Näringsdepartementet 103 33 STOCKHOLM

1 (13) Datum 2012-01-26 Näringsdepartementet 103 33 STOCKHOLM Utvecklingsområde: Fordon och Förare 1 februari 2012 Transportstyrelsen Transportregisteravdelningen 701 88 Örebro Besöksadress Tunnlandsgatan 3, Örebro Telefon 0771-503 503 Thomas Eriksson Telefax 019-26 26 12 E-centerenheten www.transportstyrelsen.se kontakt@transportstyrelsen.se thomas.eriksson@transportstyrelsen.se 010-495 62 90

Datum Dnr 2 (13) Innehåll 1 SAMMANFATTNING... 3 2 UTVECKLINGSOMRÅDE... 3 2.1 Preciseringar av området förare och fordon... 4 2.2 Identifierade och medverkande aktörer... 6 2.3 Fokuserat område inom Transportstyrelsen... 7 3 SAMVERKAN MELLAN MYNDIGHETERNA... 7 4 DIALOGDAGAR... 8 5 PLANERADE INSATSER... 9 5.1 Identifierade processer och samverkan... 9 5.2 Identifierade behov av bastjänster och andra insatser... 10 5.3 Aktiviteter som påbörjas och planeras... 11 5.4 Aktiviteter som är identifierade men ej påbörjade... 11 6 MÅLUPPFYLLELSE... 11 7 FÖRUTSÄTTNINGAR OCH HINDER... 12 7.1 Juridiska hinder... 13 7.2 Finansiella hinder... 13

Datum Dnr 3 (13) 1 Sammanfattning Transportstyrelsen har av Regeringen fått ansvaret för utvecklingsområdet förare och fordon. Som ett första initiativ har ett antal aktörer inviterats för att skapa ett nätverk för det fortsatta utvecklingsarbetet. Under 2012 kommer arbetet med dessa aktörer att intensifieras och ett antal workshops/seminarier kommer att hållas med respektive gruppering under året. Vi ser i dagsläget att fokus kommer att i första hand ligga mot vissa delar av processen att få körkort. Målsättningen för utvecklingsarbetet är att förenkla och förbättra nyckelprocesser som är vanligt förekommande i privatpersoners och företags vardag. Det handlar om processer som knyter an till varandra och som involverar olika aktörer i samhället såsom centrala myndigheter, företag och medborgare. För att underlätta arbetet med att effektivisera sådana processer och få en bättre struktur för insatserna inom ramen för uppdraget har vi valt att gruppera processerna I utvecklingsarbetet kommer ofta finansieringsfrågorna upp. Det gäller både finansieringen av data och tjänster och av kostnader för utvecklingsinsatser. Det faktum att myndigheter, som ju är finansierade på olika sätt, ofta måste ta betalt av varandra för att tillhandahålla information upplevs som ett hinder för ökad effektivitet. På grund av de skiftande finansieringsformerna med allt från hel anslagsfinansiering till hel avgiftsfinansiering finns ingen självklar och enkel lösning på problemet, men det finns starka skäl att titta vidare på frågan. Även när det gäller finansieringen av förvaltningsgemensam utveckling finns anledning att göra en mer övergripande analys av de problem som nuvarande modell innebär och att överväga alternativa former. 2 Utvecklingsområde Regeringen har satt som mål för utvecklingen av e-förvaltningen att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och utföra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service. För att stödja det fortsatta arbetet inom e-förvaltning har regeringen utsett fyra utvecklingsmyndigheter, Bolagsverket inom området företag och företagande, Lantmäteriet avseende geografisk information och

