FÖRDJUPNING FUNKTIONUPPHANDLING. Leverantörens kreativitet utmanas



Relevanta dokument
Förhandling - praktiska tips och råd

7 steg från lagom till världsklass - 7 tips som berikar Ditt liv

Betänkande Ds 2011:6 Ökad konkurrens på det uppdragsarkeologiska området - vissa ändringar i kulturminneslagen

! / » det finns en frustration. Trots. blivit något.« : : : /

Som man frågar får man svar

Utvärdering 2015 deltagare Voice Camp

Att ge feedback. Detta är ett verktyg för dig som:

Effektivare offentlig upphandling

Utbildningskatalog. Mercell. 1: Allmän, grundläggande kurs 2: Fördjupningskurser 3: Branschorienterade specialkurser

Utskrift av inspelat samtal hos Arbetsförmedlingen

Verktyg för Achievers

Ramavtalsupphandling av flygfotografering, flygburen laserskanning och fotogrammetrisk kartering för Stockholms läns kommuner 2011/2012

Att tänka på vid upphandling av en konsultmäklare

Utvärdering av föräldrakurs hösten 2013

Centrala förhandlingar. De nya lokförarbevisen Föräldralediga som vill gneta. X 60 utbildning i Bro. Södertäljeförare som åker som handledare.

Motgång gav ny framgång

SkövdeNät Nöjd Kund Analys

Leverantörer är från Venus Upphandlare från Mars

DOM Meddelad i Linköping

Utbildningsförvaltningen. Spånga gymnasium 7-9 [117]

Verktyg för arbete utifrån lotsmodellen

Tillämpningsanvisningar

Kvalitetsindex. Rapport Familjestödsgruppen AB Öppenvård. Öppenvård, handläggare

Så får du bättre. självkänsla. Experter Frågor och svar Intervjuer Steg för steg-guider Praktiska tips SIDOR

LATHUND Att planera en mässa eller utställning

Metodbok i innovationsupphandling

UFOS projekt Erfarenheter av driftentreprenader en utvärdering

Upphandla med sociala hänsyn. En guide för kommunpolitiker och offentliga inköpare

Planeringsspelets mysterier, del 1

FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR. Denna upphandling omfattar två stycken delområden: Delområde 1 Tolktjänster för utländska språk Delområde 2 - Teckentolkar

En annan mycket roligare del i arbetet var att jag ofta fick följa med min handledare ut på

Att leda förändring. Jostein Langstrand Daniel Lundqvist. Helixdagen 2015

Enkät Plantskolan Hammarby IF FF vinter 2015/ Har din son deltagit som? 2. I vilken åldersgrupp har din son deltagit?

Övning: Dilemmafrågor

KREATIVA BÖNESÄTT. en praktisk hjälp till dig som är ledare! Initiativtagare till materialet: Maria Melin

Tärna Folkhögskola IT-pedagogutbildningen Individuellt fördjupningsarbete Vt IT I FÖRSKOLAN. Författare:Tove Andersson

Roligaste Sommarjobbet 2014

Lösa konflikter som orsakar skada

Fasta situationer under match. Johan Schoultz

VÄLJ SMART! ETT IDÉ- OCH ARBETSHÄFTE FÖR DEN VIKTIGA VALBEREDNINGEN

Rådgivningsbesökets utmaningar. Huvudbudskap: Varför är det värt att prata om samtal?

Så bra är ditt gymnasieval

1. Att lyssna 1. Titta på den som talar. 2. Tänk på vad som sagts. 3. Vänta på min tur att prata. 4. Säg det jag vill säga. 1.

Standard, handläggare

Vänliga hälsningar. Christina Kiernan

Kvalitet & Engagemang

MINNESANTECKNINGAR FRÅN SAMRÅDSMÖTE FÖR PROGRAM TILL. Tid: Tisdagen den 12 oktober 2010 kl. 18:00-19:15

- Jag bor i ett hus tillsammans med min man, min. son och min dotter. Huset är gammalt, men^vi har. :om mycket. Vi har också en stor trädgård.

Viktigt att tänka på i en intervju och de vanligaste fallgroparna. som intervjuar. Ett kostnadsfritt whitepaper utgivet av Level Recruitment

Chefens sju dödssynder - undvik dem och lyckas som ledare!

