Regelverk för ersättning och registrering inom Hemtjänsten, ver 1.3 gäller fr.o.m. 2013-04-01

Regelverk för ersättning och registrering inom Hemtjänsten, ver 1.3 gäller fr.o.m. 2013-04-01

Regelverk för ersättning och registrering inom Hemtjänsten 2 (14) Innehåll Innehåll... 2 1 Rutiner för biståndshandläggare... 3 2 Rutiner för hemtjänstpersonal... 3 3 Instruktioner specialinsatser och specialbesök... 5 3.1 Tvätt utanför bostad... 5 3.2 Inköp/ ärende... 5 3.3 Ledsagning (OBS! Endast för kunder som har enbart ledsagning beviljad!) 5 3.4 Avlösning i hemmet (OBS! Endast för kunder som har enbart avlösning i hemmet beviljad!)... 6 3.5 Trygghetslarm... 6 3.6 Trygghetsringning... 6 3.7 Natthjälp... 6 3.8 Dubbelbemanning... 7 3.9 Sammanboende... 7 3.10 Avböjda besök som ska registras i Phoniro... 8 3.11 Avböjda besök som inte ska registreras i Phoniro... 8 3.12 Extra besök (besök som utförs utanför beställningen)... 8 3.13 Extra insatser på utfört besök... 9 3.14 Ersättning för ny kund... 9 3.15 Justering av besökstid... 9 4 Rapporter... 10 4.1 Ersättningsrapport... 10 4.1.1 Filter... 10 4.1.2 Kolumner... 10 4.2 Uppföljningsrapport... 12 4.2.1 Filter... 12 4.2.2 Sortering... 12 4.3 Avgiftsrapport... 14 4.3.1 Filter... 14 4.3.2 Sortering... 14 4.3.3 Kolumner... 14

Regelverk för ersättning och registrering inom Hemtjänsten 3 (14) 1 Rutiner för biståndshandläggare Biståndshandläggaren ska informera nya kunder om hur det fungerar i Danderyds kommun med Phonirovred och meddela hemtjänst- eller larmutföraren om låsvred inte ska beställas. Vid avslut av hemtjänstkund ska biståndshandläggaren meddela hemtjänstutföraren om låset ska vara kvar. Biståndshandläggaren ska efter den 5:e i månaden följa upp utförd tid kontra beviljad tid i Phoniro Care på rapporten Uppföljning. 2 Rutiner för hemtjänstpersonal För att rapporterna för ersättning och avgifter ska göra rätt beräkningar är det viktigt att fastställda rutiner för hur besök och insatser registreras i Phoniro följs. Vid förändringar av rapporter är det viktigt att analysera om rutinerna också behöver förändras. Hemtjänstutföraren tar med sig en kvittensknapp till kund vid första besöket för att kunna registrera tiden, den får sedan vara kvar hos kund tills låsvred installerats så att alla besök kan kvitteras. Se separata lathundar för beskrivning av användandet av webbapplikation och mobilapplikation. Besökets start- och sluttid registreras i mobiltelefonen. Undantag från detta beskrivs i kapitel 3. Det finns följande olika sätt att starta och avsluta ett besök: Normalfallet 1. Låser upp och startar då ett besök automatiskt 2. Utför insatser, gör ev. avprickning av specialinsatser samt notering vid avvikelser 3. Låser och avslutar då besöket automatiskt Besök som fortsätter utanför bostaden (t ex vid inköp ihop med kund) 1. Låser upp och då startar ett besök automatiskt 2. Lås utan att avsluta besöket 3. Lås upp utan att starta nytt besök 4. Utför insatser, gör ev. avprickning av specialinsatser samt notering vid avvikelser 5. Låser och avslutar då besöket automatiskt

Regelverk för ersättning och registrering inom Hemtjänsten 4 (14) Besök som avslutas utanför bostaden (t ex vid ledsagning till sjukhus) 1. Låser upp och startar då ett besök automatiskt 2. Utför insatser, gör ev. avprickning av specialinsatser samt notering vid avvikelser 3. Lås utan att avsluta besöket 4. Avsluta besök manuellt utanför bostaden Kund vill ej att man låser när man går 1. Låser upp och startar då ett besök automatiskt 2. Utför insatser, gör ev. avprickning av specialinsatser samt notering vid avvikelser 3. Avsluta besöket automatiskt genom lämna istället för att låsa Kund öppnar åt dig 1. Starta besök utan att låsa upp genom ankomstregistrering 2. Utför insatser, gör ev. avprickning av specialinsatser samt notering vid avvikelser 3. Låser och avslutar då besöket automatiskt Kund har kvittensknapp istället för lås 1. Starta besök genom att välja kund och trycka på kvittensknapp 2. Utför insatser, gör ev. avprickning av specialinsatser samt notering vid avvikelser 3. Avsluta besök genom att trycka på kvittensknapp och välja avsluta besök Vid avvikelser (avböjda besök, extra besök/ extra utförda insatser) ska en notering om orsak skrivas. Om notering saknas kan besöket komma att ej godkännas varvid ersättning uteblir.