Datum Dnr 4 (13) fastighetsinformation, Skatteverket avseende privatpersoner och Transportstyrelsen avseende fordon och förare. Enligt uppdraget (N2011/1368/ITP), se bilaga 2, ska utvecklingsmyndigheterna inom dess respektive område (sektor): Identifiera relevanta aktörer och myndighetsövergripande processer Identifiera myndighetsövergripande behov av e-tjänster som stödjer brukaren i dess kontakt eller informationsutbyte med det offentliga Ta fram handlingsplan, som grundar sig på ingående aktörers verksamhetsplaner, som identifierar möjligheter till besparingar och ökade nyttor genom en högre grad av samverkan inom e- förvaltningsområdet Beakta utvecklingen inom EU Beakta utvecklingen inom det internationella standardiseringsarbetet Främja användningen av öppna standarder. Samordnat erfarenhetsutbyte vad gäller teknik och test Stärka informationssäkerheten. Myndigheterna ska årligen senast den 1 februari lämna en redovisning av uppdraget till Regeringskansliet. 2.1 Preciseringar av området förare och fordon Transportstyrelsen har genom sitt ansvar som registermyndighet för det nationella Vägtrafikregistret ett långtgående samarbete om informationsdelning mellan myndigheter och privata företag, såsom bilhandlare etc. Vägtrafikregistret ger idag t ex privata bilhandlare möjlighet att göra direktregistreringar och även hämta ut information från registren. Vägtrafikregistret ett av Sveriges mest använda register och omfattar information om både fordon och förare. Flertalet av registeruppgifterna baseras på automatiserade myndighetsbeslut. Därmed ges goda förutsättningar till att både utöka informationsdelningen och skapa mer sammansatta myndighetsövergripande tjänster. Med Vägtrafikregistret som bas, och med stöd av redan etablerade samverkansformer, läggs en bra grund för fortsatt utvecklingsarbete inom ramen för Transportstyrelsens utvecklingsansvar.

Datum Dnr 5 (13) En av uppgifterna för Transportstyrelsen - som utvecklingsansvarig myndighet - är att avgränsa och definiera utvecklingsområdet. Myndigheten har inledningsvis för åren 2011-2012 valt att avgränsa området till förare och fordon på väg. Senare kommer även övriga trafikslag att ingå i området. Avgränsningen till vägtrafik motiveras främst av att det berör fler medborgare och företag än andra trafikslag. Ett annat skäl är att fler organisationer och myndigheter redan arbetar med e-tjänster och informationsöverföring mellan varandra än inom andra trafikslag. Det övergripande syftet med utvecklingsarbetet är att förenkla vardagen för förare och fordonsägare. Som utvecklingsansvarig myndighet har myndigheten främst fokuserat på att identifiera: relevanta aktörer myndighetsövergripande processer behov av myndighetsövergripande tjänster Med förare på väg avses här närmare processen för körkort. Processen kan översiktligt presenteras som enligt nedan. Förare på väg omfattar alla olika typer av behörigheter. Söka tillstånd Gå utbildning och träning Bli testad/få körkort Använda och förnya körkort Återlämna /återkallat körkort Fordon på väg fokuserar enbart på rollen som fordonsägare. Det är således inte själva fordonet som står i centrum utan ägarskapet till denna. Processen kan översiktligt illustreras som nedan. Rollen som fordonsägare fokuserar främst på privatpersoner, inte ägarskapet för företag, leasingbolag och juridiska personer. Registrera fordon Registera ägarskap av fordon Använda fordon Avyttra fordon Vad gäller området fordon på väg har myndigheten valt att inte inkludera den del som kallas för väginformatik, dvs. ITS-området. Möjligheterna till att underlätta själva bilkörningen genom olika informationstjänster ingår såldes inte i myndighetens utvecklingsansvar. Det primära ansvaret för dessa frågor vilar alltjämt på Trafikverket. Transportstyrelsen kommer dock alltjämt att medverka i utvecklingen i dessa frågor, bl.a. genom ITS-rådet, men inte i rollen som utvecklingsansvarig myndighet.

