Policy för tjänsteresor, representation och utlägg vid Dans och Cirkushögskolan (DOCH)

Dnr 20-13-2013 Policy för tjänsteresor, representation och utlägg vid Dans och Cirkushögskolan (DOCH) Beslutad av rektor: 2013-01-15 Visiting address Brinellvägen 58, Postal address P.O. Box 27043 Phone +46 8 562 274 00 info@doch.se Stockholm, Sweden 10251 Stockholm, Sweden Fax +46 8 562 274 10 www.doch.se

2 (19) Innehållsförteckning 1 Introduktion och syfte... 4 2 Ansvar... 4 3 Delegation och attest... 4 4 Resor... 5 4.1 Färdsätt... 6 4.1.1 Resestandard... 6 4.1.2 Medföljande... 7 4.1.3 Semester i anslutning till tjänsteresa... 7 4.2 Reseersättning... 7 4.2.1 Betalkort... 8 4.2.2 Reseförskott... 8 4.2.3 Redovisning av arbetstid... 8 4.2.4 Traktamente... 8 4.2.5 Måltidsavdrag... 9 4.2.6 Logi... 10 4.2.7 Utlägg i främmande valuta... 10 4.3 Statens tjänstereseförsäkring... 11 5 Representation... 11 5.1 Definition och förutsättningar för representation... 12 5.2 Extern representation... 12 5.3 Intern representation... 12 5.4 Representation i hemmet... 13 5.5 Arbetsluncher... 13 5.6 Kurser och konferenser... 13 5.7 Dricks... 14 5.8 Betalningsunderlag... 14 5.9 Risker för mutor och bestickning... 14 6 Gåvor och uppvaktningar... 14

3 (19) 6.1 Reklamgåvor... 14 6.2 Representationsgåvor... 15 6.3 Gåvor till och uppvaktning av anställda... 15 7 Privata utlägg... 15 8 Personalvård... 16 9 Lathund för högsta representationsbelopp, momsavdrag och förmånsbeskattning 17

4 (19) 1 Introduktion och syfte I den verksamhet som Dans och Cirkushögskolan (DOCH) bedriver är det både lämpligt och nödvändigt att vid olika tillfällen representera. Resor och representation ingår som en naturlig och viktig del av en högskolas verksamhet och kontakter med omvärlden. Alla resor och representation ska dock utövas återhållsamt och med omdöme samt ha ett direkt samband med DOCHs verksamet. Det gäller både tidpunkten och platsen samt deltagande personer. Denna policy reglerar inte i detalj hur resor och representation ska utföras utan snarare vilka ramar som ska beaktas. Kostnaderna för resor, utlägg och representation utgör en betydande utgiftspost för DOCH, cirka 2,3 miljoner kronor per år. Därför finns all anledning att planera sitt resande och sin verksamhet så att man bäst nyttjar tillgängliga resurser. En strävan måste alltid vara hög kostnadseffektivitet, samtidigt som avkall inte ska göras på kvalitet och service. Syftet med denna policy är att vara ett styrinstrument för ett mer kostnadseffektivt och miljöanpassat resande i tjänsten och samtidigt skapa förutsättningar för en trygg och säker arbetsmiljö för våra medarbetare. För mer information om högskolans miljöarbete, se Dans och cirkushögskolans miljöpolicy, Dnr 20-89-2011. 2 Ansvar Chefer och prefekter har ansvar för att - Medarbetarna känner till innehållet i policyn med tillhörande riktlinjer. - Medabetarna har kunskaper om säker och miljöanpassad trafik. - Besluta om och regelbundet följa upp medarbetarnas tjänsteresor och se till att riktlinjer följs. - Resor med och för studenter finns med i kursplaneringen och ryms inom kursbudgeten. Varje medarbetare ansvarar för att hans eller hennes resor i tjänsten sker på ett kostnadseffektivt, miljöanpassat och säkert sätt i enlighet med policy och riktlinjer. 3 Delegation och attest Beslut om representation, personalförmåner, resor och gåvor fattas enligt den för högskolan fastställda, gällande delegationsordningen, se Besluts- och

