Malmö stad Kulturförvaltningen 1 (2) Datum 2014-03-26 Vår referens Anne Mattsson Ekonomichef anne.mattsson@malmo.se Tjänsteskrivelse Uppföljning granskning av föreningar KN-KFÖ-2014-00959 Sammanfattning I januari 2011 gav kulturnämnden förvaltningen i uppdrag att under en treårsperiod fördjupat granska den ekonomiska redovisningen för fem föreningar årligen. Den sista granskningen i perioden gjordes av pwc under hösten/vintern 2013. Granskningen visade på otillräckliga kunskaper och resurser samt brister i räkenskapsmaterialet på Re:Orient och Teatr Weimar. Kulturnämnden beslutade att en uppföljning av granskningen skulle göras i början av 2014. Det är denna uppföljningsrapport som nu delges kulturnämnden. Sammanfattningsvis visar granskningen att förbättringsåtgärder har skett hos båda föreningarna och en rekommendation är att de fortsätter med sitt förbättrings- och utvecklingsarbete. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att med godkännande lägga rapporten till handlingarna Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Uppföljning av granskning av föreningar pwc rapport: Uppföljning av granskning av föreningar som erhåller kulturstöd från kulturförvaltningen i Malmö stad. Beslutsplanering Kulturnämnden 2014-03-26 Ärendet Granskningen visar att det skett förbättringsåtgärder av varierande grad i de båda föreningarna. I föreningen Re:Orient har det skett flera förbättringsåtgärder och i föreningen Teatr Weimar har det inletts ett arbete med att vidta förbättringsåtgärder och några åtgärder har skett. pwc påpekar att de ser positivt på de förbättringsåtgärder som skett men uppmanar samtidigt föreningarna att SIGNERAD
fortsätta med sitt förbättrings- och utvecklingsarbete inom bl.a. områdena ekonomi, administration och styrning- och ledning. Det är också viktigt att de förbättringsåtgärder/rutiner som skett tillämpas, följs upp, utvecklas och hålls á jour för att de ska få önskad effekt på verksamheten fullt ut och även vara användbara i ett långsiktigt perspektiv. I de fall arbetet med förbättringsåtgärderna är i inledningsfas eller ej ännu påbörjats uppmanas föreningarna starta detta arbete snarast. Se bedömningar i granskningsrapporten 2 (2) Ansvariga Elisabeth Lundgren Kulturdirektör
www.pwc.se Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor Elin Ericsson, Revisor Uppföljning av granskning av föreningar som erhåller kulturstöd från kulturförvaltningen i Malmö stad
Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund och syfte... 1 1.2. Avgränsning... 1 1.3. Metod och genomförande... 1 1.4. Kontrollmål...2 2. Resultat...4 2.1. RE:Orient...4 2.2. Teatr Weimar...11 3. Sammanfattande bedömning...17
1. Inledning 1.1. Bakgrund och syfte Kulturnämnden hanterar via Malmö Kulturstöd ekonomiskt stöd till det fria kulturlivet. I januari 2011 gav kulturnämnden förvaltningen i uppdrag att under en treårsperiod granska den ekonomiska redovisningen för fem föreningar årligen. På uppdrag av kulturförvaltningen Malmö stad gjorde en granskning hösten 2013 av fem föreningar avseende år 2012. Uppdraget innebar att fördjupat granska den ekonomiska redovisningen för dessa fem föreningar. Granskningen visade bl.a. på otillräckliga kunskaper och rutiner samt brister i räkenskapsmaterialet i föreningarna Re:Orient och Teatr Weimar. Efter vad som framkommit i granskningen beslöt kulturnämnden i Malmö stad att göra en uppföljning av den ekonomiska redovisningen m.m. i föreningarna Re:Orient och Teatr Weimar i början av 2014. På uppdrag av kulturförvaltningen i Malmö stad har fått i uppdrag att göra denna uppföljning. 1.2. Avgränsning Granskningen avgränsas till att granska den ekonomiska redovisningen för föreningarna Re:Orient och Teatr Weimar. Föreningarna har fått bidrag enligt följande: RE:Orient Specialdestinerat verksamhetsstöd Teatr Weimar Verksamhetsstöd Uppdraget är avgränsat till att granska perioden september december 2013. 1.3. Metod och genomförande De utvalda föreningarna har via kulturförvaltningen informerats om granskningen. I granskningen, som skett under perioden januari-februari 2014, har intervjuer genomförts med företrädare för de utvalda föreningarna samt att stickprovsgranskning har genomförts av föreningarnas ekonomiska redovisning. Bl.a. har vi tagit del av bokföring, verifikationer, skattekontoutdrag, protokoll och andra handlingar. Omfattningen på granskningsinsatserna i respektive förening har gjorts utifrån verksamheternas omfattning och komplexitet, samt de brister som framkom vid föregående granskning. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av samtliga granskade föreningar. 1 av 19
