Kallelse till Demokrati- och mångfaldsberedning

DEMOKRATI- OCH MÅNGFALDSBEREDNING KALLELSE SIDA 1 (2) Kallelse till Demokrati- och mångfaldsberedning Tid Fredag den 16 maj 2014, klockan 13:15 Plats A-salen, kommunalhuset, Kommunalvägen 28 Ärenden Diarienummer 0 Val av justerare 1 Godkännande av föredragningslista 2 Rådslag kring Visättra torg Camilla Fransson, landskapsarkitekt vid miljöoch samhällsbyggnadsförvaltningen Bilaga: Tävlingsförslag 3 Återkoppling efter delaktighetsinsatser/utvärdering av invånardialog Anders Said, handläggare vid sektionen kvalitet och projekt Bilaga: Kommunikation och återkoppling - invånardialog 4 Uppföljning av de senaste årens jämställdhetsarbete, avrapportering av Hållbar Jämställdhet 2 (HåJ) Linda Lindblom, utvecklingsledare vid sektionen kvalitet och projekt 5 Ändrat datum för sammanträdet i september

DEMOKRATI- OCH MÅNGFALDSBEREDNING KALLELSE SIDA 2 (2) 6 Övrigt Huddinge den 8 maj 2014 Katharina Wallenborg Ordförande Eva Kaaman Modig Sekreterare

Visättra torg Ärende 2 -en vägg att betrakta Blankt stål sätts upp på väggen och speglar sin omgivning. spegling konstverk illusion Sågstuvägen pilen visar var bilden är tagen Visättravägen Stenar Möbelgrupp Plan skala 1:200 Kvarnängsvägen Befintliga bänkar Den grå betongväggen vid Visättra torg blir ett konstverk och förvandlas till något att betrakta. Enkla former och skarpa linjer skapar djupverkan. Genom att skära ut mönster i rostfritt stål framträder trädsiluetter och en byggnadsform. Stålet är blankt och speglar sin omgivning, himmeln reflekteras i stålets yta. På väggen ser det ut som ett hus med träd och himmel. Berget, som betongväggen är inkilad mellan, ges en illusion av att ha brutits sönder i stenblock som trillat ner på marken. Stenblocken fungerar som sittplatser på torget. En anslagstavla sätts upp på betongväggen. 2013-12-15

Visättra torg -torget som ett vardagsrum Betongväggar i olika höjder som skapar rumslighet på torget. HEMMA rum mönster Sågstuvägen Befintliga träd sparas Visättravägen pilen visar var bilden är tagen Visättra torg Befintlig gummibeläggning Betongväggar i olika höjd Kvarnängsvägen Plan skala 1:200 En lägenhet flyttar ut på Visättra torg. Idén om att torget är ett offentligt vardagsrum blir till verklighet. För att passa en utomhusmiljö delas lägenheten upp i mindre väggar och låga murar. Dessa väggdelar kan man röra sig emellan, sitta på och överblicka. Varje rum på torget utformas med ett tema från något av hemmets rum. Exempelvis kläs en vägg med kökskakel och en kaffekopp gjuten i betong placeras på en mur. 2013-12-15

Visättra torg -en scen på torget En upphöjd scen gjord av färglada kakelplattor. FÄRG matta ridå n e g ä tuv Sågs Befintlig planteringsyta med nya klätterväxter och spaljé Två steg upp n e g ä rav t t ä s Vi Kakel och mosaik i olika färger pilen visar var bilden är tagen Terrasser Upphöjd del av mur Kvar äge v s g n nä n Möbelgrupp Plan skala 1:200 Ny planteringsyta med klätterväxter och spaljé En scen tar plats på Visättra torg. Det ser ut som om en färgglad matta har rullats ut från toppen av muren och sträcker sig ner mot torgytan. På dess väg bildar mattan sittytor i olika höjd som bryter upp berget bakom. Den upphöjda ytan kan till exempel användas som scen för uppträdanden och utställningar, som plats för umgänge eller kanske som Visättras egna speaker s corner. På båda sidor om scenen bildar klätterväxter ett grönt draperi som förändras med årstidsväxlingarna. Sittmöbler i samma stil som på andra delar av torget återfinns vid planteringsytan. 2013-12-15

Visättra torg Så kommer Visättra torg att se ut - Tävlingen är avgjord Över 100 personer deltog i röstningen om Visättra torgs framtid. Vinnaren blev En scen på torget med 46 procent av rösterna. Planen är att genomföra förslaget under 2014. På www.huddinge.se/visattratorg kan du läsa mer om förslagen, resultatet och planeringen. -en vägg att betrakta -torget som ett vardagsrum -en scen på torget Frågor? Kontakta Servicecenter Miljö- och samhällsbyggnad, 08-535 366 00 eller msb.kundtjanst@huddinge.se www.huddinge.se/visattratorg 2013-12-15

Ärende 3 KS-2014/355.109 Kommunikation och återkoppling - invånardialog 1 KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG

Innehållsförteckning DELAKTIGHET KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING 3 Sammanfattning 3 Inledning 6 Bakgrund och syfte 6 Delaktighetsarbete i Huddinge kommun 6 Metod 7 Avgränsning 7 Centrala begrepp 8 Aktiviteterna i utredningen 10 Resultatredovisning och analys av aktiviteterna 14 Politikområden, antal deltagare och delaktighetsformer 14 Gjordes en återkoppling? 15 Vad gjordes för återkoppling? 16 Hur gjordes återkopplingen? 17 Jämlikhet och jämställdhet 18 Slutsatser 20 Rekommendationer 22 2 KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG

