobilitetsbidrag. Nästa ansökningstid för både gamla och nya konsortier går ut 13 mars

7 2. AVTALSFÖRHÅLLANDET MELLAN CIMO OCH HÖGSKOLAN/KONSORTIET 2.1. Ansökan om mobilitetsbidrag Högskolor och praktikkonsortier ansöker årligen om mobilitetsbidrag från det nationella programkontoret CIMO. Bidrag beviljas för student-, praktikant-, lärar- och personalutbytesstipendier. Dessutom utdelas bidrag för organisation av utbytet (OM). Finland har beviljats ett anslag på 7,5 miljoner euro ur Europeiska kommissionens budget för Erasmus läsåret Av detta belopp är mobilitetsbidragets andel totalt 6,7 miljoner euro (läsåret var motsvarande summa 6,8 milj. euro). Utöver EU-mobilitetsbidraget beviljar CIMO högskolorna bidrag för studentutbyte ur undervisningsministeriets nationella anslag. För läsåret uppgår dessa medel till euro, vilket är euro mindre än förra läsåret. Ansökningstiden för mobilitetsbidrag för läsåret utgår 13 mars CIMO informerar högskolorna om när ansökningstiden inleds och om ansökningsanvisningar Grunderna för beviljande av mobilitetsbidrag För läsåret beviljar CIMO totalt 6,5 miljoner euro i mobilitetsbidrag åt högskolor och konsortier. Anslaget fördelar sig på de olika kategorierna enligt följande: Studentutbyte Praktikantutbyte Lärarutbyte Personalutbyte Bidrag för organisation av utbytet (OM) euro för student- och praktikantutbyte och euro för lärar- och personalutbyte har reserverats från EU-mobilitetsbidraget för att utdelas senare. Till skillnad från tidigare år fördelas dessutom hela det nationella bidraget för studentutbyte som tilläggsstipendier. Se närmare anvisningar för ansökan om tilläggsbidrag i kapitel 2.5. Bidrag för student- och lärarutbyte beviljas utgående från högskolans tidigare genomförda utbyten. Det här betyder genomsnittet av längden på eller antalet av utbyten som högskolan genomfört under de två föregående läsåren. Bidragsbeloppen för praktikant- och personalutbyte läsåret baserar sig på det uppskattade antalet deltagare som högskolan angett i ansökan, men senare kommer också här tidigare genomförda utbyten att beaktas. Uppskattade antal utbyten har inte skurits ned. Bidrag för organisation av utbytet (OM) beviljas utgående från det beräknade antalet deltagare i alla fyra utbyteskategorier. Vid beräkningen av bidraget används fastslagna enhetspris, det vill säga en kalkylmässig summa per deltagare. Bidraget som högskolan får per deltagare minskar när antalet utbyten ökar. Vid allokering av OM-bidraget används två beräkningsgrunder: student-, lärar- och personalutbyten sammanlagt ( övriga ) samt praktikantutbytena separat. OM-bidragets enhetspriser är följande: 7

8 Antal personer Övriga Praktikanter 1 25 pers OM-bidragets slutliga belopp fastställs efter att slutrapporten har inlämnats. Då görs samma beräkning med enhetspriserna på nytt, men nu utgående från det totala verkliga antalet student-, lärar- och personalutbyten och antalet praktikantutbyten som genomförts under läsåret. I antalet inberäknas också de som rest ut med s.k. nollstipendium samt personal som inbjudits från utländska företag via lärarutbytet. CIMO beräknar det slutliga OM-bidragsbeloppet. Om högskolan/konsortiet genomför färre antal utbyten än planerat, kan en del av det beviljade OM-bidraget krävas tillbaka. Dessutom tillämpas en marginal på 10 procent i genomförda utbyten: om det slutliga antalet utbyten i den ena eller båda beräkningskategorierna blir under 10 procent mindre än planerat, behöver OMbidraget inte återbetalas. Om antalet deltagare i utbytena däremot blir över 10 procent mindre än planerat, beräknas OM-bidragets slutliga belopp enligt modellen ovan och skillnaden till det ursprungligen beviljade beloppet bör återbetalas. OM-bidraget kan också enligt övervägande överföras till andra funktioner, se 3.2. Det här rekommenderas speciellt i lägen, där man annars skulle bli tvungen att återbetala OM-bidrag till CIMO. Alla överföringar som görs måste rapporteras till CIMO. Större antal utbyten än planerat leder inte till ökat OM-bidragsbelopp. Stipendierna för praktikantutbyte och bidraget för organisation av utbytet åt praktikkonsortier beräknas enligt samma principer som för högskolorna. Undervisningsministeriets nationella studentutbytesbidrag fördelas av CIMO åt högskolorna som tilläggsstipendier enligt samma principer som tilläggsstipendierna reserverade ur EUmedlen. I användningen av det nationella bidraget tillämpas Erasmus-mobilitetsbidragsavtalet och programmets principer. Anvisningar för bidragets rapporteringen ges i samband med beslut om beviljande Finansieringsavtal mellan CIMO och högskolan/konsortiet CIMO och högskolan/konsortiet ingår ett finansieringsavtal för mobilitetsverksamheten i början av avtalsperioden. Avtalsperioden börjar 1 juni 2008 och slutar 30 september Bidraget kan bara användas till utbyten och åtgärder som sker under avtalsperioden. CIMO skickar avtalet för undertecknande åt bidragsmottagaren, som returnerar båda avtalsexemplaren till CIMO. Härefter undertecknar CIMO avtalet, returnerar ett exemplar åt högskolan/konsortiet och utbetalar den första delen av det beviljade bidraget. Å ett konsortiums vägnar undertecknas 8