5 (19) delegationsordning för Dans och cirkushögskolan, Dnr 20-379-2012. Attest sker i enlighet med högskolans riktlinjer för attester. 4 Resor Genom att planera dina tjänsteresor får du ökade möjligheter att påverka dina resekostnader. Resekostnader är inte en konstant, opåverkbar faktor. Alla inköp ska ske i överensstämmelse med lagen om offentlig upphandling (LOU 2007:1091, http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/20071091.htm ), vilket innebär att gällande ramavtal ska följas (se www.avropa.se samt Konkurensverkets hemsida, www.kkv.se för mer information). Resandet är ett medel som ska användas på ett omdömesgillt sätt och den tid och de pengar som läggs ned ska kunna försvaras på samma sätt som övriga resurser som förbrukas för att nå DOCHs mål. Alternativa möjligheter till resande ska beaktas såsom telefon- och videokonferens etc. En resa mellan bostaden och tjänstestället är inte en tjänsteresa. Vid resor mellan bostad och arbetsort samt vid resor inom arbetsorten utgår ersättning endast för merkostnader som kan uppstå vid förrätning på annan plats än tjänstestället. Resekostnadsersättningen och traktamentet beräknas med hänsyn till det faktiska färdsättet och den faktiska frånvaron från tjänstestället eller bostaden. Tjänsteresor ska alltid i förväg godkännas av närmaste chef, se hemsidan för underlag till resebeställningar (http://www.doch.se/for_personal/resebestallning). För lärare krävs den ämnesansvarige prefektens/ enhetschefens godkännande, för administrativ personal krävs förvaltningschefens godkännande, för prefekter krävs rektorns godkännande och för rektor krävs styrelseordförandens godkännande. DOCH har avtal med resebyrån American Express som kan anlitas för resor som kräver mer omfattande planering. Resebyrån använder sig av befintliga statliga avtal. God framförhållning och effektiv planering är nödvändig för att resebyrån ska kunna föreslå den bästa lösningen. Resebyrån rapporterar återkommande om den koldioxidbelastning som högskolans resande skapar. Kontakta resebyrån American Express direkt (Gunilla Egevi för cirkusinstitutionen) för mer information och hjälp med bokningen. På American Express hemsida skapas en personlig reseprofil som sedan används vid beställningen. https://www.aexp.se/lib/templates/businesstravel/pages/travelprofilebt.aspx?id=41 570&epslanguage=EN Observera att en undertecknad reseorder måste finnas innan resa bokas.

6 (19) Den bonus eller de fribiljetter som resenären eventuellt erhåller vid resor i tjänsten får inte utnyttjas privat utan endast i samband med annan resa i tjänsten. 4.1 Färdsätt Resenären ska välja det lämpligaste och mest kostnadseffektiva färdsättet, med hänsyn tagen till samtliga faktorer såsom resesätt, faktisk biljettkostnad, restid, arbetstid, boendekostnad, traktamente etcetera. Resenären ansvarar för att nyttja möjligheter till miljöanpassat resande, till exempel välja tåg istället för flyg. Vid flygresor är det mellanlandningarna som ska undvikas ur miljöhänsyn. 4.1.1 Resestandard Tåg Tåg ska vara det främsta alternativet för inrikesresor. Det billigaste biljettalternativet ska alltid väljas om det inte finns särskilda skäl. Flyg Flyg ska i normalfallet inte bokas för resor under 50 mil. Inrikesresor med flyg kan väljas om tåg inte är ett rimligt färdmedel med hänsyn tagen till arbetstid och kostnad. Flygresor ska bokas till den lägsta kostnad som erbjuds, med hänsyn tagen till arbetstid, säkerhet och miljö. Transport till och från flygplats ska i första hand ske med allmänna kommunikationsmedel alternativt med flygtåg eller flygbuss. Anslutnings- och lokalresor Vid anslutnings- och lokalresor (t/r flygplats och tågstationer) ska i första hand billigaste allmänna färdsätt (buss, flygbuss, tåg) väljas. Taxi väljs i sista hand, men kan vara ett alternativ om flyget anländer sent på kvällen/natt, etc. Hyrbil och taxi I situationer då kollektivt resande inte är möjligt eller innebär stora besvär, som t ex dåligt utnyttjande av tid, kan hyrbil eller taxi användas. Hyrbil, och om möjligt taxi, ska vara miljöklassad och samtidigt garantera en rimlig säkerhet. Taxikvitto som den anställde lämnar till DOCH ska innehålla från- och tilladresser samt den resandes namn. Egen bil Privat bil får användas när andra alternativ (enligt ovanstående) inte är rimliga ur ett samlat perspektiv på miljö, kostnadseffektivitet, arbetstid och säkerhet. Det

