1(10) Årsbokslut För. för Arkiv och Informationsförvaltning 802475-9097 Styrelsen för För. för Arkiv och Informationsförvaltning får härmed lämna sin redogörelse för föreningens utveckling under räkenskapsåret 2015-01-01-2015-12-31 Om inte annat särskilt anges, redovisas alla belopp i heltal kr (sek). INNEHÅLLSFÖRTECKNING SIDA - Verksamhetsberättelse 2 - Resultaträkning 7 - Balansräkning 8-9 - Tilläggsupplysningar 9 - Underskrifter 10
802475-9097 2(10) Verksamhetsberättelse 2015 Styrelsen för För. för Arkiv och Informationsförvaltning får härmed avge årsredovisning för räkenskapsåret 2015-01-01 2015-12-31 FLERÅRSÖVERSIKT 1501-1512 1310-1412 Nettoomsättning 697 010 487 450 Resultat efter finansiella poster 55 087 1 286 070 Avkastning på eget kapital % 5 79 Balansomslutning 1 734 858 1 732 038 Soliditet % 97 94 Förslag till vinstdisposition Styrelsen föreslår att till föreningsstämmans förfogande stående vinstmedel: Balanserat resultat 1 286 069 Årets resultat 88 087 Summa 1 374 156 Disponeras enligt följande: Avsättning till ändamålsbestämda medel 50 000 Till nästa år balanseras 1 324 156 Summa 1 374 156 LEIF PAULSENS STIPENDIEMEDEL Avsatt vid årets ingång 349 239 Utdelade stipendier 37 500 Resultat av investeringar 0 Utgående saldo vid årets utgång 311 739
802475-9097 3(10) Inledning Föreningen har under året inlett ett samarbete med FALK - Föreningen för Arkivverksamma inom Landsting och Kommuner vilket inneburit att våra medlemmar kunnat erbjudas en FALKs vårkonferens till medlemspris och FALKs medlemmar kunnat delta på vår höstkonferens till medlemspris. Vi har också under året för första gången medverkat som utställare på MSBs konferens i september. Styrelsen har under året startat upp en arbetsgrupp kring utbildningsfrågor vilket som ett första steg resulterat i en workshop om det viktiga förberedelsearbetet inför e-arkivering. Styrelsen för Föreningen för arkiv och informationsförvaltning får härmed avge berättelse för verksamhetsåret 2015. Styrelsen: Ordförande Katarina Ekelöf Viceordförande Lars Lundqvist Sekreterare Barbro Kvist Dahlstedt Kassör Börje Sjöman Dessa fyra utgör föreningens arbetsutskott. Övriga ledamöter Övriga funktionärer Revisorer Revisorssuppleanter Valberedning Carolina Brandes Lee Englund Lisa Hammar Johan Jacobsson Inger Mattsson Göran Samuelsson Désirée Veschetti Holmgren Peter Wattman Malena Appell Bo Berg Karin Borgkvist Ljung Pernilla Rosengren Gunilla Nordström, sammankallande Mattias Hammarlund Gertrud Nord Styrelsen har haft 4 möten (10 februari, 17 april, 4 september, 1 december) under 2015. Arbetsutskottet har haft 4 möten (9 januari, 2 februari, 1 juni, 21 augusti) varav 3 protokollförda. Därtill kommer att ett antal möten i arbetsgrupper. Föreningens årsmöte 2015 hölls den 26 mars hos Riksarkivet.
802475-9097 4(10) Arbetsgrupper Arbetsgrupperna har under det gångna året haft följande sammansättning: Samordningsgruppen för mentorbanken Inger Mattsson, sammankallande och styrelsens representant Katarina Fredlund Ulf Jonson Sten Leander Redaktionen för Arkiv, samhälle och forskning (ASF) Lars Lundqvist, TF redaktör och styrelsens representant Örjan Simonson, biträdande redaktör Staffan Smedberg Anneli Sundqvist Arbetsgrupp för konferensplanering Katarina Ekelöf, sammankallande Carolina Brandes Mattias Hammarlund Barbro Kvist Dahlstedt Johan Jacobsson Lars Lundqvist Peter Wattman Arbetsgrupp för stipendiehantering Desirée Veschetti Holmgren, sammankallande Peter Wattman Arbetsgrupp för webbplats och kommunikation Lisa Hammar, sammankallande Katarina Ekelöf Lars Lundqvist Arbetsgrupp för utbildningsfrågor (ny arbetsgrupp) Göran Samuelsson Carolina Brandes Björn Skog Medlemmar I slutet av december 2015 hade föreningen 949 medlemmar, vilket är en ökning med 29 medlemmar från förra året. Fördelningen på olika typer av medlemskap är 686 enskilda medlemmar, 97 studentmedlemmar, 163 organisationsmedlemmar och 3 hedersmedlemmar. Under året har ett välkomstbrev skickats till nya medlemmar och erbjudande om organisationsmedlemskap har skickats till statliga myndigheter. Flyers med information om föreningen har delats ut vid Registrator 2015 (april), MSBs konferens (september), Arkivforum (november) och till arkivstudenter.
