2012-09-12 Reviderad: 2014-07-15 Telefonipolicy Innehållsförteckning 1 Syfte och omfattning... 2 2 Vägen in till AcadeMedia... 2 2.1 Publicerade telefonnummer... 2 2.2 Svarsservice... 2 3 Kommunikation för medarbetaren... 2 3.1 Vilken telefon och vilket abonnemang skall jag ha?... 2 3.2 Beställning av telefon och anknytning mot växeln... 3 3.3 Mobil data via datorn... 3 3.4 Hur använder jag min telefon?... 3 3.4.1 Röstbrevlåda & hänvisning... 3 3.4.2 Privat användning... 3 3.4.3 Användning utomlands... 4 3.4.4 Nummerupplysning... 4 4 Säkerhet och sekretess... 4 4.1 Vid förlust av telefon/utrustning... 5 5 Service och Support... 5 6 Utbildning och användarstöd... 6 7 Vid nyanställning... 6 8 När anställningen upphör och vid längre tids frånvaro... 6 9 Nya anknytningar och förändringar i växeln... 6 10 Organisatoriskt ansvar för telefonin... 7 AcadeMedia AB l Org. nr: 556057-2850 Adolf Fredriks kyrkogata 2, Box 213, 101 24 Stockholm tel: 08-545 87 250, fax: 08-545 87 258 Internet: www.academedia.se l E-post: information@academedia.se
2 1 Syfte och omfattning Telefonipolicyn ska tjäna som vägledning för medarbetarna och klargöra vilka möjligheter och krav som gäller inom detta område. AcadeMedias HR-avdelning ansvarar för att telefoni-policyn hålls uppdaterad och känd bland medarbetarna. Omfattning: Telefoni Mobiltelefoni Mobildata Tillbehör Applikationer i telefonen Säkerhet och sekretess Service och support 2 Vägen in till AcadeMedia 2.1 Publicerade telefonnummer Vilka telefonnummer vi publicerar och lämnar ut är mycket viktigt för kommunikationen med våra elever, kunder, leverantörer, samarbetspartners och övriga intressenter. Publicerade telefonnummer hamnar i telefonkataloger, på hemsidor etc. och det kan ta lång tid att få ändringar att slå igenom. Därför rekommenderar vi att så få nummer som möjligt publiceras inom respektive enhet. Medarbetare med en personlig anknytning kommunicerar i första hand sitt direktvalsnummer (till exempel 08- ), eventuellt mobilnummer för SMS och faxnummer på visitkort, i mail, brevkonversation, utskick och i särskilda fall på hemsidor och telefonkataloger. Vid utgående samtal presenteras direktvalsnumret (det vill säga hela anknytningsnumret presenteras) 2.2 Svarsservice AcadeMedia använder sig av en extern svarsservice som kan hjälpa till att söka personal, upplysa om hänvisningar, koppla samtal etc. Svarsservice har öppet mån-fre 07:30-17:30 3 Kommunikation för medarbetaren 3.1 Vilken telefon och vilket abonnemang skall jag ha? Du tilldelas en fast telefon eller en mobiltelefon, ansluten till växeln om du har behov av en personlig telefon eller en telefon för till exempel ett arbetslag eller en kontorslokal. Telefonerna Academedia erbjuder har en maxkostnad på 4000 kr inkl. moms. och ska tillsammans med sitt abonnemang vara olåst/obundet. Vår målsättning är även att man behåller sin mobiltelefon i minst två år. AcadeMedia erbjuder telefon och abonnemang baserat på behov och funktion enligt följande kategorier: Telefoner: Bas Avancerad Övriga telefoner Telefon för alldagligt arbete med tal, SMS, e-post, kalender och kontakter. För personal som oftast är på resande fot och arbetar frekvent med Internet, e-post, kalender och kontakter etc. Telefonen har större skärm, fler funktioner och högre prestanda. Konferenstelefoner, trådlösa eller fasta på arbetsplatsen.
