1 (7) Tillsynsavdelningen Ulrica Hofverberg 2015-10-20 Dnr RA 232-2015/8287 Örebro tingsrätt Box 383 701 47 Örebro 1 Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt Riksarkivet inspekterade den 8 oktober 2015 arkivvården vid Örebro tingsrätt. Arkivvården vid tingsrätten var välorganiserad och man arbetade proaktivt. Riksarkivet konstaterade vissa brister för arkivlokaler. Inledning Senaste inspektion på tingsrätten gjordes 2004 och var begränsad till arkivredovisningen. Vid inspektionen den 1/10 2015 tittade Riksarkivet på myndighetens arkivorganisation, styrdokument, rutiner för hantering och registrering av analoga och digitala handlingar, arkivredovisning, gallring och arkivlokaler. 1. Ansvar och organisation Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv enligt Arkivlagen(SFS 1990:782) och Riksarkivet får enligt Arkivförordningen(SFS 1991:446) meddela föreskrifter om hur arkivet ska organiseras för att rätten att ta del av allmänna handlingar skall underlättas, I tingsrättens arkivbeskrivning finns arkivansvaret dokumenterat. Lagmannen är formellt ansvarig för arkivverksamheten. Ansvaret är delegerat till den administrativa chefen, som övergripande ansvarar för lokaler och arkiv. Organisationen består av två dömande avdelningar och en administrativ enhet. Den administrativa enheten leds av den administrativa chefen, och den administrativa verksamheten regleras i förordningen (1996:381) med tingsrättinstruktion. Den administrativa enheten är ett stöd till förvaltningen, och man arbetar man mycket med interna rutiner kring hantering av handlingar. Tingsrätten i Örebro har en anställd arkivarie och arkivfunktionen arbetar förberedande och informerar löpande organisationen om frågor som rör arkivhantering. Man försöker fånga upp problem innan de inträffar, och utbildar personalen ( Det som görs idag blir arkiv imorgon ). Funktionen servar även allmänheten med frågor som rör begäran om utlämnande av handlingar. Denna uppgift tar upp en stor del av tiden. Myndigheten har två registratorer som arbetar med mål- och ärendehantering och två administrativa registratorer. Det finns 24 domstolshandläggare, vilka hanterar handlingar i pågående mål. 2. Styrdokument Inför inspektionen på Tingsrätten i Örebro begärde Riksarkivet in styrdokument som styr arkivverksamheten. Tingsrätten har på begäran skickat in
2 (7) Arbetsordning. 2015 Arkivbeskrivning 20090112-. 2015 Arkivredovisning 20090112. 2015 Tillämpningsbeslut för gallring. 2015 Bevarandepolicy för magnetband och datamedia enligt Riksarkivets föreskrift RA-FS 2009:1 och RA-FS 2013:2 (strategi). 20151103 Myndigheten hade inför inspektionen inte skickat in någon innehållsförteckning till arkivförteckning enligt det allmänna arkivschemat, men den överlämnades vid inspektionen. För informationssäkerhet finns en gemensam plan framtagen för Domstolsverket: DVFS 2012:1 - Domstolsverkets föreskrifter om informationssäkerhet för gemensamma IT-system. Tingsrätten hänvisar i sin arbetsordning till denna informationssäkerhetspolicy. Rutinbeskrivningar för arkivering, diarieföring, och rutiner för e-post och papperspost finns på tingsrätten som interna arbetsdokument. De är levande dokument som hålls uppdaterade. 3. Arkivbildning och ärendehantering I tingsrättens arkivbeskrivning framgår att Örebro tingsrätt 20090112 (arkivbildarnamn) - bildades den 12 januari 2009, genom en sammanläggning av Örebro tingsrätt och Karlskoga tingsrätt. I den tidigare arkivbildaren Örebro tingsrätt införlivades den 14 februari 2005 Lindesbergs tingsrätt, och den 1 juni 2001 Hallsbergs tingsrätt. Öppna ärenden som flyttades över från äldre arkivbildare till ny arkivbildare har kvar sitt gamla målnummer men har även registrerats med nytt målnummer i systemstödet Vera. Alla handlingar är ordnade och förtecknade. Tingsrätten har i samband med sammanslagning levererat handlingar till arkivmyndighet. I arkivbeskrivningen finns uppgifter om arkiv som tingsrätten förvarar, men Riksarkivet påpekade att tingsrätten även ska