Nora kommun. Granskning av lönehantering. Audit KPMG AB 15 mars 2012 Antal sidor: 8

ABCD Nora kommun Granskning av lönehantering Audit KPMG AB 15 mars 2012 Antal sidor: 8

ABCD Nora kommun Granskning av lönehantering 2012-03-15 Innehåll 1. Inledning 2. Sammanfattning 3. Lönekontorets organisation 4. Interna kontroller i lönehanteringen 4.1 Rutinbeskrivningar 4.2 Självservicefunktionen 4.2.1 Avvikelserapportering 4.2.2 Ej attesterade poster 4.3 Behörigheter i Personec 4.4 Fel- och varningslista 5. Test av rutiner 5.1 Anställningsavtal 5.2 Aktuell grundlön 5.3 Behörigheter 5.4 Timanställd personal 5.5 Reseräkningar / utläggsredovisningar / friskvårdspeng 5.6 Avgångsvederlag 6. Övrigt 1 1 2 2 2 3 3 4 4 5 6 6 6 6 7 7 8 8 Rapport lönehantering Nora 20120315 slutligt.docx

1. Inledning Vi har av Nora kommuns revisorer fått i uppdrag att granska den interna kontrollen i lönehanteringsprocessen. Kostnaderna för personalens löner och ersättningar är en stor del av kommunens totala kostnader, vilket gör att den interna kontrollen i lönerutinen är väsentlig att granska. I november 2010 gick kommunen över till ett nytt lönesystem, Personec P från leverantören Aditro. Detta är också en anledning till att man vill göra en översyn av rutiner och behörigheter m.m. för att säkerställa den interna kontrollen i lönehanteringen. Syftet med vår granskning är att bedöma om det finns dokumenterade rutiner, om de är ändamålsenligt utformade samt att den interna kontrollen i lönehanteringsprocessen är tillfredsställande. Denna rapport omfattar iakttagelser som gjorts i samband med granskningen vid besök på lönekontoret i mars 2012. Granskningen har genomförts genom intervjuer med berörda tjänstemän, analys av relevanta dokument och test av kontroller genom stickprovsgranskning. 2. Sammanfattning Vår bedömning är att det finns ett antal områden/rutiner där den interna kontrollen kan förbättras. Av dessa vill vi främst framhålla följande: Vid manuellt inlagda uppgifter i systemet bör det ske en efterkontroll av att uppgifterna registrerats korrekt. Detta bedömer vi vara särskilt viktigt vad gäller ändringar av fasta data i systemet (punkt 3) Olika arbetsmoment som påverkar lönehanteringen skall ske på ett enhetligt sätt. Det är därför viktigt att det finns dokumenterade rutinbeskrivningar där det framgår hur olika arbetsmoment skall utföras, dokumenteras och kontrolleras (punkt 4.1) Vi efterlyser en rutinbeskrivning som säkerställer att det finns en kontroll ute på respektive enhet som säkerställer att alla anställdas avdrag och tillägg blir inrapporterade i självservicefunktionen. För detta krävs en tydlig koppling mellan en persons fysiska närvaro och inrapporterade avdrag och tillägg (punkt 4.2.1) Meddelande om behörigheter i Personec bör ske på ett enhetligt sätt där det dokumenteras vilka behörigheter som tilldelats en viss person och vem som beviljat detta. Det bör finnas en rutinbeskrivning som beskriver hur arbetet med behörigheter i lönesystemet skall hanteras (punkt 4.3). Fel- och varningslista bör köras ut i anslutning till lönekörningen. Vi rekommenderar att respektive handläggare signerar kvarvarande poster så att det inte råder någon tvekan om att de poster som ligger kvar är analyserade och godkända (punkt 4.4) Rapport lönehantering Nora 20120315 slutligt.docx 1

