Avtal Avtalets namn: Startdatum: Mediebevakning Referensnr: 062978-2015 2015-12-22 Slutdatum: 2016-12-21 Typ av avtal: Ramavtal Förlängning: 2 st á 1 år Parter: Köpare Upph. enhet: Handläggare: Org. nr: Moms reg nummer: Adress: Postnummer: Postort: Land: Telefon: Mobil: Fax: E-post: Säljare: Försäkringskassan Säljare: Opoint AB Susanna Björnfot Kontaktperson: Jonas Thomsgard 2021005521 Org. nr: 5569370637 SE202100552101 Moms reg SE556937063701 nummer: - Adress: Box 17093 103 51 Postnummer: 10462 Stockholm Postort: STOCKHOLM Sverige Land: Sverige +46 (0)10 113 70 59 Telefon: +46 8 562 376 76 Mobil: 0709839566 Fax: susanna.bjornfot@forsakringsk E-post: jonas.thomsgard@opoint. assan.se se Avtalsvillkor 1 Avtalsinnehåll Parternas åtagande regleras av 1. Detta avtalsdokument 2. Förfrågningsunderlag med bilagor 3. Försäkringskassans allmänna villkor avseende tjänster version 2012-1 4. Avgivet anbud Förekommer i ovan 1-4 nämnda kontraktshandlingar mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i ovan angiven ordning. Uppgifter i anbud som inte efterfrågats i förfrågningsunderlaget eller avviker från detta gäller inte som avtalsinnehåll, såvida det inte finns en skriftlig överenskommelse om att dessa ska gälla. 2 Avtalstid Avtalet blir giltigt när det undertecknats av båda parter, dock under förutsättning att Försäkringskassan på grund av bestämmelserna i 16 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling eller beslut av domstol inte är förhindrad att ingå avtal. Uppdrag kan fortgå även efter avtalstidens slut. För ej avslutade uppdrag och utestående förpliktelser ska Avtalet fortsätta att gälla i tillämpliga delar till dess att uppdrag slutförts och slutreglering skett. Avtalstiden är from 2016-01-01 tom 2017-12-31 Försäkringskassan har därefter rätt att förlänga Avtalet med ett (1) plus ett (1) år, om skriftlig överenskommelse träffas senast tre (3) månader före avtalstidens utgång. Utskrivet: 2015-12-22 14:09 Sida 1 av 6
3 Parternas kontaktperson avseende Avtalet 3.1 Försäkringskassan Avtalsägare: Namn: Carola Määttä e-post: carola.maatta tfn: 010-116 91 40 Kontaktperson avseende avtalets villkor: Namn: Susanna Björnfot e-post: xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx tfn: 010-113 70 59 Kontaktperson avseende uppdraget: Namn: Helena Esscher e-post: xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx tfn: 010-116 97 07 3.2 Leverantör Kontaktperson för avtalet: Namn: Jonas Thomsgård e-post: xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxx.xx tfn: 0709839566 4 Avropsberättigade Avropsberättigade på Avtalet är utvalda medarbetare på Försäkringskassans Kommunikationsavdelning. För det fall att omorganisation eller dylikt sker som medför att uppgifter/områden som för närvarande tillhör Försäkringskassans verksamhet övergår till annan myndighet eller att verksamhet från annan myndighet alt. ny verksamhet tillkommer på Försäkringskassan, ska även dessa verksamheter omfattas av Avtalet. 5 Avtalets omfattning Avtalet omfattar mediebevakning enligt krav och förutsättningar i förfrågningsunderlaget. Avgränsningar för uppdraget framgår av avsnitt 1.1.6 i förfrågningsunderlaget. Leverantören är medveten om att organisatoriska förändringar inom Försäkringskassan kan påverka omfattningen av avrop. Försäkringskassan har rätt att separat upphandla tjänster vilka Försäkringskassan bedömer ligga utanför Avtalets tillämpningsområde samt anlita annan leverantör för uppdrag där Försäkringskassan anser att särskild specialistkompetens behövs. Om Avtalet under avtalstiden på något sätt bedöms vara oförenligt med gällande lagstiftning eller praxis på området samt vid situationer då förutsättningarna vid avrop har förändrats eller är sådana att det inte är skäligt att avropa från Avtalet (exempelvis omfattningen av eller strukturen på efterfrågade uppdrag) förbehåller sig Försäkringskassan rätten att anskaffa eller upphandla motsvarande tjänster separat. Utskrivet: 2015-12-22 14:09 Sida 2 av 6