beskriva de arkiv som myndigheten har levererat, eftersom den informationen är en viktig sökingång till handlingar. Myndigheten har nu uppdaterat arkivbeskrivningen. För Karlskoga arkiv pågår ett arbete med att göra arkivet leveransfärdigt den dag det ska levereras. Tingsrätten har idag ingen platsbrist i sitt arkiv. Arkivbildningen vid tingsrätten består främst av domar och akter i mål. Tingsrättens huvuduppgift är rättsskipning och vissa uppgifter av rent rättsvårdande karaktär, och rättsskipningen är inriktad på brottmål och tvistemål. Handläggningen av mål och ärenden regleras i förordningen(1996:271) om mål och ärenden i allmän domstol. Till de rättsvårdande uppgifterna hör allmänna domstolsärenden och konkursärenden. Tingsrätten har även specialmål som tryckfrihetsmål och mål som rör rikets säkerhet. Tingsrätten var till och med 1 maj 2011 fastighetsdomstol för Örebro län. Samtliga då öppna fastighetsmål överflyttades mark- och miljödomstolar i Nacka och Vänersborg. Myndigheten förvarar fastighetsmål som var stängda t o m den 1/5 2011. 3.1 Mål och ärenden i rättskipning och rättsvård Tingsrätten hanterar 6000-7000 mål och ärenden per år, och har ett stort antal begäran om utlämnande av handlingar. Tidigare arkiverades akterna inom mål- och ärendehantering efter
3 (7) målnummerordning. Från och med 12/1 2009 arkiveras mål och ärenden, domar, utslag och slutliga beslut kronologiskt på avgörandeår. Redovisning av volymer för dagböcker, akter och avgöranden i mål sker i verksamhetsstödet Vera. Handlingar registreras löpande och förs samman till en akt. Aktbildningen regleras i förordningen (1996:271) om mål och ärenden i allmän domstol. Målet eller ärendet avgörs genom en dom eller ett beslut. Tingsrätten har använt Vera från 2004, men för sin nya arkivredovisning har Vera använts sedan 2009, då Örebro sammanlades med Karlskoga tingsrätt och blev ny arkivbildare. Riksarkivet påpekade att dessa uppgifter om hur Vera använts före och efter 2009 bör framgå i arkivbeskrivningen eftersom digitala systemstöd är viktiga sökingångar till allmänna handlingar. Riksarkivet har nu fått in en uppdaterad version av arkivbeskrivningen. I Vera förs löpande anteckningar om målet i s.k. dagböcker. Dagboksblad över mål och ärenden arkiveras i den ordning de kommit in målnummerordning, Uppgifter som registrerats i verksamhetsstödet bevaras inte elektroniskt utan gallras ur systemet. För brottmål sker systemgallringen senast fem år efter avgörandeåret. För tvistemål och övriga mål sker gallring senast nio år efter avgörandeåret. Dagboksbladen skrivs ut ur verksamhetsstödet Vera innan uppgifterna systemgallras, och gallringen regleras i förordningen om registerföring vid allmänna domstolar med hjälp av automatiserad behandling (2001:639). Gallringen sker automatiskt i systemet. När uppgifter har gallrats ur systemet skrivs vissa uppgifter ut på papper för bevarande. Man söker uppgifter om äldre mål i inbundna partsregister, och i innehållsförteckning för domböcker. 3.2 Administrativa ärenden Undantag från registreringsskyldighet finns i 2 offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641) för vissa ärenden hos de allmänna domstolarna. Tingsrätten hanterar ca 400 administrativa ärenden per år. De administrativa ärendena registreras i systemstödet W3D3 sedan 2014. Innan använde domstolen diarieföringssystemet ACTA. Vid inspektionen 2005 fick tingsrätten ett föreläggande om att planera för bevarande av ACTA. När tingsrätten införde W3D3 migrerades all information från ACTA över till det nya systemstödet. Riksarkivet påpekade att information om när tingsrätten tog W3D3 i bruk, och att information från äldre system migrerades, bör framgå i domstolens arkivbeskrivning. Digitala systemstöd är en viktig sökingång till allmänna handlingar. Informationen om W3D3 finns i nya arkivredovisningen men med felaktigt årtal. Tingsrätten har nu uppdaterat med dessa uppgifter. Riksarkivet har begärt in en ny uppdaterad version av arkivbeskrivningen, och fått in denna.
