Verksamhetsberättelse 2015

Skånes universitetssjukvård Åsa Andersson Utbildningshandläggare AT/ST Enhet AT/ST 046-17 27 44 eller 0766-48 60 48 asa.andersson@skane.se Verksamhetsberättelse 2015 Datum 2016-01-19 Dnr Version Verksamhetsberättelse 2015 Enhet AT/ST Verksamhetsåret 2015-01-01 2015-12-31 Personal Chef för stab forskning och utbildning var Karl Obrant tom 150430 och Ingemar Petersson from 150501 Chef för Enhet AT/ST var Peter Svensson tom 150630 och Ulrika Uddenfeldt Wort from 150701 Övriga medarbetare inom enheten: ST-ansvarig Lars Stavenow tom 151130 Övergripande ST-studierektor Ulrika Uddenfeldt Wort Övergripande ST-studierektor Sven Karlander tom 150630 Övergripande ST-studierektor Jonas Ahl from 150701 AT-samordnare Pia Johansson Utbildningshandläggare Åsa Andersson RS-koordinator Petra Chaponda from 151101 Arbetsgrupper APT - enhetens egna möten AT-stab (enhetschef, AT-samordnare, studierektorer och handläggare SUS, Trelleborg, Landskrona, Primärvården och Psykiatrin) Handläggarmöte (AT-samordnare, handläggare) AT-samordnare inom Region Skåne och GSF ST-studierektor (övergripande ST-studierektorer, lokala ST-studierektorer) ST-strategisk grupp (stabschef, enhetschef, divisionschef, ST-ansvarig, övergripande ST-studierektor och utbildningshandläggare) Regional ST-dialoggrupp AT/ST-råd Sydväst (SUS, Trelleborg, Landskrona, Lab medicin, Primärvården och Psykiatrin, universitetet, SYLF) ÖST-RS (övergripande AT- och ST-studierektorer i Region Skåne) AT-ST styrgrupp (personaldirektör, hälso- och sjukvårdsdirektör, regionöverläkare, representant privata vårdgivare, representant SYLF, representant från förvaltningarna, representant medicinska fakulteten, sekreterare och ordförande) ATUS (övergripande AT-studierektorer, AT-chefer och samordnare vid universitetssjukhusen nationellt) ÖSTUS (övergripande ST-studierektorer vid universitetssjukhusen nationellt) SPUREX (nationell expertgrupp för SPUR-inspektioner) Postadress: 205 02 Malmö Besöksadress i Malmö: Södra Förstadsgatan 101 Besöksadress i Lund: Getingevägen 4 Telefon (växel): Malmö: 040-33 10 00 / Lund: 046-17 10 00 Internet: www.skane.se/sus Organisationsnummer: 23 21 00-0255 1

Viktiga händelser under året I april flyttade enheten till nya lokaler på Barngatan 2 A (Alwallhuset). Ca 109 AT-läkare har sin grundanställning inom Enhet AT/ST, ca 400 ST-läkare är anställda inom Skånes universitetssjukvård (exklusive primärvården) och ca 35 ST-läkare ingår i avtal KSA35. För dessa yrkesgrupper, men även för läkare vid grundutbildningen har vi under 2015, i nära samarbete med ovan nämnda arbetsgrupper och med personal inom HR, kommunikation och Skåne Care, arbetat med följande uppgifter: Rekrytering av AT-läkare och anställning av dessa Under året anställdes 58 AT-läkare till SUS. Vid vårens tillsättning, för start i september och december, hade vi 151 sökande och intervjuade 58 kandidater till 28 tjänster. Under hösten, för start i mars och juni 2015, sökte 160 personer varav 55 intervjuades till 30 tjänster. De utlysta tjänsterna annonserades på Offentliga Jobb, Läkartidningen och Internetmedicin. GSF rekrytering gick igenom alla digitala ansökningar och säkerställde att de sökande var behöriga. Därefter gjorde de ett förfinat urval efter de sökandes meriter. Tydliga urvalskriterier användes och som inte strider mot Diskrimineringslagarna. Sedan lämnade de vidare aktuella sökande till vår enhet för vidare samordning och organisering av intervjuerna. För att säkerställa att de sökande blev objektivt bedömda gjordes följande; vid sammansättning av intervjugrupper togs hänsyn till om den sökande hade varit på intervju tidigare och vid vilken verksamhet hen tjänstgjorde. Standardiserade mallar användes för intervjufrågor, frågor till referenter och sammantagen bedömning. I och med att ATtillsättningen sker samtidigt i hela landet krävs en snabb process - det är endast ca en vecka från sista ansökningsdag till intervju. Under två dagar i mars intervjuade vi i grupper om tre, två läkare och en