Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Stockholm

Transkript

1 1 (11) Tillsynsavdelningen UH O, Ulrica Hofverberg Dnr RA /5795 Kam marrätten i Stockholm Box Stockholm Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Stockholm Riksarkivet inspekterade den 27 augusti 2015 arkivvården vid Kammarrätten i Stockholm. Riksarkivet konstaterade brister i arkivverksamheten för verksamhetsbaserad arkivredovisning, arkivlokaler, skydd av handlingar, och strategier för analoga och digitala medier. Inledning Senaste inspektion på Kammarrätten gjordes 2005 och var begränsad till arkivredovisning (RA /1005). Inga förelägganden var aktuella. Vid inspektionen den 27 augusti 2015 tittade Riksarkivet på myndighetens arkivorganisation, styrdokument, rutiner för hantering och registrering av analoga och digitala handlingar, arkivredovisning, gallring och arkivlokaler. 1. Ansvar och organisation Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv enligt Arkivlagen(SFS 1990:782) och Riksarkivet får meddela föreskrifter om hur arkivet ska organiseras för att rätten att ta del av allmänna handlingar skall underlättas, enligt Arkivförordningen(SFS 1991:446). Vilken funktion ansvarar formellt för arkivverksamheten vid Kammarrätten, och hur har ansvaret dokumenterats? Kammarrätten är indelad i sex avdelningar med rättskipande verksamhet, och en administrativ enhet. Kammarrättspresidenten är kammarrättens chef. Den administrativa enheten leds av kanslichefen. I myndighetens styrdokument är det inte klart vem eller vilka som har arkivansvaret och hur beslut i frågor som rör arkivvården fattas. Informationen om arkivansvar finns med i arkivbeskrivningen från Riksarkivet påpekade att Kammarrätten bör uppdatera sin arbetsordning och arkivbeskrivning med information om myndighetens arkivansvar. Presidenten är ytterst ansvarig för arkivvården, men Kammarrätten har en anställd arkivarie som arbetar med den praktiska arkivverksamheten. I arbetsordningen finns delegationsbestämmelser men det framgår inte att ansvaret för arkivvården har delegerats. Myndighetens kunskap om arkivregelverket och den lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar har enligt myndigheten förbättrats. Det pågår ett arbete med att sprida kunskap om arkivoch dokumenthantering i verksamheten. Arkivarie informerar anställda om Riksarkivets föreskrifter, arkivets rutiner och arbetssätt, att gallra och rensa samt material och framställning. Arkivarie arbetar även för att avdelningarna ska informera arkivet. Det finns ett bra samarbete mellan arkivarie och domstolssekreterare, mellan arkivarie och kommunikatör och mellan arkivarie och registratur. Arkivarien håller även introduktioner i arkivvård och dokumenthantering för nyanställd personal Postadress: Riksarkivet, Box 12541, Stockholm Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm Telefon: Telefax: E-post: riksarkivet@riksarkivet.se Internet: Organisationsnr:

2 2 (11) Domstolsverket är central förvaltningsmyndighet för alla Sveriges domstolar, och många av de digitala systemen är gemensamma och förvaltas av Domstolsverket. Kammarrättens arkivarie upplever att ansvarsfördelningen fungerar väl för rutiner inom IT och upphandling. Inom domstolarna finns ett arkivnätverk där Domstolsverket sammankallar möten några gånger per år. Det finns bra information på Domstolsverket gemensamma intranät och utbildningar hålls av Domstolsverket. Under hösten 2015 hålls en utbildning i ny arkivredovisning. 2. Styrdokument Inför inspektionen på Kammarrätten i Stockholm begärde Riksarkivet in styrdokument som styr arkivverksamheten. Kammarrätten har skickat in Arbetsordning (fastställd 16/5 2008, senast ändrad 18/2 2015), Arkivbeskrivning utkast ( ), Arkivredovisning utkast, reviderad ( ), Förteckning enligt 39 PUL för personuppgiftsbehandlingar vid kammarrätten i Stockholm fastställd ( ), Beskrivning av Kammarrättens allmänna handlingar ( ), Innehållsförteckning för arkivförteckning enligt gamla arkivschemat (2010- när avslutades denna förteckning?) Tillämpningsbeslut gallring ( ) Instruktioner för drift och skötsel av arkivlokaler ( ). Myndigheten har en Arbetsordning som är beslutad 2008 och senast ändrad I arbetsordningen finns rutiner för utlämnande av handlingar och postöppning. Rutiner för att pröva utlämnande av allmän handling finns beskrivet, men det är otydligt vad som menas med ansvarig tjänsteman, och vem som i praktiken lämnar ut handlingar i pågående respektive avslutade mål. Riksarkivet