1.4. Kontrollmål I uppdraget har ingått att främst ge svar på nedanstående frågor/kontrollmål för respektive förening: Re:Orient Har de upprättat en formell dokumenterad attestordning och formella avstämningsrutiner? Finns det nu en formell och dokumenterad fördelningsnyckel samt avtal avseende intäkter och kostnader mellan föreningen och aktiebolaget? Finns det numera en dokumenterad rutin för avräkningen som sker mellan aktiebolaget och föreningen avseende den kontanta försäljningsverksamheten? Stickprov av verifikationer avseende innehåll enligt BFL och löpande bokföring. Uppföljning av lönerutinen. Har det skett en förbättring avseende att betala skatter och avgifter i tid? Är styrelsens sammansättning densamma som vid föregående granskning? Finns det numera en dokumenterad arbetsordning för styrelsen eller beskrivning av styrelsens roller? Styrelsens uppföljning av den ekonomiska redovisningen och upprättande av protokoll från sammanträden. Har särskild bankfullmakt utfärdats för nuvarande ekonomiansvarige? Vem har betalningsaccess? Uppföljning av arvordering till artister. Teatr Weimar Sköter den verksamhetsansvariga fortfarande all löpande bokföring, utbetalningar, kvittohantering osv. själv? Har de upprättat en formell dokumenterad attestordning och formella avstämningsrutiner? Uppföljning av hanteringen av den omfattande kvittohanteringen. 2 av 19
Stickprov av verifikationer avseende innehåll enligt BFL och löpande bokföring. Har det skett en förbättring avseende att betala skatter och avgifter i tid? Är styrelsens sammansättning densamma som vid föregående granskning? Finns det numera en dokumenterad arbetsordning för styrelsen eller beskrivning av styrelsens roller? Uppföljning av arvordering till artister. 3 av 19
2. Resultat Nedan presenteras resultatet av vår granskning per förening. 2.1. RE:Orient Nedan redogörs för det resultat som framkommit vid uppföljning av föreningen RE:Orient. Föreningens ekonomiansvarige benämns numera som ekonomichef, vilket används fortsättningsvis i rapporten. Har de upprättat en formell dokumenterad attestordning och formella avstämningsrutiner? Vid föregående granskning konstaterades att föreningen inte haft någon dokumenterad attestordning eller några formella avstämningsrutiner. I samband med den översyn av rutiner som pågick vid föregående granskning hade precis en ny rutin upprättats som innebär att det numera sker avstämning månadsvis. En annan rutin som höll på att implementeras under vår granskning var att bokföra enligt faktureringsmetoden som innebär att bokföring sker i samband med erhållen eller upprättad faktura och att kundreskontra och leverantörsreskontra skapas. I samband med vår uppföljning kan vi se att det upprättats en dokumenterad attestordning för föreningen. Attestordningen är undertecknad av föreningens verksamhetsledare och antagen av styrelsen enligt protokoll daterat 2013-12-08. Av attestordningen framgår att det ska finnas tre attestnivåer (fakturakontroll, förattest och slutattest). Vid genomförd stickprovskontroll av attester konstaterade vi att attestordningen till stor del följs, men att förattest inte gått att verifiera under granskningsperioden. Enligt föreningens ekonomichef förklaras detta av att förattesten oftast sker muntligen. I december 2013 har föreningen införskaffat attestsystemet Centsoft och det har sedan dess pågått ett arbete med att implementera systemet. Syftet med att införskaffa Centsoft är enligt ekonomichefen bl.a. att attestnivåerna ska kunna synas fullt ut och därmed få ökad kontroll över genomförda attester. Avseende avstämningsrutiner kan vi nu verifiera att föreningen sedan oktober 2013 implementerat avstämningsrutiner. Dessa avstämningsrutiner innebär att ekonomichefen månatligen stämmer av huvudbok mot underlag och signerar genomförda avstämningar. Några formellt dokumenterad rutiner avseende vilka avstämningar som ska genomföras och när har föreningen inte upprättat. Enligt uppgift följs REKO (Svensk standard för redovisningstjänster) avseende avstämningar. 4 av 19
