Yttrande från Stckhlmsreginen m EU:s handlingsplan för e-förvaltning 2016-2020 Bakm detta yttrande står Stckhlmsreginens Eurpaförening (SEF) 1 sm företräder en av Eurpas mest knkurrenskraftiga ch hållbara reginer sm placerar sig högt i lika index vad gäller digitala tjänster ch digital infrastruktur. Stckhlmsreginen står för cirka 45 prcent av Sveriges BNP ch har en beflkning på över 3,6 miljner människr, vilket mtsvarar nästan 38 prcent av hela Sveriges beflkning. Inledning Stckhlmsreginen välkmnar EU-kmmissinens samråd ch den möjlighet sm nu ges att delge kmmissinen synpunkter m EU:s handlingsplan för e-förvaltning 2016-2020 ch dess bidrag till att skapa en mer effektiv ffentlig förvaltning i Eurpa sm underlättar för fri rörlighet inm EU:s inre marknad. I Sverige står den kmmunala sektrn för 70 prcent av medbrgarkntakterna. Därför är det förstås erhört viktigt att det kmmunala perspektivet tas hänsyn till när man bygger framtidens e- förvaltning med medbrgaren i fkus. I Sverige ch i Stckhlmsreginen 2 pågår mycket arbete för att nå målen m att fullt ut använda digitaliseringens alla möjligheter ch att utveckla e-förvaltning med invånarens fkus. Det finns dck både möjliggörande ch hindrande faktrer för att nå dessa mål sm Stckhlmsreginen vill dela med sig av till kmmissinen. Stckhlmsreginen är ckså gärna en partner till kmmissinen i det frtsatta arbetet med detta mråde. Vilka faktrer hindrar erbjudandet av bättre digitala samhällstjänster i Stckhlmsreginen? I början av 2015 km E-delegatinens 3 rapprt m den svenska e-förvaltningens utveckling i relatin till mvärlden. Rapprten visar att det svenska samhällets digitalisering står sig stark medan den ffentliga förvaltningens digitalisering börjat tappa psitiner i internatinella jämförelser. En förklaring är att de fördelar sm möjliggjrde att vi var tidigt ute med satsningar på digitalisering nu är uttömda. Den svenska förvaltningsmdellens fördelar med decentralisering, frivillighet ch självständighet sm grund försvårar i ch med att mer sammanhållna digitala tjänster efterfrågas. Den frtsatta digitaliseringen ställer krav på autmatisering, samrdning ch interperabilitet. 1 Stckhlms stad, Kmmunförbundet Stckhlms Län ch Stckhlms läns landsting, samt övriga medlemmar Reginförbunden i Uppsala ch Sörmlands län, Västmanlands kmmuner ch landsting, Mälardalsrådet samt Regin Gtland. 2 Digital reginal agenda för Stckhlms län: http://www.ksl.se/ppenhet-ch-digitalisering/reginal-digitalagenda.html 3 E-delegatinen var en kmmitté under Näringsdepartementet med uppdraget att driva på e- förvaltningsutvecklingen i ffentlig sektr. Uppdraget är nu slutfört. 1
Det är här viktigt att känna till för kmmissinen att förutsättningarna för digital samverkan, med ch inm den kmmunala sektrn, i flera väsentliga avseenden skiljer sig avsevärt från de förutsättningar sm vad gäller samverkan mellan statliga myndigheter. En annan slutsats sm dras i rapprten är vikten av en gemensam färdplan framåt. Infrastrukturen för infrmatinsutbyte behöver ckså utvecklas för att möjliggöra samverkande tjänster. Det finns även ett behv av ökat fkus på kmmunerna. Övriga mråden sm identifieras är styrning, finansiering ch juridik. Här kan kmmissinen spela en rll genm att utvärdera framsteg, ta fram rekmmendatiner ch förbättra villkren för utvecklandet av gränsöverskridande e- förvaltningstjänster. Sammanfattning av de viktigaste hindrande faktrerna: Brist på interperabilitet mellan lika system (teknisk, semantisk, juridisk, rganisatrisk). Stckhlmsreginen har även påpekat detta i sitt svar till kmmissinens samråd m standarder på den digitala inre marknaden. Brist på regelverk, ramverk ch standarder sm grund för infrmatinsutbytet, Infrastrukturen för infrmatinsutbyte behöver ckså utvecklas för att möjliggöra samverkande tjänster. Brist på samverkan, ledning. Brist på affärsmdeller ch incitament för utveckling av gemensamma tjänster, nyttan av en autmatiserad prcess ch sammanhållna tjänster där kstnaderna fta uppstår i en rganisatin men nyttan hämtas hem i en annan rganisatin. Hur kan man förbättra e-förvaltningstjänster i Stckhlmsreginen ch