påpekade att ansvaret bör förtydligas. Rutiner för diarieföring av mål och administrativa ärenden finns beskrivet i arkivredovisningen. Register, förteckningar och andra sökmedel(systemstöd) till Kammarrätten i Stockholms allmänna handlingar finns beskrivet i Arkivredovisning, Beskrivning av Kammarrättens allmänna handlingar och Förteckning enligt 39 PUL. Kammarrätten har inte skickat in en strategi för bevarande avseende sina elektroniska handlingar som ska bevaras(ra-fs 2009:1). En gemensam informationssäkerhetsplan är framtagen för Domstolsverket: Domstolsverkets författningssamling DVFS 2012:1. Domstolsverkets föreskrifter om informationssäkerhet för gemensamma IT-system. Informationen om gemensam informationssäkerhetsplan finns med i Kammarrättens arbetsordning. Med fördel kan denna information även läggas in i myndighetens arkivredovisning under Verksamhetsstöd hos Kammarrätterna. 3. Arkivbildning och ärendehantering Kammarrätten i Stockholm är en allmän förvaltningsdomstol och den största av de fyra kammarrätterna i Sverige. Kammarrätten prövar avgöranden som överklagats från

3 3 (11) förvaltningsrätterna, exempelvis domar och beslut i mål om skatter och socialförsäkringar. Som första instans prövar kammarrätterna i regel överklaganden av beslut om utlämnande av allmän handling. Kammarrätten i Stockholm prövar främst mål och ärenden från förvaltningsrätter och myndigheter inom kammarrättens domkrets Gotlands, Stockholms, Uppsala och Västmanlands län där Förvaltningsrätten i Stockholm och Förvaltningsrätten i Uppsala ligger. Kammarrätten i Stockholm är sedan 2006 även Migrationsöverdomstol. Det innebär att Migrationsöverdomstolen som slut- och prejudikatinstans prövar överklagande mål från migrationsdomstolarna vid Förvaltningsrätten i Stockholm, Förvaltningsrätten i Skåne, Förvaltningsrätten i Göteborg och Förvaltningsrätten i Luleå. Myndighetens arkivbildning börjar Arkivbildningen består främst av domar och akter i mål, samt administrativa ärenden. År 2014 avgjordes drygt mål, varav drygt 9800 var migrationsmål. Totalt handlägger Kammarrätten ca 600 olika målgrupper. I arkivet arkivläggs målen i serier för samma typer av frågor. Akter i mål arkiveras efter avgörandedatum. Sambandet mellan kammarrättens arbetsuppgifter och viktigare handlingar beskrivs i myndighetens arkivbeskrivning. I Kammarrättens arkivredovisning framgår det att aktbildningen regleras i förordningen (1979:575) om protokollföring mm vid de allmänna förvaltningsdomstolarna samt Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2008:82, senast ändrad i RA-MS 2015:1) om arkivering av akter, återlämnande och gallring av handlingar hos de allmänna förvaltningsdomstolarna. Huvudregeln är att akter ska arkiveras i den domstol som sist har behandlat huvudfrågan. Migrationsmål kan arkivläggas direkt efter att målet är avslutat. Normalt arkiveras underrättens akt tillsammans med kammarrättens akt. Undantag från huvudregeln gäller för akter eller handlingar från annan myndighet än domstol i vissa typer av mål t.ex. körkortsmål, studiestödsmål, migrationsmål och socialförsäkringsmål. Kammarrätten i Stockholm har gjort flera leveranser av handlingar i mål till Riksarkivet, för perioden Målregistret Sam är även levererat men Kammarrätten har även kvar en kopia hos sig för återsökning. Riksarkivet förvarar 955 hyllmeter handlingar och får många beställningar på äldre mål och domar. Leveranserna finns inte beskrivna i Kammarrättens nya arkivredovisning men finns med i arkivbeskrivning Riksarkivet påpekade att det är en viktig sökingång till myndighetens allmänna handlingar, Kammarrätten ska därför uppdatera sin arkivredovisning med information om arkiv som myndigheten förvarar, och arkiv som myndigheten har levererat. Kammarrätten har idag platsbrist i sina arkiv och det pågår en arkivlokalsdiskussion. Myndigheten önskar leverera ytterligare handlingar i mål, för perioden Det skulle vara en naturlig brytpunkt eftersom Kammarrätten blev Migrationsöverdomstol Målhantering Registrering av mål i Vera finns beskrivet i myndighetens arkivredovisning. När ett överklagande eller en ansökan kommer in till kammarrätten registreras det i verksamhetsstödet Vera. Målen registreras av domstolssekreterare och av registraturen. Hanteringen av verksamhetsstödet regleras i förordningen (2001:641) om registerföring m.m. vid Högsta förvaltningsdomstolen och kammarrätterna med hjälp av automatiserad behandling och i Domstolsverkets författningssamling (DVFS).

