Granskning av bokslut och årsredovisning

Revisionsrapport* Granskning av bokslut och årsredovisning 2007 Motala kommun April 2008 Karin Jäderbrink Stefan Knutsson Matti Leskelä *connectedthinking

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...3 2 Bakgrund...3 3 Revisionsfråga och metod...4 4 Granskningsresultat...5 4.1 Kommunens ekonomi...5 4.2 Förvaltningsberättelse...6 4.3 God ekonomisk hushållning samt finansiella mål...6 4.4 Balanskrav...8 4.5 Drifts- och investeringsredovisning...8 4.6 Resultaträkning...8 4.7 Balansräkning...9 4.8 Finansierings- / kassaflödesanalys...10 4.9 Sammanställd redovisning...10 4.10 Redogörelse för tillämpade redovisningsprinciper...11 4.11 Nämndernas och styrelsens redovisning av sina uppdrag...11 2

1 Sammanfattning Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Årsredovisningen uppfyller i allt väsentligt kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Kommunens ekonomiska ställning kan i stort ses som tillfredställande. Ett orosmoln är dock att Bildningsnämndens ekonomi ej är i balans. Ekonomistyrningen inom förvaltningen måste stärkas och större fokus måste fortlöpande ägnas vidtagandet av åtgärder för att uppnå en ekonomi i balans. Periodiseringsrutinerna är i stort välfungerande varför vi bedömer det redovisade resultatet som rättvisande. Vi menar dock att periodiseringsrutinerna kan stärkas och att kommunen i vissa fall kan öka restriktiviteten vid överföring av medel till kommande verksamhetsår. Som vid tidigare granskningar bedömer vi att nämndernas verksamhetsberättelser endast i viss omfattning redovisar måluppfyllelsen i årsredovisningen. Vår bedömning är som tidigare att fokusering behöver ske mot att fastställa ett begränsat antal mätbara mål för de olika verksamheterna. Kommunens soliditet har under året förbättrats från 58,1% till 59,0%. Soliditeten är något högre än rikets snitt. Den finansiella måluppfyllelsen kan totalt sett betraktas som god. Det finansiella resultatmålet och målet att avsätta medel till pensioner har uppnåtts. Separat balans- och resultaträkning för VA-verksamheten har upprättats för 2007 i enlighet med lagens krav. 2 Bakgrund Den kommunala redovisningslagen (KRL) reglerar externredovisningen. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. 3

3 Revisionsfråga och metod Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift är syftet med granskningen av årsredovisningen att bedöma om den är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning och gällande normgivning. Granskningen som sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv skall besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall i förhållande till mål och ekonomiska ramar, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Vår granskning av årsredovisningen har omfattat: förvaltningsberättelse resultaträkning finansieringsanalys balansräkning sammanställd redovisning Vi har bedömt kommunens ekonomiska ställning och utveckling, efterlevnaden av balanskravet och om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om. Granskningen har utförts enligt god revisionssed och har planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad bedöma om årsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar att bedöma ett urval av underlag och bilagor för den information som ingår i årsredovisningen. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. 4

4 Granskningsresultat 4.1 Kommunens ekonomi Kommunens resultat uppgår till +39,2 mkr (06: +64 mkr). Resultatet är 5 mkr på totalnivå bättre än budgeterat. Nettoutfallet för nämnderna och styrelsen är 14 mkr bättre än budgeterat. Bildningsnämnden svarar för den största negativa avvikelsen (-19 mkr). Socialnämnden uppvisar i stort ekonomisk balans. För Kommunstyrelsen finans är överskottet 29 mkr. Verksamhetens nettokostnader uppgår till 1 682 mkr (1 586 mkr). Ökningen jämfört med föregående år uppgår till 6,1 %. Kommunens skatteintäkter (inkl. utjämning) har ökat med 4,3 % jämfört med föregående år. I tabell nedan redovisas fördelningen av det förbättrade resultatet jämfört med föregående år. Belopp anges i mkr. Resultat år 2006 +64 Nettokostnadsökning -97 Skatteintäktsökning +39 Kommunalekonomisk utjämning +32 Finansnetto +1 Resultat år 2007 39 Nettokostnaderna har ökat mer än skatteintäkterna inkl. utjämning under året. Nettokostnadernas andel av skatteintäkter och utjämning har ökat till 97,5 % (95,9 %). Under året har en inlösen skett av en del av ansvarsförbindelsen. Kostnaden för detta är ca 12 mkr högre än föregående år Kommunens soliditet har under året förbättrats från 58,1 % till 59,0 %. Soliditeten är något högre än rikssnittet. Det egna kapitalet uppgår till 870 mkr (830 mkr). Om ansvarsförbindelsens pensionsåtaganden inräknas bland skulderna så blir kommunens soliditet negativ. Pensionsförpliktelserna inom ansvarsförbindelsen har under året ökat från 817 mkr till 934 mkr. Ökningen beror till stor del på förändrade antaganden i beräkningsmodellen. 5