Vi ser positivt på att föreningen upprättat en attestordning och att denna antagits av styrelsen. Likaså ser vi positivt på införskaffandet av ett attestsystem. Dessa åtgärder kan bidra till att öka den interna kontrollen inom detta område. Vi rekommenderar föreningen att fortsätta sitt arbete med implementeringen av attestsystemet så att samtliga attestnivåer blir synliga och kan följas upp. Att föreningen nu arbetar med månatliga avstämningsrutiner och att vi i vår granskning kunnat se att avstämning skett samt signerats är positivt. Finns det nu en formell dokumenterad fördelningsnyckel samt avtal avseende intäkter och kostnader mellan föreningen och aktiebolaget? För reglering av intäkter och kostnader mellan föreningen och aktiebolaget fanns en fördelningsnyckel (excel-fil) vid föregående granskning. Denna fördelningsnyckel var dock ej formellt dokumenterad och fastställd av beslutsorgan, fullständig eller reviderad av annan extern part. Avräkning mellan förening och aktiebolag skedde endast i samband med bokslut för år 2012. Det innebar att avräkning ej skedde löpande under året. I samband med sakgranskning av den förra granskningsrapporten uppgavs att det inletts ett arbete med att skapa en rutin kring avräkning och avstämning månatligen. I vår uppföljning konstaterar vi att ett avtal har upprättats mellan föreningen och aktiebolaget. Avtalet är undertecknat av båda parter och antaget av föreningens styrelse 2013-11-01 enligt upprättat protokoll. Avtalet reglerar bl.a. ansvarsfördelning, fördelning av de gemensamma drift- och rörelsekostnaderna, kontanthantering och betalningsvillkor. Av avtalet framgår att avräkning avseende intäkter och kostnader ska ske månatligen samt slutregleras vid verksamhetsårets slut. Den slutliga avräkningen baseras på parternas nyttjandegrad av lokalerna. Sedan föregående granskning har det upprättats en ny samlad och mer strukturerad fördelningsnyckel, vilken antagits av föreningens styrelse 2013-11-01. Föreningen har efter vår intervju inkommit med ett skriftligt utlåtande från föreningens revisor avseende fördelningsnyckeln. I avtalet mellan föreningen och aktiebolaget hänvisas till den nya fördelningsnyckeln. Vi konstaterar att det på själva dokumentet över fördelningsnyckeln inte finns någon datering, hänvisning eller underskrift. Enligt uppgift från verksamhetsledaren ska fördelningsnyckeln ses över och eventuellt revideras årligen. Vi ser positivt på att det nu har upprättats ett formellt avtal mellan föreningen och aktiebolaget samt att fördelningsnyckel har setts över och omarbetats. Likaså att avstämning parterna emellan numera sker månatligen samt ska slutregleras vid verksamhetsårets slut. Avtalet och fördelningsnyckeln är bl.a. en viktig grund för att 5 av 19
intäkter och kostnader fördelas korrekt mellan föreningen och aktiebolaget och kan bidra till att säkerställa att så sker. Vi rekommenderar dock föreningen att se över formalian för fördelningsnyckeln så att denna blir spårbar och att det blir tydligt vilken fördelningsnyckel som är gällande. Finns det numera en dokumenterad rutin för avräkningen som sker mellan aktiebolaget och föreningen avseende den kontanta försäljningsverksamheten? Vid föregående granskning konstaterade vi att den kontanta försäljningsverksamheten sker inom Aktiebolaget RE:Orient restauranger och som sköter all hantering. Avräkning skedde mellan aktiebolaget och föreningen. Vi kunde då konstatera att det inte fanns någon dokumenterad rutin som bidrar