1 (3) TJÄNSTESKRIVELSE 2016-02-18 Social- och omsorgskontoret Omsorgsnämnden Årsbokslut 2015 Dnr 15/005 Sammanfattning av ärendet Omsorgsnämnden uppvisar ett resultat om -13,1 mnkr för år 2015. Verksamhetsområdet LSS har en negativ avvikelse om -15,9 mnkr och verksamhetsområdet SoL uppvisar ett positivt resultat om +2,4 mnkr. Tidigare framtagen åtgärdsplan har inte fått sådan effekt 2015 att nämnden kan redovisa ett helårsresultat i balans. Under nästkommande år kommer kontoret att utreda och föreslå alla sådana åtgärder som är nödvändiga för att nämnden ska kunna redovisa ett resultat i balans år 2016. Beslutsunderlag Social- och omsorgskontorets tjänsteskrivelse daterad 2016-02-18 Årsbokslut 2015 för omsorgsnämnden Bilaga 1 Investeringssammanställning 2015 Bilaga 2 Uppföljning av KF mål och inriktning 2015 Bilaga 3- Åtgärdsplan 2015 Ärendet Omsorgsnämnden uppvisar ett resultat om -13,1 mnkr för år 2015. Verksamhetsområdet LSS har en negativ avvikelse om -15,9 mnkr och verksamhetsområdet SoL uppvisar ett positivt resultat om +2,4 mnkr. Nettokostnaderna för omsorgen har ökat med 3,3 % från 691,1 mnkr föregående år till 714,1 mnkr år 2015. De ökade nettokostnaderna avser främst ökade kostnader för köp av externa platser. Södertälje kommun Social- och omsorgskontoret 151 89 Södertälje Organisationsnr: 212000-0159 www.sodertalje.se Besöksadress: Campusgatan 26 Växel: 08-523 010 00
Tjänsteskrivelse 2016-02-18 Södertälje kommun Social- och omsorgskontoret 2 (3) Kostnaderna för personlig assistans enligt LSS har börjat plana ut något, från att kraftigt ha ökat under föregående år. Det arbete som bedrivs för att göra bättre bedömningar fortgår och effekterna av detta arbete har börjat visa sig ekonomiskt. Fler brukare blir beviljade insatsen personlig assistans SFB vilket gör att kommunen för de brukarna endast behöver ta kostnaden för de 20 första timmarna. Bostad med särskild service LSS har ett negativt resultat på -13,9 mnkr. Upphandlingen avseende boende som genomfördes 2014 med enhetliga priser för olika nivåer på brukarna har bidragit till en förskjutning till högre nivåer och därmed till en kostnadsökning totalt sett för myndigheten. Även egenregiverksamheten med ökade personalkostnader bidrar till den negativa avvikelsen. Resultatet för egenregiverksamheten är -8,3 mnkr. Daglig verksamhet har ett negativt resultat på -2,2 mnkr. Resultatet är bl a en följd av högre priser enligt avtal men också den överkapacitet som byggts upp p g a brukarnas frånvaro. Inom hemtjänsten och personligt utformat stöd har volymerna varit lägre än budgeterat vilket resulterat i en positiv avvikelse mot budget inom SoL-området. Även verksamheten särskild bostad för barn och unga bidrar till det positiva resultatet. Helårsresultatet är en negativ avvikelse om -13,1 mnkr. Totalt sett uppvisar verksamhetsområdena inom lagrummet LSS ett negativt resultat om -15,9 mnkr, som främst avser avvikelser inom bostad med särskild service LSS, korttidsvård LSS och daglig verksamhet. Verksamhetsområden inom SoL har ett positivt resultat om +2,4 mnkr, vilket främst förklaras av lägre volymer. Den sammanfattande bedömningen enligt GEH (God Ekonomisk Hushållning) av kommunfullmäktiges mål bedöms har brister. Bedömningen är att ekonomin har brister, eftersom nämnden redovisar ett underskott på -13,1 mnkr. Bedömningen av nämndens verksamhetsmål får bedömningen har brister. Målet om minskad sjukfrånvaro får bedömningen har brister. Sjukfrånvaron ligger för en tolvmånadersperiod (20150101-20151231) på 8,77 procent, vilket överstiger nämndens målnivå på 6,2 procent.
Årsbokslut 2015 Omsorgsnämnden Sid 1 av 29
Sammanfattning Omsorgsnämnden uppvisar ett resultat om -13,1 mnkr för år 2015. Verksamhetsområdet LSS har en negativ avvikelse om -15,9 mnkr och verksamhetsområdet SoL uppvisar ett positivt resultat om +2,4 mnkr. Nettokostnaderna för omsorgen har ökat med 3,3 % från 691,1 mnkr föregående år till 714,1 mnkr år 2015. De ökade nettokostnaderna avser främst ökade kostnader för köp av externa platser. Kostnaderna för personlig assistans enligt LSS har börjat plana ut något, från att kraftigt ha ökat under föregående år. Det arbete som bedrivs för att göra bättre bedömningar fortgår och effekterna av detta arbete har börjat visa sig ekonomiskt. Fler brukare blir beviljade insatsen personlig assistans SFB vilket gör att kommunen för de brukarna endast behöver ta kostnaden för de 20 första timmarna Bostad med särskild service LSS har ett negativt resultat på -13,9 mnkr. Upphandlingen avseende boende som genomfördes 2014 med enhetliga priser för olika nivåer på brukarna har bidragit till en förskjutning till högre nivåer och därmed till en kostnadsökning totalt sett för myndigheten. Även egenregiverksamheten med ökade personalkostnader bidrar till den negativa avvikelsen. Resultatet för egenregiverksamheten är -8,3 mnkr. Daglig verksamhet har ett negativt resultat på -2,2 mnkr. Resultatet är bl a en följd av högre priser enligt avtal men också den överkapacitet som byggts upp p g a brukarnas frånvaro. Inom hemtjänsten och personligt utformat stöd har volymerna varit lägre än budgeterat vilket resulterat i en positiv avvikelse mot budget inom SoL-området. Även verksamheten särskild bostad för barn och unga bidrar till det positiva resultatet. Helårsresultatet är en negativ avvikelse om -13,1 mnkr. Totalt sett uppvisar verksamhetsområde LSS ett negativt resultat om -15,9 mnkr som främst avser avvikelser inom bostad med särskild service LSS, korttidsvård LSS och daglig verksamhet. Verksamhetsområdet SoL har ett positivt resultat om +2,4 mnkr, vilket främst förklaras av lägre volymer. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 2 av 29
Innehåll Sammanfattning... 2 1.1 Ekonomiskt resultat ur ett budgetperspektiv... 4 Verksamhetsutfall 2015... 4 Utfall per ansvarsområde 2015... 10 1.2 Nettokostnadsutveckling... 13 Resultaträkning 2015... 13 1.3 Investeringar... 20 2. Måluppföljning helår 2015... 21 3. Personal Södertälje kommun som arbetsgivare... 27 4.Sammanfattande GEH-bedömning för nämnden... 27 5. Framtida utveckling... 28 Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 3 av 29
1.1 Ekonomiskt resultat ur ett budgetperspektiv Omsorgsnämnden visar totalt ett negativt resultat om -13,1 mnkr för år 2015, ett i princip oförändrat resultat jämfört med samma period föregående år. Verksamhetsområdet LSS har ett resultat om -15,9 mnkr och verksamhetsområde SoL har ett positivt resultat om +2,4 mnkr. Upphandlingen som genomfördes inom boende har lett till att extern verksamhet har fått priser enligt det nya ramavtalet, vilket medfört en kostnadsökning för 2015. De verksamheter som bidrar till att förbättra resultatet är hemtjänsten, personligt utformat stöd och särskilt boende. Detta beror främst på minskade volymer. Myndigheten redovisar ett överskott på +1,0 mnkr och den egna utföraren står för -14,3 mnkr, på grund av högre kostnader för boende med särskild service och daglig verksamhet. Kostnaderna för övertagandet av hälso- och sjukvårdsansvaret för LSS från landstinget per den 1 oktober 2015 uppvisar ett underskott om -1,5 mnkr. Prognosen i augusti pekade mot ett negativt resultat för nämnden på -7 mkr, där området LSS visade på en negativ avvikelse om -11 mnkr och området SoL en positiv avvikelse om +4 mnkr. Verksamhetsutfall 2015 Budget perioden Nettokostnad helår Nämndbidrag helår Bokslut 2014 Verksamhetsutfall (tkr) Avvikelse Gemensamma kostnader LSS 31 570 34 457-2 887 31 570 25 315 Personlig assistans 96 855 94 278 2 577 96 855 97 038 Avlösning/ledsagning/kontaktpersoner LSS 19 192 16 064 3 128 19 192 16 239 Korttidshem/korttidstillsyn LSS 25 711 28 305-2 594 25 711 25 012 Bostad med särskild service LSS 324 570 338 504-13 934 324 570 325 865 Daglig verksamhet LSS 124 361 126 575-2 214 124 361 124 721 Summa verksamhetsområde LSS 622 259 638 183-15 924 622 259 614 190 Gemensamma kostnader SoL 5 624 6 003-379 5 624 2 766 Ordinärt boende 43 558 42 943 615 43 558 44 706 Särskilt boende 28 518 26 331 2 187 28 518 28 162 Summa verksamhetsområde SoL 77 700 75 277 2 423 77 700 75 633 Riksfärdtjänst 224 184 40 224 202 Nämnd 780 801-21 780 955 Förvaltningsgemensamma kostnader 0-346 346 0 160 Totalt nämnden 700 962 714 099-13 137 700 962 691 140 Kommunbidrag nämnden -700 962-700 962 0-700 962-678 093 Resultat nämnden 0-13 137-13 137 0-13 047 Verksamhetsområden LSS Resultatet för verksamhetsområdet LSS är -15,9 mnkr för år 2015. Underskottet inom LSS-verksamheten återfinns inom bostad med särskild service (-13,9 mnkr), gemensamma kostnader (-2,9 mkr) korttidshem/korttidstillsyn (-2,6 mnkr) och daglig verksamhet (-2,2 mnkr). De verksamheter som visar ett positivt resultat är personlig assistans LSS (+2,6 mnkr) och avlösarservice/ledsagarservice/kontaktpersoner (+3,1 mnkr). Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 4 av 29