Om ni skulle göra om Lupp vad skulle ni göra bättre/ändra på?


Studieplan. Stå inte och se på! för idrotten till boken Att lyckas med lobbning av Henrik Bergström & Jan Byström

Att skriva Hur utformar man en Social berättelse? Lathund för hur en Social berättelse kan skrivas

Kvalitetsindex. Rapport Murars Gård. Resultat samt jämförelser med samtliga intervjuer under Standard, handläggare

Standard, handläggare

Fördjupningskurs i byggproduktion, ht 2009.

DOM Meddelad i Göteborg

Hitta kunder som frilansare

Positiva pedagoger och kreativa arbetslag i förskolan. Susanne Bogren och Nanna Klingen

Att vara chef Ny roll för chefer och medarbetare

Särskild medling Ett enklare sätt att lösa tvister i domstol

Hur definieras ett jämställt samhälle? (vad krävs för att nå dit? På vilket sätt har vi ett jämställt/ojämställt samhälle?)

Yttrande över betänkandet Skapa tilltro Generell tillsyn, enskildas klagomål och det allmänna ombudet inom socialförsäkringen (SOU 2015:46)

DOM Meddelad i Falun

Utvecklingsoch lönesamtal ger dig inflytande

Familj och arbetsliv på 2000-talet. Till dig som är med för första gången

Revisionsrapport Verksamheter på entreprenad

År 2016 är ett högst händelserikt år för vårt företag, med många fina projekt på gång för att ta ytterligare ett steg i vår miljöprofilering.

Standard, handläggare

Handbok för LEDARSAMTAL

Informatör åt polisen lämnades utan skydd

5 vanliga misstag som chefer gör

Övningsmaterial till Pod-utbildningen Förhandlingsteknik

Case: Kundservice. Vad är det som idag kan kallas service? Madeleine Lindqvist

Karlsängskolan - Filminstitutet

Vad roligt att ni har valt att bjuda varandra på den här timmen.

Kvalitetsindex. Botorp Behandlingshem. Rapport

Har du funderat något på ditt möte...

Idéskrift. Avtalsuppföljning för transportköpare inom miljö och trafiksäkerhet

VÄGLEDNING (8)

LOU / LUF Tendenser och Rättsutveckling Nyheter från 15 juli Föredrag för Upphandling oktober Advokat John Hane

Innehållsförteckning

Värvningsguide. - så får ni fler medlemmar till er elevkår

Kristinehamns hetaste nyhetsblad Mars 2004 Vad har vi på gång? 5 Slutpumpat i Pumpen 6 Vinn vår tävling! 8

Xmentor - för potentiella partners

Regionservice Huvudkontor

Uppgift 24A - Reflektion över boken "Vem snodde osten?"

HANDLINGSPLAN AMT Arbete mot mobbning och annan kränkande behandling vid Bodals skola F-9

Frågor och svar på ramavtal för IT-konsulter, resurskonsulter

Utvecklingsoch lönesamtal ger dig inflytande

Månadsbrev augusti 2015

Standard, handläggare

VÅRT GEMENSAMMA FÖRETAGANDE. Arbetsmaterial för företagande i kompanjonskap

Elevkår, vadå? Varför elevkårsverksamhet?

Lyckas med outsourcing av lön och HR Whitepaper

Studiehandledning till Nyckeln till arbete

Han fick ge sin bild av sig själv, (snarare) än att jag hade mammans bild av honom

Transkript:

Affärer FÖRDJUPNING FUNKTIONUPPHANDLING Leverantörens kreativitet utmanas Funktionsupphandlingar har många fördelar. Metoden innebär att marknadens kunskaper och förmåga används på bästa sätt. Men den tar tid och kräver omfattande förberedelser. Förespråkarna tvekar trots det inte om fördelarna och ser metoden som ett lämpligt sätt att dra nytta av idéutvecklingen på marknaden. TEXT: MARIE STRÖMBERG LINDVALL Säg att du jobbar på en upphandlande myndighet någonstans i Sverige. I din organisation har ett behov blivit identifierat. Lösningen är en upphandling, men vare sig du eller dina kollegor vet exakt vad som krävs för att åtgärda problemet. Eller ni vet egentligen på ett ungefär vad som behövs men tycker att det vore intressant att få in nya och kreativa förslag på tänkbara upplägg. Ni bestämmer er för att funktionsupphandling en lämplig metod. Det innebär att ni går ut till marknaden och frågar vilka lösningar som finns där ute som kan tillfredsställa era behov. Ni ställer med andra ord funktionskrav i stället för att definiera utförandekrav och överlämnar sedan problemlösningen till leverantörerna. När anbuden sedan kommer in visar det sig att ni har haft tur. Åtminstone ett par av anbuden är intressanta exempel på nytänkande. Ni har dessutom fått svar från nya branscher som i normala fallet inte tävlar mot varandra och som sällan förekommer som anbudslämnare. Faktum är att ni får en riktig aha-upplevelse när ni tar del av de kreativa lösningar som leverantörerna presenterar. Nyttjar bästa kompetens och kreativitet Med en något torrare beskrivning är funktionsupphandling ett sätt att formulera produktkrav, utvärdera kraven från lämnade anbud, därefter vanligen förhandla produktkraven och slutligen avtala dessa krav med den vinnande leverantören. Leverantören får med andra ord ansvaret att både välja och leverera en teknisk lösning som uppfyller de funktionella krav som har ställts. En av metodens förespråkare är Lennart Borghagen. Han har ett mångårigt förflutet som inköpsdirektör på Försvarets materielverk där han tidigare upphandlade tekniska lösningar av hög komplexitet. I dag arbetar han som utbildare och konsult. En funktionsupphandling innebär att man utnyttjar marknadens kompetens och förmåga på bästa sätt. Det är ett bra sätt att göra affärer, säger han. Per Kyhle, upphandlingskonsult på Colligio och tidigare inköpschef på Banverket, lyfter också fram möjligheten att ta tillvara leverantörernas kreativitet i en funktionsupphandling. Det är oftast på leverantörsmarknaden som de nya idéerna finns. Det är där utvecklingen sker. Så ser det ut av det enkla skälet att leverantörerna verkar på en konkurrensutsatt marknad. Det kan man dra nytta av i en funktionsupphandling, menar han. Både Lennart Borghagen och Per Kyhle tror på en framtid för funktionsupphandlingar, bland annat som ett sätt att få till effektivare inköp och sänkta kostnader. Många myndigheter börjar inse att det finns stora pengar att spara på väl genom- 28 UPPHANDLING24 NUMMER 4 2013 WWW.UPPHANDLING24.SE

Foto: Daniel Wadenius förda upphandlingar och då kan funktionsupphandling vara ett bra alternativ, säger Per Kyhle. Få använder metoden Men trots de vinster som en funktionsupphandling kan medföra är det fortfarande ganska få som använder sig av metoden. Skälen till att funktionsupphandlingar inte används i särskilt stor omfattning har flera förklaringar. En viktig anledning är att det tar tid. Det här tillvägagångssättet kräver mycket förarbete i form av noggrann beredning. Det är nödvändigt för att få till ett bra kontrakt, säger Lennart Borghagen. En funktionsupphandling är framför allt ett teamwork där olika kompetenser måste En funktionsupphandling innebär att man utnyttjar marknadens kompetens på bästa sätt. Det är ett bra sätt att göra affärer Per Kyhle, upphandlingskonsult, Colligio ingå. Projektet måste innehålla kommersiell kompetens i form av upphandlare, och teknisk kompetens, det vill säga ingenjörer. Dessutom måste det finnas användarkompetens, exempelvis personal från drift och underhåll, som vet vad produkterna ska användas till. Det här teamet behöver ofta inledningsvis gå ut och föra dialog med marknaden för att få bättre underlag inför skrivandet av sin kravspecifikation. Många tror att de inte får prata med marknaden men här gäller det att kunna sin LOU. Det är klart man får ha kontakt med leverantörerna. Det är ett sätt att skaffa förståelse för vad som finns på marknaden och vad som kan efterfrågas. Är man inte realist får WWW.UPPHANDLING24.SE UPPHANDLING24 NUMMER 4 2013 29

