Ät aldrg mangon hel fyra tumregler för god personlg struktur LÄS VIDARE!
Ha koll på läget och få mer td över! Vsst skulle det vara fnt med mer td över? Mer td över, tll det som verklgen utvecklar dn verksamhet? Tll de arbetsuppgfter som gör att du kommer tll dn rätt? Tll det nsprerande projekt som du skulle vlja sätta gång med, men som du om och om gen skjutt på framtden? Mer td över, tll dn famlj och det du helst gör på dn frtd? Ja, vem vll nte ha det? Men det är väl nte så enkelt? Nu, när det bara är så mycket? Och, samtdgt, hur svårt kan det vara? Att drva företag, utveckla karrären och genomföra det man vll handlar väl bara om att veta var man är och vart man ska och göra en plan för att ta sg dt? I vår verksamhet skulle det kunna handla om att nå ett vsst mål det närmaste halvåret, att etablera en butk en ny stad, att sjösätta ett nytt sortment, att om fem år nå företagets vson. Vad kan det handla om för dg, prvat och dtt jobb? En populär metafor är att se det hela som en resa. V vet var v är någonstans precs just nu, v har en tydlg bld om var v vll vara nom kort och v bestämmer oss för vlka vägar v ska ta. Låt säga att v tänker oss en trestegsraket. Först tar v blen tll flyget, v flyger några tmmar och efter att v landat, tar v en tax tll det trevlga hotellet solen. Sedan njuter v. 2
Men är det så enkelt dagens kaotska jobbvardag? Nej, alla fall nte för mg. För, när jag är på väg framåt, kommer det ett mal, och ett tll, och ytterlgare några stycken och sedan rnger telefonen och nte bara en gång, utan flera och rätt som det är, växer högarna på skrvbordet. Och, jag ser nte längre mn plan för allt som skymmer skten. Och det är nte så att alla dessa mal och samtal är skräp som jag bara kan vfta bort, utan det är vktga grejer, som är en del av de saker som tar mg och mn verksamhet framåt, så jag måste ta det på allvar. Så, hur kan v hantera allt det där som dyker upp på enklaste sätt och samtdgt ha koll på att v tar oss dtåt v är på väg? Jo, som du förstår heter svaret för mg god struktur. För oss personlgen och våra verksamheter. God struktur som gör att v snabbt kan hantera allt det som dyker upp regelbundet och oförutsett, så v slpper köra fast det och så v slpper tappa bort det som är vktgt, t ex alla dessa bollar luften eller synnerlgen vktga dokument. 3
Handlar det om dscpln? Men det här med struktur, handlar det om dscpln? Om att vara sträng, fyrkantg och byråkratsk och nte rucka en mllmeter från planen och bara köra på med skygglapparna monterade? Nej, det handlar om verktyg. Om att ha rätt verktyg för att hantera de olka typer av saker som dyker upp; verktyg som passar dn vardag, om du så hellre skrver på papper än på datorn och ständgt är på resande fot stället för på kontoret varje dag. Verktygen kan vara just den sorts kontorsmateral som du trvs med, de smarta mallar som underlättar dtt vardagsarbete eller den metod du använder för att fånga upp och samla noterngar om allt du har att göra. Ett unversalverktyg du alltd kan ha med dg är tumregler och den här skrften handlar just om fyra tumregler för god personlg struktur. Låt oss börja med den första. 4
5
Ett, endast ett Istället för att ha allt du har att göra sprtt på olka ställen, huvudet, på små lappar och på postts på datorn, bestäm dg för ett enda ställe eller sätt där du lagrar alla att-göra-uppgfter. Kanske är det en antecknngsbok du alltd har med dg, kanske Outlook, kanske dn mobltelefon. Istället för att du har bra-att-ha-materal högar på skrvbordet, tdskrftsamlare, pärmar, malen, på dsken, välj ett och endast ett sätt och ställe för fysskt bra-att-ha-materal och ett för dgtalt. Detta bra-att-ha-materal kan vara mötesnoterngar, projektmateral, nformatonsbroschyrer, eller alla dna dgtala fler. Htta ett sätt att hantera sådant materal du vet att du behöver vd ett vsst tllfälle framåt tden, men nte tlls dess, så du slpper se det hela tden. För detta ändamål är en tckler fle som skräddarsydd. 6