Datum Dnr 6 (13) 2.2 Identifierade och medverkande aktörer Till Transportstyrelsens uppdrag hör att även identifiera viktigare aktörer till de myndighetsövergripande processerna. Detta har gjorts för området förare (körkort) respektive fordonsägare. Det fortsatta utvecklingsarbetet planeras att genomföras i två separata arbetsgrupper, en för varje process: - arbetsgrupp förare - arbetsgrupp fordonsägare Transportstyrelsen har bedömt det som viktigt att i det fortsatta utvecklingsarbetet även låta privata organisationer och intresseorganisationer medverka, förutom myndigheterna. Ett skäl är att Transportstyrelsen redan har väl utvecklade samarbetsformer med dessa organisationer. Ett annat skäl är att intresseorganisationerna har viktig kännedom om medborgarnas och företagarnas behov. För respektive arbetsgrupp kommer följande myndigheter/organisationer att medverka Till gruppen förare medverkar följande organisationer/myndigheter: - Trafikverket - Polisen - STR (Sveriges Trafikskolors Riksförbund) - Domstolsverket - Bolagsverket - Motormännen Till gruppen fordon medverkar följande organisationer/myndigheter: - Konsumentverket - Swedac - Bilprovningen - Tullverket - Skatteverket - TFF (Trafiksäkerhetsföreningen) - Bilskrotarnas Riksförbund Transportstyrelsens uppdrag som utvecklingsansvarig myndighet innebär att den redan nu omfattande informationsdelningen mellan Transportstyrelsen

Datum Dnr 7 (13) och andra myndigheter och privata företag och organisationer utvecklas. Framförallt skapas med utvecklingsansvaret bättre förutsättningar att utveckla mer av gemensamma e-tjänster. Vissa finns redan. Körkortportalen är ett exempel på en sådan tjänst. 2.3 Fokuserat område inom Transportstyrelsen Uppdraget som utvecklingsansvarig myndighet har från den 1 januari 2012 har fått en permanent organisatorisk hemvist inom Transportstyrelsen. En helt ny organisatorisk enhet har bildats där merparten av e-frågor på strategisk och taktiskt nivå, liksom frågor kring verksamhetsarkitekturen, är samlade. Inom enheten hanteras även myndighetens uppdrag som utvecklingsansvarig myndighet. Transportstyrelsen har för övrigt formulerat egna tydliga mål för utvecklingsarbetet inom e-förvaltningen. Det utgör dessutom ett av myndighetens 9 strategiska områden. Inom myndighetens VP för 2012 har e-förvaltningsfrågor en central plats. Åtaganden inom ramen för myndighetens utvecklingsansvar väntas ges en större plats för VP 2013, eftersom de myndighetsövergripande utvecklingsinsatserna ännu inte har konkretiserats. 3 Samverkan mellan myndigheterna Samarbetet och samverkan mellan de utsedda utvecklingsmyndigheterna har etablerats bra och sker i olika forum. Transportstyrelsen deltar i såväl arbetsgrupper för utsedda myndigheter som i specifika projekt. För närvarande sker detta främst i samverkan med myndigheterna inom e- förvaltningsuppdraget samt inom ramen för verksamt.se" och Mina meddelanden, Mina ärenden samt Min ärendeöversikt. Samarbetet handlar också om att tillsammans identifiera och planera sektorsöverlappande utvecklingsinsatser. Det gäller givetvis utvecklingen av tjänster som har gemensamt intresse, men också rent allmänt för att överföra kunskaper och idéer om arbetsmetoder med mera. En nära samverkan med E-delegationen och de projekt som bedrivs inom ramen för delegationen är också angelägen. De utvecklingsansvariga har medverkat i varandras dialoger med andra intressenter samt löpande stämt av arbetet med att ta fram utvecklingsplaner.