HRspecialist. Intervjuerna skedde i fyra parallella grupper under förmiddagarna och beslut togs i storgrupp under eftermiddagarna. Vid höstens rekrytering införde vi en ny struktur, vilken redan finns vid flera universitetssjukhus. Med utökning av en dag till tre, skedde intervjuerna i tre parallella grupper och de sökande blev intervjuade av alla. Respektive intervjugrupp bestod av tre personer, läkare och HRhandläggare. Förutom själva intervjudagarna avsatte alla tid för att kontakta referenspersoner, samt ge återkoppling till de sökande som inte kunde erbjudas en tjänst. Inför varje tillsättning medverkade vi vid Läkarförbundets studentinformation tillsammans med övriga förvaltningar inom Region Skåne. Lönesamtal vid nyanställning av AT-läkare Vid två tillfällen och under 1½ veckas tid vardera i mars och oktober, hölls löne- och informationssamtal med de 58 AT-läkare som har blivit erbjudna anställning. Introduktion av AT-läkare I mars, juni, september och december gavs en veckolång introduktion för totalt 57 nya AT-läkare. De lokala studierektorerna har tillsammans med KTC planerat och gjort om programmet, vilket innebär att en akutkurs på 2,5 dag numera ingår i introduktionen. Introduktionen alternerades mellan Malmö och Lund. Under veckan fick de nyanställda även olika föreläsningar, samt praktisk övning i a-hlr. De fick även information om gällande regler under AT och Socialstyrelsens föreskrifter, samt om rättigheter och skyldigheter enligt gällande arbetsrättsliga lagar, kollektivavtal och policys. Utbildning av läkare till legitimation Enhet AT/ST ansvarar för tidsplanering av AT-läkares övergripande tjänstgöringstid och övergången mellan tjänstgöringsavsnitten, samt säkerställer att medarbetaren har fullföljt AT enligt Socialstyrelsens riktlinjer. För att säkerställa att måluppfyllelse uppnås har enheten kontinuerlig kontakt med lokala studierektorer och handläggare. Vidare så besvaras AT-läkarnas frågor under anställningen gällande ex. friskvård, reseersättning, semester, föräldraledighet, personalpolicy och det säkerställs att lagar och avtal följs, ex. att alla medarbetare får semester enligt Semesterlagen och samtidigt når de mål som har fastställts av Socialstyrelsen. Enheten har även ansvar för översyn, kontroll och uppföljning av AT-läkares semesteruttag och frånvaro, dokumentation vid avslut av AT-förordnande, samt att organisera avslutningssamtal och - enkät. Under året erbjöd enhet AT/ST AT-läkarna olika utbildningar arrangerade av lokala studierektorer, KTC och regionkontoret. I juni och december 2015 genomförde enhet AT/ST ledarskapsutbildningar i form av ett tvådagars-internat i Skanör, där bl.a. värdegrundsarbetet var i fokus. Under 2015 disputerade tre AT-läkare som innehade forskar-at, samt ytterligare två som nyligen hade avslutat sin AT. 2

Medarbetar-/löne- och avslutningssamtal AT-läkare Medarbetar- och lönesamtal har hållits med 88 AT-läkare fördelat på fyra tillfällen (mars/maj/augusti/december). Avslutningssamtal har hållits löpande med 57 AT-läkare, i samband med att de fått sin AT-bok underskriven. Personalsociala ärenden Under året har fem av SUS ca 109 AT-läkare varit föremål för någon form av rehabiliteringsåtgärder. Vi har säkerställt att Region Skånes rehab-process har följts, då med kontinuerlig kontakt och möten med medarbetare, Previa, FK, behandlande läkare, facklig företrädare. De rehabiliteringsinsatser som förekommit är extra handledning, anpassat schema i både tid och placering, samtalsstöd via Previa eller vårdcentral, sjukgymnast, hörselenhet, psykolog, KBT, tjänstledighet utan lön samt arbete på deltid. Det har även förekommit fem fall av korttidsfrånvaro som har följts upp. Tre ärenden av annan karaktär har tagit mycket tid i anspråk med flertal samtal och omfattande undersökningar. ST-planering, -tilldelning och uppföljning Under mars och april månad genomfördes den årliga ST-planeringsenkät, initierat av Region Skåne. Det ligger i enhetens uppgifter att göra en SUS-sammanställning av denna. Respektive verksamhetschef