Regelverk för ersättning och registrering inom Hemtjänsten 5 (14) 3 Instruktioner specialinsatser och specialbesök Nedan följer en beskrivning på rutiner för registrering samt regler för beräkningar av ersättning och avgifter för de insatser och typ av besök som kräver speciell hantering. 3.1 Tvätt utanför bostad (registreras i de fall tvätten inte utförs under pågående besök) Den som lämnar tillbaka tvätten i bostaden registrerar insatsen Tvätt utanför bostad. Viktigt att Tvätt utanför bostad endast registreras EN gång. När man är i tvättstugan registreras inget besök eller tid. Utföraren ersätts utifrån gällande schablon. Kunden betalar utifrån gällande schablon. 3.2 Inköp/ ärende (registreras i de fall inköpet inte utförs under pågående besök) Den som lämnar tillbaka varorna i bostaden registrerar insatsen Inköp. Viktigt att Inköp endast registreras EN gång. När man utför inköpet/ ärendet registreras inget besök eller tid. Detta gäller både vid inköp/ ärende åt enskild kund eller vid gemensamt inköp. Utföraren ersätts utifrån gällande schablon. Kunden betalar utifrån gällande schablon. 3.3 Ledsagning (OBS! Endast för kunder som har enbart ledsagning beviljad, inga andra hemtjänstinsatser) Registrera insatsen Ledsagning vid varje utförd ledsagning. Start och avslut av ledsagning i anslutning till bostaden görs med lås/kvittensknapp, startas och/eller avslutas besöket utanför bostaden görs detta manuellt i mobiltelefonen Utföraren ersätts utifrån utförd tid. Kunden betalar utifrån en fast avgift per månad.

Regelverk för ersättning och registrering inom Hemtjänsten 6 (14) 3.4 Avlösning i hemmet (OBS! Endast för kunder som har enbart avlösning i hemmet beviljad, inga andra hemtjänstinsatser) Registrera insatsen Avlösning i mobiltelefonen i samband med besöket, detta görs vid varje utförd avlösning. Utföraren ersätts utifrån utförd tid. Kunden betalar utifrån en fast avgift per gång. 3.5 Trygghetslarm (ska alltid registreras) Registrera insatsen Larm i mobiltelefonen i samband med besöket. Utföraren ersätts utifrån utförd tid under dag- och kvällstid ( 08.00 21.59). Utföraren (Nattpatrullen) ersätts med ett fast belopp per larm nattetid (22.00 07.59). Kunden betalar ingen avgift för larmutryckningar. 3.6 Trygghetsringning (ska alltid registreras, kunden måste vara beviljad insatsen) Insatsen startas och avslutas utanför bostaden manuellt i mobiltelefonen och insatsen trygghetsringning registreras. Alternativt registreras det manuellt i webbgränssnittet, som ett manuellt besök. Utföraren ersätts utifrån gällande schablon per gång. Kunden betalar utifrån gällande schablon per gång. 3.7 Natthjälp (ska alltid registreras) Registrera insatsen Natthjälp i mobiltelefonen i samband med besöket. Utföraren ersätts utifrån en fast summa per besök. Kunden betalar utifrån utförd tid.

Regelverk för ersättning och registrering inom Hemtjänsten 7 (14) 3.8 Dubbelbemanning Vid beviljad dubbelbemanning registrerar båda personerna besöket med mobiltelefonerna enligt: Personal 1 låser upp och startar då ett besök automatiskt samt registrerar ev. utförda specialinsatser. Personal 2 gör en ankomstregistrering för att starta ett besök OCH registrerar Dubbelbemanning. Utföraren ersätts utifrån utförd tid samt enligt regelverk för respektive specialinsats, inkl. dubbelbemanningen. Kunden betalar utifrån utförd tid samt enligt regelverk för respektive specialinsats, men inget för dubbelbemanningen. 3.9 Sammanboende 1. Lås upp dörren hos kund A (kvittensknapp är kopplad till en av kunderna) 2. Utför besöket 3. När besöket är klart, registrera ev. specialinsatser för kund A i mobiltelefonen 4. Lås/lämna dörren på kund A 5. Starta besöket hos kund B mot låset genom att låsa upp/ankomstregistrera 6. Registrera ev. specialinsatser för kund B 7. Avsluta besöket hos kund B genom att låsa dörren 8. All tid är registrerad på Kund A, justera besöket genom att ta tid från kund A och lägga in på Kund B, totaltiden ska vara densamma Olika alternativ för att justera besökstiden: 1. Sluttid för Kund A och starttid för Kund B justeras manuellt i mobilen i samband med godkännande av hela arbetspasset. 2. Sluttid för Kund A och starttid för Kund B justeras i efterhand i systemet. OBS! då kan ej arbetspasset godkännas av personalen i mobilen. Utföraren ersätts utifrån utförd tid samt enligt regelverk för respektive specialinsats. Kunden betalar utifrån utförd tid samt enligt regelverk för respektive specialinsats.