Gemensamma kostnader LSS Resultat Gemensamma kostnader LSS uppvisar ett negativt resultat om -2,9 mnkr jämfört med periodens budget. Budgetavvikelsen beror främst på att myndigheten har haft behov av konsulter på grund av den höga arbetsbelastningen, men delvis också på att myndigheten under året tvingats betala viten. Att kostnaderna för HSL-verksamheten blivit högre än de ursprungliga beräkningarna utgör även det en förklaring till avvikelsen mot budget. Vid årets slut redovisar HSL-verksamheten ett underskott på drygt -1,5 mnkr. Personlig assistans Resultat Personlig assistans LSS (beslut MÄF) och personlig assistans SFB (Försäkringskassan) uppvisar ett positivt resultat om +2,6 mnkr för år 2015. Jämfört med prognosen i augusti innebär årsresultatet en försämring med -3,5 mnkr. Orsaken till resultatförsämringen är eftersläpning av intäkter från migrationsverket, vilka inte får periodiseras i bokslutet. Förklaringen till den positiva avvikelsen finns hos myndigheten och förklaras av att timmarna per brukare för personlig assistans LSS har varit lägre än budgeterat och fler brukare har blivit beviljade personlig assistans SFB. Antal timmar inom personlig assistans enligt LSS 14 000 13 500 13 000 12 500 12 000 11 500 11 000 10 500 10 000 9 500 9 000 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2014 2015 Kostnaderna totalt inom verksamhetsområdet uppvisar en negativ avvikelse gentemot budget om -3,9 mnkr. Avvikelsen förklaras främst av att personalkostnaderna inte har sjunkit i den omfattning som förutspåtts. Neddragningen av personalbudgeten grundades på ett antagande om volymminskningar. Under året har volymerna inom SFB ökat medan personlig assistans LSS kännetecknats av en stadigt nedåtgående trend, trots att flera ärenden har överförts från försäkringskassan till kommunen. Verksamhetsområdet redovisar totalt sett en positiv avvikelse, vilket beror på att driftbidragen från försäkringskassan och intäkter från migrationsverket blivit högre än budgeterat. Den positiva budgetavvikelsen förklaras också av intäkter som inte har budgeterats och som avser återbetalningar från externa utförare samt ersättningar från Landstinget gällande utförda HSL-insatser. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 5 av 29
Antal brukare inom personlig assistans enligt SFB 205 200 195 190 185 180 2012 2013 2014 2015 175 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Avlösarservice/ledsagarservice/kontaktpersoner enligt LSS Resultat Verksamhetsområdet redovisar en positiv avvikelse vid årets slut på +3,1 mnkr, avlösarservice +1 mnkr, ledsagning +1,5 mnkr och kontaktpersoner LSS +0,6 mnkr. Resultatet är sammantaget ca +1,5 mnkr högre än prognosen i augusti vilket förklaras av en trend med fortsatt sjunkande volymer under hösten. Budgetavvikelsen har sin främsta förklaring i att personalkostnaderna blivit lägre än budgeterat. Personalbudgeten bygger på antagandet om att insatser inom personlig assistans LSS skulle ändras till insatser inom ledsagning och avlösarservice. Korttidshem/korttidstillsyn enligt LSS Resultat Resultatet för korttidshem och korttidstillsyn över 12 år redovisar en negativ avvikelse om -2,5 mnkr för perioden och beror huvudsakligen på ett överskridande av budgeten för köp av externa platser. Personalkostnaderna uppvisar en positiv avvikelse mot budget, vilket beror på en anpassning av personalresurserna till rådande volymer. Minskade personalkostnader och mer intäkter än budgeterat från migrationsverket har tillsammans bidragit till att dämpa underskottet. Den negativa avvikelsen beror på kö till gruppbostäderna vilket inneburit att brukare erbjudits korttidsplats i avvaktan på en ledig plats inom boende med särskild service. Behovet av korttidsplatser har varit fortsatt stort även under hösten. Bostad med särskild service enligt LSS I bostad med särskild service enligt LSS återfinns kostnader för boende vuxna med eller utan psykiatrisk inriktning och boende för barn och ungdomar. Resultat Resultatet för bostad med särskild service enligt LSS är en negativ avvikelse om -13,9 mnkr för år 2015. Den negativa avvikelsen återfinns hos både myndigheten och egenregiverksamheten. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 6 av 29
Den genomsnittliga kostnaden per dygn är högre för externa platser än kostnaden för egenregiverksamheten. För de externa köpen ligger kostnaden för år 2015 på 2 567 kr per dygn jämfört med egenregiverksamhetens kostnader som ligger på 2 416 kr per dygn. Upphandlingen som genomfördes ledde till nivåförskjutningar inom ramavtalet, vilket har medfört en kostnadsökning för 2015 på ca +5 mnkr. Interna boenden fördelning 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0% 1 2 3 4 5 Budget 2015 December 2015 Externa boenden fördelning 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0% 1 2 3 4 5 Budget 2015 December 2015 Resultatet för samtliga boendekostnader är en negativ avvikelse om -13,9 mnkr och avser både egenregiverksamheten (-8,3 mnkr) och myndigheten (-5,6 mnkr). Största delen av den negativa avvikelsen för bostad med särskild service LSS i egen regi är ett resultat av att inte ersättning erhållits för brukare som har behov av nivå högre än 5. Under 2015 har även en omorganisation genomförts av den egna verksamheten där ett mellanled tagits bort mellan medarbetare och enhetschef. Syftet har varit ett närmare ledarskap, tydligare arbetsledning och snabbare processer, t.ex. vid rehabiliteringsärenden. Dessa förändringar förväntas på sikt minska sjukfrånvaron och öka möjligheterna till att anpassa bemanningen efter brukarnas behov. För myndigheten avser den negativa prognosen högre kostnader för köp av externa platser än vad som har budgeterats med drygt 9,0 mnkr. De ökade kostnaderna beror dels på justering av priserna enligt en OPI-uppräkning, en följd av att upphandlingen drog ut på tiden p g a överklagan, och dels på nivåförskjutningar som upphandlingen år 2014 medförde. I augustiprognosen ingick inte intäkter avseende återsökning från migrationsverket för 2015 på 3 mnkr. Resultatet totalt för utförare och myndighet har förbättrats från -17,0 mnkr i augusti till -14,0 mnkr i december. Det förbättrade resultatet förklaras av ej budgeterade återsökningar från migrationsverket på drygt 3 mnkr. Daglig verksamhet enligt LSS Resultat Resultatet för år 2015 är en negativ avvikelse om -2,2 mnkr. Egenregiverksamheten har en negativ avvikelse om -4,2 mnkr och myndigheten en positiv avvikelse om +2 mnkr. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 7 av 29