får därför svara på frågor om hur många ST-läkare de har anställda, när dessa beräknas bli klara specialister, hur många vikarierande underläkare de har, både med legitimation och utan, hur länge dessa varit anställda, hur många specialistkompetenta läkare det finns på kliniken, när dessa beräknas avgå med ålderspension, antal avgångna specialister av andra skäl samt nytillträdda. Denna enkät bildar underlag inför kommande års regionala/centrala tilldelning av ST. Men är också ett stöd för enhetens arbete inför att vi föreslår sjukhusledningen tilldelning av egna/interna ST. Inför denna fördelning diskuteras SUS- strategiska synpunkter vid möte två ggr/termin i gruppering där förvaltningsledningen representeras av Karl Obrant/Ingemar Petersson och divisionschef Anders Dybjer. Inför regionens centrala prioritering och fördelning av ST-tjänster har täta dialoger förts i den Regionala STdialoggruppen. En intern genomlysning av nytillsatta ST-läkare, klara specialister och budgetsituationen gjordes förutom med hjälp av ST-planeringsenkäten per mars månad, även per juni och november månad. Dessa genomlysningar har sammantaget resulterat i att Regionen fattat beslut om tilldelning av 15 centrala ST-tjänster till SUS för 2015 samt även om 8 till akutsjukvård. Enkäten/genomlysningarna har också resulterat i SUS skapat 53 egna/interna ST-tjänster. 40 tjänster i februari och 13 i juli. Totalt 76 ST-tjänster under 2015. Regionen har dessutom beslutat att för 2015 får de ST-läkare som blir klara inom vårdval ögon och hud ersättas med nya ST-läkare. STyrkelyft utbildning i ledarskap, kommunikation, hälso- och sjukvårdens organisation och kvalitetsarbete för s.k. ST (specialisttjänstgöring) för att uppnå specialistkompetens Två STyrkelyft för sammanlagt 48 ST-läkare startades under våren 2015 med att deltagarna två och två gick UGL-utbildning (Utveckling av Grupp och Ledare). Under hösten träffades respektive Styrkelyft och började med introduktionsinternat i september. I november genomfördes utbildning i hälso- och sjukvårdens organisation, administration, ekonomi och juridik. Styrkelyfts-grupperna kommer att fortsätta med utbildning i kommunikation, svåra samtal, bemötande, brytpunktssamtal, coaching, etik, jämlikhet, mångfald, handledning, kvalitetsarbete och patientsäkerhet under 2016. Kort-kurs i ledarskap för ST-läkare Kurskrav i ledarskap, organisation, kvalitetsarbete och kommunikation finns i specialiteternas målbeskrivningar. För att tillfredsställa behovet för de som inte går längre ledarskapsprogram som t.ex. STyrkelyftet, skapades för några år sedan en kortare kurs finansierad av Region Skåne men som vi håller. En kurs hölls under 4 dagar i maj för 24 ST-läkare som är på slutet av sin utbildning. Innan kursstart har deltagarna som uppgift att svara på frågor som ligger till grund för en egen personlighetsprofil, som gås igenom ordentligt på en av kursdagarna. Chefer på olika nivåer inom Region Skåne var inbjudna för att informera om organisation, chefskap och kvalitetsarbete. Deltagarna fick också öva på att genomföra s.k. svåra samtal och vid sista kurstillfället presenterade de sina egna kvalitetsarbeten. 3

Handledarutbildning ST Eftersom behovet av handledarutbildning på SUS är mycket stort och möjligheten att få ledigt för längre kurser är begränsat, har vi anordnat en endagskurs i ST-handledning fem gånger under 2015. Kursen har haft 24 deltagare per tillfälle och avhandlat följande ämnen; bedömning och återkoppling, nya ST, handledning och etik. Vi har även haft en separat kurs för VO kirurgi, som hade många specialister som behövde handledarkurs. Studierektorsutbildning Nya ST-studierektorer tillkommer ständigt och för dem är det nödvändigt att så snabbt som möjligt sätta sig in i området. Även rutinerade studierektorer kan behöva lära sig mer. Därför har vi gjort det möjligt för STstudierektorerna att vid två tillfällen om året komma och ställa frågor till övergripande ST-studierektorerna. Programmet är inte fastlagt utan styrs av deltagarnas