ÅRSKRÖNIKA 2015 Nätverksträff för jurister Om att skriva juridiska MARS SEPTEMBER Ledningsgruppsdag Om framtidens arbetskraft JANUARI Systemvetardagen Redo att rekrytera!
ÄNNU ETT STOLT ÅR Ännu ett år av nätverkande mellan våra myndigheter har passerat. Ett nätverk som vi förstår är unikt i landet. Vi blir uppmärksammade på det när vi i olika sammanhang berättar vad det är vi gör. Hösten 2015 gjorde Vinnova studiebesök i Sundsvall. Mittuniversitet, Bolagsverket och Sundsvalls kommun stod som värdar. En del i programmet var att presentera Myndighetsnätverket som ett gott exempel på samverkan i regionen. En samverkan väl värd att värna om! När nätverket gick över i förvaltning i januari 2014 bestämde vi oss för att utvärdera nyttan av ett fortsatt nätverkande myndigheterna emellan. Utvärderingen är gjord och det råder ingen tvekan om att vi ska fortsätta, vilket styrgruppen också beslutat. Energin och verksamheten har flödat i de olika grupperingarna I styrgruppen har vi fått några nya myndighetsledare som nyfiket och med intresse sätter sig in i arbetet. Juridikgruppen är igång på allvar. Det speciella med juridikgruppen är att myndigheterna i både nivå 1 och nivå 2 samverkar. Gruppens seminarier och utbildningar har lockat ett stort antal deltagare. Det är första gången som ett av våra prioriterade fokusområden, som juridik är, har kraftsamlat för att få till stånd en gemensam utbildning. I det här fallet handlar det om personuppgiftslagen PUL. Det är också spännande att it-cheferna är igång och träffas. Ett mål för 2016 är att få igång gemensamma utbildningar även inom it-området. Under hösten samlades arbetsgrupperna för att planera 2016 års aktiviteter. Vi höll till i Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB) lokaler på Sandö. Det är också ett sätt att samverka, att nyttja varandras lokaler. Det finns mycket energi i arbetsgrupperna och det föds ständigt nya idéer kring samverkan och hur vi kan skapa nytta i våra verksamheter. Fortsatt uppskattade utbildningar Vår gemensamma utbildningsadministration rulllar på. Antalet deltagare har ökat jämfört med förra året. Vi anpassar utbildningsutbudet och vet genom våra utvärderingar att innehållet är uppskattat och att deltagarna särskilt uppskattar att få träffas över myndighetsgränserna. Vi syns därute Vi har som planerat medverkat på sju mässor från Umeå i norr till Stockholm i söder. Vår monter är välbesökt. Här lyfter vi fram staten som en attraktiv arbetsgivare, styrkan i regionen och presenterar våra 16 olika myndigheter. Med en ipad i montern kan vi enkelt surfa in på de olika myndigheternas webbplatser och guida våra besökare. Nu ser vi framåt Jag har fått förtroende som koordinator i ytterligare två år vilket känns bra nu när jag är varm i kläderna. I årets verksamhetsplan har vi en hel del nya aktiviteter att ta oss an. Så nu ser jag fram emot ett nytt spännande år tillsammans i nätverkandets tecken. Myndighetsnätverkets förvaltningsorganisation ARBETSGRUPPER Styrgrupp Samordningsgrupp Koordinator Utbildningsadministratör Tillfälliga arbetsgrupper Charlotte Barta Koordinator i Myndighetsnätverket HR-chefer HR-utvecklare Utbildningrådet It-chefer Kommunikation Juridik NYA SATSNINGAR Ny juridisk utbildning träffar mitt i prick I augusti 2015 startade en ny utbildning till kvalificerad juridisk handläggare på Yrkeshögskolan Mitt. Myndighetsnätverket var en stor anledning till att utbildningen hamnade just i Sundsvall. Yrkesgruppen är ganska ny och okänd. Paralegalutbildningen bygger på behovet av bred kompetens inom juridik, ekonomi och offentlig förvaltning i