Välj ett och endast ett sätt hur du samlar en förtecknng över alla projekt du har luften samtdgt, så du lätt ser för vlka projekt du behöver defnera ett nytt nästa steg så du kommer vdare och så att nget faller mellan stolarna. Samla alla goda någon gång, kanske -déer på ett och endast ett ställe du kan återvända tll då och då för att se om någon av dem ska förverklgas nu. Samla alla saker som andra sagt att de ska komma tllbaka med eller saker du frågat andra och där du väntar på svar, på ett och endast ett ställe. När du har ett, endast ett ställe går det fort för dg att stoppa undan det du får, eftersom du nte behöver tveka på vart det ska, och det går också fort att htta det du behöver, eftersom du lätt vet var du ska leta. Således, ett, endast ett. 7
8
Skaffa överskt Upplever du, lksom jag, då och då att du bara avverkar uppgft efter uppgft, gör detaljerad sak efter detaljerad sak och att det är som att allt bara snurrar på utan att du hnner reflektera över vlken vecka det är och vad som är nplanerat nästa månad? Det är en sak att vara ett skönt flöde av att allt klaffar och du går från klarhet tll klarhet och får en massa saker gjort, men det är nte den typ av stuaton jag menar. Det tllstånd jag syftar på kan du kanske märka genom att du upplever att det bara antngen är fredag eller måndag hela tden, att du slås av häpnad att ett vsst möte var redan denna vecka?! eller att du tycks få ont om td mot slutet av allt du gör. Du ser nte skogen för alla träd, för att använda ett månne sltet, men belysande uttryck. Lösnngen är att skaffa sg överskt. Att skaffa sg överskt är att rekaptulera, att ta kontrollen över stuatonen och htta handlngskraft att fatta ett beslut. Hur ofta har v nte svårt att fatta ett beslut förrän v rett ut det hela, förrän v skaffat oss överskt över allt som påverkar? Förra tumregeln, ett, endast ett, understödjer faktskt det här med överskt, eller är rent av en förutsättnng för det. Om du har alla att-göra-uppgfter sprdda på olka håll och uppblandade med andra typer av data, t ex bra att ha-saker, är det svårt att komma tll klarhet även om du kan ha allt framför dg, på ett skrvbord tll exempel. Har du valt ett ställe för varje sak, är det mycket lättare att få just överskt. 9
Skaffa dg överskt över allt du har att göra genom att på ett blankt blad skrva upp allt, precs allt, du kan komma på att du har att göra, så du kan välja vlket som är vktgast att göra först. Eller, skrv varje sak på en egen lapp och sprd ut lapparna på konferensrumsbordet. Om du vll, gruppera lapparna efter prortet, efter kund, efter ämnesområde. Ta reda på vart du är på väg det korta perspektvet genom att skumma genom dn kalender en månad bakåt och en månad framåt tden. Vlka möten har du haft och vlka ska du ha? Vlka personer har du träffat och ska du träffa? På vlka ämnesområden har du haft dn tyngdpunkt och vad kommer dn närmaste månad främst handla om? Har du många bollar luften samtdgt, där bollarna är projekt, spännande déer eller rentav bränder du behöver släcka dn verksamhet, är det värdefullt att skaffa dg överskt över vlka de alla är, så du medvetet kan välja vlken du vll jobba med just nu. Gör en mndmap över alla projekt luften och vd varje projekt, skrv ned vad dtt nästa steg är, dn nästa att-göra-uppgft (om det så är att be någon annan göra något). Vps har du en lsta av att-göra-uppgfter som du kan beta av trygg förvssnng om att du kommer framåt på samtlga projekt, om du så vll. Således, skaffa överskt. 10
11
