1 Utskottens verksamhetsplaner och resultatuppföljning för perioden 7/2008-6/2012 0. Anvisningar 0.1 Allmänt Utgångspunkterna för utskottens verksamhetsplanering för perioden 7/2008-6/2012 är: verksamheten under den föregående perioden förbundets strategiska plan 2008-2012, godkänd av förbundsstyrelsen i november 2007 o vision o strategiska teman o verksamhetsformer o utskottsstruktur och arbetsområden utskottens egen konkretisering av arbetsområdena För att främja kontinuiteten i utskottsverksamheten och en snabb start på den nya kongressperioden har alla dessa dokument färdigställts i god tid före periodens början. Utskottens nya ansvarspersoner har utsetts i god tid för att möjliggöra en tidig planering av den nya perioden delvis i samråd med tidigare ansvarspersoner. 0.2 Tidtabell och avleverering Det rekommenderas att utskotten redan våren 2008 gör en preliminär planering av sin verksamhet för hela perioden. Planeringen skall utgå från de i punkt 0.1 beskrivna utgångspunkterna. Som redan vid konkretiseringen av arbetsområdena betonats, skall utskotten, utnyttjande sin egen kompetens och erfarenhet, göra tydliga och realistiska prioriteringar. Samtidigt bör vikt läggas vid att de av förbundsstyrelsen fastställda strategiska temana. Utskottens ansvarspersoner från de ledande länderna kommer att kallas till ett startmöte i Reykjavik i september 2008. Vid detta möte försäkras att utskotten har all den information som behövs för närmare planering av verksamheten och att övriga praktiska frågor är lösta. De preliminära verksamhetsplanerna genomgås och diskuteras. En viktig uppgift med nämnda möte är lära känna varandra och finna en gemensam linje i verksamheten samt att möjliggöra en effektiv verksamhet redan under hösten före förbundsstyrelsens slutliga godkännande av planerna, samt att fastställa informationskanaler och insättning på hemsidan. Utskottens slutliga förslag till generell verksamhetsplan för hela perioden samt konkret plan för den första delperioden 7/2008-12/2009 skall levereras till förbundssekretariatet senast den 15 november 2008. Den generella planen skall innehålla mål för hela kongressperioden. Dessa mål skall gälla de innehållsmässiga resultaten av verksamheten. Målen kan spjälkas upp i delmål för de olika delperioderna.
2 Planerna behandlas av förbundsstyrelsen i slutet av november 2008. Rapporteringen kommer i detta skede endast att bestå av en kortfattad analys av hur den nya kongressperioden kommit igång. Den 15 november 2009 skall utskotten lämna in en uppföljning av den föregående delperiodens resultat. Verksamhetens resultat skall värderas i relation till den planlagda verksamheten för hela perioden och ifrågavarande delperiod. Utgående från resultatet planeras följande delperiod 1/2010-12/2010. Uppföljningen och planerna behandlas av förbundsstyrelsen i slutet av november 2009. Den 15 november 2010 skall utskotten lämna in en uppföljning av den föregående delperiodens resultat. På motsvarande sätt som ett år tidigare planeras den sista delperioden 1/2011-6/2012 utgående från målen för hela perioden och utfallet från tidigare perioder. Förbundsstyrelsen behandlar uppföljning och planer i slutet av november 2010. Den 15 november 2011 skall utskotten lämna in en delrapport över den pågående delperiodens resultat. Den pågående delperiodens verksamhetsplan kompletteras i synnerhet gällande förberedelserna inför Via Nordica -kongressen i Reykjavik 2012. Förbundsstyrelsen behandlar uppföljning och planer i slutet av november 2011. En slutlig värdering av den sista delperiodens och samtidigt hela periodens resultat utförs genast efter kongressen i juni 2012. Planerna och rapporterna skickas till förbundssekretariatet: e-post nvf@vegagerdin.is. 0.3 Vision och strategiska teman Vision: Nordiskt vägforum - kompetens utan gränser Visionen innebär ett effektivt utvecklande och utnyttjande av kompetens på väg- och transportsystemområdet, där gränser mellan nationer, språk, fackområden eller trafikslag inte innebär hinder utan snarare vägar till nya och vidare möjligheter. Strategiska teman: 1. Förstärkt helhetstänkande 2. Nya roller och ny kompetens 3. Miljö 4. Trafiksäkerhet Se närmare beskrivning av temana i den strategiska planen. 0.4 Temagrupper och utskott med samordningsansvar Temagrupperna (Kompetens och Tillgänglighet) har arbetsområden som ligger inom kongressperiodens teman och deras verksamhet baserar sig i huvudsak på samarbete med utskotten. Temagrupperna har samordningsansvar inom det egna arbetsområdet, men inte för hela temat de ligger under. Två av utskotten (Miljö och Trafiksäkerhet) arbetar som de andra utskotten inom sitt eget område, men har samtidigt ansvaret att stöda de övriga utskotten och temagrupperna för en balanserad helhetsbehandling av respektive tema under kongressperioden. Detta sker förslagsvis genom temaseminarier. Samordningsansvaret bör synas i verksamhetsplanerna.