Affärer FÖRDJUPNING FUNKTIONUPPHANDLING Affärer Foto: Daniel Wadenius Alla leverantörer klarar inte av att vara funktionsleverantörer Lennart Borghagen, upphandlingskonsult» man inte in några anbud. Den som vill vara duktig på upphandling måste lära sig hur marknaden ser ut, säger Lennart Borghagen. Under förarbetet kan det vara lämpligt att gå ut till marknaden med en försöksballong i form av en RFI Request for information. I det här läget är det inte fråga om en upphandling utan en åtgärd som görs för att skaffa mer kunskap om vad marknaden har att erbjuda. Nackdelen med en offentlig upphandling är att lagt kort ligger. En RFI måste därför göras innan upphandlingen startar, säger Lennart Borghagen. Förhandling ett måste Per Kyhle poängterar att funktionsupphandling inte är kopplat till ett visst upphandlingsförfarande. Det är mer av ett förhållningssätt. Egentligen kan vilket förfarande som helst användas vid en funktionsupphandling. Men ju mer flexibelt förfarandet är, desto bättre. Förenklat eller förhandlat förfarande är bra alternativ. Konkurrenspräglad dialog kan också användas säger han. Lennart Borghagen förordar också förhandlingar. Det går vanligen inte att göra bra affärer utan att förhandla. Förhandling är en naturlig del av en funktionsupphandling där de olika lösningar som leverantörerna har designat värderas mot varandra. Det finns mycket att prata med leverantörerna om och därför är förhandling närmast självklart i dessa sammanhang. Vad gäller utvärdering har de flesta funktionsupphandlingar en genomförandebeskrivning som utvärderingskriterium. Här krävs förstås att beställaren har ordentlig produktkunskap. Utan teknisk kompetens blir det svårt att utvärdera om produkten fyller organisationens behov eller inte, om den kommer att fungera i den tänkta miljön. Annat som är viktigt är de mjuka frågorna, exempelvis leverantörens förmåga att åstadkomma leveransen. Hur kunnig och kompetent personalen är hos leverantören är också en viktig fråga. Alla leverantörer klarar inte av att vara funktionsleverantörer. Vissa fungerar utmärkt som utförandeleverantörer men har svårare att leverera funktion. Att själv kunna räkna ut och ta fram lösningar kräver en viss kompetens och ett annat förhållningssätt. Vissa leverantörer klarar inte av det tänket, menar Lennart Borghagen. Överprövningsrisk hämmar Per Kyhle säger att det är svårare att utvärdera funktionslösningar och att bilden kompliceras av att många upphandlare uppfattar att de har risken för överprövning hängande över sig. De jobbar ofta under tidspress. Dessutom kostar det för mycket med en överprövning. Då är det klart att det på många sätt blir enklare att välja bort en funktionsupphandling och handla traditionellt, säger han. Han poängterar samtidigt att domstolen sällan ifrågasätter en upphandlares bedömning av en lösning i ett anbud eftersom den inser att de inte har kompetens att avgöra vad som är den bästa lösningen för myndigheten. Och det gör att det här tillvägagångssättet egentligen är rätt tryggt för myndigheten som förmodligen vinner i domstolen. Men risken för överprövning hämmar i alla fall eftersom det innebär att processen stannar av och det innebär en tidsförlust som ingen vill ha. Våga släppa kontrollen När leverantör är vald och avtal är tecknat måste man ha ett genomtänkt system för uppföljning av produktframtagningen. Det måste finnas ett system för att ta hand om leverantören. Här krävs att beställaren hänger med under hela resan. Man måste jobba nära leverantören och det ska tydligt framgå av avtalet vem som ansvarar för vad, säger Lennart Borghagen. Per Kyhle menar att en funktionsupphandling på många sätt handlar om att våga släppa kontrollen. Hur långt törs man gå? Hur stort ansvar vågar man lägga på marknaden? Han säger också att många av de funktionsupphandlingar som genomförs i dag sällan är rena funktionsupphandlingar. Ofta är det fråga om upphandlingar som bara delvis är en funktionsupphandling. Ett exempel är köp av utrustning till tåg. Platsen där tekniken ska placeras är given det finns endast ett utrymme där den kan vara. Det blir ett väl specificerat utrymme men kraven på det du stoppar in kan vara öppna. Vissa delar blir då detaljerat specificerade det ligger i sakens natur. Men oavsett om upphandlingen är en hel eller bara delvis genomförd funktionsupphandling tvekar han inte om fördelarna. Det är roligt att vara innovativ, men det överskuggar inte att det i slutänden alltid är en fråga om tid. Det kommer man inte ifrån, säger han. 30 UPPHANDLING24 NUMMER 4 2013 WWW.UPPHANDLING24.SE