7 (19) åligger resenären att kunna redovisa skälen till varför privat bil har valts i det enskilda fallet. Eget boende Om den anställde själv ordnar och bekostar boende under en tjänsteresa, som alternativ till att högskolan står för kostnaden, utgår nattraktamente enligt avtal eller ersättning enligt utlägg/överenskommelse. 4.1.2 Medföljande Medföljande (t ex partner/barn) ska betala alla sina egna kostnader. Sådana kostnader får inte faktureras högskolan. Vid bokning av dubbelrum ska 25 % av kostnaden betalas av den medföljande via avdrag på lön alternativt ska detta lösas direkt med hotellet på plats. 4.1.3 Semester i anslutning till tjänsteresa Anställd som beviljats semester eller är ledig i anslutning till en tjänsteresa ska själv stå för eventuella merkostnader som hänger samman med att vistelsen varar längre än vad som krävs. Sådana kostnader får inte faktureras högskolan. 4.2 Reseersättning De belopp som utgör reseersättning består dels av traktamentsbelopp som är skattefria och dels av lönetillägg som är skattepliktiga. Traktamentsbeloppen gäller enligt Inkomstskattelagen och är kopplade till basbeloppet. Aktuell information finns på Skatteverkets hemsida, www.skatteverket.se Kostnaden för en resa eller eget utlägg ska redovisas direkt efter att den uppstått. Inför årsbokslut är det extra viktigt att inkomma med sina reseräkningar i god tid för att kostnaden ska komma på rätt år. DOCHs policy är att underlag för reseräkning ska inkomma inom en månad efter hemkomst. Ersättning betalas inte ut för reseräkning inkommen över 6 månader efter avslutad resa. Alla utgifter måste styrkas med originalkvitto. Det är därför viktigt att spara kvitton och andra verifikationer under resan. Färdbiljetter (även boardingcards!) ska också bifogas reseräkningen för att bekräfta datum och tider.

8 (19) Anställda som åker på en studie- eller konferensresa, som betalas av arbetsgivaren, ska inte beskattas för värdet av resan så länge det handlar om en renodlad studie- eller konferensresa. 4.2.1 Betalkort Anställda har, efter sedvanlig kreditprövning, möjligheten att ansöka om ett företagsupphandlat betalkort som är kopplat till Eurocard, vilket innebär att det är gångbart på hotell, restauranger, reseföretag, bensinstationer och butiker i stort sett över hela världen. Eurocard är ett personligt kort där innehavaren är betalningsansvarig. Fakturering sker en gång per månad på utnyttjad summa. Möjlighet finns också att ta ut kontanter på kortet, vilket innebär att den som använder kortet ej förutsätts behöva reseförskott. Fakturering sker från kortföretaget en gång per månad på utnyttjad summa. Underlag lämnas i original till lönehandläggaren för ersättning av utlägg. För att få ett Eurocard fordras ett godkännande av närmaste chef. 4.2.2 Reseförskott I och med att möjligheten att erhålla ett Eurocard finns är godkännande av reseförskott mycket begränsat och beviljas endast i undantagsfall. Kontakta Ekonomiavdelningen för beviljning. 4.2.3 Redovisning av arbetstid Arbetstid vid förrättning räknas inte som övertid. Deltidsanställd arbetstagare redovisar istället mertid och heltidsanställd arbetstid flextid alternativt att tjänstgöringen är en del i arbetsschemat eller enligt överenskommelse med ansvarig chef i samband med att resan beslutats. Tid för måltider får inte redovisas som arbetstid. 4.2.4 Traktamente Vid förrättning utanför den vanliga verksamhetsorten utbetalas traktamente endast om förrättningen medför övernattning. Nattraktamente betalas endast om den anställde inte erhållit av arbetsgivaren betald logi och inte heller fått logikostnad betald på annat sätt. I betald logi inräknas sovplats på tåg

9 (19) och båt. Nattraktamente erhålls inte om den anställde kör bil, reser på tåg med sittplatsbiljett eller arbetar under natt. Vid flerdygnsförrättning i Sverige utbetalas traktamente med följande belopp: Avresedag (avresa före kl 12) Avresedag (avresa kl 12 eller senare) Hel dag (dag 1-15) Hemkomstdag (efter kl 19) Hemkomstdag (kl 19 eller tidigare) 220 kronor 110 kronor 220 kronor 220 kronor 110 kronor För traktamenten utomlands, vänligen se Skatteverkets allmänna råd SKV A. 4.2.5 Måltidsavdrag Grundregeln är att den anställde ska bekosta sina måltider själv. Undantag finns dock. Förmånsskattefria måltider: Måltider vid intern och extern representation Hotellfrukostar samt fria måltider på allmänna kommunikationsmedel om de ingår obligatoriskt i priset för hotellet eller resan Måltid som ingår i en intern kurs/konferens Förmånsbeskattade måltider: Måltider vid externa kurser S k arbetsluncher som intas vid sammanträden, möten eller vid projektträffar och där endast myndighetens egen personal medverkar. Förmånsvärdet beräknas utifrån marknadsvärde. Vid inrikesresor gäller följande avdrag för måltider: Om måltider ingår i rumspriset vid hotellvistelse eller om resenären annars på grund av tjänsten har erhållit någon måltid, ska traktamentet för den dagen reduceras med: Frukost Lunch Middag 44 kronor 77 kronor 77 kronor