kombination med praktisk erfarenhet. Myndighetsnätverkets juridikgrupp fick frågan om vi ville supporta en sådan här utbildning med möjlighet att även påverka kursplanen. Utbildningen hade troligtvis inte hamnat i Sundsvall om inte vi i Myndighetsnätverket så unisont pushat för och arbetat fram den, säger Peter Källenfors, chefsjurist på Bolagsverket och ordförande i ledningsgruppen för den nya utbildningen. Vi är även lärare Vi är även lärare i exempelvis förvaltnings-, firmaoch avtalsrätt. Utbildningen slipper betala dyra kursledare och vi får samtidigt sprida vår expertkunskap inom områden som vi är duktiga på. Utbildningen började den 31 augusti. Det finns 25 platser och det är 1,5 års teori och ett halvårs praktik. Praktiken, uppdelad på två tremånadersperioder, är det sista man gör båda åren. Till våren tar myndigheterna inom nätverket troligen emot studenter på praktik. Två årskullar med stora chanser till jobb Yrkeshögskolan Mitt har fått tillstånd att hålla utbildningen för två årskullar. Liknande utbildningar finns idag bara i Stockholm, Göteborg och Småland. Stora pensionsavgångar inom staten skapar arbetstillfällen. Efter utbildningen kan man exempelvis arbeta som juridikassistent, domstolssekreterare, kvalificerad handläggare, tillståndshandläggare eller registrator. Egen anpassad utbildning vid Mittuniversitetet Under 2015 satsade vi också på att köpa en ny utbildning av Mittuniversitetet Externredovisning A. Kursen ger grundläggande kunskaper om begrepp och metodik i redovisning. På SPV behövde vi öka kunskapen inom redovisning och bokföring, berättar Annica Bylund sektionschef vid SPV. När vi kontaktade de andra myndigheterna i nätverket insåg vi att fler hade samma behov. Anpassat en befintlig kurs Mittuniversitetet samverkar med företag och organisationer som vill kompetensutveckla sin personal och erbjuder olika upplägg för det. Vi tog fram en kravspecifikation som egentligen motsvarar en befintlig universitetskurs som vi sedan anpassat upplägget på, förklarar Annica. Roligt att plugga tillsammans I september började tolv medarbetare från CSN, Bolagsverket, Försäkringskassan och SPV utbildningen. Det möjliggör verkligen kompetensutveckling när utbildningen kan anpassas efter arbetssituationen med föreläsningar på kvällstid. Vi har lärt känna varandra och haft väldigt roligt när vi pluggat tillsammans, konstaterar Annica. Förhoppningsvis leder det här initiativet från Myndighetsnätverket till att fler går samman för att erbjuda sin personal kompetensutveckling vid Mittuniversitetet, säger Peter Öhman, professor i företagsekonomi vid Mittuniversitetet och en av dem som varit med och tagit fram Myndighetsnätverkets utbildning. 2 3
HÄNDELSER 2015 Utbildningar, våren 2015 Diplomutbildning i förändringsledning, 18 19/2 + 14 15/4 + 24 25/5 Att arbeta i staten, 11 12 mars Mötesteknik, 27 april Retorisk presentation, 28 29 april Ledare utan personalansvar, 14 15 april + 2 3 juni Utredningsmetodik, 5 6 maj Kompetensbaserad rekrytering, 19 20 maj Rekryteringskampanj på SM-veckan 3 4 juli Under två av sommarens varmaste dagar deltog Myndighetsnätverket med en monter vid Sundsvalls Näringslivsbolags rekryteringskampanj i hamnområdet. Vi visade aktuella rekryteringar, svarade på frågor om nätverket och berättade hur vi samverkar för att använda skattebetalarnas pengar så effektivt som möjligt. Utbildningar, hösten 2015 Omställning och förändring, 26 augusti Företagsekonomi GR (A), externredovisning 7,5 hp, start 7 september Att arbeta i staten, 20 21 oktober Mötesteknik, 24 november Retorisk presentation, 25 26 november