Föreningen för arkiv och informationsförvaltning

Transkript

1 Föreningen för arkiv och informationsförvaltning Verksamhetsberättelse 2015 Inledning Föreningen har under året inlett ett samarbete med FALK - Föreningen för Arkivverksamma inom Landsting och Kommuner vilket inneburit att våra medlemmar kunnat erbjudas en FALKs vårkonferens till medlemspris och FALKs medlemmar kunnat delta på vår höstkonferens till medlemspris. Vi har också under året för första gången medverkat som utställare på MSBs konferens i september. Styrelsen har under året startat upp en arbetsgrupp kring utbildningsfrågor vilket som ett första steg resulterat i en workshop om det viktiga förberedelsearbetet inför e-arkivering. Styrelsen för Föreningen för arkiv och informationsförvaltning får härmed avge berättelse för verksamhetsåret Styrelsen Ordförande Viceordförande Sekreterare Kassör Katarina Ekelöf Lars Lundqvist Barbro Kvist Dahlstedt Börje Sjöman Dessa fyra utgör föreningens arbetsutskott. Övriga ledamöter Övriga funktionärer Revisorer Revisorssuppleanter Valberedning Carolina Brandes Lee Englund Lisa Hammar Johan Jacobsson Inger Mattsson Göran Samuelsson Désirée Veschetti Holmgren Peter Wattman Malena Appell Bo Berg Karin Borgkvist Ljung Pernilla Rosengren Gunilla Nordström, sammankallande Mattias Hammarlund Gertrud Nord Styrelsen har haft 4 möten (10 februari, 17 april, 4 september, 1 december) under Arbetsutskottet har haft 4 möten (9 januari, 2 februari, 1 juni, 21 augusti) varav 3 protokollförda. Därtill kommer att ett antal möten i arbetsgrupper. Föreningens årsmöte 2015 hölls den 26 mars hos Riksarkivet.

2 Arbetsgrupper Arbetsgrupperna har under det gångna året haft följande sammansättning: Samordningsgruppen för mentorbanken Inger Mattsson, sammankallande och styrelsens representant Katarina Fredlund Ulf Jonson Sten Leander Redaktionen för Arkiv, samhälle och forskning (ASF) Lars Lundqvist, TF redaktör och styrelsens representant Örjan Simonson, biträdande redaktör Staffan Smedberg Anneli Sundqvist Arbetsgrupp för konferensplanering Katarina Ekelöf, sammankallande Carolina Brandes Mattias Hammarlund Barbro Kvist Dahlstedt Johan Jacobsson Lars Lundqvist Peter Wattman Arbetsgrupp för stipendiehantering Desirée Veschetti Holmgren, sammankallande Peter Wattman Arbetsgrupp för webbplats och kommunikation Lisa Hammar, sammankallande Katarina Ekelöf Lars Lundqvist Arbetsgrupp för utbildningsfrågor (ny arbetsgrupp) Göran Samuelsson Carolina Brandes Björn Skog Medlemmar I slutet av december 2015 hade föreningen 949 medlemmar, vilket är en ökning med 29 medlemmar från förra året. Fördelningen på olika typer av medlemskap är 686 enskilda medlemmar, 97 studentmedlemmar, 163 organisationsmedlemmar och 3 hedersmedlemmar. Under året har ett välkomstbrev skickats till nya medlemmar och erbjudande om organisationsmedlemskap har skickats till statliga myndigheter. Flyers med information om föreningen har delats ut vid Registrator 2015 (april), MSBs konferens (september), Arkivforum (november) och till arkivstudenter.