10 (19) Har den anställde vistats större delen av tjänsteresetiden i Sverige på avrese- eller hemkomstdagen bestäms traktamentet enligt reglerna för inrikestjänsteresa. Vid resa mellan länder som har olika tidzoner beräknas vistelsetiden med utgångspunkt i den lokala tiden för respektive ort. Om synnerliga skäl föreligger kan traktamentet betalas ut i förskott. Förskottet ska redovisas omedelbart efter hemkomsten. Om redovisningen uteblir dras hela förskottet vid löneutbetalningen månaden efter. Vid utrikesresor innebär följande minskning av dagtraktametet utomlands: Frukost 15% Lunch 35% Middag 35% Reduktion av traktamentet görs endast för faktiskt intagna måltider. Reduktionen görs ej för måltid som tillhandahållits på allmänna transportmedel om måltiden obligatoriskt ingår i priset för resan. DOCH följer Skatteverkets årliga rekommendationer beträffande utlandstraktamentets storlek (för aktuell information, se www.skatteverket.se ) 4.2.6 Logi Vid bokning av hotell ska avtalshotell användas alternativt bokas genom resebyrån (för aktuella boenden, se www.avropa.nu) Vid tjänsteresa ersätts styrkta logikostnader för hotellrum. Kostnaderna ska vara skäliga. Delas hotellrum med person som inte är ersättningsberättigad, utgår ersättning för hotellkostnader för max 75% av priset för ett dubbelrum (mer information finns under punkt 4.1.2 Medföljande). Om en resenär, istället för att bo på hotell, hyr annan bostad får han ersättning för styrkta kostnader, dock högst med belopp motsvarande normal hotellrumskostnad på orten för en person. 4.2.7 Utlägg i främmande valuta Utlägg i främmande valuta ersätts enligt den växelkurs efter vilken valutan förvärvats.

11 (19) 4.3 Statens tjänstereseförsäkring När du som anställd vid DOCH företar tjänsteresa för arbetsgivarens räkning omfattas du av den tjänstereseförsäkring som DOCH har tecknat hos Kammarkollegiet enligt förordningen (1993:674). Försäkringens grundskydd gäller vid alla inrikes- och utrikes tjänsteresor och förrättningar för DOCHs räkning. Det gäller under hela bortovaron från tjänstestället eller bostaden eller annan plats där tjänsteresan börjar eller slutar. Vid en utrikes tjänsteresa gäller det även under avbrott p g a semester eller tjänstledighet på annan ort än resenärens vanliga verksamhetsort (högst 14 dagar). Försäkringen gäller utan självrisk. Försäkringsvillkor finns att läsa på Kammarkollegiets hemsida: www.kammarkollegiet.se där också blankett för skadeanmälan skrivs ut. För ytterligare information kontaktas Kammarkollegiet, tfn 054-22 12 00. Försäkringskortet (Swedish State Business Travel Insurance Certificate) utfärdas av arbetsgivaren inför utlandsförrättning. Den anställde ansvarar själv för att skaffa försäkringskortet genom att kontakta personalansvarig alternativt lönehandläggaren. Vid resa i EU/EES-länder rekommenderar DOCH att man som anställd även har med sig det Europeiska Sjukförsäkringskortet som utfärdas av Försäkringskassan www.forsakringskassan.se. På försäkringskassans hemsida finns en förteckning över vilka länder som avses. Kortet är giltigt i tre år. Med det kortet får man samma förmåner som invånarna i det land som man vistas. Syftet med korten är att resenären så snabbt som möjligt ska få tillgång till akut sjukvård. 5 Representation Vid representation uppstår ofta kostnader för t ex mat, dryck och olika typer av arrangemang. Dessa kostnader ska vara väl avvägda i förhållande till arten av representation. De allmänna reglerna för representation utgår från skattelagstiftningen och bestämmelser om vad som är avdragsgill kostnad i näringsverksamhet. Högskolans representation med alkohol ska alltid präglas av måttlighet. Alkoholhaltiga drycker i måttliga mängder kan tillåtas, dock inte starksprit. För vidare information, se högskolans alkoholpolicy Alkohol- och drogpolicy för anställda och studenter vid Danshögskola, Dnr 20-287-2009.

