Styrelsemöte 2014/3, med funktionärer och kommittéordföranden. Tid: Tisdagen den 27 maj, kl. 10.00 16.00 Plats: Stockholm, Konstellas lokaler STYRELSEN: Närvarande: Bo Bäckström ordf., Jan G Nilsson vice ordf., Göran Werner, led., Marianne Cederwall, led., Sofi Almqvist, led., Jarmo Nieminen, led., Kjell Hedenström, led., Ulf Lademyr, suppl., Anders Bylund, suppl. Frånvarande: FUNKTIONÄRER: Närvarande: Per Olsson, Håkan Bergeå, Klas Thorén, Inger Sundström. KOMMITTÉREPRESENTANTER: Närvarande: Anna Lindh Wikblad 1 Styrelsemötets öppnande Ordförande öppnar mötet och hälsar de närvarande välkomna. 2 Val av ordförande och sekreterare för mötet Till ordförande för mötet väljs Bo Bäckström och till sekreterare väljs Anna Lindh Wikblad. 3 Val av protokolljusterare Till justerare att jämte ordföranden justera styrelseprotokollet väljs Jarmo Nieminen. 4 Fastställande av dagordning Förslag till dagordning fastställs med tillägg av övriga frågor under 21; hemsidan, matrikel, småföretagsförsäkring samt översyn av valnämnd.
5 Föregående styrelseprotokoll Föregående styrelseprotokoll från 2014-04-09 godkänns och läggs till handlingarna. 6 Föregående FU-protokoll Föregående FU- protokoll daterade 2014-04-23, 2014-05-05 samt 2014-05-19 godkänns och läggs till handlingarna. 7 Ekonomi Per Olsson redovisar det ekonomiska bokslutet för 2013 vilken bifogas protokollet. Årets förlust på ca 90 000 kr beror främst på engångskostnader för flytt av kansli. Styrelsen godkänner redovisningen av bokslut 2013. Ett revisionsmöte med två revisorer samt föreningens kassör, ordförande och vice ordförande kommer att hållas den 16 juni kl 15.00. Protokoll kommer att redovisas vid nästa styrelsemöte. Prognosen för första kvartalet 2014 signalerar att budget beräknas att kunna hållas. Årets Stadsbyggnadsdagar gick med större överskott än väntat, och även kommande utbildningar väntas ge ett positivt resultat. Kostnaderna för kanslifunktionen beräknas ge lägre kostnader än vad som budgeterats inför 2014. Styrelsen godkänner prognosen. Styrelsen informerades om föreningens aktiekapital. På grund av företagsköp kommer sannolikt vissa aktier att lösas in. Kassören får i uppdrag att ta fram förslag till hur dessa medel ska hanteras. 8 Kommittéerna Styrelsen får en rapport från samtliga kommittéer förutom från mex och stadsbyggnad som saknar representation på mötet. Styrelsen godkänner rapporten. Styrelsen beviljar trafikkommittén ett bidrag till studieresa på högst 7000 per deltagare dock max 50 000 kr totalt. 9 Utbildning Under 2013 anordnade föreningen sex konferensen plus årskongressen i sex olika städer, totalt har 1130 personer deltagit. Samtliga visar ett positivt resultat både deltagarmässigt och ekonomiskt, och innebär totalt sett en förbättring från 2012. Betygen är generellt sett goda. För 2014 höjdes priserna, men detta verkar inte ha påverkat deltagarantalet, Stadsbyggnadsdagarna slog i år deltagarrekord. Styrelsen godkänner rapporten och sätter inriktningen att ett konferensutvärderingsmöte ska genomföras under våren 2015. 10 Nya medlemmar I utgången av 2013 fanns 1795 medlemmar i föreningen, varav 728 kvinnor vilket visar en ökning av andelen kvinnor. Under 2014 hittills har 42 nya medlemmar tillkommit. Styrelsen godkänner informationen. Styrelsen beslutar att till föreningen välja in Jan-Ove Nilsson, projektledare på Byggrutin AB och Anna Norgren, markingenjör i Avesta kommun. 11 Arkiv/kansli, Konstella Klas Thorén lyfter behovet av att se över rutiner för hantering av medlemsregistret, exempelvis för returnerade utskick och fakturor, logistik, mejlutskick och adressändringar. Styrelsen ger i uppdrag till Klas T och Bo B att ta fram förslag till rutiner vilka presenteras vid nästa styrelsemöte. Klas T får också styrelsens förtroende att lyfta dessa frågor med Konstella i den utvärdering som ska ske den 16 juni. Styrelsen ger också Klas Thorén i uppdrag att samordna förrådsgenomgång i höst.
