Revisionsrapport Uppföljning av Miljöplan 2006 Nyköpings kommun Februari 2009 Christina Norrgård
Innehållsförteckning 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund...3 1.2 Revisionsfrågor och revisionsmetod...3 2 Granskningsresultat...4 2.1 Kännedom om miljöplanen...4 2.2 Efterlevnad och uppföljning av miljöplanen...4 2.3 Stöd till nämnderna/divisionerna i arbetet med miljöplanen...6 3 Sammanfattning och revisionell bedömning...7
1 Inledning Revisorerna i Nyköpings kommun har beslutat att genomföra en uppföljning av Miljöplan 2006. Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått uppdraget att genomföra granskningen. Granskningen avser de åtgärder som enligt handlingsplanen ska vara påbörjade och uppfyllda till och med år 2008. 1.1 Bakgrund År 2006 antog kommunfullmäktige Nyköpings kommuns Miljöplan 2006. De övergripande målen var att all kommunal verksamhet skulle vara ett föredöme i arbetet för en hållbar utveckling samt att kommunens verksamheter ständigt ska förbättra sitt miljöarbete. I planen står det inskrivet att alla anställda ska känna till planen. Miljöplanen innehåller även en omfattande handlingsplan som omfattar personalens miljöarbete, inköp och upphandling av varor och tjänster, fysisk planering, fastigheter och lokaler, transporter och fordon, jord-, skogsbruk, park och grönområden och slutligen barn, utbildning och kultur. 1.2 Revisionsfrågor och revisionsmetod Den övergripande revisionsfrågan är: Efterlevs Miljöplan 2006 av nämnder och produktionsstyrelse/divisioner? Granskningen omfattar följande frågeställningar: Finns en medvetenhet hos personal och politiker om miljöplanen? Finns rutiner för uppföljning av handlingsplanen? Hur efterlevs miljöplanen? Vilket stöd får nämnderna av kommunstyrelsen i arbetet med miljöplanen? Granskningen har genomförts genom granskning av Miljöplan 2006 samt intervju med miljöstrateg, webbenkät till anställda vid tre av kommunens divisioner (Division Barn, utbildning och kultur, Sociala division, Division Vård och omsorg) samt webbenkät till kommunstyrelsens och samtliga nämnders ordförande och vice ordförande. Minst ett svar har inkommit från samtliga nämnder utom miljönämnden. Svaren från anställda uppgår till 485 svar. 1 Vidare har bokslutet för miljö och folkhälsa 2008 granskats. 1 Totalt uppgår antal anställda i dessa divisioner till ca 3800 men enkäten har endast gått ut till dem som har en e-postadress samt en egen dator. 3
2 Granskningsresultat 2.1 Kännedom om miljöplanen I Miljöplan 2006 anges målet att alla på divisionen/nämnden känner till och jobbar efter kommunens miljöplan samt att minst ett sammanträde/år skall ta upp miljöplanen och miljöfrågor. I kommunens egen uppföljning i samband med bokslutet anges att samtliga nämnder har behandlat miljöfrågor på minst ett nämndsammanträde under 2008 men däremot har inte miljöplanen lyfts i samtliga nämnder. I enkätsvaren uppger barn- och ungdomsnämnden samt utbildningsnämnden att miljöplanen inte tagits upp. Utbildningsnämnden har tillsatt en arbetsgrupp som ska ta fram en miljöplan på nämndsnivå. I de anställdas svar på enkäten uppger 40 % att miljöplanen tagits upp på minst en arbetsplatsträff under 2008. En tredjedel (33 %) svarade att de inte vet om miljöplanen tagits upp och 27 % svarade att det inte gjorts. Den största andelen som svarat ja är anställda vid barn, utbildning och kultur (45 %) följt av vård och omsorg (35 %). Detta överensstämmer med uppgifterna i bokslutet som även uppger att, förutom dessa divisioner, tekniska divisionen och IT-enheten, kommunikationsavdelningen samt näringsliv och tillväxt tagit upp planen. Kommentar En stor del av de anställda vet inte om miljöplanen tagits upp på arbetsplatsträffarna eller svarar att det inte gjorts. Med bakgrund av att miljöplanen antogs 2006 är detta ett anmärkningsvärt resultat eftersom målet är att alla ska känna till planen och arbeta efter den. Kommunstyrelsen bör i sin roll som arbetsgivare följa upp detta mål i miljöplanen. Nämnderna har i varierande utsträckning behandlat miljöplanen men dock miljöfrågor i något sammanhang och därmed uppfyllt delar av målet. 