6 Avrop Leverantören ska tillämpa Avtalets villkor vid beställning/avrop även om Försäkringskassan inte uttryckligen åberopar Avtalet. Vid avrop ska leverantören tillhandahålla de tjänster som omfattas av Avtalet, i enlighet med de villkor och förutsättningar som anges i Avtalet. Försäkringskassan får inte vägras leverans av tjänster som omfattas av Avtalet. Sådan underlåtenhet utgör hävningsgrund enligt Hävning av Avtal nedan. Avropets/beställningens omfattning bestäms av den skriftliga avropshandlingen/beställningen. I avropet ska ersättningen för uppdraget anges enligt priser och övriga villkor i Avtalet. Avropet avslutas vanligtvis genom beställning/avropsavtal enligt punkten avsnittet elektroniska beställningar nedan. 7 Elektroniska beställningar Beställningar från Försäkringskassan kommer att ske via e-handelssystemet Visma Proceedo. Detta kräver att leverantören har en e-postadress för mottagande av beställningar. Beställning/avropsavtal via e-handelssystem upprättas efter genomfört avrop. Avropsavtal ska anses vara tecknat när följande steg har genomförts; Försäkringskassan har skickat beställning via e-handelssystemet och leverantören har bekräftat beställningen. Leverantören ska skicka en bekräftelse till beställaren via e-post inom tre (3) dagar från det att leverantören tagit emot beställningen. Rutinen kan kompletteras av att skriftligt avropsavtal tecknas mellan parterna. Avropsavtal ska i detta fall anses vara tecknat när behöriga företrädare för bägge parter har undertecknat avropsavtalet. Om skriftligt avropsavtal ska tecknas mellan parterna kommer detta att anges i samband med avrop. Leverantören ska ange e-postadress för mottagande av beställningar. xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx 8 Organisation Organisation för genomförande av uppdrag specificeras i avropet. En överenskommen projektorganisation får ändras först efter samråd mellan parterna. 9 Plats för fullgörande Uppdraget ska genomföras i leverantörens lokaler om inte Försäkringskassan anger något annat i avropsförfrågan. 10 Tider och leverantörens dröjsmål Leverantörens dröjsmål regleras bl.a. i punkten 15 i de allmänna villkoren. Med kontraktsvärde i punkt 15 i de Allmänna villkoren avses avropets totala värde. Utskrivet: 2015-12-22 14:09 Sida 3 av 6
11 Förseningsvite Förseningsvite regleras i punkt 15 i de allmänna villkoren. Med kontraktsvärdet i punkt 15 i de Allmänna villkoren avses avropets totala värde. 12 Ersättning Försäkringskassan ska till leverantören utge ersättning enligt Avtalet. Ersättningen för respektive uppdrag fastställs i avropshandling med uppdragsspecifikation. Ersättning utgår med arvode efter nedlagd tid enligt prislista för det enskilda uppdraget. Vid arvode efter nedlagd tid ska en budget alltid upprättas som anger den uppskattade ersättningen för uppdraget. Den överenskomna ersättningen inkluderar samtliga kostnader som leverantören haft för uppdragets fullgörande. Prislista: - Pris per månad för mediebevakning: 14 000 SEK - Pris per styck för att lägga till ytterligare bevakning och åtkomst av medier på webben bakom betalväggar : 200 SEK - Pris per månad för mediearkiv: 0 SEK 12.1 Resor och utlägg Ersättning utgår alltså inte för kostnader exempelvis för resor, restid, traktamente och logi, övertid, testverktyg, mm. 13 Fakturering Leverantören ska fakturera Försäkringskassan elektroniskt enligt SFTI standard för Svefaktura, specifikation SFTI Basic invoice version 1.0. Det finns fyra alternativ för att skicka Svefaktura, för ytterligare information se bilaga 7, information om SVE-faktura samt SFTI hemsida, http://www.sfti.se/standarder/bestallningsprocesssftisvehandel/svefaktura/svefaktura10sfti senklafaktura.2075.html Leverantören ska ange vilket alternativ (1-4) som leverantören kommer att använda för att skicka Svefakturor till Försäkringskassan. Opoint kommer att använda alternativ 3 Leverantörsportal. 13.1 Referens på faktura Av ordern framgår beställarens namn och ett, för varje order unikt, ordernummer (FKxxxxxxx). På fakturan ska följande anges: Beställarreferens - FKxxxxxxx Er kontakt - Förnamn Efternamn 14 Uppföljning och överlämnande Leverantören åtar sig att regelbundet samverka (minst 2 ggr/år) med Försäkringskassan för att följa upp parternas avtalsförhållande med ambitionen att utveckla det till det bättre. Leverantören ska vid dessa möten redovisa genomförda och planerade uppdrag och parterna ska framföra inkomna synpunkter från beställarna. Leverantören åtar sig att till Försäkringskassan redovisa de uppföljningar av det interna Utskrivet: 2015-12-22 14:09 Sida 4 av 6