Fragmentera Har du testat att äta en mango hel, en tugga? Nej, förmodlgen nte. Det är verklgen något man drar sg för och ändå är det ungefär det v gör när v skrver upp för omfattande saker på vår att-göra-lsta; saker som v nte kommer vdare med, utan som står kvar där, vecka efter vecka. Ibland händer det åtmnstone mg att jag skjuter upp något som jag bestämt mg för att göra, flera gånger, om och om gen. Som jag ser det, beror det oftast på att det jag bestämt mg för att göra är för grovt, det är för stort defnerat. Det är nte ett nästa steg, utan en hel bunt nästa steg. Eftersom jag nte kan göra en hel bunt nästa steg på en gång, känns det hela omständgt, jag drar mg för det och skjuter upp tll senare. Låt oss ta ett exempel. För ett tag sedan, lyste servcelampan på mn bl. Jag rngde mn lokala verkstad för att boka en td, men vd två upprngnngar på samma dag, fck jag nget svar. Det gck några dagar och efter ett tag märkte jag att jag har skjutt upp att-göraaktvteten serva blen åtmnstone två veckors td. Någon gång varje dag tänkte jag Just det, jag måste se tll att få blen servad. Men, aktvteten serva blen bestod egentlgen av flera steg. 12
Jag var nte säker på att jag vlle serva blen på den lokala verkstaden, eftersom de verkar ha dålg servce med tanke på att kundmottagnngen nte svarar telefon. Så, jag behövde htta en annan verkstad och vlken skulle det vara? Ja, vlka verkstäder fnns det egentlgen och när skulle det passa mg att lämna n blen, beroende på var verkstaden lgger? När jag märker att jag gång efter annan skjuter upp något jag har att göra, brukar det fungera att ställa mg följande fråga: Om jag ur den här härvan av att-göra-uppgfter som det egentlgen handlar om, skulle dra fram mnsta llla nästa steg; vad skulle det vara? I mtt blservcefall skulle det kunna vara att ta en ttt leasngavtalet för att se på vlka typer av verkstäder jag får serva blen. När jag kommt på det mnmala nästa steget, gör jag en noterng mn att-göra-lsta, så aktvteten blr tydlg för mg. Eftersom jag har mn att-göra-lsta Outlook, skapar jag det nästa steget som en ny uppgft där. Tveka nte att defnera det nästa steget trvalt smått, bara för att komma gång så lätt som möjlgt. Är aktvteten lten nog, är det lockande att helt enkelt göra den drekt och då är det en fröjd att bocka av den som slutförd. 13
Då brukar det också vara mycket lätt att komma på nästa mnmala steg, och rätt som det är har jag kommt gång stället för att fortsätta skjuta upp det hela. Det är som att rulla gång en gammal gjutjärnscykel med stora hjul. Får jag bara hjulen att röra på sg det mnsta llla, blr nästa nsats ännu lättare. När cykeln fått upp fart, rullar den av sg själv. Så, kör du fast och skjuter upp, förenkla och dela upp uppgften närmast löjeväckande små delar, så kommer du snabbt loss gen. Och, ät aldrg mangon hel. Dela den på mtten och skär ett rutnät fruktköttet varje halva. Vräng sedan halvorna ut och n och ät en lten kloss taget och njut av dess söta smak. Lägg märke tll hur du vll ha en bt tll så fort du satt dg en. Således, fragmentera. 14
15
Bygg vdare och förfna Hur ofta gör du uppgfter som du har gjort förut? Vad har du för återkommande rutner? Hur ofta skapar du något från ngentng trots att du gjort något lknande tdgare? Det kan handla om att mala nformaton om dna tjänster tll en möjlg kund. Det kan handla om att du träffar en person på ett mngel, från ett företag som kan vara en prospekt. N byter vstkort och du har för avskt att följa upp samtalet och bearbeta företaget. Det kan handla om att sammanställa ett fakturaunderlag för ett vsst projekt. Det kan handla om att sätta samman ett föredrag du ska hålla på en konferens snart. Vad kan det handla om för dg? Om du gör alla de här sakerna mer eller mndre som om det var första gången du ska göra det, tar det onödgt mycket energ, kreatvtet och td. Men, om du systematserar dtt arbetssätt genom att bygga vdare på hur du har gjort httlls och förfnar, behöver du lägga mycket mndre kraft och td på att göra det, eftersom när du börjar är redan en del gjort, av dg, tdgare. Låt mg ta tre exempel. 16