4 4 (11) I arkivbeskrivningen från finns också information om att mål som inkommit till Kammarrätten från och med den 1 oktober 2002 registreras i verksamhetsstödet Vera. Mål som var öppna vid övergången till Vera konverterades från FindIt till Vera med sina gamla målnummer. Registreringen i FindIt avslutades med målnummer medan nya mål har registrerats i Vera med start vid målnummer Därmed finns en lucka för målnummer där inga mål har registrerats. Ärenden hanteras både på papper och i ärendehanteringssystemet, och båda akterna är kompletta. Uppgifter som registreras i verksamhetsstödet bevaras - Kammarrätterna har kvar all information i Vera och någon systemgallring sker inte av registrerade måluppgifter. Målen ges löpande nummer för varje kalenderår i den ordning som de kommer in till domstolen. Som huvudregel registreras ett mål för varje dom eller beslut som har överklagats från underinstansen. I verksamhetsstödet registreras en rad olika uppgifter, s.k. måluppgifter och partsuppgifter. Utöver målnummer så ska följande uppgifter registreras: 1) datum då målet kom in till Kammarrätten, 2) målgrupp och måltyp, 3) saken, 4) underinstans, om sådan finns, samt uppgifter om dess mål- eller ärendenummer, avgörandedatum och avgörandetyp, 5) aktörer och deras roll i målet, samt 6) krav på prövningstillstånd i förekommande fall. I arkivredovisningen beskrivs dagböcker över förvaltningsrättsliga mål. Dagböcker regleras särskilt i förordningen (1979:575) om protokollföring m.m. vid de allmänna förvaltningsdomstolarna och i förordningen (2001:641) om registerföring m.m. vid Högsta förvaltningsdomstolen och kammarrätterna med hjälp av automatiserad behandling samt i Domstolsverkets författningssamling (DVFS). Dagboken skapas i verksamhetsstödet genom att ett urval av de händelser och uppgifter som har registrerats i ett mål ställs samman i ett så kallat dagboksblad. Dagboksbladen samlas och utgör dagboken. Av sammanställningen framgår bl.a. målnummer och avgörandedatum som är betydelsefulla för återsökningen av akter och avgöranden. De utskrivna sammanställningarna ordnas i första hand efter året då målet inkom till kammarrätten därefter i målnummerordning. Målen arkiveras efter avgörandedatum. 3.2 Administrativa ärenden Handläggningen av administrativa ärenden beskrivs i Kammarrättens arkivredovisning, och regleras i förordningen (1996:380) med kammarrättsinstruktion och i Kammarrättens arbetsordning. Dessutom har Domstolsverket viss föreskriftsrätt genom verkets författningssamling (DVFS). Som exempel på frågor som handläggs i den administrativa verksamheten kan nämnas kammarrättens organisation och övergripande planering, budget, personal, beredskap och säkerhet, lokaler, inredning och utrustning, remisser, förfrågningar och externa skrivelser. Kammarrätten registrerar administrativa handlingar i enlighet med 5 kap. offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). När ett administrativt ärende inkommer till eller upprättas av kammarrätten diarieförs det och får ett diarienummer (2.1.1 Administrativt diarium). Samtliga ärenden numreras i löpande följd för varje kalenderår i den ordning de kommer in till eller upprättas av Kammarrätten. Om flera handlingar förekommer i ett ärende får de samma diarienummer och förvaras i samma akt (2.1.2 Handlingar i administrativa ärenden). Myndigheten har även ett hemligt diarium som är ett pappersregister. Vid frågor om detta diarium framkom att nuvarande arkivarie inte har kommit åt detta diarium och därmed inte fått någon helhetsbild. Riksarkivet påpekade att uppgifter om handlingar i detta diarium inte får undanhållas,