12 (19) 5.1 Definition och förutsättningar för representation Representationskostnader kan avse kostnader för mat, dryck, serveringsavgift samt gåvor. Representation kan rikta sig antingen utåt mot t.ex. företrädare för andra universitet och högskolor, företag, offentliga sektorn och andra organisationer (extern representation eller mot den egna personalen (intern representation). Representation medges bara inom och i direkt anslutning till den ordinarie verksamheten vid högskolan och får bara ske i de fall och i den omfattning som det är motiverat av verksamhetens art. Exempel är inledande eller bibehållande av för skolan viktiga förbindelser, utgifter för jubileum samt utgifter för personalvård. Representationskostnader belastar alltid "värdens" budget. Kostnader av mer personlig art eller i samband med personliga högtidsdagar är inte att betrakta som representation. Ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer ska undvikas. Representation ska inte vara lyxbetonad och får inte vara av den karaktären att den kan äventyra skolans goda rykte. Lunch och middag räknas som separata representationstillfällen även om de sker samma dag. 5.2 Extern representation Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten eller som ett led i högskolans marknadsföring och PRverksamhet. Kostnaden för extern representation får uppgå till högst 600 kronor, exklusive moms, per person och representationstillfälle. En högre kostnad per person ersätts endast om rektor i förväg har medgivit detta. Antalet interna representanter ska vara skäligt i förhållande till de externa representanterna samt relaterat till syftet med representationen. 5.3 Intern representation Intern representation riktar sig inåt mot högskolans personal och har mera karaktär av personalvårdande aktiviteter (exempelvis personalfester), informationsmöten för anställda samt möten med högskolans olika nämnder. Kostnaden får vid intern representation uppgå till högst 400 kronor, exklusive moms, per person och representationstillfälle. Intern representation bör inte förekomma oftare än vad som kan anses vara rimligt (normalt max tre gånger per år). I beloppet ska också eventuella kostnader för lokalhyra eller liknande inräknas. Intern representation i form av gåvor kan ges för mindre värden vid jul och som gåvor i samband med avgångar eller jämna födelsedagar (för mer information, se under kapitel 6 Gåvor och uppvaktning).

13 (19) Förfriskningar och annan enklare förtäring t ex kaffe, te, läsk, bulle betraktas inte som intern representation i bokföringshänseende utan klassas som skattefria förmåner till de anställda. För att en måltid ska kunna bokföras som intern representation och vara skattefri för den anställde så måste, enligt Skatteverket, följande villkor är uppfyllda: Att det är fråga om interna möten för högskolan Att sammankomsten har en varaktighet av högst en vecka Att det inte är fråga om regelbundet återkommande möten med korta mellanrum (varje eller varannan vecka) Att måltidsarrangemangen är gemensamma Att den omfattar minst sex timmars effektivt arbete per dag eller är jämt fördelat på 30 timmar under en vecka 5.4 Representation i hemmet Representation i hemmet ska tillämpas restriktivt. Vid denna typ av representation ställer Skatteverket och Riksrevisionen extra höga krav på redovisningen. Kvitto från livsmedelsbutik eller liknande ska bifogas. Vid representation i hemmet gäller samma högsta belopp per person och tillfälle som vid övrig representation. 5.5 Arbetsluncher Begreppet arbetslunch/-måltid finns inte i skattelagstiftningen, således är arbetsluncher skattepliktiga. Att anställda går ut och äter en gemensam lunch och samtidigt diskuterar arbetet förändrar inte detta. Tids- och effektivitetsvinster utgör ingen grund för annan bedömning. Endast om måltiden intas i samband med en intern konferens eller liknande kan den undantas från beskattning. 5.6 Kurser och konferenser Kostnader för måltider i samband med utbildning av anställda är inte att betrakta som representation och kan därför bli föremål för förmånsbeskattning hos den anställde. Om kostnaden ingår i deltagaravgiften utgör konferensmåltider, i samband med konferenser som högskolan anordnar, inte representation. Ingår dock inte kostnaden i deltagaravgiften utgör måltiderna representation och de allmänna föreskrifterna för representation gäller.