Det första: Bygg upp en textbank t ex ett Word-dokument av fraser du brukar använda olka sammanhang - när du skckar nfo, när du följer upp ett möte, när du presenterar dg själv när du mnglar, dna offerter etc. Du kan klppa och klstra n fraserna mal eller andra dokument. Blr det för formellt? - Omfrasera då varannan månad. Det andra: Bestäm dg för hur dn process för att följa upp träffade personer och underhålla relatonerna ska se ut, så du nte behöver komma håg att du ska göra det, utan så du kan lta på att du blr påmnd om vad du ska göra när. Vsst har du väl vart med om att du vart på ett mngel och träffat en person som du verklgen skulle vlja lära känna närmare? Kanske har hon en nyckelposton på en rktgt lockande potentell kund, kanske är han sg en spännande person som du skulle vlja ha dtt nätverk. Dagen efter är du tllbaka på kontoret och du lägger de tllbytta vstkorten överst högen av vstkort du har på skrvbordet. Tden går och successvt kallnar kontakten och det blr nte så mycket av det hela. Istället för att bara byta vstkort och låta det bl som det blr, bygg vdare på dna tdgare erfarenheter, bestäm dg för hur du på ett systematskt sätt ska se tll att n håller kontakten fortsättnngen och förfna det sättet successvt. Förslagsvs, för att vara säker på att du bygger vdare på den första kontakten, lägg n en återkommande att-göra-uppgft dn lsta, som säger tll dg att kontakta personen fråga om det var fyra månader sedan n hördes av senast. Råkas n nnan dess, nollställ 4-månadersräknngen och låt den börja om. Det är nte fråga om kall beräknng och opersonlg automatk, utan stället ett sätt att så enkelt som möjlgt underhålla dtt nätverk. 17
Det tredje: Skapa enkla checklstor för återkommande rutner så du slpper lägga td och energ på att försöka dra dg tll mnnes hur det är du brukar göra, utan bara kan avverka det, för att stället fokusera på de områden där verksamheten verklgen behöver dn unka kreatvtet. Men, hur gör du enklast en checklsta? Jo, nästa gång du ska genomföra den där återkommande rutnen, öppna Antecknngar ( Notepad )-programmet eller motsvarande. För varje steg du tar, skrv upp vad du gör Antecknngar -dokumentet. Bry dg nte om att rta boxar och plar enlgt konstens alla regler, utan gör det så enkelt som möjlgt, så det blr av. Öppnar du olka dokument, notera även sökvägarna tll dem, så du slpper leta nästa gång. När du är klar, spara checklstan en egen mapp där du samlar alla dna checklstor och döp den tll det flnamn som känns mest naturlgt. Nästa gång du ska genomföra den återkommande rutnen, öppna checklstan och gör vad där står och slpp försöka komma håg hur du gjorde sst. Om du kommer på en förbättrng, justera checklstan och spara den på samma ställe. Vps har du gjort såväl en processkartläggnng som en förbättrng! Således, bygg vdare och förfna. 18
Hur du tllämpar de fyra tumreglerna Hur kan du då använda dessa fyra tumregler dn egen jobbvardag? Jo, det beror på vem du är och hur n har det er organsaton. Kanske känner du gen dg någon av följande tre stuatoner. 19
Det är så mycket nu! Du har otrolgt många bollar luften och du försöker hålla det mesta huvudet. Kanske är du VD eller drver en eller ett par egna verksamheter. Kanske är du en nyckelperson med ansvar för många en större organsaton. Du upplever att du alltd lgger ltet efter och behöver skynda dg för att hnna klart td. För att hnna med allt, arbetar du längre dagar än du skulle vlja och när du lägger dg på kvällen har du svårt att slappna av eftersom du kommer på saker du glömt att ta hand om. Gör så här: Ett, endast ett 1. Bestäm dg för vlket ställe som ska vara det enda ställe där du skrver upp allt du har att göra. Det kan vara en antecknngsbok du alltd har med dg, Uppgfter -funktonen Outlook, ett kalkylblad (som Excel) eller något annat. 2. Avsätt en tmma med stängd dörr, avstängd telefon och malprogrammet offlne-läge (så det nte kommer några nya mal). 3. På det ställe du valt, skrv upp allt du just nu har huvudet som du vet att du har att göra. 4. Samla upp de postt-lappar och andra noterngar om vad som ska göras som nu lgger på skrvbordet och skrv upp också det. 5. Skumma genom dn malbox och skrv upp alla att-göra-uppgfter du kommer på när du ser vlka mal du har. 20