Det ekonomiska utfallet på daglig verksamhet innebär en försämring jämfört med prognosen i augusti som då pekade mot en budget i balans. Det försämrade resultatet hänförs egenregiverksamheten och beror främst på den överkapacitet som uppkommit p.g.a. brukarnas frånvaro. En särskild utredning har inrättats där översyn kommer att ske av både verksamheterna och rådande ersättningsmodell. Verksamhetsområden SoL År 2015 redovisar verksamhetsområdet ett positivt resultat om +2,6 mnkr. Gemensamma kostnader SoL Resultat Resultatet för administrationen inom SoL uppvisar ett negativt resultat om -0,4 mnkr, vilket sammanfaller med prognosen i augusti. Det mindre negativa resultatet beror på högre personalkostnader än budgeterat. Ordinärt boende enligt SoL Resultat Resultatet för ordinärt boende har en positiv avvikelse mot budget om +0,6 mnkr. Det är främst insatserna hemtjänst, personligt utformat stöd och avlösning som har ett positivt resultat medan korttidsvården har ett negativt resultat. Hemtjänsten redovisar en positiv avvikelse om +0,6 mnkr och personligt utformat stöd en positiv avvikelse på drygt 2 mnkr. Insatsen avlösning redovisar en positiv avvikelse mot budget, ca +0,5 mnkr. Volymminskningen inom dessa verksamheter, som följer samma trend som för hemtjänsten i stort, bidrar till ett positivt resultat om +3,1 mnkr. De verksamheter inom ordinärt boende som redovisar en negativ avvikelse vid årets slut är korttidsvård och boendestöd. Under året har det varit fler placeringar än budgeterat då brukare, för att undvika vite, erbjudits korttidsplats i avvaktan på en ledig plats. Underskottet på boendestöd är en följd av en ökande ärendemängd för den nya och växande målgruppen med neuropsykiatrisk funktionsnedsättning. Verksamheten korttidsvård redovisar ett underskott på -2,0 mnkr och boendestöd ett underskott på -0,6 mnkr. Övriga verksamheter (ledsagning, kontaktpersoner och sysselsättning enligt SoL) uppvisar sammantaget en mindre positiv avvikelse om 0,4 mnkr. Resultatet för ordinärt boende har försämrats med -1,5 mnkr jämfört med prognosen i delåret augusti, vilket huvudsakligen beror på ökade volymer inom boendestöd och att volymerna inom hemtjänsten inte har minskat i den utsträckning som var tänkt. Hemtjänst Resultat Resultatet för hemtjänsten är en positiv avvikelse om +0,6 mnkr. Den positiva avvikelsen är en följd av lägre volymer än budgeterat för externa köp. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 8 av 29
Årsutfallet innebär en försämring av resultatet jämfört med prognosen i augusti med -1,1 mnkr. Resultatförsämringen beror delvis på lägre intäkter än budgeterat från migrationsverket men i huvudsak på nya beslut, en konsekvens av att insatser ändrats från personligt utformat stöd till hemtjänst. Boendestöd Resultat Resultatet för boendestödet är en negativ avvikelse om -0,6 mnkr. Boendestödet utförs endast i egen regi. Verksamhetsområdet boendestöd redovisar ett underskott vid året slut om -0,6 mnkr, i delåret augusti prognostiserats det med en budget i balans. Det försämrade resultatet förklaras av en fortsatt tillströmning av ärenden hänförliga målgruppen neuropsykiatrisk funktionsnedsättning. Personligt utformat stöd Resultat Resultatet för personligt utformat stöd är en positiv avvikelse om +1,9 mnkr, vilket uteslutande beror på minskade volymer. Resultatet sammanfaller med prognosen i augustibokslutet. Korttidsvård Resultat Resultatet för verksamheten korttidsvård är en negativ avvikelse om -1,2 mnkr, vilket beror på fler placeringar än budgeterat. Jämfört med prognosen i augusti redovisar korttidsvården en förbättring av resultatet med ca +0,8 mnkr, vilket förklaras av att insatser av olika skäl avslutats. Särskilt boende enligt SoL I kostnaderna för särskilt boende ligger kostnader för hemtjänst inom servicehus och boende för barn och vuxna samt kostnader för medicinskt färdigbehandlade. Resultat Resultatet för särskilt boende enligt SoL är en positiv budgetavvikelse om +2,2 mnkr, vilket beror på lägre kostnad per placering än budgeterat samt en placering mindre än budgeterat. Resultatet är i linje med prognosen i delår augusti. Riksfärdtjänst Kostnaderna för Riksfärdtjänst ligger i nivå med periodens budget. Nämnd och gemensamma kostnader Kostnaderna för nämnden ligger i nivå med periodens budget. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 9 av 29
Utfall per ansvarsområde 2015 Prognos augusti Bokslut 2014 Bokslut 2013 Utfall ansvarsområden Resultat 2015 Resultatområdeschef Utförare -2 907 0 853 1 888 Enhetschefer Boenden -6 675-3 500 230-616 Enhetschefer Daglig verksamhet/korttids -4 328-3 500-8 273-502 Enhetschefer Personlig assistans -430-1 000-2 381-2 335 Utförare -14 340-8 000-9 571-1 565 Myndighetschef barn- och ungdom Resultatområdeschef funktionshinder 971 1 000-1 151-10 986 Myndighet 971 1 000-1 151-10 986 Nämnd -21 0-2 286 15 Övergripande verksamheter OMS 253 0-39 2 089 Resultat nämnden -13 137-7 000-13 047-10 447 Vid årets slut har egenregiverksamheten ett negativt resultat om -14,3 mnkr och myndigheten ett positivt utfall om +1,0 mnkr. Egenregiverksamheten För egenregiverksamheten gjorde under året en inventering av den fysiska miljön inom alla verksamheter där syftet var att bland annat minska problemskapande beteenden hos vissa brukare, denna inventering beräknas fortgå även under delar av 2016. Anpassningen av den fysiska miljön och införandet av metodombud har resulterat i högre kvalitet för brukaren, minskad sjukfrånvaro och färre tillbud. Inom den interna verksamheten har man även arbetat med ledarskapet och de flesta resultatenhetschefer har eller kommer att delta i de utvecklingsgrupper som SK startade 2014 i syfte att stärka ledarskapet vilket i sin tur förväntas minska sjukfrånvaron på sikt. En del av de chefer som inte deltagit i utvecklingsgrupperna har istället fått enskild coaching. Arbetet med att minska kostnaderna för egenregiverksamheten sker kontinuerligt och det pågår ett arbete med att ständigt se över de olika verksamheterna. En fortsatt nära samverkan med myndigheten och ett effektivare sätt att gå ut med erbjudanden till brukarna bör även i fortsättningen kunna hjälpa egenregiverksamheten att få en bättre förtätning. På egenregiverksamhetens tre enheter inom korttids ska personalen samordnas för att minska vikariekostnaderna. Vidare ses möjligheterna över att minska med en kortidsverksamhet samt att utförandet av insatsen korttidstillsyn ses över. Verksamheterna ser kontinuerligt över brukarnas behov av boendeform för att öka möjlighet till rörlighet mellan de olika boendeinsatserna, t ex från gruppbostad till servicebostad och sedan vidare till boendestöd. Att skapa nya platser, samt förtäta befintliga platser, inom daglig verksamhet är ytterligare ett sätt att förstärka ekonomin inom verksamhetsområdet. Då andelen brukare till daglig verksamhet i egen regi ökar är man i behov av nya och välanpassade lokaler utifrån brukarens behov. Vid framtida lokalförändringar bör samlokalisering av verksamheter övervägas för att t ex underlätta personalplanering. Förutom kontinuerlig översyn och uppföljning av åtgärdsplaner ska det utökade samarbetet Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 10 av 29