Delaktighet Kommunikation och återkoppling Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning, genom sektionen Kvalitet och projekt, har fått i uppdrag av Demokrati- och mångfaldsberedningen att utreda hur återkoppling efter invånardialoger görs av kommunens verksamheter. Utredningen delades upp i tre steg. Först gjordes en kartläggning av vilka aktiviteter som utförts mellan 2010-2013. Därefter skickades en webbenkät till de ansvariga personerna för aktiviteterna och ett urval av ansvariga personer intervjuades. Slutligen gjordes en analys av resultatet. Politikområden, antal deltagare och delaktighetsformer 29 delaktighetsaktiviteter har ägt rum under perioden. Vanligaste förekommande politikområdena är fysiska program och planer, demokrati och delaktighet, utformning av parker och torg samt trygghet. Vanligaste delaktighetsformer är konsultation, och därefter dialog. Uppskattningsvis 8200 personer har involverats genom de undersökta aktiviteterna och 90 procent av deltagarantalet utgörs av sex större aktiviteter. Vanligast är att mellan 21-40 invånare deltar på aktiviteterna. Gjordes en återkoppling? En återkoppling har gjorts i 21 av 29 aktiviteter (72 procent) och den utförs vanligen inom 1-3 månader. Det vanligaste skälet till att ingen återkoppling görs är att arbetet fortfarande pågår och att resultatet är ett arbetsmaterial. Vad gjordes för återkoppling? Vad aktiviteterna återkopplat beror till stor del på vilken delaktighetsform det handlat om samt hur långt man kommit i beslutsprocessen. Bedömningen är att alla aktiviteter inom delaktighetsformen dialog, med ett undantag, har återkopplat dialogens innehåll och process. För aktiviteterna inom delaktighetsformen konsultation är bedömningen att ungefär hälften återkopplat resultatet och hälften innehåll och process. Hur gjordes återkopplingen? Det vanligaste sättet att återkoppla på är genom kommunens hemsida och därefter e-post. Andra verktyg som använts är Vårt Huddinge, aktivitet på plats, Facebook samt videofilmer på Youtube. Då de flesta aktiviteter har mellan 21-40 deltagare, skulle det med relativt enkla medel vara möjligt att i högre utsträckning återkoppla direkt till dessa deltagare efter delaktighetsaktiviteten genom att samla in e-postadresser. Jämlikhet och jämställdhet Könsfördelningen har varit relativt lika. Uppskattningsvis 55 procent av deltagarna har varit kvinnor och 45 procent har varit män. Majoriteten av de som svarat på enkäten har bedömt att representativiteten varit god, men för sex aktiviteter har representativiteten inte bedömts vara tillräcklig. KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG 3

Rekommendationer Utredarens rekommendationer: - Ta fram en guide eller checklista för återkoppling - Undersök invånarna bedömning på genomförd återkoppling 4 KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG

KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG 5

Inledning Bakgrund och syfte Den sjätte december 2013 togs beslut på Demokrati- och mångfaldsberedningen om att utreda hur återkoppling efter invånardialoger görs av kommunens verksamheter. I februari 2014 påbörjades en utredning och fem utredningsfrågor specificerades i beställningen: 1. Identifiera vilka delaktighetsinsatser som gjorts. 2. Identifiera vad som förespeglades för återkoppling för deltagare inför och i samband med delaktighetsinsatsen. 3. Vad gjordes för återkoppling efter delaktighetsaktiviteten? 4. Analysera arbetet med återkoppling och belysa vilka styrkor och svagheter som finns. 5. Förslag på hur arbetet med återkoppling kan förstärkas och förbättras i framtiden. Undersökningen skulle ha ett invånarperspektiv och utgå från delaktighetsformerna konsultation, dialog, samarbete och medbestämmande. Vidare framgick att ett jämlikhets- och jämställdhetsperspektiv skulle finnas med i utredningen. Delaktighetsarbete i Huddinge kommun Delaktighetsarbetet är integrerat i Huddinge kommuns övergripande styrdokument Mål och budget. I avsnittet Huddinge 2030 finns ett mål som heter Gemenskap och delaktighet i samhällslivet. Där står att många är aktiva i den medborgardialog Huddinge initierat som ett komplement till den representativa demokratin. I avsnittet Hållbar samhällsutveckling under delmålet demokrati står att inflytande i samhällslivet är en viktig aspekt för hållbar utveckling, och för att stärka och komplettera den representativ demokratin bör medborgardialog och olika former av delaktighet för invånare utvecklas. Huddinge kommun arbetar utifrån Handbok i delaktighet och vägleds av tydlighet, öppenhet och meningsfullhet. Särskild vikt ska läggas vid att göra barn och ungdomar mer delaktiga i den demokratiska processen. På Huddinge kommuns intranät Insidan finns en sida om delaktighet där Handbok i delaktighet finns tillgänglig samt bland annat en kunskapsbank med dokument kring delaktighet och inflytande. I handboken finns bland annat följande text om återkoppling: återkoppling är viktigt när man jobbar med delaktighet för att människor ska vilja investera både tid och engagemang behöver de få veta hur deras bidrag kommer att tas om hand. Vidare står bland annat att de allra flesta människor vill veta vad som hände sedan med deras synpunkter och idéer. Planera därför redan från början när och på vilket sätt återkopplingen skall ske. På tjänstemannasidan finns en utvecklingsledare med ansvar för det strategiska arbetet med delaktighet. Utvecklingsledaren ansvarar bland annat för övergripande strategier, utbildningsinsatser, metodstöd och konsultativt stöd till invånardialoger. 6 KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG

Metod Utredningen påbörjades den 24 februari och delades in i tre faser. I fas ett gjordes en kartläggning av vilka delaktighetsinsatser som genomförts inom varje förvaltning mellan 2010-2013. Detta gjordes genom att kommunikationsansvariga på förvaltningarna gavs i uppdrag att lista delaktighetsinsatserna. De aktiviteter som inte hade ett invånarperspektiv ströks från listan, exempelvis aktiviteter med fokus på brukardelaktighet eller rena enkätundersökningar. I fas två skickades en webbenkät till de ansvariga för aktiviteterna med frågor om aktiviteten och återkopplingen. Aktiviteter som genomförs årligen har fått fylla i en aktivitet per år. Därtill har sju intervjuer gjorts. Enkäten skickades till 34 aktiviteter, varav 33 svarade. Fem aktiviteter har strukits då de inte bedömts ha varit en för utredningen relevant delaktighetsaktivitet, exempelvis för att de visat sig vara en ren enkätundersökning eller främst är riktad till brukare. En aktivitet tillkom efter enkäten skickades ut och uppgifter har då tagits in muntligen och per mejl. I fas tre analyserades resultatet. Fas 1: vilka medborgardialoger har ägt rum? Fas 2: hur har kommunikation och återkoppling gjorts? Fas 3: Analys av arbetet En metodsvårighet som uppkommit under utredningen är vilket begrepp som ska användas delaktighetsaktivitet, medborgardialog eller invånardialog. Utredningen har valt att använda begreppet delaktighetsaktivitetet i kommunikationen med förvaltningarna i syfte att inkludera så många aktiviteter som möjlig i kartläggningen. Om detta har löpande dialog förts med beställaren. I detta dokument används löpande begreppen delaktighetsaktivitet, invånardialog, eller dialog i texten, betydelsen är dock densamma som begreppet delaktighetsaktivitet. En utmaning med variationen av aktiviteter är att de skiljer sig mycket åt avseende syfte och storlek, vilket gör att det i många fall är svårt att jämföra aktiviteterna på ett bra sätt. En närliggande svårighet är att det inte funnits någon väletablerad definition av begreppet delaktighetsaktivitet eller invånardialog, vilket medfört att det tagit mycket tid att försöka hitta en rimlig linje/definition. På planavdelningen genomförs årligen uppskattningsvis ca 30 stycken samråd kring detaljplaner vilka styrs av Plan- och bygglagen. Webbenkäten har inte skickats till samråden utan det återkopplingsarbete som sker där har fångats upp genom en intervju med en tjänsteman på Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Avgränsning I beställningen står att utredningen ska ha ett invånarperspektiv. Mot bakgrund av detta har inte brukar- och/eller medarbetardelaktighet inkluderats. Funktioner som exempelvis klagomålshanteringen eller fråga din politiker har inte heller inkluderats, dels av praktiska skäl men framförallt då dessa aktiviteter skiljer sig markant åt från övriga aktiviteter i innehåll och process. Då en utredning om KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG 7

medborgarförslag pågår har den deltagandeformen inte heller tagits med i utredningen. Centrala begrepp Vad är en delaktighetsaktivitet? Utredningen har utgått från Huddinge kommuns delaktighetsspektrum där olika former av delaktighet beskrivs. Gemensamt för de kartlagda och undersökta aktiviteterna är att de införts för att förbättra dialogen mellan politiker och invånare och/eller att de utgör en möjlighet att utöva inflytande för invånare. Aktiviteterna är i vissa fall öppna för hela allmänheten, men i flera fall begränsande på så vis att endast en avgränsad grupp personer kan delta. Uteslutande är det kommunen som tagit initiativ till aktiviteten och bjudit in invånare till någon form av möte eller uppmanat att komma in med synpunkter kring en specifik fråga. Återkoppling Med återkoppling avses i utredningen att återrapportera till de invånare som deltagit i aktiviteten liksom övriga invånare avseende exempelvis aktivitetens resultat, den fortsatta processen eller det slutgiltiga beslutet i ärendet. Den litteraturöversikt som gjorts visar att i stort sätt alla rapporter och undersökningar pekar på återkopplingen som en viktig faktor, däremot är det mycket sällan huvudfokus för separata dokument. Ett undantag som noterats är rapporten Enabling and Sustaining Citizen Involvement (2009) som har undersökt möjlighet till fortsatt deltagande efter aktivitetens formella avslut. Huddinge kommun arrangerade en medborgarpanel i Skogås-Trångsund 2007 på temat demokrati och delaktighet. På mötet diskuterades vilka erfarenheter som kommuninvånarna i närområdet hade av att delta i sammanhang där kommunala 8 KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG

frågor diskuteras samt vad som kunde göras för att locka fler att delta. Den viktigaste faktorn (som röstades fram av deltagarna på mötet) var återkoppling och resultat. Invånarna vill se tydliga resultat av sin medverkan. Enligt SKL är återkoppling en del som lätt glöms bort i invånardialogprocessen, både att avsätta resurser och i själv handlingen. 1 1 Medborgardialog som del i styrprocessen (2011) KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG 9