inm EU? I Stckhlmsreginen har länets 26 kmmuner ch Stckhlms läns landsting enats m 16 principer för samverkan. Dessa principer innehåller följande fem blck: infrmatinssäkerhet, tillit, federering, signering ch grundläggande infrastruktur. Dessa principer utgör grunden för elektrnisk samverkan i länet. Länets kmmuner ch landsting arbetar redan idag med att utveckla e-tjänster ch för en ökad krdinering ch uppföljning av det egna arbetet. I linje med detta sammanställs varje år en rapprt m e-utvecklingen i länet. Underlag till rapprten tas fram bland annat med stöd av den av Sveriges Kmmuner ch Landsting framtagna eblmlådan. eblmlådan är ett verktyg för självvärdering av service ch verksamhetsutveckling med stöd av IT. Uppföljningen visar att länet med natinella mått kmmit långt i e-utvecklingen men att det finns förbättringsmråden. Aktörerna i länet har även enats kring en reginal digital agenda ch länets aktörer kraftsamlar nu kring nästa steg i att använda digitaliseringens möjligheter med fkus på fyra mråden: Den digitala infrastrukturen Den digitala kmpetensen Den digitala ffentliga sektrn Den digitala marknaden 2
Interperabilitet mellan aktörer En grundläggande förutsättning är interperabilitet mellan aktörerna. Interperabilitetsfrågrna inkluderar tillvägagångssätt för autmatisering i infrmatinshanteringen, förutsättningar för att använda öppna standarder ch skapande av en tjänstebaserad arkitektur men även att de rättsliga ch juridiska förutsättningarna tydliggörs. Utgångspunkten behöver vara överenskmna ramverk sm definierar de gemensamma spelreglerna. En annan utmaning är att skapa gemensamma helhetsbilder sm underlag för allt från den strategiska infrastrukturplaneringen till krdineringen av knkreta insatser. Ökad ambitinsnivå ch krdinering Stckhlmsreginen har en tätpsitin när det gäller användningen av digitaliseringens möjligheter inm ffentlig sektr i Sverige. Stckhlms stad ch Stckhlms läns landsting har i många avseenden varit tidiga ch drivande i denna utveckling. Det finns dck stra skillnader inm reginen ch många specifika mråden med utvecklingsptential. Att öka ambitinsnivån i den samverkan sm finns för att säkerställa ett sammanhållet grepp m e-utvecklingen är en viktig framtida uppgift. Ett mer krdinerat utvecklingsarbete skapar ökad kundnytta ch minskar kstnaderna. En krdinering bör ske såväl hrisntellt sm vertikalt (natinellt, reginalt ch lkalt) mellan reginens ffentliga aktörer. Digitaliseringsfrågrna måste ckså vara en integrerad del i ffentlig sektrs rdinarie verksamhetsutveckling. Incitament för samverkan Stckhlmsreginens erfarenhet är att arbetet med den framtida e-förvaltningen bör utgå ifrån att det i huvudsak finns två incitament för samverkan behvet av att skapa gemensamma e-tjänster sm utgår från medbrgarperspektivet ch kstnadseffektivitet. Den långsiktiga målsättningen måste vara att höja kvaliteten i den ffentliga servicen sm erbjuds invånarna ch näringslivet samt höja kvaliteten i den ffentliga förvaltningen samtidigt sm kstnaderna behöver minska, en ekvatin vars lösning kraftigt försvåras m samverkan inm e-förvaltningen utfrmas på fel sätt. I Sverige ch i Stckhlmsreginen har lika kmmuner lika förutsättningar ch har kmmit lika långt i arbetet med e-förvaltningen. Kpplat till förekmsten av ch idén med den svenska förvaltningsmdellen med kmmunalt självstyre är det viktigt att förstå ch ta hänsyn till skillnaden mellan e-tjänster sm stödjer prcesser med delat huvudmannaskap ch e-tjänster sm inte gör det. Det är ckså viktigt att samverkan byggs på frivillighet ch lösningar sm möjliggör återanvändning av redan gjrda investeringar. Inriktningen i de 16 principer för samverkan sm ägs ch förvaltas av Kmmunförbundet Stckhlms län (KSL) 4, bör i tillämpliga delar utgöra grund ch inspiratin även för arbetet med samverkan på natinell nivå ch på EU-nivå. Äkta e-tjänster Stckhlmsreginen anser att införandet av äkta e-tjänster är nödvändigt för att uppnå e- förvaltningens fulla ptential ch bedriva en långsiktigt hållbar, kstnadseffektiv ffentlig verksamhet. Äkta e-tjänster både förenklar för medbrgaren ch effektiviserar den bakmliggande verksamhetsprcessen. Detta är möjligt genm att e-tjänsten integrerar direkt med bakmliggande 4 Kmmunstyrelsen Stckhlms stad beslutade 2010-06-23 (DNR 002-929/2010) att anta IT-frums 16 principer för samverkan ch att rekmmendera stadens nämnder ch blagsstyrelser att arbeta efter dessa. 3