med bemanningsservice ge ytterligare effekter som på sikt ska genererara en stabil ekonomi. Ett annat sätt att minska kostnaden inom VFF är att arbeta än mer aktivt med den övertaliga personal som finns inom området. Exempelvis kan övertalig personal utföra viss ledsagar- och avlösarservice samt att deras arbetstid i större utsträckning kan planeras av bemanningsservice. Arbetsgrupp för nya rutiner för övertalig personal har tillsatts. Myndighet Verksamheterna inom LSS har en negativ avvikelse mot budget om -1,3 mnkr exklusive lokaler. Inom området LSS är det främst bostad med särskild service som står för den stora avvikelsen (-5,4 mnkr) men balanseras upp av att personlig assistans LSS har en positiv avvikelse (+3,9 mnkr). SoL verksamheterna bidrar tillsammans till en positiv avvikelse mot budgeten om +2,8 mnkr exklusive lokaler. Detta beror till största delen på att volymerna för SoL-insatserna hemtjänst och personligt utformat stöd har varit lägre än budgeterat samt att det har varit färre placeringar på särskilt boende barn och ungdom. Den positiva avvikelsen är för dessa verksamheter +4,6 mnkr. Det som sänker resultatet är korttidsvården samt de gemensamma administrativa kostnaderna. Dessa uppvisar tillsammans en negativ avvikelse om -1,6 mnkr. Årets effektiviseringar Korttidsvistelse Verksamheten korttidsvistelse i egen regi har under året kännetecknats av en utveckling med vikande volymer, vilket medfört att personalstyrkan behövt anpassas efter aktuella volymer. Under 2015 utfördes i genomsnitt 235 dygn per månad medan lokalerna är anpassade för att utföra upp till 540 dygn per månad. Bemanningen har minskats med 3,0 tjänster. Övertalighet har kunnat lösas med naturliga avgångar. Under året har verksamheten bedrivits i tre separata hus. Möjligheterna att använda endast två av dessa lokaler ses över. Detta skulle kunna generera en effektivisering gällande driftskostnader men även en samordning gällande t ex nattpersonal. Daglig verksamhet Översyn görs 2016. Besparingspotential beror på vilka och hur många brukare som berörs. Effekten sannolikt mest långsiktig, och de kortsiktiga effekterna oklara. Verksamheten har ej ersatt en biträdande områdeschef. Bostad med särskild service Översynen görs 2016. Effekten sannolikt mest långsiktig, och de kortsiktiga effekterna oklara. Förtätning enligt boendeplan men även hemtagning är några av de spår det arbetas efter och som kräver nya lokaler och en samplanering med MÄF och lokalstyrgruppen. Verksamheterna ser generellt över övertaligheter samt schemaläggning, helg- och OB pass som redan har men i större utsträckning kommer att flyttas till vardagar. Arbete pågår Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 11 av 29
också med att minska övertidstimmar, vilket bl a ska åstadkommas genom ett redan påbörjat samarbete med bemanningsservice. Omorganisation barn- och ungdomsvård Handläggare inom barn- och ungdomsvård får sin arbetsplats flyttad till myndigheten i Luna och kommer därmed att ingå i en större personalgrupp. Syftet är att få en bättre struktur, och ett smidigare samarbete, i arbetet med övergången från barninsatser till vuxeninsatser. Med tanke på behovet av likvärdiga utbildningar och likvärdiga bedömningar och beslut så bidrar denna förändring till att främja en gemensamt högre kompetens. Avsikten är att det skall bli bättre för brukarna men även mer funktionellt för myndigheten och mindre sårbart ur ett personalperspektiv. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 12 av 29
1.2 Nettokostnadsutveckling Nämndens ram enligt Verksamhetsplan 2015 Volymavstämning LSS per 1 april 2015 Ny ram för omsorgsnämnden Volymavstämning LSS per 1 oktober 2015 695 972 tkr + 3 425 tkr 699 397 tkr + 1 565 tkr Kommunbidrag totalt 2015 700 962 Kostnader totalt perioden 1 016 773 Intäkter totalt perioden 302 674 Kommunbidrag totalt perioden 700 962 K/I tal 1,01 Resultaträkning 2015 RESULTATRÄKNING (tkr) Budget Utfall Bokslut Avvikelse Bokslut 2015 2015 2014 2013 INTÄKTER Avgifter och taxor 1 732 2 037 2 051-14 2 645 Hyror och arrenden 7 850 7 814 7 844-30 7 389 Driftbidrag 89 496 97 128 92 146 4 982 98 112 Övriga intäkter 1 753 6 132 5 361 771 7 566 SUMMA INTÄKTER 100 831 113 111 107 402 5 709 115 712 KOSTNADER Personal -272 771-280 993-276 644-4 349-276 022 Lokaler och anläggningar -30 507-32 158-31 766-392 -32 004 Material och tjänster -8 254-11 572-10 915-657 -23 037 Köp av prim verksamhet -430 124-442 028-421 885-20 143-389 336 Bidrag och transfereringar -59 652-59 795-56 697-3 098-57 372 Övriga kostnader 0 0-9 9-23 SUMMA KOSTNADER -801 308-826 546-797 916-28 630-777 794 Avskrivningar -413-562 -467-95 -424 VERKSAMHETENS NETTOKOSTNAD -700 890-713 997-690 981-23 016-662 506 Räntenetto -72-102 -158 56-70 Resultat före kommunbidrag -700 962-714 099-691 139-22 960-662 576 Kommunbidrag 700 962 700 962 678 093 22 869 652 129 RESULTAT 0-13 137-13 046-91 -10 447 Jämfört med år 2014 har nettokostnaden ökat med +23,0 mnkr. Intäkterna uppvisar en positiv avvikelse jämfört med föregående år om +5,7 mnkr. Här är det främst driftbidragen från försäkringskassan som bidrar till den positiva avvikelsen (+2 mnkr). Detta är ett resultat av att man har fler brukare med personlig assistans enligt SFB. Ett arbete har gjorts med att förbättra rutinerna för återsökningar från migrationsverket, vilket har fått genomslag och resulterat i att driftbidragen har ökat (+3,3 mnkr). Den främsta anledningen till att övriga intäkter är högre år 2015 är att landstinget har fakturerats för hälso- och sjukvårdskostnader avseende 2014 först innevarande år (ca 1 mnkr). Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 13 av 29
De ökade kostnaderna avser främst köp av externa platser. Under året har det varit en betydande ökning av kostnaderna för externt köpta korttidsplatser. Kostnadsökningen beror även på de nivåjusteringar som uppstod till följd av upphandlingen inom området bostad med särskilds service LSS. Kön inom bostad med särskild service har gjort att brukare har erbjudits korttidsplatser i avvaktan på en ledig plats. Avvikelsen för material och tjänster beror till stor del på konsultkostnader på grund av hög arbetsbelastning på myndigheten. Kostnaderna för bidrag och transfereringar är högre än samma period föregående år. En volymökning inom personlig assistans (SFB) är grunden för den ökade kostnaden och avser de första 20 timmarna som kommunen betalar till försäkringskassan. De ökade personalkostnaderna förklaras av att myndigheten har tillsatt vakanser samt anställt fler handläggare för att kunna genomföra tätare uppföljningar. Verksamhetsområden LSS Gemensamma kostnader LSS Nettokostnaderna har ökat med 9,1 mnkr, vilket främst beror på att myndigheten har utökat, men även tillsatt flera tjänster som under en lång period varit vakanta under år 2014. Myndigheten har även haft behov av konsulter på grund av den höga arbetsbelastningen. Skillnaden förklaras också av att kostnaderna för HSL-verksamheten blivit högre än de ursprungliga beräkningarna. Vid årets slut redovisar HSL-verksamheten ett underskott på drygt -1,5 mnkr. Personlig assistans Nettokostnaden för personlig assistans uppgår till 94,3 mnkr för perioden. För samma period 2014 låg nettokostnaden på 97,0 mnkr, vilket ger en minskning med 2,8 %. Volymerna har under samma period ökat med 2,4%, 343 tusen timmar 2015 mot 335 tusen 2014. Att nettokostnaden är lägre för 2015 förklaras av att driftbidragen från försäkringskassan har ökat mot föregående år i o m att fler brukare blivit beviljade personlig assistans SFB. Det är brukare som har blivit beviljade personlig assistans SFB som har resulterat i att kostnaden har sjunkit då kommunen endast står för kostnaden för de 20 första timmarna i veckan. Nettokostnadsminskningen beror till viss del också på högre intäkter för återsökningar från migrationsverket jämfört med år 2014. Den ökade bemanningen hos myndigheten har möjliggjort regelbundna uppföljningar av beslut och insatser vilket säkerställt att brukarna har fått rätt stöd. Kostnads- och volymförändring De interna kostnaderna uppgår till 72,8 mnkr, vilket är en ökning på 0,1 % mot samma period föregående år. Med hänsyn till detta är de interna kostnaderna i stort oförändrade, volymerna har för samma period ökat med 2,0 % till 37 839 timmar. Att nettokostnaderna minskat medan volymerna gått i motsatt riktning förklaras av övertalighet i verksamheterna. En kostnad som egenregiverksamheten har haft under året är kostnaden för den del av jourtiden som Försäkringskassan inte ersätter. Det förekommer även en skillnad i heltidsmåttet för egenregiverksamheten jämfört med externa utförare. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 14 av 29