802475-9097 5(10) Föreningens genomförda verksamhet Kommunikation Webbplats Vår webbplats hade 39 760 sidvisningar jämfört med 20 870 förra året vilket ger ca 110 visningar om dagen. Månadens medlem är nu en etablerad del av webbplatsen. Sociala medier Föreningens officiella Facebook sida hade i slutet av december 769 gilla en ökning med 159 från i fjol. Föreningens Twitter-konto som startade i slutet av förra året hade i december 149 följare. Profilprodukter Under året har ytterligare profilprodukter tagits fram dels post-it lappar med texter som En bra idé från en på FAI samt En uppgift till tagits fram och loggan har kompletterats med bilder för Jag är medlem FAI, Organisationsmedlem FAI, Vi sponsrar FAI. En finare anteckningsbok från Book-binders med evighetssymbolen tryckt på framsidan har ersatt tidigare presentkort till talare. USB-minnen med texten This is not an archive har tagits fram i en ny profilfärg - röd. Flyers ett mindre flygblad har tagits fram för att informera om föreningen och medlemsförmånerna. Nyhetsbrevet Det digitala nyhetsbrevet har skickats ut 10 gånger till föreningens medlemmar. Utskicken har nått ut till 883 personer/organisationer och 947 e-postadresser. Tidskriften Arkiv Tidskriften Arkiv har kommit ut med fyra nummer och en extraupplaga delades ut till deltagarna vid höstkonferensen i oktober. Föreningen har annonserat i tidskriften vid tre tillfällen. Styrelsens representant (ombud) i tidskriftsföreningen är Peter Wattman. Föreningens redaktörer har under året varit Alexandra Meija och Viveka Carlsson. Tidskriften Arkiv, samhälle och forskning Ett nummer av tidskriften Arkiv, samhälle och forskning har sammanställts och kommer ut strax efter årsskiftet. Stipendier Stipendier på sammanlagt 37 500 kr har under året delats ut till: Erik Önnevall för Resa + entré till konferensen IRMS Conference 2016 Katarina Thurell för Utbildning; Winter School Archives and Education, a digital perspectiv Andreas Wallgård för Resa till Oslo under hösten 2015 för en uppföljning av en tidigare resa som skildrats i ett reportage i tidskriften Arkiv nr 3/2012 rörande det så kallade Landsviksarkivet Martin Ståhl för deltagande vid nästa internationella arkivkongress i Seoul september 2016 Teman för stipendierna har varit kulturarv i arkiven, föremål som informationsbärare och omvärldsbevakning. Mentorprogram Start av nytt mentorprogram har senarelagts till 2016 på grund av för få antal sökanden. Under året har två intressentmöten hållits dels i oktober och dels i december.
802475-9097 6(10) Konferens Den 20-21 oktober genomfördes FAI:s konferens Informationsförvaltning 2015 på IVAs konferenscenter. Konferensen hade 160 deltagare (30 fler deltagare än förra året) och utvärderingen gav konferensen snittbetyget 4,4. Bland de mest uppskattade föredragen var: Digitala agendan för framtiden vad kan vi vänta oss (Magnus Enzell), Offentlig sektor administrerar ihjäl sig Bryt den onda trenden och ta kontroll över byråkratin (Anders Ivarsson Westerberg), Den professionella administratörens återkomst (Emma Ruuth), Inleveransarbete på Trafikverket utifrån tre olika system på tre olika nivåer (Daniel Bergström), och Mingelteknik (Sophia Sundberg) samt workshopen Pre-pre-ingest eller vad du önskat att du visste innan du började e-arkivera. Middag på kvällen i bankettsalen på Grev Turegatan och underhållning av trubaduren Ulf Bagge som tolkade Bellman. Temadagar och medlemscaféer En temadag arrangerades i mars Molntjänster är det så farligt egentligen (60 deltagare och betyget 4,2 av 5). Ett medlemscafé arrangerades i november på Arkitektur- och designcentrum (40 deltagare). Vi har berättat i våra informationskanaler om att vi söker institutioner och arbetsplatser som vill vara värdar för kommande medlemscaféer. Vi har inlett ett arbete med att ta fram en checklista för arrangerandet av medlemscaféer. Nationellt och internationellt samarbete Föreningen medverkar i följande nationella samarbetsforum där vi har representanter i styrelse, bidrar med finansiering och påverkar verksamhetens inriktning: Svenska Arkiv i Samverkan för synlighet (SASS), som bland annat arrangerar Arkivens dag, Arkivpedagogiskt forum och Arkivveckan. Föreningen Svensk Arkivtidskrift, som ger ut tidskriften Arkiv. Föreningens medlemmar får 4 nummer per år som medlemsförmån. Forum iförvaltning, som arrangerar nätverksträffar och kurser med fokus på standardisering inom informationsförvaltning. Föreningens medlemmar har erbjudits två nätverksträffar och två utbildningstillfällen om standardisering till rabatterat medlemspris. Internationellt är föreningen medlem i ICA-SPA (International Council on Archives Section of Professional Associations). Genom medlemskapet kan föreningen dra fördel av de produkter och tjänster som finns tillgängliga på medlemssidorna på ICA webbplats. Föreningens kansli och administration Föreningens kansli inklusive tjänster för bokföring, medlemsadministration och konferensadministration finns hos Föreningshuset SEDAB AB i Stockholm. När det gäller föreningens finansiella tillgångar har vi inlett ett arbete med att ta fram en placeringspolicy. Ekonomi Styrelsen hänvisar till separat ekonomisk översikten. Styrelsen vill föreslå en vinstdisposition - Avsättning till reserverade medel för stipendieutdelning 50 000 kr Verksamhetsberättelsen fastställdes vid styrelsemötet den 29 januari 2016.