verksamhetssystem, vilket gör det möjligt att fullt ut bygga m ch ratinalisera den berörda, underliggande verksamhetsprcessen Många kmmuner har redan etablerat ett strt antal e-tjänster sm underlättar vardagen för medbrgare ch andra externa intressenter. I de flesta fall är det dck inget annat än digitala blanketter på nätet, där den manuella prcessen inm kmmunens verksamhet kvarstår mer eller mindre förändrad. Men här uppstår samtidigt ett av de hinder sm det kmmunala självstyret i Sverige sätter sm leder till en mycket str mängd lkala variatiner i utfrmandet av en sådan verksamhetsprcess. Eftersm en äkta e-tjänst integrerar fullt ut med den underliggande verksamhetsprcessen så kan inte lika kmmuner dela e-tjänster med varandra, m man inte samtidigt ckså delar verksamhetsprcess ch använder samma underliggande verksamhetssystem. Det påstås fta att det är slöseri med resurser att lika kmmuner utvecklar egna, lkala e-tjänster för verksamhetsprcesser sm till exempel att söka barnmsrg, ch vid en snabb anblick kan det ckså tyckas att denna prcess är ch brde kunna vara identisk avsett kmmun. Men brtsett från det sm är fastställt i lagstiftning så förekmmer en mycket str mängd lkala variatiner i utfrmandet av en sådan verksamhetsprcess. Alla dessa variatiner är naturligtvis inte nödvändiga ch flera av dem kan enas, men många utav dem är variatiner sm förekmmer på grund av den flkvalda plitiska majritetens rätt ch ansvar att styra sin verksamhet. Denna rätt utgör en av hörnstenarna i idén med det kmmunala självstyret. I en viss kmmun kan man till exempel utöver vad lagen ch andra föreskrifter kräver ha valt att etablera ett helt annat system med helt andra parametrar vad gäller kötider, sysknförtur, inkmstnivåer ch liknande värden. Att skapa kstnadseffektiva gemensamma e-tjänster över kmmungränserna blir mt bakgrund av detta näst intill möjligt, m det inte samtidigt införs tvingande, identiska verksamhetsprcesser någt sm alltså står i direkt knflikt med det kmmunala självstyret. Fkus vad gäller samverkan inm den svenska e-förvaltningen måste mt bakgrund av det sm beskrivits van i huvudsak läggas på två saker. För det första bör samverkan skapas inm mråden där det är eknmiskt fördelaktigt att dela på kstnader för infrastruktur ch andra grundläggande, verksamhetsberende kmpnenter sm behövs för att utveckla ch förvalta digitala tjänster. Det kan gälla identifieringstjänster, signeringstjänster, betaltjänster ch annan liknande infrastruktur sm är helt frikpplad från hur de verksamhetsprcesser sm infrastrukturen är till för att stödja är utfrmade. För det andra bör samverkan skapas vad gäller sammanhållna e-tjänster, d.v.s. e-tjänster kpplade till prcesser sm flödar över huvudmannagränserna, där medbrgarperspektivet står i fkus. Hur kan EU-kmmissinen hjälpa till att förbättra ffentlig förvaltning på lkal-, reginal-, natinell ch EU-nivå? Att på en nivå sm inte stör det natinella, ch i förlängningen det kmmunala självstyret i Sverige, anpassa lagstiftning ch driva fram standarder inm de fyra interperabilitetsmrådena tekniskt, semantiskt, juridiskt ch rganisatriskt sm nämnts van. 4
Hur kan man öka rörlighet ch gränsöverskridande ffentliga tjänster inm EU? Även här är Stckhlmsreginens erfarenhet att det är viktigt att skapa interperabilitet tekniskt, semantiskt, juridiskt ch rganisatriskt. Hur kan medbrgarnas engagemang öka? Genm att aktivt engagera medbrgarna ch inte utgå ifrån att vi vet vad de vill ha. Det är bra att använda fkusgrupper, frum, öppna beta-releaser vid utveckling etc. samt att aktivt använda ch vidareutveckla utvecklingsarenr ch visningsmiljöer. Stckhlm, 19 jan 2016, För Stckhlmsreginens Eurpaförening Karin Wanngård, rdförande STOCKHOLMSREGIONENS EUROPAKONTOR Avenue Marnix 28, BE-1000 Brussels Tel: +32 2 514 56 00 www.stckhlmregin.rg 5