Frågor och svar Köpare Upphandling Köpare: Malmö stad Namn: Kaffeautomater med service Handläggare: Emma Johansson Referensnr: 2010-00063 Telefon: 040-341785 Beskrivning: Kaffeautomater att hyra, för Färskbryggt - och Instant kaffe med tillbehör och service. E-post: emma.johansson@malmo.se 2010-12-07 09:41 Om ni anser malningsgraden 0,5 vara den rätta skall detta endast i så fall vara ett bör krav. Olika automater på marknaden kräver olika malningsgrad och varje leverantör arbetar med olika automater. Vi ber er ändra detta till ett Bör krav om det över huvud taget skall vara med. Betr förpackningstorlekar så arbetar rosterierna med olika förpackningsstorlekar mellan 0,5-1 kg. Blir detta ett skall krav kommer vissa rosterier att diskrimineras och ni begränsar konkurrensen och möjlighet att få det bästa priset. Vi föreslår att kravet tas bort eller begränsas till ett Bör krav 2010-12-07 09:41 Krav kvarstår. Offert ska innehålla automatmalet bryggkaffe med malningsgrad 0,5 i 1 kg förpackning. 2010-12-03 11:26 Under punkt 3.2.7. anges i specifikationen bryggkaffe mörkrost, bryggkaffe skånerost - Vilket förpackningsslag/storlek samt vilken malningsgrad åsyftas? Vanligtvis används här automatmalet kaffe(olika rosterier använder olika koder) för bästa möjliga smakupplevelse samt driftsäkerhet. Tack på förhand! 2010-12-03 11:26 Storleken på förpackning som ska lämnas anbud på är 1 kg. Den malningsgrad som åsyftas när det gäller bryggkaffet är ett automatmalet bryggkaffe med malningsgrad 0,5. 2010-12-03 09:40 Jag vill gärna ha ett förtydligande kring kraven på té. Enligt anbudsinbjudan ska té uppfylla både produktionsregler enligt ILO och enligt ett av IFOAM certifierat program. Samtidigt ger man i prismatrisen Lipton som ett exempel på detta. Liptons produkter är inte ekologiska enligt egen utsago och borde därmed inte matcha kraven. Kan det möjligen vara så att Malmö Stad, precis som gällande chokladen, efterfrågar produkter som uppfyller antingen ILO eller IFOAM och inte båda? I annat fall är det svårt att hitta produkter som passar in, Lipton gör det inte i alla fall. 2010-12-03 09:40 Se mitt förändring från igår 2010-11-02. Prismatrisen är numera ändrad i förfrågningsunderlaget då den här frågan uppmärksammades igår, och numera ingår inte Liptons sortiment i prismatrisen. Sida 1 av 7
2010-12-02 15:12 När vi pratar med Lipton så säger de att de endast har rainforest certifikat och inte något certifikat om ekologisk produktion. Vad är det som gäller, hur kan vi uppfylla kravet i 3.2.8 Te där det står att ni vill ha dubbla certifikat? 2010-12-02 15:12 Vänligen se informationsmeddelande. 2010-12-02 15:12 På grund av frågor som gör att förfrågningsunderlaget kommer att ändras, förlängs anbudstiden med 7 dagar till 2010-12-13. Sista dag för frågor förlängs i och med denna förändring också 7 dagar till 2010-12-06. Det som förändrats är prsimatrisen i punkt 3.2.8, té, i förfrågningsunderlaget. Vissa té sorter har tagits bort ur sortimentet då det framkom att de inte uppfyller kravet som ställs på té. Prisbilagan har ändrats i förfrågningsunderlaget. Vänligen, om ni har fyllt i prismatrisen, gå in och spara om den för att summeringen av anbudspriserna ska bli den rätta. Sista anbud/ansökansdag ändrad från 2010-12-06 till 2010-12-13 2010-12-02 13:07 2010-12-02 13:04 Hejsan! Under punkten 3.2.1. Kapacitet på kaffeautomat. Innebär kapacitet 160 koppar/dag respektive 300 koppar/dag att behållaren för kaffet ska klara att producera 160 respektive 300 koppar per påfyllning? Tack på förhand 2010-12-02 13:04 Kaffe behållaren ska klara av 160 respektive 300 koppar per dag, per påfyllning. 2010-11-30 13:13 Den första filen på prislistan gick ej att öppna. Nu har det lagts till ett till dokument som ska gå att öppna. Vart i underlaget ska fullservicekostnaden (dvs kostnad per kopp) ifyllas? 2010-11-30 11:44 Vänligen förtydliga vad som ska inkluderas i kostnad per kopp. Ska serviceavgiften (dvs automathyran + servicekostnaden) inberäknas? Vilket typ av kaffe (certiiferat el ocertifierat) ska koppkostnaden baseras på? Inberäkna samtliga automatingredienser, dvs choklad, topping och socker? 2010-11-30 11:44 Sida 2 av 7