3 Föreningens genomförda verksamhet Kommunikation Webbplats Vår webbplats hade sidvisningar jämfört med förra året vilket ger ca 110 visningar om dagen. Månadens medlem är nu en etablerad del av webbplatsen. Sociala medier Föreningens officiella Facebook sida hade i slutet av december 769 gilla en ökning med 159 från i fjol. Föreningens Twitter-konto som startade i slutet av förra året hade i december 149 följare. Profilprodukter Under året har ytterligare profilprodukter tagits fram dels post-it lappar med texter som En bra idé från en på FAI samt En uppgift till tagits fram och loggan har kompletterats med bilder för Jag är medlem FAI, Organisationsmedlem FAI, Vi sponsrar FAI. En finare anteckningsbok från Book-binders med evighetssymbolen tryckt på framsidan har ersatt tidigare presentkort till talare. USB-minnen med texten This is not an archive har tagits fram i en ny profilfärg - röd. Flyers ett mindre flygblad har tagits fram för att informera om föreningen och medlemsförmånerna. Nyhetsbrevet Det digitala nyhetsbrevet har skickats ut 10 gånger till föreningens medlemmar. Utskicken har nått ut till 883 personer/organisationer och 947 e-postadresser. Tidskriften Arkiv Tidskriften Arkiv har kommit ut med fyra nummer och en extraupplaga delades ut till deltagarna vid höstkonferensen i oktober. Föreningen har annonserat i tidskriften vid tre tillfällen. Styrelsens representant (ombud) i tidskriftsföreningen är Peter Wattman. Föreningens redaktörer har under året varit Alexandra Meija och Viveka Carlsson. Tidskriften Arkiv, samhälle och forskning Ett nummer av tidskriften Arkiv, samhälle och forskning har sammanställts och kommer ut strax efter årsskiftet. Stipendier Stipendier på sammanlagt kr har under året delats ut till: Erik Önnevall för Resa + entré till konferensen IRMS Conference 2016 Katarina Thurell för Utbildning; Winter School Archives and Education, a digital perspectiv Andreas Wallgård för Resa till Oslo under hösten 2015 för en uppföljning av en tidigare resa som skildrats i ett reportage i tidskriften Arkiv nr 3/2012 rörande det så kallade Landsviksarkivet Martin Ståhl för deltagande vid nästa internationella arkivkongress i Seoul september 2016 Teman för stipendierna har varit kulturarv i arkiven, föremål som informationsbärare och omvärldsbevakning. Mentorprogram

4 Start av nytt mentorprogram har senarelagts till 2016 på grund av för få antal sökanden. Under året har två intressentmöten hållits dels i oktober och dels i december. Konferens Den oktober genomfördes FAI:s konferens Informationsförvaltning 2015 på IVAs konferenscenter. Konferensen hade 160 deltagare (30 fler deltagare än förra året) och utvärderingen gav konferensen snittbetyget 4,4. Bland de mest uppskattade föredragen var: Digitala agendan för framtiden vad kan vi vänta oss (Magnus Enzell), Offentlig sektor administrerar ihjäl sig Bryt den onda trenden och ta kontroll över byråkratin (Anders Ivarsson Westerberg), Den professionella administratörens återkomst (Emma Ruuth), Inleveransarbete på Trafikverket utifrån tre olika system på tre olika nivåer (Daniel Bergström), och Mingelteknik (Sophia Sundberg) samt workshopen Pre-pre-ingest eller vad du önskat att du visste innan du började e-arkivera. Middag på kvällen i bankettsalen på Grev Turegatan och underhållning av trubbaduren Ulf Bagge som tolkade Bellman. Temadagar och medlemscaféer En temadag arrangerades i mars Molntjänster är det så farligt egentligen (60 deltagare och betyget 4,2 av 5). Ett medlemscafé arrangerades i november på Arkitektur- och designcentrum (40 deltagare). Vi har berättat i våra informationskanaler om att vi söker institutioner och arbetsplatser som vill vara värdar för kommande medlemscaféer. Vi har inlett ett arbete med att ta fram en checklista för arrangerandet av medlemscaféer. Nationellt och internationellt samarbete Föreningen medverkar i följande nationella samarbetsforum där vi har representanter i styrelse, bidrar med finansiering och påverkar verksamhetens inriktning: Svenska Arkiv i Samverkan för synlighet (SASS), som bland annat arrangerar Arkivens dag, Arkivpedagogiskt forum och Arkivveckan. Föreningen Svensk Arkivtidskrift, som ger ut tidskriften Arkiv. Föreningens medlemmar får 4 nummer per år som medlemsförmån. Forum iförvaltning, som arrangerar nätverksträffar och kurser med fokus på standardisering inom informationsförvaltning. Föreningens medlemmar har erbjudits två nätverksträffar och två utbildningstillfällen om standardisering till rabatterat medlemspris. Internationellt är föreningen medlem i ICA-SPA (International Council on Archives Section of Professional Associations). Genom medlemskapet kan föreningen dra fördel av de produkter och tjänster som finns tillgängliga på medlemssidorna på ICA webbplats. Föreningens kansli och administration Föreningens kansli inklusive tjänster för bokföring, medlemsadministration och konferensadministration finns hos Föreningshuset Sedab AB i Stockholm. När det gäller föreningens finansiella tillgångar har vi inlett ett arbete med att ta fram en placeringspolicy. Ekonomi Styrelsen hänvisar till separat ekonomisk översikt men vill här kommentera det negativa resultatet. Föreningen har satsat på marknadsföring av bland annat konferensen och den blev tidigt fulltecknad. Vi ser en potential i att konferensen kan få fler deltagare och ser oss om efter nya större lokaler inför kommande år. Vår temadag har inte haft kostnadstäckning och vi ser över prismodellen för kommande temadagar. Under året har vi investerat i flera profilprodukter och

5 har ett lager som kan användas kommande år. Verksamhetsberättelsen fastställdes vid styrelsemötet den 29 januari 2016.