2.2 Efterlevnad och uppföljning av miljöplanen I miljöplanen anges ansvar samt hur handlingsplanens genomförande och uppföljning ska gå till enligt nedan. Nämnderna samt kommunstyrelsen ansvarar för att de interna miljömålen formuleras i budget och interöverenskommelser samt i verksamhetsplaner. Om extraresurser är behövliga för att nå ett mål så ansvarar respektive nämnd för att söka om medel för detta till kommunstyrelsen som i sin tur ansvarar för att resurser avsätts för att uppfylla målen. 4
Uppföljningen sker genom att nämnderna/kommunstyrelsen följer upp de mål/åtgärder de ansvar för. Divisionerna och centrala verksamheter som ansvarar för utförande av mål/åtgärd rapporterar till KD handläggarstab/miljöstrategen årligen som sedan sammanställer detta i ett miljöbokslut som presenteras för kommunstyrelsen och bygg- och tekniknämnden. Granskningen visar att nämnderna tar upp miljöplanen i varierande ordalag i internöverenskommelserna med produktionen eller i verksamhetsplanerna. Några av nämnderna hänvisar specifikt till Miljöplan 2006 och andra hänvisar till kommunens övergripande policydokument generellt. Det är oklart hur nämnderna följer upp mål och åtgärder gällande miljöplanen specifikt. I miljöbokslutet för 2008 som genomförts av miljöstrategen under tiden för denna granskning kan följande konstateras gällande målen och åtgärder som i miljöplanen ska vara uppfyllda 2008 eller tidigare. (De mål/åtgärder som inte är tidsatta i planen följs upp årligen). 15 mål/åtgärder är uppfyllda 15 mål/åtgärder är delvis uppfyllda 10 mål/åtgärder är inte uppfyllda 1 mål är framflyttat sedan tidigare Att miljömålen inte är uppfyllda anges bero på varierande orsaker. Några av målen/åtgärderna har blivit framflyttade i tid då andra uppgifter inom miljöområdet har fått prioriteras, exempelvis framtagandet av Klimatstrategin 2007. Gällande den övervägande mängden mål är åtgärder påbörjade men inte helt genomförda för att målet ska anses vara uppnått 2008. Enkätsvaren bekräftar några av de utvalda målen för 2008 och gav följande resultat FRÅGA JA NEJ VET EJ Jag har fått utbildning i miljöfrågor under 2008 13 % 83 % 4 % På min arbetsplats sopsorterar vi allt avfall 78 % 20 % 2 % På min arbetsplats serveras kranvatten och inte buteljerat 78 % 6 % 15 % vatten vid sammanträden och sammankomster På min arbetsplats serveras endast KRAV-märkt eller 20 % 51 % 29 % rättvisemärkt te och kaffe 2 2 Denna fråga bör förtydligas med att det på flertalet arbetsplatser i de utvalda divisionerna står personalen själva för inköp av kaffe och te. 5
I miljöbokslutet för år 2007 konstaterades att inga av miljöplanens mål var uppfyllda vid den tidpunkten. 3 Tiden för att uppnå målen flyttades då fram till nästkommande år. Ingen ytterligare åtgärd vidtogs av kommunstyrelsen för att målen skulle nås. Kommunens hållbarhetsråd diskuterade dock frågan och i minnesanteckningar från 2008-03-10 står det skrivet att rådet avsåg att föreslå kommunstyrelsen att begära in från nämnderna om hur de uppfyller samt följer upp Miljöplan 2006. Ärendet har dock inte sedan handlagts vidare till kommunstyrelsen. Kommentar Då samtliga nämnder inte följer miljöplanens instruktioner för handlingsplanens genomförande genom att formulera målen i internöverenskommelser och verksamhetsplaner följer inte heller nämnderna upp målen. Miljöplanen följs då endast upp via miljöstrategen direkt till nämnderna och divisioner/ centrala verksamheter. Kommunens beställar-utförarmodell är därmed otydlig gällande miljöplanens genomförande. 