4 (7) 4. Hantering av analoga handlingar Innan uppgifter gallras ur Vera ska tingsrätter och hovrätter sammanställa och bevara pappersutskrifter i förteckningar och register. Dagboksblad i mål ska skrivas ut på papper. Detta regleras i DVFS 2007:7. Det första kvartalet varje år ägnar tingsrätten åt arkivvård. Då gör man utskrifter för arkivering, och myndigheten skickar domar, beslut och partsförteckningar för inbindning. Tingsrätten använder arkivboxar till sina pappershandlingar, de är väl fyllda och innehåller inga gem eller plast. Arkivboxarna är försedda med etiketter. Standardiserade produkter köps in på ramavtal från Domstolsverket. Administrativa enheten utbildar personalen i hantering av handlingar, till exempel genom att visa vad som händer med papper om gem och plast blir kvar i boxarna. Tingsrätten i Örebro använder aktomslag till sina handlingar i arkivet, men har inga färgade aktomslag kvar. Aktomslagen har successivt bytts ut när tingsrätter har sammanslagits och man har levererat handlingar till arkivmyndighet. Vid senaste inspektion 2004 framgick det att tingsrätten hade analoga ljudkassetter och videofilmer (magnetband) som hörde till akter i mål. Vid nuvarande inspektion fanns fortfarande magnetband. Med tanke på nedbrytningen av magnetmedia bör åtgärder i form av digitalisering av handlingarna genomföras så snart som möjligt. Domstolen har själva skaffat utrustning för digitalisering Pinnacle studio HD movies, och har fått information från Riksarkivet om bevarandeformat för digitalisering av ljud och video. Tingsrätten har även testkört några vhs-band, för att få upp vana och för att skapa fungerande arbetsrutiner. Man räknar med att börja digitalisering under december månad 2015 och avsluta under första kvartalet 2016. Myndigheten har sedan inspektionen upprättat, fastställt och skickat in en Bevarandepolicy/ strategi för magnetband och datamedia (enligt Riksarkivets föreskrift RA-FS 2009:1 och RA-FS 2013:2). 5. Hantering av elektroniska handlingar Enligt RA-FS 2009:1 ska de elektroniska handlingarna fortlöpande framställas, överföras, dokumenteras, hanteras, förvaras och vårdas så att de kan presenteras upprepat under den tid som de ska bevaras. Det ska framgå vilka åtgärder myndigheten gör för att säkerställa ett bevarande av handlingarna. Örebro tingsrätt har sedan inspektionen upprättat, fastställt och skickat in en bevarandepolicy/ strategi för magnetband och datamedia (enligt Riksarkivets föreskrift RA-FS 2009:1 och RA-FS 2013:2). På Domstolsverket pågår ett arbete med att ta fram en övergripande strategi för bevarande av elektroniska handlingar i de systemstöd som är gemensamma för domstolarna. Inom Sveriges Domstolar utgör varje domstol och nämnd egna myndigheter, och varje enskild domstol ansvarar för vården av sitt arkiv enligt 4 Arkivlagen. De systemstöd som domstolarna väljer att skaffa själva ansvarar de också för när det gäller säkerhet, systemdokumentation och gallring. Det är domstolens ansvar att migrera informationen och utreda gallring, alternativt se till att informationen bevaras i den utsträckning som är nödvändig för återsökning och uppföljning.