till att säkerställa att dessa avräkningar skedde på ett korrekt sätt. I denna uppföljning finns det, som nämnts ovan, numera ett upprättat avtal som reglerar kontanthanteringen mellan föreningen och aktiebolaget. Bolaget ansvarar för samtlig kontanthantering, inkluderande biljettförsäljning vid entré som avser föreningen, vilket enligt uppgift från företrädare för föreningen är ett krav från Skatteverket. Månadsvis ska en avräkning göras på biljettförsäljningsintäkter som föreningen fakturerar aktiebolaget. I denna granskning har det inte ingått att göra någon uppföljning och granskning av avräkningar mellan föreningen och aktiebolaget. Det är en förbättringsåtgärd att det upprätts ett avtal avseende avräkning som ska ske mellan föreningen och aktiebolaget avseende kontanthantering. Stickprov av verifikationer avseende innehåll enligt BFL och löpande bokföring Vår föregående granskning visade på att det ej varit god ordning i räkenskaperna och att det ej varit möjligt att fullt ut följa ekonomiska händelser i resultaträkning och balansräkning. Bl.a. såg vi att det inte var möjligt att följa en specifik händelse i huvudboken då flera händelser bokförts på samma verifikation, att den löpande bokföringen ej skett på ett tillfredställande sätt samt att verifikationerna ej attesterats enligt någon fastställd attestordning. I föregående granskning konstaterades även att flera stickprovsgranskade fakturor ej var ställda direkt till föreningen samt att det till vissa verifikationer saknades underlag till kostnader. Detta innebär att vi utifrån de stickprov vi gjorde i vissa fall hade svårighet att avgöra om kostnaderna avsåg föreningen, aktiebolaget eller annan. I vår uppföljning kan vi nu utifrån stickprovsgranskning följa en specifik händelse i huvudboken då endast en händelse bokförts per verifikation. Som nämnts ovan under stycke Har de upprättat en formell dokumenterad attestordning och 6 av 19
formella avstämningsrutiner finns det nu en dokumenterad attestordning. Som även nämndes under detta stycke konstaterar vi att attestordningen till stor del följs, men att förattest inte gått att verifiera skriftligt under granskningsperioden. I vår stickprovsgranskning har vi kunnat se att verifikationerna innehåller de uppgifter som lagen kräver i stort. Vi ser att det har skett förbättringsåtgärder avseende att tillse att fakturorna är ställda direkt till föreningen, men att det finns viss ytterligare förbättringspotential. Vi kan utifrån vår stickprovskontroll se att förbättringar har skett avseende att endast bokföra en händelse per verifikation. Detta bidrar till god ordning i räkenskaperna och det förenklar att kunna följa de ekonomiska händelserna i bokföringen. Det är en förbättringsåtgärd att föreningen upprättat en dokumenterad attestordning samt arbetat med attestrutiner och införskaffat ett attestsystem. Vi vill rekommendera föreningen att fortsätta sitt arbete med att implementera attestsystemet för att synliggöra samtliga attester och möjliggöra att dessa kan följas upp på ett enkelt sätt. Vi anser att föreningen inlett ett arbete med att se över att fakturorna är ställda direkt till föreningen och att de innehåller de uppgifter som lagen kräver. Vi vill uppmana föreningen att fortsätta detta arbete och tillse att samtliga fakturor är ställda till föreningen på ett tydligt sätt. Uppföljning av lönerutinen Vid föregående granskning noterades att föreningen betalade lön till ekonomichefen samt övrig administrativ personal. Denna personal utförde även arbetsuppgifter till aktiebolaget. Enligt uppgift delades lönekostnaderna för verksamhetsledare/vd mellan föreningen och aktiebolaget. Lönerna hanterads via ett tidrapporteringssystem där en löneadministratör sammanställde lönerna för underlag till utbetalning och bokföring. P.g.a. systemuppdatering var det ej möjligt för oss att göra stickprovskontroller i personalsystemet avseende år 2012. I samband med vår uppföljning konstaterar vi att lönerutinen ser ut som ovan. Den förändring som skett är att en ny fördelningsnyckel upprättats vilken också beaktar lönekostnader. Vi har i samband med uppföljningen även kunnat se hur lönerutinen fungerar i systemet. Bl.a. noterades att tidrapporteringssystemet är uppbyggt så att verksamhetscheferna godkänner de anställdas tidrapporter och lönerna godkänns sedan av verksamhetsledaren före det att utbetalning sker. Vi anser att den nya fördelningsnyckeln bidrar till möjligheten till en tydligare fördelning av lönekostnader mellan föreningen och aktiebolaget. I övrigt anser vi att lönerutinen är en process som bör ses över årligen för att öka den interna kontrollen inom detta område. 