För protokoll. Exakt hur tjänsten ska se ut är leverantörens uppgift att utforma, säger Kaisa Adlercreuz, advokat. Metoden kräver mycket energi i början Funktionsupphandling är en särskild avtalsform, inget upphandlingsförfarande. Metoden kräver att man lägger ner mycket energi på avtalet initialt i arbetsprocessen och att beställarens och leverantörens roller är tydligt reglerade. Det säger juristerna Kaisa Adlercreuz och Joel Gustafsson. Varken funktionsupphandling eller innovationsupphandling är formaliserade upphandlingsförfaranden. Det finns med andra ord ingen definition i LOU av vare sig funktionsupphandling eller innovationsupphandling. Många upphandlingsenheter menar dessutom olika saker när de talar om funktionsupphandling. Det här är faktiskt en fråga som det borde bringas större klarhet i, säger Joel Gustafsson, advokat på Maqs Law Firm. Hans kollega advokat Kaisa Adlercreuz understryker att funktionsupphandling är en särskild avtalsform, medan själva upphandlingsförfarandet vid en funktionsupphandling exempelvis kan vara förhandlat förfarande eller konkurrenspräglad dialog. Funktionsupphandlingar utmärks av att de ofta är komplexa upphandlingar där det ingår ett visst mått av förhandling. Och i förhandlingsmomentet är det är lätt att trampa snett när det gäller frågor som rör till exempel likabehandlingsprincipen. För att undvika det krävs att man har en ordentlig dagordning och för protokoll under förhandlingarna, säger hon. Avtal viktigt En funktionsupphandling genomförs oftast när beställaren av olika skäl inte vill gå in och specificera det som ska levereras. Kaisa Adlercreutz förtydligar. Som beställare vet man vad man vill ha för tjänst, det kan till exempel vara leverans av samhällsnytta i form av bemanning dygnet runt. Men exakt hur leveransen ska se ut för att tjänsten ska kunna levereras är leverantörens uppgift att utforma. Här är avtal viktigt WWW.UPPHANDLING24.SE UPPHANDLING24 NUMMER 4 2013 31

