Årsredovisning. För. för Arkiv och Informationsförvaltning

Transkript

1 1(9) Årsredovisning För. för Arkiv och Informationsförvaltning Styrelsen för För. för Arkiv och Informationsförvaltning får härmed lämna sin redogörelse för föreningens utveckling under räkenskapsåret Om inte annat särskilt anges, redovisas alla belopp i heltal kr (sek). INNEHÅLLSFÖRTECKNING SIDA - Förvaltningsberättelse Resultaträkning 6 - Balansräkning Noter 9 - Underskrifter 9

2 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 2(9) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE VERKSAMHETEN Allmänt om verksamheten Föreningen för arkiv och informationsförvaltning är en ideell förening som är partipolitiskt och religiöst obunden. Föreningens ändamål är att i teori och praktik främja professionell styrning av verksamhetsinformation och långsiktig informationsförsörjning samt främja utvecklingsarbetet inom arkiv- och dokumenthantering. att i detta beakta bevarande, förvaltning och tillgängliggörande av arkivinformation samt därmed angränsande områden. Styrelsen för Föreningen för arkiv och informationsförvaltning får härmed avge berättelse för verksamhetsåret Styrelsen Ordförande Katarina Ekelöf Vice ordförande Lars Lundqvist Sekreterare Gertrud Nord Kassör Börje Sjöman Dessa fyra utgör föreningens arbetsutskott. Ledamöter Carolina Brandes Johan Jacobsson Elin Jonsson Inger Mattsson Göran Samuelsson Andreas Segerberg Desirée Veschetti Holmgren Peter Wattman (vice kassör) Övriga funktionärer Revisorer Bo Berg, sammankallande Malena Appell Revisorssuppleanter Karin Borgkvist Ljung Pernilla Rosengren Valberedning Gunilla Nordström, sammankallande Lisa Hammar Mattias Hammarlund Styrelsen har haft 6 protokollförda möten 10 februari, 7 april, 5 maj, 9 juni, 12 september och 1 december. Därtill kommer att ett antal möten i arbetsgrupper och organisationskommittén för Arkivveckan. Föreningens årsmöte 2017 hölls den 16 maj vid Arkivveckan i Visby. Arbetsgrupper Arbetsgrupperna har under det gångna året haft följande sammansättning:

3 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 3(9) Samordningsgruppen för mentorbanken Inger Mattsson, sammankallande och styrelsens repr. Katarina Fredlund Ulf Jönson Redaktionen för Arkiv, samhälle och forskning (ASF) Lars Lundqvist, TF redaktör och styrelsens repr. Örjan Simonson, biträdande redaktör Staffan Smedberg Arbetsgruppen för konferensplanering Katarina Ekelöf, sammankallande Carolina Brandes, biträdande konferensgeneral Lisa Hammar (konferenswebben) Mattias Hammarlund Barbro Kvist Dahlstedt Johan Jacobsson Lars Lundqvist Peter Wattman Arbetsgrupp för stipendiehantering Peter Wattman, sammankallande Desirée Veschetti Holmgren Medlemmar I december 2017 (förra årets siffror inom parentes) hade föreningen 1005 (977) registerposter i medlemsregistret exklusive gratismedlemmar och prenumeranter. Fördelningen på olika medlemskategorier är 645 (669) enskilda medlemmar, 171 (165) organisationsmedlemmar, 91 (49) associerade till organisationsmedlemskap, 90 (91) studentmedlemmar och 3 hedersmedlemmar. Jämfört med förra året har antalet enskilda medlemmar minskat med 24 och antalet organisationsmedlemmar ökat med 6 medlemmar. Föreningens genomförda verksamhet Kommunikation Lobbyverksamhet/PR och Marknadsföring: Vi har under året för tredje gången medverkat som utställare på MSB:s konferens i september. Webbplats : Vår webbplats hade (39 760) sidvisningar vilket ger ca 90 visningar om dagen, den absoluta peaken var i samband med konferensen. Under året har ett supportavtal tecknats med WebbMalin för att säkerställa programuppdateringar. Sociala medier: Föreningens officiella Facebook sida hade i december 999 (859) gilla en ökning med 140 från i fjol. Föreningens Twitter-konto hade 315 (253) följare en ökning med 62 från förra året. Föreningens LinkedIn grupp hade 146 (111) medlemmar. Föreningens Instagram konto hade 65 följare. Profilprodukter: Under året har ytterligare profilprodukter tagits fram reklamknappar med våra illustrationer var snäll mot arkivarier samt var lugn kontakta din registrator och tre nya texter Trust me I m an archivist, In OSL we trust och In TF 2 kap