12 Varumärken Styrelsen beslutar att söka varumärkesskydd för namnen Gatukontorsdagarna, MEX-dagarna, Lantmäteridagarna, Stadsbyggnadsdagarna, KT:s Ledarforum samt KommunalTeknik. För det sistnämnda söks skydd för namnet tillsammans med föreningens nya logotyp samt ett eget skydd för enbart logotypen. Styrelsen ger uppdraget till Klas Thorén att underteckna begäran om registrering av dessa varumärken till PRV. 13 Stadsbyggnad Samordnade annonser: Bjarne Christiansson från Annonssäljarna informerade styrelsen om företaget och tolkningen av uppdraget från föreningen. Uppdraget består av två delar, dels layout och tidningsproduktion, dels annonsförsäljning. Annonssäljarna vill gärna vara med i helheten för att kunna maximera nyttan och föreslår att de får tillgång till föreningens mejlutskick för att kunna utveckla ett helt koncept för jobbannonser på webben. Annonssäljarna föreslår också en ombyggnad av såväl Stadsbyggnads som föreningens hemsidor för att för att stärka unikhet och synergier. Styrelsen beslutar att resten av 2014 får Annonssäljarna sälja platsannonser i tidskrift och som banner på webben, men jobbannonser via mejlutskick stannar inom föreningens egen regi. Agneta Sundberg får i uppdrag att ta fram ett underlag för utvärdering av detta beslut samt ett underlag för en treårsplan för annonssäljandet, båda underlagen ska presenteras på strategidagarna. Gratisexemplar: Agneta Sundberg lyfter behov av en policy för hur föreningen ska se på utdelning av gratisexemplar och subventionerade exemplar av Stadsbyggnad. Styrelsens ger Agneta med stöd av Inger i uppdrag att ta fram underlag till en sådan policy vilken ska presenteras på strategidagarna. Samförsäljning med Samhällsbyggaren: Annonssäljarna har också tidskriften Samhällsbyggaren som uppdragsgivare och föreslår att en samförsäljning av platsannonser för båda tidskrifterna ska göras. Styrelsen bedömer att detta är gynnsamt för Stadsbyggnad som har en mindre upplaga och beslutar att samförsäljning ska ske. Utvärdering ska genomföras. Övrigt: Agneta Sundberg lyfter behovet av att kunna göra digitala sökningar av artiklar samt räkna besöksflöden på webben, och styrelsen ger henne i uppdrag att ta fram en offert för detta. Agneta får också i uppdrag att ta fram ett underlag till ny layout för vykort. Såväl offert som underlag ska presenteras på strategidagarna. 14 Årskongressen 2014 Årets årskongress hålls i Göteborg, programmet är färdigt och utskickat. KommUng har en träff dagen innan, då även föreningens kommittéer träffas, och några av dessa yngre förmågor kommer också att delta på årskongressen. Gotia hotell rekommenderas till funktionärer. Årsmötet genomförs i anslutning till kongressen, handlingarna kommer sedvanligt att skickas ut en månad innan. Förra årets verksamhetsberättelse är inte färdig än, men kommer att presenteras på nästa styrelsemöte. 15 Kommande årskongresser Styrelsen beslutar att årskongressen 2015 ska hållas i Stockholm, och kongressen 2016 i Malmö. 16 Verksamhetsplan Jan G presenterar förslaget till verksamhetsplan för 2014, daterad 2014-05-05, vilken styrelsen godkänner och lägger till handlingarna.