14 (19) 5.7 Dricks Vid restaurangbesök och taxiresor är det vanligt att man lämnar dricks, normalt med ett belopp som gör att slutsumman utjämnas. Om dricksen ingår i taxiresans pris enligt kvittot är dricksbeloppet momspliktigt precis som resan i övrigt. Om en gäst på restaurang betalar dricks utöver serveringsavgiften anses denna dricks, enligt Skatteverket, vara en ersättning som faller utanför mervärdesskattelagens regler, dvs att det inte utgår någon moms på dricks. Dricks i samband med kontokortsbetalning vid hotell- eller restaurangbesök ingår liksom den övriga förtäringen i representationskostnaden. Vid DOCH gäller att dricks i undantagsfall kan lämnas vid restaurangbesök eller taxiresor. Beloppet får dock inte överstiga 5% av representationskostnaden. Dricks ska rymmas inom beloppsgränsen för representationen. 5.8 Betalningsunderlag På verifikationer som avser representation ska det klart framgå syftet med representationen, vilka personer som deltagit samt deras hela namn och funktion. Verifikationen ska vara originalhandling från restaurang eller dylikt enligt riktlinjerna ovan. 5.9 Risker för mutor och bestickning Anställda inom den offentliga sektorn, och i synnerhet befattningshavare som utövar myndighet, får inte utsättas eller utsätta sig för risken att ens kunna misstänkas för korruption. 6 Gåvor och uppvaktningar Gåvor kan indelas i tre kategorier: reklamgåvor, representationsgåvor samt gåvor till anställda. 6.1 Reklamgåvor Med reklamgåvor avses artiklar av förhållandevis obetydligt värde (högst 200 kronor exkl moms) ofta med högskolans logo.

15 (19) 6.2 Representationsgåvor Representationsgåvor kräver omedelbart samband med verksamheten (på liknande sätt som med representation). Representationsgåvor kan t ex vara blommor, fruktkorg, bokgåva eller dylikt som, istället för måltid, överlämnas i samband med att viktiga avtal undertecknas, samarbeten inleds eller avslutas, invigningar eller jubileer. Gåvor till externa kontakter i samband med helger, personliga högtidsdagar och dödsfall klassificeras också som representationsgåvor men anses inte ha tillräckligt samband med verksamheten varför inte momsavdrag medges. Vid representationsgåvor måste också reglerna om muta och bestickning beaktas. 6.3 Gåvor till och uppvaktning av anställda Huvudregeln är att gåvor från arbetsgivare är skattepliktiga. Det finns dock vissa typer av gåvor från arbetsgivaren som är särskilt undantagna från skatteplikt. Dessa gåvor klassificeras som personalvård och är skattefri för den anställde. För mer information om när gåvans värde är skattefri, se information i kapitel 10 Lathund). Skattefriheten gäller i de fall som räknas upp nedan när gåvans värde inte överstiger respektive belopp. Överskrids beloppet blir hela gåvan skattepliktig. Skattefriheten gäller dock aldrig kontanta medel (presentkort som går att byta mot kontanter likställs med kontanta medel). För mer information om DOCHs interna riktlinjer rörande uppvaktning av personal inklusive beloppsgränser, se Riktlinjer för uppvaktning, Dnr 20-288-2010. 7 Privata utlägg Privata utlägg som inte gäller milersättning, sjukvårdskostnader eller andra skattepliktiga kostnader sker via den elektroniska fakturaportalen. Kvitton ska fästas med arkivtejp på ett A4 ark. För varje kvitto ska det skrivas en kommentar av vilken det framgår: - I vilket syfte inköpet har gjorts - Vilka som deltagit, vid resor och representation (glöm inte dig själv!) Originalkvitto som lämnas ska innehålla följande information: - a. företagets namn och organisationsnummer eller personnummer - b. den adress där försäljning sker - c. datum och klockslag för försäljningen - d. löpnummer för kassakvitto ur en obruten stigande nummerserie

16 (19) - e. kassabeteckning - f. artikelnamn och antal varor som sålts - g. antal tjänster som sålts - h. försäljningsbelopp - i. den mervärdesskatt som belöper på försäljningsbeloppet - j. mervärdesskattens fördelning på olika skattesatser - k. betalningsmedel - l. kontrollenhetens tillverkningsnummer - m. kontrollkod enligt Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2009:2) om kontrollenhet till kassaregister. Det ovan nämnda gäller även för utländska kvitton, med undantag för punkterna i-m. 8 Personalvård Personalvårdsförmåner är förmåner av mindre värde som syftar till att skapa trivsel i arbetet eller som ges på grund av sedvänja inom den verksamhet som det är fråga om. För att förmånen ska räknas som en personalvårdsförmån måste förmånen rikta sig till hela personalen. Denna typ av kostnad är skattefri för den anställde. Förmånen ska inte kunna bytas ut mot kontant ersättning, varför bruttolöneavdrag inte kan tillämpas för dessa förmåner.