4 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 4(9) we trust och tygpåsar med två motiv Hållbar informationsbärare. Två nya Roll-ups. Nyhetsbrevet: Det digitala nyhetsbrevet har skickats ut 10 gånger till föreningens medlemmar. Utskicken har nått ut till 942 (883) personer/organisationer och 1012 (947) e-postadresser. Tidskriften Arkiv: Tidskriften Arkiv har kommit ut med fyra nummer. Föreningen har annonserat i tidskriften vid två tillfällen. Styrelsens representant (ombud) i tidskriftsföreningen är Peter Wattman och Göran Samuelsson är ersättare. Föreningens redaktör har under året varit Alexandra Meija och ytterligare en redaktör har adderats under året Eva Hult. Tidskriften Arkiv, samhälle och forskning: Ett nummer av tidskriften Arkiv, samhälle och forskning har sammanställts och utkom maj Tidskriften har fått en uppdaterad layout. Under året har reaktionen bestått av Lars Lundqvist, Örjan Simonson och Staffan Smedberg. Stipendier och priser Ett pris till Torbjörn Hörnfeldts minne (FAI-priset) inrättades vid årsmötet och delades ut för första gången vid höstkonferensen till Carina Sjögren och Facebookgruppen Arkivarier i Sverige fick ett hedersomnämnande. Inga stipendier har delats ut under året. Mentorprogram Under året har en omstart av mentorprogrammet skett med en mer flexibel anslutning av mentor-adept par. En mitt-träff har hållits i december för aktiva mentor-adept par. Konferens Den oktober genomfördes FAI:s konferens Informationsförvaltning 2017 på IVA:s konferenscenter. Konferensen hade 170 deltagare och utvärderingen gav konferensen snittbetyget 4,4 (på en skala 1-5). Två välfyllda dagar med informationsförvaltning i e-förvaltningen, nordisk utblick, dataskyddsförordningen, registratur, förvaringsenheter och FGS:er, arkitektur, digitalisering och e-arkiv, inspirations- och expertanföranden. Temadagar och medlemscaféer/frukostmöten Inga temadagar eller arkivcaféer har genomförts under året. Nationellt och internationellt samarbete Föreningen medverkar i följande nationella samarbetsforum där vi har representanter i styrelse, bidrar med finansiering och påverkar verksamhetens inriktning: Svenska Arkiv i Samverkan för synlighet (SASS), som bland annat arrangerar Arkivens dag och Arkivveckan. I SASS-gruppen ingår Riksarkivet, FAI, NAF, FA, NLA och FALK. Arkivveckan 2017 hölls den femte Arkivveckan i Visby den maj med Regionarkivet Gotland och Riksarkivet-Landsarkivet i Visby som lokala värdar. Arkivveckan samlade 432 deltagare från hela Arkivsverige och utvärderingen gav snittbetyget 4,6 (på en skala 1-6). FAI medverkade till att bjuda in Barbara Reed, Gilligan Oliver, och Frank Upward för programpunkten om Recordkeeping Informatics. Arkiv400 År 2018 fyller Riksarkivet 400 år. Vid mötet i SASS i september 2015 presenterades en idé att jubileumsåret kunde ses som ett arkivår för att synliggöra hela arkivsverige. En arbetsgrupp bildades för att konkretisera idén. Resultatet blev bland annat webbplatsen Arkiv400 som har som syfte att samla berättelser, meddelanden, information och material rörande arkivåret Webben lanserades på Arkivveckan i Visby i maj Föreningen Svensk Arkivtidskrift, som ger ut tidskriften Arkiv. Föreningens medlemmar får 4 nummer per år som medlemsförmån. Forum iförvaltning, som arrangerar nätverksträffar och kurser med fokus på standardisering inom informationsförvaltning. Föreningens medlemmar har erbjudits två nätverksträffar. ICA-SPA internationellt är föreningen medlem av International Council on Archives Section of Professional Associations. Genom medlemskapet kan föreningen dra fördel av de produkter och tjänster som finns tillgängliga på medlemssidorna på ICA webbplats.