802475-9097 7(10) RESULTATRÄKNING 2015-01-01 2013-10-24 2015-12-31 2014-12-31 Rörelsens intäkter, lagerförändringar m.m. Nettoomsättning 697 010 487 450 Övriga rörelseintäkter 371 700 1 570 892 Summa rörelseintäkter, lagerförändringar m.m. 1 068 710 2 058 342 Rörelsekostnader Råvaror och förnödenheter 57 018 Övriga externa kostnader -1 041 232-815 110 Summa rörelsekostnader -984 214-815 110 Rörelseresultat 84 496 1 243 232 Finansiella poster Resultat från övriga finansiella anläggningstillgångar 3 591 42 838 Summa finansiella poster 3 591 42 838 Resultat efter finansiella poster 88 087 1 286 070 Resultat före skatt 88 087 1 286 070 Årets resultat 88 087 1 286 070
802475-9097 8(10) BALANSRÄKNING 2015-12-31 2014-12-31 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Andra långfristiga värdepappersinnehav 103 944 103 944 Andra långfristiga fordringar 1 018 845 1 018 845 Summa finansiella anläggningstillgångar 1 122 789 1 122 789 Summa anläggningstillgångar 1 122 789 1 122 789 Omsättningstillgångar Varulager m.m. Färdiga varor och handelsvaror 57 018 Summa varulager m.m. 57 018 Kortfristiga fordringar Kundfordringar 8 270 6 200 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 4 900 Summa kortfristiga fordringar 13 170 6 200 Kassa och bank Kassa och bank 541 881 603 049 Summa kassa och bank 541 881 603 049 Summa omsättningstillgångar 612 069 609 249 SUMMA TILLGÅNGAR 1 734 858 1 732 038
802475-9097 9(10) EGET KAPITAL OCH SKULDER 2015-12-31 2014-12-31 Eget kapital 1 Eget kapital 1 286 070 1 286 070 Årets resultat 399 825 349 239 Summa eget kapital 1 685 895 1 635 308 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 19 263 14 098 Övriga skulder 14 700 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 15 000 82 632 Summa kortfristiga skulder 48 963 96 730 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 1 734 858 1 732 038 STÄLLDA SÄKERHETER OCH ANSVARSFÖRBINDELSER Ställda säkerheter Inga Inga Ansvarsförbindelser Inga Inga TILLÄGGSUPPLYSNINGAR Redovisningsprinciper Årsbokslutet har upprättats enligt bokföringslagen samt Bokföringsnämndens allmänna råd för ideella föreningar. Intäktsredovisning Intäkter redovisas till det verkliga värdet av vad som erhållits eller kommer att erhållas. Bidrag redovisas normalt enligt kontantprincipen. Om ett bidrag avser bestämd tidsperiod periodiseras över denna period. Nyckeltalsdefinitioner Nedan definieras nyckeltalen i förvaltningsberättelsens flerårsöversikt. Avkastning på eget kapital = Resultat efter finansiella poster/justerat eget kapital Kommentar: Justerat eget kapital beräknas som eget kapital plus 78 % av obeskattade reserver. För räkenskapsår som har påbörjats före den 1 januari 2013 har justerat eget kapital beräknats som eget kapital plus 73,7 % av obeskattade reserver. Soliditet = Justerat eget kapital / Totalt kapital Kommentar: Justerat eget kapital beräknas som eget kapital plus 78 % av obeskattade reserver. För räkenskapsår som har påbörjats före den 1 januari 2013 beräknas justerat eget kapital som eget kapital plus 73,7 % av obeskattade reserver.
802475-9097 10(10) TILLÄGGSUPPLYSNINGAR Not 1. Eget kapital 2015-12-31 2014-12-31 Vid årets början 1 286 069 0 Avsättningar 361 739 349 239 Årets resultat 38 087 1 286 069 Vid årets slut 1 685 895 1 635 308 UNDERSKRIFTER Stockholm Katarina Ekelöf Ordförande Lars Lundqvist Barbro Kvist Dahlstedt Börje Sjöman Carolina Brandes Lee Englund Lisa Hammar Johan Jacobsson Inger Mattsson Göran Samuelsson Désirée Veschetti Holmgren Peter Wattman Vår revisionsberättelse har lämnats Malena Appell Godkänd revisor Bo Berg Godkänd revisor