Skaffa överskt 6. Nu har du samlat allt på ett ställe. Först nu kan du skaffa dg överskt. 7. Kategorsera alla dna att-göra-uppgfter på ett sätt som passar dg. Det kan vara efter vlken kund eller vlket projekt uppgften rör, eller om den ska göras dag, denna vecka (och nte dag) eller denna månad (och nte denna vecka). 8. Dölj eller tänk bort alla de uppgfter som tllhör en kategor som nte är akut. 9. Bestäm dg för vlken uppgft som är rätt att göra precs just nu. Bygg vdare och förfna 10. Nu har du etablerat ett sätt att få koll på läget de stuatoner då det är så mycket!. Närhelst det nträffar gen (för det kommer det att göra), upprepa stegen 1 9. 11. Efter ett tag märker du förmodlgen att du vll justera något. Kanske är det svårt att dölja de kategorer av uppgfter som du nte vll fokusera på just nu. Förfna då genom att testa ett annat ställe för dna att-göra-uppgfter, men se tll att flytta över alla uppgfter, så du nte helt plötslgt har två ställen. 12. Efter ytterlgare en td, förfna gen. Och gen. 21
Jag har testat att-göra-lstor, men det funkade nte för mg. Du testade att skrva att-göra-lsta, men uppgfter blev stående på den och lstan bara växte och växte. Varje gång du tttade på den, väcktes dtt dålga samvete över att du nte gjort det som stod är. Istället för att vara en hjälp, blev att-göra-lstan en källa tll stress. Du lät den dö och gör stället det som du kommer på, som du får telefonsamtal om eller som kommer tll dg va mal. Du jobbar på uppstuds stället för att själv styra dn td och planerng. Gör så här: Fragmentera 1. Skrv en att-göra-lsta gen, d v s över allt du har huvudet att du ska göra, allt som står på små lappar, allt som lgger malen. 2. Gå genom lstan och för varje att-göra-uppgft, bestäm dg för vad som är det absolut mnsta första steget. Låt det steget vara att-göra-uppgften och gör det du först kallade attgöra-uppgft vara kategor. 3. Så fort du kommer på något att göra, som du nte tänker göra nu drekt, skrv upp det på lstan så du slpper hålla det huvudet. Successvt kommer du bl skcklgare på att formulera dg tllräcklgt konkret och detaljerat så att lstan nte blr det ställe dt déer går för att dö. 22
Det är kaos på vår avdelnng! Du arbetar en organsaton där tempot är högt. N sprnger om varandra, vssa saker faller mellan stolarna och rätt som det är, förändras något, nförs något, berättar någon något förbfarten som påverkar dtt daglga arbete utan att du var beredd på det. Mycket td går åt tll att söka nformaton eller vänta på att någon annan ska göra en vss sak nnan du kan komma vdare. I synnerhet är du beroende av den där kollegan som alltd tycks stta upptagen möte eller vara på resa med jämna mellanrum. Det är nte helt klart för dg vem som ansvarar för vad och eftersom du känner ett stort ansvar för att kunden ska få god servce, tar du på dg mer arbetsuppgfter än du skulle önska. Brandsläcknng är ordet. Gör så här: Säkert har n nytta av alla fyra tumreglerna, men låt oss fokusera på främst två. Ett, endast ett 1. Försök etablera metoden med att ha ett och endast ett ställe för materal, att-görauppgfter, dokument. Håll en workshop där n bestämmer er för på vlket ställe och med vlken sorterng n hädanefter lagrar dgtala och fysska dokument, så det är lätt för alla att htta det man söker. 2. N bör nte bestämma vlken form alla ska ha sna att-göra-lstor, för det format n väljer kommer nte att passa alla. Låt var och en htta stt sätt. 3. Men, om n alla tänker nästa steg, kommer n att kunna hålla effektvare möten och n kommer lättare att säkerställa att det blr gjort som n kommer överens om. 23