Datum Dnr 8 (13) Samarbetet handlar också om att tillsammans identifiera och planera sektorsöverlappande utvecklingsinsatser. Det gäller givetvis utvecklingen av tjänster som har gemensamt intresse, men också rent allmänt för att överföra kunskaper och idéer om arbetsmetoder med mera. Bedömningen är att alla fyra utvecklingsmyndigheterna kommit ungefär lika långt i sitt arbete. Samtidigt finns anledning att utveckla formerna för samverkan inom regeringskansliet och av formerna för finansiering av sektorsövergripande utvecklingsinsatser. 4 Dialogdagar Den 11 oktober genomförde Transportstyrelsen en workshop med identifierade aktörer inom fordon och förareområdet där Transportstyrelsens ansvar, engagemang och idéer beskrevs. Ett 20-tal olika aktörer medverkade som var både aktiva och positiva till att medverka fortsättningsvis. Som en del av dagen genomfördes en workshop där vi i grupper diskuterade följande punkter: Vad tror du är den viktigaste insatsen vi kan göra för att underlätta i vardagen för fordonsägare och förare? Hur kan vi samordna dessa insatser? Hur går vi vidare med idéerna? Vad kan din organisation bidra med? De viktigaste punkterna som framkom under dagen var dels ur ett generellt perspektiv där man önskade tydligare och enklare kontakter med oss som myndighet, via ökat antal e- kanaler skapa effektivare arbetssätt, e- legitimation som en grundbult för en ökad åtkomst till sina ärenden och kontakter. En fortsatt och nära dialog önskas där en fördjupning av behov och möjligheter kan ske, gärna med en e-dialog som grund och med en fördelning mellan området fordon och förare. Specifikt inom förarområdet var behovet att medverka i processen under utbildningen att ta körkort, en ökad e-grad i form av att kunna från trafikskolorna medverka till att handledarintyg, körkortstillstånd etc. hanteras effektivare i en ökad samverkan. Genom att skapa en ökad e- samverkan kan effekterna bli att information snabbare ges, samtal till kundtjänst minskas och färre pappershandlingar vilket även leder till nöjdare användare. Specifikt inom fordonsområdet så efterfrågades en ökad samverkansform utifrån fordonet där aktörer medverkar, kan hämta och lämna information

Datum Dnr 9 (13) som skapar en ökad nytta för fordonsägaren. En viss frustration visade sig finnas inom områden som konkurrensutsatts om hur information ska gå ut till slutanvändare och av vem då detta kan ge en försämrad nytta. Resultatet från dagen blev att fortsatta utvecklingsforum och workshop ska ske både gemensamt men framförallt inom fordons och förarområdet för sig. Förslag på ett upplägg och en handlingsplan tas fram av Transportstyrelsen som även blir ansvarig för att kalla ihop möten. Förslag om att beskriva processerna utifrån kundens behov där aktörernas del i processen synliggörs. Aktörernas medverkan sker där man själva bidra med resurser. Ett brev med förslag på fortsatta möten och workshop skickades ut under december med förslag på ett fortsatt arbete. En inbjudan till aktörerna sker i början av året med datum och förslag på forum och en grund för handlingsplan. 5 Planerade insatser I det följande beskrivs kortfattat vilka insatser som planeras inom ramen för utvecklingsuppdraget. I avsnitt 5.1 redovisas viktiga processer, intressenter och former för samverkan. I avsnitt 5.2 beskrivs behov av bastjänster. I avsnitt 5.3 redovisas aktiviteter som har påbörjats eller som planeras under den närmaste tiden, medan avsnitt 5.4 redovisar identifierade, men inte påbörjade aktiviteter. 5.1 Identifierade processer och samverkan Målsättningen för utvecklingsarbetet är att förenkla och förbättra viktigare processer som är vanligt förekommande i privatpersoners och företagens vardag. Det handlar om processer som knyter an till varandra och som genom sin strukturellt övergripande karaktär involverar olika aktörer i samhället såsom myndigheter, kommuner, företag och medborgare. För området förare (körkort) resp. fordonsägare har huvudprocessen ur ett kundperspektiv identifierats. Delprocesserna är delvis identifierade och kommer därför närmare att beskrivas. Härutöver väntas arbete med att: beskriva: - nuvarande tjänster från myndigheter och organisationer - kundbehov i olika situationer - informationsdelning mellan myndigheter och organisationer identifiera: - kundbehov av tjänster och stöd utifrån olika livssituationer