3 Förbundsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att kongressperiodens teman behandlas på ett ändamålsenligt sätt, vilket uppföljs och styrs via ställningstaganden till verksamhetsplaner och rapporter. 0.5 Via Nordica 2012 Verksamheten bör vara levande och aktuell. Därför bör resultaten av verksamheten spridas via seminarier och hemsidor fortlöpande. Via Nordica -kongressen 2012 är en blandning av rapportering av NVF:s egen verksamhet och en presentation och profilering av nordisk kompetens i tvärsnittet juni 2012. Anvisningar för och planeringen av kongressen separeras till stor del från den övriga verksamhetsplaneringsprocessen. Kongressförberedelserna är dock resurskrävande och bör därför integreras med det övriga arbetet.
4 1. Utskott och arbetsområde 1. Utskottets namn: Drift och underhåll 2. Konkretiserat arbetsområde 2008 2012 3. Utskottets ledande ordför. 4. Utskottets ledande sekr. Vi fokuserar på följande frågor inom drift och underhåll: - Klimatförändringen - Vinterdrift - Kundfokus - Säkerhet vid vägarbete - Sommardrift Konkreta projektplaner uppgörs vintern 2008-2009 Anders Östergård Närings-, miljö- och trafikcentralen i Södra Österbotten Box 93 FI-65100 Vasa Finland Mobil +358 400160776 e-mail: anders.ostergard@ely-keskus.fi Tuovi Päiviö-Leppänen Trafikverket Box 33 FI-002521 Helsingfors Finland Mobil +358 407525240 e-mail: tuovi.paivio-leppanen@fta.fi
5 5. Ordförande och sekreterare i de övriga länderna Land Ordförande Sekreterare SVE NOR DK ISL Kenneth Wåhlberg Trafikverket SE-781 89 Borlänge Sverige Telefon +46 24375119 Mobil+46 70 5975119 e-mail: kenneth.walberg@trafikverket.se Marita Birkeland Statens vegvesen Region Øst Brøtergata 1 N-2000 Lillestrøm Norge Telefon +47 66936446 Mobil +47 48254266 e-mail: marita.birkeland@vegvesen.no Michael Ebbesen Vejdirektoratet, Driftsområdet, Distrik Nord Thomas Helsteds Vej 11 8660 Skanderborg Danmark Telefon +45 72442409 Mobil +45 21712137 e-mail: mie@vd.dkn Birgir Guðmundsson Vegagerðin Norðaustursvæði Miðhúsavegur 1 IS-600 Akureyri Telefon +354 522 1000 Mobil +354 893 8512 e-mail: birgir.gudmundsson@vegagerdin.is Patrik Lidström Svevia AB Hemvärnsgatan 15 SE-171 04 Solna Sverige Telefon +46 84041089 Mobil +46 706333967 e-mail: patrik.lidstrom@svevia.se Øystein Larsen Staten vegvesen, Vegdirektoratet Postboks 8142 Dep N-0033 Oslo Norge Telefon +47 73954641 Mobil +47 90066460 e-mail: oystein.larsen@vegvesen.no Henrik Majlund Henrik Majlund ApS Tjørnevej 38 2800 Kgs. Lyngby Danmark Telefon +45 45281212 Mobil+45 29374312 e-mail: Henrik@henrikmajlund.dk Ólafur Ólafsson Reykjavíkurborg Umhverfis- og tæknisvið Skúlatún 2 IS-105 Reykjavík Telefon +354 5632525 Mobil +354 6932525 e-mail: olafur.olafsson@rvk.is
6 FÄR Dánial Syderbø Landsverkfrodingurinn Tinghusveg 5 FO-110 Torshavn Telefon +298 311333 e-mail: danjal@lv.fo Hanus Poulsen Klaksvíkar kommuna Nólsoyar Pálsgøta 700 Klaksvík Telefon +298 410000 e-mail: hanus@klaksvik.fo
7 2. Verksamhetsplan Utskottet skall beskriva verksamheten på en generell nivå för hela perioden, uppställa resultatmål samt konkretisera målen och verksamheten för de olika delperioderna. 6. Generell verksamhetsplan inklusive resultatmål för hela perioden 2008-2012: Målsättningen är att samla den nordiska kompetensen inom drift och underhåll av gator och vägar för att gemensamt dryfta de fem frågor vi fokuserar på. De olika ländernas utskott strävar till att värva medlemmar till sina utskott så, att en tillräckligt bred sammansättning av kompetens ingår i utskottet. För alla fem arbetsområden bildas arbetsgrupper med medlemmar från olika nordiska länder. Varje arbetsområde har ett ledande land. Arbetsgrupperna kan även inkalla sådana experter, som inte är utskottsmedlemmar, att delta i arbetsgruppernas arbete. Vi håller minst två ordförande/sekreterarmöten per år. Dessutom håller vi ett så kallat sommarmöte varje år dit alla utskottsmedlemmar inbjuds för att diskutera något aktuellt tema. Utbyte av erfarenheter de olika länderna emellan är en viktig del i ordförande/sekreterarmötena samt i sommarmötena. Vi strävar även till ett livligare samarbete med övriga utskott.