17 IFME Inger S och Bo B deltog nyligen i IFME:s möte i ett Skottland. Träffen var en positiv upplevelse med gott värdskap och intressanta projekt att ta del av, bland annat en spårvägsinvigning. Fler länder än tidigare deltog på mötet. Nästa möte kommer att ske i Nederländerna (Etten-Leur) den 23-26 september. IFME world congress 2015 kommer att hållas i Rotoura, Nya Zeeland. Bo B föreslår att en grupp åker från föreningen, däribland representanter från kommittéerna. Kongressen 2021 är också under planerande och det finns en tanke om att Sverige skulle kunna vara ett tänkbart värdland. Styrelsen tar inget beslut i dessa frågor utan låter tankarna mogna till ett senare tillfälle. Nytt IFME- avtal skrivs inom kort med den amerikanska föreningen. Styrelsen tackar för informationen och lägger den till handlingarna. 18 NKS Styrelsen beslutar att Inger S deltar i NKS möte den 3-5 oktober 2014 i Holstebro, Danmark samt att Sofie Almqvist deltar på mötet i Estland 23-24 oktober 2014. Kjell rapporterar från ett nordiskt samarbete för små kommuner, där en träff planeras i Malmö i oktober. Ambitionen är att en samling av goda exempel ska kunna presenteras under året. Styrelsen lägger informationen till handlingarna. 19 Position 2015 I början av 2015 kommer en konferens kring IT och GIS att anordnas gemensamt av bl a vår förening, ULI, SKMF, kartografiska sällskapet och samhällsbyggarna. Samarbetsavtal finns upprättat. Håkan B sitter i styrgruppen, Lantmäterikommittén deltar i programgruppen och Per O deltar i ekonomigruppen. Detta innebär sannolikt att föreningens egna Lantmäteridagar i Göteborg flyttas till hösten och de i Stockholm utgår 2015, beslut är dock inte taget ännu. Styrelsen lägger informationen till handlingarna. 20 KT:s arbetsordning Bo B visar ett underlag till arbetsordning och styrelsen ger i uppdrag till Klas T att vidarebearbeta materialet, särskilt med tanke på avtalet med Konstella. Inriktningen är att arbetsordningen ska gälla för 2015. Alla uppmanas granska och komma med synpunkter. Förslag tas upp på nästa styrelsemöte. 21 Strategidagar i Malmö Styrelsen beslutar att Strategidagarna i Malmö ska hållas den 3-4 dec 2014. 22 Övriga frågor KT:s hemsida: Jan arbetar med att ta fram ett förfrågningsunderlag för att upphandla tjänsten och i detta arbete är Konstella behjälplig. Ett utkast kommer att presenteras på nästa styrelsemöte. Matrikel: Konstella har föreslagit att nästa matrikel blir en digital produkt (e- book) som kan tryckas löpande utifrån efterfrågan. (Print on demand). Tryckkostnaden per exemplar blir högre, men den samlade tryckupplagan förväntas bli markant mindre och behovet av lager upphör. Det blir en matrikel för 2015 som kan uppdateras vid behov. Styrelsen beslutar att anta Konstellas förslag. Innan en e-book kan skapas behövs dock en samsyn kring vilken information som bör finnas i matrikeln och vilken som ska rensas bort, och utifrån detta hur anmälningsblanketten ska utformas. Styrelsen ger utredningsuppdraget till Klas T med stöd av Håkan B och Per O. Ett underlag ska presenteras på nästa styrelsemöte. Småföretagsförsäkring: Föreningen har inte längre någon egen personal men Per O lyfter behovet av att ha kvar denna försäkring. Styrelsen beslutar att ge Per O i uppdrag att utveckla och teckna försäkringen.