Aktiviteterna i utredningen Nedan beskrivs kortfattat de 29 aktiviteter som undersökts baserat på den information som de ansvariga personerna har lämnat genom webbenkäten. Antal invånare och könsfördelning är i flera fall en uppskattning och bör därför tolkas med försiktighet. För aktiviteten Konstnärlig utsmyckning av gångtunnlarna har informationen tagits in via mejl och på en intervju. Alla förvaltningar förutom Barn- och utbildningsförvaltningen har rapporterat in aktiviteter. Brett samråd planprogram, Huddinge C. 2011-2012. Program (enligt plan och bygglagen) för Huddinge centrum. Två dialogmöten: en med förtroendevalda och en med företagare och fastighetsägare. Ett allmänt samråd öppet för alla invånare genomfördes, samt enkäter till förskolor och skolor. Delaktighetsform: dialog. Antal deltagare: 150 (allmänt samråd och möte med företagare). Entré Skogås, fokusgrupper. 2011. Fyra fokusgrupper inför planering av Entré Skogås. Huvudsyfte var att komplettera det ordinarie samrådet med fördjupade samtal för att ytterligare samla in värdefulla idéer, sypunkter och önskemål från boende och verksamma i Skogås. Fokus var på fyra centrala teman i programförslaget: hantverksby, idrottshall, grönområde samt bostäder. Dessutom skedde "normala" planinformationer under planeringen, dels till en allmänhet, dels till jordlottsföreningen. Delaktighetsform: konsultation. Antal deltagare: 28. Trafikstrategin på demokratidagarna. 2011. Tanken var att nå ut med att kommunen arbetar med trafikfrågor samt visa på kopplingen till översiktsplanearbetet. Delaktighetsform: dialog. Antal deltagare: 20. Trafikstrategin informationsmöte Stuvsta-Snättringe. 2011. Under remisstiden erbjöds föreningar att bjuda in representanter från kommunen för att få mer information om trafikstrategin samt ställa frågor och ha synpunkter. Delaktighetsform: konsultation. Antal deltagare: uppgifter saknas. Visättra torg, tävling om utformning av del av torget. 2013-2014. Syftet var att rösta fram ett vinnande förslag för utformning av en del av Visättra torg. Det fanns tre färdiga förslag att rösta på. Målgruppen var boende i Visättra. Delaktighetsform: konsultation. Antal deltagare: 110. Trygghetsvandringar i Flemingsberg. 2010. Inom ramen för projektet Åtgärder för att stärka tryggheten i stads-/tätortsmiljöer ur ett jämställdhetsperspektiv genomfördes fyra trygghetsvandringar i Grantorp respektive Visättra. Invånarna delades in efter kön i olika grupper olika kvällar. Syftet var att ge en bild av könsskillnader när det gäller upplevda trygghetsfrågor i den offentliga miljön. Delaktighetsform: konsultation. Antal deltagare: 50. Skeppsmyreparken, involvering av invånare vid val av aktivitetsytor. 2012. Vid upprustningen av Skeppsmyreparken ville kommunen få in önskemål på vad folk önskade för olika aktiviteter i parken. Genom en presentation på kommunens hemsida uppmanades folk att mejla in sypunkter på vilka aktiviteter som önskades i parken, riktade utskicka per e-post gjordes även till förskolor, äldreboenden med 10 KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG

mera samt lade information i brevlåder i närområdet. Målgruppen var boende i området och förskolor/skolor. Delaktighetsform: konsultation. Antal deltagare: 60. Dialog med flickor i området i samband med planering och projektering av Solhagaparken I samband med upprustning av Solhagaparken i Vårby Haga ville man ta reda på vad unga tjejer har för önskemål och tankar kring sin utemiljö. Ofta riktar sig offentliga miljöer mer till män/pojkar och parker med till exempel bollplaner används mer av pojkar än av flickor. Vi träffade en grupp med tjejer i högstadieåldern och en grupp tjejer i mellanstadieålder, och hade förberedda frågor men framför allt en öppen dialog kring vad de tycker om att göra om de vistas ute på offentliga platser (parker, lekplatser och så vidare). Delaktighetsform: samarbete. Antal deltagare: 15. Demokratidagar 2011-2013 Syftet var att lyfta fram demokratin som värdegrund, styrelseskick och arbetssätt. Skapa en mötesplats och dialog mellan målgrupperna: partier, invånare, föreningar, tjänstemän i kommunala verksamheter, brukare, bostadsbolag med flera. Delaktighetsform: dialog. Antal deltagare: 600 (2011), 3700 (2012), 2600 (2013). Open space 2011 Som avslutning på demokratidagarna 2011 bjöd demokrati- och mångfaldsberedningen in till ett öppet samtal (open space) om hur dialogen mellan kommun och invånare kan bli bättre. Delaktighetsform: dialog. Antal deltagare: 40. Open space 2012 Syftet var att Demokrati- och mångfaldsberedningen ville ha en specifik dialog med invånarna kring de frågor som invånarna anser angelägna. Delaktighetsform: dialog. Antal deltagare: 30 World café 2013 Som en del av demokratidagarna 2013 bjöds medborgare in av Demokrati- och mångfaldsberedningen till ett medskapande samtal i formatet som kallas World café. Inbjudan var öppen för alla till dialog. Delaktighetsform: dialog. Antal deltagare: 40. Medborgarpanel (Projektet Ett hållbart Huddinge samt Översiktsplanen). 2010. Syftet med mötet var att konsultera och ge invånarna ett tillfälle att ge synpunkter, för att skapa beslutsunderlag för målbild och inriktning för översiktplanen samt den långsiktiga planen för Ett hållbart Huddinge. Deltagarnas bidrag skulle fungera som en viktig del av kunskapsunderlaget för förtroendevalda när de båda dokumenten beslutas. 63 % av deltagarna var kvinnor och 37 % var män. 60 % av deltagarna var under 20 år då elever från Skogåsskolan (År 9) och Östra gymnasiet (år 3) deltog. Delaktighetsform: konsultation. Antal deltagare: 75. Översiktsplan (samråd samt fokusgrupper). Inom samrådet för översiktsplan genomfördes fyra fokusgrupper på familjecentralerna, en fokusgrupp på fritidsgården i Vårby och en på Östra gymnasiet. De synpunkter som lämnade under fokusgrupperna sammanställdes i KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG 11