5 (7) 5.1 Gemensamma systemstöd för domstolarna där Domstolsverket är systemägare: Agresso, Palasso, KIM, SIV och RUT (försystem till Agresso) gemensamma ekonomi-, personaladministrativa och statistiksystem för Sveriges Domstolar Vera: gemensamt målhanteringsystem för domstolarna. Vid tingsrätterna sker gallring i Vera Hemsida/ webb: Gemensamt för Sveriges domstolar. Tingsrätten publicerar egna sidor men Domstolsverket ansvarar för arkivering av webbsidor Intranät: gemensamt intranät för Sveriges domstolar Microsoft Outlook: gemensamt e-postsystem för domstolarna 5.2 Domstolens egna systemstöd, databaser, register och digitala media: (Säkerhetskopiering av systemstöd sker på Domstolsverket. För lösa databärare är myndigheten själv ansvarig för säkerhetskopior) W3D3: Domstolsverket svarar för visst stöd och bevarandeåtgärder för detta systemstöd. Tingsrätten använder sedan W3D3 för registrering av sina administrativa ärenden. Information om när tingsrätten tog W3D3 i bruk, och att information från äldre system migrerades har sedan inspektionen uppdaterats domstolens arkivbeskrivning. ACTA: Tidigare systemstöd för diariet. Tingsrätten har migrerat all information från ACTA till W3D3 2014. Ingen informationsförlust har skett. Tingsrätten planerar att ta bort databasen inom kort. Beskrivning av migreringen till nytt systemstöd är sedan inspektionen uppdaterat i arkivbeskrivningen. Digitala medier: I arkivet finns digitala medier i form av USB, CD och DVD som hör till ärenden. De digitala medierna är inlämnade till domstolen. 6. Arkivredovisning Örebro tingsrätt har kommit långt i arbetet med att införa ny arkivredovisning. Alla handlingar enligt det allmänna arkivschemat är färdigförtecknade. Den nya redovisningen infördes 2009, i och med sammanläggningen av Örebro och Karlskoga tingsrätter. Tingsrättens redovisning utgår från Domstolsverkets gemensamma mall för domstolarna, Benämning, Tidsperiod och Samband (DV-dnr 575-2012). Mallen ska anpassas av varje domstol och utgöra stommen till domstolarnas arkivredovisning. Tingsrättens arkiv redovisas utifrån en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar som fastställs i Domstolsverkets författningssamling (DVFS). Volymer i arkivet redovisas med arkivbildarnamn, serie och volym. För handlingar enligt det allmänna arkivschemat redovisades även signum. Tingsrätten har en arkivbeskrivning och arkivredovisning, men vid inspektionstillfället saknades viss information om leveranser, och information om systemstöden Vera och W3D3.
