Göran Nilsson FÖRSLAG TILL BESLUT Kommunstyrelsens ordförande 2011-03-01 Kommunstyrelsen Knivsta kommuns strategi för e-kommun KS-2011/101 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna Knivsta kommuns strategi för e-kommun. Göran Nilsson G:\Politik\Kommunstyrelse\Kommunstyrelsen\2011\110314\Strategi_ekommun_Ordf.doc
Anders Fredriksson Tjänsteskrivelse Diarienummer IT-strateg Datum KS-2011/101 2011-02-15 Kommunstyrelsen Knivsta kommuns strategi för e-kommun KS-2011/101 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar, att godkänna Knivsta kommuns strategi för e-kommun Bakgrund Knivsta kommun är fortfarande under utveckling och processerna fortgår att finna de för kommunen bästa arbetsformerna och redskapen. Kommunfullmäktige har den 2010-11-18 som mål till kommunstyrelsen beslutat att Kommunen ska tillhandahålla och utveckla e-tjänster som bidrar till utvecklingen av dialog och demokrati och som förenklar service till medborgarna För att ge en gemensam strategi för hur IT ska kunna användas för att utveckla arbetet har en e-kommun strategi tagits fram. Arbetet har genomförts i den förvaltningsstyrgrupp för e-kommunutveckling som funnits i drygt tre år. Deltagare i den är bl a förvaltningschefer eller ersättare, kommunchef, ekonomichef, informationschef och IT-strateg. Syfte E-tjänster ska i första hand utvecklas inom de områden där störst kund- och verksamhetsnytta kan erhållas. Kommunen ser utvecklingen i fyra steg: 1. Att kunna få aktuell men statisk information. 2. Att på olika sätt interagera med den kommunala förvaltningen t ex via mail, formulär etc. 3. Att kunna få personifierad information om de processer medborgaren är delaktig i. 4. Att sköta hela processen från första kontakten till slutförandet. Huvudmål För att nå det övergripande målet har det fortsatta utvecklingsarbetet delats upp i tre huvudmål som vart och ett har sitt eget syfte. Till varje huvudmål finns ett antal strategier definierade för att nå målen.
1. Interaktivitet/Medborgardialog 2. Effektivitet/Utveckling 3. Tillgänglighet/Öppenhet Genomförande För att realisera ovanstående mål har ett 30-tal olika projekt identifierats. Projekten kommer att graderas med olika prioritet beroende på angelägenhet samt komplexitet. För att projekten ska hålla rätt tid kvalitet kostnad kommer en projekthandbok att arbetas fram med riktlinjer för hur projekten ska bedrivas inom kommunen. Projekthandboken är en blandning av riktlinjer och checklistor för att säkerställa att projekt genomförs på likartat sätt inom kommunen oavsett verksamhetsområde. Birgitta Ljungberg-Jansson administrativ chef Bilaga Knivsta kommuns strategi för e-kommun
Knivsta kommuns strategi för e-kommun 1 (5)
Inledning... 3 0. Bakgrund...3 1. Övergripande mål... 3 2. Syfte... 3 3. Huvudmål... 3 3.1 Interaktivitet/Medborgardialog... 3 3.1.1 Syfte... 3 3.1.2 Strategier... 4 3.2 Effektivitet/Utveckling... 4 3.2.1 Syfte... 4 3.2.2 Strategier... 4 3.3 Tillgänglighet/Öppenhet... 4 3.3.1 Syfte... 4 3.3.2 Strategier... 4 4. Genomförande... 5 2 (5)
Inledning Dokumentet ska ses som en övergripande vägledning till hur och på vilket sätt Knivsta kommun ska kunna uppfylla målet att utveckla en e-förvaltning. Strategierna ska efter beslut omsättas i separata projekt och genomförandeplaner för respektive område som successivt beslutas ta steget in i e-förvaltning. 0. Bakgrund Knivsta kommun har som mål att, i enlighet med tidigare fastslagen IT-plan, utveckla nya tjänster och service till allmänheten med hjälp av ny teknik. Företrädesvis ska utvecklingen av service och tjänster utnyttja Internet som plattform. På så sätt hoppas kommunen uppnå målet med att tillhandahålla tjänster och service när allmänheten så önskar. För att uppnå full effekt av den teknik som idag erbjuds krävs ett långsiktigt arbete i kommunens verksamheter för att nå målet. 