Workshopledning, 2 3 december Personuppgiftslagen för myndigheter, 3 december Branschkväll för it-studenter 22 oktober För fjärde året i rad genomförde vi detta uppskattade arrangemang. Denna gång hos Försäkringskassans it-avdelning. Försäkringskassan, CSN, SPV och Bolagsverket berättade om aktuella arbeten hos respektive organisation. Senare under kvällen fick de studerande möjlighet att mingla, diskutera och ställa frågor om nya jobb, praktikplatser och exjobb med representanter från de olika myndigheterna. JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC Mässor och möten, våren 2015 Attrahera- & rekryteraaktiviteter Mässor och möten, hösten 2015 Nytt från Myndighetsnätverket Nytt från Myndighetsnätverket skickas till alla myndigheter i nätverket. Det kommer ut tre gånger per år. Under 2015 skickade vi ut nyhetsbrevet i januari, maj och september. Juristens dag, Umeå, 22 januari Uniaden, Umeå, 27 januari Systemvetardagen, Kista, 12 mars SAAM, Sundsvall, 19 mars Övriga aktiviteter Nätverksträff för jurister i Myndighetsnätverket, 19 mars Presentation av Myndighetsnätverkets arbete Tillsynsforum i Stockholm, 20 maj Föreläsning om vårt traineeprogram inom it Offentliga rummet, 1 3 juni Attrahera & rekryteraaktiviteter SM-veckan, Sundsvall, 3 4 juli Karriär & Framtid, Sundsvall, 30 september Exjobbsdagen, Sundsvall, 1 oktober Juristmässan, Stockholm, 14 oktober Branschkväll inom it, 22 oktober Övriga aktiviteter Ledningsgruppsdagen för nivå 1, 9 september Nätverksträff för jurister i Myndighetsnätverket, 21 oktober Verksamhetsplanering för arbetsgrupperna, 22 23 oktober Upphandlingsdagen i Västernorrland, 18 november Ledningsgruppsdagen 9 september För tredje året i rad samlades Myndighetsnätverkets ledningsgrupper för en gemensam temadag. Årets tema handlade om framtidens arbetskraft och de utmaningar vi myndigheter står inför. Att vara attraktiv arbetsgivare idag och i framtiden. Dagen bjöd på ett späckat program med högintressanta föreläsare som Erik Herngren från Kairos Future, Lars Andrén från Arbetsgivarverket och Anna Dyhre. Att utmaningarna är stora när det gäller framtida kompetensförsörjning rådde det inget tvivel om när 34 deltagare från sex olika ledningsgrupper möttes på Quality Hotel i Sundsvall. Syftet med en ledningsgruppsdag är att stärka samverkan mellan våra myndigheter samt fördjupa oss i och utbyta erfarenheter kring ett angeläget ämne. 4 5
Bra betyg till årets utbildningar Under 2015 genomförde Myndighetsnätverket ett femtontal utbildningar. Alla utom en var fullsatt och samtliga utbildningar har fått bra betyg i utvärderingarna. Att arbeta i staten är en utbildning som har fått bra betyg, berättar Birgitta Eklund, Bolags verkets representant i utbildningsrådet i Myndighets nätverket. Den ggenomförs två gånger per år. Deltagarna får en övergripande introduktion till statstjänstemannarollen och hur man styr och följer upp myndigheter. Det är en omfattande utbildning som är väldigt populär, säger Birgitta. Den får nästan uteslutande positiva omdömen i utvärderingarna. Gemensamma utbildningar sparar pengar Genom att anordna egna utbildningar på hemmaplan sparar myndigheterna i Myndighetsnätverket mycket pengar. Myndigheterna delar på kostnaderna för de gemensamma utbildningarna. Utbildningen Utredningsmetodik är ett bra exempel där vi sparar mycket pengar.. Den genomförs två gånger per år och har plats för 18 deltagare. Vi är i egna lokaler och föreläsarna är anställda på våra egna myndigheter och har hög kompetens inom området. Myndighetsnätverket har alltså låga kostnader för att Uppdaterat montermaterial