9 avtalet med CIMO av konsortiets koordinator som ansvarar för anslagets användning i enlighet med parternavtalen som ingåtts med konsortiets medlemmar. I finansieringsavtalet avtalas om det beviljades mobilitetsbidragets belopp, ändamål samt utbetalning av bidraget åt högskolan/konsortiet. Avtalsmallar för de olika utbytena ingår som bilagor i avtalet, och finns på CIMOs Erasmus-webbsidor. Också finansieringsavtalets allmänna avtalsvillkor som gäller hela Programmet för livslångt lärande finns på CIMOs webbplats. Förändringar i avtalet bör göras skriftligen som tilläggsavtal. Denna guide utgör finansieringsavtalets bilaga VIII och innehåller detaljerade regler och anvisningar för administrationen av mobilitetsbidraget och grunderna för beviljande av enskilda stipendier Utbetalning av bidraget åt högskolan/konsortiet CIMO betalar den första delen av bidragsbeloppet åt högskolan/konsortiet inom 45 dagar efter att båda partnerna har undertecknat finansieringsavtalet. Denna så kallade första förhandsbetalning utgör 80 procent av det totala bidragsbeloppet definierat i avtalet. Om högskolan/konsortiet i mellanrapporten ( ) visar att man använt minst 70 procent av den första förhandsbetalningen (= 56 % av det totala bidragsbeloppet) betalar CIMO den så kallade andra förhandsbetalning av mobilitetsbidraget till högskolan. Den andra förhandsbetalningen är högst 20 procent av det maximala bidragsbeloppet som definierats i avtalet och utgör i regel återstoden av bidraget. Men om det i mellanrapporten framgår att högskolan/konsortiet inte kommer att använda hela sitt beviljade bidragsbelopp, är den andra förhandsbetalningen mindre än detta, eller den utbetalas inte alls. Om antalet utbyten blir klart mindre än planerat, kan CIMO också kräva att högskolan återbetalar en del av redan utbetald förhandsbetalning. Om högskolan/konsortiet inte har använt minst 70 procent av förhandsbetalningen fram till inlämningen av mellanrapporten, kan den/det anhålla om betalning av den andra förhandsbetalningen senare, när den krävda procentandelen har använts. Anhållan görs genom att fylla i mellanrapporten på nytt Tilläggsstipendier CIMO reserverar årligen en separat så kallad reservpott för tilläggsstipendier som beviljas högskolorna. Avsikten med tilläggsstipendierna är att garantera flexibilitet i beviljandet av bidrag och möjlighet till tilläggsanslag åt de högskolor vars deltagarantal i utbytena växer eller som har betalat små stipendier åt utbytesstudenterna. För läsåret har tilläggsstipendier reserverats enligt följande: Tilläggsstipendier för student- och praktikantutbyte Undervisningsministeriets nationella bidrag för studentutbyte Stipendier åt handikappade deltagare Tilläggsstipendier för lärar- och personalutbyte Totalt

10 Till skillnad från tidigare år har inga separata tilläggsstipendier reserverats för studerande som deltar i EILC-kurser, utan högskolan kan betala EILC-stipendier ur sina normala medel för Erasmus-student- eller -praktikantutbyte. Det går att vid behov ansöka om tilläggsstipendier för båda kategorierna. Tilläggsbidrag kan anhållas av sådana högskolor/konsortier som under läsåret skickar ut fler personer på utbyte (lärar- och personalutbyte) eller vars totala antal utbytesmånader blir större (student- och praktikantutbyte) än vad som beräknas i CIMOs allokeringstabell ( ). För studentutbyte kan man också anhålla om tilläggsbidrag om det genomsnittliga månatliga stipendiet är under 200 euro, trots att antalet utbytesmånader inte är större än det planerade. Tilläggsbidrag anhålls på CIMOs separata blankett för detta. Högskolan kan anhålla om tillägg till Erasmus-mobilitetsbidraget enligt följande: senast för student- och praktikantutbyte senast för student-, praktikant-, lärar- och personalutbyte För handikappade deltagare kan högskolan anhålla om förhöjt stipendium för extra kostnader under utbytet orsakade av handikappet. Ansökningstiden är fortlöpande Återbetalning av bidrag Det lönar sig för högskolan/konsortiet att noggrant planera användningen av det beviljade bidraget, så att hela anslaget säkert används (ytterligare information i kapitlet 3.1.). Ifall beviljade medel trots detta blir oanvända, bör högskolan/konsortiet omedelbart kontakta CIMO som utfärdar en återbetalningsfaktura över oanvända anslag. CIMO strävar efter att omfördela eventuella oanvända anslag från högskolorna som tilläggsstipendier åt andra högskolor under läsåret Rapportering Mellanrapport Högskolan/konsortiet inlämnar en mellanrapport över genomförd mobilitetsverksamhet under läsåret till CIMO senast 31 mars I mellanrapporten rapporteras följande: Genomförda utbyten fram till mellanrapporten enligt kategori: o antal deltagare i utbytet, den sammanlagda längden på deras utbyten (månader/veckor) samt totalt stipendiebelopp som beviljats åt dem. Man kan alltså inberäkna alla beviljade bidrag i genomförda utbyten, trots att alla stipendier ur dem inte ännu utbetalts. o Använt OM-bidragsbelopp. Prognos för hela avtalsperioden enligt utbyteskategori: o Totalt antal utresande, den sammanlagda längden på deras utbyten (månader/veckor) samt totalt stipendiebelopp som ska betalas åt dem. o En uppskattning om eventuella oanvända stipendier eller behov av tillägsstipendier. 10