5 5 (11) även om handlingar är hemliga. Registrering av sekretessbelagda uppgifter är obligatoriskt enligt Offentlighets- och sekretesslagen 2009:400. Kammarrätten använder sedan 2014 W3D3 för registrering av sina administrativa ärenden. Riksarkivet påpekade att informationen om detta IT-stöd saknas i myndighetens styrdokument. I Arkivbeskrivning 2012 och Beskrivning av Kammarrätten i Stockholms allmänna handlingar står det att administrativa ärenden registreras sedan 1996 i det administrativa diarieföringssystemet ÄHS. Det framgår inte om uppgifter från ÄHS har migrerats till W3D3. Innan införandet av ÄHS registrerades administrativa ärenden i ett manuellt diarium. E-post som inkommit eller upprättats på Kammarrätten skrivs ut på papper och sparas i pappersakt om den hör till ett ärende. Hantering av e-post regleras i tillämpning av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (1991:6, ändrad genom RA-FS 1997:6) för gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse. E-postmeddelanden gallras omedelbart efter genomläsning, under förutsättning att handlingen har överförts till annat format eller annan databärare, t ex genom utskrift på papper. För ekonomi- och personaladministration använder Kammarrätten Agresso respektive Palasso, båda är gemensamma system inom Sveriges domstolar. Detta beskrivs i myndighetens arkivredovisning. I arkivredovisningen finns även information om hantering av personalakter. Vissa handlingar som rör den anställde skickas till Domstolsverket för arkivering, i den personalakt som finns där. I en del fall finns handlingar som rör personal på domstolen, en del diarieförs där. Riksarkivet påpekade att denna information kan göras tydligare så att det framgår vad som arkiveras var. 4. Hantering av analoga handlingar Kammarrätten arkiv förvaras i fyra arkivlokaler som skyddar handlingarna. Se mer under kap 8. Arkivlokaler. Dokumentskåp används inte för förvaring av arkivhandlingar. Domstolens mål arkivläggs löpande - vid expediering skickar kansliet direkt ärendena till arkivarie för arkivering. Vid inspektionen framkom att de administrativa ärendena förvaras en längre tid på administrativa avdelningen. Riksarkivet påpekade att allmänna handlingar måste förvaras i arkivlokal eller godkända dokumentskåp som ger motsvarande brandskydd. Handlingarna ska arkiveras så snart ärendena är klara, alternativt förvaras i godkända brandklassade skåp. Arkivarie informerar alltid nyanställda om att utskrifter av handlingar ska göras enkelsidigt. De anställda kan vända sig till arkivarie om de har frågor om hantering av handlingar. Standardiserade produkter för papper, arkivboxar och aktomslag kan avropas från ett ramavtal i en gemensam upphandling inom Domstolsverket. Kammarrätten binder in domböcker, beslutsböcker och partsregister från Vera. Även här sköts upphandling av tjänster av Domstolsverket. Arkivboxar är väl fyllda och har etiketter med myndighetens namn och en unik identitet. Boxarna innehåller inte gem och plast. Däremot innehåller boxarna många färgade aktomslag. På myndigheten pågår ett arbete med att byta ut aktomslag till omslag som uppfyller svensk standard. Domstolarna har fått information från Domstolsverket om att aktomslagen ska bytas ut från och med den 1/ Domstolsverket hänvisar till RA-FS 2006:1 som utkom detta datum. Domstolsverkets skrivelse angående byte av Sveriges domstolars aktomslag togs upp på Riksarkivets tillsynsråd den 25 november 2009 (RA /3351).