Myndighetsnätverket har ett gemensamt montermaterial som används vid mässor och andra gemensamma evenemang. Materialet förvaras hos SPV som också ser till att det transporteras vid behov. Under året har kommunikationsgruppen uppdaterat montermaterialet med: Ny bakvägg En ipad Nya växter Vi har också tagit fram ett informationskit som stöd till de som jobbar i montern: Vad är Myndighetsnätverket? Kort presentation av samtliga myndigheter Checklista för monterpersonal genomföra utbildningen, berättar Birgitta. Anmälningsformulär på webben I år lanserade Myndighetsnätverket ett anmälningsformulär på webbplatsen. Där kan medarbetare själva anmäla sig till den kurs de ska gå. Det har fungerat väldigt bra, konstaterar Birgitta. När deltagarna själva fyller i sina uppgifter blir allt korrekt redan från början. Det sparar massor av tid och minimerar behovet av kontakt med mig som utbildningsadministratör. På gång 2016 Redan nu har vi sexton utbildningar inplanerade under 2016. Några nyheter är Nödvändiga och känsliga samtal och Praktisk processledning, två efterfrågade utbildningar, avslutar Birgitta. Jobbfokus på webben Under året har vi skapat en helt ny ingång på vår webbplats som heter Jobb. Där beskriver vi fördelarna med att jobba på en myndighet Webbplatsens besökare får möta medarbetare från våra olika myndigheter som berättar om sina spännande arbetsuppgifter. Vi berättar särskilt om hur det är att jobba med it och som jurist på någon av våra myndigheter. Både it och juridik är två områden som vi satsar extra på när det gäller rekryteringar. Alla lediga jobb syns Här publicerar vi även de lediga jobb som finns inom Myndighetsnätverket. På så sätt kan vi verkligen visa på bredden av yrkesroller inom regionen och inom nätverket. Styrgruppen håller kursen framåt Annika Bränström Stefan Olowsson Anders Söderholm Ambitionen för 2016 är att fortsätta med myndighetsgemensamma utbildningar och rekryteringsinsatser samt utveckla samverkan inom it-området. Ambitionsnivån för våra aktiviteter under 2016 kommer vara densamma som förra året. Förutom tidigare fokusområden så är frågan om e-arkiv aktuell. Både Bolagsverket och Länsstyrelsen Västernorrland är pilotmyndigheter för anslutning till Statens servicecenters lösning för e- arkiv. Styrgruppen kommer därför att få information om vad som händer i frågan, främst via Länsstyrelsen. Även samverkan på it-området är något arbetsgruppen med it-chefer ska titta på. Bli mer tydligt kostnadseffektiva Vi ska vara fortsatt kostnadseffektiva och samverka för kompetensförsörjning. Under 2016 prioriterar vi dessutom kostnadseffektivitet och satsar lite extra på att bättre kunna visa på vinsterna med vår samverkan. Styrgruppen ska under året ta fram en målbild 2020. Fortsatt fart på utbildningarna Nätverket fortsätter med den gemensamma utbildningsadministrationen och att gemensamt upphandla utbildningar. Sist men inte minst Under året har styrgruppen bytt några medlemmar. Gunnar Holmgren är ny landshövding på Länsstyrelsen Västernorrland, Joakim Stymne ny generaldirektör på SPV och Christina Forsberg tillförordnad generaldirektör på CSN. Tillsammans med de övriga i styrgruppen håller de nu kursen framåt. Gunnar Holmgren Joakim Stymne 6 7 Christina Forsberg
Sexton olika myndigheter. Sexton olika uppdrag. Tillsammans utvecklar vi våra medarbetare och våra verksamheter i Sundsvallsregionen. Vi säkerställer kompetensförsörjning, samordnar utbildning och delar på administration. Med gemensamma krafter når vi bättre resultat, ökar kvalitén och blir mer kostnadseffektiva. www.myndighetsnatverket.se