7 av 19
Har det skett en förbättring avseende att betala skatter och avgifter i tid? I föregående granskning såg vi att föreningen är registrerad för moms och som arbetsgivare hos Skatteverket. Dessa avgifter hade ej redovisats och betalats in i tid, vilket det även anmärktes på i revisionsberättelsen. Då skatter och avgifter ej varit korrekta, vilket upptäcktes av föreningen under 2013, har ekonomichefen tillsammans med den externa konsulten som föreningen anlitar gjort en utredning kring detta och gjort korrigeringar under senare delen av 2013. I samband med vår uppföljande granskning kan vi se att inbetalningarna avseende skatter och avgifter har skett i rätt tid under vår granskningsperiod, d.v.s. under september-december 2013. Av skattekontoutdrag för föreningen går det att utläsa att rättelser avseende tidigare perioders skatter och avgifter har skett. Vi ser positivt på att föreningen har arbetat med sina rutiner avseende att betala skatter och avgifter i tid. Vi uppmanar föreningen att fortsätta med detta arbete och tillse att så sker. Är styrelsens sammansättning densamma som vid föregående granskning? Vid föregående granskning uppgav företrädare från styrelsen att de anser att det fanns tillräcklig kompetens inom styrelsen. Vidare konstaterades att föreningen har sitt säte i Malmö och har en styrelse bestående av fyra personer bosatta i Stockholmsområdet. Vi rekommenderade då att föreningen tillsammans med kulturförvaltningen skulle diskutera en lösning på problemet då det rådde en osäkerhet kring vad det innebar att föreningen skulle ha en tydlig förankring i Malmö genom sin verksamhet och genom personer i ansvarig ställning. Idag har styrelsen samma sammansättning med undantag för att en ny styrelseledamot valts in samt att det skett en rotation av ordföranderollen. Den nya styrelseledamoten valdes in vid styrelsemöte 2013-11-01 och rotationen av styrelseordförande skedde på föreningsstämman 2013-10-30. Enligt uppgift är den nya styrelseledamoten bosatt i Malmö. Övriga styrelseledamöter är i likhet med föregående granskning bosatta i Stockholmsområdet. Föreningen har idag en aktiv verksamhet som bedrivs i Stockholm och Malmö. I likhet med synpunkterna i föregående granskning rekommenderar vi att föreningen tillsammans med kulturförvaltningen diskuterar vad det innebär i praktiken att föreningen ska ha en tydlig förankring i Malmö genom sin verksamhet och genom personer i ansvarig ställning. 8 av 19
Vi konstaterar att val av ny styrelseledamot skedde vid ett styrelsemöte och ej vid föreningsstämman. Enligt Lag (1987:667) om ekonomiska föreningar framgår av 6 kap. 1 att styrelsen väljs av föreningsstämman om det inte föreskrivs i stadgarna att en eller flera styrelseledamöter ska utses på annat sätt. Vi rekommenderar att åtgärd sker på kommande föreningsstämma. Finns det numera en dokumenterad arbetsordning för styrelsen eller beskrivning av styrelsens roller? I samband med föregående granskning konstaterades att föreningen inte hade någon uttalad dokumenterad arbetsordning eller beskrivning av styrelsens roller. Vi har nu i vår granskning kunnat se att det upprättats en arbetsordning och instruktioner för styrelse och verksamhetsledare. Enligt dokumentet samt enligt protokoll har styrelsen antagit arbetsordningen 2013-11-01 och ska enligt arbetsordningen omprövas årligen. I denna granskning har inte ingått att följa upp om styrelsens och verksamhetsledarens arbete sker i