6 6 (11) Riksarkivet vidhåller att domstolarnas aktomslag för handlingar som ska bevaras och som skapats från 1998 och framåt, ska bytas ut till aktomslag som uppfyller kraven i svensk standard SS Riksarkivets krav på att aktomslagen ska bytas ut grundar sig på arkivlagens bestämmelser avseende vård och bevarande. Myndigheterna ansvarar enligt arkivlagen för vården av sitt arkiv, och allmänna handlingar ska kunna bevaras i ursprungligt skick. Med färgade aktomslag finns en risk för blödning, vilket kan skada handlingarna. Vid senaste inspektion 2005 framgick det att Kammarrätten hade analoga ljudkassetter och videofilmer (magnetband) som hörde till akter i mål. Vid nuvarande inspektion fanns fortfarande en större mängd magnetband. Banden har plockats ur akterna och de förvaras åtskilda från pappershandlingar. Domstolens analoga medier måste gås igenom, och myndigheten bör ta planera för bevarande av dessa upptagningar. Med tanke på nedbrytningen av magnetmedia bör åtgärder i form av digitalisering av handlingarna genomföras så snart som möjligt. 5. Hantering av elektroniska handlingar Enligt RA-FS 2009:1 ska de elektroniska handlingarna fortlöpande framställas, överföras, dokumenteras, hanteras, förvaras och vårdas så att de kan presenteras upprepat under den tid som de ska bevaras. Myndigheten ska upprätta en strategi för bevarande av sina elektroniska handlingar. Av strategin ska det framgå vilka åtgärder myndigheten avser att vidta för att säkerställa ett bevarande av handlingarna. Strategin ska fortlöpande kompletteras och hållas aktuell. Myndigheten ska även dokumentera sina elektroniska handlingar för att handlingarna ska kunna framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas på ett tillfredsställande sätt under den tid som de ska bevaras. Dokumentationen ska knytas till myndighetens arkivredovisning. Kammarrätten får ofta inkommande handlingar som filer i digital form. En del av filerna har format som Sveriges domstolars programvara inte kan hantera. Kammarrätten har därför ställt krav på filtyper som domstolen kan hantera. Övriga filer som inte går att förstå betraktas inte som allmän handling. Kammarrätten har både digitala system som är gemensamma för Sveriges domstolar, och system som myndigheten själv äger och förvaltar. Domstolsverket är central förvaltningsmyndighet för alla Sveriges domstolar. Riksarkivet påpekade att ansvarfördelningen ska framgå i Kammarrättens arkivredovisning. Ett arbete för att ta fram en övergripande strategi, för bevarande av elektroniska handlingar avseende Sveriges Domstolar, pågår på Domstolsverket. Inom Sveriges Domstolar utgör varje domstol och nämnd egna myndigheter. Varje enskild domstol, arkivbildande myndighet, ansvarar för vården av sitt arkiv enligt 4 arkivlagen. De systemstöd som domstolarna väljer att skaffa själva ansvarar de också för, vad gäller service, säkerhet, systemdokumentation och gallring. Där är det domstolens ansvar att migrera informationen och utreda gallring begära, alternativt se till att informationen bevaras i den utsträckning som är nödvändig för återsökning och uppföljning. Kammarrätten måste ha en plan/ strategi för sina egna systemstöd, databaser, digitala register och digitala medier.