11 Mellanrapportsblanketten införs på CIMOs Erasmus-webbsidor i början av Slutrapport Slutrapporten över läsåret skickas till CIMO senast 31 oktober I slutrapporten ingår utöver ekonomisk redovisning också detaljer över genomförda utbyten enligt kategori. Samtidigt rapporteras även uppgifterna om studerande som deltagit i EILC-kurser (namn, värdland, stipendiebelopp). Förhandsinformation om vilka uppgifter som ska rapporteras per utbyteskategori finns i finansieringsavtalets bilagor II a, b och c, som också finns på CIMOs Erasmus-webbsidor. Ett elektroniskt rapporteringsprogram används för rapporteringen. Närmare anvisningar kommer att publiceras senare. Dessutom kan CIMO också begära en skriftlig slutrapport av högskolorna. Syftet med den skriftliga rapporten är att samla in information om detaljer kring de olika mobilitetskategoriernas genomförande, exempel på god praxis samt återkoppling till CIMO och kommissionen Arkiveringstid för dokumenten Dokumenten gällande Erasmus-verksamheten bör arkiveras i fem år efter att slutrapporten har inlämnats för eventuella inspektioner Uppföljning och revision Avtalet mellan CIMO och Europeiska kommissionen förpliktar CIMO att följa upp genomförandet av programmet Erasmus vid de finländska högskolorna samt kontrollera användningen av Erasmus-medel. I uppföljningen insamlas information om Erasmus-utbytenas kvalitet samt om effektiviteten hos programmets genomförande och dess effekter vid högskolorna. Besöken syftar vidare till att kartlägga och sprida god praxis samt avhjälpa eventuella brister. Lyckade besök gagnar bägge parterna högskolan har möjlighet att ge förslag till utveckling av CIMOs tjänster och programadministration, och samtidigt ges möjlighet att tillsammans evaluera högskolans internationella verksamhet och diskutera dess utvecklingsbehov. Dessutom kan man fundera på samarbetet mellan CIMO och högskolorna samt genomförandet av programmet Erasmus överlag. En skriftlig revisions- och uppföljningsrapport görs utgående från besöket. Erasmus-programmets revision syftar till att säkerställa att programmets medel används i enlighet med villkoren i avtalet. Det finns totalt fem olika typer av revisioner: kontroll av alla slutrapporter över mobilitetsbidraget, kontroll av kvitton i samband med slutrapporterna (slumpmässigt urval), revisionsbesök under avtalsperioden, revisioner efter avtalsperioden samt system check hos större bidragsmottagare. System check är en omfattande revision som inkluderar en noggrann analys av processerna inom stipendieadministrationen. Dessa revisioner görs första gången under

12 3. ADMINISTRATION AV ERASMUS-BIDRAGET VID HÖGSKOLAN 3.1. Allmänna anvisningar Erasmus-anslaget ska bokföras på högskolans konto som ett skilt moment så att alla betalningar kan utredas fullständigt vid en eventuell revision. Det lönar sig för högskolan/konsortiet att planera användningen av det beviljade bidraget noggrant så att alla anslag för respektive verksamhet säkert används. CIMO är tvungen att återbetala oanvända medel åt kommissionen. Därför är det bra om högskolan följer upp genomförandet av utbyten under läsåret och kontrollerar behovet att anhålla om tilläggsbidrag, överföra bidrag mellan verksamheterna eller öka stipendierna åt dem som reser på utbyte. Eventuella överföringar mellan verksamheterna bör meddelas CIMO och de ska beaktas vid uppgörandet av slutrapporten så att de totala summorna stämmer. Ifall högskolan verkar genomföra färre utbyten än beräknat, rekommenderas det att de enskilda deltagarna i stället får större stipendier. Stipendiet kan förstoras också i efterskott genom att betala en tilläggssumma åt deltagarna till exempel efter att de inlämnat sin utbytesrapport. Här måste man dock följa de högsta stipendiebeloppen och avtalsperioden som definieras i kapitel 3.3 och komma ihåg att rapportera stipendiet till CIMO enligt det slutliga beloppet. Om stipendier trots detta blir oanvända, bör högskolan omedelbart kontakta CIMO. Deltagarna beviljas stipendium enligt utbytets längd. I student- och praktikantutbytet definieras stipendiets storlek per en utbytesmånad. För tid som överskrider hela månader, berättigar minst två veckors studie- eller praktikperiod inom påföljande månad i regel till en hel månads stipendium. Stipendierna bör fördelas enligt rättvisa, genomskinliga och offentliga principer. Urvalet av stipendiater och stipendiernas fördelning bör dokumenteras, och högskolan bör spara ansökningarna och andra dokument gällande urvalet. Vid fastställandet av stipendiernas storlek kan man beakta exempelvis värdlandets boende- och levnadskostnader samt eventuell extern finansiering. Stipendierna är inte avsedda att täcka alla utgifter som orsakas av vistelsen utomlands. I mobilitetsbidragsavtalen för läsåret har inga nationella medel från undervisningsministeriet allokerats till högskolorna för studentutbyte. Det här underlättar anslagens administration, eftersom studentstipendierna betalas ur en enda stipendiepott. Det nationella bidraget utdelas som tilläggsstipendier, och anvisningar för dess användning och rapportering ges i samband med beslut om beviljande Överföring av bidrag mellan utbyteskategorierna Beroende på det beviljade bidragets storlek och antal utbyten som genomförs i respektive kategori kan högskolan under läsåret anse det nödvändigt att utnyttja flexibiliteten i avtalet och överföra bidrag mellan kategorierna. Högskolan kan vid behov överföra medel mellan bidragskategorierna med beaktande av följande begränsningar: - högst 20 % av studentutbytesstipendierna kan överföras till praktikantutbytesstipendier, eller tvärtom 12