enlighet med arbetsordningen. Vi ser positivt på att en arbetsordning och beskrivning av styrelsens roller har upprättats och antagits av styrelsen. Vi vill uppmana styrelsen att ompröva den årligen i likhet med vad som anges i arbetsordningen. Detta för att ständigt hålla dokumentet aktuellt. Vi vill även påpeka att det är viktigt att arbetsordningen är känd inom såväl styrelsen som inom verksamheten och att den tillämpas och efterföljs. Styrelsens uppföljning av den ekonomiska redovisningen och upprättande av protokoll från sammanträden Den förra granskningen visade att under år 2012 hade styrelsen inga regelbundna styrelsemöten. Enligt uppgift fick styrelsen löpande information om den ekonomiska redovisningen och dess hantering. Det gick då inte att styrka via protokoll från styrelsemöten då vi endast erhöll två protokoll från 2012, daterade maj 2012 och februari 2013. I samband med denna granskning har vi tagit del av protokoll för år 2013. Av protokollen går att utläsa att styrelsemötena ägt rum i februari, oktober, november och december 2013. I likhet med föregående granskning uppger verksamhetsledaren att styrelsen får löpande information om den ekonomiska redovisningen och dess hantering. Enligt protokollen har årsräkenskaperna föredragits i februari 2013 men fastställdes inte förrän på mötet i oktober 2013. På styrelsemötet i november informerades det om verksamheten samt att det ekonomiska läget för föreningen föredrogs. 9 av 19
Vi kan se att fler protokollförda styrelsemöten hållits under år 2013 jämfört med år 2012. Vi rekommenderar styrelsen att hålla mötena mer löpande under året för att på så sätt bl.a. mer kontinuerligt hålla sig uppdaterad om verksamheten, dess ekonomi och andra relevanta frågor och beslut. Uppföljning av verksamhetens ekonomiska redovisning bör vara en stående punkt på styrelsemötenas dagordningar. Har särskild bankfullmakt utfärdats för nuvarande ekonomiansvarige? Vem har betalningsaccess? I föregående granskning noterades att nuvarande ekonomichef inte hade en egen behörighet, men han kunde ändå sköta utbetalningarna via en annan persons bankdosa. Det innebar att det därmed inte syntes att det var nuvarande ekonomichef som genomfört utbetalningen eftersom det registrerades på annan person. I samband med uppföljningen har vi erhållit ett utdrag från föreningens bank avseende behörigheter till internetbanken där det framgår vilka som innehar fullständig behörighet. Vi konstaterar att ekonomichefen numera har behörighet. Vi ser positivt på att föreningen sett över sina behörigheter och tillsett att ekonomichefen nu innehar behörighet till internetbanken. Uppföljning av arvordering till artister Vid föregående granskning framkom enligt uppgift från ekonomichefen att det förekommit att arvoden betalats ut kontant utan fullständiga underlag (t.ex. faktura) till artister i samband med genomförda arrangemang. Det noterades även vid vår stickprovsgranskning. I samband med den översyn som pågått kring att förbättra föreningens rutiner har ekonomichefen tillsett att så ej längre sker. Numera anlitas främst artister som är registrerad för F-skatt och faktura krävs innan utbetalning sker. Vi kan i likhet med föregående granskning konstatera att rutinen kring att faktura krävs av anlitade artister fortlöper. I de fall fakturering direkt till artisten ej är möjligt sker fakturering antingen via ett företag som heter Konsult Finans 1 eller betalas arvodet ut som lön. Utifrån vår stickprovsgranskning kan vi se att fakturering sker avseende artistarvoden. Det framkom även i föregående granskning att föreningen också anlitar utländska artister. Hanteringen av detta tillämpades inte enligt de särskilda regler som finns avseende artistskatt, så kallad A-SINK. I samband med vår uppföljning framkom det vid intervjuer att föreningen inte reserverar och redovisar för A-SINK. Föreningen har gjort bedömningen, efter att de rådfrågat en skattejurist i frågan, att 1 Konsult Finans är enligt uppgift ett bolag som står för löneutbetalningar till artister som ej innehar F- skatt. Bolaget fakturerar sedan dem som anlitar artisterna. 10 av 19