Regelverk för ersättning och registrering inom Hemtjänsten 8 (14) 3.10 Avböjda besök som ska registreras i Phoniro Om ett besök avböjs 24 timmar eller närmare det planerade besöket så ska det manuellt registreras som ett avböjt besök i systemet (ska göras under kund besök) av utföraren. Besöket registreras då med: > planerad start- och sluttid > en notering om orsak till det avböjda besöket skall göras Utföraren ersätts utifrån planerad tid. Kunden betalar utifrån planerad tid. 3.11 Avböjda besök som inte ska registreras i Phoniro Om ett besök avböjs 24 timmar eller närmare och kunden inte kunnat påverka detta, ex akut sjukhusbesök eller kund avlider, ska blanketten Underlag nykund o sent avbokat användas. Utföraren ersätts utifrån planerad tid upp till 72 timmar framåt i tiden. Kunden betalar inget för de avböjda besöken. 3.12 Extra besök (besök som utförs utanför beställningen) Biståndshandläggaren ska meddelas omgående. Utföraren registrerar besöket på vanligt sätt samt gör en notering om orsak till det extra besöket. Utföraren ersätts utifrån utförd tid samt enligt regelverk för respektive specialinsats. Kunden betalar utifrån utförd tid samt enligt regelverk för respektive specialinsats.

Regelverk för ersättning och registrering inom Hemtjänsten 9 (14) 3.13 Extra insatser på utfört besök Biståndshandläggaren ska meddelas omgående. Om en eller flera insatser utförts extra på ett ordinarie besök, dvs. ett besök där vissa insatser utförts enligt beslut medan andra utförts extra, skall en notering om orsak till de extra insatserna göras. Utföraren ersätts utifrån utförd tid samt enligt regelverk för respektive specialinsats. Kunden betalar utifrån utförd tid samt enligt regelverk för respektive specialinsats. 3.14 Ersättning för ny kund (nytt hemtjänstärende) Registreras ej, blanketten Underlag nykund o sent avbokat ska användas. Definition Kunden är ny för utföraren om den inte förekommit hos utföraren under ett år. Utföraren ersätts för två hemtjänsttimmar enligt utförd tid Dag. Kunden betalar ingen avgift. 3.15 Justering av besökstid Justering av besökstid görs antingen vid start av besöket eller vid avslut. Justerade besök där både start- och avslutstid ändrats godkänns inte. Utföraren ersätts utifrån utförd tid. Kunden betalar utifrån utförd tid.

Regelverk för ersättning och registrering inom Hemtjänsten 10 (14) 4 Rapporter 4.1 Ersättningsrapport Rapporten används för att beräkna ersättning till utförare. Rapporten finns tillgänglig på sidan Startsidan/Uppföljning/Ersättningsrapport hemtjänstutförare. 4.1.1 Filter Rapportern filteras på: 4.1.2 Kolumner Fr.o.m. datum T.o.m. datum Organisation (endast biståndshandläggare) Kolumn Utförd tid Dag Utförd tid Kväll Utförd tid Helg Utförd tid Storhelg Totalt utförd tid Totalt utförd tid exkl. larm Beviljad tid Beskrivning Tidsåtgång för samtliga besök under vald månad under dagtid (påbörjat besök kl. 08.00 18.59) Med avdrag och tillägg enligt regelverk kap.3. inkl. larm dagtid. Tidsåtgång för samtliga besök under vald månad under kvällstid (påbörjat besök måndag till torsdag kl. 19.00 21.59) Med avdrag och tillägg enligt regelverk kap.3. inkl. larm kvällstid. Tidsåtgång för samtliga besök under vald månad under helg (påbörjat besök fredag från kl. 19.00 till måndag kl. 07.59. Samt Sveriges officiella helgdagar) Med avdrag och tillägg enligt regelverk kap.3. inkl. larm dag- och kvällstid på helgen. Tidsåtgång för samtliga besök under vald månad under storhelg (enlig inlagd kalender som uppdateras varje år) med avdrag och tillägg enligt regelverk kap.3. Kl 18:00 dag före långfredag till 06:59 dag efter annandag påsk, Kl 18:00 dag före pingstafton eller midsommarafton till 06:59 vardag närmast efter helgdagsaftonen. Kl 18:00 dag före julafton eller nyårsafton till 06:59 vardag utom lördag närmast efter helgdagsafton. inkl. larm dag- kvällstid på storhelg. Summa ovanstående kolumner Ovanstående kolumn minus utförd tid på alla besök med enbart larm registrerat på dag- och kvällstid. Beviljade tiden för vald månad (i timmar och hundradelar).