samrådsredogörelsen och likställdes med ett remissvar. Det genomfördes även tre öppna stormöten. Delaktighetsform: konsultation. Antal deltagare: 226. Områdesvandring Skogås 2010. Områdes/trygghetsvandring som komplement till den trygghetskartläggning som gjordes. Delaktighetsform: konsultation. Antal deltagare: 15 Områdesvandring Vårby 2012. Områdes och trygghetvandring i samband med trygghetskartläggning. Delaktighetsform: konsultation. Antal deltagare: 17 Trygghetsnätverk. 2012. Nätverk i Vårby som träffas två gånger per år och tar upp teman kring trygghet och området Vårby. Delaktighetsform: dialog. Antal deltagare: 30 Samråd, fördjupad översiktsplan Kungens Kurva 2010. Samråd av förslag till fördjupad översiktsplan för Kungens kurva. Syftet med samrådet var att få in synpunkter på det planförslag som kommunen tagit fram. Målgrupp: Fastighetsägare inom planområdet, kommunala nämnder, föreningar, grannkommuner, länsstyrelsen, trafikverket med flera samt allmänheten. Tre samrådsmöten hölls, ett av dessa var öppet för allmänheten det vill säga för alla invånare. Handlingarna och informationsmaterial fanns tillgängligt på kommunens bibliotek. Delaktighetsform: konsultation. Antal deltagare: 50 Samråd, fördjupad översiktsplan Flemingsberg 2010. Heldagsdialog med medborgare i Tullinge och Flemingsberg med anledning av Flemingsbergs utveckling. Diskussioner vid olika stationer under dagen. Målgrupp: boende i Tullinge och Flemingsberg. Riktade utskick gjordes till ett slumpvis urval av medborgare i olika åldrar i området. Deltagarna valdes ut efter kön och ålder för att få en representativ grupp. Delaktighetsform: konsultation. Antal deltagare: 50. Fokusgrupper, Utveckling av Vårby fram till år 2030. 2013. Fokusgruppsdiskussioner vid två tillfällen i juni 2013 med verksamma inom föreningar, företag och samhällsfunktioner i Vårby. Syftet var att fånga in vilka behov de verksamma i Vårby upplever att området har och att fånga in eventuella idéer om förändringar. Vid varje tillfälle deltog 7-10 personer. Representanter från Huddinge och andra kommuner (3-4 personer) deltog som åhörare. Delaktighetsform: konsultation. Antal deltagare: 24. Utvecklingsprogram Vårby Haga. Områdesvandringar, fokusgrupper och workshop. Utvecklingsprogram för Masmo/Vårby. Föreslå konkreta åtgärder i dialog med boende och verksamma i området, dels de som kräver detaljplan (bostäder, närservice) och dels de som inte kräver detaljplan (upprustning utemiljö, trygghetsskapande åtgärder mm). Delaktighetsform: konsultation. Antal deltagare: 60. Fokusgrupper med ungdomar - förstudie UNG. 2013. 12 KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG

Fokusgrupper för att få en inblick i hur ungdomar i Huddinge kommun tar till sig information och vill ta till sig information. Delaktighetsform: konsultation. Antal deltagare: 45. Anläggning av näridrottsplats i Rådsparken, 2010 Målgrupp: elever från högstadium och gymnasium. 10-12 personer. Syfte: ta reda på vad ungdomarna ville ha för typ av verksamhet och aktiviteter i rådsparken. Delaktighetsform: konsultation. Antal deltagare: 12. Politikersamtal 2010,2012, 2013. Öppet politikersamtal med en politiker från varje parti i fullmäktige. Målgruppen var alla invånare i Huddinge. Temat för samtalet var äldrefrågor (inte bara äldreomsorg utan även till exempel bostäder, kultur och parker). Syfte var att få igång en dialog och göra det möjligt för våra invånare att träffa kommunpolitiker. Invånare kunde skicka in frågor i förväg till politikersamtalet eller ställa sina frågor direkt på plats. Delaktighetsform: dialog. Antal deltagare: 120 (2010), 40 (2012), 100 (2013). Konstnärlig utsmyckning av gångtunnlarna, 2012. Elever från Vårbyskolan och en skola på Stockholmssidan fick fota miljöer i Kungens kurva och Skärholmen inom ramen för sin bildundervisning. Dessa gjordes sedan till tavlor och sattes upp i gångtunnlarna. Projektet avslutades med en invigning där eleverna själva var inbjudna. Delaktighetsform: dialog. Antal deltagare: uppgifter saknas. Inkom efter kartläggningen och är därför inte en del av resultatredovisningen och analysen nedan: Våffelveckan: Under en veckas tid fanns landskapsarkitekter på plats på Visättra torg, i en byggbod, från morgon till kväll och ställde och svarade på frågor när folk passerade platsen, väntade på bussen eller handlade. På kvällarna var det olika teman, exempelvis belysningsworkshop och blomsterlöksplantering. Andra aktiviteter var att man på en flygbild kunde markera bra och dåliga platser i området, favoriter och platser man undviker. Delaktighetsform: uppgifter saknas. Antal deltagare: uppgifter saknas. KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG 13

Resultatredovisning och analys av aktiviteterna Resultaten nedan är baserad på enkäten som skickades till de ansvariga personer för aktiviteterna som kartlagts och redogjorts för ovan. Varvat med resultatredovisningen från webbenkäten redovisas resultat från de korta personliga intervjuer som genomförts. Politikområden, antal deltagare och delaktighetsformer Genom enkätsvaren har det varit möjligt att sammanställa vilka politikområden som aktiviteterna i huvudsak handlat om. De vanligaste politikområdena var fysiska program och planer, demokrati och delaktighet samt utformning av parker och torg. Politikområden - antal aktiviteter Delaktighet och demokrati 6 Äldreomsorgsfrågor 3 Kultur och fritidsaktiviteter 2 Fysiska program och planer Utformning av parker och torg Trygghet i närområdet 4 4 8 Trafik 2 Antal aktiviteter 0 2 4 6 8 10 För att få en uppfattning av deltagarantalet ställdes följande fråga: Hur många deltog på aktiviteten? (om du inte har exakta antal, gör en uppskattning). Dessutom ombads att ange könsfördelningen. Totalt har aktiviteterna involverat cirka 8200 personer 2. Av dessa står demokratidagarna för ca 6900 personer, vilket motsvarar 84 % av det totala deltagarantalet. Vanligast är att mellan 21-40 personer deltar. Cirka 62 procent av aktiviteterna (18 av 29) har mellan 11-70 deltagare. Sex aktiviteter sticker ut som betydligt större än de andra: demokratidagarna (600, 2600, respektive 3700 deltagare/år), fokusgrupper och samråd översiktsplanen (226 deltagare), brett samråd Huddinge centrum (150 deltagare) Politikersamtal 2010 (120 invånare). Dessa sex aktiviteter står tillsammans för 90 % av det totala deltagarantalet. 2 Denna siffra är beräknad på 24 aktiviteter och baserat på de uppskattningar som gjorts av svarande i webbenkäten För två aktiviteter saknas uppskattningar av antalet invånare. Open space 2011 och 2012, samt World café 2013, samt Trafikstrategin på demokratidagarna har inte tagits med då dessa aktiviteters deltagarantal ingår i statistiken för demokratidagarna. 14 KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG

Antal deltagare Antal deltagare på aktiviteterna 1000-400-600 200-250 150-200 100-150 71-100 41-70 21-40 11-20 1-10 0 0 1 1 2 2 4 0 2 4 6 8 10 5 5 8 Antal aktiviteter För att fånga upp vilka delaktighetsformer som är vanligast förekommande ställdes följande fråga: Vilken delaktighetsform bedömer du att aktiviteten i huvudsak handlade om? Den vanligaste delaktighetsformen enligt svaren var konsultation (15 aktiviteter) och därefter dialog (13 aktiviteter). En aktivitet inom delaktighetsformen samarbete har rapporterats och ingen inom medbestämmande. En reflektion är att bedömningarna inte stämmer överens med Handboken i delaktighet i två fall: Trafikstrategin på demokratidagen och brett samråd Huddinge C bedömdes vara dialoger men kan snarare anses vara konsultationer. Dessutom skulle tävlingen om utformningen av Visättra torg skulle kunna ses som delaktighetsformen medbestämmande. Gjordes en återkoppling? För att undersöka om en återkoppling gjorts ställdes följande fråga till de ansvariga personerna för aktiviteterna: Återkopplade du till invånarna efter aktiviteten? Svaren visar att en återkoppling utförts i 21 av 29 aktiviteter. Detta innebär samtidigt att 8 av 29 aktiviteter inte återkopplat. Notera att dessa siffor är baserad på bedömningar gjorda av de ansvariga personerna för aktiviteterna och inte säger något om exempelvis återkopplingen nått ut till deltagarna på aktiviteterna eller allmänheten på ett bra sätt. 11 av återkopplingarna bedömdes vara konsultationer och 10 dialoger. För att se efter hur lång tid återkopplingen gjordes ställdes följdfrågan: Ungefär hur lång tid efter aktiviteten gjordes återkopplingen? KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG 15

Efter hur lång tid gjordes återkopplingen? Längre än ett år 1 6-12 månader 2 3-6 månader 1 1-3 månader 10 Inom 14 dagar 5 0 2 4 6 8 10 12 Antal aktiviteter Svaren visar att det är vanligast att återkopplingen görs inom 1-3 månader och näst vanligast inom 14 dagar. För tre aktiviteter gjordes återkopplingen efter 6-12 månader eller längre än ett år, samtliga aktiviter inom politikområdet fysiska program och planer. I de fall där ingen återkoppling utförts har enligt enkätsvaren detta inte heller utlovats inför och under mötet, något som dock varit svårt att undersöka i efterhand. Frågan i enkäten var: Utlovade du att återkomma med information till invånare efter aktiviteten? 9 av 29 aktiviteter svarade nej på den frågan, men i ett av dessa fall har man återkopplat i alla fall. 20 av 29 aktiviteter svarade ja och dessa återkopplade också. Utifrån intervjuerna framgår att förespeglingen av vilken återkoppling som skall göras är något som tydliggörs muntligen på självaste mötet. En reflektion är att samrådsmötena (för framtagande av detaljplaner) framförallt verkar utgöra en möjlighet att ställa frågor och ett tillfälle för kommunen att informera. För att få sina synpunkter behandlade/besvarade formellt behöver invånarna dock skicka in sina synpunkter per e-post eller brev. Detta gör att gör att ingen återkoppling görs direkt efter mötena och deltagandet främst blir en form av informationsmöte. För de personer som svarat att de inte återkopplat ställdes följdfrågan: Fanns någon särskild anledningen till att ingen återkoppling gjordes till invånarna? Samtliga åtta personer (som svarat att de inte återkopplat) besvarade frågan, och den vanligaste förklaringen var att arbetet pågår/inte är slutfört och att man därför inte vill lova något. Ett annat skäl som kom fram under intervjuerna från en intervjuperson var att de personer med rådighet över ämnet som diskuterats inte deltog på aktiviteten, vilket försvårat förutsättningarna att återkoppla. Vad gjordes för återkoppling? En utredningsfråga i beställning var: Vad gjordes för återkoppling efter delaktighetsaktiviteten? Utredningen har valt att titta på båda vad som återkopplades samt hur det gjordes för att få en något mer heltäckande bild. När 16 KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG

det gäller vad man återkopplar för något går det att särskilja åtminstone två faktorer som behöver kommuniceras 3 : 1. Invånardialogens process och innehåll: hur gick dialogen till och vilka synpunkter kom upp? 2. Överväganden och resultat: vilka diskussioner har förts med anledning av materialet och vilka beslut har tagits där dialogerna varit en del av beslutsunderlaget? Enligt SKL uppfattas det dessutom som mycket viktigt att de som deltar får återkoppling på hur de förtroendevala ser på det som kommit fram i dialogen. För att undersöka detta ställdes en öppen fråga i enkäten: Vad var fokus i återkopplingen du gjorde? Exempelvis information om: aktivitetens resultat, det fortsatta arbetet, när beslut i ärendet förväntas tas, eller hur deltagarna skulle kunna följa det fortsatta arbetet. Vad aktiviteterna återkopplat beror till stor del på vilken delaktighetsform det handlat om samt hur långt man kommit i beslutsprocessen. Bedömningen är att alla utom en aktivitet inom delaktighetsformen dialog har återkopplat dialogens innehåll och process (totalt 10 återkopplingar gjordes). I undantagsfallet har återkopplingen gjorts först senare när ett beslut fattats och den aktiviteten kan snarare ses som en konsultation. En sida av dessa aktiviteter är att det är svårt att påvisa ett konkret resultat av deltagandet, vilket emellertid inte heller varit syftet med aktiviteten. För aktiviteterna inom delaktighetsformen konsultation är bedömningen att sex aktiviteter har återkopplat resultatet och fem innehåll och process (totalt elva återkopplingar gjordes). Detta återspeglar till viss del hur långt man kommit i beslutsprocessen. En konsekvens för några av de aktiviteter där återkopplingen gjorts först när ett resultat finns är att det tagit lång tid innan den utförts (i några fall 6 månader eller längre). För aktiviteter där återkopplingen däremot gjorts fort, som i exemplet Visättra torg, är en fördel att resultatet kan återföras direkt efter konsultationen. Hur gjordes återkopplingen? Nästa steg i utredningen var att utforska hur återkopplingen genomfördes. För att göra detta ställdes följande fråga: Vill du tillägga något om hur återkopplingen gjordes? Av svaren framgår att det absolut vanligaste sättet att återkoppla på är genom kommunens hemsida och därefter e-post. En kort redogörelse för de vanligast förekommande verktygen: Kommunens hemsida: Alla utom två aktiviteter har använt sig av kommunens hemsida för att återkoppla. Vanligen publiceras en artikel på hemsidan och/eller en rapport. För några aktiviteter har video på hemsidan använts som en återkoppling (Demokratidagarna och Fördjupad översiktsplan Flemingsberg). E-post: Sex aktiviteter har använt sig av e-post som ett sätt att återkoppla direkt till deltagarna. Oftast görs det som ett komplement till kommunens 3 http://www.skane.se/sv/demokrati/sa-kan-dupaverka/metodutveckling/uppdragshandbok/aterkoppling/ KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG 17