3 Abonnemang: Mobil Fast anknytning Mobil anknytning med fastpris tal inom Sverige. Mobil surf 1 GB inom Sverige (tillval) Mobilsurf 5 GB inom Sverige (tillval) SMS 3 000 st/mån inom Sverige (tillval) Fast anknytning med fastpris tal inom Sverige. Det finns även en möjlighet för den anställde att betala mellanskillnaden privat om man önskar en godkänd telefon över maxkostnaden. AcadeMedia kan inte överta privat mobiltelefon, och kan inte heller ersätta telefon som är subventionerad genom det privata abonnemanget. Det är däremot tillåtet att använda sin privata telefon men omfattas då inte av AcadeMedias service, support och tjänsteutbud. Mer information om aktuellt telefonutbud: supportwebben.academedia.se 3.2 Beställning av telefon och anknytning mot växeln Telefoner och utrustning bekostas av respektive kostnadsställe och inköpen ska godkännas av attestberättigad chef eller behörig beställare. Vid motiverat behov av telefon och utrustning utanför rekommenderat standardutbud eller maxkostnad ska detta inköp först godkännas av verksamhetschef. support.academedia.se 3.3 Mobil data via datorn För personal vars roll innefattar många resor eller distansarbete och som har behov av mobil uppkoppling via datorn ska man använda internetdelning via mobiltelefonen. Separat dataabonnemang med USB-sticka rekommenderas ej, undantag beslutas av verksamhetschef. Anvisningar: support.nti.se/telefoni5 3.4 Hur använder jag min telefon? 3.4.1 Röstbrevlåda & hänvisning Alla medarbetare ska tala in ett personligt välkomstmeddelande i sin telefon och meddelandet ska vara så informativt som möjligt för att ge bästa service. Man bör även hänvisa sin telefon med frånvaroorsak när man inte är anträffbar. 3.4.2 Privat användning Telefonen är ett arbetsredskap vilket tillhör företaget, avsett att användas i tjänsten och får endast i rimlig omfattning användas privat. Privat användning utomlands är endast tillåtet om du är på tjänsteresa. Vissa avvikelser kan förekomma om användaren behöver vara tillgänglig i tjänsten, vilket beslutas av närmsta chef. Kostnadskontroll genomförs för att analysera avvikelser. Kostnader för eventuellt missbruk kan komma att debitera den anställde privat via lönesystemet. Attestberättigad chef ansvarar för kostnadsuppföljning för sitt ansvarsområde. Vill man för privat bruk använda sin mobiltelefon till nedladdning av prissatta applikationer och betaltjänster kan detta endast tillåtas om man ordnar att kostnaden inte belastar företaget. Vi rekommenderar i dessa fall Telias tjänst mobil plånbok, i vilken man kan registrera och ladda ner till sin telefon. För mer information och beställning se: telia.se/planbok
4 3.4.3 Användning utomlands Vidta största försiktighet vid användande av mobiltelefon och mobilt bredband när du är utomlands. Det din skyldighet som användare att veta vad kostnaderna är i det land man befinner dig i. Se länk: Telias utlandspriser Kontrollera att automatisk synkfunktion (för till exempel e-post) och roaming för mobil data är avslagen i telefonen. Endast manuell synkronisering är tillåten. Användaren ansvarar för detta. OBS, tänk på att varje synkronisering är förenat med en kostnad, vilken kan vara hög. Bilagor i inkommande e-post bör endast i undantagsfall öppnas i mobiltelefonen. Mobilt Bredband (uppkoppling via datorn) skall vara avstängt, inloggning sker när man har behov av uppkoppling. Användaren ansvarar för detta. Sök i första hand med WIFI på till exempel flygplats, hotell för uppkoppling via datorn eller telefon. 3.4.4 Nummerupplysning Användandet av externa leverantörer för att få uppgifter om vilket nummer en viss person eller företag har, ska begränsas till att i första hand använda avgiftsfria tjänster. Ett par sådana som vi rekommenderar är eniro.se, där både gula sidorna och privatpersoner finns med, samt hitta.se som innehåller mycket information. I undantagsfall kan vi använda oss av nummerupplysning via telefon: 118 118. 