Vänligen se förtydligande. Kopppris ska nu lämnas i en separat prsibilaga. Allt kaffe ska uppfylla krav enligt 3.2.7, och koppkostnaden ska då baseras på dessa krav. Under punkt 3.2.6 Utbud av drycker, nämns även té som en ingrediens. Menas med detta att man ska ha citronté eller motsvarande som en "färdig dryck" i utbudet, eller är kravet endast att det ska vara hetvatten i maskinen så att man kan smaksätta med tépåse? Jag antar att det är det sistnämnda, eftersom ni efterfrågar priser på olika tepåsar, men vill vara säker... Det ska finnas hetvatten i maskinen, ej färdig té dryck. I förtydligandet gällande fullservice skriver ni att man ska offerera ett koppris. Menas med detta att koppriset ska inbegripa allt, även serviceavgiften? Om det är så, ska detta i så fall flikas in i prismatrisen under punkt 3.2.2 eller på annat ställe? Vänligen se mitt förtydligande. Kopppris lämnas nu i separat bilaga. 2010-11-30 11:40 Under punkt 2.4 står följande: "Certifikat eller motsvarande på kaffe, té och choklad som visar att dem uppfyller angivna kriterier". Gäller detta endast på sorter som är offererade i prismatriserna, eller ska det finnas med certifikat även på produkter som finns i "prislista på övriga i förfrågningsunderlaget ej specificerade varor"? Det kan bli många certifikat i så fall... 2010-11-30 11:40 Certifikat ska skickas med på kaffe, té och choklad som är offererade i prismatriserna. 2010-11-30 11:37 Ett förtydligande gällande hur anbud ska lämnas på servicekoncepten. Under punkten 3.2.2 i prismatris ska pris lämnas per månad, alltså pris per månad för hyra och service för både fullservice och hygienisk och teknisk service. Pris per kopp ska alltså inte lämnas i prismatrisen, utan i nyinlagd prisbilaga, se bifogade dokument. Anbudsgivaren ska fylla i bifogad prisbilaga där pris per kopp ska lämnas när det gäller fullservicekonceptet. I pris per kopp ingår ingredienser. All kostnad för hyra och service ska alltså inte ingå i pris per kopp, utan ingår i prismatrisen 3.2.2 där pris lämnas per månad, enligt förfrågningsunderlaget. 2010-11-30 09:15 Vilket kaffe ska man använda i beräkningen på fullservice, är det samma krav som i 3.2.7 Kaffe? Vilken sorts kaffe gäller? 2010-11-30 09:15 Sida 3 av 7
Kravet på kaffe är detsamma för både fullservice och teknisk och hygienisk service. 2010-11-29 14:20 Hänvisande till Ert tidigare svar. Med anledning av att priset på kaffe skall vara fast fram till 2012-03-31 riskerar antagen leverantör att lida skada om kaffepriset går upp kraftigt. Likväl riskerar Malmö stad att lida skada om kaffepriset går ner. Vi anser detta vara att spekulera och det tror jag inte varken Malmö stad eller antagen leverantör vill utsätta sig för. Om Malmö stad även fortsättningsvis vidhåller kravet kan då antagen leverantör pga att priset till Malmö stad inte är tillräckligt lönsamt eller ens täcker antagen leverantörs inköpspris sluta leverera kaffet till Malmö stad.? 2010-11-29 14:20 Se förtydligande gällande fast pris. 2010-11-29 14:20 Förtydligande gällande punkt 4.11 prisjustering Rörligt pris gäller för kaffe. Vid eventuell prisreglering ska denna skriftligen godkännas av Centrala Upphandlingsenheten. Prisjustering ska vara väl dokumenterad och motiverad av branchindex eller liknande, och följa brachindex och lätt att kunna kontrolleras av upphandlande myndighet. Prisregleringen träder i kraft först 30 dagar efter det att det att skriftlig överenskommelse träffats. Förtydliga angående rättelsen/komplettering när det gäller fullservicekoncept. 