hemsida, men i två fall har det noterats att endast e-post skickades till deltagarna på aktiviteten. Exempel på aktiviteter där återkoppling skett via e-post är Skeppsmyreparken, Förstudie UNG. Vårt Huddinge: Tidningen når ut till samtliga hushåll i Huddinge, och har använts av exempelvis Demokratidagarna, Open space/world café, samt Fördjupad översiktsplan Flemingsberg och Visättra Torg. Aktivitet på plats: Två återkopplingar har gjorts genom en aktivitet på plats. I ett fall genom en skylt på plats (Visättra torg) och det andra (Utvecklingsprogram Vårby Haga) i form av en workshop. Även Facebook har använts för återkoppling av några aktiviteter och videofilmer som tagits fram har kunnat läggas ut på Youtube. En reflektion är att i många fall används 1-2 verktyg för återkopplingen, och i exempelvis de fall då endast kommunen hemsida används vore det bra att undersöka vidare huruvida den återkopplingen når fram till invånarna. En annan reflektion är att då de flesta aktiviteter har mellan 21-40 deltagare, skulle det med relativt enkla medel vara möjligt att i högre utsträckning återkoppla direkt till dessa deltagare på ett kostnadseffektivt sätt genom att samla in e-postadresser för de som vill ha en direkt återkoppling. Vidare har det varit möjligt att tyda om återkopplingen varit allmän (öppen för andra invånare, verksamma, tjänstemän, förtroendevalda med mera) eller specifik för deltagarna. Med två undantag har återkopplingen gjorts på ett allmänt sett. Under intervjuerna förklarade några av intervjupersonerna att de föredrar att använda e-post för återkopplingen eftersom det ger en möjlighet att ge en personlig feedback och förklara hur man tänkt och exempelvis varför man inte kan göra på ett visst sätt. Även aktivitet på plats nämns som ett bra sätt att nå ut, eftersom det då verkligen görs personligen och/eller deltagarna har möjlighet att ställa frågor. Samtliga intervjupersoner menade att det är svårt för invånare att kunna följa processer som pågår under en längre tid, men att man försöker lägga ut information löpande på hemsidan. För invånarna skulle det dock vara intressant och värdefullt att veta vad som blev resultatet av ens deltagande menar flera intervjupersoner. En intervjuperson berättade även om ett intressant verktyg som kan användas under invånardialoger och eventuellt även för återkopplingsarbetet: 3D film/kartor. 3D-kartor är en form av interaktiv-webbaserad karta där invånare kan utforska exempelvis ett områdes (byggnader) och lämna synpunkter på ett enkelt sätt. Visualisering kan även göras genom en 3D-film. I Huddinge kommun har man påbörjat ett arbete kring detta men det är oklart hur långt kommunen kommit. Jämlikhet och jämställdhet För 20 aktiviteter finns siffror (uppskattningar) om både antalet deltagare och könsfördelningen, och för dessa visar resultatet att 55 procent var kvinnor och 45 procent var män. Denna könsfördelning stämmer överlag även aktivitet för aktivitetet, även om det finns avvikelser där 70 % varit män. Majoriteten av de som svarat på enkäten har också bedömt att representativiteten varit god, och har i detta avseende resonerat främst kring könsfördelningen men även ålder och 18 KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG

bostadsort. För sex aktiviteter har representativiteten inte bedömts vara tillräcklig, och skälen har då främst varit att det varit för få unga, kvinnor eller män. I enkäten framkom att särskilt yngre personer verkar ha varit svåra att engagera. I intervjuerna framkommer att intervjupersonerna i regel är väl medvetna om vikten av att aktivt försöka nå ut till olika grupper i samhället, en intervjuerson menar exempelvis att om inget förarbete görs så är det i stort sätt samma människor som kommer. Intervjupersonerna anser samtidigt att detta är en mycket svår fråga. Flera intervjupersoner berättar att de försökt få till ett breddat deltagande genom att i rekryteringen av deltagarna göra riktade utskick/inbjudningar baserat på ålder och/eller kön, eller genom att bjuda in ett representativt urval av invånare. Även under aktiviteten berättar en intervjuperson att man försökt se till att alla deltagare också får komma till tals genom att fördela ordet vid diskussionerna så att alla får komma till tals. Två intervjupersoner betonar att de fått ett stort stöd i planeringen och genomförandet av aktiviteten av tjänstemän på kommunstyrelsens förvaltning med särskild kompetens kring upplägg och genomförande av invånardialoger. Utan detta hade tydligheten i informationen inför mötet, rekrytering av deltagare och genomförandet inte alls varit lika framgångsrikt. KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG 19