Datum Dnr 10 (13) - möjligheterna till förenklad informationsdelning mellan aktörer med befintliga tjänster analysera - behov av sammansatta, informationsdelade tjänster - möjligheterna till utvecklad informationsdelning och vidareutnyttjande av information - behov och möjligheter av myndighetsövergripande tjänster föreslå - ev. gemensamma tjänster och förenklad informationsdelning - prioritering och ev. förslag till finansiering Under 2012 kommer deltagarna i de två arbetsgrupperna att träffas med jämna mellanrum för att i seminarieform och workshops. Transportstyrelsen kommer att fungera som ordförande och sammankallande i grupperingarna. 5.2 Identifierade behov av bastjänster och andra insatser I uppdraget ingår även att identifiera behov av och driva på utveckling av bastjänster för information. Transportstyrelsen ser allmänt över sina externa basinformationstjänster i syfte att standardisera dem, beskriva deras innehåll och publicera i tjänstekatalogen. Vi ser samtidigt över de externa behoven av information för att ev. ta fram en plattform för att på ett effektivt sätt tillhandahålla nya tjänster som efterfrågas. Tillgänglighetskraven från omgivningen ökar på online tjänster dygnet runt året runt. De företag och myndigheter som arbetar med fordonsfrågor eller med körkortsfrågor, efterfrågar mer av automatiserad samverkan, lättare åtkomst till egen information och elektroniska meddelanden. En ökad kontakt och utförande av ärenden via flera e-kanaler efterfrågas därutöver. Behovet av fler bastjänster är stort, i synnerhet inom körkortsområdet. Transportstyrelsen ser över sin interna infrastruktur för att tillgodose de ökade tillgänglighetskraven. Myndigheten kommer under året att ta fram en plan för att skapa fler bastjänster. Genom att förpacka registerinformationen på ett standardiserat sätt och till olika tjänstetyper, blir nuvarande registerinformation mer tillgänglig för både andra myndigheter som företag.

Datum Dnr 11 (13) 5.3 Aktiviteter som påbörjas och planeras Förstudier och analyser gällande Mina sidor och mina meddelanden är påbörjade, en pilot inom Mina meddelanden genomförs och startar under första kvartalet 2012. En förstudie inför den kommande e-legitimationen är genomförd under 2011. 5.4 Aktiviteter som är identifierade men ej påbörjade En aktivitet som identifierats är möjligheten för Trafikskolor att hjälpa elever med registrering av nödvändiga handlingar i samband med ansökan om körkortstillstånd, direkt i Transportstyrelsens register. Kontakt med STR (Sveriges Trafikskolors Riksorganisation) kommer att tas inom kort för att diskutera hur ett sådant arbete skulle kunna se ut. 6 Måluppfyllelse Regeringen gav i mars månad Transportstyrelsen ansvaret som utvecklingsansvarig myndighet för förare och fordon. Att identifiera behov, utveckla samverkan mellan myndigheter, och tillhandahålla mer av förvaltningsövergripande e-tjänster till medborgare och näringsliv tar tid. Än så länge har utvecklingsansvaret inte resulterat konkreta resultat i form av nya e-tjänster eller förenklad informationsdelning mellan myndigheter. Arbetet inom ramen för utvecklingsansvaret har hittills inte bidragit till ett påtagligt närmande av regeringens övergripande mål för e-förvaltningen: Det ska vara så enkelt som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt att ta del av förvaltningens service. Bedömningen är dock att det nu finns goda förutsättningar för konkreta resultat i form av enklare informationshantering och nya samordnade e- tjänster inom en närtid, och därmed även en högre måluppfyllelse. Av de mer specifika uppgifter som ligger på Transportstyrelsen som utvecklingsansvarig myndighet, har några redan genomförts, medan andra är på väg att realiseras. Uppgifterna kan delas in i två huvudområden: - Identifiera och analysera Här avses bl. a att avgränsa området, identifiera kundbehov, beskriva myndighetsövergripande processer, och identifiera behov av myndighetsövergripande e-tjänster