4 Säkerhet och sekretess Personlig integritet Lämna inte ut personliga uppgifter om medarbetare eller kollegor till externa parter, såsom hemadress, hemtelefonnummer, civilstånd, läkarbesök etc. utan medarbetarens medgivande. AcadeMedias telefonkatalog Telefonkatalogen är i sin samlade form känslig och får inte lämnas ut till extern part. Medarbetares direktvalsnummer får ges ut av växeln eller medarbetare om den uppringande frågar efter det. Samtal i offentlig miljö Var försiktig vad du talar om i offentlig miljö i mobilen. Det är många som lyssnar, känslig och konfidentiell information får inte diskuteras på allmänna platser. Din katalog i mobilen Var varsam med din mobil därför att dina kontakter kan vara känslig/konfidentiell information. Abonnemang och utrustning Det är inte tillåtet att låna ut ett personligt abonnemang eller utrustning till personer som inte är anställda av AcadeMedia. Säkerhetskod Din mobiltelefon skall skyddas mot användning av obehöriga med hjälp av pin-kod. Din pin-kod är personlig. Med det menas att det endast är Du som ska känna till den, det är inte tillåtet att lämna ut pin-kod. Synkmobil Var extra försiktig om du synkar din mobil mot exempelvis din outlook kalender så inga obehöriga kan komma åt din e-post. Mobilen skall förses med en individuell säkerhetskod (telefonlås utöver PIN-kod) som är tidsinställd till max fem minuter. IMEI-kod För att kunna spärra telefonen vid eventuell förlust behöver man ha telefonens IMEI-kod. Skriv upp mobilens IMEI-kod och bevara den på lämplig plats. För att få fram koden tryck *#06# eller läs på telefonens förpackning.
5 Meddelanden Okända länkar som inkommit via till exempel SMS, MMS och e-post ska inte öppnas. Bluetooth Det finns en teoretisk risk för tjyvlyssnande och övertagande av information från en bluetoothansluten telefon. Förfrågningar om anslutning från okända enheter får inte godkännas. Arbetsmiljö mobiler AcadeMedia rekommenderar att man alltid använder sig av headset/handsfree vid samtal. Främst gäller detta under bilkörning, då det heller inte är tillåtet att SMS:a eller maila från mobilen. Observera och förhåll dig till lokala regler när du är utomlands då det ofta är lag på att använda headset/handsfree under bilkörning. ICE In Case of Emergency Ett snabbt sätt för räddnings/sjukvårdspersonal att i händelse av olyckshändelse/akut sjukdom komma i kontakt med anhöriga är att söka i den nödställdes telefonbok i mobiltelefonen. I takt med att mobiltelefonböckerna ökar i omfång, blir det allt svårare för räddningspersonalen att snabbt finna rätt nummer. För att underlätta sökningen: lägg in nummer till närmast anhörig i mobiltelefonen under rubriken ICE (In Case of Emergency). Använd utlandsprefix så att det även fungerar när du är utomlands Detta kan försvåras när telefonlåset är aktiverat men AcadeMedia rekommenderar ändå att ICE är inlagt i telefonen. 4.1 Vid förlust av telefon/utrustning Om telefonen blir stulen eller om du tappar bort den är det din skyldighet att anmäla detta så fort som möjligt. Polisen Vid förlust av telefonen och risk för obehörigt nyttjande, anmäls förlusten direkt till polisen på telefonnummer 114 14 (995 11414 från centrex mobil). Glöm inte att anteckna ditt diarienummer. Telia Ring även Telia på 90 400 (995 90400 från centrex) och begär spärr av både telefonen och SIM-kortet. För att spärra telefonen krävs att du kan uppge mobilens IMEI-kod och polisens diarienummer. 