Affärer FÖRDJUPNING FUNKTIONUPPHANDLING Man måste börja i god tid och även involvera de som ska använda tjänsten, de reella beställarna Joel Gustafsson, advokat» för att exempelvis slå fast hur omfattande beredskapen måste vara, vilken nivå driftsäkerheten måste hålla och liknande. Förberedelser krävs Båda advokaterna menar att det är viktigt att lägga ner ordentlig med energi på avtalet redan initialt under arbetsprocessen. Avtalet behöver visserligen inte vara med i förfrågningsunderlaget men det förordas ändå av Kaisa Adlercreutz och Joel Gustafsson. Utan bifogat avtal är det väldigt svårt för leverantörerna att lämna anbud eftersom de inte vet vad som gäller rörande exempelvis vite och liknande, säger Joel Gustafsson. Enligt Kaisa Adlercreutz är det inte alltid lämpligt att använda sig av vanliga standardavtal eftersom de inte är anpassade för den specifika upphandlingen. I stället ska man fundera på vad man vill ha och sedan ta fram ett skräddarsytt avtal, säger hon. Separata roller Andra frågor som är viktiga att ha kontroll på under en funktionsupphandling rör vilka skall-krav som måste vara uppfyllda när anbudet lämnas in och vilka krav som ska uppfyllas först under avtalsprocessen. Det är också viktigt att leverantören kan klara av åtagandet, att de har förmågan. Det löser man bäst genom att ta in referensobjekt, beskrivning av lösningar, sätta upp provanläggningar eller liknande. Kaisa Adlercreutz poängterar att det under en funktionsupphandling är viktigt att beställaren inte lägger sig i arbetet eftersom det då kan uppstå situationer där beställare och leverantör skyller på varandra. Att man som leverantör hävdar att man blev tillsagd att göra på ett visst sätt. Här kan man jämföra byggsidan. Om man går in och styr för mycket riskerar man att ansvaret flyttar tillbaka till beställaren. Man måste därför ha separata roller och reglera i avtal hur proceduren ska gå till, som man gör när man outsourcar. Beställarna måste med tidigt Joel Gustafsson säger att det är speciellt viktigt att ha gott om tid. Ofta har man för liten förberedelsetid men man måste börja i god tid och även involvera dem som ska använda tjänsten, de reella beställarna. De som ska använda det som upphandlas måste komma till tals och beskriva vad som behövs. Man måste prata sig samman och få ner kraven till funktion. Kaisa Adlercreutz instämmer i att en funktionsupphandling kräver mycket jobb i det förberedande stadiet. Men sedan är ju en stor del av jobbet gjort och man kan skriva avtal direkt när tilldelningsbeslutet är klart. Har du någon gång gjort en funktionsupphandling? Helen Dahlberg, upphandlare, Västerbottens läns landsting Nej, det har jag inte gjort och det är inte aktuellt inom de områden som jag upphandlar, som är medicinsk utrustning. Frågan var mer i ropet för några år sedan, men erfarenheten har visat att det är mer komplext och svårare än man trodde att upphandla funktion, i alla fall i inom vissa områden. Det fi nns säkert områden där funktionsupphandling passar bra, men det fi nns även branscher eller regioner där risken är stor att konkurrensen försvinner på grund av att marknader dör under tre till fyra år för andra aktörer på marknaden. Marianne Hammarström, inköpare, Falu Energi & Vatten Jag har genomfört någon form av blandning där ett antal funktionskrav har funnits, tillsammans med tekniska krav och förutsättningar. Som jag ser det är svårigheten att utvärdera anbuden eftersom funktionen uppfylls av fl era, men genom olika lösningar och prislappar. Hur ska till exempel priset förhålla sig till lösningen eller är det bara priset som ska avgöra? Jag ser också en stor risk i att förfrågningsunderlaget vid en överprövning inte skulle anses tillräckligt transparant. Amanda Garrett, upphandlare, Räddningstjänsten Storgöteborg Nej, jag har aldrig genomfört en funktionsupphandling. Det har hittills inte varit ett realistiskt alternativ för mig, eller ens något jag har tänkt på som lämpligt upplägg. 32 UPPHANDLING24 NUMMER 4 2013 WWW.UPPHANDLING24.SE

Luleå tekniska universitet tidigt ute Våga släppa kontrollen Foto: Mattias Pettersson När skrivarparken på Luleå tekniska universitet gick från oreda till reda skedde det via köp av skrivartjänster som funktion. Då var det ett nytt grepp. I dag är det vanligare men fortfarande tvekar många att ta steget fullt ut och köpa skrivarfunktion som tjänst. Upphandlingschef Christer Fjellström tror att det delvis beror på rädsla. Det är några år in på 2000-talet och på Luleå tekniska universitet funderar man på sin skrivarpark. Faktum är att den liknar en djungel och något radikalt måste göras för att bringa reda i oordningen. Runt om på universitetets olika institutioner finns ett okänt antal skrivare av diverse fabrikat och modeller. Många är inköpta av personer ute i organisationen och ingen har egentligen något samlat grepp om den vildvuxna floran av skrivare som finns där ute. Försörjning av toner, papper och skrivarunderhåll är dessutom under all kritik. Till detta kommer ett okänt antal faxar och flera kopiatorer som det saknas full kontroll över. Situationen förvärras av att skrivarna inte bara finns utspridda i universitetets egna lokaler i Luleå. På verksamhetens campus i Boden och Piteå har man dessutom sin egen utrustning för utskrift och kopiering. Christer Fjellström, upphandlingschef på Luleå tekniska universitet, minns hur det var. Vi var helt enkelt tvungna att göra något Ovanligt önskemål. Christer Fjellström, upphandlingschef på Luleå tekniska universitet, var tidigt ute med att köpa skrivarfunktioner som tjänst. åt situationen och en idé som vi tidigt hade var att försöka köpa skrivarfunktioner som tjänst. Att köpa skrivarfunktion som tjänst var vid den här tiden väldig ovanligt och leasing av kopiatorer och skrivare kunde sällan göras från samma leverantör. Att köpa hela funktionen som tjänst var trots det en tanke som hade slagit rot hos de ansvariga på universitetet. En utredning tillsattes för att kartlägga vilka skrivare som fanns i organisationen och vilka leverantörer som fanns på marknaden. Vi kallade intresserade leverantörer till en dragning där vi presenterade våra behov. Samtidigt försökte vi få en bild av hur intresset från marknaden såg ut, säger Christer Fjellström. Många leverantörer var milt sagt frågande till det universitetet efterlyste men Christer Fjellström och hans kollegor började titta runt efter liknande lösningar och hittade vad de sökte när de vände sig till England. Där fanns en lösning som liknade den som Luleå tekniska universitet var ute efter. När man sedan gick vidare till upphandling hade man satt som utgångspunkt att den leverantör som åtog sig uppdraget skulle WWW.UPPHANDLING24.SE UPPHANDLING24 NUMMER 4 2013 33

