Digisam Samordningssekretariatet för digitalisering, digitalt bevarande och tillgängliggörande av kulturarvet Roll- och ansvarsfördelning
Digisam är ett samordningssekretariat för digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvet. Samordningssekretariatet är en av regeringen beslutad verksamhet vid Riksarkivet. Roll- och ansvarsfördelningen är beslutad av Digisams styrgrupp den 17 oktober 2014. Diarienummer: RA 06-2014/09625 2
Roll- och ansvarsfördelning Uppdrag Regeringen beslutade den 10 februari 2011 att ge Riksarkivet i uppdrag att inrätta och driva ett samordningssekretariat för digitalisering, digitalt bevarande och digital förmedling av kulturarvet under perioden 2011-2015. I beslutet beskrivs vilka frågor som samordningssekretariatet ska arbeta med. Riksarkivet har beslutat att ge sekretariatet namnet Digisam. Av regeringens beslut framgår att samordningssekretariatet ska vara organiserat som en särskild enhet vid Riksarkivet och att verksamhet och finansiering ska särredovisas i Riksarkivets årsredovisning. Riksarkivet ska inrätta en styrgrupp med representanter från de myndigheter och institutioner som medverkar till finansieringen av sekretariatet. I styrgruppen ska Riksarkivet, Riksantikvarieämbetet, Kungl. biblioteket samt representation från något av centralmuseerna ingå. Gruppens övriga storlek och organisation får bestämmas av de medverkande myndigheterna och institutionerna. Styrgruppen fastställer inriktningen på sekretariatets verksamhet. Sekretariatets uppgift är att stå för kompetensuppbyggnad och för kunskapsinhämtning samt samordning inom sektorn i frågor om digitalisering, digitalt bevarande och digital förmedling. Sekretariatet ska ledas av en verksamhetsledare. Verksamhetsledaren ska, utöver att driva sekretariatet, representera frågor om digitalisering av kulturarvet gentemot andra statliga och privata aktörer. Sekretariatet ska också medverka i de arbetsgrupper inom EU som behandlar frågor om digitaliseringen av kulturarvet och undersöka möjligheterna till finansiering från EU av vissa projekt. Med utgångspunkt i den utvärdering av sekretariatets verksamhet, som Statskontoret redovisade den 16 juni 2014, ska Riksarkivet presentera en rapport med ett ställningstagande om sekretariatets fortsatta verksamhet efter 2015. Rapporten ska tas fram i samverkan med övriga medverkande myndigheter och institutioner. Styrgrupp Styrgruppen för Digisam utgörs av cheferna för Riksarkivet, Kungl. biblioteket, Riksantikvarieämbetet samt en centralmuseichef som är utsedd av Centralmuseernas samarbetsråd. Riksarkivarien är styrgruppens ordförande och leder dess arbete. Digisams verksamhetsledare är föredragande och sekreterare i styrgruppen. Med utgångspunkt i uppdraget beslutar styrgruppen om inriktningen för sekretariatets verksamhet, bland annat genom att besluta om verksamhetsplan. Styrgruppen beslutar även i strategiska frågor av större vikt samt om godkännande av rapporter och andra viktigare leveranser som utarbetas av sekretariatet. 3
Styrgruppen beslutar efter förslag från sekretariatets verksamhetsledare om vilka arbetsgrupper som ska tillsättas. Beredningsgrupp För att bereda strategiska frågor av större vikt som ska beslutas av styrgruppen, har denna tillsatt en beredningsgrupp som utgörs av en representant från vardera av de myndigheter eller institutioner som styrgruppens ledamöter representerar. Beredningsgruppens roll är att bereda sådana frågor som ska beslutas av styrgruppen. Beredningsgruppens medlemmar ansvarar för att frågorna bereds i respektive organisation. Beredningsgruppen deltar i planeringen av uppdrag till de arbetsgrupper (se nedan) som styrgruppen beslutar om. Beredningsgruppen bereder i sin egen organisation de resurser som krävs för att arbetsgrupperna ska kunna genomföra sina respektive uppdrag. Verksamhetsledaren är ordförande i beredningsgruppen. Verksamhetsledare Verksamhetsledaren ansvarar inför både riksarkivarien och styrgruppen att sekretariatets verksamhet når de mål som är beskrivna i regeringsbeslutet från 2011, den nationella digitaliseringsstrategin Digit@lt kulturarv samt för genomförande av fastställd verksamhetsplan och övriga beslut som styrgruppen fattar. Verksamhetsledaren ansvarar i enlighet med regeringsuppdraget för att relevanta kontakter tas och att samverkan sker med organisationer och enskilda aktörer såväl inom som utom kulturarvsområdet i Sverige, inom EU samt internationellt. Verksamhetsledaren beslutar om bildande och eventuellt deltagande i nätverk, vilka specialistkontakter samt vilket specialist- och/eller konsultstöd som krävs för att genomföra de olika uppdragen. Verksamhetsledaren beslutar också om eventuell bemanning i arbetsgrupperna med personer som inte ingår i de medverkande myndigheterna och organisationerna. Verksamhetsledaren ansvarar för att nödvändig beredning har skett med beredningsgruppen inför beslut i styrgruppen samt att föredragning skett för ordföranden och att utskick av handlingar har skett i god tid inför möten. Arbetsgrupper Digisams verksamhet är i verksamhetsplanen indelad i arbetsområden och arbetsuppgifter. Arbetsuppgifterna utförs, när så är mest ändamålsenligt, med hjälp av arbetsgrupper, som tillsätts och startas efter beredning i beredningsgruppen och beslut av styrgruppen. Arbetsuppgifterna kan också lösas genom nätverk eller insatser av sekretariatets personal. 4
Bilagor: Samordningssekretariat för digitalisering, digitalt bevarande och digital förmedling vid Riksarkivet en kort bakgrund" (dnr Ku2010/2064/KT). Uppdrag till Riksarkivet att inrätta ett samordningssekretariat för digitalisering, digitalt bevarande och digital förmedling av kulturarvet (dnr Ku2011/242/KA). Digit@lt kulturarv Nationell strategi för arbetet med att digitalisera, digitalt bevara och digitalt tillgängliggöra kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation 2012-2015. 5