Kostnaderna för köp externt uppgår till 88,8 mnkr, vilket innebär en kostnadsökning på 3,1 %. Volymerna har för samma period ökat med 2,2 %, till 304 500 timmar. Avlösarservice/ledsagarservice/kontaktpersoner enligt LSS Nettokostnaden för år 2015 var 16,1 mnkr, mot 16,2 mnkr samma period föregående år. Nettokostnaden för avlösar- och ledsagarservice LSS (exklusive kontaktpersoner) är för perioden 7,0 mnkr. För samma period 2014 var kostnaden 6,5 mnkr vilket innebär en ökning på 7,7%. Volymerna har för 2015 varit ca 30 230 timmar, vilket innebär en volymökning på 4,5 %. Att nettokostnaden har ökat mer än volymerna förklaras delvis av ett förändrat sätt att fördela eller redovisa kostnader för den administrativa personalen på de olika verksamheterna vilket resulterat i en ökad kostnad här om ca 0,5 mnkr. Korttidshem/korttidstillsyn enligt LSS Nettokostnaden för år 2015 var 28,3 mnkr, vilket är ökning på 13,2 % mot föregående år. Ökningen beror främst på köp av fler externa korttidsplatser. Kostnads- och volymförändring För egenregiverksamheten för både korttidshem och korttidstillsyn har kostnaderna för år 2015 varit 15,0 mnkr, en kostnadsminskning på 1,7 mnkr eller 9,9 %. Med anledning av ett tätt samarbete mellan de båda verksamhetsområdena har det blivit svårt att särskilja kostnaderna för respektive verksamhet. Det bidrar till att det blir svårt att ställa kostnader mot volymer. Volymerna på korttidshem har minskat från 2014 medan volymerna för korttidstillsynen har ökat under samma period, från i snitt 12 brukare 2014 till 14 brukare under 2015. För myndigheten har kostnaden för externa köp för år 2015 varit 11,8 mnkr, en kostnadsökning med 68,5% (4,5 mnkr). Volymökningen beror på att brukare erbjudits korttidsplats i avvaktan på en plats inom boende med särskild service. För korttidstillsynen har antalet dygn ökat från 569 under 2014 till 700 dygn år 2015, motsvarande en kostnadsökning om ca 0,2 mnkr. Bostad med särskild service enligt LSS Nettokostnaden för perioden är 338,5 mnkr, vilket innebär en ökning på 3,9%. Ökningen beror främst på köp av externa platser. Kostnads- och volymförändring För egenregiverksamheten har kostnaderna för perioden varit 115,4 mnkr, vilket innebär en kostnadsökning på 3,9%. Genomsnittet för antalet brukare under året uppgick till 131 vilket i stort sett är oförändrat från föregående år. Kostnadsökningen beror till största del på ökade kostnader för personal på grund av ökade och förändrade behov hos brukare. OB kostnaderna har från föregående år ökat med 10,7%, vilket motsvarar 0,7 mnkr. För köp av externa platser har myndigheten haft en kostnad om 239,3 mnkr, vilket innebär en kostnadsökning på 4,8%. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 15 av 29
Kostnaden för boende för barn och ungdomar har haft en kostnadsökning med 10,1% mellan år 2014 och 2015. Antalet brukare har i snitt varit 9, vilket är oförändrat från föregående år. Inom boende LSS för de som har psykiatrisk diagnos finns 17 brukare, varav 16 är placerade internt. Det har under perioden inte varit någon volymförändring. För bostad med särskild service har kostnaderna för externa köp ökat med 2,2% till 147,7 mnkr 2015. Medelantalet brukare har för år 2015 ökat med 4,3% till 239 under 2015. Antal helårsplatser för vuxna avseende bostad med särskild service Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec för perioden Intern 2013 122 123 123 122 124 127 127 127 128 127 127 128 124 Extern 2013 223 223 227 226 227 227 227 229 226 227 229 230 226 Totalt 2013 345 346 350 348 351 354 354 356 354 354 356 358 351 Intern 2014 128 128 129 131 132 139 132 137 136 134 133 131 132 Extern 2014 226 226 226 227 229 233 233 235 236 236 236 239 229 Totalt 2014 354 354 355 358 361 372 365 372 372 370 369 370 361 Intern 2015 129 129 131 132 130 131 131 133 133 132 131 132 131 Extern 2015 238 238 240 238 238 238 238 240 240 237 240 240 239 Totalt 2015 367 367 371 370 368 369 369 373 373 369 371 372 369 Budget 2015 368 368 368 370 370 370 370 370 370 370 370 370 370 Antalet platser räknat från fakturor och interna resursfördelningen, ej via verksamhetssystemet Daglig verksamhet enligt LSS Nettokostnaderna för daglig verksamhet enligt LSS är för år 2015 126,6 mnkr, vilket innebär en ökning på 1,5%. Kostnads- och volymförändring För egenregiverksamheten har kostnaderna för år 2015 varit 50,8 mnkr, vilket innebär en kostnadsökning på 1,2%. Antalet brukare som har nyttjat sin plats har minskat något från 270 under 2014 till 268 under 2015. Det är en marginell minskning med 0,7%. Det är en stor skillnad mellan antalet verkställda platser och antalet brukare som utnyttjar sin dagliga verksamhetsplats. Ett stort arbete har gjorts med att hitta rätt arbetsplats till respektive brukare samt att motivera brukare att gå till den dagliga verksamheten, men den tiden syns inte i de siffror som tas fram för att göra jämförelser mellan beläggning och kostnader. Egenregiverksamheten får inte ersättning annat än för de dagar som brukare utnyttjar sin plats. De brukare som inte utnyttjar sin plats tenderar att stanna hemma på boendet vilket genererar ökade kostnader för personal för boendet. För köp externt har kostnaderna för år 2015 varit 81,6 mnkr, vilket innebär en ökning på 1,7%. Volymerna har under samma period minskat med 3%. Kostnadsökningen förklaras av högre priser enligt avtal. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 16 av 29
Verksamhetsområden SoL Hemtjänst Nettokostnaderna för hemtjänsten är för år 2015 14,0 mnkr, det innebär en minskning på 3,3%. Volymerna uppgår år 2015 till 48 460 timmar, vilket är en volymminskning på 10,8%. Att inte nettokostnaderna har minskat i samma utsträckning som volymerna beror på att intäkterna från migrationsverket har varit 0,8 mnkr lägre under år 2015 mot samma period 2014. Kostnaderna för perioden 2015 var 16,6 mnkr, vilket är en minskning med 9,0%. Utförda timmar hemtjänst under 65 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 2012 2013 2014 2015 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Boendestöd Nettokostnaden för verksamheten är för år 2015 15,5 mnkr, vilket innebär en ökning med 10,4%. Antalet timmar för boendestöd ligger totalt på 40 750 timmar för perioden, vilket är en volymökning på 11,9%. För egenregiverksamheten som utför insatsen har kostnaderna mot föregående år ökat med 9,2% till 15,3 mnkr. Volymökningen beror på nya ärenden hänförliga målgruppen med neuropsykiatrisk funktionsnedsättning samt att ärenden inom korttidsvård ändrats till boendestödsinsatser. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 17 av 29
Utförda timmar boendestöd 4 000 3 500 3 000 2 500 2 000 1 500 1 000 500 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2012 2013 2014 2015 Personligt utformat stöd Nettokostnaderna för verksamheten är för år 2015 5,2 mnkr, vilket är en minskning på 39,5%. Antalet timmar för insatsen personligt utformat stöd uppgick under året till 17 916, vilket innebär en volymminskning på -55,9%. Att nettokostnaderna inte har minskat i samma omfattning som volymerna beror på att det har inte inkommit några intäkter från migrationsverket år 2015. År 2014 renderade återsökningarna från migrationsverket i intäkter motsvarande ca 400 tkr. Kostnaderna för köp externt är för i år 0,2 mnkr, och fr.o.m. juni månad utfördes all verksamhet i egen regi. Utförda timmar personligt utformat stöd 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 2012 2013 2014 2015 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Korttidsvård Verksamhetens nettokostnader är för år 2015 2,8 mnkr mot 3,1 mnkr samma period föregående. Antalet dygn uppgick år 2015 till 864 mot 917 föregående år. Särskilt boende enligt SoL Nettokostnaderna för området är för år 2015 26,3 mnkr, vilket innebär en minskning med 6,5%. Volymerna för området har ökat med 11,1% från samma period föregående år. En minskad nettokostnad trots volymökningen beror på lägre kostnader för placeringar för Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 18 av 29