2010-11-29 13:41 2010-11-29 13:41 Kompletteringen innebar det förtydligande jag gjorde då jag skrev att vid fullservicekoncept ska pris lämnas per kopp. 2010-11-26 11:17 Under punkt 3.2.2. Servicekoncept står det "Beställaren förbinder sig ej att vid teknisk och hygienisk service beställa ingredienser via leverantören.". Många automater på marknaden kräver speciellt automatkaffe, med en malning anpassad för automater. I händelse av att fel kaffe används, kan bryggenheten t ex gå sönder. Vem står för fel orsakade av att slutkunden använt kaffe med felaktig malningsgrad? Vi anser det vara en självklarhet att ingredienserna inhandlas via den leverantör som väljs som avtalsleverantör. Då grund för tilldelning av kontrakt är "lägsta pris" kan vi inte förstå att man inte som leverantör kan få leverera helheten i konceptet som antagen leverantör. Emotser er kommentar kring detta. 2010-11-26 11:17 Kaffeautomaterna ska klara av dem i förfrågningsunderlaget beskrivna bryggkaffesorter, detta är oavsett om beställaren väljer att, vid teknisk och hygienisk service, köpa den kaffesorten via kaffeleverantör eller annan leverantör. Automater som ej klarar dessa kaffesorter ska ej offereras. 2010-11-24 09:44 Sida 4 av 7
1. Har Malmö stad ett ramavtal gällande kaffe? 2. Vilka kaffesorter ingår i det livsmedelsavtal som Malmö stad har med Servera? 2010-11-24 09:44 1. Ja Malmö stad har ett livsmedelsavtal där kaffe ingår. 2. Se bifogat dokument, prislista 101101. 2010-11-24 09:11 Hej, Under punkt 3.2.6. Utbud av drycker, står det: "Kaffeautomater ska kunna erbjuda alternativt färskbryggt kaffe, instant kaffe och kaffe från hela bönor...". Avses med detta en maskin som i samma utförande kan hantera 3 olika sorters kaffe, eller ska det tolkas som att det ska finnas alternativa maskiner? En tolkning kan vara att maskinen ska innehålla antingen: a) färskbryggt kaffe + mjölk/vitt + choklad. b) instantkaffe + mjölk/vitt + choklad. c. hela bönor + mjölk/vitt + choklad. En annan tolkning kan vara att maskinen ska innehålla: färskbryggt kaffe + instantkaffe + hela bönor + mjölk/vitt + choklad. Det är en väldig skillnad på om automaterna som erbjuds ska kunna erbjuda totalt 3 ingrediensbehållare eller 5, därför önskas ett förtydligande kring detta. Tack. 2010-11-24 09:11 Kaffeautomaterna ska kunna erbjudas i 3 olika utförande, kaffeautomaten behöver alltså inte kunna erbjuda färskbryggt kaffe, kaffe från hela bönor och instant kaffe i samma automat. 2010-11-19 10:05 Enligt Punkt 4.11 ska priset vara fast t om 2012-03-31. Avser detta samtliga offererade produkter, även kaffe? När det gäller ingredienser är det generellt svårt att garantera fasta priser så långt i förväg, då dessa priser fastställs beroende på tillgång, skördar och valutaförändringar. Vi ser gärna att ni har ett fast pris på servicekoncept, men tillåter anbudsgivarna att ändra priserna på ingredienser med hänvisning till ovanstående. Ert förtydligande emotses. mvh Monika Morling Café Bar Sverige AB 2010-11-19 10:05 Krav kvarstår. Fast pris gäller för samtliga ingredienser, även kaffe, tom 2012-03-31. Måste man ha Fullservice kapacitet för att lämna in förfrågningsunderlaget? 2010-11-16 07:59 2010-11-16 07:59 Ja, det krävs att man kan erbjuda både fullservice och teknisk och hygienisk service för att lämna anbud i förfrågningsunderlaget. 2010-11-10 16:24 Under punkt prisjustering står det att fast pris ska gälla tom 2012-13-31. Detta är felskrivet och ska stå Sida 5 av 7