Affärer Affärer E-HANDELSSYSTEM FÖRDJUPNING FUNKTIONUPPHANDLING» lösa in alla existerande leasingavtal och ta över all utrustning. Leverantören kunde sedan välja att skrota och ersätta universitetets utrustning eller använda delar av den. Det viktiga var att den kravsatta funktionen fanns på plats. I anbuden skulle de här förutsättningarna tas med och dessutom skulle anbudslämnarna ge förslag på hur en lösning skulle kunna se ut. Vilken peng man ville ha skulle också anges, säger Christer Fjellström. Betalningen diskussionsämne I förutsättningarna ingick också att Luleå universitet var beredd att plocka bort de personliga skrivarna och i stället inrätta en central skrivarfunktion på samma sätt som kopiatorerna sedan tidigare fanns centralt. Leverantören skulle fylla på med toner och se till att det alltid fanns papper för utskrift. Den stora diskussionen var hur vi skulle ta betalt, berättar Christer Fjellström. Betalningen komplicerades av att studenterna skulle ha tillgång till vissa skrivare samtidigt som ett bra system för internfakturering till universitetets olika institutioner skulle skapas. Vi ville därför ha in förslag på debiteringssätt från leverantörerna. Andra diskussioner handlade om gränsdragningar och vad som skulle skötas av universitetets egen servicedisk och vad som skulle vara leverantörens ansvar. När leverantör var utsedd inleddes arbetet snabbt med ett antal strategiska möten mellan beställaren och leverantören. Det behövdes för att vi skulle hitta rätt i hanteringen. Det var ju ett stort jobb vi stod inför när hela flottan av skrivare, faxar och kopiatorer skulle ersättas med en ny. Fyraårigt avtal Avtalet löpte i fyra år och Christer Fjellström berättar hur lösningen kom att fungera allt bättre under perioden och när det var dags för ny upphandling valde man att 2010 gå vidare och avropa på det ramavtal som universiteten i Uppsala och Umeå hade upphandlat där skrivarfunktionen köptes som tjänst. Det innebar inga jättestora förändringar för oss. Vi har filat en del på debiteringsformatet och även fått tillgång till bättre statistik. Men vad gäller den geografiska placeringen av grejerna är det inga större skillnader. Christer Fjellström berättar att det upplägg som Luleå tekniska universitet har valt när man köpte utskrift som funktion intresserar många. Ändå har få tagit steget fullt ut. Ett skäl är förmodligen rädslan för att släppa kontrollen och våga lita på att man får de skrivare man vill ha. Upplägget ställer också krav på den egna organisationen som ska kunna fungera som motpart till leverantören och sprida ut fakturor på rätt sätt. Det är en stor omställning som måste göras. Vågbrytare som När Nynäshamn skulle köpa en vågbrytare skedde det med en rad allmänt hållna funktionskrav. Här fanns inga uppgifter om hur höga vågor den skulle klara, hur bred den skulle vara eller hur den skulle förankras. Det var i stället leverantörens uppgift att ta fram en lösning. Nynäshamn är en sjöfartsstad. Här ligger Stockholms Hamnars sydligaste hamn. Här finns också en gästhamn och en fiskehamn. De båda sista är kommunala och här är Rikard Andersson tillförordnad hamnchef. Han berättar att hamnen har haft problem med nordostliga vindar ända sedan den anlades i början av 1900-talet. Under åren har det förts regelbundna diskussioner om hur problemet skulle kunna lösas. Ett återkommande önskemål har varit att bygga en stenpir men det är dyrt och svårt. Det är även problematiskt ur miljöaspekt eftersom det ändrar vattenströmmarna. Ett alternativ till stenpir är en flytande vågbrytare men ganska länge var det ingen realistisk lösning för kommunen eftersom det dels var dyrt, dels lämnade en hel del i övrigt att önska vad gällde kvaliteten. Men de senaste tio åren har vågbrytarna blivit bättre och när vi förra året skulle fira minnet av att det var 100 år sedan Nynäshamn arrangerade OS i segling med en stor jubileumsregatta beslutade kommunen att skjuta till medel så att vi kunde investera i en vågbrytare, berättar Rikard Andersson. Nu blev det bråttom. Beslutet om att investera i en vågbrytare togs 2011 och regattan skulle hållas i juli 2012. Då skulle tekniken vara på plats. Här fanns absolut inget utrymme för förseningar. Arbetet med upphandlingen drog omedelbart igång. Att man i upphandlingen skulle ställa funktionskrav och låta anbudsgivarna stå för de konkreta lösningarna var självklart. Det ger leverantören större frihet men tillverkaren får också ett större ansvar för att funktionen verkligen fungerar, säger Rikard Andersson. Skulle klara alla vågor I förfrågningsunderlaget fanns inga krav på hur konstruktionen skulle se ut, hur bred den skulle vara eller vilka krafter den skulle klara. Däremot ställde vi många allmänt hållna funktionskrav. I stället för att ange hur långa och höga vågor vågbrytaren skulle klara sa vi till exempel att vi ville ha en vågbrytare som skulle klara samtliga förekommande vågor. Vi preciserade inte hur den skulle förankras men att det skulle ske på lämpligt sätt, att den skulle kunna användas av funktionshindrade och liknande formuleringar. Förfrågan gick ut under sommaren 2011, efter ett intensivt förberedelsearbete. På senhösten öppnades anbuden. Två anbud hade kommit in och rent tekniskt skiljde sig inte lösningarna åt i någon större utsträckning. Det gjorde däremot tillverkningspro- 34 UPPHANDLING24 NUMMER 4 2013 WWW.UPPHANDLING24.SE