7 7 (11) Kammarrätten presenterar de system som används på domstolen i styrdokumenten Beskrivning av Kammarrättens allmänna handlingar och Förteckning enligt 39 PUL för personuppgiftsbehandlingar vid Kammarrätten i Stockholm. Riksarkivet påpekade att dessa dokument med fördel kan kopplas till en gemensam arkivredovisning så att det blir tydligare vilka systemstöd som används. Systemdokumentationen måste också uppdateras så att de system som beskrivs är de system som används av Kammarrätten idag. 5.1 Gemensamma systemstöd för domstolarna där Domstolsverket är systemägare: Agresso, Palasso, KIM, SIV och RUT (försystem till Agresso) gemensamma ekonomi-, personaladministrativa och statistiksystem för Sveriges Domstolar. Vera: gemensamt målhanteringsystem för domstolarna. Från Vera skrivs dagbokssammanställningar och buntlistor ut. På kammarrätterna sparas de både digitalt och analogt W3D3: Domstolsverket svarar för visst stöd och bevarandeåtgärder för detta systemstöd. Kammarrätten i Stockholm använder sedan 2014 W3D3 för registrering av sina administrativa ärenden. Information om att myndigheten har bytt system och vem som ansvarar för drift och förvaltning saknas. Hemsida/ webb: Gemensamt för Sveriges domstolar Myndigheten skapar egna sidor Intranät, Doris: gemensamt intranät för Sveriges domstolar Microsoft Outlook: gemensamt e-postsystem för domstolarna MicroMarc: biblioteksdatasystem. Information saknas om Domstolsverket har en gemensam licens för domstolarna.

8 8 (11) 5.2 Domstolens egna systemstöd, databaser, register och digitala media: (Säkerhetskopiering av systemstöd sker på Domstolsverket. För lösa databärare är myndigheten själv ansvarig för säkerhetskopior) ÄHS: Administrativt diarium. Administrativa ärenden registrerades mellan 1996 och 2014 i det administrativa diarieföringssystemet ÄHS. Det framgår inte om uppgifter från ÄHS har migrerats till W3D3. Innan införandet av ÄHS registrerades administrativa ärenden i ett manuellt diarium. Riksarkivet påpekade att Kammarrätten måste reda ut var server finns för ÄHS och säkra att information från ÄHS har migrerats över till W3D3. Kammarrätten måste även upprätta systemdokumentation för ÄHS. Klara: Arkivförteckningssystem. Kammarrätten hade tidigare en egen server där databasen för Klara var installerad. Åtkomst till Klara skedde genom ett användarprogram som var installerat på den lokala datorn. Då det fanns åldersrelaterade problem med detta så avvecklade man programmet och fick hjälp med att flytta över databasen till en server på Domstolsverket. Kammarrätten planerar nu för att installera om användarprogrammet och sökvägen till databasen, då accessen dit sker med äldre XP-datorer. Riksarkivet påpekade att det är Kammarrättens ansvar att se till att informationen bevaras i den utsträckning som är nödvändig för återsökning och uppföljning, alternativt utreda gallring och eventuellt begära föreskrift från Riksarkivet. Det är viktigt att sökingångar till tidigare arkivredovisning inte går förlorade. Om en server stängs ner kan det bli otillåten gallring av information. Digitala medier: USB och CD/ DVD: I arkivet finns digitala medier i form av USB, CD och DVD. Kammarrätten förvarar dessa separerade från pappersakten men har inte någon långsiktig strategi för bevarande av informationen på dessa databärare. Sociala medier: Kammarrätten är i startgroparna för att använda sociala medier LinkedIn, Twitter och Facebook. Detta görs i ett samarbete mellan Kommunikationsenheten och Arkivfunktionen. Sociala medier kommer att användas som informationskanal utåt och det ska inte vara möjligt att göra inlägg utifrån. 6. Arkivredovisning En arkivredovisning är en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar, med samband mellan verksamhetens arbetsuppgifter och viktigare handlingar. Här ska det gå att överblicka handlingsbeståndet och förstå hur man söker och hittar myndighetens handlingar. Vid inspektionen gjordes några stickprov för att se att det gick att hitta handlingar i arkivet. Stickproven gjordes både för målhantering i Vera och för administrativa handlingar i W3D3. Akterna hittades på kort tid i arkivboxen genom volymnummer och diarienummer. Enligt arkivredovisningen redovisar Kammarrätten sitt arkiv verksamhetsbaserat från och med den 1 januari Därmed avslutades arkivredovisningen i enlighet med arkivbildningsplanen för Kammarrättens arkiv som fastställts av Domstolsverket den 10 december Förteckning av handlingar enligt gamla arkivschemat är nästan klar, en del arbete återstår. Den gamla arkivförteckningen skulle ha avslutats och nya arkivredovisning påbörjats den 1 januari Vera