de inte behövt betala A-SINK då alla de utländska artister de anlitat varit representerade via externa juridiska bolag. Det har i vår granskning inte ingått att göra någon fördjupad granskning av detta område. Det är en förbättringsåtgärd att fakturering sker i största möjliga mån avseende arvordering till artister. Avseende A-SINK gäller generellt sett att utgångspunkten är att A-SINK skall redovisas såväl om det sker betalningar till fysiska personer som till juridiska personer. Det saknar betydelse att det är ett utländskt bolag som fakturerar. Skatteverket skriver följande i upplysningar till tillämpningen av lagen om A-SINK: Skattskyldiga är fysiska och juridiska personer, d.v.s. både enskilda personer och företag. De ska dessutom vara bosatta eller hemmahörande utanför Sverige och ta emot inkomster som är skattepliktiga i Sverige enligt lagen (1991:591) om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta artister m.fl. (A-SINK). Det kan möjligtvis finnas skatteavtal med det enskilda landet som påverkar det slutliga skatteuttaget. Utgångspunkten är dock att A-SINK skall redovisas. Vi kan därmed i vår översiktliga granskning inte uttala oss fullt ut om föreningen hanterar A-SINK på ett korrekt sätt. Vi vill rekommendera föreningen att utreda frågan med hänvisning till ovanstående upplysningar. 2.2. Teatr Weimar Nedan redogörs för det resultat som framkommit vid uppföljning av föreningen Teatr Weimar. Sköter den verksamhetsansvariga fortfarande all löpande bokföring, utbetalningar, kvittohantering osv. själv? I vår föregående granskning noterades att föreningens kassör (tillika ordförande och verksamhetsledare) skötte ekonomin, den löpande bokföringen och utbetalningar. Kassören hade ingen särskild utbildning utan var till största del självlärd. Under år 2012 gjordes ej bokföringen löpande utan sammanställdes endast 3 gånger under året. Det medförde bl.a. att bokslut och årsredovisning för år 2012 blev sent upprättad. Vid intervjun uttryckte kassören en önskan om att anlita en redovisningskonsult för den löpande bokföringen. I intervjuer i samband med vår uppföljning framkom att det har skett en förändring i rollfördelningen inom föreningen. Det har tillträtt en ny kassör vid årsskiftet 2013/2014 och den dåvarande kassören är numera ordförande och verksamhetsledare. Under vår granskningsperiod har rollfördelningen därmed sett ut på samma sätt som vid vår föregående granskning. Den nya kassören är inte ny i 11 av 19
föreningen men är ny i styrelsen och är i likhet med föregående kassör främst självlärd inom ekonomiområdet då drivit egna företag under långa perioder. Enligt uppgift från ordförande/verksamhetsledaren och kassören pågår det ett arbete med att anlita en redovisningskonsult för den löpande bokföringen. Vi ser positivt på att det inletts ett arbete med att se över rollfördelning och arbetsbelastning i styrelsen/föreningen. Vi vill uppmana till fortsatt förändringsarbete avseende hanteringen av föreningens ekonomi och bokföring med tanke på de brister som framkom i vår tidigare granskning avseende ekonomin samt de anmärkningar som finns i revisionsberättelsen för år 2012. Då vi anser att det fortfarande inte finns tillräckliga kunskaper och resurser bör berörda personer inom styrelsen/föreningen överväga att genomgå utbildning eller anlita en redovisningskonsult för den löpande bokföringen, vilket ordförande/verksamhetsledare och kassör uppgett att det pågår. Har de upprättat en formell dokumenterad attestordning och formella avstämningsrutiner? Vid föregående granskning konstaterades att föreningen inte hade någon attestordning eller några formella avstämningsrutiner. I vår uppföljning har vi kunnat ta del av en upprättad dokumenterad attestordning daterad 2013-12-16, vilken antagits av styrelsen på möte samma dag. Under vår granskningsperiod skedde det fortfarande inte några löpande avstämningar. Enligt uppgift från verksamhetsledaren/ordförande har det skett under år 2014. Det är en