cessen där den ena anbudsgivaren hade möjlighet att gjuta vågbrytaren i egen fabrik medan den andra tänkte sig att gjuta på plats på flytande gjutbord. Valet kom att falla på den tillverkare som kunde gjuta inomhus bland annat för att det ökade leveranssäkerheten. Pris och referenser spelade också in. När tilldelningsbeslutet var fattat övergick arbetet i nästa fas. Det skedde i februari och redan i juli skulle vågbrytaren som sagt vara på plats. Nynäshamn blev samarbetspartner Vi gick från att vara motparter till att bli samarbetspartner. Det måste man ha i åtanke när man sitter i förhandlingsfasen. Att man ska komma fram till ett avtal som är bra för båda parter eftersom man sedan ska fortsätta att arbeta tillsammans, säger Rikard Andersson. I det här fallet innebar samarbetet bland annat att Nynäshamns kommun hade egen personal som gjorde kontrollbesök i fabriken i Göteborg före och under tillverkningsprocessen. Under utläggningsfasen hade man dessutom egen byggledare på plats. Vi ville ha någon på plats hela tiden om det skulle uppstå problem. Det var tidspressen som drev fram den lösningen. Inget fick gå fel. Det gjorde det inte heller. Samarbetet med leverantören fungerade mycket bra och lagom till jubileumsregattan drogs igång lades den fem meter breda och 380 meter långa vågbrytaren på plats. Att köpa vågbrytaren som funktion var helt rätt upplägg för oss. Vårt största problem var den tidspress vi levde med under den här perioden, men det är ju en annan fråga, säger Rikard Andersson. Samarbetsprojekt. Vågbrytaren, fem meter bred och 380 meter lång, kom på plats lagom till regattan. funktion blev helt rätt Vi ville ha en vågbrytare som skulle klara samtliga förekommande vågor Rikard Andersson, tf hamnchef Foto: Daniel Wadenius Foto: Daniel Wadenius WWW.UPPHANDLING24.SE UPPHANDLING24 NUMMER 4 2013 2009 35