5 Service och Support Har man problem med sin telefon eller behöver hjälp med att komma i gång finns följande kontaktvägar för AcadeMedias medarbetare. Omfattar bland annat: Support Ändringar på anknytningar och abonnemang Reparation Lånetelefoner (endast Teliabutik) Skrotning Felanmälan och support sker enligt följande: Felanmälan och support på Telia abonnemang och anknytningar: telefonnummer 90 400 (995 90 400 från centrex) eller länk Telia Centrex support Skrotning av trasiga och gamla telefoner skall hanteras på miljövänligt vis till exempel genom att sälja den till ett återvinningsföretag. exempelvis: Envirofone Övriga supportärenden och felanmälan på telefoner, mobildata, synkronisering, mobilt bredband etc. hanteras av IT-support: support.academedia.se
6 6 Utbildning och användarstöd För grupputbildning på plats för växelfunktioner kontaktar man sin IT-ansvarig som i sin tur beställer detta från Telia. I övrigt erbjuds kostnadsfri information och användarstöd enligt följande: Centrexsupport för handahavande på centrexanknytningar: telefonnummer 020-24 11 24 Användarmanualer och annan information för centrex: Telia Centrex support 7 Vid nyanställning Vid nyanställning ska attestberättigad chef eller behörig beställare, om möjligt, två veckor före att anställningen start beställa mobiltelefon, SIM-kort och växelanknytning. Valet av utrustning beror på vilka telefonibehov den nyanställde har för sin tjänst. För mer information om telefonutbudet och beställning se 3.1 Vilken telefon och vilka applikationer skall jag ha?. Eventuellt kan tidigare återlämnad utrustning komma att återanvändas. 8 När anställningen upphör och vid längre tids frånvaro AcadeMedia äger all utrustning och telefonnummer och förfogar över dessa även vid anställningens upphörande och vid längre tids frånvaro. Om inte annat avtalats ska all utrustning återlämnas till arbetsgivaren i följande fall: När anställningen upphör Föräldraledighet (beslutas av närmaste chef) Lång sjukfrånvaro (beslutas av närmaste chef) Lång tjänsteledighet (beslutas av närmaste chef) När någon slutar sin anställning ska man senast den sista anställningsdagen lämna in all sin utrustning såsom mobiltelefon med SIM-kort, tillbehör och eventuell utrustning för mobil data till närmsta chef administratör eller annan ansvarig. Om telefonen och tillbehör är mindre än två år och i gott skick ska dessa återanvändas av någon annan medarbetare med behov av en telefon. Vid eventuellt övertagande av mobilnumret ska detta godkännas av närmsta chef och mottagaren får själv bekosta överlåtelseavgiften som uppkommer. Vid avslutad anställning finns även möjligheten att överta sin telefon enligt gällande marknadsvärde som avgörs av AcadeMedias IT-avdelning, övertagandet ska först godkännas av närmaste chef. 9 Nya anknytningar och förändringar i växeln När verksamhet upphör, startar eller när en anställd börjar, slutar eller flyttar, alternativt får nya arbetsuppgifter, ansvarar närmsta chef för att följande information skickas till vår svarsservice via mail: centrex@kalixtele24.se eller per telefon 08-794 42 00. Användarens namn, anknytning-, mobil och faxnummer, befattning, platsorientering, närmsta kollega samt sökord (arbetsuppgifter och allt som inringande kan tänkas fråga efter.) Information om vem som tar över en tidigare medarbetares arbetsuppgifter så att telefonisterna kan koppla samtalen till rätt person om det kommer samtal till den som slutat. Konfidentiella uppgifter såsom hemtelefon, hemadress, privat mobil etc. (frivilligt)
7 10 Organisatoriskt ansvar för telefonin Roller och ansvar IT-avdelningen ansvarar för telefoni och kommunikationsriktlinjerna samt över utvecklingen av telefoni-funktionerna efter verksamhetens behov. Kontroll och uppföljning Verksamhetsledning med stöd av IT-ansvarig, ansvarar över kontroll och uppföljning av exempelvis missbruk. Förändringar Större förändringar hanteras av AcadeMedia IT med stöd av koncernledningsgruppen.