5 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 5(9) Föreningens kansli och administration Föreningens kansli inklusive tjänster för bokföring, medlemsadministration och konferensadministration finns hos Föreningshuset Sedab AB i Stockholm. Ekonomi Nu har föreningen Swish. Sedan oktober kan du betala profilprodukter och olika avgifter med Swish. Styrelsen hänvisar i övrigt till separat ekonomisk översikt Föreningen har sitt säte i Stockholm. FLERÅRSÖVERSIKT Nettoomsättning Resultat efter finansiella poster Avkastning på eget kapital % Balansomslutning Soliditet % Förslag till vinstdisposition Till föreningsstämmans förfogande står: Balanserat resultat Årets resultat Styrelsen föreslår att vinstmedlen disponeras så att Avsätts till stipendier till minne av Leif Paulsen Avsätts till pris till minne av Torbjörn Hörnfeldt i ny räkning balanseras Stipendiemedel till minne av Leif Paulsen Avsatt vid årets ingång Utdelade stipender 0 Utgående saldo vid årets utgång

6 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 6(9) RESULTATRÄKNING Föreningens intäkter Medlemsavgifter Nettoomsättning Summa föreningens intäkter Föreningens kostnader Direkta kostnader Övriga externa kostnader Personalkostnader Summa föreningens kostnader Rörelseresultat Finansiella poster Resultat från övriga finansiella anläggningstillgångar Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter Summa finansiella poster Resultat efter finansiella poster Resultat före skatt Årets resultat

7 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 7(9) BALANSRÄKNING TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Andra långfristiga värdepappersinnehav Summa finansiella anläggningstillgångar Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Varulager m.m. Övriga lagertillgångar Summa varulager m.m Kortfristiga fordringar Kundfordringar Övriga fordringar Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank Kassa och bank Summa kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR

8 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 8(9) EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Eget kapital vid räkenskapsårets början Årets resultat Eget kapital vid räkenskapsårets slut Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Övriga skulder Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER

9 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 9(9) NOTER Not 1 Redovisningsprinciper Årsredovisningen har upprättats enligt årsredovisningslagen och BFNAR 2017:3 Årsredovisning i ideell förening (K2). Det är första året som BFNAR 2017:3 tillämpas vilket kan innebära en bristande jämförbarhet mellan räkenskapsåret och det närmast föregående räkenskapsåret. Jämförelsetalen har inte räknats om. Not 2 Andra långfristiga värdepappersinnehav Ingående anskaffningsvärden Inköp Utgående anskaffningsvärden UNDERSKRIFTER Stockholm Katarina Ekelöf Styrelseordförande Lars Lundqvist Gertrud Nord Börje Sjöman Carolina Brandes Johan Jacobsson Inger Mattsson Göran Samuelsson Andreas Segerberg Désirée Veschetti Holmgren Peter Wattman Elin Jonsson Vår revisionsberättelse har lämnats Malena Appell Bo Berg Godkänd revisor Godkänd revisor