13 - högst 20 % av lärarutbytesstipendierna kan överföras till personalutbytesstipendier eller tvärtom - högst 20 % av OM-bidraget kan överföras till student- och praktikantutbyte och/eller lärar- och personalutbyte - högst 20 % av lärar- och personalutbytesstipendierna kan överföras till student- och praktikantutbytesstipendier - student- och praktikantutbytesstipendier får inte överföras till övriga kategorier. Övriga överföringar tillåts inte. Om högskolan/konsortiet beslutar att göra överföringar, bör man skriftligen meddela CIMO om detta Utbetalning av stipendium åt utresande Studentutbyte Högskolan betalar stipendium åt sina studerande som reser på Erasmus-utbyte. Studenten undertecknar en bekräftelse över mottagande av Erasmus-stipendium innan stipendiet utbetalas (bilaga V a 1, som finns på CIMOs Erasmus-webbsidor). Högskolan behåller bekräftelsen. Blanketten är nästan samma som tidigare, men den har kompletterats med uppgifter som frågas i slutrapporten. Högskolan ska exempelvis vid revision kunna bevisa att stipendiet har utbetalats till studentens konto. Dessutom krävs intyg över studier utomlands (för detta ändamål kan man använda t.ex. bilaga V a 4, Letter of Confirmation). Studentstipendierna är avsedda att ersätta extra kostnader som uppkommer i samband med utbytet, såsom resekostnader, språkstudier samt högre levnadskostnader i värdlandet. Stipendiet ska utbetalas åt studerande innan Erasmus-utbytet börjar. Stipendier beviljas enskilda studerande enligt längden på utlandsstudierna. Läsåret bör det månatliga stipendiet uppgå till euro. Om högskolan är tvungen att betala mindre stipendier än detta, lönar det sig att ansöka om tilläggsbidrag av CIMO. Högskolan kan också sända studerande på utbyte utan stipendium. Dessa studerande rapporteras till CIMO på samma sätt som övriga Erasmus-utbytesstuderande och de beaktas i genomförandet av utbyten. Utbyten med nollstipendium bör uppfylla alla övriga krav på Erasmus-studentutbyte som ingår i kapitel Praktikantutbyte Högskolan/konsortiet betalar stipendium åt sina praktikanter som reser på Erasmus-utbyte. Ett stipendieavtal (Placement Agreement) ingås över praktikantutbytet. Det undertecknas av sändande högskola/konsortium och studenten. I avtalet ingår praktikens längd, stipendiets storlek och betalningsvillkor. Avtalsmallar finns på finska, svenska och engelska (bilaga V b 1). Högskolan/konsortiet kan också göra ett eget stipendieavtal, förutsatt att det följer minimikraven på stipendieavtal (bilaga V b 2). En nyhet för läsåret är blanketten för insamling av uppgifter om praktikantutbytet (bilaga V b 4). Det är inte obligatoriskt att använda den, men högskolan/konsortiet kan om man vill bifoga den till stipendieavtalet och med hjälp av den samla in uppgifter som behövs för slutrapporten av studenterna. Från och med läsåret kan högskolan/konsortiet välja om man betalar praktikantutbytesstipendiet till studenterna i en eller två rater. Om stipendiet betalas i två 13

14 rater, betalas den första delen (80 %) efter att stipendieavtalet undertecknats. Den andra delen (20 %) betalas efter att studenten har lämnat in sin praktikrapport till högskolan. Om stipendiet betalas i en rat, betalas det i sin helhet efter att stipendieavtalet har undertecknats. Stipendieavtalet måste uppdateras enligt det valda utbetalningssättet. Högskolan ska exempelvis vid revision kunna bevisa att stipendiet har utbetalats till studentens konto. Ifall praktiken avslutas i slutet av september, dvs. i slutet av avtalsperioden, eller praktiken undantagsvis fortsätter efter avtalsperiodens slut, uppmanas högskolan/konsortiet att snabbt begära slutrapport av den studerande och betala andra raten direkt efter praktiken så att informationen hinner med i slutrapporten till CIMO senast Praktikstipendiet är avsett att ersätta tilläggskostnader som uppstår av utbytet. Stipendier beviljas åt enskilda studerande enligt längden på utlandspraktiken. Läsåret bör det månatliga stipendiet uppgå till euro. Praktikstipendier bör i genomsnitt vara större än studentutbytesstipendierna, eftersom praktikanterna inte alltid får studentförmåner i värdlandet. Enskilda praktikstipendier kan dock vara mindre än det genomsnittliga studentutbytesstipendiet, exempelvis ifall praktikanten får lön. Högskolan kan också sända studerande på Erasmus-praktik utan stipendium. Dessa studerande rapporteras till CIMO på samma sätt som övriga Erasmus-praktikanter och de beaktas i genomförandet av utbyten. Utbyten med nollstipendium bör uppfylla alla övriga krav på Erasmus-praktikantutbyte som ingår i kapitel Lärar- och personalutbyte Högskolan betalar Erasmus-stipendium åt dem som åker på lärar- och personalutbyte samt åt personal från utländskt företag som inbjudits på lärarutbyte till högskolan. Stipendiet kan inte utbetalas åt deltagaren förrän han/hon har godkänt stipendiet och alla de skyldigheter som hör till det. Som intyg över detta gäller beslut om beviljande av stipendium eller undertecknad bekräftelse över mottagande av Erasmus-stipendium (mall i bilaga VI b och VII b). En nyhet är den separata engelskspråkiga modellblanketten för personer från företag som inbjuds på lärarutbyte (bilaga VI c). Men ifall högskolan betalar utbyteskostnaderna direkt på basen av en reseräkning, och inget stipendium betalas åt lärare eller anställd, räcker som bekräftelse godkänd reseplan och -räkning med Erasmus som referens. Från och med läsåret bestäms högsta beloppet för enskilda stipendier inom läraroch personalutbytet enligt utbytets längd (veckor/dagar) och värdlandet. Utbytets längd bör bevisas. Stipendiet består enbart av ersättning för boende- och levnadskostnader och utgör en klumpsumma. De högsta beloppen per land baserar sig på inbjudan att lämna förslag inom Programmet för livslångt lärande och finns i slutet av denna guide. Obs! Vid utbetalning av stipendium beaktas bara arbets- och resedagar för beräkning av utbytets längd. 14