1. Övergripande mål Kommunen ska tillhandahålla e-tjänster som bidrar till utvecklingen av dialog och demokrati. De e-tjänster som erbjuds allmänheten ska medverka till att kvalitet och service till allmänheten ökar. 2. Syfte E-tjänster ska i första hand utvecklas inom de områden där störst kund- och verksamhetsnytta kan erhållas. Kommunen ser utvecklingen i fyra steg: 1. Att kunna få aktuell men statisk information. 2. Att på olika sätt interagera med den kommunala förvaltningen t ex via mail, formulär etc. 3. Att kunna få personifierad information om de processer medborgaren är delaktig i. 4. Att sköta hela processen från första kontakten till slutförandet. 3. Huvudmål För att nå det övergripande målet har det fortsatta utvecklingsarbetet delats upp i tre huvudmål som vart och ett har sitt eget syfte. Till varje huvudmål finns ett antal strategier definierade för att nå målen. 3.1 Interaktivitet/Medborgardialog Huvudmål 1 Utveckla möjligheterna till ökad interaktivitet och medborgardialog mellan allmänhet och kommun 3.1.1 Syfte Erbjuda tjänster på ett så mångsidigt och enkelt sätt att det bidrar till en ökad dialog mellan allmänhet tjänstemän politiken. 3 (5)
3.1.2 Strategier Utveckla tjänster för e-handel Utveckla tjänster för meddelanden mellan allmänhet och kommun t ex felanmälan Utveckla elektroniska ansökningar Utveckla forum och tjänster för medborgardialog Utveckla tjänster med fokus på kommunikation mellan skola och föräldrar Ge möjlighet till att allmänheten uppdaterar sin egen kontaktinformation i kommunens register Erbjuda möjlighet att publicera evenemangsinformation på webben 3.2 Effektivitet/Utveckling Huvudmål 2 Effektivare förvaltning genom att utveckla verksamheternas processer 3.2.1 Syfte Genomföra förändringar i verksamheterna som uppmuntrar allmänheten att göra t ex ansökningar via webben. Genom att allmänheten själva registrerar sina ärenden kan processen för att hantera ärenden förkortas och allmänhetens deltagande ger ökad kvalitet i informationsfångsten. 3.2.2 Strategier Utveckla mallar och rutiner för en förbättrad dokumenthantering Utveckla publiceringsrutiner för handlingar och protokoll Utveckla elektroniska blanketter för ansökningar etc Utveckla nya typer av gemensamma samarbetsytor för personalen inom kommunen Erbjuda planerings- och dokumentationsverktyg för skolans verksamhet 3.3 Tillgänglighet/Öppenhet Huvudmål 3 Förbättrad service till allmänheten genom ökad tillgänglighet och öppenhet i tjänster och service 3.3.1 Syfte Genom att göra information om ärenden, händelser och tjänster tillgängliga på webben kan tiden för att få svar på frågor kortas avsevärt för medborgaren. Administration runt frågor minskar i motsvarande grad i den kommunala förvaltningen. 3.3.2 Strategier Erbjuda olika former av händelsebevakning bl a genom prenumerationer Erbjuda funktioner för ekonomiska beräkningar t ex taxor, bidrag, energi etc 4 (5)
Erbjuda möjlighet att se information om sina abonnemang och tjänster som kommunen tillhandahåller Göra kontaktuppgifter till kommunens tjänstemän och politiker sökbara via webben Möjlighet att söka i kommunens diarium och följa sina och andras ärenden 4. Genomförande För att realisera ovanstående mål har ett 30-tal olika projekt identifierats. Projekten kommer att graderas med olika prioritet beroende på angelägenhet samt komplexitet. Projekten beskrivs i ett eget dokument som i förberedelsefasen kan benämnas som Genomförandeplan. För att projekten ska hålla rätt tid kvalitet kostnad kommer en projekthandbok att arbetas fram med riktlinjer för hur projekten ska bedrivas inom kommunen. Projekthandboken är en blandning av riktlinjer och checklistor för att säkerställa att projekt genomförs på likartat sätt inom kommunen oavsett verksamhetsområde. 5 (5)