behov. Som övergripande ST-studierektor har Ulrika Uddenfeldt Wort varit inbjuden på en ST-studierektorskurs anordnad av Karolinska Institutet och kommer även att undervisa på den kursen under 2016. KSA35 Lars Stavenow har under året varit diskussionspartner i utbildningsfrågor till Skåne Care kring KSAprogrammet. En utförlig manual har utarbetats som reglerar praktikaliteter kring utbildningen. Denna, Specialist Medical Training Program (SMTP) är en s.k. informell ST-liknande utbildning som i så stor utsträckning som möjligt ska likna den svenska ST-utbildningen beaktat dock att KSA-läkarna inte innehar legitimation. Under 2015 har enheten deltagit i ett flertal informationsmötet med studierektorer och verksamhetschefer om KSA-programmet. Enheten har också skött rekryteringsprocessen av en Regional koordinator för KSA och Petra Chaponda tillträdde tjänsten 1/11 2015. Den 1 december 2015 öppnade International Office som ligger i anslutning till Enhet AT/ST och som ska fungera som en mötesplats för de Saudiska läkarna och verksamheterna. Sedan Petra påbörjade sin tjänst i november har hon mött 14 verksamheter där de Saudiska läkarna kommer att vara placerade för att diskutera upplägget av utbildningen. KSA 35 har i skrivande stund 32 accepterade kandidater till Special Medical Training Program (SMTP). Av de 32 accepterade är 18 kandidater på plats i Sverige och läser svenska. Ytterligare 14 kandidater väntas komma i januari 2016 och då påbörja sina språkstudier. SUS har accepterat 25 kandidater och samtliga platser är fyllda, KRYH har accepterat 6 platser där 5 platser är fyllda. Slutligen har SUND accepterat 4 platser totalt och har två fyllda. Avstämningsmöte med samtliga 18 läkare har ägt rum i International Office lokaler under december. Petra Chaponda har även blivit ansvarig för ytterligare 13 läkare som är utanför KSA 35 projektet. De kommer från Libyen och Saudi Arabien och gör sin ST-utbildning här i Region Skåne, likt de andra som tillhör KSA 35 projektet. Kvalitetsgranskning av AT- och ST-läkarutbildningen Enhet AT/ST arbetar kontinuerligt med förbättringsprojekt för AT på SUS. Resultaten av förbättringsprojekten återkopplas till studierektorer och berörda kliniker för att ge stöd i deras förbättringsarbete för AT. AT-läkarna ombeds att fylla i en utvärderingsblankett efter varje tjänstgöringsavsnitt, efter utbildningsdagar och i samband med avslut av AT. I början av året ombads ATläkarna besvara en enkät, där resultatet låg till grund för förbättringsaktiviteter under den årliga fokusdagen. Under våren inbjöds alla AT-läkare till en träff, för att kommentera resultaten i SYLF:s AT-ranking. Detta presenterades sedan i förvaltningsledningen. Andra kvalitetsförbättrande åtgärder är nyligen införda handledningsluncher under sjukhusavsnittet, samt att det numera finns ett AT-rum på respektive tjänstgöringsort. Vi har även inlett något som ska bli en regelbunden dialog med verksamhetschef och ATstudierektorer inom psykiatrin i Malmö, detta på grund av stora brister inom AT-tjänstgöringen där. En ny uppföljande enkät till fjolårets ST-enkät genomfördes första kvartalet 2015. Under året har enheten haft fortsatt dialog med de verksamheter som under 2014 utarbetade handlingsplaner för förbättring av deras ST-utbildning. Stödja lokala studierektorer i deras arbete ST-studierektorsmöten arrangeras fyra gånger per år. Under dessa möten informeras ST-studierektorerna om senaste nytt inom ST, vi har diskussioner om olika ST-frågor och ST-studierektorerna har chans att ställa frågor. Mötena alternerar mellan Lund och Malmö. Vidare får vi under årets gång regelbundet frågor angående allmänna eller enskilda ST-frågor från ST-studierektorer. Vi stöttar också ST-studierektorer som får problem med ST-utbildningen inom sina verksamheter. 4