15 3 exempel på beräkning av stipendiets högsta belopp: A En veckas besök: - må utresa och arbete; ti-to arbete; fr arbete och hemresa = utbytets längd 5 dagar = 1 vecka -> högsta bidrag: värdlandets högsta veckobidrag (tabell 5b) B Besök kortare än en vecka: - on utresa; to-fr arbete; må arbete och hemresa = utbytets längd 4 dagar (det lediga veckoslutet räknas inte in i utbytets längd) -> högsta bidrag: 4 x värdlandets dagliga bidrag (tabell 5c) C Besök längre än en vecka: - första veckan må-fr utresa och arbete, andra veckan må-on arbete och hemresa = utbytets längd totalt 1 vecka och 3 dagar -> högsta bidrag: värdlandets högsta veckobidrag + värdlandets högsta dagliga bidrag för andra veckan (= högsta bidrag för andra veckan delat med 5 dagar) x 3 (antal arbetsdagar) (tabell 5b) I praktiken har dock Erasmus-stipendierna för lärar- och personalutbyte varit tämligen små, och högskolorna har betalt en stor del av kostnaderna för utbytet. Läsåret uppgår de beviljade stipendierna till i genomsnitt cirka 356 /utbyte, och det är möjligt att överskrida de högsta stipendiebeloppen närmast vid korta utbyten. Från och med läsåret kan lärare och personal åka på utbyte också utan Erasmusstipendium (s.k. nollstipendium) och dessa utbyten kan rapporteras till CIMO, ifall utbytet i övrigt uppfyller alla villkor för Erasmus-utbyte. Det går att anhålla om tilläggstipendier för lärar- och personalutbyte från CIMO. Följande dokument krävs för lärar- och personalutbyte inom Erasmus: Eftersom Erasmus-stipendiet för lärar- och personalutbyte består av en klumpsumma enbart som ersättning för boende- och levnadskostnader, måste utbytets längd bevisas med resebiljetter och/eller hotellfaktura som visar ankomstdag till och avresedag från värdlandet. Dessutom krävs intyg över att högskolan har betalt stipendiet till läraren/personalmedlemmen (t.ex. kopia av reseräkning och bankgiro). En arbetsplan bör uppgöras för varje lärar- och personalutbyte. Denna beskrivs närmare i kapitel

16 Stipendier åt handikappade deltagare i utbytet Programmet för livslångt lärande strävar efter att också stödja handikappade personers deltagande i programmet. För läsåret har CIMO reserverat totalt euro i Erasmus-bidrag för tilläggsstipendier åt handikappade deltagare. Handikappade deltagare kan beviljas större stipendier om: - deltagaren har ett handikapp eller en sjukdom som orsakar betydande tilläggskostnader under utbytet och - tilläggskostnaderna inte kan ersättas ur andra källor. Om högskolan/konsortiet tänker skicka en handikappad studerande eller medlem ur personalen på utbyte, är det bra att i god tid avtala med den mottagande högskolan om arrangemang som den handikappade deltagarens utbyte kräver. När man kommit överens om utbytet kan högskolan/konsortiet anhålla om tilläggsbidrag för utbytet av CIMO. Deltagaren fyller tillsammans med högskolans/konsortiets Erasmus-koordinator i en separat ansökningsblankett där han/hon beskriver handikappets eller sjukdomens art och inverkan på utbytet. I ansökan ska också anges en uppskattning av de extra kostnaderna och information om andra bidrag som den sökande fått. Läkarintyg bifogas till ansökan. CIMO fattar separat beslut om det bidrag som beviljas i varje enskilt fall. Ansökningsblanketten finns på CIMOs Erasmus-sidor; ansökningstiden är fortlöpande. Närmare information om de europeiska universitetens handikappservice finns i databasen HEAG (The Higher Education Accessibility Guide): Bidrag för organisation av mobiliteten (OM) Bidraget som beviljats högskolan/konsortiet för organisation av mobiliteten kan användas till sådan verksamhet som sammanhänger med utbytets arrangemang och stödfunktioner och som följer de allmänna reglerna som tillämpas på anslag beviljade ur Europeiska kommissionens medel (utgifterna bör verifieras i bokföringen, avtalets giltighetstid bör följas; jfr de allmänna villkoren i finansieringsavtalet). Bidraget för organisation av mobiliteten kan användas exempelvis till följande verksamhet: förberedelse av utresande och inkommande deltagare i student-, praktikant-, lärar- och personalutbyte samt uppföljning och utvärdering av utbytet urval och orientering av och andra stödfunktioner för utresande utbytesdeltagare språkkurser för utresande och inkommande utbytesdeltagare produktion och spridning av informationsmaterial om Erasmus-utbytet förberedande besök samt besök för uppföljning och utvärdering av Erasmus-utbytet till samarbetshögskolor och företag verksamhet som hänför sig till användning av ECTS-systemet verksamhet som hänför sig till användning av bilagan till examensbetyget (Diploma Supplement) löneutgifter för internationella enhetens personal. OBS: Från och med läsåret kan OM-bidraget inte användas till utresande studerandes försäkringar, utan studenten betalar de försäkringar som behövs med sitt Erasmus-stipendium. 16