Slutsatser Utredningsfråga 1 - Identifiera vilka delaktighetsinsatser som gjorts? - 29 aktiviteter har ägt rum under perioden. Vanligaste förekommande politikområdena är fysiska program och planer, demokrati och delaktighet, utformning av parker och torg samt trygghet. Alla förvaltningar förutom BUF är har rapporterat att de genomfört delaktighetsaktiviteter. - Vanligaste delaktighetsformerna är konsultation, och därefter dialog. - Uppskattningsvis 8200 personer har involverats av de kartlagda aktiviteterna. 90 procent av deltagarantalet utgörs av sex större aktiviteter demokratidagarna (2010-2013), Politikersamtal 2010, Översiktsplanen (samråd samt fokusgrupper) och brett samråd Huddinge C. - Vanligast förekommande storlek på aktiviteten är att mellan 21-40 invånare deltar. Ca 62 procent av aktiviteterna (18 av 29) har mellan 11-70 deltagare. - Könsfördelningen har varit relativt lika. Uppskattningsvis har 55 procent av deltagarna har varit kvinnor och 45 procent varit män. Majoriteten av de som svarat på enkäten har bedömt att representativiteten varit god, men för sex aktiviteter har representativiteten inte bedömts vara tillräcklig. Många av intervjupersonerna anser att det är svårt att främja ett jämlikt/brett deltagande och har försökt göra det genom att exempelvis i rekryteringen av deltagarna göra riktade inbjudningar baserat på ålder och/eller kön, bjuda in ett representativt urval av invånare eller se till att alla kommer till tals under diskussionerna. Utredningsfråga 2, Identifiera vad som förespeglades för återkoppling för deltagare inför och i samband med delaktighetsinsatsen. Utredningsfråga 3 - Vad gjordes för återkoppling efter delaktighetsaktiviteten? - 21 av 29 aktiviteter genomför en återkoppling, det vill säga i 72 % av fallen. I de (åtta) fall man inte återkopplat utlovas det inte heller inför eller under mötet. - Efter samrådsmöten gällande detaljplaner görs i regel ingen återkoppling av synpunkter uppkomna under dialogtillfället. Synpunkter behöver lämnas skriftligen. - Vanligaste skälet till att återkopplingen inte gjorts är att arbetet fortfarande pågår och att det är ett arbetsmaterial. - 71 procent (15 av 22) av alla de aktiviteter som återkopplar gör det inom tre månader. 20 KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG

- Vad aktiviteterna återkopplar beror till stor del på vilken delaktighetsform de handlat om samt hur långt man kommit i beslutsprocessen. Bedömningen är att alla aktiviteter inom delaktighetsformen dialog, med ett undantag, har återkopplat dialogens innehåll och process. För aktiviteterna inom delaktighetsformen konsultation är bedömningen att ungefär hälften återkopplat resultatet och hälften innehåll och process. En konsekvens för några av de aktiviteter där återkopplingen gjorts först när ett resultat finns är att det tagit lång tid innan den utförts (i några fall 6 månader eller längre). - Det vanligaste sättet att återkoppla på är genom kommunens hemsida och därefter e-post. Andra verktyg som används är Vårt Huddinge, aktivitet på plats, Facebook samt videofilmer på Youtube. Då de flesta aktiviteter har mellan 21-40 deltagare, skulle det med relativt enkla medel vara möjligt att i högre utsträckning återkoppla direkt till dessa deltagare på ett kostnadseffektivt sätt genom att samla in e-postadresser. - Återkopplingen görs främst allmänt till alla invånare. För några aktiviteter görs återkopplingen endast direkt till deltagarna då e-postadresser har samlats in. Utredningsfråga 4 - Analysera arbetet med återkoppling och belys vilka styrkor och svagheter som finns. Styrkor #Återkopplingen görs vanligen både allmänt till invånarna och direkt till deltagarna #Deltagarnas könsfördelning har varit relativt lika. Svagheter # Återkopplingen kan göras snabbare. Detta gäller i synnerhet för de konsultationer där dialogens process och innehåll inte återkopplas, utan endast när det finns ett resultat. #En omständighet som kan ses som en svaghet är att de dialoginriktade aktiviteterna inte återkopplar ett konkret resultat då de inte föregår ett beslut. KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG 21

Rekommendationer Utredningsfråga 5 - Förslag på hur arbetet med återkoppling kan förstärkas och förbättras i framtiden. Utredarens rekommendationer: 1. Ta fram en guide eller checklista för återkoppling: Denna guide kan vara ett kunskaps- och metodstöd för de som arbetar med delaktighetsaktiviteter. Förslagsvis bör guiden/checklistan innehålla följande delar: - Vad ska återkopplas: Exempelvis a) dialogens innehåll och process och b) överväganden och resultat - Hur återkopplingen kan göras på ett bra sätt, det vill säga vilka kommunikationsverktyg som kan användas. - Vanliga målgrupper för återkopplingen: Internt (förtroendevalda tjänstemän) samt externt (deltagare på delaktighetsaktivitet och övriga invånare, företagare, föreningsliv med mera) - Vem ansvarar återkopplingen: Vem återkopplar process och vem återkopplar resultat? - Tidpunkt och frekvens på återkopplingen: Efter hur lång tid bör återkopplingen göras och hur ofta? 2. Undersök invånarna bedömning på genomförd återkoppling: Denna utredning har på en övergripande nivå kartlagt och undersökt om och hur återkopplingen gjorts. För att få ett invånarperspektiv behöver invånarnas syn på genomförd återkoppling undersökas. Detta bör göras för ett mindre antal aktiviteter och kort efter de ägt rum om möjligt. Invånarnas syn på återkoppling kan mycket väl skilja sig från den som utfört den. Räcker det exempelvis med att lägga ut information på kommunens hemsida? Har de fått svar på sina synpunkter? 22 KOMMUNIKATION OCH ÅTERKOPPLING - INVÅNARDIALOG