Valnämnden: Sammansättningen behöver förändras, ett antal ledamöter är alltför inaktiva. Nya ledamöter får gärna ha förankring i kommittéerna och vara geografisk spridda. Förslag lämnas till Bo B. 23 Nästa möte Nästa styrelsemöte sker i Göteborg den 2 sept 2014. Bo Bäckström Ordförande Jarmo Nieminen Justeringsman Anna Lindh Wikblad Sekreterare
Resultatredovisning Verksamhetsåret 2013 2013-01-01-2013-12-31 Föreningsverksamhet Administration Intäkt Kostnad Resultat 01 Medlemsavgifter 420 504-16 538 403 966 04 Personal, Lön Christina Andrews -443 556-443 556 05 Centraladministration 3 662-575 562-571 900 06 Kostnader i samband med flytt -83 707-83 707 02 Styrelse & FU -75 867-75 867 09 Strategidagar 2013-45 961-45 961 10 Strategidagar 2012-3 814-3 814 20 IFME -74 340-74 340 21 Nord. Samarb. Kom. -56 312-56 312 Kongresser 33 KTU 2013 119 550-154 911-35 361 34 KTU 2014-3 766-3 766 Resultat Förenings- 543 716-1 534 334-990 618 verksamhet
Näringsverksamhet Intäkt Kostnad Resultat 40 Näringsverksamhet 301 528 301 528 301 528 Kommittéverksamhet 11 Bygg- och Förvaltningskommittén -11 006-11 006 12 Chefskommittén -8 627-8 627 13 Gatukommittén -1 593-1 593 14 Kommittén för Hållbar Samhällsbyggnad -2 565-2 565 15 Lantmäterikommittén -9 571-9 571 16 MEX-kommittén -83 016-83 016 18 Trafikkommittén -1 283-1 283-117 661 Stadsbyggnad 2012 64 STB 2012, nr 4-2 250-2 250 65 STB 2012, nr 5-2 000-2 000 66 STB 2012, nr 6 57 700-71 853-14 153-18 403 Stadsbyggnad 2013 50 STB 2013, adm o pren 65 230-34 725 30 505 51 STB 2013, nr 1 86 500-140 272-53 772 52 STB 2013, nr 2 122 000-161 124-39 124 53 STB 2013, nr 3 62 600-149 361-86 761 54 STB 2013, nr 4 97 400-202 019-104 619 55 STB 2013, nr 5 82 800-102 013-19 213 56 STB 2013, nr 6-120 844-120 844 60 STB Hemsida 2013-44 800-44 800 67 Friexkampanj 0-438 629 Kursverksamhet 2013 70 Kursadministration -53 864-53 864 71 Stadsbyggnadsdagar 2013 532 800-337 047 195 753 72 Lantmäteridagar (våren) 2013 361 520-275 582 85 938 73 Gatukontorsdagar 2013 704 480-417 280 287 200 74 MEX-dagar 2013 1 381 780-1 046 099 335 681 75 Kommunala Lantmäteridagar 2013 347 600-246 922 100 678 76 Chefsdagar 2013 136 000-130 002 5 998 957 384 Kursverksamhet 2012
82 Lantmäteridagar (våren) 2012-7 462-7 462 83 Gatukontorsdagar 2012-3 081-3 081-10 543 88 KT Hemsida -141 518-141 518 89 Matrikel 0 0-141 518 Näringsverksamhet Resultat 4 339 938-3 807 780 532 158 Kapitalförvaltning 90 91 Aktieutdeln & förvaltningskostnader 265 827 0 265 827 92 Räntor 33 796-478 33 318 299 145 Kapitalförvaltning Resultat 299 623-478 299 145 Avskrivningar 93 Avskrivningar Återföring periodiseringsfond 69 064 69 064 69 064 Skatter xx Årets skatt 0 yy Gamla skatter 0 Summa 0
Resultat 2013 Efter avskrivningar och skatt Föreningsverksamhet 543 716-1 534 334-990 618 Näringsverksamhet 4 339 938-3 807 780 532 158 Kapitalförvaltning 299 623-478 299 145 Upplösning periodiseringsfond 69 064 69 064 Skatt 0 0 Summa 5 183 277-5 273 528-90 251 Bokslutskommentar till Verksamhetsåret 2013. Under året har redovisats engångskostnader i form av flyttning av kansliet och arvoden för funktionär som skulle belastat tidgare versksamhetsår.