9 9 (11) kommer att användas för ny arkivredovisning, tidigare använde myndigheten Klara arkivförteckningssystem. Arkivredovisningen är än så länge en mall och inte klar. Riksarkivet påpekade att redovisningen ska göras klar och fastställas som Kammarrättens eget styrdokument, med namn, versionsnummer och när den tas i bruk. Den ska fungera som en beskrivning av Kammarrättens handlingar så att de är sökbara. Kammarrättens redovisning utgår från Domstolsverkets gemensamma mall som tagits fram för kammarrätterna, med Benämning, Tidsperiod och Samband (DV-dnr ). Mallen ska anpassas av varje kammarrätt och utgöra stommen till domstolarnas arkivredovisning. Kammarrättens arkiv redovisas utifrån en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar som fastställs i Domstolsverkets författningssamling (DVFS). Till arkivredovisningen har Domstolsverket upprättat en handledning och ett bakgrund- och metoddokument. Dessa dokument är gemensamma för samtliga domstolsslag som använder en verksamhetsbaserad arkivredovisning. Handledningen är baserad på Riksarkivets föreskrift om arkivredovisning RA-FS 2008:4. Under Samband är det tänkt att domstolarna ska beskriva arkiveringsordning, sekretesshantering, förvaring med förvaringsenheter, och annan information som är relevant för återsökning. Både handlingar som ska bevaras och handlingar som ska gallras kommer att redovisas i arkivredovisningen när den är klar. Arkivbeskrivningen från är avslutad. Kammarrättens arkivbeskrivning ingår nu som en del i arkivredovisningen. Riksarkivet påpekade att det i äldre arkivbeskrivningen fanns information som bör lyftas över till den nya arkivredovisningen, så att samband mellan verksamheten och sökingångar till handlingar förtydligas. Det gäller historik, övergång till Vera, arkiv som Kammarrätten förvarar och arkiv som har levererats. Digitala system är viktiga sökingångar till allmänna handlingar - i arkivredovisningen ska därför Kammarrätten även beskriva övergången från ÄHS till W3D3. I arkivredovisningen finns en bilaga om hantering av sekretessbelagda handlingar. Myndigheten har inte börjat ordna och förteckna handlingar enligt den nya arkivredovisningen. Under hösten 2015 håller Domstolsverket en utbildning i ny arkivredovisning för domstolarna, och arkivarie på Kammarrätten kommer att vara med på denna utbildning. Kammarrätten har ännu inte påbörjat redovisning av sina handlingstyper och förvaringsenheter. Domstolsverket har tidigare stämt av en modell för redovisning av förvaringsenheter på domstolarna, som består av namnet på gruppen av handlingar samt löpnummer. 7. Gallring I bilaga till arkivredovisningen redogör Kammarrätten för regler och föreskrifter om gallring och återlämnande som tillämpas av Kammarrätten samt beslut om tillämpning av Riksarkivets föreskrifter. Kammarrätten har tillämpningsbeslut, och tillämpar Riksarkivets generella gallringsföreskrifter för räkenskaper, löne- och personaladministration, upphandling, och handlingar av tillfällig och ringa betydelse. Som framgår av Kammarrättens arkivredovisning regleras gallring av handlingar i mål i förordningen (1979:575) om protokollföring m.m. vid de allmänna förvaltningsdomstolarna. Gallring regleras också i RA-MS 2008:82, senast ändrad 2015:1. Myndigheten bör uppdatera uppgifter om gallringsbeslut i arkivredovisningen. Sex år efter utgången av det kalenderår då Kammarrätten avgjort målet får akter i avgjorda mål gallras enligt bilaga 2 till föreskriften RA-MS 2008:82, senast ändrad i RA-MS 2012:1. Akter i mål