17 Eftersom OM-bidraget beviljas som en klumpsumma utgående från enhetspriserna per utresande deltagare i utbytet, behöver högskolan/konsortiet inte i rapporteringen till CIMO eller vid revision specificera hur bidraget använts. Utgifterna bör dock kunna verifieras i bokföringen. 4. PRINCIPERNA FÖR GENOMFÖRANDE AV MOBILITETEN 4.1. Bilaterala avtal mellan högskolorna Erasmus-utbytena grundar sig på bilaterala avtal mellan högskolorna. Praktikant-, lärar- och personalutbyten med företag kräver dock inte bilateralt avtal mellan högskolan och företaget, utan ett separat praktikavtal ingås för varje utbyte. Det behövs inte heller något bilateralt avtal för praktikantutbyte till högskolan, utan mottagande högskola betraktas i detta fall som ett företag. Högskolorna kan själva ta fram en mall för bilaterala avtal, men avtalen bör alltid uppfylla minimikraven som framgår i bilaga IV till finansieringsavtalet för mobilitetsverksamhet. Partnerhögskolan/företaget bör ligga i ett land som deltar i programmet Erasmus (totalt 31 länder). Dessa är: 1. EU:s medlemsländer Belgien, Bulgarien, Cypern, Danmark, Estland, Frankrike, Grekland, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Nederländerna, Polen, Portugal, Rumänien, Slovakien, Slovenien, Spanien, Storbritannien, Sverige, Tjeckien, Tyskland, Ungern och Österrike. 2. EES/EFTA-länderna Norge, Island och Liechtenstein samt Turkiet. Läsåret torde Kroatien få specialfinansiering för att förbereda sig för programmet Erasmus och sända egna studerande på Erasmus-utbyte utomlands. Kroatien är dock inte ännu egentligt medlemsland i programmet, så det går alltså inte att sända studenter eller lärare dit på utbyte med Erasmus-status eller -stipendium. Obs! Schweiz deltar inte i programmet Erasmus, utan finansierar själv samarbete av Erasmustyp. Därför rapporteras inte exempelvis utbytesstuderande som åkt till Schweiz till CIMO! 4.2. Student- och praktikantutbyte Behörighetsvillkor för utresande studerande Studerande som reser ut inom ramen för Erasmus-utbytet bör vara medborgare i något land som deltar i programmet Erasmus medborgare i något annat än ovan nämna länder, men har permanent uppehållstillstånd i Finland (beteckning A eller P i passet). Även studerande som har tilldelats flyktingstatus samt statslösa studerande kan få stipendium. Stipendium kan endast beviljas en studerande som är inskriven vid högskolan och avlägger en grund- eller forskarexamen. Hemhögskolan bör ha Erasmus University Charter. 17

18 Praktikantutbytet för sin del kräver att hemhögskolan har en Extended Erasmus University Charter. Stipendium beviljas endast för följande slag av verksamhet utomlands: heltidsstudier på grund-, ämnes- och fördjupad nivå samt forskarstudier inkluderande arbete på doktorsavhandling (men inte sådan forskning som inte ingår i något utbildningsprogram) som leder till examen och som utförs vid den mottagande läroinrättningen praktikperiod som syftar till att öka praktikantens kunskaper, kompetens och färdigheter. Praktikantens hemhögskola bör tillgodoräkna praktiken som en del av hans/hennes examen. Praktiken bör ske på heltid. Endast sådana studerande kan delta i studentutbytet som har slutfört första årets högskolestudier. Däremot kan man delta i Erasmus-praktik redan under det första studieåret Val av utresande studerande Den sändande högskolan väljer själv sina utresande utbytesstuderande/praktikanter. Högskolan bör säkerställa att urvalet sker på jämlika, konsekventa och transparenta grunder. De utresande utbytesstudenterna bör ha sådana akademiska och praktiska färdigheter som studier eller praktik utomlands kräver, exempelvis språkkunskaper och motivation Utbytets längd Varje utbytesperiod pågår minst 3 månader och högst 12 månader. Student- eller praktikantutbytet bör ske under avtalsperioden Erasmus-utbytet får inte fortsätta efter avtalsperiodens slut. Enda undantag till detta är sådana praktikantutbyten som tidsmässigt inte passar in inom någondera avtalsperioden. De kan undantagsvis fortsätta efter avtalsperiodens slut. Ifall studieprogrammet enligt högskolornas bilaterala avtal kräver det, kan en utbytesperiod innehålla på varandra följande studieperioder i flera länder. Studierna i varje land bör pågå i minst 3 månader och studieperioderna bör tidsmässigt följa varandra. Perioderna i varje land rapporteras separat Flera utbytesperioder för samma studerande Samma studerande kan resa utomlands inom ramen för programmet Erasmus en gång på studentutbyte en gång på praktikantutbyte Undantag utgörs av sameuropeiska magisterprogram inom programmet Erasmus Mundus. Studerande som deltar i dem kan få Erasmus-utbytesstipendium, även om han/hon tidigare har deltagit i Erasmus-studentutbyte. Erasmus-utbyte inom programmet Erasmus Mundus bör uppfylla alla övriga villkor inom programmet Erasmus. Samma studerande kan dock delta i Erasmus-utbyten i sammanlagt högst 24 månader. Om en studerande har varit på praktik inom programmet Leonardo som del av sina högskolestudier, kan han eller hon inte längre delta i Erasmus-praktikantutbytet. Däremot är 18