2012-03-31. 2010-11-10 16:23 För att förtydliga ska anbudsgivaren vid fullservicekoncept lämna anbud på pris per kopp. 2010-11-10 15:14 1. Enl 3.2.2 vid teknisk och hygienisk service anges att beställaren förbinder sig ej att beställa ingredienser via leverantören. Detta medför ett par problem: För det första så faller den beräknade omsättningen på 20 mkr under avtalsperioden markant om ifall ingredienser inhandlas via annan kanal. Detta innebär således att ni borde korrigera den beräknade omsättningen så att förutsättningarna är korrekta. För det andra så ställer vi oss frågan om hur vi ska kunna räkna på serviceåtagandet och de kostnader som detta innebär om vi inte vet vilka produkter som stoppas i automaten. Med våra produkter har vi kontroll på vad som stoppas i automaten och kan således teckna serviceavtal och lämna garantier kring automatens funktion. I vendingbranschen är det norm att automatleverantören även levererar produkter till automaterna. Med inberäknad varuförsäljning hålls kostnad för automater och service nere. Det är därför vår rekommendation att beställaren köper de förbrukningsvaror som finns i och omkring kaffeautomaten av vendingleverantören. Väljer kunden att köpa automaten står det självklart fritt att stoppa i vilka produkter som kunden vill men i detta fall hyr man automaten från leverantören Om ni ändå avser att ej fullt ut inkludera ingrediensleveranser, kan man då som anbudgivare lämna två anbud; ett som inkl försäljning och leverans av ingredienser och ett som exkluderar ingredienser? 2. Enl 3.2.2 ska kostnad för ingredienser som används i automat ingå i fullservice. Menar ni att de priser som offereras för kaffe, te och choklad även ska gälla vid fullserviceavtal och här skall man köpa dessa produkter av leverantören. 3. Enl 4.11 ska fast pris gälla t.o.m. 2012-13-31. Fast pris på automathyra och servicen går att lösa, dock är fast pris gällande förbrukningsvaror svårare. Avseende tex kaffe så har det på senaste tiden varit en extrem situation på kaffevärldsmarknaden och vi har sett dramatiska prishöjningar. Ert krav om fast pris leder till att vi som leverantör tvingas ta ordentligt med höjd i vår prissättning med resultat att ni som kund betalar ett överpris. Oavsett vad man väljer att binda (elpris, bolån) så innebär fast pris att man som kund tvingas betala för mycket. För att Malmö Stad inte ska betala ett överpris så är vår rekommendation att kaffepriset får justeras löpande under avtalstiden, med stöd av underlag från rosterierna kring förändringar på världsmarknadspriset. Branschen får nya prislistor från rosteriet 1ggr per kvartal. Fast pris på kaffe kan även vara diskriminerade gentemot mindre vendingföretag som tänkt lämna offert i denna upphandling. Skulle deras uppskattning om prisutvecklingen visa sig vara felaktig och därmed offererat fast kaffepris hamna betydligt under världsmarknadspriset på kaffe så skulle det kunna få förödande konsekvenser för företaget. 4. Ni har ställt frågor om kaffeautomater med kapacitet om 160 resp 300 koppar. Automater av denna kapacitet är till för lägen från 20-50 användare. Hur ämnar ni hantera arbetsplatser / enheter med färre antal användare? 5. Förtydligande kring 3.2.6 där automatens utbud ska inkludera te. Eftersom ni frågar om Te-påsar så förutsätter vi att ni avser hetvatten för te i automaten. 