3. Lönekontorets organisation Det finns fem löneadministratörer, varav tre av dessa arbetar deltid. Därutöver finns en personalsekreterare som även är utsedd till systemansvarig. Man fördelar arbete sig emellan genom att varje administratör ansvarar för olika enheter inom kommunen. Alla löneadministratörer har samma behörigheter i systemet. Enligt personalen skulle det inte fungera att begränsa varje administratörs behörighet till att endast omfatta sina enheter. De måste kunna fördela arbete mellan sig vid behov och även kunna ta hjälp av varandra vid frånvaro. De fem löneadministratörerna arbetar relativt självständigt med ansvar för vissa enheter. Fyra av dessa kan ändra behörigheter i systemet, ändra i anställdas grunddata och utföra lönekörningar. Betalning av löner görs via file och kan endast verkställas två i förening. En hel del av informationen i lönesystemet läggs in av respektive medarbetare själv genom den s.k. självservicefunktionen. Det finns dock en hel del information som läggs in i lönesystemet manuellt av respektive administratör t ex uppgifter enligt anställningsavtal, arbetad tid för timanställda, vissa reseräkningar, lönejusteringar mm. Manuellt inmatade uppgifter dubbelkontrolleras inte av annan löneadministratör. Rekommendation: Den interna kontrollen kan förstärkas genom att manuellt inlagda uppgifter dubbelkontrolleras av annan medarbetare. Det bör finnas rutinbeskrivningar som anger vilka uppgifter som skall dubbelkontrolleras. Vår bedömning är att det är särskilt viktigt att säkerställa att korrekt uppgifter gällande grunddata för en viss person läggs in i Personec, t ex vid registrering av uppgifter enligt anställningsavtal vid nyanställning och lönejusteringar. Kvalitetssäkring av inlagda uppgifter kan t ex göras genom skärmutskrift av inlagda uppgifter, vilken signeras av den som utfört kontrollen. Utskriften förvaras lämpligen tillsammans med anställningsavtalet. Ansvarig chef bör även bedöma och överväga om det är nödvändigt ur arbetssynpunkt att alla administratörer har åtkomst att ändra i behörigheter och ändra i grunddata även avseende anställda utanför den enhet som administratören ansvarar för. 4. Interna kontroller i lönehanteringen 4.1 Rutinbeskrivningar Ett av syftena med vår granskning var att fastställa om det finns dokumenterade rutinbeskrivningar. Genom att ha nedtecknade rutinbeskrivningar för olika arbetsmoment säkerställer man att arbetet sker på ett enhetligt och ändamålsenligt sätt av såväl anställda ute i organisationen, ansvariga chefer och löneadministratörer. Rapport lönehantering Nora 20120315 slutligt.docx 2

På lönekontoret finns en pärm med beskrivningar över rutinmässiga körningar som görs varje månad i systemet. Det finns även en lathund för registrering i Personec som alla anställda fått vid införandet av det nya systemet. Det kan eventuellt finnas lokalt upprättad dokumentation på olika enheter för hur olika moment skall utföras. Rekommendation: Hantering av löner, närvaro och frånvaro m.m. på olika nivåer och enheter inom kommunen utgör en viktig faktor för att löner skall utbetalas med rätt belopp till de anställda. Enligt vår bedömning är det viktigt att det finns ändamålsenliga beskrivningar och instruktioner som de anställda skall följa. De existerade rutinbeskrivningarna som finns framtagna gällande rutinmässiga körningar inom lönekontoret behöver kompletteras med rutinbeskrivningar som förklarar hur de olika momenten vid nyanställning, avslut av anställning, ändring av löner och avtalsvillkor, närvaro/ frånvaro m.m. skall utföras, dels på olika arbetsplatser inom kommunen och dels på lönekontoret. 4.2 Självservicefunktionen 4.2.1 Avvikelserapportering Alla medarbetare lägger in avvikelserapportering själva direkt i lönesystemet via en självservicefunktion. Medarbetaren lägger in uppgift om t ex sjukfrånvaro, kompledighet, semester, vård av barn, reseräkningar m.m. Ansvarig arbetsledare går in i systemet och godkänner den anställdes avvikelserapportering, även detta digitalt direkt i systemet. Arbetsledare och chefer får information om när uppgifterna i självservice måste vara inlagda och attesterade för att komma med i lönekörningen. Om en anställd inte lagt in sin avvikelserapportering i självservice innan lönekörningen så betalas endast grundlönen ut utan justering för avdrag/tillägg. En anställd som jobbat enligt sitt schema och inte har några avdrag/tillägg att rapportera i självservice, lämnar inte in någon rapportering. Lönekontoret gör ingen kontroll av att all personal som har avvikelser att rapportera faktiskt har lagt in uppgifterna i självservicefunktionen. Det är inte möjligt eftersom lönekontoret inte har information om olika medarbetares närvaro/frånvaro. Därför är det viktigt att det finns en kontroll ute på respektive enhet som säkerställer att alla avvikelser blir inrapporterade. Vi har i vår granskning inte kunnat verifiera i vilken omfattning och hur sådana kontroller i så fall görs. Man kan ställa sig frågan om det skulle upptäckas om en anställd struntar i/glömmer att lägga in frånvaro för en månad. För att säkerställa att rätt löner utbetalas är det mycket viktigt att man kan se en tydlig koppling mellan en persons fysiska närvaro och avvikelserapporteringen i självservicefunktionen. Rapport lönehantering Nora 20120315 slutligt.docx 3