19 Leonardo-praktik som utgjort del av yrkesutbildning på andra stadiet inget hinder för att delta i Erasmus-praktik Kombinerad praktik- och studieperiod En studentutbytesperiod kan också inkludera praktik, då talar man om en så kallad kombinerad period. Villkor för en kombinerad period är att praktiken sker under värdhögskolans övervakning och studieperioden och praktikperioden infaller omedelbart efter varandra. En kombinerad period pågår i minst 3 månader (t.ex. så att studenten studerar 1 månad och praktiserar 2 månader). En kombinerad period kan pågå i högst 12 månader. Vid beslut om stipendiets storlek tolkas hela kombinerade perioden som studentutbyte Förlängning av utbytesperioden Den ursprungligen planerade utbytesperioden kan förlängas under studentens utlandsvistelse om den sändande och mottagande högskolan avtalar om saken före utbytesperiodens slut och om utlandsvistelsen uppfyller ovan nämnda villkor för utbytets längd. Avtalet om förlängning bör ingås i god tid före utbytesperiodens slut, och förlängningen bör följa omedelbart efter det ursprungliga utbytet. Eventuellt uppehåll mellan det egentliga utbytet och förlängningen bör motiveras (t.ex. uppehåll mellan terminerna) Avbrytande av utbytesperioden Om studenten inte slutför sina studier eller sin praktikperiod enligt avtalet, kan Erasmusstipendiet krävas tillbaka delvis eller i sin helhet. Om studenten inte kan slutföra studierna eller praktiken på grund av force majeure, krävs stipendiet inte nödvändigtvis tillbaka. Ifall utbytesperioden blir kortare än 3 månader, bör detta meddelas till CIMO, som beslutar om återbetalning av stipendiet från fall till fall Lämpliga praktikplatser Lämpliga Erasmus-praktikplatser är företag och privata/offentliga organisationer i ett annat programland. Praktiken kan också ske vid en högskola. Typiska praktikplatser vid högskolor är exempelvis fristående institutioner, såsom sjukhus, laboratorier och bibliotek. I sådana fall tolkar sändande högskola om det är fråga om en studie- eller praktikperiod och betalar stipendium enligt detta. Det finns dock vissa organisationer som inte godkänns som Erasmus-praktikplatser: Organisationer inom Europeiska unionen Organisationer som administrerar EU-program (t.ex. nationella programkontor) Studentens hemlands beskickningar utomlands (ambassader, konsulat) Tillgodoräknande Hemhögskolan bör tillgodoräkna studentens utlandsperiod. Innan Erasmus-studentutbytet inleds ska studentens hemhögskola försäkra sig om att studierna/praktiken utomlands passar in i studentens examen och att Erasmus-utbytet därigenom kan tillgodoräknas som en del av examen. 19

20 Prestationer avlagda under Erasmus-utbytet enligt studie-/praktikavtalet tillgodoräknas i sin helhet som en del av examen som avläggs vid hemhögskolan. Vid tillgodoräknande borde högskolan följa ECTS-systemet. Ifall praktik inte ingår i examensprogrammet, ska prestationen åtminstone antecknas i bilagan till examensbetyget (Diploma Supplement) när studenten avlägger examen Inga studieavgifter Mottagande högskola uppbär inte termins-, inskrivnings-, tentamens-, laboratorie- eller biblioteksavgifter av Erasmus-studerande under utbytet. I likhet med de lokala studenterna bör dock Erasmus-studerande själva betala motsvarande mindre utgifter såsom försäkringar, studentkårsmedlemskap, kopieringskostnader och så vidare. Studenterna bör informeras om att de måste betala terminsavgifterna vid hemhögskolan också under utbytesperioden. Hemhögskolan kan uppbära normal terminsavgift av studerande som reser på Erasmus-utbyte, men får inte kräva extra avgifter av studerande för organisation och administration av Erasmus-utbytet Försäkringar och ansvar I Erasmus-stipendierna ingår inga som helst försäkringar som täcker vistelsen utomlands. Högskolan ansvarar för organisationen av studentutbytet och är skyldig att informera studenterna om de försäkringar som behövs under studieperioden utomlands. I regel inkluderar högskolornas egna försäkringar olycksfallsförsäkring för praktik utan lön (bl.a. Statskontorets försäkring för statliga högskolor). Försäkringen gäller vid praktik enligt studieplanen och täcker olycksfall som sker under arbetstid eller arbetsresorna. Försäkringen innehåller inte någon ansvarsförsäkring. Praktik med lön betraktas som ett anställningsförhållande och därmed ansvarar arbetsgivaren för försäkringen. Högskolornas grundförsäkringar täcker i regel inte utresande utbytesstuderande och inte heller inkommande utbytesstuderande eller praktikanter. Det är bra om högskolan rekommenderar att studenterna utöver det europeiska sjukvårdskortet som FPA beviljar tar en privat reseförsäkring för sin studie- eller praktikperiod utomlands. CIMO har förhandlat fram ett avtal med försäkringsbolaget Pohjola som ger 25 procent rabatt på reseförsäkringar åt studerande som deltar i CIMOs program. Det finns försäkringar både för studerande som reser från Finland och för studerande som kommer till Finland. Broschyrer kan beställas från Pohjola: e-post tarja.lehto@pohjola.fi eller telefon Utbyte till det egna hemlandet Om en studerande från ett land som deltar i programmet Erasmus studerar för examen i ett annat programland kan han/hon ansöka om utbyte och ta emot Erasmus-stipendiet också till sitt hemland. Sådana utbyten ges dock inte prioritet, utan andra sökande bör ges företräde i urvalet av utbytesstuderande. 20