17 (19) 9 Lathund för högsta representationsbelopp, momsavdrag och förmånsbeskattning Typ av representation Rektors gräns för högsta tillåtna belopp att representera för, exkl moms 600 kr/person Högsta belopp för momsavdrag enligt Skatteverket Högsta momsavdrag Extern representation (inkl repr i hemmet) Måltid (lunch, middag och 600 kr/person 90 kr/pers 10,80 kr/pers = supé) moms 12% 1) Enklare måltid (frukost, 60 kr/person 60 kr/pers 2) 7,20 kr/pers = för-friskningar) moms 12% 1) Representationsgåvor 180 kr 180 kr/pers 45 kr/pers (21,60 kr/pers) = 25% moms Representationsgåvor i samband med högtidsdag, helg eller begravning Intern representation (inkl repr i hemmet) Måltid (lunch, middag och supé) Enklare måltid (frukost, förfriskningar) Styrelsesammanträde (enklare förtäring) Personalfest (högst 2 ggr per år) - inkl jullunch varav måltid 180 kr Inget momsavdrag Förmånsbeskattning Nej Nej Nej 225 kr Nej 400 kr/person 400 kr/person 90 kr/pers 10,80 kr/pers = Nej moms 12% 1) 60 kr/person 60 kr/pers 7,20 kr/pers = Nej moms 12% 1) 60 kr/person 60 kr/pers 2) 7,20 kr/pers = Nej moms 12% 1) 400 kr/person Nej 90 kr/pers 10,80 kr/pers = moms 12% 1) - och kringkostnader 180 kr/pers 45 kr/pers (21,60 kr/pers) = 25% moms

18 (19) Typ av representation Rektors gräns för högsta tillåtna belopp att representera för, exkl moms Högsta belopp för momsavdrag enligt Skatteverket Högsta momsavdrag Informationsmöte (lunch och middag) 400 kr/person 90 kr/pers 10,80 kr/pers = moms 12% 1) Informationsmöte (enklare 60 kr/person 60 kr/pers 7,20 kr/pers = måltid) moms 12% 1) Avtackning (lunch och 4000 90 kr/pers 10,80 kr/pers = middag) kr/person moms 12% 1) Avtackning (enklare 60 kr/person 60 kr/pers 7,20 kr/pers = måltid) moms 12% 1) Gåvor till anställda Födelsedag 450 kr/person Moms avdrag upp till 360 kr exkl moms Sedvanlig jubileumsgåva Minnesgåva (vid högst två tillfällen, varav en vid anställningens upphörande) Reklamgåvor 4) Interna möten som inte är representation Planeringsdagar Interna konferenser 1 350kr /person 4 800 kr/person Obetydligt värde Ingen begränsning i skattelagstiftningen Ingen begränsning i skattelagstiftningen Momsavdrag upp till 1 080 kr exkl moms Momsavdrag upp till 8000 kr exkl moms Fullt Förmånsbeskattning Ja/Nej 6) Nej Nej Nej Nej (om max 320 kr exkl moms) Nej (om max 960 kr exkl moms) Nej (om max 8 000 kr exkl moms) 5) Nej Fullt Ja/Nej 6) Fullt Ja/Nej 6)

19 (19) Typ av representation Interna kurser 3) Rektors gräns för högsta tillåtna belopp att representera för, exkl moms Högsta belopp för momsavdrag enligt Skatteverket Ingen begränsning i skattelagstiftningen Högsta momsavdrag Förmånsbeskattning Fullt Ja/Nej 6) 1) 12 % momssats gäller vid inköp av livsmedel och restaurangbesök 2) Moms för enklare måltid får dras av vid revision och styrelsesammanträde, ej avdragsgillt för lunch eller middag. 3) Interna kurser avser kurser som anordnas av DOCH för personalen 4) Med reklamgåvor avses artiklar av förhållandevis obetydligt värde 5) Skattefrihet endast om gåva inte ges vid mer än ett tillfälle utöver anställningens upphörande. 6) Ja, om möte, kurs etc hålls mer frekvent - varje eller varannan vecka

RESERÄKNING INRIKES Namn Personnummer Organisationsenhet Resmål/land Resans ändamål Avresetid (datum och klockslag) Hemkomsttid (datum och klockslag) Traktamente Avresedagen Vid avresa före kl 12 100% Vid avresa kl 12 eller senare 50% Hela resdygn Fyll i antal Hemkomstdagen Vid hemkomst efter kl 19 100% Vid hemkomst kl 19 eller tidigare 50% Nattraktamente Fyll i antal Måltidsavdrag Antal Fri frukost Fri lunch Fri middag Milersättning Antal km Milersättning egen bil Traktamentsbelopp x 220,00 x 220,00 x 220,00 x 220,00 x 220,00 x 110,00 Summa traktamente Traktamentsbelopp x 44,00 x 77,00 x 77,00 Summa avdrag Km-ersättning 0 x 1,85 Att erhålla Totalbelopp 0,00 Totalbelopp 0,00 Totalbelopp 0,00 0,00 Kammarkollegiet (ifylles av lönehandläggaren) Löneart Avresedag Hemkomst Belopp kr öre Text som avviker från LK Konto Dagtraktamente inrikes HEL 8000 4321 Dagtraktamente inrikes H 8001 4321 Nattraktamente 8020 4321 Kostförmån/fri kost 4303 Milersättning - skattefri 8400 4331 Datum Kontering: Org Kostnadsbärare/projekt Underskrift Attest: Rektor/prefekt/enhetschef/styrelsens ordförande