10 10 (11) då det slutliga avgörandet inte har kunnat delges part, samt mål om resning som rör prövning i sak undantas från gallring. Arkivarie är ansvarig för gallring och gallrar pappersakter en gång per år. Riksarkivet påpekade att rutiner för praktisk gallring saknas i styrdokumenten vem som ansvarar för gallring och hur och när gallring sker. 8. Arkivlokaler När Riksarkivet gör inspektion av arkivlokaler görs en kontroll av bestämmelser i RA-FS 2013:4. Om bristerna i arkivlokalen inte uppfyller kraven, ska myndigheten åtgärda bristerna innan utgången av Grundläggande skyddskrav är att handlingar som tillhör myndighetens arkiv ska förvaras i arkivlokal som ger skydd mot vatten och skadlig fukt, brand, brandgas och skadlig upphettning, skadlig klimat- och miljöpåverkan, samt skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst inkom en begäran om översyn av samtliga arkivlokaler för Regeringsrätten och Kammarrätten. Regeringsrätten och Kammarrätten skulle skifta lokaler, och Kammarrätten skulle flytta in i Gamla Riksdagshuset vid Birger Jarls torg 5 (Hebbeska Palatset). Domstolarna befinner sig i historiska byggnader vilket begränsade möjligheterna till omfattande ändringar (RA /3251) De nya arkivlokalerna fick benämningen 2140 (1212 och 1213), 1509 (5182), 2514 (5185) och 2505 (5269). Lokalerna inspekterades av RA aug 2008 och de brister som fanns skulle åtgärdas senast okt Ärendet avslutades därefter. Arkivlokaler på Kammarrätten: Våning 5: 1509 och 2514 Våning 5,5 (en halv trappa ner, under matsalen): 2505 Våning 1: 2140 Åtgärder som gjordes : fönsterluckor kompletterades med nya lås, ventilationskanaler besiktigades, avlopp och rör för värme byggdes in i vattentäta lådor, tappvattenrör flyttades till korridor utanför arkivlokal, nya dörrar installerades med brandteknisk klass EI 120, och försågs med inbyggd mikrobrytare som gör lokalen strömlös när dörren låses installerades även en klimatanläggning med fuktlarm, där signal från fuktlarmet skulle vidarebefordras till bemannad plats. Vid inspektionen framkom att detta fuktlarm inte fungerar - signalen från fuktlarmet hörs bara inne i arkivlokalen. Riksarkivet påpekade att detta måste åtgärdas. Det var varmt i arkivlokalerna, drygt 23 grader enligt mätare. Enligt RA-FS 2013:4 ska lufttemperaturen vara 18 grader för papper och 15 grader för magnetiska databärare. Riksarkivet påpekade att Kammarrätten måste kontrollera klimatet regelbundet i arkivlokalerna med en mätutrustning för temperatur och luftfuktighet, så att det går att säkra ett konstant klimat. Arkivlokalen på våning 1(2140) har haft problem med mögel och fukt i samband med regnväder Genom fuktproblemen blev det mögel i betongen som då bågnade. Problemen är nu åtgärdade av Fastighetsverket, lokalen tömdes och skadorna åtgärdades. Inga handlingar skadades. I arkivlokalens tak finns kapade rör som inte var pluggade. Riksarkivet påpekade att detta måste åtgärdas.

11 11 (11) Kammarrättens arkivlokaler hade brandgasspjäll men det gick inte att avläsa brandklassning på spjällen. Kravet, enligt på RA-FS 2013:4, är att arkivlokalen ska skydda arkivet under 120 minuter. Det kan uppnås om arkivlokalen utförs i brandteknisk klass EI 120. Även brandgasspjäll ska ha brandklassning EI 120. Riksarkivet påpekade att detta måste klargöras, och om spjällen inte uppfyller skyddskraven ska de bytas ut. På våning 5 fanns två arkivlokaler, 1509 och Dörren till dessa arkivlokaler stod öppen. Det framkom vid inspektionen att detta är vanligt förekommande eftersom det då är enklare att ta fram handlingar. Riksarkivet påpekade att myndigheten inte uppfyller kraven på att allmänna handlingar ska skyddas från brand, stöld och obehörig åtkomst. I arkivlokalerna på plan 5 fanns en droppränna under ett genomgående rör i arkivlokalen. Dropprännan saknade kant och det är osäkert hur den ska fungera vid ett eventuellt läckage. Kammarrätten måste undersöka om denna ränna kan skydda arkivet vid ett läckage, alternativt måste dropprännan bytas ut. Ulrica Hofverberg Ansvarig inspektör