Rekommendation: För att förstärka den interna kontrollen och undvika missförstånd så rekommenderar vi att det upprättas en rutinbeskrivning som anger hur man skall kontrollera att alla avdrag/tillägg blir rapporterade samt vem som skall utföra kontrollen. Genom att se till att alla anställda alltid lämnar in rapportering, oavsett om man har några avvikelser/tillägg att rapportera så har man ju åtminstone fått ett besked från den anställde. En tydligare koppling mellan en anställds fysiska närvaro och avvikelserapporteringen skulle kunna erhållas genom att införa stämpelklocka. 4.2.2 Ej attesterade poster I nära anslutning till lönekörningen utför lönekontoret kontroller av avdrag/tillägg som inte är attesterade av arbetsledaren. Lista över ej attesterade poster tas ut och ansvarig arbetsledare kontaktas för att utreda varför posten inte blivit attesterad. Ofta handlar det om poster som lagts in sent av medarbetaren och som arbetsledaren inte hunnit godkänna. Efter muntligt besked från arbetsledaren, godkänner löneadministratören posten och den kommer med i lönekörningen. Personaladministratören är inte rätt person att attestera posten och det finns inget stöd för detta i kommunens övergripande attestordning. Notering om vem administratören talat med, vad som har överenskommits noteras inte på listan. Listan med ej attesterade poster sparas inte konsekvent. Rekommendation: Rutinen kan förbättras genom att spara listan med en notering om vad som har överenskommits med arbetsledaren så att man i efterhand kan kontrollera vilka som talats vid, tidpunkt och åtgärder som vidtagits. 4.3 Behörigheter i Personec En person inom lönekontoret är utsedd systemansvarig och är den som ansvarar för behörigheterna i systemet. Inlagda behörigheter skall överensstämma med kommunens övergripande attestordning. Denna person ansvarar även för att ändringar i behörigheter görs vid personalförändringar. De behörigheter som läggs upp/tas bort görs utifrån telefonsamtal och mejl som administratören får från arbetsledarna. Detta arbetssätt förutsätter att arbetsledarna alltid rapporterar in personalförändringar till systemansvarig. Det förekommer även att systemansvarig gör justeringar av behörigheter baserat på information som hon själv inhämtat genom samtal med kollegor och sitt arbete på lönekontoret. Rapport lönehantering Nora 20120315 slutligt.docx 4

Det finns ingen nedtecknad rutinbeskrivning som beskriver hur behörigheter skall rapporteras till lönekontoret. Utförd detaljgranskning enligt punkt 5.3 indikerar att personalförändringar inte alltid rapporteras för justering av behörigheter. Rekommendation: Meddelande till systemansvarig angående vilka behörigheter respektive person ska ha bör ske på ett enhetligt sätt av alla enheter inom kommunen. Den interna kontrollen kan förbättras genom att arbetsledaren fyller i en standardblankett som systemansvarig erhåller som underlag för upplägg av behörigheten. Genom detta får man en enhetlighet i inrapporterade uppgifter och det råder då ingen tvekan om vilka behörigheter som tilldelats en viss person och vem som beviljat detta. På blanketten bör noteras när och vem som lagt in behörigheterna i Personec. Det bör upprättas en rutinbeskrivning som beskriver hur, när, vem och vilka uppgifter som skall rapporteras till lönekontoret för att de skall kunna lägga upp behörigheten i Personec. Utförd detaljgranskning enligt punkt 5.3 indikerar behov av översyn av att inlagda behörigheter överensstämmer med kommunens attestordning. 4.4 Fel- och varningslista Fel- och varningslista tas ut ur lönesystemet flera ggr/månad. Systemet varnar bl.a. för bruttolön över en viss nivå, att en persons anställning upphör inom kort och om det inte finns tillräckligt med lön för att göra extra skatteavdrag m.m. Löneadministratörerna kontrollerar listorna och rättar felen löpande under månaden vid flera tillfällen. I samband med lönekörningen skrivs listorna ut och arkiveras. Alla fel förutsätts vara rättade av respektive lönehandläggare varefter de uppstått. Den slutliga listan bör därför endast innehålla varningar som skall lämnas utan åtgärd. Någon dokumentation som styrker att alla poster har kontrollerats och åtgärdats och av vem finns inte. Den slutliga listan innehåller inga noteringar eller signatur av den person som godkänt kvarvarande poster. Rekommendation: Vi rekommenderar att respektive handläggare signerar sina kvarvarande poster så att det inte råder någon tvekan om att de poster som ligger kvar på fel- och varningslistan är analyserade och godkända. Rapport lönehantering Nora 20120315 slutligt.docx 5