Årets resultat uppgår till 934 kr (06: 1 528 kr) per invånare för Motala kommun. Detta kan jämföras med ett snitt om 1 053 kr (1 455 kr) för kommungruppen i Motalas storlek samt 1 433 kr (1 535 kr) för hela riket. Kommunens ekonomiska ställning kan i stort ses som tillfredställande. Ett orosmoln är dock att bildningsnämndens ekonomi totalt sett inte är i balans. Ekonomistyrningen inom förvaltningen måste stärkas och större fokus måste ägnas åtgärder för att eliminera ekonomiska underskott. Åtgärder måste, i enlighet med ekonomistyrningsreglerna i kommunen antagna budgethandling, vidtas om underskott beräknas vid de ekonomiska uppföljningarna. Då underskottet för bildningsnämnden var känt redan vid vårens uppföljningstillfällen menar vi att tid funnits för såväl bildningsnämnden som kommunstyrelsen att vidta åtgärder i syfte att minska underskottet. 4.2 Förvaltningsberättelse Av KRL kap. 4 framgår det att kommunen skall upprätta en förvaltningsberättelse som bl.a. ska innehålla: en översikt över utvecklingen av kommunens verksamhet särskilda upplysningar om de anställdas sjukfrånvaro en redovisning av hur utfallet förhåller sig till den budget som fastställts för den löpande verksamheten Vi bedömer att förvaltningsberättelsen uppfyller lagens krav och ger en rättvisande bild av kommunens ekonomiska ställning. 4.3 God ekonomisk hushållning samt finansiella mål Förvaltningsberättelsen skall enligt KRL innehålla en avstämning av de mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. De i budgeten angivna övergripande finansiella målen är 6 stycken. Vi delar den i förvaltningsberättelsen genomförda bedömningen gällande finansiell måluppfyllelse. 6

Uppfyllelsen av de finansiella målen är enligt följande: 1. Resultatet före extraordinära poster i relation till skatteintäkter och statsbidrag uppgår till minst 2,0 %. Målet är uppfyllt under 2007 då resultatet är 2,3 %. 2. Kommunens investeringar i den skattefinansierade verksamheten skall finansieras med egna medel under en femårsperiod (2006-2010). Låneskulderna har minskat under de två första åren i mätperioden. Målet är långsiktigt till sin karaktär. Datum Låneskuld (mkr) 2005-12-31 239,5 2006-12-31 184,9 2007-12-31 171,9 3. I jämförelse över tiden skall soliditetens utveckling vara något stigande för att motsvara en god ekonomisk hushållning. Målet är uppfyllt då soliditeten förbättrats under året. Om samtliga pensionsförpliktelser räknas in bland skulderna så har soliditeten under året försämrats 4. Kommunens långsiktiga mål är att ha ett positivt rörelsekapital. För att uppnå detta krävs att kommunen har en positiv förändring av rörelsekapitalet varje år. Målet är inte uppfyllt då rörelsekapitalförändringen är negativ. 5. Från och med 2006 års budget ska medel avsättas för att över tid jämna ut pensionskostnader och pensionsutbetalningar. Målet är uppfyllt. 6. Uppnå största möjliga hushållning i verksamheten. Vi delar kommunens uppfattning om att måluppfyllelsen är svår att mäta. Målet är av visionär karaktär. Den finansiella måluppfyllelsen kan totalt sett betraktas som god. 7

4.4 Balanskrav Vi delar kommunens bedömning av att balanskravet uppfyllts. Årets resultat uppgår till 39,3 mkr. I balanskravsavstämningen har justeringar skett för nedskrivningar, realisationsvinster, förändrade pensionsskuldsantaganden samt resultatet från VA-verksamheten. Balanskravet är uppfyllt. Det redovisade balanskravsresultatet uppgår till 38,0 mkr. 4.5 Drifts- och investeringsredovisning Vi har främst granskat att: budgeterade och redovisade kostnader och intäkter redovisas i sammanfattning redovisade intäkter och kostnader överförts riktigt från den systematiska bokföringen jämförelse med tidigare år görs investeringsredovisningen visar kommunens totala investeringsverksamhet Vi bedömer att drifts- och investeringsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig i förhållande till fullmäktiges budget. Gjorda budgetjusteringar under året redovisas i bokslutet. 4.6 Resultaträkning Resultaträkningen skall redovisa samtliga intäkter och kostnader och hur det egna kapitalet har förändrats under året (KRL 5:1). Vi har granskat att: resultaträkningen är uppställd enligt KRL och i allt väsentligt redovisar årets samtliga externa intäkter och kostnader noter finns i tillräcklig omfattning och utgör specifikationer av resultaträkningens poster samt möjliggör avstämning mot balanskravet resultaträkningens innehåll är rätt periodiserat Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att resultaträkningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild över årets resultat. Vi har i vår granskning kontrollerat ett urval av periodiseringar inom kommunens olika förvaltningar. Vi bedömer att de gjorda periodiseringarna överlag är rättvisande. 8