21 Eramus Student Charter Erasmus-studentens alla rättigheter och skyldigheter finns samlade i Erasmus Student Charter som högskolan ger alla sina studerande innan de reser på utbyte. Student Charters finns tryckta på finska, svenska och engelska. De postas automatiskt till högskolorna, men de kan också vid behov beställas från CIMO på adressen erasmus@cimo.fi EILC-språkkurser Studerande och praktikanter som reser på Erasmus-utbyte kan delta i intensiva språkkurser som arrangeras i ovanligare europeiska språk i värdlandet (22 europeiska länder). De 4 6 veckor långa språk- och kulturintroduktionskurserna arrangeras i juli september för dem som inleder studierna på höstterminen och i vissa länder också i början av vårterminen i januari februari. EILC-kurserna är gratis för Erasmus-studerande och -praktikanter. Den sändande högskolan betalar ett separat EILC-stipendium på 400 euro utöver det vanliga Erasmus-stipendiet till studerande från Finland som godkänts till kurserna. Stipendiet betalas ur högskolans Erasmusstipendiepott för student- eller praktikantutbyte. Vid behov kan högskolan ansöka om tilläggsstipendier för detta ändamål. För utbetalning av stipendiet kan man använda den normala Erasmus-stipendieblanketten (bilaga V a 1), där EILC-stipendiets storlek anges separat. Ifall EILC-kurser undantagsvis arrangeras under terminen, beviljas inget extra stipendium. Studenterna lämnar in sin ansökan för EILC-kursen till sin hemhögskolas internationella enhet, som skickar ansökningarna per e-post åt EILC-kursernas arrangörer. Till ansökan bifogas en elektronisk bekräftelse att studenten har valts till Erasmus-utbyte till landet ifråga. Högskolan rapporterar uppgifter om studerande som deltagit i språkkurs (namn, värdland, stipendiebelopp) i samband med slutrapporten. Studenterna bör själva se till att hemhögskolan får information om att det antagits till en språkkurs och efteråt att de avlagt kursen (t.ex. intyg över deltagande i kursen). Studenterna kan delta i EILC-språkkurs bara ifall det egentliga Erasmus-utbytet genomförs. Närmare information om EILC-kurserna i de olika länderna och hur man ansöker till dem finns på adressen: Rapportering efter utbytet Varje studerande som deltagit i utbyte rapporterar skriftligen om sin utbytesperiod till hemhögskolan. För läsåret har kommissionen tagit fram färdiga modellblanketter för både student- och praktikantutbytets slutrapportering. Blanketterna finns i avtalets bilagor V a 5 och V b 5. Högskolan kan också använda sina egna rapporteringsblanketter om uppgifterna som anges på dem motsvarar kommissionens modeller. Rapporterna kan med fördel läggas ut för andra studerande att läsa, till exempel på högskolans intranät eller i internationella enhetens infohörna. Om Erasmus-praktikantstipendiet betalas till studenterna i två rater, betalas slutraten först efter att de har lämnat in sin praktikrapport. Om högskolan så önskar kan denna praxis tillämpas också på studentutbytet. 21

22 Blanketter för student- och praktikantutbyte Mallar för de blanketter som listas nedan finns på CIMOs Erasmus-webbsidor. Blanketter för studentutbyte Bekräftelse av mottagande av Erasmus-stipendium Studieavtal (Learning Agreement) Innan studenten reser ut på Erasmus-utbyte undertecknar han/hon tillsammans med den sändande och den mottagande högskolan ett studieavtal. Ändringar i studieavtalet bör göras skriftligen inom en månad efter att studenten anlänt till den mottagande högskolan. Eventuella senare ändringar bör godkännas av alla tre parter. Transcript of Records I slutet av utlandsvistelsen får studenten ett undertecknat intyg (Transcript of Records) av den mottagande högskolan, som innehåller uppgifter om studier avlagda enligt studieavtalet. Intyg eller tillgodoräknande av studier kan förvägras om studenten inte uppfyller den mottagande högskolans akademiska krav eller i övrigt inte följer de avtalade villkoren. Letter of Confirmation På denna blankett kan den utländska högskolan bekräfta längden på Erasmus-studierna. Studentens blankett för slutrapport (Final Report Form) (ny) Blanketter för praktikantutbyte Stipendieavtal för praktikantutbyte (Placement Agreement) Blankett för uppgifter om Erasmus-praktikantutbytet (ny) Högskolan/konsortiet kan om man vill bifoga blanketten till avtalet om praktikantstipendium. Med hjälp av blanketten samlar man in uppgifter om praktiken som behövs för slutrapporten. Praktikavtal (Training Agreement) Innan Erasmus-praktiken inleds görs ett praktikavtal (Training Agreement) för studenten, som godkänns av såväl studenten, sändande högskola som mottagande företag/organisation. I praktikavtalet framgår bland annat praktikprogrammet, praktikantens arbetsuppgifter, inlärningsmål (ökad kunskap, kompetens och färdigheter) samt praktikens utvärdering. Ändringar i praktikavtalet bör göras skriftligen inom en månad efter att studenten anlänt till den mottagande organisationen. Eventuella senare ändringar bör godkännas av alla tre parter. Praktikavtalet innehåller bilagan Erasmus Quality Commitment, där praktikparternas olika ansvar och roller definieras. Training Agreement and Quality Commitment är en färdig avtalsmall som bör användas som sådan. För praktikantutbyte behövs inget annat avtal mellan den sändande högskolan och mottagande organisationen, eftersom Training Agreement + Quality Commitment utgör ett juridiskt bindande avtal mellan parterna. Praktikavtalet läggs som en bilaga till stipendieavtalet. Dessutom rekommenderas det att studenten som åker på praktik ingår ett praktik- eller arbetsavtal med den mottagande organisationen, som innehåller värdlandets lokala juridiska principer för anställningsförhållandet. I slutet av utlandsvistelsen får studenten ett undertecknat intyg (Transcript of Work) av det mottagande företaget, som innehåller information om arbetsuppgifter utförda enligt 22