2.3 Stöd till nämnderna/divisionerna i arbetet med miljöplanen Den inrättade miljöstrategtjänsten vid KD handläggarstab utgör ett stöd för nämnderna och divisionerna/centrala verksamheter i arbetet med miljöfrågor och miljöplanen. Samtliga har förutom Miljöplan 2006 även fått lathundar med de miljömål som berör respektive verksamhet som ytterligare stöd för att genomföra miljöplanens handlingsplan. Samtliga nämnder och divisioner/centrala verksamheter har erbjudits besök från miljöstrategen för en föredragning om miljöplanen. Under 2008 har följande presentationer genomförts efter förfrågan Nämndsammanträden: social- och arbetsmarknadsnämnden och äldre- och handikappnämnden Analysdagarna (presidier för samtliga nämnder, kommunstyrelsen, kommunfullmäktige, divisionschefer, nämndansvariga tjänstemän) Vård och omsorg (ledardagen) APT-träff: IT-enheten 3 I bokslutet för 2008 har dock rutinerna ändrats och nu genomförs och bedöms uppföljningen på både mål- och åtgärdsnivå. Bokslutet gällande miljöplanen för 2007 och 2008 är därmed inte jämförbara. Slutlig bedömning av måluppfyllelse görs 2010. 6
Kommentar Stödet för både nämnder och divisioner/centrala verksamheter är tydliggjort från kommunstyrelsen genom den inrättade miljöstrategtjänsten som finns centralt placerad och som på olika sätt stödjer nämnder och verksamheter i arbetet med miljöplanen. Initiativet till att erhålla hjälp är dock ett ansvar för varje nämnd/verksamhet. 3 Sammanfattning och revisionell bedömning År 2006 antog kommunfullmäktige Nyköpings kommuns Miljöplan 2006. De övergripande målen var att all kommunal verksamhet skulle vara ett föredöme i arbetet för en hållbar utveckling samt att kommunens verksamheter ständigt ska förbättra sitt miljöarbete. I planen står det inskrivet att alla anställda ska känna till planen. Revisorerna i Nyköpings kommun har beslutat att genomföra en uppföljning av Miljöplan 2006. Granskningen avser de åtgärder som enligt handlingsplanen ska vara påbörjade och uppfyllda till och med år 2008. Den övergripande revisionsfrågan är Efterlevs Miljöplan 2006 av nämnder och produktionsstyrelse/divisioner? Granskningen visar att miljöplanen inte tagits upp på arbetsplatsträffar i de olika divisionerna och centrala verksamheter. Det är därmed svårt att belägga om de anställda känner till Miljöplan 2006 och vidare arbetar efter dess intentioner för att uppfylla kommunens miljömål. Med bakgrund av att miljöplanen antogs 2006 är detta ett anmärkningsvärt resultat. Nämnderna har i varierande utsträckning behandlat miljöplanen men dock miljöfrågor i något sammanhang och därmed uppfyllt delar av målet. Många av miljöplanens mål/åtgärder är inte uppfyllda inom de tidsramar som är satta i Miljöplan 2006. Då inga ytterligare åtgärder har vidtagits än att tiden för mål/åtgärdsuppfyllelsen flyttas fram föreligger det en risk att målen inte kommer att uppnås innan planen ska revideras av kommunfullmäktige 2010. Nämnderna följer i varierande grad miljöplanens instruktioner för handlingsplanens genomförande och uppföljning. Miljöplanen nämns i olika ordalag i internöverenskommelser och verksamhetsplaner men hur uppföljning av mål och åtgärder sker är oklart. Detta innebär i sin tur att miljömålen endast följs upp via miljöstrategen direkt till nämnderna och divisioner/ centrala verksamheter i samband med bokslutet. Kommunens beställar-utförarmodell är därmed otydlig gällande miljöplanens genomförande. 7
Vi rekommenderar att kommunstyrelsen säkerställer att det finns förutsättningar för att miljömålen kan uppfyllas inom de beslutade tidsramarna, kommunstyrelsen säkerställer att rutinerna för genomförande och uppföljning av miljöplanen följs. 8