6 (7) Denna information är nu uppdaterad av tingsrätten. Riksarkivet har fått in en ny version av arkivbeskrivningen, som uppfyller kraven enligt Riksarkivets föreskrifter 2008:4. Vid inspektionen gjordes några stickprov för att se att det gick att hitta handlingar i arkivet. Stickproven gjordes både för målhantering i Vera och för administrativa handlingar från W3D3. Akterna hittades på kort tid i arkivboxen genom avgörandedatum, volymnummer och diarienummer. 7. Gallring Örebro tingsrätt har tillämpningsbeslut för gallring, och tillämpar Riksarkivets generella gallringsföreskrifter för räkenskaper, löne- och personaladministration, upphandling, ansökningshandlingar och handlingar av tillfällig och ringa betydelse. Detta beskrivs i myndighetens arkivbeskrivning. Tingsrätten har även specifika gallringsbeslut(ra-ms) som reglerar gallring i brottmålsakter (RA-MS 1998g:57 senast ändrad 2010:3) och i övriga mål- och ärendeakter (RA-MS 2008:83). Gallringen regleras även i förordningar för allmänna domstolar. Tingsrätten gallrar analoga handlingar vid varje årsskifte, och använder låsta sekretesskärl. Gallring i domstolens digitala systemstöd för målhantering Vera - sker också vid varje årsskifte med automatik. 8. Arkivlokaler När Riksarkivet gör inspektion av arkivlokaler görs en kontroll av bestämmelser i RA-FS 2013:4. Om bristerna i arkivlokalen inte uppfyller kraven, ska myndigheten åtgärda bristerna innan utgången av 2018. Grundläggande skyddskrav är att handlingar som tillhör myndighetens arkiv ska förvaras i arkivlokal som ger skydd mot vatten och skadlig fukt, brand, brandgas och skadlig upphettning, skadlig klimat- och miljöpåverkan, samt skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. Tingsrätten har en arkivlokal, och den ligger på plan G (källarplan). Arkivlokalen är välskött. Inget annat material än arkivhandlingar förvaras i arkivet. Myndigheten flyttade till nuvarande lokaler 2013 och då byggdes en ny arkivlokal. Planeringen av lokalen gjordes i samråd med Riksarkivet. Vid dagens inspektion var enda bristen att arkivlokalen inte hade anslagströsklar. Riksarkivet anmärker på att myndigheten ska se över detta innan slutet av året 2018. Arkivlokalen färdigställdes precis innan ny föreskrift om arkivlokaler beslutades ( i RA-FS 1997:3 fanns inget krav på anslagströsklar). Dörren till arkivlokalen var självstängande. Mätutrustning saknas för temperatur och luftfuktighet men en mätare är beställd och ska levereras och tas i bruk vecka 44. Tidigare har mätning genomförts regelbundet och klimatet har varit stabilt. Tingsrätten har logguppgifter från maj 2013 till och med maj 2014. Loggfilen är endast läsbar med hjälp av mätarens program, men tingsrätten har skickat en sammanställning från 2014 som läggs in i ärendet. Det finns även en tjänsteanteckning som
7 (7) tingsrättens arkivarie har gjort under juli-augusti. Nivåerna var oförändrade sett till de tidigare mätningarna, och värdena låg på ungefär samma nivåer som året/åren före. Tjänsteanteckning 20 augusti 2015 Mätning av luftfuktighet och temperatur har under perioden 20 juli till och med 19 augusti genomförts med kombinerat instrument som mäter luftfuktighet och temperatur. Resultatet visade något förhöjda värden gentemot Riksarkivets värden, detta tillskrivs tillfällig yttre klimatpåverkan som ventilationen behöver tid för att klara omställningen till, temperatur kring 18.4 20.9 grader (lägsta observerade respektive högsta observerade) och en luftfuktighet som låg mellan 38 % rh och 42 % rh. Riksarkivet anmärker på att tingsrätten ska återkomma med uppgifter om nya mätvärden nästa sommar 2016, för att visa att klimatet fortsätter att vara är stabilt med ny mätare installerad. Tingsrätten använder godkända dokumentskåp för personalhandlingar och hemliga handlingar. Däremot förvarades vid inspektionsbesöket administrativa ärenden för föregående och innevarande år i kontorsrum på våningsplan. Riksarkivet påpekade att allmänna handlingar måste förvaras i arkivlokal som skyddar dem från brand och obehörig åtkomst, alternativt ska myndigheten ha ett dokumentskåp med motsvarande skydd. Efter inspektionen har tingsrätten skaffat ett låsbart arkivskåp för sitt administrativa diarium, som tillsammans med den lokal i vilken skåpet placeras ger ett skydd som uppfyller kraven i RA-FS 2013:4. Ulrica Hofverberg Ansvarig inspektör