RESERÄKNING UTLAND Namn Personnummer Organisationsenhet Resmål/land Resans ändamål Avresetid (datum och klockslag) Ankomstid (datum och klockslag) Traktamente Hela resdygn Fyll i antal Vid avresa före kl 12 100% Vid avresa kl 12 eller senare 50% Hemkomstdagen Vid hemkomst efter kl 19 100% Vid hemkomst kl 19 eller tidigare 50% Nattraktamente Fyll i antal 50% Måltidsavdrag Fri frukost Fri lunch Fri middag Milersättning 15% x 35% x 35% x Antal km Traktamentsbelopp x = x = x = x = x = x = % x antal Traktamentsbelopp x = x = x = Milersättning egen bil x 1,85 Summa traktamente Summa avdrag Km-ersättning Att erhålla = Totalbelopp 0,00 Totalbelopp 0,00 Totalbelopp 0,00 Kammarkollegiet (ifylles av lönehandläggaren) Löneart Avresedag Hemkomst Belopp kr öre Text som avviker från LK Konto Dagtraktamente utrikes HEL 8010 4323 Dagtraktamente utrikes HALV 8011 4323 Kostförmån/fri kost 4303 Datum Kontering: Org Kostnadsbärare/projekt Underskrift Attest: Rektor/prefekt/enhetschef/styrelseordförande

BILAGA RESERÄKNING Namn Personnummer Resmål Resans ändamål E. Egna utlägg enligt kvitton Kvitto nr Netto Moms Totalt Summa att överföra till reseräkningsblankett Underskrift Attest Visiting address Brinellvägen 58, Postal address P.O. Box 27043 Phone +46 8 562 274 00 info@doch.se Stockholm, Sweden 10251 Stockholm, Sweden Fax +46 562 274 10 www.doch.se

GODKÄNNANDE INFÖR RESEBESTÄLLNING Datum: Beställare: Resenär: Resmål: Tidpunkt: Syftet med resan: Utbildning/enhet: Kostnadsram: (max) Traktamente utgår: Traktamente: Jag ansöker om traktamente till en beräknad kostnad av: Godkännes: Datum: Underskrift Av budgetansvarig chef / prefekt

2010-08-23 Diarienummer 20-288-2010 2011-12-28 rev Riktlinjer för uppvaktning Dans och Cirkushögskolan (DOCH) uppvaktar anställda med omfattning 40 % av heltid och med anställningstid över 6 månader eller mer; I början av året informerar personalansvarig respektive prefekt/chef om vilka medarbetare som berörs av riktlinjer för uppvaktning enligt nedan. Födelsedag - Anställd som fyller jämt från 20 år och upp till 40 år kan uppvaktas, ansvarig är närmsta prefekt/chef. - Vid födelsedag 50 och 60 år sker uppvaktning i samband med sommarlunch eller jullunch, ansvarig är närmsta prefekt/chef. - Värdet för uppvaktningen får uppgå till beloppsgräns max 400 kronor*. Pensionering - Uppvaktning vid pensionsavgång sker i samband med sommarlunch eller jullunch, ansvarig närmsta prefekt/chef. Värdet för uppvaktningen avgörs av prefekt/chef*. När någon slutar sin anställning - Uppvaktning när någon slutar sin anställning sker genom respektive prefekt/chef försorg som också avgör beloppsgränsen*. - Sker avtackning vid jul och/eller sommarlunch då meddelar prefekt/chef rektorssekreterare och rektor att en anställd ska avtackas. Prefekt/chef ansvarar för arrangemanget om det innefattar present, blommor mm. För nit och redlighet i rikets tjänst (NOR), - NOR utdelas till anställd som uppnått 30 års statlig anställningstid eller vid 25 års statlig anställningstid i samband med pensionering enligt författning (1974.225) om utmärkelsen För nit och redlighet i rikets tjänst. Uppvaktning sker i samband med sommarlunch eller jullunch, ansvarig är närmsta prefekt/chef. *Styrande är Skatteverkets regler för gåvor till anställda. Visiting address Brinellvägen 58, Postal address P.O. Box 27043 Phone +46 8 562 274 00 info@doch.se Stockholm, Sweden 10251 Stockholm, Sweden Fax +46 8 562 274 10 www.doch.se