2010-11-10 15:14 1. Enl 3.2.2 vid teknisk och hygienisk service anges att beställaren förbinder sig ej att beställa ingredienser via leverantören. Detta medför ett par problem: För det första så faller den beräknade omsättningen på 20 mkr under avtalsperioden markant om ifall ingredienser inhandlas via annan kanal. Detta innebär således att ni borde korrigera den beräknade omsättningen så att förutsättningarna är korrekta. För det andra så ställer vi oss frågan om hur vi ska kunna räkna på serviceåtagandet och de kostnader som detta innebär om vi inte vet vilka produkter som stoppas i automaten. Med våra produkter har vi kontroll på vad som stoppas i automaten och kan således teckna serviceavtal och lämna garantier kring automatens funktion. I vendingbranschen är det norm att automatleverantören även levererar produkter till automaterna. Med inberäknad varuförsäljning hålls kostnad för automater och service nere. Det är därför vår rekommendation att beställaren köper de förbrukningsvaror som finns i och omkring Sida 6 av 7
kaffeautomaten av vendingleverantören. Väljer kunden att köpa automaten står det självklart fritt att stoppa i vilka produkter som kunden vill men i detta fall hyr man automaten från leverantören Om ni ändå avser att ej fullt ut inkludera ingrediensleveranser, kan man då som anbudgivare lämna två anbud; ett som inkl försäljning och leverans av ingredienser och ett som exkluderar ingredienser? 2. Enl 3.2.2 ska kostnad för ingredienser som används i automat ingå i fullservice. Menar ni att de priser som offereras för kaffe, te och choklad även ska gälla vid fullserviceavtal och här skall man köpa dessa produkter av leverantören. 3. Enl 4.11 ska fast pris gälla t.o.m. 2012-13-31. Fast pris på automathyra och servicen går att lösa, dock är fast pris gällande förbrukningsvaror svårare. Avseende tex kaffe så har det på senaste tiden varit en extrem situation på kaffevärldsmarknaden och vi har sett dramatiska prishöjningar. Ert krav om fast pris leder till att vi som leverantör tvingas ta ordentligt med höjd i vår prissättning med resultat att ni som kund betalar ett överpris. Oavsett vad man väljer att binda (elpris, bolån) så innebär fast pris att man som kund tvingas betala för mycket. För att Malmö Stad inte ska betala ett överpris så är vår rekommendation att kaffepriset får justeras löpande under avtalstiden, med stöd av underlag från rosterierna kring förändringar på världsmarknadspriset. Branschen får nya prislistor från rosteriet 1ggr per kvartal. Fast pris på kaffe kan även vara diskriminerade gentemot mindre vendingföretag som tänkt lämna offert i denna upphandling. Skulle deras uppskattning om prisutvecklingen visa sig vara felaktig och därmed offererat fast kaffepris hamna betydligt under världsmarknadspriset på kaffe så skulle det kunna få förödande konsekvenser för företaget. 4. Ni har ställt frågor om kaffeautomater med kapacitet om 160 resp 300 koppar. Automater av denna kapacitet är till för lägen från 20-50 användare. Hur ämnar ni hantera arbetsplatser / enheter med färre antal användare? 5. Förtydligande kring 3.2.6 där automatens utbud ska inkludera te. Eftersom ni frågar om Te-påsar så förutsätter vi att ni avser hetvatten för te i automaten. Fråga 1:Krav kvarstår. Anbud lämnas på fullservice, där ingredienser inkluderas och även på teknisk och hygienisk service där ingredienser exkluderas. Fråga 2: Vid fullserviceavtal förbinder sig beställaren att köpa ingredienser via leverantören. De priser som offereras för kaffe, te och choklad gäller inte som pris vid fullserviceavtalet. Ett pris ska lämnas för fullserviceavtalet där ingredisenser ingår och sen ska anbud även lämnas för ingredienserna (kaffe, te och choklad). Rättelse/komplettering kommer angående fullservicekoncept. Fråga 3: Krav kvarstår, fast pris gäller t.o.m 2012-03-31. Fråga 4: Krav kvartstår. Fråga 5: Med att automatens utbud ska inkludera "te" avser vi att det ska finnas hetvatten för te i automaten. Vilken leverantör har Malmö kommun idag? 2010-11-04 08:29 2010-11-04 08:29 Idag har Malmö kommun avtal med 3 leverantörer, nämligen Jobmeal, Jede och Selecta. Sida 7 av 7