Enligt vår mening finns det dock oklarhet kring en bokförd skuldpost om 4 mkr gällande tidigare erhållna medel från Migrationsverket. Enligt vår bedömning är det oklart om posten i sin helhet är en skuld. Periodiseringspostens storlek har inte förändrats under 2007. Utöver denna post finns några mindre poster som är felaktigt periodiserade. Dessa uppgår till mindre belopp och kan ej sägas påverka resultatet i någon större omfattning. 4.7 Balansräkning Balansräkningen skall enligt KRK i sammandrag redovisa kommunens samtliga tillgångar, avsättningar och skulder samt eget kapital på dagen för räkenskapsårets utgång. Ställda panter och ansvarsförbindelser skall tas upp inom linjen. Vi har granskat att: balansräkningen är uppställd enligt KRL noter finns i tillräcklig omfattning upptagna tillgångar, avsättningar och skulder existerar, tillhör kommunen och är fullständigt redovisade och rätt periodiserade föregående års utgående balanser har överförts rätt som årets ingående balanser specifikationer till utgående balanser finns i tillräcklig omfattning Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att balansräkningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av tillgångar, avsättningar, skulder samt eget kapital. Balansräkningen är uppställd enligt KRL och omfattar tillräckliga noter. Bilagor och specifikationer bedöms finnas i tillräcklig omfattning. Vi bedömer i stort att tillgångarna, avsättningarna och skulderna existerar, är fullständigt redovisade, rätt periodiserade och har värderats enligt principerna i KRL. Som tidigare går leverantörsskulden inte att styrka utifrån en reskontralista. Kommunen har dock genomfört en manuell avstämning av beloppets storlek vid årsskiftet. Skulden uppgår per årsskiftet till 76 mkr (70 mkr). 9

Kommunen har, som tidigare år, klassat sin industri och bostadsexploateringsmark som anläggningstillgång. Den del av exploateringstillgången som är tomtmark avsedd för avyttring bör klassas som omsättningstillgång enligt idéskrift från Rådet för Kommunal redovisning. I balansräkningen finns ett antal beloppsmässigt mindre konton där saldon ej förändrats under en tid. En översyn av dessa kan därför med fördel göras. Vi menar att kommunen under 2008 bör gå igenom sina äldre balanskonton och avsluta de konton där en faktisk tillgång eller skuld inte kan anses föreligga. 4.8 Finansierings- / kassaflödesanalys I finansieringsanalysen skall kommunens finansiering och investeringar under räkenskapsåret redovisas (KRL 7:1). Vi bedömer att finansieringsanalysen är korrekt upprättad och redovisar kommunens finansiering och investeringar. 4.9 Sammanställd redovisning Den sammanställda redovisningens syfte är att ge en helhetsbild av kommunens ekonomiska åtaganden oberoende av i vilken juridisk form verksamheten bedrivs. Den sammanställda redovisningen skall vidare innehålla en resultaträkning och en balansräkning som utgör en sammanställning av kommunens och de juridiska personernas resultat- och balansräkning. (KRL 8:2) Vi har granskat att: den sammanställda redovisningen är uppställd enligt KRL och även innehåller en finansieringsanalys noter finns i tillräcklig omfattning och utgör specifikationer till resultat- och balansräkningsposter. Det innebär delposterna i noterna ska vara rensade från interna poster den sammanställda redovisningen omfattar samtliga kommunens företag Bedömning och iakttagelser Kommunkoncernens resultat för året uppgår till 62,4 mkr för 2007. Resultatet föregående år var 85,1 mkr. Koncernens långfristiga skulder har minskat från 1,083 mkr till 1,036 mkr. Soliditeten har förbättrats från 40,5 % till 42,4 %. 10

Vår sammanfattande bedömning är att koncernredovisningen och dess kassaflödesrapport ger en rättvisande bild av kommunens samlade verksamhet och förmögenhet. 4.10 Redogörelse för tillämpade redovisningsprinciper Vi har granskat om årsredovisningen lämnar information om tillämpade redovisningsprinciper och tilläggsupplysningar i tillräcklig omfattning. Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att den information som lämnas i årsredovisningen om redovisningsprinciperna är tillräcklig. Bland redovisningsprinciperna anges att kommunen har svårt att leva upp till kravet på dokumentation av redovisningssystemet. 4.11 Nämndernas och styrelsens redovisning av sina uppdrag Av Kommunalagens tredje kapitel framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sådana uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem. Vi har övergripande granskat om redovisningarna ger en rättvisande bild av verksamhetens utfall i förhållande till fullmäktiges uppdrag. Bedömning och iakttagelser Precis som vid tidigare granskningar bedömer vi att nämndernas verksamhetsberättelser endast i viss omfattning redovisar måluppfyllelsen i årsredovisningen. Vår bedömning är som tidigare att mätbara mål behöver utarbetas i högre utsträckning. Verksamhetsmål av särskild vikt för god ekonomisk hushållning behöver väljas ut av resp. nämnd. Kommunen behöver utarbeta en mer överskådlig struktur för beskrivningen av måluppfyllelsen. Sambandet mellan mål och uppdrag i budget och redovisningen av uppfyllelsen i bokslut måste bli tydligare. Ett tydligare samband ger förutsättningar för en mer omfattande och säkrare bedömning av verksamheternas måluppfyllelse. 11