Datum Dnr 12 (13) - Planera, realisera och koordinera Här avses bl. a att lansera och koordinera för ev. myndighetsövergripande e- förvaltningsprojekt, samt se till att ingående myndigheter tar fram verksamhetsplaner för insatser inom e-förvaltningsområdet. Transportstyrelsen har påbörjat arbetet med den första punkten tillsammans med berörda aktörer. Den andra huvuduppgiften väntas påbörjas under 2012. En plan för detta kommer snart att finnas. Transportstyrelsen sedan flera år tillbaka ett nära samarbete med andra myndigheter vad gäller informationsdelning om fordon och förare. Med Trafikverket har Transportstyrelsen även vissa förvaltningsgemensamma e-tjänster och webbportaler för körkortsfrågor. Övriga myndigheter som Transportstyrelsen här har här en nära samverkan med är främst Polis, Domstolsväsende, Skatteverket, Tullverket. Transportstyrelsen arbetar således redan nu väl i linje med kravet i myndighetsförordningen, 6, om att genom samarbete med myndigheter och andra ta tillvara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet. 7 Förutsättningar och hinder En grundläggande del i Transportstyrelsens e-förvaltningsarbete är att skapa processer med hög automatiseringsgrad där användare och olika aktörer kan agera via olika webblösningar, e-tjänster eller dator till datorlösningar. Inom fordonsområdet finns goda förutsättningar och arbetet har här kommit långt. Inom förarområdet finns stor potential, men hinder skapar risk för förseningar. Exempel på sådana är: Åtkomst till egna uppgifter (finns beskrivet i SOU 2010-76) Direktåtkomst till socialstyrelsens register för identifiering av läkare och optiker (förslag på förordningsändring skickat till departementet 110630) Automatiska beslut (Se JO-anmärkning) Krav på underskrift av hälsodeklaration Registrering av omhändertagande direkt av polis (framställan lämnad till departementet 2010) Sekretessregler eller känsliga uppgifter innebär högre krav på identifiering. Våra kunder är till stor del ungdomar under 18 år och saknar e-leg.

Datum Dnr 13 (13) Myndigheter skickar papper mellan varandra istället för att vara ihopkopplade via SHS. 7.1 Juridiska hinder För att skapa e-tjänster, automatiserad samverkan och åtkomst till information bör det finnas regelverk anpassat för e-förvaltningen. Idag försöker att Transportstyrelsen anpassa eller ändra regelverket för att det ska fungera inte bara för ett ärende i pappersform utan även i elektronisk form. De lagar som Transportstyrelsen behöver ta hänsyn till har identifierats. 7.2 Finansiella hinder Det kan konstateras samverkan mellan myndigheter och därmed hanteringen av olika överenskommelser och betalningar kan bli relativt kostsam, särskilt i relation till att marginalkostnaderna för själva tillhandahållandet av informationen blir allt lägre. På grund av de skiftande finansieringsformerna med allt från hel anslagsfinansiering till hel avgiftsfinansiering finns ingen självklar och enkel lösning på problemet, men det finns starka skäl att titta vidare på frågan. Även när det gäller finansiering av förvaltningsgemensam utveckling finns anledning att göra en mer övergripande analys av de problem som nuvarande modell innebär och att överväga alternativa former. Inom ramen för nuvarande besluts- och finansieringsmodell för utvecklingsinsatser av myndighetsövergripande karaktär är en kritisk framgångsfaktor att intressenterna tillsammans skapar tydliga mål och visioner och är beredda att avsätta nödvändiga resurser för att nå önskade resultat.