kvalitetssäkringsarbete som leverantören genomför. Möten ska hållas och protokoll föras och justeras i den omfattning som parterna kommit överens om. Parterna är skyldiga att delta i sådana möten. Mellan parterna är krav på skriftlighet uppfyllda genom anteckning i protokollet. Leverantören ska utan kostnad tillhandahålla Försäkringskassan statistik. Vid uppstartsmötet kommer Försäkringskassan och leverantören överens om vilken statistik som ska förmedlas och hur den ska förmedlas. 15 Antidiskriminering 1) Leverantören ska i sin verksamhet i Sverige följa vid varje tillfälle i Sverige gällande antidiskrimineringslagstiftning. Den lag som f.n. avses är diskrimineringslagen (2008:567) 2) Leverantören är under avtalstiden skyldig att på begäran av Försäkringskassan skriftligen redovisa de åtgärder, upprättade planer m.m. som vidtagits med anledning av förpliktelserna i punkt 1. Uppgifterna ska redovisas till Försäkringskassan en vecka efter begäran därom om inte annat överenskommits i det enskilda fallet. 3) Leverantören ska, om denne använder underleverantör, i sina kontrakt med denne ålägga underleverantören den skyldighet som anges i punkt 1 ovan. Leverantören svarar gentemot Försäkringskassan för underleverantörers brott mot antidiskrimineringslagar enligt punkt 1 ovan. Leverantören ska också tillse att Försäkringskassan på begäran kan ta del av underleverantörs åtgärder, planer m.m. i enlighet med punkt 2. 4) Eftersom det är av mycket stor betydelse för Försäkringskassan att dess leverantörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar ska ett brott mot förpliktelserna i punkterna 1-3 (ovan) anses utgöra ett väsentligt kontraktsbrott. Försäkringskassan äger därför rätt att häva Avtalet om leverantören, eller dennes underleverantör, bryter mot villkoren i punkterna 1-3 (ovan). Avtal ska emellertid inte hävas om leverantören omedelbart vidtar rättelse eller andra åtgärder i syfte att uppnå efterlevnad av de i punkt 1 nämnda lagarna eller om överträdelsen anses som ringa. 16 Äganderätt och immateriella rättigheter Äganderätt och immateriella rättigheter regleras i de allmänna villkoren punkt 16. 17 Avbeställning Försäkringskassan har rätt att avbeställa sådana delar av uppdraget som inte har genomförts. Vid avbeställning har leverantören rätt till ersättning för utfört arbete och nedlagd styrkt kostnad. Vid avbeställning ska resultatet av helt eller delvis utfört arbete redovisas och överlämnas till Försäkringskassan senast när Försäkringskassan fullgjort sin betalningsskyldighet. Efter överlämnandet får resultatet av uppdraget användas på samma sätt som om uppdraget fullföljts. 18 Ansvar Leverantören ansvarar för skada som den orsakat Försäkringskassan genom vårdslöshet Utskrivet: 2015-12-22 14:09 Sida 5 av 6
eller försummelse. Se punkt 19 i de Allmänna villkor. 19 Hävning av Avtalet Förutom av vad som stadgas om uppsägning och hävning i Försäkringskassans Allmänna villkor ska följande gälla. Försäkringskassan har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet i följande fall. Leverantören vid upprepade tillfällen (2 gånger/år) har frånsagt sig uppdrag/inte offererat eller underlåtit att leverera tjänster som omfattas av Avtalet i enlighet med 6. 20 Bilagor 1. Försäkringskassans allmänna villkor för varor 2. Information om SVE-faktura Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Bindande avtal föreligger när båda parter undertecknat detta avtal. Underskrift av behörig avtalstecknare: Köpare: Försäkringskassan Ort / datum: Säljare: Opoint AB Ort / datum: Underskrift: Underskrift: Namnförtydligande: Namnförtydligande: Befattning: Befattning: Utskrivet: 2015-12-22 14:09 Sida 6 av 6