Operativa och strategiska verksamhetsfrågor samt omvärldsbevakning Inom enheten besvarar vi frågor från AT-läkare gällande regler för AT, rättigheter och skyldigheter i anställningen etc. Vi följer även upp de AT-läkare som har forskar-at, bevakar datum för disputation för att kunna vara åhörare, samt säkerställer att den disputerade får lönepåslag. Vi har tidigare haft APT fyra gånger under året för AT-läkare. Då uppslutningen varit dålig har vi förankrat hos den fackliga organisationen att ha tre gemensamma träffar per år - fokusdag i början av året, en träff under senvåren samt en julsammankomst. Under året agerade enhet AT/ST stöd och bollplank till lokala studierektorer och sekreterare, samt till olika kursarrangörer i deras arbete med SUS AT-läkare. I september arrangerade enheten ett internat för hela AT-staben där det arbetades med förbättringar av AT på SUS. Under 2015 har enheten fortsatt granska utbildningsprogram för de sk gråblockare som verksamheterna önskar omvandla till ordinarier egenfinansierade ST-tjänster. Inom enheten har det under året även arbetats med löpande operativa ST-frågor från lokala studierektorer, HR och verksamhetschefer rörande regelverket för ST, praktisk hantering av kostnadsfördelningar, förlängningar av kostnadsfördelningar för de ST-läkare som varit lediga av olika slag t.ex. föräldralediga/forskningslediga. Vi har även haft dialog och samarbetat strategiskt med Skånevård Sund och Skånevård Kryh i arbetsgrupper kring prioriteringar, sidotjänstgöringar etc. Under året har flera aktiviteter genomfört för att implementera nya ST. Regelverket har uppdaterats och finns på AT/ST-sidorna. Informationsmöten har genomförts. Den framtida fördelningen av ST-tjänster måste anpassas till de nya specialitetsindelningarna. Enheten har, i dialog med Svensk Internmedicinsk Förening, drivit frågan hur utbildningen inom den gemensamma delen för internmedicinska specialiteter ( commontrunk ) ska utformas i praktiken på SUS. Utarbetat förslag har varit föremål för upprepade remissrundor och work-shops och beslut i frågan förväntas i början av 2016. Omvärldsbevakning sker också genom deltagande i och återrapportering från de nationella studierektorsmötena och från mötena med ÖSTUS, som båda äger rum två gånger per år. Utvecklings- och driftansvar för AT/ST-sidan (webbplats för AT- och ST-utbildningen på SUS) Under året har vi medverkat i ett regionalt projekt som inneburit att AT- och ST-sidorna samlats på Vårdgivare Skåne (VS). I arbetet har även AT- och ST-läkare varit involverade. Arbetet har lett till att det nu finns en ingång till all AT- och ST-information i Region Skåne. Uppdrag inom grundutbildningen Ulrika Uddenfeldt Wort har lett ett arbete inom ALF-GU, då Lunds Universitet lagt om strukturen av läkarutbildningen med den konsekvensen att ersättningssystemet till SUS kommer att förändras. På mötet har representanter från Lunds universitet, SUS och Helsingborgs sjukhus deltagit. Hon är även med i en grupp med representanter från sjukvården och Lunds universitet som arbetar för att förbättra VFU (verksamhetsförlagd utbildning) för flera olika vårdutbildningar. Lars Stavenow har undervisat i flera moment inom PU-programmet termin 8 samt föreläst på utbildningen för sjuksköterskor under specialistutbildning och tandläkare. Uppföljning av enhetens uppgifter, budget/fakturor Under året har vi ca varannan månad fått uppföljning av vår budget både avseende nuläge men även av prognostiserat helårsutfall. Åsa Andersson har även gjort speciella uppföljningar vad gäller AT- och ST-bemanningen, underläkarvikariat och omvandlade gråblock. Verksamheten i siffror För 2015 fick enheten utbildningsbidrag från Region Skåne för AT-läkare i 936 månader. För forskar-at (som är anställda sex månader utöver den kliniska tjänstgöringen) fick vi Regionfinansierade FoU-medel. Då vi under hösten började få en prognos om att vi inte skulle hålla AT-budgeten, gjordes en djupare genomlysning. Denna visade att det bidrag vi får per månad och AT-läkare inte motsvarar en AT-läkares medellön samt att man inte räknat med att många av våra AT-läkare är anställda mer än 18 månader med anledning av föräldraledigheter. Från Regionen fick vi år 2015 utbildningsbidrag för 258 ST-tjänster. 5