verksamheten boende för barn. Den positiva avvikelsen har konstant ökat under året, vilket beror på att det har varit en placering mindre än budgeterat. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 19 av 29
1.3 Investeringar För 2015 finns Ks/Kf beslutade investeringar om 2 mnkr avsatta till omsorgsnämnden enligt mål och budget. Av dessa medel har det förbrukats ca 200 tkr. Nämnden har även en reinvesteringsram uppgående till 443 mnkr, av vilken det inte har förbrukats något år 2015. Sid 20 av 29
2. Måluppföljning helår 2015 KF 1 Brukarinflytande ska öka 1. Nämndens mål: Öka brukarnas delaktighet att påverka sin vardag Delaktighet, kommunikation och uppföljning behöver vidareutvecklas så att brukarna i högre grad ska kunna påverka sin vardag och på så sätt uppleva att de får ett självständigt liv. Lägesbedömning: Har brister Mätetal Resultat Analys 1. Andelen genomförandeplaner (eller annan dokumenterad lösning) där insatserna genomförs enligt plan. Mål: 85% Resultat: 95% = Bra Andel genomförandeplaner där insatserna genomförs enligt plan är 95% vilket är mycket bra resultat. Daglig kontroll görs på individnivå om insatserna är genomförda enligt plan. 2. Deltagande i brukarforum på verksamhetsnivå 3. Andelen av alla beslutade insatser som följs upp årligen Mål: 80 % Resultat: 68% = Har brister Mål: 75 % Resultat: 94%= Bra Inom daglig verksamhet har 85 % av arbetstagarna deltagit på APTmöten, vilket är bra. Inom bostad med särskild service är det 50% av brukarna som har deltagit på husmöten, vilket är under målet. Genomsnitt för deltagande i brukarforum är 68%. Deltagande är frivillit och personalen arbetar för att öka deltagandet i brukarforum. Myndigheten för vuxna har gjort uppföljning i 90 % av alla pågående insatser, vilket är mycket bra. Enheten för barn o unga har gjort uppföljning av 98,5 % av alla insatser vilket är mycket bra. Handläggarna arbetar systematiskt med uppföljningar och använder drifttavlor för att följa upp hur man ligger till varje månad. Sid 21 av 29
KF 2 Fler brukare får ett sammanhållet stöd utifrån sina individuella behov För att kunna ge brukaren ett sammanhållet stöd utifrån individuella behov behöver det finnas en samsyn kring brukarens behov mellan olika aktörer. Nuvarande och nya samverkansformer med andra aktörer ska utvecklas. Nämndens mål Den individuella planen är basen för ett sammanhållet stöd och alla som har behov av samordning ska erbjudas en plan. Att förbättra samsynen och kommunikation av den individuella planen är en del i målet. Lägesbedömning: Har brister Mätetal Resultat Analys Andel brukare som har en IP (individuell plan). Mål: 75 % Resultat MÄF: 5 % av alla brukare (31 st) har fått en individuell plan. Nämndens mål är inte uppfyllt, dock har alla brukare som har begärt fått en plan upprättad. Myndigheten för äldre och personer med funktionsnedsättning (MÄF) informerar alla som får beslut om insats om möjligheten att få en individuell plan upprättad. De 31 brukare som har önskat har fått en individuell plan (= 5 % av alla brukare med pågående insatser). Resultat Enheten för barn o unga: 3 % av alla brukare (12 st) har en IP Nämndens mål är inte uppfyllt, dock har alla brukare som har begärt fått en plan upprättad. Enheten för barn o unga informerar alla som ansöker om insatser att man kan få en samordnad individuell plan. Inom Enheten finns 12 Individuella planer/sip för barn och unga som har följts upp under 2015. Syftet med individuell plan är att samordna planeringen av olika insatser som ges från olika huvudmän t.ex. landsting och kommun. Om brukaren inte har behov eller inte vill så kan handläggare inte upprätta en individuell plan. Informationen bör förbättras och ges både muntligt och skriftligt och anpassat till varje brukare. Oavsett detta så är målet att 75 % av alla brukare ska ha en individuell plan inte realistiskt då brukarna inte har behov eller efterfrågar individuell plan i den omfattningen. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 22 av 29
Strategiska utvecklingsuppdrag för verksamhetsområdet Insatser ska så långt som möjligt baseras på evidensbaserad praktik eller beprövade arbetsmetoder för att öka kvaliteten och tryggheten för brukaren. Evidens kommer från vetenskapliga studier om insatsers effekter. Eftersom det inte finns vetenskaplig kunskap om alla insatser som används i socialt arbete får man i vissa fall stödja sig på andra källor som säger något om nyttan med insatserna. Det viktiga är att vara öppen med vilken kunskap som finns om insatserna och att följa upp resultatet för de enskilda individerna. 1. Utveckla formerna och modellen för individuell plan i enlighet med 10 LSS: Alla brukare får information om individuell plan i samband med beslutet om att insats beviljas. När en brukare önskar en individuell plan sammankallar handläggaren till ett möte med de parter som utför insatser för brukaren och insatserna samordnas i en individuell plan. Under året har nya mallar tagits fram för att underlätta för handläggarna när en individuell plan ska upprättas. När det gäller barn och unga med funktionsnedsättning som har insatser från både kommun och landsting används en modell för samordnad individuell plan (SIP) som kallas Min plan som är framtagen av KSL. Redovisning av hur många SIP som har gjorts varje år följs upp enligt överenskommelsen mellan staten och SKL om åtgärder för att minska psykisk ohälsa (PSYNK). En enkät kallad SIP-kollen är framtagen av SKL som ska ges till barn och unga för att utvärdera hur de upplever inflytande och delaktighet under sitt SIP-möte. Enkäten har dock inte börjat användas i Södertälje men fortsatt arbete ska ske under 2016. För att underlätta att få in svar och hantera brukarenkäten behöver det finnas bärbar dator eller läsplattor inom varje enhet vilket saknas idag. 2. Biståndsbedömningen ska kvalitetssäkras i överlämnandet av beslut till de som ska genomföra insatserna. En bättre modell som används vid överlämning, krav och uppföljning ska tas fram. Myndigheten och utförare har skapat gemensamma forum för att diskutera frågor om överlämning och uppföljning vilket har lett till bättre samverkan. Ett nytt dokument har också tagits fram för information till utförarna vid avslut av insats. Under hösten har arbete pågått inom myndigheten med uppdatering av processer och rutiner för utredning, beslut och uppföljning av insatser. Nya rutiner och mallar har tagits fram för beställning av insatser där handläggaren beskriver brukarens behov och målet med insatsen. Särskilda rutiner gäller för insatserna bostad med särskild service och daglig verksamhet för att tydliggöra processen och förkorta tiden mellan beslut och verkställighet. Utbildning i dokumentationsföreskrifter har genomförts inom Enheten för barn och unga. Kravet på vad en beställning ska innehålla har tydliggjorts och en ny rutin för beställning har gjorts utifrån dokumentationsföreskrifterna. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 23 av 29