Bygg vdare och förfna 1. Beskrv era vktgaste processer, så var och en vet vem som ansvarar för vad och när. 2. Ta reda på vlken kunskap eller nformaton alltför få har (och som andra behöver deras hjälp med, om och om gen). 3. Skapa lathundar och checklstor för att sprda dessa kunskaper, så att var och en kan jobba mer självständgt. N mnskar väntetder, allt löper smdgare och kunden (den avdelnngen är tll för) upplever bättre servce. 24
Vad god struktur är bra för Allt som oftast träffar jag männskor som, när jag berättar att jag arbetar med att etablera god struktur, säger ungefär: Ja, det låter ju bra, men du vet, vår verksamhet är så specell. Det händer så mycket. Det går nte att planera dagarna förväg. Jag vet aldrg vad som dyker upp under dagen. Rätt som det är så rnger det och då kan det vara en kund som vll nå t. Och det är just vd sådana oförutsedda, häpnadsväckande händelser som man har nytta av sn goda struktur. För, om v har god struktur och ett systematskt arbetssätt, kan v snabbt hantera det som händer, vad som än händer. V kan snabbt fatta beslut om vad v ska göra med det som dyker upp. Så, v har koll på läget, v har koll på allt v har att göra och var v har vårt materal. Och eftersom v har god överskt och v vet vartåt v vll, vet v också hur v ska prortera mellan uppgfterna. I varje tllfälle är v säkra på att det v gör nu, är det rätta att göra just nu. V slpper dålgt samvete för sådant v borde göra stället och v slpper en känsla av överväldgande maktlöshet, eftersom v har en tydlg bld av allt som fnns att göra och v har fattat ett beslut om vad som är bäst just nu, på goda grunder. Istället känner v en större frhet, v känner oss mer kreatva och v kan njuta mer av tllvaron. 25
Och nu då? Hur gör du? Om du vll kommentera det du just läst eller om du har egna déer om struktur, mala mg gärna på adressen davd@sternholm.com. Det här med god struktur är ett utforskande också för mg och jag tar del av andras erfarenheter med glädje. Strukturtps varje vecka Vll du få déer på hur du vdareutveckla dn personlga, lkväl som dn verksamhets, goda struktur, välkommen att prenumerera på veckobrevet Klart! Strukturtps från Sternholm Consultng som kommer tll dn malbox varje måndag morgon kl 8:45. Tpsen kan läsas som pdf-fler eller du kan lyssna på dem mp3-format. Teckna en grats prenumeraton här: www.strukturtps.se Ge bort den här e-boken Du får gärna ge bort den här e-boken tll kollegor, vänner och bekanta. Men, jag skulle vlja be dg om att, stället för att mala vdare pdf-flen, hänvsa tll den här sdan där boken går att ladda hem: www.sternholm.com/mangoboken Då och då bygger jag vdare på och förfnar mtt materal och på så sätt ser du tll att dn mottagare får den senaste versonen. 26
Ta reda på mer om Sternholm Consultng Välkommen att besöka vår ste, www.sternholm.com. Där får du veta hur du gör för att anlta mg som föreläsare, hur du beställer någon av våra 2+2 tjänster för god struktur och där kan du också vår shop köpa smarta strukturverktyg som på ett konkret sätt hjälper dg att få koll på läget och mer td över! Tack för dtt ntresse. Davd Sternholm 27
Om författaren Davd Sternholm drvs av övertygelsen att praktskt taget allt kan göras åtmnstone ett snäpp enklare. Han har examen ekonom med nrktnng på entreprenörsskap från Handelshögskolan vd Göteborgs Unverstet. Var verksam nom handels- och tjänsteföretag 1995 2003, rollerna affärscontroller, projektledare, kvaltets-/it-chef och stf VD. Äger och drver Sternholm Consultng sedan 2004, där han som struktör skapar god struktur och smdga arbetssätt verksamheter och för ndvder. Davd Sternholm anltas som konsult och föreläsare av ett brett spektrum av kunder, från väletablerade börsbolag tll entreprenörella projekt tdgt skede.