Regelverk för ersättning och registrering inom Hemtjänsten 11 (14) Diff beviljad utförd (eg. Andel utfört %) Antal Larm Utförd tid exkl. larm delat i Beviljad tid i procentenheter. Antal besök där Larm registrerats dag- och kvällstid (kl. 08.00 21.59) för kunder som har trygghetslarm beviljad. Antal Larm natt Antal besök där Larm registrerats nattetid (kl. 22.00 07.59). Antal Natthjälp Antal manuellt justerade besök Antal manuellt skapade besök Antal besök där Natthjälp registrerats. Endast antal besök där man manuellt justerat start- och/eller sluttiden. Endast antal besök som man skapat manuellt i webbgränssnittet.

Regelverk för ersättning och registrering inom Hemtjänsten 12 (14) 4.2 Uppföljningsrapport Rapporten används för att följa upp i detalj underlaget för ersättning till utförare. Rapporten finns tillgänglig på sidan Startsidan/Uppföljning/ Uppföljningsrapport hemtjänstutförare. Visar alla kunder för vald organisation och månad, som haft besök. 4.2.1 Filter Rapportern filteras på: 4.2.2 Sortering Fr.o.m. datum T.o.m. datum Handläggare (endast för biståndshandläggare) Rapporter sorteras efter: Efternamn (default) Diff mer utförd tid än beviljad (högst diff först) Kolumn År Månad Organisation Personnummer Namn Andel utfört (%) Beviljad tid Totalt utförd tid exkl. larm Varav ledsagning Varav avlösning i hemmet Varav tvätt utanför bostad Varav inköp Varav trygghetsringning Beskrivning År Månad Namnet på underorganisation YYYYMMDD-XXXX Efternamn Förnamn Utförd tid exkl. larm i procent av Beviljad tid. Beviljade tiden för vald månad (i timmar och hundradelar). Tidsåtgång för utförarens samtliga besök under vald månad (i timmar och hundradelar). Med avdrag och tillägg enligt regelverk kap. 3. Minus utförd tid på alla besök med enbart larm registrerat på dag- och kvällstid. Tidsåtgång för samtliga besök med enbart Ledsagning registrerad. Tidsåtgång för samtliga besök med enbart Avlösning i hemmet registrerad. Schablontid för samtliga besök med Tvätt utanför bostad registrerad. Schablontid för samtliga besök med Inköp/ ärende registrerad. Schablontid för samtliga besök med Trygghetsringning registrerad.

Regelverk för ersättning och registrering inom Hemtjänsten 13 (14) Varav avböjda besök Varav dubbelbemanning Antal Larm Planerad tid för avböjda besök. Tidsåtgång för samtliga besök där insatsen dubbelbemanning är registrerad. Antal besök där Larm registrerats dag- och kvällstid (kl. 08.00 21.59) för kunder som har enbart trygghetslarm beviljad. Antal Larm natt Antal besök där Larm registrerats nattetid (kl. 22.00 07.59). Antal Natthjälp Frånvaroperiod Kommentar Avvikelser Antal besök där Natthjälp registrerats. Visar Ja eller Nej beroende på om det finns en registrerad frånvaroperiod under vald månad. Kommentar från biståndshandläggare. Hämtas från anteckning på kund, anteckningstyp biståndshandläggare. Anteckning från hemtjänstutförare, visar Ja eller Nej

Regelverk för ersättning och registrering inom Hemtjänsten 14 (14) 4.3 Avgiftsrapport Rapporten används för att beräkna avgiften till kunderna. Rapporten finns tillgänglig på sidan Startsidan/Uppföljning (central)/ Avgiftsrapport hemtjänstkunder. 4.3.1 Filter Rapportern filteras på: År Månad 4.3.2 Sortering Rapporter sorteras efter: Personnummer (default) Efternamn 4.3.3 Kolumner Avg.belagd tid (stigande) Kolumn Personnummer Namn Kundlista Beviljad tid Utförd tid Ledsagning Antal avlösning i hemmet Beskrivning YYYYMMDD-XXXX Efternamn Förnamn Biståndshandläggare Beviljade tiden för vald månad, i timmar och hundradelar. Tidsåtgång för samtliga besök under vald månad (i timmar och hundradelar). Med avdrag och tillägg enligt regelverk kap.3. Tidsåtgång för samtliga besök för kunder med enbart ledsagning beviljad (i timmar och hundradelar). Antal besök där Avlösning i hemmet registrerats och enbart för kunder som har enbart avlösning i hemmet beviljad. Avg.belagd tid Visar utförd tid avrundat nedåt till hel timme. Allt över 9 timmar blir 9 timmar.