förbättringsåtgärd att en dokumenterad attestordning har upprättats. Vi anser i likhet med synpunkterna i föregående granskning att föreningen bör upprätta dokumenterade avstämningsrutiner för att kunna följa den ekonomiska utvecklingen och identifiera eventuella differenser och öka den interna kontrollen inom detta område. Styrelsen bör snarast tillse att dokumenterade avstämningsrutiner upprättas och utförs eller anlita en redovisningskonsult som utför dessa rutiner. Uppföljning av hanteringen av den omfattande kvittohanteringen I föregående granskning konstaterades att kvittohanteringen avseende inköp inom föreningen var omfattande. Avstämning och redovisning av kvitton gjordes ej löpande utan bokfördes vid slutet av året. Vid stickprovskontroll av kvitton konstaterades att det inte alltid framgick syfte med inköpen. Ovanstående innebar att vi utifrån de stickprov vi gjorde i vissa fall hade svårighet att avgöra om kostnaderna avsåg föreningen eller ej. Vi har nu gjort en uppföljning av föreningens kvittohantering och enligt företrädare för föreningen har kvittohanteringen minskat något men är fortfarande omfattande. Under vår granskningsperiod har det varit färre projekt/evenemang vilket bidragit 12 av 19
till en mindre omfattning på kvittohanteringen under denna granskning. Föreningen uppger att p.g.a. deras verksamhet är det svårt att minimera kvittohanteringen då stora delar av föreningens kostnader till projekten/evenemangen består av inköp som t.ex. rekvisita och scenografi, vilket enligt uppgift är svårt att få fakturerat. Företrädare för föreningen uppger att de nu utsett en person som särskilt ska sköta kvittohanteringen. För år 2013 bokförs alla kvitton vid årets slut, i likhet med år 2012. Vi kan dock se att kvittona för januari 2014 har samlats in och bokförts. Någon ytterligare fördjupad granskning av dessa kvitton har ej genomförts då de ej avser vår granskningsperiod. I samband med uppföljningen har vi gjort en stickprovskontroll av kvitton för perioden september-december 2013. Vi har i likhet med föregående granskning noterat att det inte alltid framgår syfte med inköpen. Vi noterade även i granskningen att det inkommit kvitton från år tidigare än 2013. Dock konstaterar vi att det skett en viss förbättring avseende att tillse att det finns kvitto/underlag till utläggen. Vi ser positivt på att föreningen inlett ett arbete med att se över sin hantering och bokföring av kvitton, samt att vi kan se vissa förbättringar. Vi anser dock att föreningen bör fortsätta sitt arbete och vidta åtgärder då det i vår uppföljning fortfarande framkommer brister avseende t.ex. att ange syfte med inköp och hämta in och bokföra kvitton löpande. Det bör skapas rutiner för att tillse att kvitton lämnas in och redovisas löpande. Vi anser det ej tillfredställande att kvitton från tidigare år ej redovisats på rätt år. I likhet med föregående gransknings synpunkter anser vi att styrelsen bör försöka minimera kontantutläggen och kvittohanteringen. Stickprov av verifikationer avseende innehåll enligt BFL och löpande bokföring I revisionsberättelsen för år 2012 noterades det att det fanns brister i föreningens redovisningsrutiner, dessa brister medförde bl.a. kraftiga eftersläpningar i bokföringen. I likhet med bokföringen av kvitton så skedde all bokföring för 2012 vid slutet av året. I vår granskning konstaterades att några stickprovsgranskade fakturor ej var ställda direkt till föreningen samt att det till vissa verifikationer saknades underlag till kostnader. Ovanstående innebar att vi utifrån de stickprov vi gjorde i vissa fall hade svårighet att avgöra om kostnaderna avsåg föreningen eller ej. Vid stickprovsgranskning av vissa poster i årsredovisningen vid förra granskningen noterades att föreningen hade en fordran på styrelsen och projektanställda, vilket till största del berodde på hanteringen av kontantutlägg och återredovisning och reglering av dessa. I vår uppföljning kan vi konstatera att bokföring för år 2013 ej har skett löpande, men att vi kan se vissa förbättringar. 13 av 19