3. Myndigheten ska kartlägga och beskriva/ visualisera huvudprocessen i handläggningen av biståndsbedömning av sökta insatser LSS/SoL. Handläggningsprocessen för utredning och uppföljning av insatser enligt LSS och SoL är kartlagd och visualiserad både inom myndigheten MÄF och Enheten för barn och unga. Varje pågående utredning finns markerad på en tavla för varje team. Tavlan visar var i processen som utredningen befinner sig, vilken handläggare som är ansvarig samt hur lång tid utredningen har pågått. Gruppcheferna följer upp status på drifttavlan tillsammans med sina handläggare varje vecka. Myndigheten har också en drifttavla för pågående insatser fördelade per handläggare och vilken månad som insatsen ska följas upp. Processen för beslut om insatser som tar längre tid att verkställa p.g.a resursbrist eller matchning (t.ex. boende, kontaktperson) ska också visualiseras på en drifttavla. Väntetiden för verkställighet ska hållas inom 3 månader för inte att kommunen ska riskera att dömas att betala s.k. särskild avgift till staten. Drifttavlorna upplevs som ett bra verktyg för att få överblick av hur handläggarna ligger till med utredningar, uppföljningar och verkställighet av insatser. Myndigeten har fått bättre kontroll över utredningar och uppföljning av insatser och ledningen kan ta beslut om omprioritering eller andra åtgärder för att processen ska följa normalläget. 4. Myndigheten ska utveckla och förbättra processen Övergång till vuxenlivet genom utökad samverkan mellan skolan och enheterna för stöd till funktionsnedsatta barn samt vuxna. Handläggare för vuxna har under året medverkat vid informationsmöten för elever och föräldrar på gymnasiesärskolan. Handläggare för barn och unga medverkar i möten med elever och föräldrar på individnivå och ger information under sista året i skolan. Handläggare är behjälpliga med överlämningsmöte till vuxenhandläggare, tar reda på specifik information och hänvisar vidare till rätt instans o.s.v. Enheten har rutiner för överföring av ärenden till LSS-handläggare för vuxna samt till Vuxenenheten/allmänpsykiatriska enheten. En överenskommelse tecknades genom Samordningsförbundet i aug 2015 som innebär ökat samarbetet mellan kommunen (Utbildningskontoret och Social-och omsorgskontoret), Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Syftet är förbättra möjligheterna för unga vuxna med funktionsnedsättning att få arbete på arbetsmarknaden eller annan sysselsättning efter avslutad skolgång. Det finns även anhörigstödjare inom Myndigheten som kan ge stöd till föräldrar och anhöriga vid övergången till vuxenlivet. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 24 av 29
KF 3 Kompetensen för medarbetaren ska öka för att kunna se brukaren i ett helhetsperspektiv Rätt kompetens är viktigt och nödvändigt för den medarbetare som beslutar om insatserna och för den medarbetare som ger stöd, service och omsorg. Med rätt kompetens kan medarbetaren besluta om och ge insatser av god kvalitet utifrån ett helhetsperspektiv. Nämndens mål 1. Rätt kompetens för sitt uppdrag Nämndens ambition för året är att genom utvecklingsuppdragen tydliggöra vilken kompetens som krävs för utförarverksamheten i egen regi (VFF). Lägesbedömning: Ok Mätetal Resultat Analys Andelen medarbetare som har en kompetensplan utifrån verksamhetens behov Mål: 90% Resultat: 93 % = Ok 93 % av all personal inom Verksamheten för personer med funktionsnedsättning (VFF) har en kompetensutvecklingsplan. Vid nyrekrytering ställs krav på rätt kompetens (gymnasienivå) utifrån allmänna råd SOSFS 2014:2 Kompetensinventeringen visar att knappt 50 % av AB-anställd personal uppfyller Socialstyrelsens allmänna råd gällande kompetens. Kompetenshöjande åtgärder behöver sättas in under kommande år för att säkerställa att insatserna för personer med funktionsnedsättning utförs med god kvalitet. Strategiska utvecklingsuppdrag för verksamhetsområdet Insatser ska så långt som möjligt baseras på evidensbaserad praktik eller beprövade arbetsmetoder I alla egenregiverksamheter finns välfungerande metodombud Alla enheter inom utförarverksamheten VFF har metodombud som träffas regelbundet med verksamhetsutvecklare 2-3 ggr/termin. Syftet är att utveckla arbetsmetoder för att förstärka brukarnas möjlighet till inflytande och delaktighet, öka personalens engagemang, samt minska problemskapande beteende hos brukare. Daglig verksamhet har idag 12 metodombud, personlig assistans har 23 ombud och boende har 21 utsedda metodombud. På personalmöten finns tillfälle att förankra metodfrågorna till alla medarbetare. VFF har startat ett projekt med sex enheter inom boende, dv, pers.ass o korttids för att utveckla metoder för delaktighet Projektet kommer att fortsätta under 2016 med hjälp av verksamhetsutvecklare inom området. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 25 av 29
Övriga utvecklingsuppdrag inom området Utveckla metoder och arbetssätt för myndighetsutövning inom funktionshinderområdet. Arbetet med att utveckla metoder och arbetssätt pågår ständigt inom myndigheten MÄF och Enheten för barn och unga med funktionsnedsättning. Rutiner är uppdaterade och implementerade för utredning och uppföljning av insatser. Myndigheten har utökat antalet handläggartjänster samt rekryterat nya handläggare. Handläggarna har ärendehandledning med extern handledare samt metodstödstillfällen regelbundet varannan vecka med olika fördjupningsteman som t.ex: personkretstillhörigheten, personlig assistans, daglig verksamhet samt kontaktmanaskapet. Kompetensutveckling för handläggare som är genomförd under 2015: - Nationell utbildning för LSS handläggare 7,5hp, framtagen av Socialstyrelsen - Socialt rätt 7,5 hp för handläggare utan socionomexamen - Utbildning i nya dokumentationsföreskrifter - MI (motiverande samtal) utbildning - Juridisk utbildning i förvaltningsrätt, offentlighet samt sekretesslagen - Utbildning i SoL, LSS och betalningsansvarslagen under december 2015 Myndigheten har arbetat aktivt med förbättring och utveckling av samverkansprocesser, t.ex. samarbete med LSS-handläggare för barn vid överlämning av ärende, samarbete med landstinget vid samordnade individuella planer, samt samarbetet med Försäkringskassan. Enheten för barn och unga har arbetat mycket med att ta fram och uppdaterat sina rutiner för handläggning och uppföljning. Enheten har genomfört flera förbättringar när det gäller metoder för utredning, t.ex. för utredning av personlig assistans och förtydligat handläggningsprocessen. Enheten har haft metodstöd och diskuterat barnperspektivet och hur barnen på bästa sätt ska komma till tals i utredning och uppföljning. Enheten har gjort en ny styrtavla för att synliggöra samtliga utredningar på enheten och fått bättre överblick, gemensam kontroll och ansvar. Gruppen har arbetat fram en gemensam informationspärm som innehåller information att ha med vid ett nybesök. En generell introduktionsplan har tagits fram för att användas vid nyanställning. En struktur med dokument som beskriver vilka förväntningar som finns på varje nivå i organisation skall tas fram. Utifrån dessa beskrivningar tas sedan fram åtgärder för möjliggöra att medarbetare och chefer skall kunna nå dessa förväntningar. Myndigheten och Enheten för barn och unga följer kommunens policy för medarbetare och chefer. Förväntningar mellan chef och medarbetare följs upp i enskilda medarbetarsamtal. De dokument som används är arbetsplaner som upprättas mellan områdeschef och respektive resultatenhetschef där mål och uppdrag definieras liksom hur uppföljning av målen ska ske till områdeschef. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 26 av 29