5. Test av rutiner För att få en uppfattning om att den interna kontrollen fungerar på ett bra sätt så har vi utfört detaljgranskning av registrerade uppgifter och relevant dokumentation enligt nedan. Granskningen har utförts genom stickprovskontroller. 5.1 Anställningsavtal Kontroll har utförts med avseende på att anställningsavtal är undertecknade av behörig person enligt attestordning samt att grunduppgifter enligt anställningsavtal lagts in med rätt uppgifter i Personec. Ett av de granskade anställningsavtalen var undertecknat per 2011-12-28 av Anders Forsberg men enligt attestordningen är det Ann-Catrin Göthlin som är attestberättigad. Bildningsförvaltningen omorganiserades efter årsskiftet. Anders Forsberg var dock arbetsledare för den nyanställde vid tidpunkten för avtalets undertecknande. Någon dubbelkontroll av att inlagda uppgifter är korrekta görs inte. 5.2 Aktuell grundlön Vi har tagit del av senaste förhandlingsprotokoll från Kommunal och Lärarförbundet och kontrollerat att aktuell grundlön i Personec överensstämmer med uppgift enligt förhandlingsprotokoll. Det förekommer lönejusteringar som inte har sin grund i de fackliga förhandlingsprotokollen t.ex. i de fall en anställd vidareutbildat sig och därigenom skall erhålla en högre lön. Då upprättar lönekontoret en blankett lönebeslut där nya uppgifter noteras. Blanketten undertecknas av personalsekreteraren, vilken är behörig till detta enligt kommunens delegationsordning. Efterkontroll av att uppgifterna lagts in korrekt görs inte. I övrigt har inga avvikelser noterats. 5.3 Behörigheter Vi har tagit del av kommunens övergripande attestordning och kontrollerat att de i Personec attestberättigade personerna för utvalda enheter överensstämmer med denna. Rapport lönehantering Nora 20120315 slutligt.docx 6

Tullbackagårdens äldreboende: Kristina Wahlstedt har attesträtt i Personec trots att hon inte längre är verksam där. Enligt löneadministratören har man erhållit muntlig uppgift om att hennes behörighet skulle ligga kvar under en övergångsperiod. Sannolikt skall denna behörighet tas bort nu. Stefan Nilsson är enligt den övergripande attestordningen ersättare på Tullbackagården natt men han har ingen behörighet upplagd i Personec. Karlsängskolan: Eva-Karin Olsson Källqvist är enligt attestordningen ersättare men har ingen behörighet i systemet. Richard Linder har slutat sin anställning men behörigheten ligger kvar i Personec. 5.4 Timanställd personal Personer som arbetar per timme rapporterar arbetad tid på pappersblankett som skickas till lönekontoret för registrering i lönesystemet. Vi har kontrollerat timrapporter med avseende på att de är attesterade av behörig person samt att timrapporten registrerats korrekt och överensstämmer med uppgifter enligt lönespecifikation. Personaladministratören som registrerar in uppgifterna signerar timrapporten. Någon dubbelkontroll av att inlagda uppgifter är korrekta görs dock inte. Vi noterande inga felaktigheter i inregistrerade uppgifter. 5.5 Reseräkningar / utläggsredovisningar / friskvårdspeng Dessa uppgifter lämnas på pappersblankett till lönekontoret och registreras in manuellt. Vi har granskat reseräkningar, utläggsredovisningar och underlag för utbetalning av friskvårdspeng för att säkerställa att de är attesterade av behörig person och att alla underlag i form av kvitton m.m. bifogats. Personaladministratören som registrerar in uppgifterna signerar timrapporten. Någon dubbelkontroll av att inlagda uppgifter är korrekta görs dock inte. Det förekommer ett fåtal underlag som saknar attest, oftast handlar det om mindre belopp t.ex. parkeringskvitton. Rapport lönehantering Nora 20120315 slutligt.docx 7

5.6 Avgångsvederlag Överenskommelse gällande ett stort avgångsvederlag undertecknat i oktober har utbetalats i januari 2012. Vi har tagit del av avtalet som är undertecknat av kommunstyrelsens ordförande och kontrollerat att utbetalt belopp överensstämmer med avtal. Ingen avvikelse noterad. 6. Övrigt Vi rekommenderar att kommunen inom ramen för internkontrollplanen, utför årliga kontroller för att säkerställa en god intern kontroll inom lönehanteringen, t ex genom översyn av inlagda behörigheter och granskning av anställningsavtal. KPMG AB Örebro som ovan Anna Willgård Auktoriserad revisor Charlotta Ekman Auktoriserad revisor Rapport lönehantering Nora 20120315 slutligt.docx 8