8 7. Konkret verksamhetsplan för delperioden 2008-2009 (mål, aktiviteter osv.) Startmötet för perioden hölls i Vasa i Finland i september 2008. Alla länders ordförande och sekreterare var inkallade. På mötet kom vi överens om arbetsområdena för denna period. Arbetsgrupperna är följande: 1. Klimatförändringen (Sverige ansvarar) Resultat Alla arbetsgrupper har startat sitt arbete. 2. Vinterdrift (Norge ansvarar) 3. Kundfokus (Finland ansvarar) 4. Säkerhet vid vägarbete (Sverige ansvarar) 5. Sommardrift (Danmark ansvarar) Projektplanerna för arbetsgruppernas arbete sammanställs vintern 2008-2009. För att säkerställa och stöda arbetets fortskridande håller arbetsgrupperna möten minst två gånger per år. Vid ordförande/sekreterarmötena går vi igenom läget inom de olika arbetsgrupperna och bestämmer om eventuella styråtgärder. Målsättningen är att arbetsgrupperna kommer igång så snabbt som möjligt senast i början av år 2009. I januari 2009 hålls ett gemensamt seminarium med utskott Transport och fordon. Denna delperiod håller vi fyra ordförande/sekreterarmöten. De nationella utskotten håller minst två möten per år. Sommarmötet för alla utskottsmedlemmar hålls i juni 2009. Projektplanerna är uppgjorda och en genomgång av status för arbetsgrupperna gjordes på sommarmötet i juni. Flyttades till Göteborg i maj. Målet uppfylldes.
9 8. Konkret verksamhetsplan för delperioden 2010 (mål, aktiviteter osv.) Arbetet fortskrider enligt upplagt koncept. Arbetsgrupperna sammankommer minst två gånger per år och börjar förberedelserna för kongressen 2012. Målsättningen är att utskottet har ansvaret för minst två sessioner på kongressen. Vi håller minst två ordförande/sekreterarmöten. De nationella utskotten har också minst två möten detta år. Resultat Arbetsgrupperna har sammankommit som planerat. Vi har ansvaret för en session på kongressen. Vintergruppen höll ett öppet seminarium i september med 130 deltagare. Målet uppfylldes.
10 9. Konkret verksamhetsplan för delperioden 2011-2012 (mål, aktiviteter osv.) Arbetet fortskrider enligt upplagt koncept. Arbetsgrupperna sammankommer minst tre gånger denna delperiod och förberedelserna för kongressen 2012 är i full gång. Målsättningen är att utskottet har ansvaret för minst två sessioner på kongressen. Sommardriftgruppen håller ett öppet seminarium med deltagare också från Baltikum i maj i Stockholm. Vägarbetsgruppen håller ett öppet seminarium i november. Vi håller minst tre ordförande/sekreterarmöten denna delperiod. De nationella utskotten har också minst tre möten denna period Resultat Arbetsgrupperna har sammankommit som planerat. Vi har ansvaret för en session och vi är med att organisera en annan session på kongressen och förberedelserna är i full gång. Sommardriftgruppen höll ett öppet NordBalt-seminarium i maj med ca 80 deltagande varav ca 30 från de baltiska länderna. Vägarbetsgruppen höll ett öppet seminarium i november med ca 40-50 deltagande. Vi höll tre o/s-möten år 2011 och ska hålla ett o/s-möte 2012. Målet med de nationella utskottsmöten uppfylldes också. 10. Slutvärdering av verksamheten under hela perioden 2008-2012
11 3. Kalender I kalendern antecknas planerade möten och seminarier samt eventuella andra konkreta händelser. Uppgifterna i kalendern utgör grundmaterial för upprätthållandet av kalendern på hemsidan. Rapporteringsspalten fylls i efter hand eller senast vid rapporteringen av verksamheten i övrigt. Planlagda aktiviteter Ordförande/sekreterarmöte i Vasa, Finland Ordförande/sekreterarmöte i Köpenhamn Gemensamt seminarium med utskott Transport och fordon i Vasa Ordförande/sekreterarmöte i Oslo Sommarmöte i Danmark Ordförande/sekreterarmöte i Reykjavik Ordförande/sekreterarmöte i Stockholm Sommarmöte i Finland Ordförande/sekreterarmöte i Köpenhamn Ordförande/sekreterarmöte i Helsingfors Sommarmöte i Sverige Ordförande/sekreterarmöte i Köpenhamn Ordförande/sekreterarmöte i Norge Tidpunkt 4.9.2008 16.12.2008 26.1.2009 24.3.2009 10-12.6.2009 4.9.2009 18.3.2010 22.-23.6.2010 1.11.2010 24.3.2011 20.-22.6.2011 20.9.2011 25.-27.4.2012 Genomförda aktiviteter Flyttades till Göteborg 25.5.2009