Verksamheten (VFF) har tagit upp värdegrundsfrågor med personalgrupperna på APTmöten och gått igenom material om kommunens krav och förväntningar som finns på medarbetare och chefer. 3. Personal Södertälje kommun som arbetsgivare KF-mål 4: Sjukfrånvaron ska minska varje år för att på sikt för kommunen totalt ligga på högst 5 procent Nämndens mål 1. Sjukfrånvaron inom omsorgsnämndens område ska minska Mätetal Målnivå 2014 2015 2015 Den totala sjukfrånvaron ska minska 7,98 % 8,77 % 6,2 % Sjukfrånvaron ligger för en tolvmånaders period i december på 8,77 procent, vilket är 0,79 procentenheter högre än 2014. Av den totala sjukfrånvaron är 56,8 procent sjuka längre än 60 dagar, vilket är en ökning med ca 8 procentenheter jämfört med 2014 (48,91%). Nämndens mål på 6,2 procent uppnås därmed inte för 2015. Lägesbedömning i bokslutet 2015 för KF-målet: har brister Åtgärder: Under året har arbete med målbrytning av sjukfrånvaron per enhet skett. Varje enhet sätter ett mål i procent och utifrån målet tas sedan en handlingsplan fram. Exempel på åtgärder är arbete med bra ledarskap, att medarbetarna får en bra arbetsmiljö med rimlig arbetsbelastning. Vidare arbetar enheterna med rehabilitering för medarbetare som behöver det tillsammans med företagshälsovården. En viktig del är också samarbetet med HRavdelningen. 4.Sammanfattande GEH-bedömning för nämnden Ekonomi Nämndens verksamhetsmål Personalmål Nämndens sammanfattande bedömning Har brister Har brister Har brister Har brister Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 27 av 29
5. Framtida utveckling Överföring HSL- insatser från landsting till kommuner Från och med den 1 oktober 2015 övertog kommunerna i Stockholms län hälso- och sjukvårdsansvaret i boende med särskild service och daglig verksamhet enligt LSS. Läkarinsatserna påverkas inte utan fortsätter vara landstingets ansvar. Förändringen avser basal hemsjukvård, inklusive enstaka hembesök och primärvårdsrehabilitering, i bostad med särskild service och daglig verksamhet enligt LSS. Även förskrivning och kostnadsansvar för vissa hjälpmedel till målgruppen ingår. För att möta det nya ansvaret har kommunen har skapat en ny organisation med ett LSS team bestående av sjuksköterskor, arbetsterapeut och fysioterapeut. LSS- teamet ansvarar för bostad med särskilde service och daglig verksamhet i kommunal regi och de privata aktörer som valt att sluta avtal med kommunen. Först år 2018 ger skatteväxlingen tillräckliga intäkter till kommunen för att täcka de förväntade kostnaderna. Det är därför av stor vikt att kostnadsutvecklingen och efterfrågan av LSS- teamet följs under kommande år. Strategi för daglig verksamhet Social- och omsorgskontoret har tagit fram ett förslag på strategi för daglig verksamhet enligt LSS 2016-2018. De senaste årens trend har uppvisat ett svagt minskande antal brukare. Inte heller under prognosperioden 2016-2018 förväntas i dagläget någon volymeller kostnadsökning. Under hösten 2015 genomfördes en upphandling av daglig verksamhet i enskild regi. Genom upphandlingen regleras priserna per nivå vilket ger likvärdiga villkor för alla enskilda verksamheter. Inom den kommunala verksamheten har samverkan med arbetsförmedlingen och försäkringskassan intensifierats under 2015. Resultatet av detta arbeta är att det kommer möjligöra för fler personer att få lönebidragsanställning under 2016. Planen för daglig verksamhet enligt LSS revideras varje år som underlag till Mål och budgetarbetet. AST (neuropsykiatri) Av det regionala vårdprogrammet för ADHD, lindrig utvecklingsstörning och autismspektrumtillstånd (AST) hos barn, ungdomar och vuxna framgår att AST används som en paraplyterm för flera olika besläktade, men sinsemellan olika, beteendeavvikelser. Målgruppen har trendmässigt hittills ökat och bedömningen är att den kommer att fortsätta öka. En viktig och stor utmaning på sikt blir att tillmötesgå dessa nya och tilltagande behov. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 28 av 29
Revisionsrapport- ekonomisk styrning och uppföljning inom omsorgsnämnden Under 2014 genomfördes en revisionsrapport som granskade nämndens ekonomiska styrning och uppföljning (Revisionsrapport nr 6/2014). I rapporten belyses flera områden som behöver åtgärdas. Omsorgsnämnden har uppdraget att ta fram en strategi för hur omsorgsnämnden ska säkerställa en ändamålsenlig och konstadseffektiv verksamhet. Uppdraget ska redovisas 1 april 2016 och då genomförs även en uppföljning av revisionsrapporten. Södertälje kommun, Årsbokslut Omsorgsnämnden 2015 Sid 29 av 29
Bilaga 1 Helårsbokslut 2015 - Investeringssammanställning, nämnd: (tkr) KF/KS beslutade investeringar Projekt nr 86113/ mfl Avräkning mot projektanslag Årets investeringsbudget Totalt Total utg/ink Prognos för Avvikelse Invest. Avslutas projektanslag tom 2015-12- hela för budget Förbrukn detta Projektnamn 31 projektet projektet 2015 2015 Avvikelse bokslut inventarier/ombyggnation DV 100 202-102 100 202-102 Miljöanpassningar 300 300 300 300 Utemiljö 50 50 50 50 Utbyte av inventarier 50 50 50 50 Ombyggnation Korttids 100 100 100 100 Övrigt 400 400 400 400 Miljöanpassningar 200 200 200 200 Förråd Ådala 50 50 50 50 Ombyggnation Fornhöjden 50 50 50 50 Utbyte av inventarier 150 150 150 150 Utemiljö 80 80 80 80 Baslgh/serviceboende 200 200 200 200 förtätning 70 70 70 70 Arbetstekniska hjälpmedel 200 200 200 200 Övrigt 0 0 Prognos slutdatum (år/månad) Pågående (totalt) investeringar som inte har aktiverats 31/12 2015 Summa KF/KS beslutade invest 2 000 0 202 1 799 2 000 202 1 799 0 0 0 Nämndbeslutade investeringar 0
Bilaga 1 S:a investeringar totalt 2 000 0 202 1 799 2 000 202 1 799 Avskrivningar (tkr) 2015 utfall 2016 prognos 2017 prognos 562 200 200 Kommentarer: Inventeringen av nödvändiga åtgärder för miljöanpassningar påbörjades under året på daglig verksamhet men blev inte klara i tid. Orsaken till detta var förseningar p g a omorganisation och chefsbyten. Problem med upphandling runt tänkt ombyggnation/lokalanpassningar har också bidragit till uppkomna förseningar. Utbildning om investeringar till samtliga chefer inom VFF är inplanerat i februari 2016. Under året har det genomförts vissa lokalanpassningar, dessa har belastat driften eftersom de inte uppfyllt villkoret för att bokföras som investeringsutgift på ett basbelopp. Inventeringen av bl a arbetstekniska hjälpmedel har slutförts och arbetet med åtgärder och anpassningar för att minska problemskapande beteende med metod och även lokalanpassningar fortgår under år 2016.
Bilaga 2 Uppföljning av kommunfullmäktiges mål och inriktning Helårsbokslut 2015 Verksamhetsområde Ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet Utbildning Näringsliv och högskola Arbete och försörjning Omsorg om barn ungdomar och vuxna Verksamhet för personer med funktionsnedsättning Äldreomsorg Kultur- och fritid Samhällsbyggnad och offentlig miljö Läge Sammanfattande lägesbedömning för verksamhetsmålen: Lägesbedömning sammantaget för området Personer med funktionsnedsättning: Har brister Verksamhet för personer med funktionsnedsättning KF-mål 1 Brukarinflytandet ska öka. Uppföljning: (OMS) 1) Nämndens mål är att 85% av insatserna genomförs enligt genomförandeplaner eller annan dokumenterad lösning. Resultat: Målet är uppfyllt. 95 % av insatserna genomförs enligt individuella genomförandeplaner. Daglig kontroll görs på individnivå om insatserna genomförts enligt brukarens genomförandeplan = Bra 2) Nämndens mål är att 80% av brukarna ska delta i brukarforum. Resultat: Målet är inte uppfyllt. Deltagande i brukarforum är i genomsnitt 68% = Har brister Kommentar: Deltagande i brukarforum är frivilligt. Personalen arbetar aktivt för att öka deltagandet och inflytandet för den enskilde brukaren t.ex. genom att motivera till att delta i brukarforum som APT-möten och husmöten där brukarna ges möjlighet att påverka och vara delaktiga. Deltagandet i brukarforum mäts varje månad. Inom daglig verksamhet är andelen deltagare på APT-möten 85 % (bra). Inom bostad med särskild service är deltagandet på husmöten 50 % (har brister). Genomsnitt för hela VFF blir 68%. Under 2016 sker fortsatt arbete med metodutveckling för att öka deltagandet i brukarforum. 1